14-6-2019 PRODUCCIÓN II

FUNCIONES DE LOS
DEPARTAMENTOS DE UNA EMPRESA

ALUMNO: HUMBERTO RAFAEL GONZALEZ RÍOS

GRUPO: 901-9
PROFESOR: JOSÉ JUAN HERNÁNDEZ SALAZAR
COMERCIALIZACIÓN.
A continuación, veremos cuáles son las labores del departamento comercial,
independientemente de cuál sea su tamaño.

1. Conocer los productos

El departamento de compras de una empresa ha de conocer perfectamente el

producto. Esto es fundamental. Pero también ha de saber cuáles son las tendencias
del mercado, los gustos y preferencias tanto de los clientes como los de los clientes
potenciales.

2. Fijar los objetivos

Todo comercial ha de conocer sus capacidades a la hora de vender. Esto es cuánto

son capaces de vender con el fin de adaptar esas cuotas a la producción.

3. Cuidar la calidad del producto o servicio

El departamento comercial ha de ser capaz de prever y adaptarse a cualquier

cambio que se pueda producir en el producto. Y contemplar la posibilidad de que
este pueda afectar a las futuras ventas.

4. Saber comunicarse con el cliente

No sólo hay que saber convencer al cliente de que te contrate o te compre. También
es informar al cliente de las novedades y ofrecerle valores añadidos, como
asesoramiento, buena atención, etc.

5. Seguimiento del proceso de ventas

El proceso de ventas no se acaba cuando hemos conseguido vender un producto.

El departamento comercial ha de realizar un seguimiento y contrastar con el cliente
el nivel de satisfacción de este último.

6. Solventar problemas

El departamento comercial ha de ser capaz de dar respuesta a todas las dudas y

problemas que le puedan surgir con el producto antes y después de su adquisición.
7. Conocer las técnicas de comunicación

Que el departamento de compras conozca las técnicas de comunicación, hace

referencia al hecho de saber escuchar a clientes, a los compañeros departamento
y, por supuesto, a sus superiores.

8. Ser organizado y persuasivo

Al departamento de compras de una empresa se le exigen muchas funciones en

base a su importancia. Una de ellas es ser organizado, esto implica mantener
actualizada su cartera de clientes. Del mismo modo, ha de conocer los beneficios
que le pueden aportar al cliente nuestro producto. Pero para ello también ha de
establecer un sentimiento de empatía entre ambos y en todo momento ser
respetuoso.

Funciones del director comercial

Hasta ahora hemos visto las labores que realiza el departamento comercial. Pero
para que este funcione ha de haber alguien que lo gestione. Esta sería una de las
principales funciones del director comercial. Veamos en qué consiste dicha gestión.

Establecer las tareas que debe desempeñar. Además de la venta, los

comerciales han de realizar otras tareas: cobros, informes, seguimiento de clientes,
captar nuevos clientes, etc. Por tanto, otra de las funciones del director comercial
será definir esas tareas y cómo deben de ser llevadas a cabo.

Definir las competencias. Tendrá que establecer cuáles son las competencias que
debe reunir el vendedor para formar parte del equipo comercial. Por ejemplo,
conocimiento del producto y del mercado, técnicas de venta directa y de
telemarketing, etc.

Estructurar el departamento. La estructuración dependerá del tipo de empresa.

Su distribución puede depender del territorio (cada comercial tiene un área
geográfica específica), del producto (cada comercial vende un producto
determinado) o del mercado (esto suele darse cuando el negocio cuenta con varios
canales de distribución).
La remuneración. Esta y los incentivos para empleados han de ser proporcionales
a la función que se realiza. Así mismo ha de ser motor de motivación laboral para
que los comerciales cumplan los objetivos empresariales.

Elegir el número de miembros del equipo. El volumen será en función de la

estructura, del número de clientes potenciales, los contactos, los productos, etc.

