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PLANIFICACION, PROGRAMACION
Y CONTROL DE PROYECTOS Y OBRAS
LUIS RICARDO PEÑA ZUÑIGA – ACADEMICO UNIVERSITARIO
1. RESEÑA HISTÓRICA.
La planificación, programación y control de proyectos complejos(1) mediante el empleo de técnicas manuales o mecánicas,
comenzó a interesar a los profesionales encargados de la administración y dirección de los mismos, hacia las postrimerías de la
Segunda Guerra Mundial, específicamente a partir de la difusión masiva del denominado “Gráfico de Gantt”.
Hasta finales de los años cincuenta, ésta fue la única herramienta disponible para planificar los procesos productivos. En esa
época, la Oficina de Proyectos Especiales de la Marina de los Estados Unidos de Norteamérica, en colaboración con la
empresa Lockheed (fabricantes de proyectiles balísticos) y la Booz, Allen & Hamilton (Consultores de Ingeniería), se plantean
un nuevo método para solucionar el problema de la planificiación, programación y control del proyectos relacionados con la
construcción de submarinos atómicos armados con proyectiles Polaris, donde tendrían que coordinar y controlar, durante un
plazo de cinco años a más de 2500 empresas, cerca de nueve mil subcontratistas y numerosas agencias gubernamentales.
En julio de 1958 se publica el primer informe del programa, al que denominan PERT (Programme, Evaluation and Review
Technique), decidiendo su aplicación en octubre del mismo año y consiguiendo un adelanto de dos años sobre los cinco
previstos de ejecutar. También en 1958, el equipo de investigación de la compañía Du Pont, de Nemours, dirigido por J.E.Kelley
y M.R. Walker, crea una técnica similar al PERT, denominada CPM, (Critical Path Method), con la que consiguen
espectaculares resultados en los procesos productivos de dicha empresa. El método permite incorporar el uso de ordenadores
para procesar las mallas CPM. Ello obliga a recurrir, en ciertos casos, a las denominadas actividades “ficticias”, vale decir
operaciones de duración cero, que no consumen recursos.
Otra diferencia entre ellos es que el CPM trabaja con duraciones “determinísticas” para cada operación, en tanto que el
PERT, más centrado en aspectos temporales, utiliza estimaciones “probabilísticas” para ese cálculo.
Ambos presentan muchas similutes, lo cual explica el que se les conozca en la actualidad con el nombre genérico de “Métodos
CPM” o simplemente “ PERT”.
Paralelamente, en Europa B. Roy desarrolló el “Métodos de los potenciales”, conocido como Grafo ROY, en el cual, tal como
en el caso de los anteriores, la idea es mostrar gráfica y claramente la interdependencia de las operaciones de un programa.
Con posterioridad, se desarrollaron nuevas técnicas (Fhondall, Balance lines), que en la mayoría de los casos, perfeccionan
las anteriores.
Nuestro país, con escasos aportes en materia de innovación en esta actividad aporta, a partir de 1960, una técnica de
planificación, pogramación y control para obras repetitivas. Se trata del método de la programación rítmica, creada mediante un
trabajo académico de la Facultad de Ingeniería, de la Universidad de Chile, elaborado por el ingeniero Enrique Schirgwin, bajo
la guía del ingeniero argentino, Reuben Donath. El método consiste en aplicar los conceptos de la fabricación en serie, a las
obras de edificación masiva. Cada etapa u operación de un determinado proceso, puede ejecutarse en un tiempo denominado
“ritmo”, que se calcula a partir de la duración que más se repite en la ruta crítica del proceso. El método, revolucionario no tan
solo para la época, permite reducir plazos, especializar las cuadrillas, estimular la prefabricación, mejorar los plazos, reducir
costos, optimizar el uso de los recursos técnicos y humanos, mejorar la calidad, la eficiencia y la productividad en la
construcción. Su difusión y aplicación no ha sido suficientemente asumida por las empresas constructoras hoy, lo que explica,
en gran medida, los bajos niveles de productividad que presenta el sector.
