MANUAL DE SELECCIÓN POR COMPETENCIAS

DISTRIBUIDORA LAP

RAIGOSA VILLADA YAMILE STELLA

CC. 39.385.795

GESTION DE TALENTO HUMANO POR COMPETENCIAS METODOLOGIA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

MEDELLIN

2019
TABLA DE SELECCIÓN

1. Introducción
2. Objetivo del Manual de Selección Por Competencias.
3. Alcance.
4. Aplicabilidad del manual.
5. Niveles de autoridad y autonomía en la organización a la hora de tomar decisiones sobre los procesos
de selección, promoción y vinculación.
6. Responsables.
7. Cómo se estructura.
8. Políticas para la búsqueda del talento humano.
9. Etapas del proceso.
10. Notificación /creación de la vacante.
11. Revisión / creación del Perfil del cargo.
12. Perfil de las competencias organizacionales.
13. Revisión fuentes de reclutamiento: Internas (Promoción o ascenso) o externas (vinculación)
14. Mecanismos de publicación de vacantes.
15. Modelo hoja de vida propia.
16. Diseño aviso de publicación.
17. Revisión de hojas de vida / postulaciones internas.
18. Mecanismos de análisis: CUMPLE / NO CUMPLE
19. Creación bases de datos de candidatos.
20. Elección de instrumentos de medición, según: ¿Qué se quiere medir? ¿A quiénes se quiere evaluar?
¿Cuántos serán evaluados? ¿Cómo serán entrevistados? ¿Quiénes participarán del proceso?
21. Referenciación: laboral, académica, personal enfocada en sus competencias.
22. Formato de referenciación.
23. Decisión de contratar / promover a un cargo.
24. Notificación en caso positivo: lista de documentos de vinculación.
25. Notificación en caso negativo: modelo carta de agradecimiento por participar en el proceso.
26. Glosario.
27. Documentos de referencia
1. INTRODUCCIÓN

El recurso humano es el elemento más importante con el que cuenta Distribuidora LAP; por ello, la calidad
del personal es la que determina que esta organización sea eficiente en un mundo de muchas necesidades
sociales. Por lo tanto, es de vital importancia realizar un proceso sano, responsable transparente y
profesional de reclutamiento y selección de personal, que permita dotar a la Institución de personas con
el perfil idóneo a las necesidades de ésta, y que puedan generar un buen aporte para la mayor eficiencia
de la misma; especialmente se realiza de acuerdo a las necesidades de todas las áreas, con los requisitos
de los perfiles y el requerimiento del personal que corresponde a cada área y plasmar de forma clara el
proceso de selección del área de talento humano ya que es un proceso de gran responsabilidad e
importancia identificando y seleccionando a los candidatos que cumplan con los requisitos, teniendo en
cuenta las decisiones que finalmente tome el área que requiera del personal por seleccionar.

Este Manual sirve como herramienta para la selección de candidatos hasta llegar a una muestra mínima
que cumplan con las especificaciones del cargo que contribuyan de manera positiva al logro de los
objetivos y metas de la Distribuidora LAP y por ende con el cumplimiento de la Misión y los Objetivos de
la misma, y será guardado por el área de gestión humana quien deberá revisar y actualizar cada vez que
sea necesario según la estructura organizacional y las funciones del área teniendo en cuenta la
normatividad vigente.
2. OBJETIVO DEL MANUAL DE SELECCIÓN POR COMPETENCIAS.

Este Manual tiene como objetivo para la Distribuidora LAP, lo siguiente.

 Disponer de un documento técnico que sirva de guía a la institución, para identificar e incorporar
personal idóneo de acuerdo a las necesidades de las diferentes áreas de la organización.

 Establecer los lineamientos normativos que permitan llevar a cabo el proceso de reclutamiento y
selección de personal, así como estándares de medición a través del empleo de herramientas
idóneas como (entrevistas, pruebas psicológicas cuando sea posible, pruebas técnicas,
investigación referencias etc.

 Sistematizar el proceso de reclutamiento y selección, en todos los niveles jerárquicos y/o unidades
organizativas.

 Construir altos niveles de responsabilidad y compromiso en cada una de las áreas que actúan en
el proceso de selección de personal, lo que permitiría realizar una excelente selección de personal.

