ManualUsuario MatriculasGrado Sep-2018

DIRECCION DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION Y Página: 1 de 22
COMUNICACION
PROCESO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Versión: 1.0
MANUAL DE USUARIO
UC-DTIC-CSI-FOR-005 Vigencia desde: 21-Mar-18
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Analista de Tecnologías de la Información Coordinador/a de Sistemas de Información Director de Tecnologías de
Información y Comunicación
Dirección de Tecnologías de la
Información y Comunicaciones
DTIC
MANUAL DE USUARIO
Instructivo para matrículas de

estudiantes de grado
Autor: Supervisor:
Ing. Yolanda Aucapiña Ing. María Eugenia Fajardo
Septiembre, 2018
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MANUAL DE USUARIO

Contenido
Acceso al sistema 3
Terminología 3
Procesos y Subprocesos 3
Inicio de sesión 4
Pasos para el registro de matrícula 4
1. Consideraciones generales 4
2. Selección del servicio académico 5
3. Ver información 5
4. Matricúlate 7
3.2. Ingreso de ficha socioeconómica 7
1. Datos personales 9
Ingresar dirección 9
Subir archivo 10
2. Educación secundaria 11
Establecer colegio de procedencia 11
3. Educación superior 12
4. Vivienda familiar 12
5. Bienes familiares 13
6. Integrantes 13
Buscar persona 14
7. Ingresos y egresos del grupo familiar 15
8. Documentación habilitante 16
Finalizar el proceso de registro de ficha socioeconómica 16
Imprimir la ficha socioeconómica 17
3.3. Selección de asignaturas 17
Finalizar registro de matrícula 19
Eliminar asignaturas registradas 19
Registrar aportes voluntarios 20
3.4. Pendiente de pago 21
3.6. Matriculados 21
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COMUNICACION
MANUAL DE USUARIO

Instructivo para matrículas de

estudiantes de grado
El presente instructivo detalla los pasos a seguir durante el proceso de matrícula de un
estudiante de grado en una carrera ofertada por la Universidad de Cuenca.
Acceso al sistema
Para acceder al sistema digite en el navegador de su preferencia la siguiente dirección:
http://estudiante.ucuenca.edu.ec.
Terminología
Procesos y Subprocesos
Proceso: Se refiere a cada uno de las etapas por los cuales pasa un estudiante para su
matrícula, por ejemplo: proceso de matrícula.
Subproceso: Se refiere el flujo de pasos que forman parte de un proceso, entre los principales
subprocesos constan:
Proceso Subprocesos
Ingreso de ficha socioeconómica
Matrícula Selección de asignaturas
Pendiente de Pago
Matriculados
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Inicio de sesión
Al ingresar a la url http://estudiante.ucuenca.edu.ec se presenta la siguiente página de inicio
de sesión, en la cual debe ingresar su dirección de correo institucional y la contraseña
correspondiente (información que fue enviada a su correo electrónico personal).
Pasos para el registro de matrícula

A continuación, se detalla los pasos que debe seguir un estudiante para registrar su matrícula.
1. Consideraciones generales
Lea con detenimiento las siguientes consideraciones previo a iniciar su proceso de matrícula.
● No finalice un subproceso si no está seguro de la información ingresada, una vez

finalizado NO se pueden realizar modificaciones.
● Al registrar la ficha socioeconómica, si en la sección “educación secundaria” no
encuentra en el listado la institución educativa en la cual estudió y/o el título de
bachiller obtenido diríjase a la Unidad de Matrícula y Admisión.
● Durante el registro de su ficha socioeconómica en la octava sección Documentación
habilitante si es usted menor de edad o extranjero la copia del certificado de votación
no es un documento obligatorio.
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COMUNICACION
MANUAL DE USUARIO

