MANUAL DE EXCEL

NIVEL INTERMEDIO
1 - INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................ 3

1.1 REPASO DE LOS PRIMCIPALES COMANDOS..................................................................................................... 3

1.1.1 CREAR UN NUEVO LIBRO ........................................................................................................................ 3
1.1.2 INTRODUCIR LOS DATOS..................................................................................................................... 3
1.1.3 USAR AUTOSUMA PARA SUMAR LOS DATOS........................................................................................... 3
1.1.4 APLICAR UN FORMATO DE NÚMERO ..................................................................................................... 4
1.1.5 ESCRIBIR LOS DATOS EN UNA TABLA ..................................................................................................... 5
1.1.6 MOSTRAR LOS TOTALES DE LOS NÚMEROS ............................................................................................. 8
1.1.7 DAR SIGNIFICADO A LOS DATOS ........................................................................................................... 8
1.1.8 MOSTRAR LOS DATOS EN UN GRÁFICO .................................................................................................. 9
1.1.9 GUARDE EL TRABAJO......................................................................................................................... 9
1.1.10 IMPRIMIR ................................................................................................................................... 9

2 - FÓRMULAS ...................................................................................................................................... 10

3 - FUNCIONES ..................................................................................................................................... 11

1.1.- INTRODUCIR FUNCIONES ....................................................................................................................... 11

1.2.- FUNCIONES MÁS FRECUENTES ................................................................................................................ 11
1.3.- USO DEL ASISTENTE DE FUNCIONES ......................................................................................................... 12
1.4.- EXPRESIONES COMO ARGUMENTOS ........................................................................................................ 13
1.5.- FUNCIONES COMO ARGUMENTOS ........................................................................................................... 14
1.6.- FUNCIONES DE FECHA Y HORA ................................................................................................................ 14
1.7.- FUNCIONES DE TEXTO........................................................................................................................... 14
1.8.- FUNCIONES DE BÚSQUEDA .................................................................................................................... 15
1.12.- FUNCIONES LÓGICAS .......................................................................................................................... 15

4 - TRABAJAR CON DATOS ................................................................................................................... 16

4.1 - FILTROS ............................................................................................................................................. 16

4.2 - ACTIVAR EL AUTOFILTRO ....................................................................................................................... 16
4.3 - DESACTIVAR AUTOFILTRO ...................................................................................................................... 17
4.4 - FILTRAR POR TEXTO O NÚMEROS ESPECÍFICOS............................................................................................ 17
4.5 - FILTRAR ELEMENTOS POR COLOR............................................................................................................. 18
4.6 - CREAR UNA SEGMENTACIÓN DE DATOS PARA FILTRAR SUS DATOS DE TABLA ..................................................... 19

5 - TABLAS DINÁMICAS ........................................................................................................................ 20

5.1.- CREAR UNA TABLA DINÁMICA ................................................................................................................ 20

5.2.- ELIMINAR TABLA DINÁMICA ................................................................................................................... 25
5.3.- APLICAR FILTROS A UNA TABLA DINÁMICA ................................................................................................ 25
5.4.- OBTENER PROMEDIOS EN UNA TABLA DINÁMICA........................................................................................ 26
5.5.- OPCIONES EN UNA TABLA DINÁMICA ....................................................................................................... 27

6 - VÍNCULOS ....................................................................................................................................... 29

5.1 - CREAR UN HIPERVÍNCULO A UN ARCHIVO O PÁGINA WEB EXISTENTE .............................................................. 29

5.2 - CREAR UN HIPERVÍNCULO A UN ARCHIVO NUEVO ....................................................................................... 30
5.3 - CREAR UN HIPERVÍNCULO A UNA UBICACIÓN ESPECÍFICA DE UN LIBRO ............................................................ 30
5.3 - CREAR O QUITAR UN HIPERVÍNCULO A UNA DIRECCIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO ............................................. 31

7 - GRÁFICAS ........................................................................................................................................ 33

7.1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................... 33

7.2. INSERTAR IMÁGENES EN LÍNEA ................................................................................................................ 33

1
 7.3. INSERTAR IMÁGENES DESDE ARCHIVO ....................................................................................................... 34
7.4. INSERTAR CAPTURA DE PANTALLA ............................................................................................................ 35
7.5. MANIPULAR IMÁGENES ......................................................................................................................... 36
7.6. INSERTAR FORMAS Y DIBUJOS.................................................................................................................. 38
7.7. MODIFICAR DIBUJOS ............................................................................................................................. 39
7.8. INSERTAR DIAGRAMAS CON SMARTART..................................................................................................... 42
7.9. INSERTAR WORDART ............................................................................................................................ 43
7.10. INSERTAR UN CUADRO DE TEXTO............................................................................................................ 44

8 - ASEGURAR Y COMPARTIR DOCUMENTOS ....................................................................................... 46

¿NIVEL DE PROTECCIÓN QUE DEBO USAR?........................................................................................................ 47

8.1 ESTABLECER UNA CONTRASEÑA PARA PERMITIR QUE LEA O MODIFIQUE ............................................................ 47
8.1 PROTEGER UN LIBRO .............................................................................................................................. 49
8.2 PROTECCIÓN DE ESTRUCTURA DEL LIBRO .................................................................................................... 49
8.3 PROTEGER UNA HOJA DE CÁLCULO ............................................................................................................ 50

2
1 - Introduccion
1.1 Repaso de los primcipales comandos

Excel es una herramienta muy eficaz para obtener información con significado a partir de
grandes cantidades de datos. También funciona muy bien con cálculos sencillos y para realizar
el seguimiento de casi cualquier tipo de información. La clave para desbloquear todo este
potencial es la cuadrícula de las celdas. Las celdas pueden contener números, texto o fórmulas.
Los datos se escriben en las celdas y se agrupan en filas y columnas. Esto permite sumar datos,
ordenarlos y filtrarlos, ponerlos en tablas y crear gráficos muy visuales. Veamos los pasos básicos
para empezar.

1.1.1 Crear un nuevo libro

Los documentos de Excel se denominan libros. Cada libro tiene hojas, que normalmente se
denominan hojas de cálculo. Puede agregar tantas hojas como desee a un libro o puede crear
libros nuevos para separar los datos.

1. Haga clic en Archivo > Nuevo.

2. En Nuevo, haga clic en Libro en blanco.

1.1.2 Introducir los datos

1. Haga clic en una celda vacía. Por ejemplo, la celda A1 de una hoja nueva.
2. Escriba texto o un número en la celda.
3. Presione ENTRAR o TAB para pasar a la celda siguiente.

1.1.3 Usar Autosuma para sumar los datos

Una vez escritos los números en la hoja, es posible que desee sumarlos. Un modo rápido de
hacerlo es mediante Autosuma.

1. Seleccione la celda a la derecha o debajo de los números que desea agregar.

2. Haga clic en Inicio > Autosuma o presione Alt+=.

3
La Autosuma suma los números y muestra el resultado en la celda que seleccione.

1.1.4 Aplicar un formato de número

Para distinguir entre los distintos tipos de números, agregue un formato, como moneda,
porcentajes o fechas.

1. Seleccione las celdas que contienen números a las que desea cambiar el formato.
2. Haga clic en Inicio > la flecha que se encuentra junto a General.

1. Seleccione un formato de número.

4
Si no ve el formato de número que está buscando, haga clic en Más formatos de número.

1.1.5 Escribir los datos en una tabla

Un modo sencillo de acceder a gran parte del potencial de Excel es poner los datos en una tabla.
Esto permite filtrar u ordenar rápidamente los datos para empezar.

1. Seleccione los datos haciendo clic en la primera celda y arrastrándola a la última celda
de los datos.
Para usar el teclado, mantenga pulsada la tecla Mayús a la vez que presiona las teclas de flecha
para seleccionar los datos.

1. Haga clic en el botón Análisis rápido de la esquina inferior derecha de la selección.

5
1. Haga clic en Tablas, mueva el cursor al botón Tabla para poder ver el aspecto que
tendrán los datos. Si le gusta, haga clic en el botón.

