Instituto universitario de tecnología

De administración industrial

Ampliación Barcelona.

Tipos de
documentos

Profesora : Bachilleres:

Fannis Vallenilla. Ariadny Silva. C.I.: 26733896

Gonzalo Silva. C.I.: 28341747

 Carta empresarial:

La carta comercial es un documento privado, escrito y formal, que tiene

uso en el tráfico comercial con el objetivo de
mantener comunicación interempresarial con otros comercios para realizar por
ejemplo campañas conjuntas de publicidad u otras estrategias de marketing;
con los proveedores, para solicitarles productos o pedirles nuevos plazos de
pago u otras facilidades, o elevar una queja por retardo de cumplimiento o
algún defecto en la entrega; con la clientela, para ofrecerles beneficios, requerir
cuotas adeudadas, recordarles vencimientos; con el público en general, para
que conozcan la calidad de sus productos o su buena atención, o sus ofertas o
sus servicios de post venta.

La naturaleza de la carta comercial, es porque puede tratar de temas como:

 Acuses
 Alianzas
 Créditos
 Entregas
 Invitaciones
 Lista de materiales
 Pedidos
 Promociones etc.

Nuestras cartas comerciales deben contener los siguientes puntos:

 Remitente: Aquí incluiremos generalmente el membrete o logotipo de

nuestra empresa; irá el nombre de nuestra empresa, su dirección y el
teléfono o si tenemos, dirección de correo electrónico.
 Fecha: Aquí se indicará el lugar geográfico desde donde escribimos. La
fecha debe escribirse completa, sin abreviaciones.
 Destinatario: A continuación la dirección del destinatario. Aquí
pondremos el nombre de la empresa a que nos dirigimos
 Saludo inicial: De forma respetuosa, será la entrada de nuestra carta. ,
utilizaremos fórmulas sencillas como:

Muy señor mío:

Estimado Cliente:

En caso de dirigirnos a una empresa usaremos una expresión en Plural:

Muy Sres. Míos:

Apreciables clientes:

 Introducción: A continuación expondremos brevemente el motivo de

nuestra carta.
  El cuerpo: En esta sección expondremos los datos de lo que queremos
comunicar. Comenzaremos con los datos principales, luego datos
secundarios y podemos terminar exponiendo alguna ventaja de que lo
adquieran o contraten con nosotros.

Tipos

1. Profesional: la sangría es utilizada en el saludo y al inicio de todos los

párrafos.
2. Moderno: No es utilizada ninguna sangría y la carta empieza
inmediatamente en el costado izquierdo.
3. Evolucionado: es posible omitir tanto el saludo como la despedida más
allá de qué tipo de estilo sea elegido para el resto de la carta.
4. Moderno cambiado: es muy similar al estilo moderno sólo que la parte
final de la carta, es decir la despedida y la firma son escritas sobre el
costado derecho.

Existen otras formas de clasificar las cartas comerciales:

1. Informes: pueden ser de tipo personal, es decir que requiere a cierta

empresa referencias sobre determinada persona ya que ha trabajado en
la misma. También puede ser de tipo comercial, dichas cartas son
destinadas al personal que realiza las mismas actividades, informando
acerca de otros sujetos, sean estos proveedores, clientes, entre otros.
2. Pedido: pueden ser distinguidos cuatro modelos: carta de cobro, de
pedido de firma, de aceptación o cara de solicitud de información.
3. Reclamo: los reclamos pueden ser por pedido (se exponen ciertas
dificultades en la producción recibida, es enviada al proveedor de parte
del cliente) o reclamos de falta de pago (es escrita al cliente porque no
ha cumplido con las formas de pago estipuladas)
4. Comunicados internos: pueden ser diferenciados tres modelos:

 Circular: son comunicaciones que emiten cuestiones que pueden

interesar a todo el personal de una empresa.
 Saludo: se utiliza para realizar invitaciones particulares, como manera
de reconocimiento, entre otros
 Comunicaciones internas: estas son siempre acompañadas por un
certificado.

