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1 MEJORA CONTIUA Y CICLO PDCA

MEJORA CONTINUA – KAIZEN

Kaizen surgió entonces como una filosofía sinérgica que integraba la capacidad de respuesta de
todos los perfiles, para así afrontar los desafíos que se planteaban cotidianamente, además, al ser
necesario no solo restablecer el tejido económico, sino social, este se convirtió en un estilo de vida,
lo cual generó un cambio cultural que repercutió en el desempeño productivo de los japoneses,
razón por la cual autores como Masaaki Imai, consideran al Kaizen como la clave de la ventaja
competitiva japonesa.

Este termino es de origen japones y significa “cambio para mejorar” , lo cual con el tiempo se ha
aceptado como “proceso de mejora continua” lo cual se representa de la siguiente manera;

KAI: Modificaciones
ZEN: Para mejorar

Este principio es sustentado por el metodo Kaizen, que consiste en integrar de forma activa a todos
los trabajadores de la organización en sus continuos procesos de mejoras, a traves de pequeños
aportes. Al momento de implemetarlo, por mas que pareazcan insignificante, tienen el potencial
de mejorar la eficiencia, ademas crean una cultura organizacional que garabtiza la cotinuidad de
losaportes, y la participacion activa del personal en una busqueda constante de soluciones.
El objetivo de la mejora continua se basa en eliminar las actividades innecesarias y las operaciones
que no le agregan valro al producto o a los procesos. En los procesos tradicionales se incrementa
el valor añadido mediante inversiones en personal, equipos, tecnologia, etc, lo que conlleva en
muchas ocacioness que tambien se incrementen las actividades que no agregan valor con la mejora
continua, se incrementa el valor añadido de tus operaciones eliminando desperdicios con los
recursos existentes.

10 puntos del espitiru de Kaizen

1) Abandonar las ideas fijas, rechazar el estado actual de las cosas.

2) El lugar de explicar lo que no se puede hacer, reflexionar como hacerlo.
3) Realizar inmediatamente las buenas propuestas de mejora.
4) Corregir un error inmediatamente in situ.
5) Encontrar las ideas en la dificultad.
6) No buscar la perfeccion, ganar el 60% desde ahora.
7) Buscar la causa real, respetar los 5 “por que” y despues buscar la solucion.
8) Tener en cuenta las ideas de 10 personas en lugar de esperar la idea genial de una sola.
9) Probar y despues validar
10) La mejora es infinita

Principios por los que se fundamenta Kaizen

Para entender la filosofía de este método y poder implantarla en una empresa hay que conocer los
principios fundamentales por los que se sustenta:

 Optimización: se trata de aprovechar al máximo posible los recursos con los que cuenta
la empresa y no invertir en otros nuevos.
 Rapidez: hay que ser veloces en encontrar soluciones a los problemas que vayan surgiendo
en la entidad para poder fijar los plazos en los que se van a ejecutar.
 Bajo coste: para llegar a la mejora continua no hace falta una inversión desorbitada. Con
un coste bajo o incluso nulo se pueden conseguir los mejores resultados.
 Participación: los empleados deben formar parte de la empresa de manera activa,
contribuyendo positivamente en todas las etapas del proceso de mejoras.

Características del proceso de mejora continua

  Debe ser continuo y progresivo.
 Debe incorporar todas las actividades realizadas en la empresa en todos los niveles.
 Implica inversión, bien sea en tecnología de avanzada, maquinaria y equipos más
eficientes, el mejoramiento del servicio a clientes, capacitación continua del recurso
humano, investigación y desarrollo.
 Los empleados deben tener los conocimientos necesarios para entender las exigencias del
cliente, y de esta manera lograr ofrecer excelentes productos o servicios.
 Contempla las necesidades, gustos y requerimientos del cliente, quien constituye la fuerza
que impulsa hacia la mejora.
 Involucra mejoría permanente de toda la organización, desde el gerente, hasta los
trabajadores de los niveles más bajos. La mejora continua de dicho proceso depende del
involucramiento y compromiso del personal, individualmente o como integrante del equipo
del departamento o área, el empleado debe estar animado y motivado además de
comprometido en el cumplimiento de las metas y objetivos de la organización.
 La empresa que implanta el proceso de mejora, acepta retos, desafíos y está abierta al
cambio.
 Involucra un análisis del proceso que permitirá descubrir oportunidades de mejora y
desarrollar un plan sistemático de mejora de calidad.
 Recluye la retroalimentación incesante entre el productor y el cliente, entre el productor y
sus proveedores.
 Incluye mediciones en las diferentes etapas del proceso.

CICLO PHVA (Planificar, hacer, verificar y actuar)

El nombre del Ciclo PDCA (o Ciclo PHVA) viene de las siglas Planificar, Hacer, Verificar y
Actuar, en inglés “Plan, Do, Check, Act”. También es conocido como Ciclo de mejora continua o
Círculo de Deming, por ser Edwards Deming su autor. Esta metodología describe los cuatro pasos
esenciales que se deben llevar a cabo de forma sistemática para lograr la mejora continua,
entendiendo como tal al mejoramiento continuado de la calidad (disminución de fallos, aumento
de la eficacia y eficiencia, solución de problemas, previsión y eliminación de riesgos
potenciales…). El círculo de Deming lo componen 4 etapas cíclicas, de forma que una vez acabada
la etapa final se debe volver a la primera y repetir el ciclo de nuevo, de forma que las actividades
son reevaluadas periódicamente para incorporar nuevas mejoras. La aplicación de esta
metodología está enfocada principalmente para para ser usada en empresas y organizaciones.