En nuestro país, las técnicas se aplican a los proyectos de construcción desde los años sesenta, cuando el Estado, presionado
por el creciente déficit habitacional y en infraestructura, a lo que se agrega el impacto destructor de los terremotos, impulsa
proyectos masivos de construcción de viviendas, edificios y obras públicas.
La difusión de tales métodos o técnicas ha sido posible gracias al aporte de expertos nacionales y extranjeros, que las divulgan,
en las cátedras universitarias o en instituciones especializadas como el Centro Chileno de Productividad en la
Construcción,CPC, -lamentablmente desaparacedido a principios del siglo XXI-, la Cámara Chilena de la Construcción a través
de la Corporaciòn de Desarrollo Tecnológico (CDT), así como otras empresas privadas dedicadas a la investigación y difusión
de métodos y procedimientos modernos para la gestión de proyectos.
Por otra parte, las carreras universitarias del área de la ingeniería, las han incorporado a sus programas de estudios, realizando
múltiples aplicaciones a través de experiencias directas a proyectos específicos o gracias a investigaciones relacionadas con la
productividad de las empresa.
Gráfico 1
2. LA CARTA GANTT. A
El gráfico de barras, de amplio conocimiento y B
aplicación en los más diversos frentes de producción C
fue desarrollado por Henry L. Gantt, a comienzos del D
siglo XX. Sus principios se han mantenido intactos y han
servido de base a los programas modernos.
To T1 T2 T3 Tt
En el gráfico, las distintas operaciones se representan por barras horizontales, de longitud equivalente a su duración, dibujadas
sobre un cronograma que muestra la ubicación de cada barra-operación en su real dimensión respecto de las respectivas
fechas de inicio y término. Ello permite precisar con gran exactitud, las diversas necesidades propias de cada operación dentro
de un proyecto, como el caso de los requerimiento de abastecimiento, la intervención de subcontratistas, las recepciones
parciales o finales de las obras, los flujos financieros, etc.
Una de las más notorias desventajas que presenta el método, utilísimo por lo demás, es que no permite una adecuada
visualización de las relaciones de interdependencia entre ellas, especialmente cuando se tiene un proyecto de más de 40
actividades, deficiencia que se supera en los otros métodos, según se explica más adelante.
El desarrollo de programas computacionales –softwares-, permite hoy en día, realizar un procesamiento rápido y seguro de los
mismos, desde la perspectiva del administrador de proyectos, transformándo las diversas aplicaciones de la Carta Gantt,en
una herramienta vital de su gestión.La flexibilidad del método, permite su mezcla con los otros sistemas, dependiendo el
objetivo o utilidad de los gráficos así generados, la forma cómo éstos se construyen.
3. EL MÉTODO CPM-PERT. Como se indicó el P.E.R.T., -método probabilístico-, ha alcanzado una gran difusión en el mundo
entero. En algunos países, como en los Estados Unidos de N.A., la administración pública sólo considera ofertas de aquellas
empresas del sector privado que se presentan a las licitaciones acompañanado planes y programas diseñadas de acuerdo a
estas técnicas. El proyecto APOLO, que permitió al hombre alcanzar la Luna, es un ejemplo de ello.
En la actualidad, se ha generalizado el empleo de un método mixto, que llamaremos CPM-PERT, el cual concentra todos los
beneficios de ambos métodos, con la ventaja adicional de permitir mostrar, con extrema claridad, las relaciones de
interdependencia entre las actividades del programa y por consiguiente, su secuencia constructiva.
Como en todo proceso de planificación, el método se inicia “descomponiendo” cada proyecto en una serie de operaciones -
etapas- o actividades, es decir tareas que necesitan, para su realización, diversos recursos,( mano de obra, materiales,
maquinarias, tiempo), considerando como característica fundamental su duración determinada a partir de la respectiva
cubicación y del rendimiento esperado de cada cuadrilla.
