WENDY PALOMINO NAVARRO

INFORME EVIDENCIA #3

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de

verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los
documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Al radicar se
asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. Con el registro, las
entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre
o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del
trámite, anexos y tiempo de respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS: Definición de medios de

recepción recibo de documentos oficiales verificación y confrontación de folios,
copias, anexos, firmas constancia de recibo, asignación de datos.

ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS: Asignación de

consecutivo, fecha y hora, impresión de rótulo de radicación, relación entre los
documentos recibidos y enviados, registro impreso de planillas de radicación y
control, elaboración de estadísticas

 Registro de entrada carta: Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán

aquellas que guarden relación con la actividad de la empresa:
suministradores, distribuidores, organismos públicos, entidades financieras,
es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa. A estas
comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y
será anotado en el libro de registro de entrada de la correspondencia.
 Registro de salida carta: Una vez escrita la carta o comunicación, hay que
prepararla para su emisión. Operación: mínimo un original y una copia.
Ambos deben de estar registrados y estampados con el mismo sello. En el
sello debe aparecer:
 Número de registro
 La fecha
 El destinatario
 Original: se envía al correo
 Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente
comunicación.

Correspondencia interna: En las grandes y medianas empresa además de los

de entrada y salida, se lleva un registro para las comunicaciones internas. Según
el volumen de comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede ser:
único o existir tantos según los departamentos que existan.
WENDY PALOMINO NAVARRO

RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja

de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de
Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.

Correspondencia Recibida

Recepción

Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de

información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:

 Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de

Información.
 Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.
 Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
 Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de
origen no Utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento
manual).
 Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su
conocimiento, registro y asignación de la tarea.

Registro en el Sistema

El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la

correspondencia recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en
el sistema el o los responsable(s) de la ejecución del requerimiento. El número
correlativo de correspondencia recibida será anotado en el documento para su
posterior seguimiento.

Correspondencia enviada. Solamente aquellos documentos relacionados con

adquisiciones, envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben llevar el
visto bueno del Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas
deben seguir una numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y
emitirse en doble ejemplar.