 Aprovechar las habilidades y cualidades cada uno de los aspirantes que se presenten a cualquier
proceso de selección a la Distribuidora LAP.

3. ALCANCE Y APLICABILIDAD DEL MANUAL.

Este Manual se puede aplicar desde la Dirección General de la Distribuidora LAP y en general a todas las
áreas que requieran personal para el desempeño de actividades y funciones, adicional a las personas que
lleguen por primera vez a solicitar ocupar cualquier vacante dentro de la compañía.

4. NIVELES DE AUTORIDAD Y AUTONOMÍA EN LA ORGANIZACIÓN A LA HORA

DE TOMAR DECISIONES SOBRE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN, PROMOCIÓN
Y VINCULACIÓN.

El fundamento Legal de este Manual se basa en el Código Sustantivo del Trabajo.

El contenido de este Manual es para ser aplicado en todo el personal que trabaja para la Distribuidora
LAP.

La Dirección General a través del Líder de Gestión de Talento Humano tiene la responsabilidad de vigilar
que todo el personal que ingrese a la Distribuidora LAP cumpla con los perfiles requeridos para los cargos
de la misma.

El área de Gestión de Talento humano está autorizada por la Dirección general para que tengan los perfiles
de los cargos para atender los requerimientos del personal que se solicite en cada área.
5. RESPONSABLES.

Durante el proceso de Reclutamiento y Selección la documentación que se genere será protegida por el
área de gestión de Talento humano con el fin de garantizar su confidencialidad.

El área de Gestión de Talento Humano es responsable de reclutar a todos los candidatos que se presenten
a través de bolsas de empleo, publicaciones de periódico y la agencia pública de empleo del SENA.

El área de Gestión de Talento Humano es responsable de aclarar cualquier tipo de duda que se presente
en el momento de interpretar las actividades que se encuentran descritas dentro del Manual.

6. CÓMO SE ESTRUCTURA.

El proceso de selección se estructura de acuerdo a la cantidad de candidatos que se postulen a un cargo

y que sean preseleccionados; el tiempo del proceso hasta que sea seleccionado.

7. POLÍTICAS PARA LA BÚSQUEDA DEL TALENTO HUMANO.

El área de Gestión de Talento Humano tiene como propósito velar por el mejoramiento continuo del
proceso de capacitación, reclutamiento, selección, inducción y promoción del personal de la Distribuidora
LAP; procurando que se mantenga una organización preparada para responder al cambio, con el fin de
optimizar la calidad de trabajo.

8. ETAPAS DEL PROCESO.

La vacante se genera cuando el cargo se encuentra disponible, lo que permite que

comience el proceso de selección.

Se estipulan cargos de vacantes definitivos cuando hay ausencia de finitima de los

trabajadores debido a ascensos, terminación de contratos de trabajo, retiros voluntarios,
muerte del empleado o los creados según las necesidades de cada área de la
Distribuidora.

Se estipulan cargos vacantes temporales cuando de manera temporal están ausentes

los empleados titulares en el caso de permisos y licencias.

Es obligación de cada área establecer los requerimientos necesarios para ocupar un

cargo en donde se presente una vacante.
9. NOTIFICACIÓN /CREACIÓN DE LA VACANTE.

La vacante se genera cuando el cargo se encuentra disponible, lo que permite que

comience el proceso de selección.

Se estipulan cargos de vacantes definitivos cuando hay ausencia de finitima de los

trabajadores debido a ascensos, terminación de contratos de trabajo, retiros voluntarios,
muerte del empleado o los creados según las necesidades de cada área de la
Distribuidora.

Se estipulan cargos vacantes temporales cuando de manera temporal están ausentes

los empleados titulares en el caso de permisos y licencias.

Es obligación de cada área establecer los requerimientos necesarios para ocupar un

cargo en donde se presente una vacante.

10. REVISIÓN / CREACIÓN DEL PERFIL DEL CARGO.

De acuerdo a las necesidades de cada área se crea las especificaciones del perfil de
cargo, donde se describe cuáles son las habilidades y destrezas que debe tener el
candidato que desempeñará el cargo.

Los requerimientos que deben cumplir los candidatos deben coincidir con el perfil de
cargo autorizado tanto por el área como la gerencia de la Distribuidora.