1. Ahora puede jugar con los datos: fíltrelos para ver solo los datos que desee u ordénelos
para que vayan, por ejemplo, del mayor al menor. Haga clic en la flecha del encabezado de
tabla de una columna.
2. Para filtrar los datos, desactive el cuadro Seleccionar todo para borrar todas las marcas
de verificación y active los cuadros de los datos que desee mostrar en la tabla.

6
1. Para ordenar todos los datos, haga clic en Ordenar de la A a la Z u Ordenar de la Z a la
A.

7
1.1.6 Mostrar los totales de los números

Las herramientas de análisis rápido permiten obtener el total de los números rápidamente.
Tanto si se trata de una suma, un promedio o un recuento, Excel muestra los resultados del
cálculo debajo o junto a los números.

1. Seleccione las celdas que contienen los números que desea agregar o contar.

2. Haga clic en el botón Análisis rápido de la esquina inferior derecha de la selección.

3. Haga clic en Totales, mueva el cursor por los botones para ver los resultados del cálculo
de los datos y haga clic en el botón para aplicar los totales.

1.1.7 Dar significado a los datos

El formato condicional o los minigráficos pueden resaltar los datos más importantes o mostrar
las tendencias de los datos. Use la herramienta Análisis rápido para obtener una vista previa
activa y probarlo.

1. Seleccione los datos que desea examinar más de cerca.

2. Haga clic en el botón Análisis rápido que aparece en la esquina inferior derecha de
la selección.
3. Examine las opciones de las pestañas Formato y Minigráficos para ver cómo afectan a
los datos.

Por ejemplo, seleccione una escala de color de la galería Formato para diferenciar las
temperaturas altas, medias o bajas.

1. Cuando le guste lo que ve, haga clic en esa opción.

8
1.1.8 Mostrar los datos en un gráfico

La herramienta Análisis rápido recomienda el gráfico adecuado para los datos y le ofrece una
presentación visual con unos pocos clics del ratón.

1. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea mostrar en un gráfico.
2. Haga clic en el botón Análisis rápido que aparece en la esquina inferior derecha de
la selección.
3. Haga clic en Gráficos, muévase por los gráficos recomendados para ver cuál se adapta
mejor a sus datos y haga clic en el que desee.

NOTA: Excel muestra distintos gráficos en esta galería en función de lo recomendado para sus
datos.

1.1.9 Guarde el trabajo

1. Haga clic en el botón Guardar o en la barra de herramientas de acceso rápido o bien,

presione Ctrl+G.

Si ha guardado el trabajo antes, ha acabado.

1. Si esta es la primera vez, continúe completando los siguientes pasos:

a. En Guardar como, elija dónde desea guardar el libro y desplácese a una carpeta.
b. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el libro.
c. Para finalizar, haga clic en Guardar.

1.1.10 Imprimir

1. Haga clic en Archivo > Imprimir o presione Ctrl+P.

2. Obtenga una vista previa de las páginas haciendo clic en las flechas Página
siguiente y Página anterior.

La ventana de vista previa muestra las páginas en blanco y negro o en color, en función de la
configuración de su impresora.

3. Haga clic en Imprimir.

9
2 - Formulas
Sumar números solo es una de las cosas que puede hacer, pero Excel puede hacer también otros
cálculos. Pruebe algunas fórmulas sencillas para sumar, restar, multiplicar o dividir los números.

1. Seleccione una celda y escriba un signo igual (=). Esto indica a Excel que la celda
contendrá una fórmula.
2. Escriba una combinación de números y operadores de cálculo, como el signo más (+)
para la suma, el signo menos (-) para la resta, el asterisco (*) para la multiplicación o la
barra invertida (/) para la división.

Por ejemplo, escriba =2+4, =4-2, =2*4 o =4/2.

1. Presione Entrar. De este modo se ejecuta el cálculo.

También puede presionar Ctrl+Entrar si desea que el cursor permanezca en la celda activa.

10
3 - Funciones
1.1.- Introducir funciones

Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más
valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para
calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes
espacios antes o después de cada paréntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o
funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El
operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre
la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+
C5+C6+C7+C8

Aquí hemos visto la ventaja de utilizar una fórmula.

Las fórmulas pueden contener más de una función y pueden aparecer funciones anidadas dentro
de una fórmula.

Ejemplo

=SUMA (A1:B3) / SUMA(C1:C4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan.
Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y
hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos
cualquier texto, precedida siempre del signo =.

1.2.- Funciones más frecuentes

11
Una función se puede escribir directamente en una celda o utilizar las herramientas de que
dispone Excel para facilitarnos esta tarea.

En la pestaña Inicio está el botón Autosuma, que nos ayuda a realizar la función Suma.

Si hacemos clic en la flechita de la derecha se despliega un menú con otras opciones:

Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio
(calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o
Mín (obtiene el valor mínimo). Además de poder acceder al diálogo de funciones a
través de Más Funciones....

También podemos hacer clic en la pestaña de fórmulas y aparecerá la siguiente cinta de

opciones:

Aquí tendremos toda la biblioteca de funciones que dispones Excel así como algunas
herramientas que veremos en este curso.

1.3.- Uso del asistente de funciones

Para insertar cualquier función Excel dispone de un asistente. Este se puede invocar de distintas
maneras:

12
Desde Inicio>Modificar > Autosuma > Mas opciones

En la pestaña Fórmulas > Insertar función

En la barra de fórmulas haciendo clic en

De cualquier manera aparecerá la ventana de dialogo del asistente de funciones

Excel 2010 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción
de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el
botón , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que
incorpora Excel ya que él nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las
funciones que tienen que ver con la descripción escrita.

En este cuadro de diálogo podemos seleccionar una función cualquiera y Excel visualizará una
breve explicación de lo que hace la función así como cuales son sus argumentos.

Cuando se selecciona una función Excel cambiará la ventana de diálogo por la ventana de
argumentos para la función elegida.

1.4.- Expresiones como argumentos

Excel permite que una función tenga como argumentos expresiones, por ejemplo, la siguiente
función =SUMA((A4+A5);(A2-A8)) tiene 2 argumentos que son (A4+A5) y (A2-A8). Primero se
evalúan los argumentos y luego se ejecuta la función.

13
 1.5.- Funciones como argumentos

Una función puede ser el argumento de otra función, por ejemplo si quiero hallar el máximo de
2 números con la función de Excel =MAX(n1;n2)
N1 puede ser el resultado de la suma de un rango de celdas y quedaría de la siguiente forma

=MAX(SUMA(A1:A7);B5)

Primero se hallaría la suma del rango A1:A7 y luego el máximo de los dos números.

1.6.- Funciones de fecha y hora

En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un
"número de serie". Pues bien, Excel llama número de serie al número de días transcurridos
desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema
como el día 0/1/1900 y a partir de ahí empieza a contar, en las funciones que tengan
núm_de_serie como argumento, podremos poner un número o bien la referencia de una celda
que contenga una fecha.

Algunas de las funciones definidas por Excel son:

DIAS.LAB: Devuelve el número de todos los días laborables existentes entre dos fechas
DIAS360: Calcula el número de días entre dos fechas a partir de un año de 360 días
DIASEM: Convierte un número de serie en un valor de día de la semana
FECHA: Devuelve el número de serie correspondiente a una fecha determinada
FECHA.MES: Devuelve el número de serie de la fecha equivalente al número indicado de meses
anteriores o posteriores a la fecha inicial
FECHANUMERO: Convierte una fecha con formato de texto en un valor de número de serie
FIN.MES: Devuelve el número de serie correspondiente al último día del mes anterior o
posterior a un número de meses especificado
HORA: Convierte un número de serie en un valor de hora
HOY: Devuelve el número de serie correspondiente al día actual
MES: Convierte un número de serie en un valor de mes
MINUTO: Convierte un número de serie en un valor de minuto
NSHORA: Devuelve el número de serie correspondiente a una hora
determinada
NUM.DE.SEMANA: Convierte un número de serie en un número que
representa el lugar numérico correspondiente a una semana de un año

1.7.- Funciones de texto

Aunque una hoja de cálculo está pensada para manejar número, también nos permite realizar
operaciones con cadenas de texto.

