CAPÍTULO 6

RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

En la recolección de la información, se hace un acopio de toda la información

objetiva de los eventos o transacciones efectuadas por la empresa en torno a su
ambiente interno y externo.
La documentación así recopilado "en bruto" es tratada técnicamente, iniciándose así
la etapa de clasificación o selección de los eventos en operaciones comunes como se
verá más adelante.
Dpto. Dpto. Dpto. Dpto.
1 2 3 4

RECOLECCION

Departamento
Contable

CLASIFICACION

Archivo Archivo Archivo Archivo

1 2 3 4

Departamentos que emiten documentos contables

En el departamento de contabilidad se concentran los documentos soporte de los
registros de la contabilidad a la espera de ser seleccionados, consituyéndose así en el
bolsín de recepción de los departamentos generadores de transacciones contables.

En el departamento de ventas se generan facturas, boletas y otros comprobantes,

emitidas para transferir la propiedad a los compradores. En el departamento de
créditos y cobranzas se aprueban créditos, se canjean facturas por letras y también se
cobran créditos vencidos que luego son reportados a quien corresponda el informe de
liquidación de cuentas. En el departamento de personal, se efectúa el compromiso, el
devengo o causación por los servicios prestados a la empresa por parte de los
empleados y obreros. En el departamento de producción se controla tanto la mano de
obra como el uso de la materia prima en sus diversas etapas de proceso, algunas veces
a este departamento pertenece la sección de Almacenes donde se controla los
materiales. El manejo del efectivo se centra en el departamento de tesorería que
algunas veces pertenece al departamento de finanzas o directamente a Contabilidad,
es allí donde se efectúan todos los pagos y consignaciones como también se reciben
los dineros por los distintos conceptos.
Aunque de por sí, pareciera que todos estos documentos al llegar a Contabilidad ya
están clasificados, la verdad es que se recibe en el orden de llegada que no es el
mismo orden de registro por eso se le denomina a esta etapa el evento de recolección
o recopilación de información, que por lo rutinario se efectúan en forma inconsciente
por el auxiliar contable.
Se espera que todos los departamentos que alimentan al departamento de contabilidad
entreguen los documentos pertinentes en fecha y hora estipulada por el sistema de
control interno a fin de mantener máximos niveles de calidad personal y de
información.
En compañías grandes, las actividades concentradas de compañías pequeñas, se
diversifican en multitud de operaciones que comprometen diferentes secciones y se
elaboran informes también diferentes; pero, complementarios en su conjunto.

Criterios de organización contable.

a. Criterio de concentración.
En el departamento de contabilidad se concentran todos los registros contables
auxiliares, cuentas y estados correspondientes a toda operación de una entidad
económica. La estructura organizacional puede ser vertical, cuando existe un
diario único que comprende todas las operaciones de la empresa, y ramificado,
cuando por cada una de las secciones de la empresa hay un diario auxiliar o
registro donde se anotan las operaciones y/o resúmenes de estas secciones y que
luego son centralizados en el Libro Diario.
Criterio de
Concentración

Vertical Reg. Compras Ramificado Reg. Nómina

Nómina Diario Nómina
Compras Diario Compras

Depósitos Cheques
Reg. Ventas Reg. Gastos

Ventas Gastos Ventas Gastos

b. Criterio de personificación de funciones.
Por este criterio cada sección actúa como una entidad diferente al otro. Cada uno
se encarga de los registros contables que se derivan de las variaciones
patrimoniales que competen a su función natural. Existe para esto una cuenta que
sirve de enlace con la contabilidad general, denominada con un nombre potestativo
del sistema contable.

Prácticamente cada sección lleva su contabilidad propia y emite balances por

igual, los cuales son combinados para formular el Balance General o Estado de
Situación Financiera de la empresa. En esta combinación o consolidación se anula
la cuenta de enlace de cada uno de las secciones.
Criterio de
Personificación

Departamento Departamento Departamento Departamento

de Compras de Ventas de Personal de Tesorería

Balance Balance Balance Balance

Balance

c. Criterio de centralización.
Criterio de
Centralización

Departamento Departamento Departamento Departamento

de Compras de Ventas de Personal de Tesorería

Resumen Resumen Resumen Resumen

Diario

Se basa en que cada sección de la empresa tiene necesidad de llevar sus propios
registros contables y crea sus propios comprobantes de operaciones. Después de
las anotaciones en libros o registros, prepara resúmenes que diariamente pasan a
contabilidad general. Por lo común, la contabilidad adopta el criterio centralizador
 para sus operaciones y registros de los mismos, por adecuarse mejor a las
circunstancias competitivas y de calidad.

