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CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS

CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS

FASE DE IDENTIFICACION
 La utilidad de esta fase es la necesidad de determinar sin ambigüedad lo que se va
a realizar y por qué se va a realizar y esto para evitar formulaciones vagas e
imprecisas del proyecto.

 En esta fase del proyecto se debe realizar lo siguiente:

o Identificar lo que se desea y puede ser realizado en función de una
problemática dada;
o Formular de manera precisa, concisa y concreta lo que se va hacer;
o Determinar los actores, interesados o “stakeholders ” implicados
en el proyecto comenzando por los más relevantes como por ejemplo el o
los propietarios (s) del proyecto y agregando todos aquellos que puedan
afectar el proyecto;
o Determinar los riesgos más importantes del proyecto con el fin de realizar
un plan de contingencia.

FASE DE FACTIBILIDAD
 La utilidad de esta fase es el saber si el proyecto con sus respectivos artefactos,
productos o entregables se puede realizar y además si vale la pena de hacerlo. En
la realidad existen proyectos viables, posibles de hacer pero que no valen la pena
pues no van a dar resultados esperados relevantes. Por otro lado, se tienen
proyectos que si valen la pena de realizarlos y se puede decir que son necesarios
(en algunos casos vitales) y no se pueden realizar por falta de medios.

 En nuestro modelo gerencia global de proyectos (GGP) nosotros consideramos 5

dimensiones a saber:
o factibilidad mercado;
o factibilidad técnica;
o factibilidad de los “stakeholders ” o institucional;
o factibilidad organizacional y financiera;
o factibilidad de los efectos de palanca.

 La utilidad de esta fase es la necesidad de planificar y programar las acciones,

trabajos, esfuerzos necesarios para construir los artefactos (productos o
entregables) del proyecto. Una buena planificación y programación es una buena
base para una buena implementación pues nos permite saber qué hacer, determinar
quién lo hace, cuando se hace y, no menos importante, cuánto cuesta.
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CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS

 En nuestro modelo gerencia global de proyectos (GGP), en esta fase consideramos

las siguientes dimensiones a saber:

o El diseño definitivo de los productos, entregables y/o artefactos a

construir;
o La determinación del qué hacer utilizando lo que se llama planificación
estructural;
o La determinación de quién lo hace utilizando lo que se llama planificación
organizacional;

o La determinación del cuando se hacen las cosas utilizando lo que se llama

planificación operacional;
o La determinación del cuanto, es decir la determinación de los costos
utilizando la planificación presupuestaria;
o La nivelación, optimización de los planes y de la programación.

LA CONFIGURACION DEL PROYECTO

Estas tres fases

 Identificación
 Factibilidad
 Determinación (planificación, programación de trabajos)
 Constituyen lo que llamamos CONFIGURACION del proyecto que se refiere a
los PLANES del proyecto.

Al final de estas 3 fases tendremos los planes detallados de lo que deberá de

realizarse para llevar a la realidad esos planes. Y esto nos llevara a las fases de
IMPLEMENTACION (Construcción) que describimos a continuación.

FASE DE CONSTRUCCION / EJECUCION

 En la fase de construcción de los entregables o la ejecución se pasa de los planes

a la realidad. ¿Su utilidad? ¡Pasar a la acción! Construir, ejecutar, hacer cosas,
entregables, productos, artefactos, etc. ¡En otras palabras, acción!

 Esta fase es crítica en lo que respecta el desempeño del proyecto porque las
consecuencias de las posibles desviaciones de lo planificado pueden ser
catastróficas. En las fases de configuración, todo se puede ajustar de manera
menos impactante en lo que respecta en particular a los costos y en general al
desempeño del proyecto.
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CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS

 Las dimensiones más importantes a considerar en esta fase son:

o La determinación y la elaboración de todo lo que tiene que ver con

contratos, mandatos, sub-contratación, etc.
o Las adquisiciones incluyendo todo lo relacional con los proveedores
(licitaciones, evaluaciones, procesos de selección, ética (vital en estos
tiempos!), etc.).
o La movilización de recursos.
o La construcción, ejecución de los entregables.
o La vigilia y vilo estratégicos.
o Planes de contingencia

 Al final de esta fase se tendrá un reporte de realización del trabajo y los artefactos,
productos o entregables concluidos.