Algunas de las funciones definidas por Excel son:

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CONCATENAR: Concatena varios elementos de texto en uno solo
DERECHA: Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de texto
ENCONTRAR: Busca un valor de texto dentro de otro (distingue mayúsculas de minúsculas)
EXTRAE: Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto que comienza en
la posición que se especifique
HALLAR: Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue mayúsculas de minúsculas)
IZQUIERDA: Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de texto
LARGO: Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto
MAYUSC / MINUSC: Convierte el texto en mayúsculas o en minúsculas respectivamente
NOMPROPIO: Pone en mayúscula la primera letra de cada palabra de un valor de texto
SUSTITUIR: Sustituye texto nuevo por texto antiguo en una cadena de texto

1.8.- Funciones de búsqueda

Para trabajar en Excel es importante utilizar los datos correctamente, para ello nos ayudamos
de una serie de funciones que buscan esos datos por nosotros.

Las funciones definidas por Excel son:

BUSCARH: Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la celda indicada
BUSCARV: Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en horizontal por la
fila para devolver el valor de una celda
COINCIDIR: Busca valores de una referencia o matriz
COLUMNA: Devuelve el número de columna de una referencia
COLUMNAS: Devuelve el número de columnas de una referencia
DESREF: Devuelve un desplazamiento de referencia respecto a una referencia dada
FILA: Devuelve el número de fila de una referencia
FILAS: Devuelve el número de filas de una referencia
INDICE: Usa un índice para elegir un valor de una referencia o matriz

1.12.- Funciones lógicas

FALSO: Devuelve el valor lógico Falso

VERDADERO: Devuelve el valor lógico Verdadero
SI: Devuelve un valor u otro, según se cumpla o no una condición
NO: Invierte el valor lógico proporcionado
Y: Comprueba si todos los valores son verdaderos
O: Comprueba si algún valor lógico es verdadero y devuelve VERDADERO

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4 - Trabajar con Datos
4.1 - Filtros

Al colocar datos en una tabla, los controles de filtrado se agregan automáticamente a los
encabezados de tabla.

4.2 - Activar el autofiltro

Para realizar un filtrado rápido, haga lo siguiente:

1. Haga clic en la flecha del encabezado de tabla de la columna que desea filtrar.
2. En la lista de texto o números, desactive la casilla (Seleccionar todo) de la parte superior de
la lista y, a continuación, active las casillas de los elementos que desea mostrar en su tabla.

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SUGERENCIA: Para ver más elementos en la lista, arrastre el controlador de la esquina inferior
derecha de la galería de filtros para ampliarla. Haga clic en Aceptar.

4.3 - Desactivar autofiltro

La flecha de filtrado del encabezado de tabla cambia a este icono para indicar que hay un
filtro aplicado. Haga clic en el filtro para cambiarlo o borrarlo.

4.4 - Filtrar por texto o números específicos

1. Haga clic en la flecha del encabezado de tabla de la columna que desea filtrar.
2. Si la columna tiene números, haga clic en Filtros de número. Si la columna tiene entradas
de texto, haga clic en Filtros de texto.
3. Elija la opción de filtrado que desee y, a continuación, introduzca sus condiciones de
filtrado.

Por ejemplo, para mostrar números por encima de una cantidad determinada, elija Mayor
o igual que y, a continuación, introduzca el número que está pensando en el cuadro
adyacente.

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 Para filtrar por dos condiciones, introduzca las condiciones de filtrado en ambos conjuntos de
cuadros y elija Y para que ambos sean verdadero y O para que cualquiera de las condiciones sea
verdadera.

4.5 - Filtrar elementos por color

Si ha aplicado diferentes colores de celda o de fuente o un formato condicional, puede filtrar

por los colores o los iconos que se muestran en la tabla.

1. Haga clic en la flecha del encabezado de tabla de la columna que tiene formato de color o
formato condicional aplicado.
2. Haga clic en Filtrar por color y elija el color de celda, el color de fuente o el icono por el que
desea filtrar.

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Los tipos de opciones de color que tendrá dependerán de los tipos de formato que haya
aplicado.

4.6 - Crear una segmentación de datos para filtrar sus datos de tabla

En Excel 2013, se puede crear segmentaciones de datos para filtrar sus datos de tabla. Una
segmentación de datos es realmente útil, porque indica claramente qué datos se muestran en
la tabla tras filtrar los datos.

Esta es la manera en que puede crear una para filtrar sus datos:

19
1. Haga clic en cualquier lugar de la tabla para mostrar Herramientas de tabla de la cinta de
opciones.

2. Haga clic en Diseño > Insertar segmentación de datos.

3. En el cuadro de diálogo Insertar Segmentación de datos, active las casillas para las que desea
crear segmentaciones de datos.
4. Haga clic en Aceptar.

Aparecerá una segmentación de datos para cada encabezado de tabla que ha activado en el
cuadro de diálogo Insertar Segmentación de datos.

5. En cada segmentación de datos, haga clic en los elementos que desea mostrar en su tabla.

Para elegir más de un elemento, mantenga presionada la tecla Ctrl y, a continuación, elija los
elementos que desea mostrar.

SUGERENCIA: Para cambiar el aspecto de las segmentaciones de datos, haga clic en la

segmentación de datos para mostrar las Herramientas de segmentación de datos en la cinta de
opciones y, a continuación, aplique un estilo de segmentación de datos o cambie la
configuración de la pestaña Opciones.

5 - Tablas Dinamicas
5.1.- Crear una tabla dinámica

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios

criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la
interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes
totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos
origen, etc.

Mostraré a continuación cómo crear una tabla dinámica a partir de una hoja Excel.

20
Tenemos la referencia de los productos de un almacén, el mes de venta y el importe de la venta.

Para examinar mejor los datos vamos a crear una tabla dinámica.

En la pestaña Insertar > Tabla dinámica

Al hacer clic aparece el siguiente cuadro de dialogo

21
Le indicamos el rango de la tabla que vamos a utilizar para crear la tabla dinámica y donde
queremos crearla, si en un hoja nueva o en la misma hoja.

Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente
diferente a Excel.

En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las
celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.

Al pulsar Aceptar se abrirá un nuevo panel en la derecha, conteniendo la lista de campos o

elementos que es posible añadir a la tabla dinámica.

Seleccionado uno a uno los campos, mediante la técnica de arrastrar y soltar podremos diseñar
la tabla y modificarla. También puede hacerse en la pestaña Opciones > Mostrar > Lista de
campo.

Los campos incluidos en la tabla dinámica pueden ser eliminados fácilmente, basta con
arrastrarlos fuera de la tabla. Igualmente, pueden ir de un área a otra de la tabla. Esto permite
reordenar la tabla tantas veces como necesitemos. Podemos realizar operaciones y refrescar la
información para obtener nuevos datos respecto a los que se hayan incluido en el origen.

Ahora personalizamos la forma de presentar los datos

22
Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.

Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.

En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia en cada Mes.

Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar
correspondiente al pie del panel.

En este ejemplo deberíamos arrastrar el campo REF a , el campo MES a

y finalmente el campo IMPORTE a la sección .

Quedaría así

23
Y el resultado de la tabla dinámica

Después de crear la tabla dinámica vemos en la cinta de opciones que aparece dos pestañas
específicas de tabla dinámica que son Opciones y Diseño.

La tabla dinámica después de crearla podemos modificarla, podríamos añadir los campos
Cantidad y Total y obtendríamos la nueva tabla siguiente

24
Al añadir varios campos en la sección valores puede ser que puede ser que
aparezca en la sección Rótulos de columna, moverlo a rótulos de fila para interpretar mejor el
gráfico.

5.2.- Eliminar tabla dinámica

Seleccionar la tabla dinámica en su totalidad y presionar la tecla Supr.

5.3.- Aplicar filtros a una tabla dinámica

Si el volumen de datos de la tabla dinámica es muy grande se pueden aplicar filtros para
visualizar los datos que interesen en un momento dado.

Los campos principales en la tabla dinámica van acompañados de una flecha en la parte derecha
para visualizar un desplegable de la siguiente forma

25
El filtro se realizaría como hemos visto anteriormente.

5.4.- Obtener promedios en una tabla dinámica

Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede
interesarnos modificar esas fórmulas por otras como pueden ser sacar el máximo o el mínimo,
el promedio, etc.