Seleccionar el personal. Una de las funciones del director comercial es elegir el

personal que desempeñará las tareas mencionadas en el apartado anterior.

Preparar y formar al personal. El director comercial ha de emplear un tiempo y

recursos en dotar al personal de su departamento de las políticas y estrategias de
marketing de la empresa, así como de las características de los servicios y
productos que ofrece la compañía.

Monitorizar la labor del departamento. Toda tarea requiere un seguimiento con el

fin de implementar los cambios oportunos.

PRODUCCIÓN

El departamento de producción en una empresa es el encargado de la creación o

manufactura de los bienes o servicios finales, por lo que su función es
imprescindible para que el producto llegue en condiciones óptimas al consumidor.

Por ello ha de tener en cuenta diversos frentes, como la planificación de la

producción, la minimización de los costes productivos, el aseguramiento de una
calidad óptima o el diseño de producto y de los procesos, entre otros elementos.

Dependiendo del tipo de empresa y de sus productos, el departamento de

producción u operaciones puede variar. Sin embargo, aunque cambien las
funciones, los objetivos siempre son los mismos.
FUNCIONES

Las funciones de este departamento son tan variadas como los distintos tipos de
productos y servicios existentes en el mercado. Sin embargo, vamos a analizar las
funciones más comunes en todas las empresas:

Identificar los insumos necesarios en el proceso productivo

El departamento de producción es responsable de determinar la cantidad de

insumos necesarios para la lograr el target de producción.

Para ello puede colaborar con otros departamentos, como el de compras, para que
nunca falten los materiales que se necesitan en cada etapa de producción.

Planificar la producción

Una vez están los insumos preparados, el departamento ha de planificar todas las
tareas y procesos necesarios para lograr llegar al target de producto en el tiempo
establecido.

Para lograr esto ha de realizar tareas como la asignación de tareas a los

trabajadores, su sistema de incentivos o la capacidad de los inventarios, en caso de
haberlos.

Minimizar los costes de producción

Otra importante función dentro de esta área es encontrar formas efectivas de reducir
el coste unitario de producción, con el fin de maximizar los beneficios de la
organización.

En caso de existir maquinaria, una de las maneras más simples de lograr este
objetivo es mantenerla en buen estado para no tener que incurrir en gastos de
reparación.

Otras formas podrían ser revisar todo el proceso productivo, con el fin de buscar
alternativas más eficientes en alguna de las etapas.
Innovar y mejorar

Al ser quien supervisa cada etapa del proceso de producción, es muy posible que
este departamento detecte procesos mejorables. También podrían pensarse
innovaciones que minimicen los tiempos y, con ello, los costes.

Si esto ocurre, el departamento de producción ha de trabajar con las áreas de

diseño, de técnica y de compras para implementar estas mejoras lo antes posible.

Asegurar la calidad del producto

Un departamento de producción es responsable de que los productos terminados

lleguen al consumidor con los estándares mínimos de calidad.

Para ello, esta área ha de estar continuamente buscando errores y fallos en las
distintas fases de producción del producto. Llevar a cabo continuas evaluaciones y
controles de los procesos es esencial para que el producto final se fabrique en
óptimas condiciones.

Objetivos

Los objetivos del área de producción son muy variados y van de la mano de sus
funciones. El objetivo principal es coordinar y ejecutar los distintos procesos del
proceso productivo, con el fin de hacer llegar el producto final al consumidor con
todos los estándares mínimos de calidad. Este gran objetivo puede desglosarse en
los siguientes:

Lograr conseguir la infraestructura necesaria para llevar a cabo la producción en

buenas condiciones.

Descubrir innovaciones para una mayor eficiencia en las distintas etapas del
proceso productivo.

Supervisar y gestionar todo el proceso productivo, desde los insumos hasta el

producto final.

Determinar la cantidad de producto a producir teniendo en cuenta el inventario y

los insumos disponibles.
Lograr una calidad óptima del producto final.