La representación gráfica de las actividades, originalmente era en un “arco”, que teniendo un “nodo inicial” y otro “nodo final”
propios y característicos, muestran de esta manera, saliendo o llegando a tales nodos, las relaciones de interdependencia o de
secuencia entre ellas.
A los nodos se les llama también “eventos o sucesos”. Como restricción, se debe tener presente que no puede haber, en un
mismo grafo, más de una actividad que tenga el mismo nodo inicial y final que otra.
Una o más actividades pueden compartir un nodo de inicio o de término, pero de manera que no se repitan los pares para más
de una operación. Más adelante, el arco fue remplazado por una “flecha”, de longitud variable, que podía contener alguna
información relacionada con la respectiva operación, a saber: nombre de la operación, duración, primeros y útlimos inicios o
términos y sus holguras
Posteriormente, como consecuencia del desa- .
rrollo de otras técnicas, aparece el NODO, rectángulo P.i Actividad P.t.
que concentra toda la información necesaria para un U.i. Duración U.t.
adecuado procesamiento de las mallas y permite una Nodo inicio Nodo término
lectura rápida de la ruta crítica, fechas críticas, holguras, etc. Método de las flechas
Pi Actividad Pt
Ui Duración Ut
Los métodos y técnicas CPM, aplicados a la industria de la construcción, contribuyen a diseñar, en términos de eficiencia y de
productividad, una estrategia óptima para ejecutar una determinada obra, responsabilidad que corresponde al profesional a
cargo de la administración integral del proyecto. Las técnicas de planificación, programación y control han sido “adaptadas” a
partir de aquellas utilizadas en procesos manufactureros, por lo que su utilización o aplicación debe acomodarse a las
características de las tales obras, en cuanto a instalaciones, cantidad y calidad de los recursos disponibles, condiciones locales
de clima o provisión de insumos, entre otras. En efecto, el proceso en la industria tradicional se desarrolla en un lugar
acondicionado para ejecutar las distintas etapas, en condiciones casi óptimas en aspectos vitales para el proceso, tales como la
ubicación de equipos, el abastecimiento de materias primas, las condiciones ambientales, todo ello bajo rigurosos sistemas de
supervisión o control de calidad en todas las etapas.
Además, el empleo de equipos y maquinarias especializadas y la participación de personal altamente capacitado en cada una
de sus etapas, contribuye a lograr los estándares de calidad especificados y al mejoramiento constante de los procesosTales
características y condiciones ambientales favorables a una buena producción, son difíciles de reproducir en terreno. Los
procesos constructivos se caracterizan porque, entre otras cosas, se realizan a la intemperie, con materiales no siempre
garantizados o certifuicados, con mano de obra eminentemente artesanal, sin capacitación, al tiempo que requieren el
desplazamiento constante de equipos y materiales por los diferentes frentes de trabajo,-por ejemplo por cada una de las
viviendas de un conjunto habitacional-, con todos los riesgos que ello supone. En todo caso, pese a todas las dificultades
previsibles, los planes y programas así concebidos contribuyen para que el Director del Proyecto, -Administrador de Obra-,
proceda a tomar decisiones correctas y oportunas.
PROGRAMACION Y CONTROL DE OBRAS 3
luisricardopena@gmail.com
Planificación, Programación y Control de obras. Luis Peña Z.
Su aplicación en Chile. Académico
Desde esta perspectiva, el mejor programa es el que se prepara con anticipación respecto del inicio de las faenas, vale decir,
aquel que ha considerado antecedentes completos y definitivos del proyecto, compatibilizado conocimientos, tecnologías y
experiencias, estas últimas aportadas tanto por quienes preparan los programas como por aquellos que tendrán la
responsabilidad de ejecutar las obras. Otra recomendación se refiere a que los planes y programas deben ser simples y
flexibles, vale decir, que se puedan adaptar a las diferentes contingencias que les suelen afectar.
Finalmente, los programas así concebidos, necesitan ser aceptados y conocidos -compartidos-, por todos quienes participan del
proceso: jefaturas, trabajadores, subcontratistas, financistas y proveedores, lo cual requiere de su más amplia difusión y
conocimiento.