● Para finalizar el registro de su ficha socioeconómica, Usted debe hacer click en el

botón FINALIZAR, esta opción está habilitada en la sección 8 de la ficha. Recuerde que
una vez finalizado no se puede modificar la información.
● Durante el registro de matrícula las asignaturas para el nivel que le corresponda
aparecerán previamente cargadas, si elimina una asignatura NO podrá agregarla
nuevamente, adicionalmente tenga en consideración que si no cumple un número
mínimo de créditos puede perder la gratuidad. (ver Registro de matrícula).
2. Selección del servicio académico
Pasos:
1. Acceder a la opción MATRÍCULA del menú GRADO, el sistema presentará una tabla
que contiene la(s) oferta(s) en la(s) que podrá matricularse.
2. Seleccione la carrera dando clic sobre la fila correspondiente, que automáticamente

se resaltará en color azul.
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3. Dar clic en uno de los botones ubicados en la cabecera de la tabla, cuya funcionalidad
se describe en las siguientes secciones.
3. Ver información
Pasos:
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1. Seleccionar una oferta y dar clic en el botón VER INFORMACIÓN.
2. El sistema presentará una página que contiene la siguiente información:
a. Datos de la oferta: Incluye información general de la oferta como como nombre,

fechas de inicio y fin.
b. Procesos: Presenta el proceso de la oferta con sus respectivas fechas de inicio, fin
y los subprocesos que incluye , de los que se detalla el orden, nombre, tipo, fecha
inicio y fecha fin, debe tener en consideración que el sistema le permitirá acceder
a cada uno de los subprocesos solamente si se encuentra dentro de las fechas
establecidas para el mismo.
Los subprocesos incluidos son:
● Ficha socioeconómica: Permite el registro de la información solicitada en la

ficha de matrícula.
● Registro de matrícula: Consiste en la selección de asignaturas y el horario para
cada una, adicionalmente se le permitirá revisar el costo generado (si existe) e
indicar los valores para aportes voluntarios, si desea realizarlos.
● Generación de cobro: Este subproceso es realizado de forma automática por el
sistema, y consiste en la generación del cobro correspondiente a los valores
establecidos durante la matrícula en asignaturas.
● Pendiente de pago: Permite la impresión del comprobante de pago con el que
puede cancelar el valor de su matrícula.
● Matriculados: Si la matrícula no tuvo costo alguno o luego de cancelar el valor
generado usted se encontrará en este subproceso. Este paso puede tardar 48
horas posteriores al pago realizado.
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4. Matricúlate
Para iniciar el proceso de

2 matrícula seleccione una oferta y de clic en el botón MATRICÚLATE
con lo que el sistema presentará el primer subproceso a realizar.
La ventana presentada incluye, en la parte superior, un cuadro de selección que le permitirá

navegar entre los subprocesos y una barra que indica el avance respecto al total de
subprocesos.
3.2. Ingreso de ficha socioeconómica
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Este primer subproceso permite el registro de su información personal y familiar, la ficha

consta de ocho secciones que deben ser llenadas de forma completa para que el sistema le
permita finalizar y continuar al siguiente subproceso.
Durante el registro de la ficha es importante recuerde que:
● Puede seleccionar las diferentes secciones dando clic en la pestaña correspondiente

o con los botones ANTERIOR y SIGUIENTE ubicados tanto al inicio como al final de cada
sección.
● Para que el sistema permita modificar los datos de la sección previamente debe dar
clic en el botón EDITAR que se encuentra en cada una de las secciones tanto al inicio
como al final.
● El botón GUARDAR será habilitado cuando se ingresen todos los campos obligatorios
y ninguno de ellos contenga un error, en cuyo caso bajo el campo con un valor
incorrecto se presentará un mensaje que indica la causa del error o en otros casos se
presentará un mensaje en un rectángulo rojo.
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1. Datos personales
En esta primera sección ciertos datos básicos serán cargados de forma automática y no le será
posible editarlos, ingrese todos los datos solicitados y al terminar de clic en el botón
GUARDAR.
Ingresar dirección
El ingreso de una dirección se realiza mediante un formulario específico, por lo que debe
seguir los pasos que se indican a continuación:
1. Clic en el botón AGREGAR que se encuentra junto al campo, con lo que el sistema
presentará el formulario de ingreso.
2. Ingresar al menos el campo CALLE PRINCIPAL, y luego dar clic en el botón GUARDAR.
3. Al guardar el formulario se presentará la información registrada junto al campo