11. PERFIL DE LAS COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES.

El perfil de competencias organizacionales describe un conjunto de obligaciones y

competencias que debe tener una persona para desempeñarse de una manera eficiente
y adecuada dentro de un cargo específico.

Dentro de las competencias requeridas se puede estipular un conjunto de habilidades,

rasgos y actitudes que debe tener la persona que ocupará el cargo para realizar su
trabajo.

Los perfiles deben ser actualizados de manera constante, esta información es dinámica
ya que los requerimientos de la distribuidora pueden cambiar en el transcurso del tiempo,
dependiendo la demanda del mercado y del entorno, es necesario como mínimo 1 año
de validez para estos perfiles.
 12. REVISIÓN FUENTES DE RECLUTAMIENTO: INTERNAS (PROMOCIÓN O
ASCENSO) O EXTERNAS (VINCULACIÓN)

Fuentes de Reclutamiento

La fuente de reclutamiento de candidatos para la contratación se tomará de la Agencia

Pública de Empleo del SENA como principal, Bolsas de empleo virtual como
Elempleo.com y Computrabajo.

El área de Gestión de Talento Humano es responsable de constituir las técnicas y las

fuentes de reclutamiento que utilizará para integrar la propuesta del personal a
seleccionar.

El proceso de reclutamiento es únicamente responsabilidad del área de gestión de

talento humano.
El área de gestión de talento humano estará capacitada para reclutar personal de
acuerdo a los perfiles de cargo y las necesidades de todas las áreas de la distribuidora
LAP.

Para reclutar a candidatos externos se reciben las hojas de vida en físico o al correo
electrónico del área de talento humano quedando en una base de datos quedando como
potenciales aspirantes durante seis meses para ocupar una vacante.

En cualquier área se pueden proponer candidatos siempre y cuando haya una vacante
por ocupar con previa autorización del área de gestión de talento humano, además el
candidato debe cumplir el perfil del cargo vacante.

Los candidatos reclutados deben aprobar los exámenes médicos que se les aplique.

13. MECANISMOS DE PUBLICACIÓN DE VACANTES.

Este tipo de publicación debe ser de carácter público, puede ser en la Agencia Pública
de Empleo del SENA, en la página web de la distribuidora, en elempleo.com,
computrabajo.

Determinar el contenido de las publicaciones en donde se informe el nombre del cargo,

requisitos de experiencia, de estudios, personales, correo electrónico del área de talento
humano que recepcionará las hojas de vida para seleccionarlas para la posterior
entrevista.

15. MODELO HOJA DE VIDA PROPIA.

 DISTRIBUIDORA L A P
DATOS PERSONALES

2°
CEDULA EXPEDIDA 1° APELLIDO APELLIDO NOMBRE COMPLETO

FECHA DE NACIMIENTO LUGAR DE NACIMIENTO ESTADO CIVIL

DIA MES AÑO

DIRECCION CIUDAD TELEFONO CELULAR

TIPO DE SANGRE -
CORREO ELECTRONICO RH

ESTUDIOS

CONVALIDACION
TITULO OBTENIDO INSTITUCION AÑO
DE TITULOS

REFERENCIAS PERSONALES
NOMBRE DEL TRABAJO PROFESION TELEFONO

INFORMACION LABORAL
TIEMPO DE
NOMBRE DE LA EMPRESA CARGO TELEFONO SERVICIO

OTROS ESTUDIOS REALIZADOS

NOMBRE ENTIDAD TIEMPO
16. DISEÑO AVISO DE PUBLICACIÓN

En Recursos Humanos una vacante es aquella que se genera cuando una plaza que se
encuentra dentro de la estructura organizacional es desocupada por la persona que la
ocupaba por diferentes motivos como renuncia, despido, promoción, etc., o bien, cuando
se crea por necesidades de la empresa para dar respuesta a la operación.

Cada una de las plazas existentes dentro de la organización cuenta con requerimientos
específicos en cuanto a escolaridad, experiencia, conocimientos, habilidades, idiomas,
perfil de la persona, funciones, entre otras y son todos estos requerimientos los que se
difunden para atraer candidatos potenciales.
17. REVISIÓN DE HOJAS DE VIDA / POSTULACIONES INTERNAS.