Con la finalidad de establecer con claridad el sentido de ciertos conceptos que se utilizan en el presente documento, se
entenderá por “planificar”, el proceso de análisis y estudio de los procesos productivos, con el objeto de desglosar dichos
procesos, vale decir subdividirlos y especificar sus etapas, -actividades u operaciones-, más relevantes y representativas del
proceso. En la fase de planificación, se definirán los métodos constructivos y de control para cada operación y su
correspondiente asignación de recursos.
Por otra parte, se entenderá por “programar”, la instancia del estudio en la cual se les asigna el recurso tiempo a cada etapa
o actividad, en función de la cantidad de obra a ejecutar, los métodos constructivos a emplear en cada operación, la
conformación y rendimiento de las cuadrilla y la secuencia o interdependencia entre ellas.
Control” es supervisar – vigilar – los planes y programas, con el objeto de verificacar o comprobar el grado de cumplimiento
alcanzado en el proceso, evaluando constantemente sus resultados y revisando el comportamiento de los recursos asignados a
cada tarea; de este modo, es posible detectar las deficiencias del programa, las fallas, errores u omisiones cometidas durante el
estudio del proyecto, al tiempo que permite introducir los ajustes o modificaciones necesarias para superar los imprevistos.
Finalmente, está la “reprogramación”, proceso que consiste en ajustar los planes y programas en la medida que avanza la
ejecución de las obras. Es una instancia necesaria e ineludible en tanto las estrategias diseñadas antes de construir sufrirán
cambios debidos a situaciones no consiferadas al planificar o por imprevistas que se presentan por problemas locales de
abastecimientos, disponiblidad de mano de obra, fenómenos climáticos o por razones de causa mayor. Todo programa puede
ser modificado sin que ello implique alterar los plazos comprometidos, siempre y cuando se mantenga un procedimiento de
control periódico y sistemático a la evolución de los planes originales.
El empleo de las técnicas CPM, aplicadas a los procesos constructivos, obedece a la necesidad de alcanzar los mejores niveles
de eficiencia respecto de los recursos que se utilizan para materializar los proyectos.Con ello se consigue además optimizar el
aprovechamiento de materiales y de la mano de obra, evitando tiempos muertos, descordinaciones, accidentes o deterioros en
las instalaciones. Es lo que se conoce, en términos de industrialización, como “productividad”, desafío éste que además asegura
un adecuado comportamniento de la organización,-empresa, frente a las demandas del medio y la creciente competitividad en el
sector. Productividad, según la definición convencional, es el índice que equilibra la cantidad de recursos utilizados en el
proceso versus la producción alcanzada con ellos. El académico e investigador nacional Alfredo Serpel(2), la define “como una
medición de la eficiencia de los recursos que son administrados para completar un producto específico, dentro de un
plazo establecido y con un estándar de calidad dado”.
(2) Administración de Operaciones. A.Serpel B.Edic. Universidad Católica de Chile.1993.
La idea es poder evaluar, precisa y oportunamente, la manera como se desarrolla el proceso, incorporando las variaciones y
ajustes que hagan posible un permanente mejoramiento en los índices de productividad en la empresa, en la búsqueda de
lograr una mayor producción con los mismos recursos o, alternativamente, una misma cantidad de productos con el uso de una
menor cantidad de recursos. Ese es el desafío en el que las técnicas de planificación, programación y control, pueden prestar
una importante colaboración.
En la actividad de la construcción, lo que se persigue es asimilar los principios de tales procedimientos a una tecnología que
aún se mantiene con muchas características de tipo artesanal, fuertemente expuesta a contingencias externas al proceso, todas
de considerablemente gravitación al momento de la evaluación.
f) ASIGNACIÓN DE RECURSOS: Una vez realizado el estudio de métodos y aprobado éste por Gerencia Técnica, corresponde
asignar los recursos a cada operación. Se trata de disponer de los elementos técnicos, equipos, heramientas y personal más
apropiado para ejecutar eficientemente dichas operaciones. En ciertos casos, contar con un número limitado de equipos, -por
ejemplo sólo una grúa torre-, impedirá a la Empresa acometer obras simultáneas que también requieran de éste recurso, o bien
definirán la necesidad de arrendar otro si el caso lo amerita. Ambas situaciones deben quedar establecidas en el respectivo
estudio de costos.
g) LISTADO DE ACTIVIDADES: Las actividades u operaciones de un proyecto, representan cada una de las etapas del mismo.