FINANZAS

Finanzas como departamento de soporte debe de tener en mente que una de sus
principales funciones se centra en la planeación financiera y en asegurar que dicha
planeación se cumpla. Por lo tanto, debe buscar el equilibrio óptimo en el manejo
de los ingresos y las salidas para analizar y determinar la necesidad de créditos
incluyendo su evaluación y selección, así como decidir qué inversiones son posibles
realizar y cuáles son las más convenientes.

Aquí te presentamos 6 funciones principales que debe de realizar el departamento

de finanzas de cualquier organización:

Presupuesto

Trabajar alineado a un presupuesto y monitorear su cumplimiento con una

frecuencia determinada. Es importante generar varios escenarios realistas que
permita tener mayor visibilidad de posibles situaciones, así como determinar fechas
de corte para, de ser necesario, hacer ajustes con tiempo y programados.

Procesos Contables

Tener definido un proceso que permita tener la información contable y análisis

financiero en tiempo y forma basado en un calendario de entregas. Las cuentas
claras son el pilar más importante para tomar buenas decisiones.

Control Interno

Tener la facilidad de detectar desviaciones y de esta manera evitar posibles

pérdidas. Mientras más automatizado se genere el proceso más sencillo será llevar
el control.
Financiamientos e inversión

Detectar las necesidades de créditos y gestionar y evaluar la opción más adecuada.

Así como evaluar nuevas oportunidades de inversión en caso de contar con
excedentes de flujo para generar valor a la empresa.

Administración de riesgos

Definir la necesidad y gestionar la compra y actualización de seguros y fianzas,

entre otros.

Conocimiento de Mercado

Conocer los factores externos que pueden afectar. Es importante estar en constante
actualización del tipo de cambio, inflación, intereses, movimientos históricos y
previstos en precios y costos de materias primas, caída de ventas en el sector en
otros tiempos de crisis etc.

Sin una gestión correcta del departamento de finanzas, tendremos problemas para
mantener el vuelo de nuestra organización. Establecer estas 6 funciones dentro del
soporte financiero mantendrá el equilibrio y hará más fácil la toma de decisiones
dentro de la organización.

TALENTO HUMANO.

El equipo humano de una empresa es uno de los factores de éxito de la compañía.

De ahí que en los últimos tiempos el Departamento de Recursos Humanos tenga
una importancia decisiva en la toma de decisiones y diseño de estrategias en la
empresa. Para llevar a cabo una gestión eficaz del capital humano, los responsables
de RR.HH. han de realizar acciones en diferentes áreas.

Te recomendamos tener en cuenta las 5 funciones fundamentales en las que ésta

debería trabajar.
1. Selección de personal

Las nuevas tendencias en RR.HH. ponen el proceso de selección de personal como

una de las áreas decisivas en la gestión del negocio.

Cada vez más, los softwares de RR.HH. nos proporcionan formas de construir y
analizar las necesidades de la compañía, así como de encontrar candidatos que
cumplan las expectativas, dejando cada vez menos margen a las decisiones
basadas en la especulación.

2. Formación

Una empresa necesita actualizarse de forma constante, por lo que la formación es

otra de las áreas sobre las que el Dpto. de Recursos Humanos debe trabajar en
profundidad. Si queremos gestionar el capital humano con eficacia, debemos
anticiparnos a las nuevas tecnologías, los cambios en el mercado y las nuevas
necesidades de rendimiento en un entorno en permanente cambio.

En este sentido, el responsable de recursos humanos debe promover y garantizar

el crecimiento y desarrollo potencial del capital humano de su compañía, como un
factor estratégico clave de productividad y competitividad.

3. Desarrollo profesional

El objetivo del desarrollo profesional es buscar la confluencia entre los intereses de

los trabajadores y los intereses globales de la compañía. Al facilitar un sistema
objetivo de incentivos, ascensos y cambios en el organigrama, se fomenta el
crecimiento y desarrollo de la plantilla, que ve posibilidades de mejora y de
aprovechamiento de su talento para alcanzar nuevas cotas de éxito en la empresa.

