TEMA 8

CONTROL

Profa. María Matilde Ramírez A.

Departamento de Salud Pública
Escuela de Salud Pública y Desarrollo Social
Facultad de Ciencias de la Salud
Universidad de Carabobo
 CONTROL

Consiste en verificar si todo ocurre de

conformidad con el plan adoptado, con las
instrucciones emitidas y con los principios
establecidos. Tiene como fin señalar las
debilidades y errores a fin de rectificarlos
e impedir que se produzcan nuevamente.

Henri Fayol
 CONTROL

Es el proceso de prevenir, monitorear y corregir

las acciones administrativas, para garantizar
que los resultados predeterminados sean
alcanzados.

Implica la medición de lo logrado en

relación con el estándar (es decir, lo fijado
previamente) y la corrección de las
desviaciones, para asegurar la obtención
de los objetivos de acuerdo con el plan.
 CONTROL

Los mejores gerentes son los que dan

importancia al control y lo ejercen
adecuadamente
 ¿Para qué se aplica el CONTROL?
1. Se aplica a todo, a las cosas, a las personas y a
los actos.
2. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
3. Establece medidas para corregir las actividades,
de tal forma que los planes se ejecuten con éxito.
4. Proporciona información acerca de la situación
de la ejecución de los planes.
5. Determina y analiza las causas que pueden
originar desviaciones, para evitarlas en el futuro.
6. Su aplicación es racional y contribuye al logro de
la productividad de todos los recursos de la
empresa.
 PASOS DEL CONTROL
1. Relación con lo planeado. El control siempre existe para
verificar el logro de los objetivos que se establecen en
la planeación.
2. Establecimiento de estándares. Estándares son criterios
de desempeño.
3. Medición del desempeño frente a los estándares. Para
controlar es imprescindible medir y cuantificar los
resultados.
4. Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes
al control es descubrir desviaciones que se presentan
entre la ejecución y la planeación.
5. Establecer medidas correctivas respecto a los
estándares y los planes. El objeto del control es prever y
corregir errores.
 PRINCIPIOS DEL CONTROL
Principio de equilibrio
A cada grupo de delegación conferido
debe proporcionársele el grado de control
correspondiente.
 PRINCIPIOS DEL CONTROL

Principio de los objetivos

Control existente en función de los
objetivos; es decir, el control no es un fin,
sino un medio para alcanzar los objetivos
preestablecidos
 PRINCIPIOS DEL CONTROL

Principio de la oportunidad
Para ser eficaz, el control necesita ser
oportuno; es decir, aplicarle antes de que
se cometa el error.
 PRINCIPIOS DEL CONTROL
Principio de las desviaciones
Todas las desviaciones que se presenten
con respecto a los planes deben ser
analizada detalladamente de tal manera
que sea posible conocer las causas que
las originaron, a fin de tomar las medidas
necesarias para evitarlas en el futuro.
 PRINCIPIOS DEL CONTROL

Principio de excepción
Preferentemente, el control debe aplicarse
a las actividades representativas, a fin de
reducir costos y tiempos, delimitando
adecuadamente cuáles funciones
estratégicas requieren de control.
 PRINCIPIOS DEL CONTROL

Principio de la función controlada

La persona o la función que realiza el
control no debe estar involucrado con la
actividad a controlar.
 TIPOS DE CONTROL

1) Simple o interno: se establece creando

pautas de organización para que en forma
conjunta con la ejecución del trabajo, se
establezcan controles por oposición de
intereses y se creen registros o archivos
susceptibles de ser controlados.
 TIPOS DE CONTROL
2) Operativo o por realimentación u
homeostático: se caracteriza por la
existencia de pautas o metas dentro de
las cuales el sistema debe funcionar.