Para hacer esto nos debemos situar en la celda que queremos modificar y con el botón derecho
del ratón hacer clic en Configuración de campo de valor…

Y veremos el cuadro de diálogo siguiente donde podremos cambiar el sumatorio por el

promedio, máximo, mínimo, etc.

26
También podemos ver este cuadro de diálogo desde la pestaña opciones > campo activo

También podemos cambiar la configuración de un título de área, se abrirá el siguiente cuadro

46

5.5.- Opciones en una tabla dinámica

Cuando creamos una tabla dinámica en Excel, en la cinta de opciones aparecen dos grupos
específicos de la tabla dinámica que son Opciones y Diseño.

27
Los diferentes grupos que tenemos en la pestaña Opciones son:

Tabla dinámica: indicamos el nombre de la tabla dinámica creada y las opciones de

configuración de la tabla.

Campo activo: indicamos el nombre del campo activo y la configuración del mismo.

Agrupar: agrupa o desagrupa elementos o campos.

Ordenar o filtrar: ordena o filtra los datos de la tabla. Inserta una segmentación de datos para
filtrar datos de manera interactiva.

Datos: actualiza o cambia el origen de los datos.

Acciones: borra, selecciona o mueve la tabla dinámica.

Cálculos: calcula y muestra los valores. Crea campos calculados y elementos calculados.

Herramientas: crea un gráfico dinámico.

Mostrar: muestra u oculta encabezados, botones, etc.

Los diferentes grupos que tenemos en la pestaña Diseño son:

Diseño: configura totales y subtotales. Diseño de la tabla en general y de las filas en concreto.

Opciones de estilo de tabla dinámica: configuración de filas y columnas, encabezados de filasy

columnas.

Estilos de tabla dinámica: formato y colores de la tabla. Se puede personalizar el estilo.

28
6 - Vínculos
Un vínculo en Excel es un enlace que conecta una celda con otra celda, con otra hoja, con un
libro o con un programa.

Un vínculo en Excel permite copiar los datos de una hoja a otra tanto del mismo libro como de
libros diferentes. Si el dato en la celda de la hoja inicial cambia, entonces cambiará el de la hoja
destino.

5.1 - Crear un hipervínculo a un archivo o página Web existente

1. En una hoja de cálculo, haga clic en la celda en la que desea crear un hipervínculo.

Sugerencia Puede seleccionar también un objeto, como una imagen o un elemento de

un gráfico, que desee usar para representar el hipervínculo.

2. Siga uno de los procedimientos siguientes:

o También puede hacer clic con el botón secundario en la celda o el gráfico y,
después, hacer clic en Modificar hipervínculo, o bien presionar Ctrl+K.
o En la pestaña Insertar, en el grupo Vínculos, haga clic Hipervínculo.

3. En Vincular a, haga clic en Archivo o página Web existente.

4. Siga uno de los siguientes procedimientos:
o Para escribir el nombre y la ubicación de un archivo o página web conocido con
los que desea establecer el vínculo, escriba dicha información en el cuadro
Dirección.
o Para buscar una página web, haga clic en Explorar la Web , abra la página
web con la que desea establecer el vínculo y, después, vuelva a Excel sin cerrar
el explorador. Para usar páginas vinculadas recientemente, haga clic en Páginas
consultadas y, después, en la web.
o Para seleccionar un archivo, haga clic en Carpeta actual y después haga clic en
el archivo con el que desea establecer el vínculo. Para usar archivos usados
recientemente, haga clic en Archivos recientes y, después, en el archivo.

Sugerencia Para cambiar la carpeta actual, seleccione otra carpeta en la lista

Buscar en.

5. Si desea crear un hipervínculo a una ubicación específica del archivo o la página web,
haga clic en Marcador y después haga doble clic en el marcador que desea usar.

29
 Nota El archivo o la página web con la que establece el hipervínculo deben tener un
marcador.

6. En el cuadro Texto, escriba el texto que desea utilizar para representar el hipervínculo.
7. Si desea que se muestre información útil cuando coloque el puntero sobre el
hipervínculo, haga clic en Info. en pantalla y escriba el texto que desee en el cuadro
Información en pantalla. Haga clic en Aceptar.

5.2 - Crear un hipervínculo a un archivo nuevo

1. En una hoja de cálculo, haga clic en la celda en la que desea crear un hipervínculo.

Sugerencia Puede seleccionar también un objeto, como una imagen o un elemento de

un gráfico, que desee usar para representar el hipervínculo.

2. Siga uno de los procedimientos siguientes:

o También puede hacer clic con el botón secundario en la celda o el gráfico y,
después, hacer clic en Modificar hipervínculo, o bien presionar Ctrl+K.
o En la pestaña Insertar, en el grupo Vínculos, haga clic Hipervínculo.

3. En Vincular a, haga clic en Crear nuevo documento.

4. Escriba el nombre del nuevo archivo en el cuadro Nombre del nuevo documento.

Sugerencia Para indicar una ubicación distinta a la que se muestra en Ruta de acceso
completa, escriba la nueva ubicación antes del nombre en el cuadro Nombre del nuevo
documento, o bien haga clic en Cambiar para seleccionar la ubicación que desee y
después haga clic en Aceptar.

5. En Cuándo modificar, haga clic en Modificar documento nuevo más adelante o en

Modificar documento nuevo ahora para especificar cuándo desea abrir el archivo
nuevo para modificarlo.
6. En el cuadro Texto, escriba el texto que desea utilizar para representar el hipervínculo.
7. Si desea que se muestre información útil cuando coloque el puntero sobre el
hipervínculo, haga clic en Info. en pantalla y escriba el texto que desee en el cuadro
Información en pantalla. Haga clic en Aceptar.

5.3 - Crear un hipervínculo a una ubicación específica de un libro

Para establecer un vínculo a una ubicación del libro actual o de otro libro, puede elegir entre
definir un nombre para las celdas de destino o usar una referencia de celda.

Para usar un nombre, debe asignar un nombre a las celdas de destino del libro de destino.

30
Cómo asignar un nombre a una celda o rango de celdas

1. Seleccione la celda, el rango de celdas o las selecciones no adyacentes a los que desee
poner un nombre.
2. Haga clic en el cuadro Nombre en el extremo izquierdo de barra de fórmulas

3. En el cuadro Nombre, escriba el nombre de las celdas y luego, presione ENTRAR.

Nota: Los nombres no pueden contener espacios y deben comenzar con una letra.

4. En una hoja de cálculo del libro fuente, haga clic en la celda en la que desea crear un
hipervínculo y, luego, realice alguno de los siguientes procedimientos:

Sugerencias: También puede seleccionar un objeto, como una imagen o un elemento

de un gráfico que desee usar para representar el hipervínculo.

o Haga clic con el botón derecho en la celda y, después, haga clic en Hipervínculo
o presione Ctrl+K.
o En la pestaña Insertar, en el grupo Vínculos, haga clic Hipervínculo.

5. En Vincular a, siga uno de los procedimientos siguientes:

o Para establecer un vínculo a una ubicación del libro actual, haga clic en Lugar de
este documento.
o Para establecer un vínculo a una ubicación de otro libro, haga clic en Archivo o
página web existente, busque y seleccione el libro con el que desea crear el
vínculo y, a continuación, haga clic en Marcador. Realice una de las siguientes
acciones:
▪ En el cuadro o seleccione un lugar de este documento, en Referencia
de la celda, haga clic en la hoja de cálculo con la que desea establecer
el vínculo y, a continuación, escriba la referencia de la celda en el cuadro
Escriba la referencia de celda y haga clic en Aceptar.
▪ En la lista que aparece bajo Nombres definidos, haga clic en el nombre
que representa las celdas con las que desea establecer el vínculo y haga
clic en Aceptar.
6. En el cuadro Texto, escriba el texto que desea utilizar para representar el hipervínculo.
7. Si desea que se muestre información útil cuando coloque el puntero sobre el
hipervínculo, haga clic en Info. en pantalla y escriba el texto que desee en el cuadro
Información en pantalla. Haga clic en Aceptar.

5.3 - Crear o quitar un hipervínculo a una dirección de correo electrónico

31
Cuando se hace clic en un hipervínculo a una dirección de correo electrónico, el programa de
correo electrónico se inicia automáticamente y crea un mensaje con la dirección correcta en el
cuadro Para, si tiene un programa de correo electrónico instalado.