Las acciones que se llevan a cabo desde RR.HH. para potenciar el desarrollo
profesional son claves para conseguir un buen clima laboral y la motivación de la
plantilla.
4. Evaluación del desempeño

¿Cuáles son las áreas de la empresa que necesitan mejoras?, ¿cómo se pueden
mejorar las competencias de la plantilla?, ¿estamos midiendo y detectando con
profesionalidad y eficacia los indicadores de rendimiento de los empleados?

Para lograr buenos resultados, los responsables de recursos humanos cuentan hoy
día con herramientas avanzadas en control y gestión de asistencia, sistemas de
registro y control del rendimiento, que permiten tomar las medidas necesarias para
conseguir los objetivos marcados por la compañía.

5. Sistemas de compensación

Por último, cabe mencionar la función de la compensación o los sistemas de

recompensa para premiar los logros e incentivar la productividad y la excelencia en
el trabajo.

Hoy día las empresas que apuestan seriamente por los recursos humanos tienen
claro que el capital humano no es simplemente un coste o un gasto, sino un activo
estratégico de la empresa que influye de forma determinante en la consecución de
los objetivos.

COMPRAS.
OBJETIVO

Aunque son varias las funciones del departamento de compras, el objetivo

primordial del mismo es asegurar que el suministro de las materias primas, los
productos que se subcontraten, los repuestos, etcétera, tenga una continuidad
evitando así posibles roturas de stock, reducir el costo final de los productos es
también un objetivo a conseguir, además de otros objetivos que pueden hacer que
aumente el éxito del departamento de compras en cualquier empresa.

FUNCIONES
Planificación y gestión del departamento de compras en función de un
presupuesto dado.

Estar pendiente de las novedades del mercado: cotizaciones, noticias del sector,
etc.

Encontrar los proveedores más eficientes en cuestión de precio, eficiencia y

flexibilidad de condiciones.

Encontrar alternativas a dichos proveedores, en el caso de que estos fallen.

siempre vienen bien contar con un plan b, en caso de apuros.

Solicitar presupuestos a los distintos proveedores para poder hacer comparativa

de opciones. no importa que sean proveedores preseleccionados, ya que eso nos
facilitará la toma de decisiones.

Definir los procedimientos y procesos para la compra de suministros. esto es:

quién compra qué, cada cuánto se realizarán las compras, qué documentación a
presentar será necesaria.

Acordar las condiciones de suministro con los proveedores más adecuados.

Saber qué necesidades de stock existen, que no falte material, pero tampoco
excederse.

Supervisar la calidad de los productos adquiridos, así como si han llegado en

perfectas condiciones. en caso de que no fuera así, se desprende otra tarea que
sería la de reclamar al proveedor.

Gestión de toda la documentación relativa a la compra de los materiales.

Gestión de la relación con proveedores. esto implica hacer seguimientos de

órdenes de pedido, las entregas, los problemas que pueden surgir. quizá también
podamos desarrollar un sistema para que los procesos de entrega se puedan
mejorar.

Intentar ahorrar costes a la empresa. el departamento de compras va a contar con

un presupuesto para ir adquiriendo los materiales que necesitamos. pero también
pueden reducir los costes a la empresa si negocian los gastos en la adquisición del
material, organizando el inventariado de una forma más eficiente, etc.

RELACIONES PUBLICAS.
Las Relaciones Públicas (RR. PP) son el conjunto de acciones destinadas a crear y
mantener una buena imagen de la empresa, tanto ante el público en general
(consumidores, clientes, inversionistas, instituciones públicas, organizaciones
sociales, grupos de opinión, etc.), como ante sus propios trabajadores.

Las Relaciones Públicas en una empresa tienen una de las funciones más
importantes y centrales para que la empresa construya su prestigio y logre sus
objetivos.