3) El Superior o Gerencial: cuya

característica saliente es que está sujeto a
pautas preestablecidas , sino que como
consecuencia de la información recibida
se van tomando las acciones.
 ELEMENTOS DEL CONTROL

• Establecimiento de los estándares

• Medición de resultados
• Corrección
• Retroalimentación
 ELEMENTOS DEL CONTROL
Establecimiento de estándares
Se define como una unidad de medida
que sirve como modelo, guía o patrón, con
base en la cual se efectúa el control.

Los estándares representan el estado de

ejecución deseado y, de hecho, no son
más que los objetivos definidos de la
organización.
 Clasificación del estándar
1. Clasificación de acuerdo con el método.
a) Estándares estadísticos. Son llamados también históricos y
se elaboran con base en el análisis de datos de
experiencias pasadas, ya sea de la misma empresa o de la
competencia.
b) Estándares fijados por apreciación. Son esencialmente
juicios de valor, resultado de las experiencias pasadas del
administrador en áreas en donde la ejecución es muy
importante.
c) Estándares técnicamente elaborados. Se fundamentan en
un estudio objetivo y cuantitativo de una situación de
trabajo específico.

2. Clasificación de acuerdo con sus características.

a) Cuantitativos. Si son susceptibles de medirse numéricamente.
b) Cualitativos. Se evalúan ciertas cualidades.
 Tipos de estándar
• Estándares físicos: mediciones no monetarias comunes
en el nivel operativo. Ejm: horas de mano de obra por
unidad de producción.
• Estándares de costos: mediciones monetarias. Ejm:
costos directo e indirectos de un examen de laboratorio.
• Estándares de capital: tiene que ver con el capital
invertido en la empresa y el balance general.
• Estándares de ingresos: son el resultado de asignar
valores monetarios a las ventas.
• Metas como estándares: metas verificables cualitativas y
cuantitativas. Ej: capacitar a la secretaria del laboratorio
en atención al cliente con un plan de características
específicas, donde el plan y sus características
proporcionan estándares que se convierten en objetivos.
 ELEMENTOS DEL CONTROL
Medición de Resultados
Consiste en medir la ejecución de los resultados
previstos en el momento de efectuar la
planeación (estándares).

Se aplica en todas las áreas de la empresa.

Una vez efectuado esto y obtenida la

información es necesario comparar los
resultados medidos con respecto a los
estándares preestablecidos, concluyendo así
con las desviaciones obtenidas.
 ELEMENTOS DEL CONTROL
Medición de Resultados
1) Medición cuantitativa.
2) Medición cualitativa:
a) Observaciones personales: ir al área de
actividades y tomar nota de lo que se hace.
b) Reportes verbales: entrevistas, discusiones
informales o de una reunión con el grupo de
trabajo.
c) Reportes escritos: tienen la ventaja de que se
guardan para fechas futuras, con la ventaja de
elaborar comparativos y estadísticas.
 ELEMENTOS DEL CONTROL
Corrección
En esta etapa se compara el desempeño con
el estándar. En realidad, esto mide el
desempeño. Cuando existe alguna variación
entre el desempeño y el estándar, es necesario
aplicar criterio para evaluar su significado.

Es el momento de integrar las desviaciones en

relación con los estándares y de tomar acción
correctiva, dependiendo del nivel donde se
aplicará la corrección, ya sea a nivel directivo,
ejecución u operacional. El establecimiento de
medidas correctivas da lugar a la
retroalimentación.
 ELEMENTOS DEL CONTROL
Retroalimentación
Este elemento nos permitirá hacer llegar
las modificaciones o ajustes en los planes.
Dentro del control implica que después de
reunirse y analizarse algunos datos, se
regresan los resultados a quien lleva a
cabo el proceso que se está controlando
de manera que puedan hacerse
correcciones.
 TIPOS DE CONTROL INTERNO
CONTABLE: Para ADMIMISTRATIVO:
salvaguardar los Relacionado con la
activos y fiabilidad de normativa y
los registros procedimientos
contables. para la eficiencia
Se controla: operativa.
• Plan de organización Se controla:
• Métodos • Normas
• Procedimientos • Procedimientos
 EL RESPONSABLE DEL CONTROL
RESPONSABLE EN LA ORGANIZACION
“Su implantación y mantenimiento es
función del Director/Gerente
y debe supervisar para tener certeza que
esta cumpliendo su cometido”
 SISTEMA DE CONTROL