1. En una hoja de cálculo, haga clic en la celda en la que desea crear un hipervínculo.

Sugerencia Puede seleccionar también un objeto, como una imagen o un elemento de

un gráfico, que desee usar para representar el hipervínculo.

2. Siga uno de los procedimientos siguientes:

o También puede hacer clic con el botón secundario en la celda o el gráfico y,
después, hacer clic en Modificar hipervínculo, o bien presionar Ctrl+K.
o En la pestaña Insertar, en el grupo Vínculos, haga clic Hipervínculo.

3. En Vincular a, haga clic en Dirección de correo electrónico.

4. En el cuadro Dirección de correo electrónico, escriba la dirección que desea usar.
5. En el cuadro Asunto, escriba el asunto del mensaje de correo electrónico.

Nota Puede que algunos navegadores web y programas de correo electrónico no

reconozcan la línea de asunto.

6. En el cuadro Texto, escriba el texto que desea utilizar para representar el hipervínculo.
7. Si desea que se muestre información útil cuando coloque el puntero sobre el
hipervínculo, haga clic en Info. en pantalla y escriba el texto que desee en el cuadro
Información en pantalla. Haga clic en Aceptar.

Sugerencia También puede crear un hipervínculo a una dirección de correo

electrónico en una celda si escribe la dirección directamente en dicha celda. Por
ejemplo, se creará automáticamente un hipervínculo cuando escriba una dirección de
correo electrónico como, por ejemplo, alguien@example.com.

32
7 - Graficas
7.1. Introducción

Una vez tengamos nuestro libro definido, podemos mejorarlo incluyendo ilustraciones. Excel
permite insertar:

Imágenes desde archivo, Imágenes en línea, pertenecientes a una galería online de Office.com,
Formas, es decir, líneas, rectángulos, elipses, etc., para diseñar nuestros propios dibujos,
SmartArt, que se compone de plantillas para crear organigramas, WordArt, compuesto por
rótulos de una galería que se pueden personalizar con diversas opciones.
Sobre las imágenes y los dibujos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover,
copiar, cambiar el tamaño, variar la intensidad, etc. Para ello, disponemos de varias barras de
herramientas que iremos viendo, compuestas fundamentalmente por las pestañas
de Diseño y Formato que vimos para los gráficos.
Con todos estos elementos, no hay excusa para no diseñar hojas de cálculo con una componente
gráfica atractiva.

7.2. Insertar imágenes en línea

En Excel 2013, el catálogo de imágenes prediseñadas sólo está disponible online: es decir,
deberemos disponer de una conexión a internet para poder acceder a ellas. Para insertar una
imagen en línea, debemos seguir los siguientes pasos:

33
- Hacer clic sobre el botón de la pestaña Insertar. Aparecerá un cuadro de
diálogo Imágenes en línea donde podremos o bien realizar una búsqueda sobre la galería
de Office.com, o explorar imágenes en toda la red mediante el buscador Bing. Si tenemos
instalado e integrado nuestro disco duro virtual OneDrive, también aparecerá aquí (explora la
Unidad 19 para más información).
- Las ilustraciones de la galería de Imágenes prediseñadas de Office.com están etiquetadas bajo
conceptos de forma que, por ejemplo, la imagen de la torre Eiffel está relacionada con los
conceptos arquitectura, edificios, Europa, Francia, París, etc. En el recuadro Buscar en
Office.com: podemos escribir el concepto que buscamos. Si se trata de una de las palabras clave
relacionadas con una imagen, ésta se mostrará.
- Si quisiéramos buscar imágenes en la web, deberíamos escribir en el recuadro Buscar en Bing.
- Cuando ya tengamos introducidas las palabras para la búsqueda, pulsaremos sobre el botón
en forma de lupa , del recuadro correspondiente y nos aparecerá una lista con una vista
previa con los archivos localizados.
- Una vez nos aparezca la lista con los resultados de la búsqueda, si queremos añadir una o varias
ilustraciones a la hoja de cálculo simplemente seleccionamos las que nos interesen y hacemos
clic en el botón Insertar.

7.3. Insertar imágenes desde archivo

También podemos insertar imágenes que tengamos en nuestro equipo, como pueden ser
imágenes fotográficas creadas por nosotros o descargadas anteriormente de internet.

34
Para insertar cualquier archivo de imagen, debemos hacer clic en el botón .
Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar imagen para escoger la imagen desde el disco duro. El
aspecto del cuadro puede variar en función del sistema operativo que utilices.

Una vez seleccionado el archivo que queremos importar, pulsaremos el botón Insertar y la
imagen se copiará en nuestra hoja de cálculo.

7.4. Insertar captura de pantalla

Una opción que puede resultar útil es la de Captura de pantalla.

La captura de pantalla es una imagen exacta de lo que se está visualizando en la pantalla de tu
ordenador. Los pasos normales para realizar una captura de pantalla son:

1. Pulsar la tecla Impr pant (Imprimir pantalla) para hacer la "foto" (copia de lo que estamos
visualizando) y que se guarde en el portapapeles.
2. Pegar la imagen a un editor de dibujo o de imágenes, como puede ser el Paint.
3. Guardar la imagen.
4. Insertar la imagen en Excel desde la pestaña Insertar y la opción Imagen desde archivo.

35
Afortunadamente, en Excel 2013 podemos evitarnos todos estos pasos simplemente con un

botón.
Al hacer clic sobre Captura de pantalla, se despliega un menú que permite escoger qué captura
queremos.
Esto se debe a que esta herramienta toma una captura por cada una de las ventanas abiertas no
minimizadas.
También dispone de la opción Recorte de pantalla. Es similar a la herramienta Recorte incluida
en Windows. Te permite escoger con qué zona concreta de la ventana quieres quedarte.
Otro punto interesante a tener en cuenta es que la propia ventana de Excel no aparece en la
captura y se omite como si no existiera, de forma que podemos disponer de las capturas sin
preocuparnos por que Excel nos tape zonas de la ventana o nos quite espacio en la pantalla.
Las capturas se insertarán en su tamaño real, pero no te preocupes, porque podrás manipular
la imagen para cambiarle el tamaño y otras propiedades.

7.5. Manipular imágenes

De forma general, para manipular cualquier objeto (imagen, dibujo, WordArt...) insertado en
nuestra hoja de cálculo, deberemos seguir los mismos pasos:
Para mover un objeto tenemos que seleccionarlo haciendo clic sobre él. Una vez seleccionado
aparecerá enmarcado en unos puntos, los controladores de tamaño. Si posicionamos el puntero

del ratón sobre el objeto, cambiará de aspecto a una flecha parecida esta . Sólo tienes que
arrastrar la imagen sin soltar el botón del ratón hasta llegar a la posición deseada.
Para modificar su tamaño, situar el cursor en las esquinas del objeto y, cuando cambie de forma
a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño.
Para cambiar otras propiedades del objeto, deberemos utilizar las opciones definidas para ese
objeto y que iremos viendo a lo largo del tema.
Para manipular una imagen, deberemos seleccionarla haciendo clic en ella. En ese momento
aparecerá el menú Herramientas de imagen, con la pestaña Formato.

36
Utilizando esta barra, podremos realizar modificaciones como:

Permite cambiar el aspecto de la imagen, tiñéndola con un

determinado color o utilizando efectos artísticos como el Enfoque, el Texturizador o el
efecto Fotocopia.

Permite cambiar la imagen existente por otra almacenada en disco.

En Excel 2013, el brillo y el contraste se ajustan desde el mismo

botón: Correcciones.

Permite retornar la imagen a su estado original, antes de que le

hubiésemos aplicado ningún cambio.

Hace que la imagen se comprima, ocupando mucho menos espacio en

el documento de Excel. Si ejecutas esta opción, es posible que no puedas volver al estado
original. Además, puede que la imagen pierda resolución.

Puedes recortar la imagen utilizando esta herramienta: simplemente selecciona el área

(rectangular) de la imagen que quieras mantener y el resto de desechará.

Permite voltear horizontal o verticalmente la imagen.

Permite elegir entre los diferentes bordes para la imagen.

Estilos de imagen. Permite aplicar un estilo rápido a la imagen

para hacerla más atractiva.