Para una propuesta de organización mínima, por lo menos se requiere conocimientos

adecuado de la entidad, que según el maestro Elizondo López (1999)1, debe tomarse
los siguientes aspectos:

a. Actividad de la entidad
b. Marco legal
c. Periodo Contable
d. Políticas de operación: Ventas a plazos, consignaciones, comisión, etc.
e. Recursos y sus fuentes: Descripción y características de sus cuentas
f. Organigrama

Por otro lado, habrá que elegirse ciertas políticas y prácticas contables tales como,
qué método de valuación de inventarios se seguirá:
a. Costo identificado
b. Costo Promedio
c. PEPS
d. UEPS
e. Detallista, etc.

Igualmente será necesario elegir el método de procesamiento de datos, considerando

los siguientes procedimientos:
a. Manual
b. Mecánico
c. Electrónico o computacional.

El procedimiento manual usa uno de los cuatro métodos siguiente:

a. Diario continental
b. Diario Tabular
c. Centralizador
d. Pólizas

Para seleccionar el procedimiento electrónico, se evalúa los siguientes factores:

a. Magnitud de la entidad
b. Volúmenes y naturaleza de las operaciones
c. Necesidades de información
d. Costo de las máquinas
e. Posibilidades de capacitar y sostener personal idóneo.

1
Elizondo López, Arturo. Proceso Contable V.3 pág.85
Flujo de documentos

Clasificación de libros y registros contables

Los documentos que representan transferencias, requieren ser registrados en libros
especiales que para tal efecto se ha dispuesto. Estos documentos, que sirven a manera
de resúmenes del numeroso papeleo se denominan libros contables, estos se dividen
en dos grupos, diferenciados por la autoridad técnica que los exige:
Desde el punto de vista legal: Son aquellos exigidos explícitamente por las leyes de
comercio y otros especiales según los requerimientos de organismos superiores de
control como la SUNAT. Se dividen en obligatorios y voluntarios.
 Obligatorios
 Contables
 Inventario y Balances
 Diario
 Mayor
 Caja y Bancos
 Registro de Ventas e Ingresos
 Registro de Compras
 Laborales
 Planillas
 Pactos y Contratos
 Retiros Voluntarios
 Societarios
 Actas de Accionistas
 Actas de Directorio
 Registro de actas y matrícula de acciones
 Otros
 Libro de Ingresos y gastos
 Libro de retenciones a la renta
 Libro diario de formato simplificado
 Registro de Activos Fijos
 Registro de consignaciones
 Registro de costos
 Registro de huéspedes
 Registro de inventario permanente en unidades físicas
 Registro de inventario permanente valorizado
 Registro de régimen de percepciones
 Registros auxiliares de adquisiciones
 Registros IVAP
 Voluntarios
 Caja Chica
 Bancos cuentas corrientes
 Clientes por cobrar
 Proveedores
 Letras por Cobrar
  Letras por pagar, etc.
Desde el punto de vista técnico - contable
 Principales: Se utilizan para registrar en forma inmediata y sistemática las
operaciones o para centralizar las operaciones asentadas analíticamente en los
libros auxiliares, son:
 Inventario y Balances
 Diario
 Mayor
 Auxiliares: Se utilizan para registrar en forma analítica y detallada las diversas
operaciones que realiza entidad. Estos libros facilitan el registro en los libros
principales en forma sintética permitiendo además contar con una adecuada
división y especialización en el trabajo. Estos son:
 Caja y Bancos
 Registro de Compras
 Registro de Ventas
 Planilla de sueldos y Salarios
 Registro de Letras por Cobrar
 Registro de Letras por Pagar
 Registro de Proveedores

Los libros contables, por la difusión de la computadora poco a poco van quedando en
una simple nominación, son debidamente archivados y protegidos contra todo tipo de
elemento extraño que deteriore física o digital.

Las hojas continuas debidamente encuadernados, van siendo reemplazadas por el

nuevo concepto de digitalización o “la nube”, que va fortaleciéndose a medida que se
generaliza la computadora y las legislaciones nacionales van prefiriendo los trabajos
de contabilidad hechos mediante programas computacionales. El principio de libro
contable sigue vigente, aunque no en su forma ni en su diseño.

Estos libros contables, son debidamente legalizados y autorizados por el órgano

pertinente, sin la cual no tendrá valor ningún registro contable a menos que exista
estipulación en contrario.