Como se dijo, el desglose será más o menos ajustado a la realidad, en la medida que quién programa, conozca muy bien el
proyecto, posea la experiencia suficiente y maneje las técnicas CPM. Se trata de tener la capacidad para definir cada etapa,
suponer una secuencia lógica y conocer perfectamente el modo de respuesta de quienes las ejecutarán. El nivel del desglose
estará definido por la capacidad y metodología que se disponga para poder ejercer una decuado u oportuino control del mismo.
h) CUBICACIONES: Según la definición contenida en la Norma INN NCh 353, “Mensuras en obras de edificación”, cubicar es
determinar (calcular) la cantidad de obra que debe ejecutarse respecto de un determinado proyecto de construcción,
procedimiento que entrega una información esencial e importante para las diversas etapas del estudio de un proyecto. De esos
datos derivarán decisiones de gran peso para la gestión como tiempo o duración de cada tarea, cantidades o volúmenes de
obra a ejcutar, plazos comprometidos, sus costos directos e indirectos y el presupuesto general.
En ciertos casos la cubicación se encarga a profesionales externos y ajenos a la organización. En esa situación se debe
procurar que aquellos sean de plena confianza y reconocida habilidad pararealiza este tipo de estudios. Nuestra recomendación
es que se encarge la cubicación, preferentemente, quién estará a cargo de la ejecución del respectivo proyecto, empleando
métodos y sistemas confiables, dispuestos previamente por la Gerencia Técnica de la empresa.
i) SECUENCIA: El proceso constructivo debe ejecutarse tal como cualquier otro proceso industrial, es decir por etapas y de
modo secuencial, continuo o con las mínimas interrupciones. Lo importante es tener la suficiente capacidad como para definir
con precisión cada una de ellas. No siempre la secuencia serán exactamente igual en obras parecidas. Si se observa el modo
como se construyen, por parte de empresas diferentes, edificios de altura en el centro de la ciudad, se podrá apreciar que en
cada caso, los procedimientos y métodos constructivos son diferentes. Es cierto que hay una forma similar de acometer el
proceso, pero en muchos aspectos, cada obra es distinta de las otras. Entonces se debe diseñar una secuencia lógica
constructiva que responda a los recursos y capacidad de cada organización.
j) PREPARACION DEL PROGRAMA Y SUBPROGRAMAS: Superadas las etapas descritas hasta aquí, lo que corresponde
ahora es disponerese para elaborar el “Programa Maestro de Avance”(PMA). Este se ejecuta a partir de una “malla tipo”, que
podrá contener mayor o menor información dependiendo de la acuciosidad con que trabaja cadprofesional programador. En
cualquier caso, el PMA, establece los plazos más importantes que deben cumplirse en cada proyecto y sirve de base para
elaborar “subprogramas”, tales como el de abastecimientos, de contratación y despido de mano de obra, de financiamiento,
de proveedores, de subcontratistas, de autocontro, supevisión e inspección.
k) INFORMACION DE LOS PROGRAMAS: Una vez que se cuenta con el programa general o maestro, y los respectivos
subprogramas, debe ponerse en práctica una adecuada estrategia de información o difusión de éstos al interior de la
organización, específicamente respecto de sus alcances más relevantes, plazos de inicio y término, premios o incentivos,
multas o castigos, es decir, de todos los aspectos relevantes allí considerados. En consecuencia es conveniente preparar
diferentes informes, curvas o gráficos que contribuyan a presentar, con la mayor precisión, los hitos y eventos más relevantes
de las etapas, como así también la asignación de funciones y responsabilidades que corresponde a cada uno.