Puedes aplicar diferentes estilos (muchos de ellos en 3 dimensiones) a

tu imagen utilizando este menú de configuración.

37
 7.6. Insertar formas y dibujos

Excel 2013 dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios dibujos.

Si no eres muy hábil dibujando, no te preocupes: mediante las Formas dispondrás de multitud
de objetos que te facilitarán el trabajo.
Y, si te gusta realizar tus propios dibujos, también dispones de rectas, curvas ajustables y dibujo
a mano alzada para que tu imaginación se ponga a trabajar.
Al hacer clic en el menú Formas, aparecerá el listado de todas las formas disponibles en el
programa.
Selecciona la que más te guste y haz clic sobre ella. En seguida podrás volver a la hoja de cálculo
y establecer el tamaño que quieras darle.
Para ello, haz clic en una zona de la hoja y, sin soltar el ratón, arrástralo hasta ocupar toda la
zona que quieres que tome la forma.

38
 7.7. Modificar dibujos

• Modificaciones.

Los gráficos y autoformas admiten multitud de modificaciones como giros y cambios de tamaño
y proporciones. Para modificar un gráfico, lo primero que hay que hacer es seleccionarlo. Para
ello, hacer clic sobre él y aparecerán unos puntos de control a su alrededor.

Para modificar el tamaño, situar el cursor en los puntos de control y, cuando cambie de forma a
una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño. Aquí vemos el
resultado de arrastrar hacia la derecha.

Para mantener la proporción, mantener pulsada la tecla MAYÚSCULAS mientras se arrastra

desde una de las esquinas, tal y como se puede ver en esta imagen que se ha hecho un poco
más grande que la original.

39
Algunos gráficos también tienen un cuadrado amarillo que sirve para distorsionar o cambiar la
forma del gráfico. Si hacemos clic en este cuadrado y, sin soltar, movemos el ratón, podremos
arrastrar el vértice superior. En este caso, un triángulo isósceles está siendo convertido en
escaleno.

Para girar el gráfico, seleccionarlo y hacer clic sobre el icono con forma de flecha circular que
vemos en la parte superior central de la imagen. A continuación, mover el ratón para hacer girar
el objeto. Para acabar el proceso, dejamos de presionar el ratón. En este caso, el triángulo está
siendo rotado hacia la izquierda.
También se pueden cambiar los colores de las líneas, el color de relleno, añadir efectos de
sombra y 3D... Estas modificaciones se pueden realizar a partir de la pestaña Formato.
Con estos iconos de Formato se pueden realizar muchas de las acciones que ya vimos para las
imágenes, además de otras opciones específicas, como modificar la forma o los puntos que
trazan su figura.

En esta imagen, se ha aplicado color verde degradado de fondo, color azul del contorno, grosor
de 3 ptos. y tipo de contorno discontinuo.

40
 • Añadir texto a un dibujo.

Se puede añadir texto a un dibujo mediante el botón Cuadro de texto de la

pestaña Formato. Deberemos hacer clic y arrastrar para dibujar el cuadro de texto en la zona en
la que queremos insertar el texto. A continuación, insertaremos el texto deseado.

Otra forma más cómoda de añadir texto en el interior de un gráfico es haciendo clic en el gráfico
con el botón derecho del ratón, para que aparezca el menú contextual. Tras ello, elegir la
opción Modificar texto y, automáticamente, se creará el cuadro de texto, ajustándose al espacio
disponible en el gráfico.
Aquí tienes un ejemplo de un dibujo con texto.

41
7.8. Insertar diagramas con SmartArt
Si lo que queremos es crear un diagrama de procesos u organigrama, no será necesario que lo
creemos a partir de formas. Podría ser muy tedioso ir dibujando cada uno de sus elementos.

Para esa función existe la opción SmartArt , que encontraremos en la

pestaña Insertar.
Al hacer clic en ella, se abre una ventana que nos permite elegir el tipo de diagrama que
queremos. Hay muchos tipos entre los que podremos elegir: listas, procesos, ciclos, jerarquías,
pirámides, etc.

Hay que seleccionar uno y pulsar Aceptar. De esta forma, se insertará en la hoja de cálculo y
apreciaremos algunos cambios en el entorno de trabajo.
Mientras el diagrama esté seleccionado, veremos en la zona superior una nueva barra
de Herramientas de SmartArt, que incluye dos pestañas: una para el Diseño y otra para
el Formato.

Las herramientas de formato son similares a las que ya hemos visto.

42
En la pestaña Diseño, la opción más utilizada es la de Agregar forma, que nos permite ir
añadiendo elementos al diagrama en la posición que necesitemos. La posición será relativa al
elemento que tengamos seleccionado.

Otra opción muy utilizada es De derecha a izquierda, que cambia de lado el elemento
seleccionado.
Todo lo dicho hasta ahora sobre SmartArt concierne a la organización y formato de sus
elementos. Pero un diagrama no tiene sentido si sus elementos no contienen un texto.
Cuando creamos un diagrama con SmartArt y se inserta en la hoja de cálculo, se incluye además
un pequeño recuadro con el esquema que sigue el mismo. Podremos modificar el texto de los
elementos desde ahí, o bien directamente desde el interior de los mismos.

Si borras todo el texto de uno de los elementos desde el panel izquierdo, éste se eliminará del
diagrama. Del mismo modo, si pulsas la tecla Intro desde un elemento, se creará uno nuevo al
mismo nivel. Puedes convertirlo en hijo pulsando la tecla Tabulación, y en padre pulsando

7.9. Insertar WordArt

Mediante WordArt se pueden crear títulos y rótulos dentro de nuestra hoja de cálculo. Sólo
tenemos que elegir un formato y escribir el texto.
Los objetos WordArt son de tipo gráfico. Esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector
ortográfico no detectará un error en un título hecho con WordArt, y también que el texto
WordArt seguirá las reglas de alineación de los gráficos.
Para iniciar WordArt, hacemos clic en el botón WordArt de la pestaña Insertar.

43
Al hacer clic sobre el icono, aparecerá un listado con la Galería de WordArt como la que vemos
aquí. Haciendo clic, seleccionaremos el tipo de letra que más nos guste.

A continuación, se mostrará el texto en la hoja de cálculo dispuesto para ser modificado.

Podremos cambiar su estilo desde la pestaña Formato, o cambiar aspectos relativos al texto,
como el tipo de fuente, el tamaño del texto o su orientación, desde la pestaña Inicio.

7.10. Insertar un cuadro de texto

Al igual que WordArt crea objetos de tipo imagen que representan un título, el cuadro de
texto también sirve para contener texto.
Se suele utilizar cuando necesitamos escribir sobre una imagen, por ejemplo, o queremos
dejarlo "flotando" entre varias celdas, sin que el texto se encuentre contenido en una de ellas.
La principal ventaja que ofrece, pues, es la flexibilidad a la hora de situarlo en cualquier parte de
la hoja, sin las limitaciones que tiene el texto plano.

44
Además, conserva algunas características del texto: desde la pestaña Inicio se puede aplicar
formato de negrita, cursiva y subrayado, modificar la fuente y su tamaño, entre otras
propiedades. También se somete a la revisión ortográfica.
Por contra, también tiene limitaciones: al tratarse de un objeto, se comporta como tal. Esto
significa que no se pueden hacer cálculos ni trabajar con los datos escritos dentro de él. Por esta
razón, no conviene utilizarlo más que cuando es necesario.

Para insertarlo, pulsa la pestaña Insertar y luego haz clic en el botón Cuadro de texto .
Deberás hacer clic en cualquier zona del libro de cálculo para introducir el texto.
Aprovecharemos este objeto para explicar algunos conceptos:
Los objetos de tipo imagen, como son las autoformas, las imágenes importadas desde un archivo
o de la galería multimedia, y por supuesto los cuadros de texto, tienen características que en
ocasiones nos pueden resultar muy útiles.
• Podrás establecer en qué orden quieres que se encuentre cada uno de los objetos en la
tercera dimensión, es decir, cuál está encima de cuál.
De forma predeterminada, cuando insertamos un objeto y luego insertamos otro y lo colocamos
sobre el anterior, el último insertado es el que se muestra delante. Pero es posible que eso no
nos interese. Para eso, existen los botones Traer adelante y Enviar atrás, del grupo Organizar,
en la ficha Formato.
• Además, también es posible que quieras agrupar objetos, para que se comporten como uno
solo.
Para ello, dispones del botón Agrupar, también en el grupo Organizar. Así, no tendrás, por
ejemplo, que mover uno a uno los objetos hasta otra posición, sino que podrás moverlos todos
juntos. Por supuesto, podremos Desagrupar los objetos que han sido agrupados previamente
utilizando el botón con este nombre.