DIRECCIÓN y se le permitirá editar en caso de ser necesario.
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Subir archivo
Para cargar un archivo (en este caso una fotografía) realice lo siguiente:
1. En el componente ubicado junto al campo FOTO dar clic en el botón ELEGIR, el sistema
abrirá una ventana de navegación en la cual permite seleccionar un archivo.
2. Una vez seleccionado el archivo se presentará la imagen en la pantalla, si desea

eliminarlo de clic en el botón .
3. Clic en el botón subir para cargar el archivo.
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2. Educación secundaria
En esta sección se registra el colegio en el cual estudió, el título de bachiller obtenido, el año
de graduación, la nota registrada en su acta de grado y seleccionar el valor máximo sobre el
cual fue establecida su nota de graduación, la cual puede ser 10, 20 o 100.
Para seleccionar el colegio de procedencia y el título de bachiller revise los pasos descritos en
la siguiente sección. Si en el listado presentado no se encuentra la institución educativa o el
título de bachiller que usted requiere, por favor acérquese a la Unidad de Matrícula y
Admisión.
Establecer colegio de procedencia
Para registrar el colegio en el cual realizó sus estudios secundarios debe realizar lo siguiente:
1. Clic en el botón EDITAR ubicado junto a la etiqueta del campo para desplegar la
interfaz de búsqueda
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2. Ingresar un texto y presionar la tecla Enter con lo cual el sistema presentará los
resultados obtenidos, seleccione un registro, dando clic sobre la fila correspondiente,
luego de clic en el botón GUARDAR.
3. Al guardar el nombre del registro seleccionado se presentará junto al campo, si

requiere modificarlo repita los pasos descritos.
3. Educación superior
En esta sección deberá seleccionar la respuesta (si o no) a las dos preguntas planteadas
referentes a su educación superior.
4. Vivienda familiar
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En esta sección deberá ingresar información sobre la vivienda familiar, seleccione el tipo de
tenencia, la zona en la cual se encuentra ubicada, el material con el cual fue construida y el
tipo de edificación; busque y seleccione la ciudad en donde se ubica la vivienda siguiendo los
pasos descritos en Establecer colegio de procedencia, finalmente ingrese la dirección.
5. Bienes familiares
En esta sección deberá registrar los bienes de los que dispone el grupo familiar, los campos
que deberá ingresar son el número de propiedades renteras, no renteras y vacacionales;
número de vehículos y el valor acumulado del avalúo de los mismos (será 0 solamente si el
número de vehículos es 0); número de líneas telefónicas y seleccionar si dispone de servicios
de TV cable o similares (Si o no).
6. Integrantes
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Permite el registro de información general sobre los integrantes que componen el grupo
familiar, si usted es carga de un servidor de la Universidad de Cuenca deberá indicar los datos
de esta persona.
Para el registro del jefe de familia y el empleado/docente de la Universidad de Cuenca del

cual es carga (en caso de ser necesario) siga los pasos detallados en la sección Buscar persona
Buscar persona
Para ingresar o buscar una persona, deberá realizar lo siguiente:

1. Clic en el botón EDITAR ubicado junto a la etiqueta del campo, para desplegar el
formulario de ingreso.
2. Si el tipo de identificación seleccionado es CÉDULA luego de ingresar el número de clic
en el botón con lo que los datos de la persona se cargarán automáticamente, si

por el contrario, el tipo de identificación seleccionado es PASAPORTE deberá ingresar
los datos de la persona de forma manual siendo obligatorios la identificación, primer
nombre y primer apellido. Al terminar de clic en el botón GUARDAR
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3. Al guardar el nombre de la persona con su identificación aparecerán junto a la etiqueta