Una tercera clasificación de cartas comerciales podría ser la siguiente:

1. Carta de venta: estas cartas son redactadas en cualquier fase de la

compra y venta de productos. Algunos ejemplos son los pedidos,
reclamos, cobros.
2. Carta de RR.PP: son enviadas con la finalidad de estimular las
relaciones del ámbito comercial. Algunos ejemplos son cartas de
felicitaciones o invitaciones.
3. Varias: se puede encontrar una gran variedad de cartas en esta
clasificación. Por ejemplo de seguimiento, publicidades, recomendación
de personal.
 Memorándum:

Es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carácter

administrativo a personas de una empresa, institución o dependencia de
gobierno.

Tipos de memorandos:

 Memorandos directivos: En los que se dan instrucciones

 Notas de informes de estado o progreso: En las que se informa sobre
el estado o progreso de algún proyecto o evento.
 Notas del informe de viaje o de campo: En las que se documenta
información clave sobre eventos que se produjeron en el campo o
durante un viaje.
 Notas de respuesta: Donde usted proporciona la respuesta a una
pregunta.
 Memorandos de informes de laboratorio: Que detallan los resultados
y análisis de pruebas experimentos o estudios de laboratorio.
 Memorandos de las actas de la reunión: Donde se registra la
información clave y las decisiones tomadas durante una reunión de
organización formal.

Factura:

Es un documento mercantil que refleja toda la información de una

operación de compraventa.

Tipos de factura:

 Factura ordinaria:
Es aquella que documenta la entrega de artículos o la prestación de un
servicio, además de los precios e impuestos aplicados. También contiene todos
los datos que exigen las normativas de las leyes.
 Factura rectificativa:
Este tipo de factura es utilizada para la corrección de una anterior. Puede ser
porque no cumple con los requisitos promulgados por la ley o para la
devolución de envases, embalajes o productos. También se aplica cuando se
frecen descuentos o bonificaciones.
 Factura recapitulativa:
Estas sirven para colocar en una sola factura, varias operaciones
destinadas a una misma persona y estén emitidas en fechas diferentes pero en
un mismo mes. Cabe aclarar, que para que este tipo de factura sea válida, las
otras que se agregan a la recapitulativa, deben estar anuladas.
 Factura simplificada:
Es la que prueba la entrega de un artículo o producto e incluye pocos
datos, y preside de los que identifican al cliente o consumidor. Este solo
puede ser utilizada para importes reducidos y en ciertos casos.
 Convocatoria:

La convocatoria es citar o llamar a una o más personas para que

asistan a determinado lugar o acto.
Cheque:
Es un documento contable de valor en el que la persona que es
autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a
otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero
de su cuenta, la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la
presencia del titular de la cuenta bancaria.

Tipos de cheques:

 Cheque cruzado: es un cheque al cual se le trazan dos líneas rectas

paralelas y en diagonal en el frente. Al hacer esto el cheque no se puede
cobrar en efectivo y solo se puede depositar en una cuenta.
 Cheque al portador: se denomina "cheque al portador" al cheque que
no tiene especificado un beneficiario y puede ser cobrado por cualquiera
que lo tenga en su poder.
 Cheque a la Orden: es un cheque que solo puede cobrar el beneficiario
al cual fue hecho el cheque. Se puede endosar.
 certificado: El banco certifica que el cheque tiene fondos, reservando
los mismos hasta que sea cobrado.
 Cheque de caja: es un cheque expedido por una institución de crédito
para ser pagado en sus propias sucursales.
 Cheques de viajero: son los cheques expedidos por una institución
bancaria para ser pagados en alguna de sus sucursales dentro del país
o en el exterior.
 Cheque para acreditar en cuenta: cuando un cheque tiene escrita la
leyenda "para acreditar en cuenta", el mismo no podrá ser cobrado en
efectivo y tendrá que ser depositado en la cuenta.
 Cheque no a la orden: es un cheque que no se puede endosar y debe
cobrarlo para quien fue extendido.
 Cheques de pago diferido: constituyen una orden de pago librada a
una fecha futura.
 Cheque Cancelatorio: constituye un medio de pago asimilable a la
entrega de dinero en efectivo.