45
 8 - Asegurar y Compartir Documentos
Excel le ofrece la capacidad para proteger su trabajo, ya sea para evitar que alguien abre un libro
sin una contraseña, conceder acceso de solo lectura a un libro o incluso proteger una hoja de
cálculo para que no eliminar accidentalmente las fórmulas. En este tema se explica las distintas
maneras en que puede utilizar principal opciones para proteger y distribuir los archivos de Excel.

ADVERTENCIA:

• Si olvida o pierde la contraseña, Microsoft no puede recuperar por usted.

• No debe asumir que simplemente porque proteger un libro o una hoja de cálculo con una
contraseña que es seguro: siempre debe considerar dos veces antes de distribuir libros de Excel
que podrían contener información personal confidencial, como la identificación del empleado de
números, el número de la seguridad Social de tarjeta de crédito, entre otros.

A continuación se muestran las distintas opciones disponibles para proteger los datos de Excel:

• Nivel de archivo: esta opción hace referencia a la capacidad de bloquear el archivo de Excel
especificando una contraseña para que los usuarios no pueden abrir o modificar. Tiene dos
opciones:
o Cifrado de archivos: cuando se elige esta opción, especifique una contraseña y bloquear el archivo
de Excel. Impide que otros usuarios abrir el archivo. Para obtener más información, vea proteger
un archivo de Excel.
o Establecer una contraseña para abrir o modificar un archivo: especificar una contraseña para abrir
o modificar un archivo. Use esta opción cuando tenga que asigne a solo lectura o editar el acceso
a diferentes usuarios. Para obtener más información, vea proteger un archivo de Excel.
o Marcar como Final: Utilice esta opción si desea marcar el archivo de Excel que la versión final y
desea evitar que otros usuarios más cambios. Para obtener más información, vea Agregar o quitar
protección en su documento, libro o presentación.
o Restringir el acceso: si su organización tiene permisos de configurar el uso de Information Rights
Management (IRM), puede aplicar cualquiera de los permisos de IRM disponibles al documento.
Para obtener más información, vea Agregar o quitar protección en su documento, libro o
presentación.
o Firma digital: puede agregar firmas digitales a su archivo de Excel. Para obtener más información,
vea Agregar o quitar una firma digital en archivos de Office.

NOTA: Para agregar una firma digital, debe obtener un certificado de una entidad de certificación
(CA).

• Nivel de libro: puede bloquear la estructura del libro especificando una contraseña. Al bloquear
la estructura del libro, evita que otros usuarios puedan agregar, mover, eliminar, ocultar y cambiar
el nombre de las hojas de cálculo. Para obtener más información sobre la protección de libros,
vea proteger un libro.
• Nivel de hoja de cálculo: con protección de la hoja, puede controlar cómo un usuario puede
trabajar en hojas de cálculo. Puede especificar qué exactamente un usuario puede realizar dentro
de una hoja, con ello, asegurarse de que ninguno de los datos importantes en la hoja de cálculo
se ven afectado. Por ejemplo, es recomendable que un usuario solo para agregar filas y columnas
o solo ordenar y usar el filtro automático. Una vez habilitada la protección de la hoja, puede
proteger otros elementos, como celdas, rangos, fórmulas y controles ActiveX o formulario.

46
 ¿Nivel de protección que debo usar?

• Para controlar el nivel de acceso de los usuarios deben tener a un archivo de Excel, usar la
protección de nivel de archivo. Supongamos que tiene un informe de estado semanal de los
integrantes del grupo en un archivo de Excel. No desea que nadie fuera del equipo puedan incluso
abrir el archivo. Existen dos opciones:
o Si no desea que otras personas para abrir el archivo: Puede cifrar el archivo de Excel es la técnica
más común. Básicamente, esto significa bloquea con una contraseña y nadie excepto usted puede
abrirlo.
o Si desea habilitar el acceso de solo lectura o edición a diferentes usuarios: Quizá, desee los
administradores en su equipo para poder editar el informe de estado semanales, pero los
miembros del equipo solo deben tener acceso de solo lectura. Si desea proteger el archivo de
Excel, especificar dos contraseñas: uno para abrir y otro para modificar. Más adelante, puede
compartir las contraseñas adecuadas con el equipo según el acceso que se les debe asignar.
• Para controlar cómo los usuarios deben trabajar con hojas de cálculo dentro de una estructura
del libro, usar la protección de nivel de libro. Supongamos que su libro de informe de estado tiene
varias hojas de cálculo y cada hoja de cálculo se denomina a partir de un miembro del equipo.
Desea asegurarse de que cada miembro del equipo puede agregar datos a su propia hoja de
cálculo, pero no podrá modificar cualquiera de las hojas de cálculo en el libro,
independientemente de que se agrega una nueva hoja de cálculo o desplazarse hojas de cálculo
dentro del libro.
• Para controlar cómo los usuarios deben trabajar dentro de una hoja de cálculo individual, usar la
protección de nivel de hoja de cálculo. Supongamos que cada hoja de cálculo en el libro de
informe de estado contiene los datos comunes a todas las hojas de cálculo, como filas de
encabezado o un diseño de informe específico, y realmente no desea que nadie lo cambia. Al
proteger la hoja de cálculo, puede especificar que los usuarios solo pueden realizar funciones
específicas en una hoja. Por ejemplo, puede conceder a los usuarios la capacidad de introducir
datos, pero impedir que eliminar filas o columnas, o solo insertar hipervínculos u ordenar datos.

Puede usar uno o varios niveles de protección de los datos de Excel según las necesidades de su
su organización. Puede utilizar todas las opciones disponibles o una combinación de opciones,
es completamente hasta el nivel de seguridad que desee para los datos de Excel. Por ejemplo,
puede cifrar un archivo de Excel compartido, así como para activar la protección del libro y hoja
de cálculo, mientras utiliza solo protección de hoja de cálculo en un libro personal solo para que
no se elimina accidentalmente las fórmulas.

8.1 Establecer una contraseña para permitir que lea o modifique

Puede establecer dos contraseñas en el archivo: uno para abrir el archivo como de sólo lectura
y otro para modificar. A continuación, puede compartir las contraseñas correspondientes con
los usuarios según el nivel de acceso que se deben tener.

Acceso de solo lectura no impide que un usuario realice cambios en un archivo, pero impedir
que les guardar los cambios a menos que el nombre del archivo y guárdelo como un número
distinto del original.

Para los usuarios que necesitan poder modificar el archivo, tendrá que comparten ambos abrir
y modificar las contraseñas.

Siga estos pasos para establecer una contraseña para abrir o modificar un archivo de Excel:

47
1. En el archivo de Excel, haga clic en archivo > Guardar como.
2. Haga clic en una ubicación, como el equipo o la página de Mi sitio web.
3. Haga clic en una carpeta, como documentos o en una de las carpetas de OneDrive, o
haga clic en Examinar.
4. En el cuadro de diálogo Guardar como, vaya a la carpeta que desea usar, a continuación,
haga clic en Herramientas y, a continuación, haga clic en Opciones generales.

5. Puede especificar una o ambas contraseñas aquí, uno para abrir el archivo y otra para
modificar el archivo, dependiendo de los requisitos.

6. Haga clic en Guardar.

Cuando alguien intenta abrir este archivo, Excel le pide una contraseña.

Una segunda pantalla muestra si hay una contraseña para modificar el archivo. Los usuarios que
no tengan la contraseña de modificación pueden haga clic en Sólo lectura y comenzar a ver el
contenido del archivo.

48
 8.1 Proteger un libro

Para impedir que otros usuarios puedan ver hojas de cálculo ocultas, agregar, mover, eliminar u
ocultar hojas de cálculo o cambiarles el nombre, puede proteger la estructura de un libro de
Excel con una contraseña.