del campo, posteriormente podrá modificar los datos dando clic en el botón EDITAR o
eliminar la persona registrada dando clic en
7. Ingresos y egresos del grupo familiar
En esta sección se deben registrar los valores de ingresos y egresos del grupo familiar de
acuerdo a los rubros indicados, debe considerar que el total de ingresos debe ser mayor a 0
y mayor al total de egresos; si esto no se cumple se presentará un rectángulo en color rojo,
en la parte inferior del formulario, con un mensaje que indica el error detectado.
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8. Documentación habilitante
En esta sección se adjunta la documentación habilitante para la validación de tu matrícula en

la Universidad. Cada archivo debe estar en formato pdf. Por favor considera que el certificado
de votación es opcional para los casos que corresponda.
Para cargar los archivos en cada uno de los campos deberá realizar los pasos descritos en
Subir archivo.
El formato para la solicitud de matrícula dirigido al Decano de su Facultad puede descargarse

en esta misma sección, llene la solicitud, firme y agregue el documento firmado al sistema.
Finalizar el proceso de registro de ficha socioeconómica
Una vez realizado el registro de la información en cada sección de la Ficha Socioeconómica

puede finalizar su registro de datos dando clic en el botón FINALIZAR que se encuentra en la
sección 8 de la ficha, es importante recordar que una vez finalizada NO se puede realizar
cambio alguno en la información registrada y automáticamente avanzará al subproceso de
REGISTRO DE ASIGNATURAS.
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Imprimir la ficha socioeconómica
Una vez finalizado el registro de su ficha socioeconómica se presentará en la parte final de

cada una de las secciones el botón imprimir, que al dar clic abrirá una nueva ventana en la
que se encuentra la ficha en formato pdf.
3.3. Selección de asignaturas
El siguiente subproceso es el registro de asignaturas, de manera automática le aparecerán

cargadas las asignaturas ofertadas para el ciclo que le corresponda de la carrera.
a. Asignaturas registradas: Presenta el listado de las asignaturas en las que será

matriculado con su respectivo horario.
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b. Detalle de costos: Muestra los costos generados por matrícula (en caso de existir)
además le permitirá registrar los aportes voluntarios para FEUE o ASO ESCUELA y
presentará el total a pagar.
c. Resumen de gratuidad: Presenta información sobre la gratuidad de la matrícula, y

ciertos criterios que pueden ser la razón por la cual su matrícula tiene un costo.
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Finalizar registro de matrícula
Siempre que todas las asignaturas tengan un horario establecido en la parte final del
formulario se presentará el botón CONTINUAR, al dar clic en este se finalizará el registro de
matrícula.
En base al valor del campo TOTAL A PAGAR pueden darse los siguientes casos:
1. Si el total a pagar es 0: El sistema pasará automáticamente al subproceso

Matriculados . Lo que concluye su proceso de matrícula.
2. Si el total a pagar es mayor a 0: El sistema cambiará al subproceso Pendiente de pago

en el cual se le permitirá descargar la orden de pago correspondiente. Una vez
cancelado los valores correspondientes automáticamente el sistema le pasará al
subproceso Matriculados.
Eliminar asignaturas registradas
Previo a eliminar una asignatura registrada debe considerar que no podrá agregarla
nuevamente y si no cumple el número de mínimo de horas especificado en la sección
RESUMEN DE GRATUIDAD su matrícula tendrá un costo.
Si está seguro de eliminar una o varias de las asignaturas realice lo siguiente:
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1. Marque la casilla correspondiente a la(s) asignatura(s) que desea eliminar, luego de

clic en el botón ELIMINAR.
2. En el cuadro de confirmación presentado de clic en el botón ACEPTAR.
NOTA: Es necesario que esté completamente seguro que desea eliminar una asignatura de su
matrícula, este proceso es irreversible.
Registrar aportes voluntarios
Si desea registrar un aporte voluntario tanto para FEUE como para ASO ESCUELA realice lo
siguiente:
1. De clic sobre la celda que corresponde a la columna SUBTOTAL con lo que se le