Revisión y Análisis de las Hojas de Vida

Selección Interna

Es un proceso de selección que busca entre los aspirantes aquellos que tienen
capacidades y conocimientos que pueden llegar a ser contratados, se facilita este
proceso por el trabajo dentro de la empresa, para ello es indispensable revisar su hoja
de vida.

Otra modalidad es Ascenso automático consiste en que un trabajador cumpla con los
requisitos de educación, experiencia y el perfil del cargo a ocupar, este trámite será
comprobado por el área de Gestión de Talento Humano, adicionalmente es necesario
que no haya tenido faltas del reglamento interno de trabajo seis meses antes de ser
cambiado de cargo.

Promociones

Para participar en este tipo de selección, el candidato debe hacer trabajado dentro de la
Distribuidora como mínimo seis meses, estos candidatos internos debe avisar a su jefe
inmediato de su interés en participar en la promoción, con el fin de tener permiso en el
momento de la disponibilidad de tiempo para realizar todo el proceso.

Recepción y análisis de las hojas de vida.

Dentro del área de gestión de talento humano se recibe y se revisa todas las hojas de
vida de los candidatos interesados en la vacante del cargo.

La solicitud debe presentarse en el área de gestión de talento humano, dentro del plazo
de la convocatoria, luego de ello el área encargada dispone de una semana para revisar
la hoja de vida y luego solicitará el examen o en su defecto se dispondrá de un ascenso
automático.

Selección Externa

Este proceso se debe convocar por escrito por fuera de la empresa, utilizando los medios
antes descritos tomando como prioridad a la Agencia Pública de Empleo del SENA como
el medio más efectivo quedando la responsabilidad en el área de gestión de talento
humano el reclutamiento y la selección del personal.

Dentro de las fuentes de reclutamiento externas se puede dar en universidades,

consultorías, contactos y/o recomendaciones, bolsas de empleo.
Entrevista Preliminar

Se hace una entrevista preliminar con el fin de confirmar los datos obtenidos
en dicha solicitud, la idea es tener
contacto visual con el candidato y observarle las conductas de éste. Durante su
desarrollo se proporcionará al candidato, información con respecto a la vacante,
condiciones de trabajo, sueldos,etc.
Si en la requisición se piden algunos documentos como título profesional, carta de
recomendación, cédula, licencia de conducir, antecedentes disciplinarios y de policía,
etc. Ésta es la fase indicada para reconocer si el candidato cuenta con ellos

Análisis de Hoja de vida

Se analizarán las hojas de vida clasificadas dentro de un primer filtro luego de

realizarse las entrevistas iniciales con base en las exigencias del perfil buscado. En esta
etapa, se irá separando toda aquella hoja de vida que cumpla con los
requerimientos del perfil solicitado y se compararán los perfiles entre sí. Será
clasificada la hoja de vida que cumpla con un mínimo de ochenta por ciento (80%) de los
requisitos solicitados por el Área de trabajo solicitante en cuanto a: Experiencia en el
área, experiencia en el puesto, formación académica, sexo, edad, conocimientos
específicos.

Selección de Posibles Candidatos

Dentro del proceso de selección externa, la tarea inicial será hacer una evaluación y
selección de hojas de vida de los aspirantes a convertirse en posibles candidatos a
ocupar un puesto vacante en la Distribuidora LAP.

Citación a Candidatos a Entrevista

Se citara a los candidatos elegibles, notificándoles el día, hora, fecha y quién le

entrevistará, si no se pudiera concretar la entrevista, se deberá analizar si es
conveniente, una posible fecha, siempre y cuando no atrase el proceso.

Realización de la entrevista

Se realizara una entrevista a los candidatos con base en las especificaciones del cargo.
La entrevista será planificada, y tendrá una estructura que permita llevar una secuencia
general para todos los candidatos con el fin de establecer un mismo tipo de entrevista.

Los pasos de este proceso son:

Estudio de la hoja de vida, estudio de requerimientos del área solicitante.

Y las preguntas que se les hará a cada candidato son: Datos personales, experiencia
laboral, educación, capacitaciones, uso del tiempo libre, como se conforma la familia,
18. MECANISMOS DE ANÁLISIS: CUMPLE / NO CUMPLE

19. CREACIÓN BASES DE DATOS DE CANDIDATOS.

Crear una base de datos de candidatos ahorra tiempo de selección y permite encontrar
candidatos más cualificados.