Ejemplo de estructura de un libro

NOTAS: Proteger un libro no es lo mismo que proteger una hoja de cálculo o un archivo de Excel
con una contraseña.

• Para bloquear el archivo de modo que otros usuarios no pueden abrirlo, vea Proteger un archivo
de Excel.
• Para proteger de otros usuarios determinadas áreas de los datos en la hoja de cálculo, debe
proteger la hoja de cálculo. Para más información, vea Proteger una hoja de cálculo.
• Para saber la diferencia entre proteger el archivo, un libro o una hoja de cálculo de Excel,
vea Protección y seguridad en Excel.

8.2 Protección de estructura del libro

Para proteger la estructura del libro, siga estos pasos:

1. Haga clic en Revisar > Cambios > Proteger libro.

49
 NOTA: Si usa Excel 2010 y versiones anteriores, también puede seleccionar la
opción Ventanas si quiere impedir que los usuarios puedan mover, cambiar el tamaño o cerrar
la ventana del libro, o mostrar u ocultar ventanas. La opción Ventanas no está disponible en
Excel 2013 ni en versiones posteriores.

2. Escriba una contraseña en el cuadro Contraseña.

3. Haga clic en Aceptar y vuelva a escribir la contraseña para confirmarla.

NOTA: Escriba las contraseñas y guárdelas en un lugar seguro. Si las pierde, Excel no podrá
recuperarlas automáticamente.

8.3 Proteger una hoja de cálculo

Para evitar que, accidental o deliberadamente, otros usuarios cambien, muevan o eliminen
datos de una hoja de cálculo, puede bloquear las celdas de la hoja de cálculo de Excel y luego
proteger la hoja con una contraseña. Pongamos que usted es propietario de la hoja de cálculo
del informe de estado del grupo, en la que desea que los miembros del equipo solo agreguen
datos en celdas específicas y no puedan modificar nada más. Con la protección de la hoja de
cálculo, puede hacer que solo determinadas partes de la hoja puedan editarse y que los usuarios
no puedan modificar los datos de cualquier otra región de la hoja.

IMPORTANTE: Proteger una hoja de cálculo no es lo mismo que proteger un libro o un archivo
de Excel con una contraseña.

Elegir los elementos de celda que quiere bloquear

Vea lo que puede bloquear en una hoja desprotegida:

• Fórmulas: Si no desea que otros usuarios vean sus fórmulas, puede ocultarlas para que no se vean
en las celdas o la barra de fórmulas

50
• Rangos: Puede permitir que los usuarios trabajen en rangos concretos dentro de una hoja
protegida.

NOTA: Los controles ActiveX, los controles de formulario, las formas, los gráficos, los gráficos
SmartArt, los minigráficos, las segmentaciones de datos, las escalas de tiempo, entre otros, ya
están bloqueados cuando se agregan a una hoja de cálculo. Pero el bloqueo solo funcionará
cuando se habilite la protección de la hoja.

Habilitar la protección de hojas de cálculo

La protección de hojas de cálculo es un proceso de dos pasos: el primer paso consiste en

desbloquear las celdas que otros usuarios pueden editar y entonces puede proteger la hoja de
cálculo con o sin contraseña.

Paso 1: Desbloquear las celdas que tienen que ser editables

1. En el archivo de Excel, seleccione la pestaña de la hoja de cálculo que quiere proteger.

2. Seleccione las celdas que otros usuarios pueden editar.

SUGERENCIA: Para seleccionar varias celdas no contiguas, presione Ctrl+clic izquierdo.

3. Haga clic con el botón derecho en cualquier lugar de la hoja y seleccione Formato de celdas (o
use Ctrl+1 o Comando+1en el equipo Mac). Luego vaya a la pestaña Protección y
desactive Bloqueada.

Paso 2: Proteger la hoja de cálculo

Después, seleccione las acciones que los usuarios deben poder realizar en la hoja, como, entre
otras, insertar o eliminar columnas o filas, editar objetos, ordenar o usar el filtro automático.
Además, también puede especificar una contraseña para bloquear la hoja de cálculo. Una
contraseña impide que otras personas quiten la protección de la hoja de cálculo: es necesario
escribirla para desproteger la hoja.

Vea abajo los pasos necesarios para proteger la hoja.

1. En la pestaña Revisar, haga clic en Proteger hoja.

51
2. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los elementos que quiera
que los usuarios puedan cambiar.

Opción Permite a los usuarios

Seleccionar Mover el puntero a celdas que tienen activada la casilla Bloqueada en la
celdas pestaña Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. De forma
bloqueadas predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas bloqueadas.
Seleccionar Mover el puntero a celdas que tengan desactivada la casilla Bloqueada en
celdas la pestaña Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. De forma
desbloqueadas predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas desbloqueadas y
presionar la tecla TAB para desplazarse por las celdas desbloqueadas de una
hoja de cálculo protegida.
Formato de Cambiar cualquiera de las opciones de los cuadros de diálogo Formato de
celdas celdas o Formato condicional. Si se aplica formato condicional antes de
proteger la hoja de cálculo, el formato seguirá cambiando si un usuario
especifica un valor que satisfaga una condición diferente.
Aplicar Use cualquiera de los comandos de formato de columnas, incluidos los que
formato a permiten cambiar el ancho de columna u ocultar las columnas
columnas (pestaña Inicio, grupo Celdas, botón Formato).
Aplicar Use cualquiera de los comandos de formato de filas, incluidos los que
formato a filas permiten cambiar el alto de fila u ocultar filas (pestaña Inicio, grupo Celdas,
botón Formato).

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 Opción Permite a los usuarios
Insertar Inserte columnas.
columnas
Insertar filas Inserte filas.
Insertar Inserte nuevos hipervínculos, incluso en celdas desbloqueadas.
hipervínculos
Eliminar Elimine columnas.
columnas
NOTA: Si Eliminar columnas está protegida e Insertar columnas no, un
usuario puede insertar columnas pero no eliminarlas.
Eliminar filas Elimine filas.

NOTA: Si Eliminar filas está protegida e Insertar filas no, un usuario puede
insertar filas pero no eliminarlas.
Ordenar Use cualquier comando para ordenar datos (pestaña Datos, grupo Ordenar
y filtrar).

NOTA: Los usuarios no pueden ordenar rangos que contienen celdas en una
hoja de cálculo protegida, independientemente de esta configuración.
Usar Autofiltro Use las flechas desplegables para cambiar el filtro en rangos cuando se
aplican autofiltros.

NOTA: Los usuarios no pueden aplicar ni quitar un filtro automático en una

hoja de cálculo protegida, independientemente de esta configuración.
Usar informes Dar formato, cambiar el diseño, actualizar o modificar de otra manera los
de tabla informes de tabla dinámica y crear informes.
dinámica
Modificar Realicen cualquiera de las siguientes acciones:
objetos
o Efectuar cambios en los objetos gráficos, incluidos mapas, gráficos
incrustados, formas, cuadros de texto y controles que no se desbloquearon
antes de proteger la hoja de cálculo. Por ejemplo, si una hoja de cálculo
tiene un botón que ejecuta una macro, puede hacer clic en el botón para
ejecutar la macro, pero no puede eliminar el botón.
o Efectuar cambios, como modificar el formato, en un gráfico incrustado. El
gráfico sigue actualizándose cuando cambian sus datos de origen.
o Agregar o editar comentarios.

Modificar Ver escenarios que se han ocultado, realizar cambios en escenarios

escenarios protegidos frente a modificaciones y eliminar dichos escenarios. Los
usuarios pueden cambiar los valores de las celdas modificadas, si las celdas
no están protegidas, y agregar nuevos escenarios.

3. Si lo desea, escriba una contraseña en el cuadro Contraseña para desproteger la hoja: y haga clic
en Aceptar. Vuelva a escribir la contraseña en el cuadro de diálogo Confirmar contraseña y haga
clic en Aceptar.

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IMPORTANTE: Use contraseñas seguras que combinen letras mayúsculas y minúsculas, números
y símbolos. En las contraseñas no seguras no se mezclan estos elementos. Las contraseñas
deben tener 8 caracteres o más de longitud. Una frase de contraseña que usa 14 caracteres o
más es mejor.

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