FASE DE TRANSMISION

 La utilidad de la consideración de esta etapa es la necesidad de establecer todo lo

necesario para la puesta en marcha y para la que la operación de los artefactos,
productos o entregables del proyecto se realice con las reglas del arte. Si esta etapa
no es considerada se podría dar el caso que la operación del proyecto sea
comprometida. No se puede tomar por sentado una operación con desempeño
optimo del proyecto si no se ha tomado el tiempo de hacer una cuidadosa
instalación, puesta en marcha y formación de los operadores o usuarios de estos
artefactos.

 En esta etapa las dimensiones más importantes a considerar son:

o La realización de todo lo que son manuales de operación, guías, tutoriales,

reglamentos, etc.
o La entrega y puesta en marcha de los artefactos, productos o entregables
del proyecto.
o La capacitación, formación, talleres, etc. de los usuarios de los
entregables.
o Las “células” de vigilia y vilo estratégicos.
o El plan de contingencia.

 Al final de esta etapa se tendrá un reporte de entrega, puesta en marcha y

capacitación, formación de los usuarios.
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CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS

FASE DE OPERACIÓN

 La utilidad de la consideración de esta etapa es la necesidad de establecer todo lo

necesario para una óptima operación de los entregables.
 Las dimensiones más importantes a considerar en esta etapa son:
o La operación per sé de manera atenta y responsable.
o El mantenimiento o puesta al día de los artefactos, productos o entregables
del proyecto.
o Las células de vigilia y vilo estratégicos del proyecto.
o El plan de contingencia.
 En esta etapa se deberán realizar reportes periódicos anuales de la operación del
proyecto.

FASES DE IMPLEMENTACION DEL PROYECTO

 Con estas tres fases:

o Construcción, ejecución de trabajos

o Transferencia de los artefactos, productos o entregables del proyecto
o Operación de los artefactos, productos o entregables del proyecto

 Se concluyen las fases que llamamos de IMPLEMENTACION.

FASE DE MUTACION
 La utilidad de esta etapa reside en la responsabilidad social y ambiental del
proyecto. En los diferentes proyectos que realizamos a través de nuestras vidas
dejamos huellas en el ambiente social y natural del proyecto. En algunos casos
esas huellas impactan de manera negativa y para siempre los ecosistemas. En
muchos casos, desgraciadamente, ecosistemas o seres indispensables en esos
ecosistemas desaparecen para siempre comprometiendo la supervivencia en el
planeta de la humanidad.

 Las dimensiones más importantes a considerar en esta fase son las siguientes:

o El cierre y/o destrucción y/o reciclaje de los diferentes artefactos,

productos, entregables del proyecto de manera responsable.
o La mutación hacia nuevos proyectos.
o Las “células” de vigilia y vilo estratégicos.

 Al final de esta fase se tendrá un reporte de cierre, destrucción y/o reciclaje de los
diferentes artefactos construidos en el proyecto así como un reporte de mutación
del proyecto hacia nuevos proyectos.
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CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS

El modelo de “FAST-TRACK”
No se termina un proceso y comienza otro sin evaluar todas las variables.
Identificación

Selección / Factibilidad
Determinacion / Planificacion
Construcción / inplementacion I

Transición / entrega
Operación / Rentabilidad / Resultados esperados
Mutación / Responsabilidad Social, ambiental

Para concluir esta parte mencionamos también el caso de los proyectos que se realizan en
modo “Fast-Track ” significando que las fases se realizan en paralelo por razones de
restricciones temporales y de calendario.

