PROTOCOLO EMPRESARIAL

El protocolo empresarial es el compendio de normas escritas que regulan la actuación de una empresa,
tanto interna como externamente; Otra definición de protocolo empresarial seria el conjunto de normas y
técnicas necesarias para la planificación, preparación, desarrollo y control de actos promovidos por las
empresas.

Actos protocolarios empresariales:

Es importante destacar que cada uno de los actos empresariales posee sus propias características
y objetivos, dependiendo de lo que estemos interesados en conseguir elegiremos un acto u otro.

El objetivo principal de los actos de reuniones se resume en tres puntos principales.

1. Negociación.
2. Acuerdo.
3. Beneficios.

En nuestra empresa todo evento es una herramienta de comunicación, tanto para el público
interno como externo de la empresa. Por lo tanto debemos de cuestionarnos que mensaje
queremos transmitir, que imagen quiero proyectar, puedo realizar esta tarea yo solo? Así
previamente fijar los objetivos nos sirve como guía para planificar el evento en sí, y además nos
permitirá medir si el mensaje que queríamos emitir fue transmitido exitosamente y si no fue una
pérdida de tiempo y recursos.

Tipos de actos protocolarios empresariales:

1. Actos ajenos: son aquellos organizados por otras entidades a los que asiste nuestra
empresa. Estos pueden ser con participación directa (algún protagonista), y sin
participación directa (como participantes del evento).

2. Actos propios: Puede ser actos externos fuera del ámbito de la empresa pero organizado
por la empresa, y actos internos que son actos dentro de la empresa, son sencillos y rápidos,
como reuniones profesionales de corta duración. Lo mismos conllevan que por su duración
no pueden llevar retrasos en la jornada laboral; suelen ir acompañados de algo de bebida
y de comida sencilla.
 Sin Participación directa Como participantes

Actos ajenos
Con participación directa Algún protagonista

Internos Realizados en la empresa

Actos propios

Externos Fuera del ámbito de la

empresa

Reuniones Virtuales
Junta o Asamblea
Convenciones
Congresos
Cursos, Talleres, seminarios, simposios, mesas de trabajo
Jornadas profesionales
Jornadas de puertas abiertas
Ferias y exposiciones
Reuniones y conferencias virtuales: las ventajas para tu empresa

Las tendencias de los próximos años en el terreno de la comunicación de la empresa

mantienen a las herramientas de videoconferencia como una de las más utilizadas. Su
potencial para mejorar la productividad de la empresa y la mejor relación con clientes y
proveedores hace que este tipo de software cuente con mucho margen de crecimiento.

Juntas o asambleas: Cuando una sociedad realiza su Asamblea General de

Accionistas o Junta de Socios, debe contar con una participación mínima de
accionistas/socios y su respectivo porcentaje accionario o capital social para que se
pueda surtir con legalidad,

Convención: Es una reunión de empresa cuya finalidad es estudiar la marcha de la

misma, los objetivos, resultados, valores, etc. También tiene un propósito integrador con
el que se pretende motivar y hacer equipo entre los diferentes miembros de la empresa
para poder alcanzar los objetivos en conjunto.
Congreso: Es una reunión periódica en la que se juntan diversos miembros o personas
pertenecientes a un mismo organismo, profesión, asociación, etc. La duración de un
congreso oscila entre los dos y los cinco días, y la finalidad es ponerse al tanto sobre
las últimas novedades en la temática a la que se dedican los asistentes.

Cursos, Talleres, seminarios, simposios, mesas de trabajo: Los cursos,

talleres, magistrales se ofrecen, generalmente, en sesión plenaria, por... parte
de Simposios Mesas y Paneles, y cuya presentación oral breve es pertinente. ... orales,
aunque actualmente abunda la modalidad de “cursos-talleres”

Jornadas profesionales: El término jornada generalmente se utiliza para designar el día

completo compuesto por 24 horas, aunque esta duración en el tiempo y el espacio variarán
dependiendo el contexto en el cual será aplicado el concepto.
Jornada de Puertas Abiertas: es un evento, de carácter experiencial, en el que pretendes que
tu público objetivo, tanto alumnos como familias, viva tu propuesta educativa.
Ferias y exposiciones: son eventos de gran magnitud y amplio alcance que, si bien no es su
principal meta, potencian el turismo en el lugar en donde se realizan.
Como organizar un evento.
Los eventos empresariales se presentan como oportunidades ideales para para consolidar
vínculos, fortalecer grupos de trabajo, recompensar logros, presentar importantes cambios
dentro de la empresa tantas otras situaciones mas. Y ya sea pequeña, mediana, o gran
empresa, los eventos corporativos son buenas ocasiones que ofrecen interesantes resultados.
Pasos a seguir:
Primer paso: establecer objetivos. Se deben determinar los objetivos del evento. Es decir, las
razones y motivos por las que se organiza el mismo. Puede ser para promocionar un nuevo
producto, local comercial, para presentar cambios estructurales, motivar a los empleados, etc.

Segundo paso: determinar el tipo de evento. Según los objetivos del evento empresarial, el
mismo puede tomar distintas formas. Puede ser un evento de tipo promocional, como una
exhibición o inauguración; Un evento académico, como un seminario o conferencia; un evento
de tipo gastronómico, como un almuerzo, cena o coctel; Un evento deportivo como la
organización de un campeonato o actividades deportivas al aire libre; O bien un evento
recreativo como viajes o campamentos.

Tercer paso: Elaborar el plan del evento. Se aconseja que este plan se realice algunos meses
previos a la fecha en la que se pueda realizar el evento. De todas formas este tiempo previo
dependerá de la magnitud e importancia del evento corporativo.

El plan debe incluir:

 Fecha y hora del evento. Aquí se tendrá en cuenta la disponibilidad de los
invitados, si hay otros eventos o festividades próximas, etc.
 Lugar del evento. El lugar debe de adecuarse al tipo de evento que se quiere
hacer (deportivo, académico, etc.)
 Presupuesto: Determinar el dinero total que se puede destinar a la organización
del evento.
 Cronograma de actividades previas al evento. Realizar un cronograma con las
actividades de preparación del evento.
 Cronograma de actividades durante el evento. Realizar un cronograma con las
actividades que se deberán desarrollar en el mismo momento en que tenga lugar
el evento.
Quinto paso: Siguiendo el cronograma de actividades previas se debe dar inicio a todas las
preparaciones del evento: reservar lugar. Realizar invitaciones, etc.)
Sexto paso: detalles: revisar instalaciones, personas involucradas que deban realizar alguna
función, etc. Y cuando haya llegado el momento del evento, se debe tener presente el
cronograma de actividades durante el evento y dar inicio al mismo. Quinto paso: uno o varios
días previos al evento se deben realizar los últimos.
Evaluación del evento. Concluido el evento empresarial hay que realizar la evaluación del
mismo. Para esto se debe hacer un informe sobre los sucesos más importantes que tuvieron
lugar en el mismo, y evaluar si los objetivos propuestos se cumplieron, si los invitados se
sintieron a gusto, si las actividades se desenvolvieron de forma organizada.
Conclusión: Para realizar un evento empresarial, será más importante hacer una correcta
planificación y organización que disponer de un gran presupuesto.