Que es la retención en la Fuente…?

La retención en la fuente no es un impuesto, sino un mecanismo de recado anticipado de

un impuesto.

La retención en la fuente, lo que hace es recaudar un impuesto en el momento en que

ocurre el hecho generador del mismo.

Los impuestos operan por periodos que pueden ser mensuales, bimestral, anuales, etc., lo
que significa que el estado para poder cobrar o recaudar un impuesto debe esperar a que
transcurra el periodo del impuesto.

Mediante la figura de la retención en la fuente, el estado ya no debe esperar por ejemplo

un año para recaudar el impuesto de renta, sino que cada mes lo cobra, de esta forma
asegura un flujo constante de recursos.

La retención en la fuente, es pues una forma de recaudar un impuesto lo más pronto

posible, sin tener que esperar a que transcurra el periodo del impuesto.

Por ejemplo, cuando se hace una venta se obtiene un ingreso, y un ingreso por venta de
productos o servicios es una operación que conduce a que el contribuyente pueda
incrementar su patrimonio, por lo que es un ingreso que puede estar gravado con el
impuesto de renta, razón por la cual, al momento que el cliente hace el pago, éste debe
retener un valor por concepto de impuesto de renta. Es por eso que si la venta es de $100
el cliente pagará sólo $96,5 pues los otros $3,5 los retiene como anticipo o pago
anticipado del impuesto de renta, así que al momento de hacer cada venta, el
contribuyente va pagando el impuesto que va generando, de suerte que al finalizar el año,
muy posiblemente ya haya pagado todo el impuesto que le corresponde por ese año, y
quizás hasta le sobre generando un saldo a favor.

Como la retención en la fuente es un mecanismo de recaudo anticipado de un impuesto,

para cada impuesto hay retención. Hay retención en la fuente para el impuesto de renta, el
impuesto de IVA, de Timbre y de industria y comercio.
Otro concepto generalizado equivocado es el de asimilar el término retefuente con
retención en la fuente a título del impuesto de renta, lo cual no es correcto toda vez que
existe retefuente por renta, retefuente por IVA, retefuente por Ica, etc.

El sujeto pasivo.

El sujeto pasivo en la retención en la fuente, es la persona natural o jurídica a la que se le

debe practicar retención.

La retención en la fuente es aplicada por el agente retenedor, quien es el que paga, de

modo que el sujeto pasivo será quien recibe el pago, el vendedor del producto o prestador
del servicio, quien es el que realiza la actividad gravada con el impuesto que se pretende
recaudar anticipadamente mediante el mecanismo de retención en la fuente.

Así pues, el sujeto pasivo en la retención en la fuente, es aquella persona sobre la que
recae la obligación de pagar un impuesto, y en razón a ello es retenida en la fuente de la
generación del ingreso sujeto a dicho impuesto.

Por ejemplo, el hecho de vender mercancías es un hecho que genera ingresos susceptibles
de ser gravados con el impuesto de renta o de industria y comercio, de modo que la fuente
de esos impuestos es la venta de una mercancía, por lo que mediante el mecanismo de
retención, esos impuestos se recaudan desde la misma fuente, que es la causación del
ingreso generado por la persona que vende la mercancía, y por tanto es esa persona que
actúa como sujeto pasivo tanto del impuesto como de la retención en la fuente que lo
recauda anticipadamente.

Certificado de Retención en la Fuente.

El Consejo de estado ha considerado que el agente retenedor sólo tendrá que expedir el
certificado si el sujeto pasivo lo solicita, no obstante, para la fecha límite fijada por el
gobierno nacional para la expedición de los certificados, el agente de retención debe tener
la información necesaria disponible, pues de lo contrario se entenderá extemporánea la
expedición:

Si los sujetos de retención solicitan tardíamente la entrega de los certificados, la

expedición de los mismos es oportuna, siempre que la información se encuentre
oportunamente almacenada y a disposición de los interesados, pues, la obligación de
expedir oportunamente los certificados de retención en la fuente por conceptos distintos a
los laborales, no implica la de entregar los certificados. Ello, porque los retenedores sólo
están obligados por ley a expedir los certificados en mención (artículos 379, 381 y 667 del
Estatuto Tributario), por lo que la entrega de los documentos sólo procede cuando los
sujetos de retención lo solicitan.
De otra parte, también será extemporánea la expedición de los certificados si, a pesar de
estar almacenada con antelación la información, se pone tardíamente a disposición de los
sujetos de retención, esto es, después de vencido el plazo para su expedición [Sentencia
del 30 de octubre de 2008, expediente 15762]

Queda claro entonces que si el sujeto retenido no solicita el certificado de retención el

agente de retención no tiene obligación de expedirlo, pero sí está obligado a tener
disponible dentro de la fecha límite fijada por el gobierno la información pertinente sobre
las retenciones practicadas.

Así las cosas, si un sujeto pasivo al que no se le expidió el certificado lo solicita un mes
después de vencido el plazo fijado por el gobierno a los agentes de retención para expedir
certificados, el agente de retención podrá expedirlo con esa fecha extemporánea sin que
incurra en una hecho sancionable, siempre que demuestra haber tenido lista la información
dentro de la oportunidad legal fijada por el reglamento.

Una de las preocupaciones de quienes tienen que declarar, es la recolección de los

certificados de las retenciones que les hayan practicado, certificados que muchas veces no
es posible conseguir.

¿Qué se puede hacer si por alguna razón no se cuenta con el certificado de unas
retenciones que le fueron practicadas?

En principio y según el artículo 374 del estatuto tributario, sólo se pueden declarar las
retenciones que estén respaldas por su respectivo certificado:

En la liquidación oficial se deben acreditar los valores retenidos. El impuesto retenido será
acreditado a cada contribuyente en la liquidación oficial del impuesto sobre la renta y
complementarios del correspondiente año gravable, con base en el certificado que le haya
expedido el retenedor.

Pero la ley, considerando que existen casos en los que por causa ajenas al contribuyente
no es posible contar con dicho certificado, permite que dicho certificado sea sustituido por
la factura en la que conste el concepto y por supuesto el valor retenido.

Así lo dispone el parágrafo 1 del artículo 381 del estatuto tributario:

Las personas o entidades sometidas a retención en la fuente podrán sustituir los

certificados a que se refiere el presente artículo, cuando éstos no hubieren sido expedidos,
por el original, copia o fotocopia auténtica de la factura o documento donde conste el
pago, siempre y cuando en él aparezcan identificados los conceptos antes señalados.
Esto sólo aplica para los certificados de retenciones diferentes a la retención por ingresos
laborales, de suerte que si a un asalariado le han practicado retención por salarios y no le
expiden el certificado, no podrá imputar las retenciones en la declaración de renta.

No sobra recordar que los agentes de retención que no expidan los certificados, se
exponen a la sanción contemplada por el artículo 667 del estatuto tributario.