Para esta estrategia se puede tener en cuenta las siguientes condiciones:

Establecer prioridades con vacantes difíciles de cubrir, lo que ayudara a reducir el coste
de contratación y duración del proceso.

Filtra buscando los mejores. Ahorra tiempo, hay que averiguar a través de contactos si
encaja el tipo de perfil que se está buscando.

Conseguir el apoyo de los responsables de contratación.

Organización: Control de candidatos contactados, sus respuestas y nivel de interés.
Trata a los candidatos con respeto.

Personalización del mensaje.

Mantén tu visibilidad y accesibilidad.

Empápate de la cultura del networking.

Establece objetivos claros para tu equipo.

Medir los avances.

Reconocer los éxitos.

20. ELECCIÓN DE INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN, SEGÚN: ¿QUÉ SE QUIERE

MEDIR? ¿A QUIÉNES SE QUIERE EVALUAR? ¿CUÁNTOS SERÁN EVALUADOS?
¿CÓMO SERÁN ENTREVISTADOS? ¿QUIÉNES PARTICIPARÁN DEL PROCESO?

La elección de estos instrumentos debe ser alineada con los objetivos estratégicos de la
organización dependiendo las características psicométricas y las no psicométricas como
por ejemplo, su apariencia o su formato grupal o individual, el tiempo requerido para
aplicarlas o costo de utilización.

21. REFERENCIACIÓN: LABORAL, ACADÉMICA, PERSONAL ENFOCADA EN SUS

COMPETENCIAS.

Se verifica los datos dejados en la hoja de vida con todos los soportes.
22. FORMATO DE REFERENCIACIÓN

Ver documento anexo.

23. DECISIÓN DE CONTRATAR / PROMOVER A UN CARGO.

Luego de haberse terminado el proceso de reclutamiento y selección complementándolo

con los resultados obtenidos en los exámenes de habilidades y conocimientos se puede
evaluar a los distintos candidatos para elegir cual es el más adecuado.

Todos los candidatos tienen ventajas y desventajas en su persona, pero la idea principal
es tratar de escoger la persona que pueda desempeñarse mejor en el puesto de trabajo
y en la distribuidora.

24. NOTIFICACIÓN EN CASO POSITIVO: LISTA DE DOCUMENTOS DE

VINCULACIÓN.

• Solicitud de empleo
• Hoja de vida
• 2 fotos
• 2 fotocopias de la cedula de ciudadanía
• Fotocopia de la libreta militar
• Certificados de aportes y permanencia de EPS y AFP
• Fotocopia de certificado de estudios
• Certificado antecedentes disciplinarios
• Certificado judicial
• 2 referencias laborales
• 2 referencias personales (no familiares)
• Exámenes de ingreso

DOCUMENTACIÓN PARA AFILIACIÓN BENEFICIARIOS A EPS Y CAJA DE

COMPENSACIÓN FAMILIAR

NOTA: El registro civil de nacimiento para menores de 7 años, el NUIP debe ser numérico
(NO ALFANUMERICO) PARA CAMBIO DIRIGIRSE A LA REGISTRADURIA DEL
ESTADO CIVIL

DOCUMENTACIÓN PARA DESCARGA

Declaración juramentada privada Hijos para CCF

Formato de afiliación padres CCF

CASADOS:

Registro civil de matrimonio

 Documento de identidad del y/o la cónyuge
Registro civil de nacimiento de los hijos
Copia de la tarjeta de identidad de los hijos (mayores de 7 años)
Certificado de escolaridad de los hijos (mayores de 12 años)
Declaración extra juicio de dependencia económica, cuidado de los hijos con respecto
al trabajador

UNION LIBRE:

Declaración extra juicio de dependencia económica, convivencia de los hijos

y convivencia mayor a dos años
Documento de identidad del y/o la cónyuge
Registro civil de nacimiento de los hijos
Copia de la tarjeta de identidad de los hijos (mayores de 7 años)
Certificado de escolaridad de los hijos (mayores de 12 años)
Nota: El ingreso base de cotización para obtener el beneficio de la cuota monetaria y/o
subsidio familiar debe ser menor a 4 salarios mínimos legales vigentes, incluyendo el IBC
del cónyuge y/o compañero

SI EL CONYUGUE TRABAJA ANEXAR:

Certificación laboral del cónyuge del trabajador donde indique salario, fecha de ingreso
y si recibe o no subsidio por los hijos, debe ser expedida, en papel membreteado, con el
sello de la empresa y con una vigencia no mayor a 30 días
NOTA: los hijos que sean mayores de 19 años pueden afiliarse por servicios; no serán
beneficiarios del subsidio familiar así estén estudiando.

