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Bogotá D.C., 5 de mayo de 2014 10:26 No. 2-2014-2156

Identificador : fMG6 xrjE Nvbl qeoW 7wzK zspJ bn8=

Doctora
NUBIA

Asunto: Aplicativo gestión documental y tablas de retención documental

Respetada doctora Nubia

El Archivo General de la Nación - AGN, ha recibido su comunicación radicada con el No. 1-

2014-1315 en la cual solicita una reunión para fijar criterios en el tratamiento de datos digitales y
tablas de retención de los documentos de análisis jurisprudencial. Al respecto nos permitimos
dar alcance a las orientaciones dadas por el AGN en la reunión del pasado 14 de marzo sobre
la normativa y los principales aspectos de la gestión documental y señalar lo siguiente:

Conviene precisar en primer lugar, que las consultas que se presenten a esta Entidad se
resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades conferidas
en el ejercicio de las atribuciones de dirección y coordinación de la función archivística del
Estado Colombiano expresamente señaladas en la Ley 594 de 2000, y se circunscribe a hacer
claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las
disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto que se trate y emite su concepto,
ciñéndonos en todo a las normas vigentes sobre la materia.

DISPOSICIONES GENERALES ARCHIVÍSTICAS

En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, es importante mencionar que el Archivo General de la

Nación, viene trabajando en su reglamentación, en especial con el uso de las nuevas
tecnologías y de hecho por la iniciativa cero papel en articulación con las entidades del
Gobierno Nacional como el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,
Departamento Administrativo de la Función Pública y la Presidencia de la República.

El Decreto 2609 de 2012, el cual reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000 – Ley General de
Archivos, desarrolla temas de la gestión documental propiamente del programa de gestión
documental, del sistema de gestión documental y de la gestión de documentos electrónicos de
archivo.

ESTABLECIMIENTO PÚBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA

www.archivogeneral.gov.co ink
nformación al ciudadano, sistema de peticiones, quejas y reclamos;
contacto@archivogeneral.gov.co ra. 6 º 6-91 el
328 2888 Fax
337 2019 ogotá, olombia. 
800128835-6
Identificador : fMG6 xrjE Nvbl qeoW 7wzK zspJ bn8=

La Circula Externa 002 de 2012 del Archivo General de la Nación, refiere las recomendaciones
para las diferentes entidades interesadas en adquirir o desarrollar sistemas de gestión de
documentos, como quiera que la administración de documentos de archivo que se originan en
sistemas de información deben cumplir con unos mínimos, para el cumplimiento de las políticas
de Gestión Documental y conforme a las Tablas de Retención Documental de la Entidad - TRD.

El Acuerdo AGN 004 de 2013define los criterios y lineamientos relacionados el procedimiento

para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de
Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.

Ahora bien, acorde con su solicitud nos permitimos reiterarle tal y como se establece en la
Circular Externa 002 de 6 de Marzo de 2012 referida a la Adquisición de Herramientas
tecnologías de gestión documental, que la adopción de tecnologías de información y las
comunicaciones (TIC) por parte de la administración implica generar y procesar documentos
electrónicos y estos deben ser soportados por procesos y controles formales; por lo cual en
primera instancia se recomienda a las áreas de archivo y correspondencia en las entidades
públicas, que es un deber articularse con otras áreas de la entidad como lo son Planeación y
Tecnologías de la Información, con el propósito que, de forma interdisciplinar, se construya y
desarrolle la estrategia para llevar a la entidad a ser más eficiente administrativamente,
contemplado el cambio cultural; revisando y rediseñando los procedimientos administrativos
para llevarlos al ámbito electrónico con características integrales propias de la archiv ística;
implementando buenas prácticas para el uso racional de los recursos, entendiendo que el cero
papel no es solo una acción tecnológica, sino que se requiere la integración de los recursos:
humanos, técnicos y tecnológicos adecuados, que permitan dar cumplimiento a los objetivos
que señala la Directiva Presidencial No. 04 de 2012, los cuales son: optimizar, racionalizar,
simplificar y automatizar los procesos de la entidad, aplicando de forma correcta la disciplina
archivística y la gestión documental, para garantizar la protección del patrimonio documental
digital de nuestro país.

Para determinar si un software cumple los requerimientos funcionales (Servicios del sistema,
usuarios y grupos & Roles, Clasificación, Documentales, Metadatos, Retención y disposición
final, búsquedas, informes, exportación etc…) y no funcionales (Seguridad, Usabilidad,
Disponibilidad, Soporte, Garantía etc…) las entidades públicas y las privadas con ocasión de la
adquisición de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, deberán tener
en cuenta los requerimientos particulares de cada entidad y las normas NTC ISO15489-1
(Creación y registro, clasificación, gestión y almacenamiento, retención, disposición final y
documentación de procesos de la gestión documental), NTC ISO15489-2 y el Modelo de
Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (MoReq), el cual constituye
una guía internacional de especial utilidad para cualquier tipo de organización.