PLANIFICACION

Se establecen las actividades del proceso, necesarias para obtener el resultado esperado. Al basar
las acciones en el resultado esperado, la exactitud y cumplimiento de las especificaciones a lograr
se convierten también en un elemento a mejorar. Cuando sea posible conviene realizar pruebas de
preproducción o pruebas para probar los posibles efectos.

 Situación actual
 Análisis de información (Datos del objeto)
 Objetivo

Herramientas de planificación

Estas herramientas pueden servir para dos cosas:

 Para facilitar y estandarizar la metodología de planificación de proyectos, actividades y

tareas.
 Para ayudar a diseñar productos, procesos y servicios según los requisitos y funciones
previstas en el futuro.

Algunos ejemplos de herramientas de planificación los podemos ver en la siguiente lista:

 AMFE – Análisis Modal de Fallos y Efectos

  Diagrama de Gantt – Planificación y seguimiento de actividades y proyectos.
 Método de diseño intuitivo Poka-yoke – Diseño a prueba de errores.
 QFD – Despliegue de la función calidad (Introducción) – Introducción al análisis de
necesidades y expectativas.
 Lluvia de ideas -- Participación de todas las partes interesadas.

HACER

Se realizan los cambios para implantar la mejora propuesta. Generalmente conviene hacer una
prueba piloto para probar el funcionamiento antes de realizar los cambios a gran escala.

 Propuestas de solución
 Just Do It

VERIFICAR

Pasado un periodo previsto de antemano, los datos de control son recopilados y analizados,
comparándolos con los requisitos especificados inicialmente, para saber si se han cumplido y, en
su caso, evaluar si se ha producido la mejora esperada.

 Monitorización
 Verificación

Herramientas de evaluación

Las herramientas de evaluación sirven para controlar el estado actual de un proyecto, proceso,
producto o servicio con el objetivo de tener una visión detallada de su estado, evaluarlo o buscar
formas de mejorarlo posteriormente.

Algunos ejemplos de herramientas de evaluación se encuentran en la siguiente lista:

 Diagrama de Pareto – La famosa curva 80%-20% para organizar datos y centrar los
esfuerzos en lo más importante.
 Diagrama de correlación – Representación gráfica que muestra la relación de una variable
con respecto a otra.
 Diagrama de Ishikawa – Estudio para localizar las causas de los problemas.
  Cuadro de mando – Modelo de gestión, con un soporte de información periódica para la
dirección de los procesos de la empresa.
 Listas de Verificación o Control – Check list.

ACTUAR

A partir de los resultados conseguidos en la fase anterior se procede a recopilar lo aprendido y a

ponerlo en marcha. También suelen aparecer recomendaciones y observaciones que suelen servir
para volver al paso inicial de Planificar y así el círculo nunca dejará de fluir.

Actualmente algunos expertos prefieren denominar este paso "Ajustar". Esto ayuda a las personas
que se inician en el ciclo PDCA a comprender que el cuarto paso tiene que ver con la idea de cerrar
el ciclo con la realimentación para acercar los resultados obtenidos a los objetivos. Además, no
debe confundirse este paso "A" con el conjunto de acciones (implementación) consecuencia del
despliegue de los planes (que se desarrolla en el segundo paso, "D", de "hacer" o "llevar a cabo las
Acciones").

 Estandarización
 Búsqueda de la optimización

Herramientas de mejora

Las herramientas de mejora continua están pensadas para buscar puntos débiles a los procesos,
productos y servicios actuales. Del mismo modo, algunas de ellas se centran en señalar cuáles son
las áreas de mejora más prioritarias o que más beneficios pueden aportar a nuestro trabajo, de
forma que podamos ahorrar tiempo y realizar cambios sólo en las áreas más críticas.

Algunos ejemplos de herramientas de mejora los podemos encontrar en la siguiente lista:

 Análisis de valor – Método ordenado para aumentar el valor de un producto o servicio.

 Método Kaizen – Busca una mejora continua de todos aspectos de la organización.
 Diagrama de afinidad – Juntar ideas o asuntos para organizar y resumir agrupando las
ideas afines.

Ejemplo de implantación del Ciclo PDCA

Vamos a poner un ejemplo sencillo: Una fábrica que produce piezas de aluminio. Suponemos que
en la empresa se introduce la sistemática de la mejora continua, y para ello se basan en el Ciclo
PDCA conjuntamente con otras herramientas (como Lean, Seis Sigma, 5S o Kaizen …). Aplicando
la mejora continua pasaría lo siguiente:

1. Se analizan posibles mejoras, ya sea porque se han detectado problemas, porque los
trabajadores han propuesto formas distintas de realizar alguna tarea, porque en el mercado
han salido máquinas más eficientes que permiten ahorrar costes, etc.
2. Se estudian las posibles mejoras y su impacto. Se eligen las que mejor van a funcionar y
se decide implantarlas en una prueba piloto a pequeña escala.
3. Una realizada la prueba piloto, se verifica que los cambios funcionan correctamente y dan
el resultado deseado. Si los cambios realizados no satisfacen las expectativas se modifican
para que funcionen conforme a lo esperado.
4. Por último, si los resultados son satisfactorios se implantan a gran escala en la línea de
producción de la fábrica. Una vez finalizadas e implantadas las mejoras, las actividades en
la fábrica de piezas de aluminio funcionarán más eficientemente. No obstante,
periódicamente habrá que volver a buscar posibles nuevas mejoras y volver a aplicar el
círculo de Demming de nuevo.