POR PADRES MAYORES DE 60 AÑOS:

Copia del registro civil del asociado legible

Fotocopia de la cedula de ciudadanía de los padres
Declaración extra juicio rendida por parte de los padres donde certifique convivencia,
dependencia económica con respecto al asociado, que no recibe pensión, renta ni
subsidio alguno
Certificado de supervivencia no mayor a 30 días
POR HIJOS DISCAPACITADOS:

Certificación médica de incapacidad permanente expedida por la IPS autorizada

HIJOS ENTRE 18 Y 25 AÑOS:

Fotocopia de la cedula de ciudadanía

Certificado de estudio donde certifique intensidad horaria (diurna, instituto de educación
formal aprobado por el ICFES)
Registro civil de nacimiento
Declaración extra juicio de dependencia económica rendida por el trabajador asociado
Esta documentación de su grupo familiar y beneficiarios es RESPONSABILIDAD del
trabajador para afiliar a su grupo familiar a EPS y CAJA; si usted no recepciona estos
documentos, TEMPORALES INTEGRALES S.A.S. no se hará responsable por la no
prestación de los servicios de estas entidades.

25. NOTIFICACIÓN EN CASO NEGATIVO: MODELO CARTA DE AGRADECIMIENTO

POR PARTICIPAR EN EL PROCESO.

Bogotá, Julio de 2016

Señor(a) Jennifer Velásquez Zapata

La Ciudad

En nombre de Distribuidora LAP queremos agradecerle su interés y participación en el

proceso de selección adelantado en la compañía. Si bien por las necesidades actuales
de la Organización y para este proceso específico no fue seleccionado, estamos seguros
que por sus cualidades personales y laborales podemos contar con usted en futuros
procesos que representen una nueva oportunidad en la Compañía.

De nuevo muchas gracias.

Cordialmente,

Diana Torres y Diana Hurtado

Área de Gestión de Talento Humano

26. GLOSARIO.

Aspirante: Persona que se postula para ser incluido(a) en el proceso de

reclutamiento o promoción.

Aptitud: Es la potencialidad o predisposición de la persona para desarrollar una

habilidad o un comportamiento. La aptitud es innata. La aptitud debidamente
ejercida a través de la práctica se transforma en capacidad.

Candidato(a): Aspirante que cubre el perfil del puesto y está propuesto(a) para la
ocupación del puesto.

Capacidad: Son las habilidades y destrezas teóricas y/o prácticas que posee el
trabajador para poder desempeñar satisfactoriamente su puesto.

Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes. Contrato

Individual de Trabajo: Formato único que se elabora para contratar a los trabajadores por
periodos prologados o en plazas definitivas
Perfiles Conjunto de Hojas de vida recibidos física o electrónicamente que
conforman la bolsa de trabajo.

Educación: Grado de preparación académica que requiere tener una persona para
desarrollar eficientemente las tareas de un puesto.

Experiencia: Es la adquisición de conocimientos mediante la práctica

correspondiente necesaria para ejecutar eficientemente el trabajo. La experiencia se
obtiene dentro y fuera de la institución mediante práctica certificada en el puesto o
puestos similares.

Examen técnico o de conocimientos: Se refiere a una diversidad de posibles pruebas

mediante las cuales se busca evaluar el grado con que una personal. Por
ejemplo, recuerda o reconoce, comprende, aplica, analiza, sintetiza y/o evalúa
la información de una o varias disciplinas o áreas de conocimiento.

Fuentes de reclutamiento: Medios por los que se buscan aspirantes para cubrir
una vacante. Estas pueden ser convocatorias internas, externas, consultas en
bolsas de trabajo, juntas de intercambio, etc.