La legislación comercial del país, exige llevar los libros en idioma castellano y por el
sistema de la partida doble. Si embargo, esto no es impedimento para llevarlo en otro
idioma, más aún cuando la empresa en el país está constituido con inversiones
extranjeras, siempre y cuando se cumpla con lo requerimientos nacionales y se haga
conforme a ley.

Los libros contables clásicos han sido siempre pre encuadernado antes de su uso, y
para ponerlo en el punto de registración se ha requerido la legalización
correspondiente del libro. Pero, con la generalización del uso de la computadora, la
encuadernación ha sido posterior a los registros, la ley autoriza el uso de hojas
removibles o series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas y
puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la
reglamentación del Gobierno.

En los libros contables (así sean hojas continuas encuadernadas) se prohíben:

1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se
refieren.
2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos
o a continuación de los mismos.
3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error
u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.
4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos,
5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

La violación a las prohibiciones faculta a los órganos superiores de control, según a

quién corresponda, tomar las medidas pertinentes que van desde una multa hasta
acciones penales al responsable o responsables, que a falta de identificación, pueden
compartir solidariamente el propietario de los libros, el contador y el auditor si se le
encuentra culpa.

Todo asiento en los libros debe estar debidamente respaldado por comprobantes, que
le sirvan de sustento legal. Tanto los libros como los documentos probatorios deberán
conservarse cuando menos por diez años a partir del cierre de operaciones en dichos
libros o la fecha del último asiento.

Los libros son estrictamente reservados solamente para personas que dentro de la ley
y los estatutos internos tengan libre acceso a ellas. Los funcionarios de las ramas,
jurisdiccionales y ejecutivos del poder público, solamente podrán ordenar de oficio la
presentación o examen de los libros y documentos de soporte, en los siguientes casos:
1. Para la tasación de los impuestos a fin de verificar la exactitud de las
declaraciones.
2. Para la vigilancia de los establecimientos de crédito, las sociedades mercantiles y
las instituciones de utilidad común.
3. En la investigación de delitos, conforme a las disposiciones del Código de
Procedimiento Penal.
4. En los procesos civiles conforme a las normas del Código de Procedimiento Civil.
 CUESTIONARIO

1. ¿Qué tarea cumple el departamento contable respecto a los documentos o soportes

emitidos por otros departamentos?
2. ¿En qué consiste el criterio de concentración?
3. ¿Cómo es el proceso contable bajo el criterio de personificación de funciones?
4. ¿Qué diferencias o similitudes existen entre el método de diario continental y el
método centralizador?
5. Clasifique los libros y registros contables desde el punto de vista legal y técnico –
contable
6. Describa los métodos de diario (procesamiento de datos manual)
7. ¿Es posible armonizar los puntos de vista legal y técnico – contable, de tal modo
que al seleccionar registros siga a los dos?
8. ¿Qué diferencia se comprende entre libros obligatorios y principales?
9. ¿Qué diferencia se comprende entre libros voluntarios y auxiliares?
10. ¿Qué importancia y vigencia tienen los libros contables en un ambiente
informático y computacional?

PROBLEMAS

1. Dibuje un flujograma de información en los departamentos de: Finanzas, Ventas,

Personal y Producción.
2. Dibuje un flujograma de información contable de una empresa seleccionado por
usted.
3. Relaciones la lista de la izquierda con los documentos de la derecha, colocando la
letra correspondiente en los espacios señalados
a. Créditos y cobranzas ____ Facturas
b. Tesorería ____Control físico o Kardex
c. Personal ____ Letras
d. Almacenes ____ Control de tiempo
e. Producción ____ Orden de Adquisición
f. Compras ____ Nómina o planilla de sueldos
g. Ventas ____ Comprobantes de pago
4. Una familia norteamericana ha llegado al país con el interés de abrir una empresa
exportadora de flores. Ha contratado 10 Profesionales en diversas especialidades
y usted ha sido seleccionado como Contador General de la Empresa. Su misión es
organizar y diseñar el sistema contable de la nueva empresa.
La empresa se ha constituido en Sociedad Anónima con 300,000 acciones de $
10.00 cada acción, ha sido pagado en su totalidad. Se ha aperturado oficinas en
Lima, Bogotá y Caracas. La sede principal está en Bogotá. En cada sede existen
oficinas administrativas donde se procesa la información. Una persona en cada
sede se encarga de las compras y negocia cosechas, el mismo que hace los
trámites aduaneros para exportar a EUA y la Comunidad Económica Europea. Las
expectativas de exportación anuales es de 1’750,000 dólares, para lo cual es
necesario tramitar ante el Banco un préstamo de 500,000 dólares a ser pagado en
 tres años para inversiones en Activos Fijos y afrontar los gastos de organización y
sueldos iniciales de los profesionales contratados. La empresa espera estar
operando en 3 meses y en ese momento usted debe tener organizado
eficientemente todo el sistema de información.