En estos casos, no se tiene tiempo de realizar un completo análisis de la fase de

identificación para realizar una formulación completa y coherente del proyecto y se debe
comenzar la fase de factibilidad; no se han podido concluir estas fases y se debe comenzar
la de determinación (planificación de trabajos) y así sucesivamente.

En estos casos, se comienza la construcción (ejecución de los artefactos) sin que un

completo plan y programa se haya realizado Esto da lugar a mucho “volver atrás” y, en
consecuencia, perdidas de recursos y de tiempo también porque se debe deshacer lo
realizado y recomenzar.

Concepto: Es un sistema de gestión de la construcción en el que el diseño del proyecto

y la ejecución de la obra se realizan de manera solapada, superponiendo actividades que
normalmente se realizan en una secuencia rígida, produciéndose una considerable
reducción del tiempo total.

Paradigma:

El que planifica caro, ejecuta barato.

El que planifica barato, ejecuta caro.

ROLES DEL PROYECTO

LA RED DE PROPIETARIOS:
Con esto se seden comparte la empresa pero se comparten también los riesgos, es
formar una asociación para tener más capital y minimizar los riesgos; todo proyecto
tiene un propietario.

El campeón (propietario):
Es quien tiene y tomas las decisiones en el proyecto (propietario); este no se
puede considerar como un promotor en ningún momento; Todo proyecto tiene
un campeón.
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CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS

El gerente del programa:

Es la persona con la autoridad para
administrar y manejar un programa. (Un
programa es una estructura u
organización tipo paraguas, que
proporciona dirección general para un
conjunto de proyectos relacionados).
El gerente del programa dirige y coordina
la planificación y la gestión general del
programa. Todos los Gerentes de
Proyecto dentro del programa reportan al
Gerente encargado del programa.
Este paraguas es el mismo concepto de la muñequita rusa, el proyecto padre seria
el paguas o la muñeca rusa más grade de todas. Por tanto si no se identifica este
proyecto padre el gerente carece de visión.

El promotor (sponsor):
 Es quien tiene la iniciativa para encargar el proyecto.
 Establece los términos de referencia: motivación, finalidad, condicionantes y
sistemas de valores del proyecto.
 También establece la fórmula de contratación y las relaciones con los demás
agentes.
 Es aquel que busca la oportunidad de negocio para ganar dinero,
 Todos los proyectos no tienen necesario un promotor, esto sucede solo cuando es
concesionario (modelo BOT Built-Operate-Transfer, BRT Built-Rent-transfer).
 En algunos proyectos donde no hay sponsor, el sponsor es el propietario.
 El patrocinador es el dueño del negocio para el proyecto y de la solución que es
creada. Mientras el gerente de proyecto es responsable del éxito de la ejecución
del proyecto, el patrocinador es responsable de generar el beneficio de negocio
para la organización.

Adicionalmente, el patrocinador:

 Definirá los objetivos de negocio del proyecto.

 Representará los intereses del proyecto ante el siguiente nivel de administración.
 Determinará si el proyecto es exitoso. Si el proyecto no fue totalmente exitoso, el
patrocinador de proyecto determinará el grado de éxito.
 Obtendrá la autorización para cualquier gasto de capital.
 Monitoreará el progreso del proyecto.
 Verificará el entorno del negocio para asegurar que el proyecto sigue siendo útil
para los objetivos y necesidades de negocio.
 Presidirá el comité de dirección del proyecto, si éste existe.

El gestor del proyecto

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CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS

Un gestor de proyecto, también conocido bajo el término gerente de proyecto, director

de proyecto, líder de proyecto o encargado de proyecto, es la persona que tiene la
responsabilidad total del planeamiento, ejecución y la entrega acertados de cualquier
proyecto.

Miembros del equipo del proyecto

RED CLIENTES (red de distribución)

Cliente directo
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CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS

Son personas (grupos, organización) que resultan los pagan directamente por un
producto o servicio. Son las personas para quienes se están realizando el proyecto
y quienes van a dar beneficios y resultados esperados, el que paga por los
entregables.