SON LAS MEDIDAS Y

PROCEDIMIENTOS QUE HACEN
POSIBLE QUE UNA ORGANIZACIÓN
OPERE DE CONFORMIDAD CON LOS
PLANES Y POLITICAS DE LA
GERENCIA

GILBERTO MOROS
 HERRAMIENTAS DE CONTROL
Las herramientas de control adoptan muchas
formas. Pueden medir:
• La situación financiera de la empresa.
• La eficiencia de la producción.
• Las actitudes de los empleados y las
percepciones.
• Aplicación de control de calidad en la empresa.

Todas persiguen las herramientas de control

siempre el mismo objetivo básico: determinar
variaciones de los estándares deseados,
para que la administración pueda tomar
las medidas correctivas.
 HERRAMIENTAS DE CONTROL

a) Auditorías (administrativas, contables, de

procesos, de inventario etc).
b) Estados financieros.
c) Análisis de razones financieras.
d) Presupuestos.
e) Sistemas de control logístico.
f) El uso de técnicas de modelos
matemáticos.
SÍNTOMAS DE UN CONTROL INADECUADO

1.- Quejas constantes sobre la calidad de los

servicios.
2.- Proceso productivo burocratizado y
dependiente de autorizaciones excesivas.
3.- Falta de iniciativa de los funcionarios en la
prestación de servicios, sumisión, alineación y
pasividad.
4.- Desperdicios y daños en instalaciones y
equipos.
5.- Demandas y necesidades no atendidas.
SÍNTOMAS DE UN CONTROL INADECUADO

6.- Control excesivo de procedimiento y

detalles de trabajo.
7.- Dirigentes o jefes dedican gran parte de
su tiempo en actividades de control.
8.- Condiciones de seguridad inadecuadas.
9.- Insatisfacción de los funcionarios.
 ¿Cómo mejorar el control?

1.- Conocer la visión, misión, objetivos y

valores organizacionales.
2.- Preocuparse por las prioridades.
3.- Poner énfasis a objetivos, plazos,
resultados y no en reglas, procesos o
personas.
4.- Controlar lo esencial.
5.- Ocuparse lo máximo posible de las
funciones de control.
 ¿Cómo mejorar el control?

6.- Estar alerta siempre en las dimensiones patrimoniales y

financieras de la institución.
7.- Tener siempre la idea de la calidad y atención de la
clientela.
8.- Ejercitarse en la actividad preventiva, levantando
hipótesis de acción sobre lo inesperado.
9.- Asociar control tanto a la prevención como a la
corrección.
10.- Usar el control como aprendizaje, principalmente para
verificar el realismo de las metas, expectativas y
capacidades de la organización.
Características de un control adecuado

1.- Identificación precoz/corrección rápida.

Sin perdida de tiempo.
2.- Instrumentos del control deben ser “de
rutina”, normales no espasmódicos.
3.- General, comprensivo, amplio.
4.- Específico y apropiado.
5.- Objetividad. Manuales/procedimientos.
Características de un control adecuado

6.- Responsabilidad, superior y subordinado

participan en el monitoreo y corrección.

7.- Comprensibilidad (Cuadros, Gráficos,

Procedimientos) NO COMPLICADOS
Tenga en cuenta que, aunque
usted conozca mucho de control,
siempre habrá alguien que ponga
su inteligencia al servicio de
crear nuevas modalidades de
cometer fraudes que requieran de
usted mucha astucia y, sobre
todo de la implantación de un
sólido sistema de control interno.

GILBERTO MOROS