El administrador le alcanza a usted un organigrama mínimo de la nueva empresa

y los manuales de funciones y en su agenda para el día de hoy, se encuentra la
siguiente tarea:
a. Hacer lista de documento que cada oficina debe emitir.
b. Hacer lista de registros (libros) requeridos para el control contable y
financiero
c. Hacer un flujo documentario y alcanzar al Ingeniero de Sistemas para evaluar
paquetes computarizados a comprar o diseñar directamente.
d. Seleccionar el método de diario a practicar.
5. Se propone el siguiente flujograma del departamento de ventas, después de
estudiarlo, dé su opinión acerca de una posible anulación de algún proceso que
haría más ágil el flujo de información.

Flujograma del departamento de ventas

LECTURA
CONTABILIDAD DEL CONOCIMIENTO

¿Cómo se puede expresar en términos mesurables el conocimiento? ¿Es el

“conocimiento” un bien económico? No cabe duda que constituye un bien económico
y es posible apreciar su valor, pero no es posible medir su cuantía.

El conocimiento se encuentra inmerso en los procesos organizacionales, industriales y

tecnológicos, le añade valor a un producto y es guiador de los sistemas de
información, pero es muy difícil medirlo, ni siquiera es posible estimarlo con
aproximación que satisfaga a los interesados. Es un intangible, pero también
diferente. No es intangible como lo son las marcas, patentes, derechos, licencias,
franquicias, estos intangibles son mesurables y por lo tanto constituyen activos
porque de ellos se desprenden beneficios económicos futuros.

Tampoco es un intangible como lo son “los aires”, aquel espacio que queda hacia
arriba después del último piso construido ¿Tiene valor los aires? Claro que sí. Es un
espacio que se puede explotar, pero mientras no se venda ¿cómo medirlo y
contabilizarlo? Esta incapacidad, ¿revela los métodos anticuados de la contabilidad
actual?

Sin embargo, este intangible (el conocimiento), si está cerca de otro intangible como
el crédito mercantil o fondo de comercio, conocido como “good will”. Esto tampoco
se puede expresar en términos mesurables. Una empresa puede decir: “mi good will
vale tanto”, pero en última instancia qué importa eso si finalmente nadie lo puede ver
ni tocar, aunque sí intuir. No se puede asignar un valor por si mismo y aumentar un
activo sin caer en aplicaciones subjetivas; y la contabilidad es positiva, mesurable y
verificable. ¿Esto invalida los procesos actuales de la contabilidad financiera?

Un good will tiene existencia virtual y todos lo saben; pero, solo es contable o de
existencia real cuando la empresa se vende. Entonces quien registra el good will, no
el que gana un buen nombre, sino el que compra ese buen nombre. Lo mismo ocurre
con el conocimiento o Know How, es evidente que existe, hay un valor agregado en
el producto, los términos monetarios de venta se relacionan con el producto, solo que
difícilmente se puede relacionar un margen de contribución por el conocimiento, pues
de serlo posible es muy variable. Pero cuando se compra una fórmula, se compra un
diseño o la pericia técnica de un hombre, eso sí, si es posible medirlo por el conjunto
de desembolsos efectuados. El vendedor y el comprador solo pueden medirlo ex post
facto o sea después de la operación, no antes.

Pero, esto no es una renuncia a la búsqueda incesante de respuestas para la exigente

perplejidad de la empresa cada vez más veloz, debida a la tecnología y la
globalización. La NIC 38 sobre Activos Intangibles, da un derrotero importante y sin
embargo no es suficiente. El IFAC2 con su propuesta “Medición y Administración del
Capital Intelectual” aporta considerablemente mecanismo de medición del
conocimiento, que vale la pena tenerlo en cuenta.

También es necesario recordar que para que una práctica se convierta en una norma
contable no-solo se requiere el respaldo teórico científico, sino también su aceptación
generalizada y aun así puede haber alternativas opuestas.

Pero es evidente, que la contabilidad del conocimiento se está desarrollando poco a

poco a medida que la empresa se va adaptando a los nuevos ambientes competitivos y
en es donde la valoración rompe la barrera de lo físico y para convertirse en
intangibles.

2
Samuel Mantilla. Capaital Intelectual, Contabilidad del Conocimiento. Pág. 41, 69