Se recomienda preparar gráficos, como cuadros de avance, curvas financieras y cronogramas, diseñados en función de quienes
recibirán finalmente dicha información, Vale decir, si el receptor será la Gerencia, conviene mostrar cifras o estadísticas
globales, que destaquen los aspectos que verdaderamente ineteresan a directores y ejecutivos de la empresa: montos
involucrados, plazos críticos, modalidad de financiamiento, resultados probables, compromisos externos, garantías
comprometidas, factibilidad y rentabilidad del proyecto o bien los recursos asignados. A su vez, a las jefaturas de terreno se les
hará entrega de los programas para cada especialidad, al igual que a subcontratistas, proveedores y transportistas.
mediante dicho asistente.. En el caso de utilizar la vista denominada Carta PERT, se puede también por esta vía, crear nuevas
tareas (basta un click en alguna de las operaciones existentes), vincular o desvincular actividades, reasignar recursos, diseñar
formato del nodo, entre otras múltiples opciones.
- IMPRIMIR, MODIFICAR, REPROGRAMAR.
Para imprimir la malla así constituída, se puede “ordenar” el dibujo en forma automática o manual. En este último caso, se pide
una vista preliminar del total de la malla y, mediante la ayuda del mouse, redibujarlo todo. Esta opción es muy útil cuando se
desea mostrar un programa relativamente ordenado, con una ruta crítica destacada, lo cual ayudará a un mejor seguimiento del
plan.
En ambas vistas, se puede acceder a cada tarea, (con doble clik), para modificar todo lo que sea necesario: calendario laboral,
precedencia, recursos, forma del dibujo, notas o especificaciones de cada operación, entre otras aplicaciones. Dado que la base
teórica del MSProject es el denominado “Método de precedencia modificado”, se puede asignar diversas formas de relación en
la vinculación entre las tareas, es decir, término-comienzo, comienzo-comienzo, -comienzo-término o término-término, con la
indicación del respectivo desfase. En cualquier caso, el cálculo del total del programa se realizará, de manera automática, en
una brevísima fracción de tiempo.
- ACERCA DEL CONTROL.
Finalmente, el control del progreso del MS Project es muy sencillo, pues una simple vista del programa, con los datos
actualizados del avance, permitirá verificar lo que sucede con todo el proyecto, situación especialmente delicada cuando se
detectan atrasos. El empleo de las líneas de base ayudará a escribir los datos reales del proyecto y permitirá comparar éstos
con los pronósticos inciales del mismo.
- CONCLUSIONES
MS project es una herramienta eficaz para elaborar programas, simples o complejos, con todas las potencialidades y
aplicaciones que un administrador de proyectos espera de ella. La rapidez en el acceso a sus diversos comandos, las variadas
opciones que ofrece su amplio menú de trabajo, el idioma español utilizado y la constante ayuda que se ofrece al usuario, han
conseguido, como otros softwares en ambiente Windows, su amplio posicionamiento en las más variadas empresas e
instituciones del sector.
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LUIS R PEÑA Z.
Supervisor empresa de ITO BAU S.A.
Relator DIPLOMADO INSPECCION TECNICA DE OBRAS – U MAYOR
Relator CURSO INSPCCION TECNICA DE OBRAS – CDT (CCHC)
Académico Universitario
ExDirector de la Escuela de Construcción Civil, U de V.
ExAcadémico de las Escuelas de C. Civil de la U.Andrés Bello y U. Central.
Especialista en planificación, programación y control de Obras.
Autor del Texto “Controles en Programación Rítmica”.
Consultor de Empresas y asesor en Inspección y Control de Calidad.
Director del Curso EXPERTO PROFESIONAL EN PREVENCION DE RIESGOS, U. de Valparaíso.
Relator de Capacitación y Especialización en estas materias, en el Centro Chileno de Productividad en la Construcción CPC, y en la División Perfeccionamiento
Profesional de la Empresas ONDAC Ltda., MENARD Ltda., y de la Cámara Chilena de la Construcción.