Cliente indirecto (si hay red de distribución)

Es quien le compra a quien le vendo; son miembros de los grupos de interés del
proyecto

Usuarios:
Éstas son las personas que en realidad utilizarán los productos creados por el
proyecto. Algunas veces, estas personas también están intensamente involucradas
en actividades tales como las de definir los requerimientos de negocio.

Los usuarios pueden estar dentro y fuera de la organización del cliente del
proyecto.

Por ejemplo, si una compañía tiene un sistema de reporte de puntualidad, la

organización cliente puede ser el área de Recursos Humanos. Sin embargo, los
usuarios incluirán a cualquier área que use dicho sistema.

Beneficiarios

Los que se benefician, estas son las personas que beneficiaran directa o indirecta
de los productos creados por el proyecto.

 Son las personas físicas auténticos beneficiarios del proyecto, importa

identificarlos y conocer sus características, problemas y aspiraciones.
 Es importante conocer la tipología, estructura y nivel de diversificación y
estratificación de la organización social beneficiaria.
 Es necesario conocer los beneficiarios en las zonas limítrofes o fronteras del
proyecto.
 Es imprescindible el estudio de los grupos víctima, grupos de personas y
organizaciones que se ven afectadas de forma negativa por el proyecto

¿Quiénes son los Interesados del Proyecto?

Las fuentes más formales, como el PMI (2001) definen los interesados
como: “individuos y organizaciones que participan activamente en el proyecto o cuyos
intereses pueden verse afectados positiva o negativamente como resultado de la
ejecución del proyecto o de la finalización con éxito del proyecto”.
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CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS

Una definición más concisa de las partes interesadas sería: “los grupos o individuos con
quienes la organización interactúa o tiene interdependencias… cualquier individuo o
grupo que puede afectar o se ve afectada por las acciones, decisiones, políticas, prácticas
o metas de la organización.” (Carroll, 1993, p.62).

Los interesados en un proyecto se pueden dividir en:

 Interesados internos a la organización, que son aquellos miembros del equipo de

proyecto o quienes provean la financiación del mismo.
 Interesados externos, como las personas afectadas por el proyecto de alguna manera
significativa.

Para una organización, las consideraciones claves en la gestión de interesados deben

incluir las siguientes cuestiones (Caroll y Buchholtz, 2006):

 ¿Quiénes son los interesados de nuestro proyecto?

 ¿Cuáles son sus participaciones en el proyecto?
 ¿Qué oportunidades presentan?
 ¿Qué desafíos o amenazas presentan?
 ¿Qué responsabilidades tenemos hacia nuestros accionistas?
 ¿Qué estrategias o acciones debemos utilizar para comprometer nuestros grupos
de interés?
 ¿Deberíamos tratar directamente o indirectamente con nuestros grupos de
interés?
 ¿Debemos ser agresivos o defensivos en el trato con las partes interesadas?
 ¿Cuándo y cómo deberíamos acomodar, negociar, o resistir a las demandas de
nuestras partes interesadas?

Stakeholders de la empresa o Partes interesadas

 Accionistas; para la posterior venta a priori
 Asociaciones empresariales, industriales, o profesionales;
 Clientes;
 Competidores;
 Comunidades donde la empresa tiene operaciones: asociaciones vecinales;
 Dueños;
 Empleados;
 Gobierno nacional;
 Gobiernos locales;
 Gobiernos provinciales;
 Inversores;
 Medios de comunicación;
 ONG;
 Proveedores/vendedores a la empresa;
 Sindicatos;
 Familia
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CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS

Contratista
 Es el grupo empresarial ejecutor del proyecto.
 Debe poseer la capacidad técnica de interpretar el documento final (proyecto
definitivo) y plasmarlo en la realidad.
 El contratista recibe el pliego de prescripciones técnico- administrativas del
promotor del proyecto para realizar la ejecución de las inversiones de acuerdo con
el presupuesto, funcionalidad, calidad y garantías previamente establecidas