En relación con los criterios para el tratamiento de datos digitales y tablas de retención de los
documentos, es necesario tener en cuenta lo anteriormente señalado, toda vez que la


    
  
     

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implementación de un SGDEA, supone la definición previa de los requerimientos para el

proceso de organización de documentos y definición e implementación de las TRD.

Además se debe atender lo dispuesto en el Artículo No. 2 del Acuerdo 004 de 2013, ya que
independientemente del medio y soporte utilizado, la metodología para su elaboración e
implementación, los criterios de valoración, entre otros, deben ajustarse con lo establecido en
este Acuerdo. Igualmente para la organización de los expedientes electrónicos que conforman
las series documentales, es necesario adoptar las normas del Acuerdo AGN 002 de 2014,
especialmente el Capítulo III – Del expediente electrónico, que describe cada uno de los
criterios para la creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de
archivo.

Con respecto a solicitudes de reuniones enmarcadas en procesos contractuales adelantados

por las entidades, es importante mencionar que al ser consecuentes con lo establecido en el
artículo 1° de la Ley General de Archivos, que señala los principios y reglas generales que
regulan la función archivística del Estado, el AGN debe guardar independencia para ejercer las
funciones y facultades a Él otorgadas en los artículos 32 a 35 de la Ley 594 de 2000, facultades
de inspección, vigilancia y control, con el objeto de no inhabilitarse al ejercer estas facultades, o
en los casos en que un tercero pueda alegar conflicto de intereses.

El AGN estima lo más conveniente, para guardar total independencia, es señalar, de forma
general, el cumplimiento de las disposiciones que se deben acatar en los correspondientes
procesos, normatividad que se encuentra publicada en su página web, de acceso y consulta
pública.

No obstante, el AGN a través de la Subdirección de Asistencia Técnica y Proyectos

Archivísticos ofrece estos servicios y por lo mismo le sugerimos formalmente solicitarlo ante
dicha Subdirección.

Recientemente se publicaron las guías de cero papel en la administración pública que pueden
ser consultadas en el link “SINAE” de la página web del AGN; precisamente como referente
podrá tener en cuenta la Guía No. 6 “Cero papel en la administración pública: sistemas de
gestión de documentos electrónicos” que describe los requisitos y requerimientos y demás
consideraciones para la implementación de sistemas de gestión de documentos electrónicos de
archivo – SGDEA.

La Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico –

TIADE, realizó la identificación de las principales normas técnicas internacionales de diferentes
organismos de normalización como: ISO, AFNOR, BS, ANSI, AIIM, ARMA, IEC, AENOR,
Australian Standard, las cuales serán dispuestas paulatinamente al público para su consulta. La
identificación involucra temas como gestión de documentos, sistemas de información,
almacenamiento, repositorios digitales, medios ópticos, ente otros. A partir de la identificación

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se creó una matriz, la cual podrá consultar en: http://preservandoparaelfuturo.org/herramientas y

publicaciones/herramientaslineamient os

Agradecemos su interés por el tema y le invitamos a consultar en nuestro sitio web las normas
para archivos http://www.archivogeneral.gov.co y la web http://preservandoparaelfuturo.org; igualmente
a participar activamente en los eventos de formación y capacitación que el AGN, desarrolla
mediante el Sistema Nacional de Archivos, así como en la consulta y difusión de las
publicaciones que orientan de forma progresiva a las entidades públicas en la implementación
de modelos y estrategias para una adecuada administración de la gestión documental.

Esperamos que esta información sirva de base para los propósitos que la entidad ha
emprendido para la implementación del sistema de gestión de documentos electrónicos de
archivo – SGDEA; sin embargo en caso de cualquier inquietud al respecto, no dude en
consultar nuevamente al AGN.

En los anteriores términos dejamos rendido nuestro concepto el cual debe considerarse dentro
de los parámetros establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y
de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

JHON ALEXANDER GONZÁLEZ FLÓREZ

Subdirector de Tecnologías de la Información
Archivística y Documento Electrónico - TIADE

Anexos. N.A.
Proyectó: Jorge William Triana Torres, Profesional TIADE – AGN
Revisó: Jhon Alexander González Flórez, Subdirector TIADE - AGN
Archivado en la Serie: Conceptos técnic os

REGISTRO ELECTRONICO

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