permitirá ingresar un valor.
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COMUNICACION
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2. Dar clic fuera de la celda con lo cual el sistema presentará una ventana de cargando
mientras calcula el nuevo valor de TOTAL A PAGAR.
3.4. Pendiente de pago
En este subproceso se le permitirá descargar la orden de pago con la que podrá efectuar el
pago correspondiente.
Para imprimir su papeleta de pago de clic en el botón DESCARGAR, esto abrirá una nueva
ventana que contiene el documento en formato pdf.
3.6. Matriculados
Si existió un valor a pagar una vez se haya procesado su pago, lo cual puede tardar hasta 48
horas luego de realizado, su registro pasará automáticamente del subproceso PENDIENTE DE
PAGO a MATRICULADO, lo cual indica que usted cumplió todos los pasos establecidos y el
proceso de matrícula culminó con éxito.
En este subproceso se le permitirá descargar la FICHA DE MATRÍCULA y el COMPROBANTE DE

MATRÍCULA dando clic en los botones correspondientes.
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COMUNICACION
MANUAL DE USUARIO

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Matrícula Selección de asignaturas

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Pasos para el registro de matrícula

● No finalice un subproceso si no está seguro de la información ingresada, una vez

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● Para finalizar el registro de su ficha socioeconómica, Usted debe hacer click en el

2. Selección del servicio académico

2. Seleccione la carrera dando clic sobre la fila correspondiente, que automáticamente

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

1. Seleccionar una oferta y dar clic en el botón VER INFORMACIÓN.

2. El sistema presentará una página que contiene la siguiente información:

a. Datos de la oferta: Incluye información general de la oferta como como nombre,

Los subprocesos incluidos son:

● Ficha socioeconómica: Permite el registro de la información solicitada en la

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Para iniciar el proceso de

La ventana presentada incluye, en la parte superior, un cuadro de selección que le permitirá

3.2. Ingreso de ficha socioeconómica

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Este primer subproceso permite el registro de su información personal y familiar, la ficha

Durante el registro de la ficha es importante recuerde que:

● Puede seleccionar las diferentes secciones dando clic en la pestaña correspondiente

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

3. Al guardar el formulario se presentará la información registrada junto al campo

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

2. Una vez seleccionado el archivo se presentará la imagen en la pantalla, si desea

3. Clic en el botón subir para cargar el archivo.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Establecer colegio de procedencia

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

3. Al guardar el nombre del registro seleccionado se presentará junto al campo, si

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Para el registro del jefe de familia y el empleado/docente de la Universidad de Cuenca del

Para ingresar o buscar una persona, deberá realizar lo siguiente:

2. Si el tipo de identificación seleccionado es CÉDULA luego de ingresar el número de clic

en el botón con lo que los datos de la persona se cargarán automáticamente, si

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

3. Al guardar el nombre de la persona con su identificación aparecerán junto a la etiqueta

eliminar la persona registrada dando clic en

7. Ingresos y egresos del grupo familiar

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

En esta sección se adjunta la documentación habilitante para la validación de tu matrícula en

El formato para la solicitud de matrícula dirigido al Decano de su Facultad puede descargarse

Finalizar el proceso de registro de ficha socioeconómica

Una vez realizado el registro de la información en cada sección de la Ficha Socioeconómica

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Imprimir la ficha socioeconómica

Una vez finalizado el registro de su ficha socioeconómica se presentará en la parte final de

3.3. Selección de asignaturas

El siguiente subproceso es el registro de asignaturas, de manera automática le aparecerán

a. Asignaturas registradas: Presenta el listado de las asignaturas en las que será

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c. Resumen de gratuidad: Presenta información sobre la gratuidad de la matrícula, y

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Finalizar registro de matrícula

1. Si el total a pagar es 0: El sistema pasará automáticamente al subproceso

2. Si el total a pagar es mayor a 0: El sistema cambiará al subproceso Pendiente de pago