Las Relaciones Públicas tienen entre sus funciones crear y mantener una buena
imagen de la empresa.

Llevar a cabo eventos, seminarios, congresos, conferencias, labores sociales,

proyectos de ayuda social.

Las Relaciones Públicas generan la participación de la empresa en eventos o

actividades elaboradas por otras empresas, organizaciones o instituciones.

Las Relaciones Públicas se ven inmersas en crear canales de comunicación

efectivos.

Las Relaciones Públicas se involucran en el envío de información relacionada con

las actividades de la empresa, además de los eventos y organización.

Las Relaciones Públicas permiten la recopilación de información interna y externa

de la empresa.

Las Relaciones Públicas contribuye a generar las buenas relaciones dentro y fuera
de la empresa.
Las Relaciones Públicas crean un canal entre la empresa y medios de
comunicación.

Las Relaciones Públicas bien aplicadas de manera eficiente guiarán a la empresa

al éxito seguro en todos los aspectos para continuar su expansión.

TRABAJO DE OFICINAS

Las funciones de oficina que domina son las actividades administrativas que
realizan el personal de una empresa, organización o institución, y que son
necesarias para el funcionamiento de las mismas. Si se realizan de manera eficiente
normalmente los resultados serán mucho mejores que si se hacen de forma
deficiente.

FUNCIONES.

1- Planificación

Esta es la primera y más importante de las tareas puesto que consiste en definir
cómo los métodos y estructuras organizacionales pueden contribuir con el plan de
negocios.

Existen herramientas tecnológicas que ayudan a que luego esos métodos puedan
concretarse en tareas distribuidas entre los miembros del equipo, pero solo una
buena planificación puede garantizar que todo termine sumando al objetivo de
negocio.

Para la planificación general se requiere de una clara visión de negocios y de cierto

nivel jerárquico dentro de la empresa, pero cada integrante del equipo deberá
planificar su trabajo para que pueda cumplir con las metas y los plazos establecidos.

2- Transcripción y/o redacción de informes

Una tarea que diariamente ocupa tiempo de quien labora en una oficina es la
escritura, en cualquier soporte, de informes que respaldan o detallan sus funciones
o que sirven para explicar entre el resto de sus compañeros los detalles
(antecedentes, avances, resultados, pros y contras, etc.), de un proyecto particular.

Estos escritos también sirven como registro de la actividad de la organización a la

que pertenece esa oficina, para futuras fiscalizaciones o revisiones.

3- Asistir a reuniones

Son encuentros entre los miembros de un equipo de trabajo en las cuales se

intercambian ideas sobre los proyectos en curso, se exponen nuevas propuestas,
se comparten presentaciones, informes o reportes.

Normalmente tienen el objetivo de alinear a todos los presentes en dirección al logro

de una meta común, asignando roles, tareas y plazos a cada uno. También sirven
para solventar inconvenientes que hayan podido surgir en el desempeño de las
tareas.

Suelen tener una frecuencia, duración y dinámicas muy definidas. Asimismo, lo que
en ellas se conversa suele quedar registrado en actas o minutas para su archivo.

4- Programar reuniones

Se trata de coordinar la agenda de todas las personas que deben estar en una
reunión de tal modo que logren coincidir en un lugar y hora específicos.

Es una tarea que puede resultar abrumadora, por lo que apoyarse en la tecnología
puede ser una buena idea. Existen aplicaciones, como Schedule Once, que
permiten programar reuniones de forma automática, permitiendo a los invitados ver
las fechas disponibles y elegir un horario que les resulte conveniente.

5- Revisar el correo electrónico corporativo

Es una tarea que puede tomar bastante tiempo. Un informe de Adobe publicado en
2016, que resultó de una encuesta auto-administrada a más de mil trabajadores,
revela que pasamos un promedio de 20.5 horas cada semana, comprobando
nuestro correo electrónico de trabajo.
Clasificar, leer y responder correos electrónicos, es una forma de comunicación muy
común y permite el intercambio de archivos e impresiones relacionados con algún
proyecto o proceso organizacional.

Aunque las empresas están en la búsqueda constante de formas de gestión más

eficiente de los correos, también para esto existen aplicaciones como el Smart
Labels de Gmail.

Otra forma de agilizar esta tarea es incorporar plantillas de correo tipo, o textos que
puedan ser enviados con mínimas modificaciones a distintos destinatarios y en
diferentes oportunidades.

6- Gestión de finanzas

En esta tarea se debe garantizar que el dinero cumpla su ciclo de vida en la compra
y venta de productos y servicios; que todas las facturas se envíen, se registren, se
paguen y se envíen. Claro que hay oficinas en las que solo se dedican a esto.

Esta actividad también incluye mantener las cuentas financieras y documentos

legales actualizados de modo tal que no haya inconvenientes con el marco legal
que atañe a la organización en cuestión.

7- Logística

Esta función garantiza que todas las mercancías relacionadas con la labor de la
empresa, se transportan desde y hacia los almacenes y los clientes. También
incluye hacer el enlace con los proveedores para obtener materias primas para la
fabricación de nuevos productos.

La meta de esta función es garantizar que la empresa tenga en su poder todo lo

necesario para mantener andando la producción del bien o servicio que esta
comercialice.
8- Atención de llamadas

En una oficina también se requiere responder el teléfono, ya que es un medio de

comunicación con los clientes, proveedores y entre los propios compañeros de
trabajo.

Aunque parece una tarea simple, requiere cierto protocolo puesto que puede ser la
voz que alguien ajeno a la empresa asocie con la imagen de esta. Por tanto, es
importante que se respeten las normas de cortesía, se mantenga un tono
institucional, se modere el volumen de voz y el vocabulario empleado.

Otro dato importante, que a veces se pasa por alto al ejecutar esta función, es la de
anotar la mayor cantidad de datos posibles de la persona que está del otro lado del
teléfono; esto alimentará la base de datos de contacto de la empresa y le permitirá
hacerle seguimiento correcto al asunto tratado durante la conversación telefónica.

9- Organización de archivos

La mayoría de las tareas que se ejecutan en una oficina, generan algún documento:
facturas, notas, actas, minutas, reportes de ventas, etc.

En digital o en papel, se trata de una cantidad de información que requiere de que

alguien se encargue de catalogarla, archivarla y resguardarla según su nivel de
importancia para el negocio.

Justamente este último punto, el del resguardo de la información, es un tema que

se ha convertido en un dolor de cabeza para muchas organizaciones por lo que
cada vez más surgen herramientas, protocolos y procedimientos que procuran la
seguridad en el archivo y la transmisión de datos sensibles en una organización.

En algunos casos se recurre a discos duros externos, mientras que en otros hay
servidores especiales para estos casos o plataformas de almacenamiento en la
“nube” como Microsoft OneDrive, Google Drive o Apple iCloud.

10- Distribución del correo de la empresa

Una tarea que, pese a no requerir una formación académica muy elevada, sí
requiere de buena organización, responsabilidad y sentido de urgencia, es la de la
distribución de la correspondencia dentro de la oficina.

Un boceto de algún diseño, la tarjeta de crédito que envía el banco, las facturas de
un proveedor o la carta de respuesta de un ente gubernamental, son algunos de los
documentos que cualquier empleado puede estar esperando y del cual pueden
depender muchos otros procesos dentro de la empresa.

11- Atención al cliente

Esta función consiste en atender físicamente a los clientes con dudas o quejas sobre
los productos o servicios que ofrece la empresa.

12- Impresión y copia de documentos

Consiste en imprimir los documentos que se deben guardar físicamente o en hacer

copias de los que hay que guardar por duplicado o entregar a los trabajadores de la
empresa.