PRESENTACIÓN TALLER DE EVIDENCIAS No.

1: CONCEPTOS GENERALES
TRAMITAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD
VIGENTE Y CON LA POLÍTICA INSTITUCIONAL

Integrantes:
Programa:
Instructor:
Fecha:
Resultado de Aprendizaje: Recibir los documentos internos y externos de la empresa
teniendo en cuenta el manual de gestión documental, las normas técnicas y las de gestión de
la calidad, la legislación vigente y la tecnología disponible.

Objetivo: Reconocer el concepto de elementos y factores que intervienen en el trámite de los

documentos en una organización

Instrucción: consulte y defina cada uno de los términos que se encuentran a continuación

Buenas tardes, conformando grupos máximo de tres personas desarrollen la siguiente guía en
papel blanco a mano con portada, de acuerdo con cada nivel de información:

1, Defina el concepto de Puesto de trabajo y encuentre los componentes, útiles, elementos y

mobiliario que hace parte de él.
2. Identifique las herramientas tecnológicas tanto manuales como automatizadas, utilizadas
en el recibo y despacho de documentos.
3. Defina el concepto de los siguientes términos:
ARCHIVO:
MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL:
DOCUMENTO DE ARCHIVO:
CLASES DE DOCUMENTOS:
DOCUMENTO ELECTRONICO DE ARCHIVO:
SOPORTES DOCUMENTALES:
COMUNICACIONES OFICIALES
CORRESPONDENCIA
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA:
ESTRUCTURA ORGANICO-FUNCIONAL DE UNA EMPRESA:
ESTRUCTURA DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA:
FUNCIONES:
SERVICIOS DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA:
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL:
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
CANALES O MEDIOS DE INGRESO DE DOCUMENTOS:
RADICACIÓN:
REGISTRO:
DISTRIBUCIÓN:
TRÁMITE DE DOCUMENTOS:
RESERVORIOS:

4. Defina el concepto, uso y aplicación del Recibo de documentos

5. ¿Cuál es el uso y aplicación de la Radicación?
6. ¿Cuál es el uso y aplicación del Registro?
7. ¿Cuál es el uso y aplicación de la Distribución?
8. Defina Seguridad y Salud Ocupacional, mencionando las normas de seguridad vigentes
en el recibo de documentos y los elementos de protección
9. ¿Cuál es el uso y aplicación del Trámite de documentos?
10. Elabore un diagrama del procedimiento de Despacho de documentos

QUE ES ARCHIVO Y EL ARTE DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Archivo como término, proviene en primer lugar del latín archivum, que significa conjunto de
documentos producidos por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, como evidencia
del desarrollo de una actividad laboral o comercial y que pueden representarse también en
libros, fotos, recortes de prensa, importantes en el adelanto de investigaciones históricas que
generalmente se adelantan desde los reservorios de archivos y deben tener una adecuada
clasificación y distribución para un uso eficiente.

En segundo lugar el término archivo se relaciona con la existencia de lugares preparados para
albergar y custodiar grandes cantidades de información de forma organizada con respecto a
su uso, cultura e historia; ellos conservan y permiten la restauración de los documentos que
contienen y generalmente establecen procedimientos que al final cierran el proceso de lo que
normalmente se denomina como “archivar”.

En otro campo de la información, podemos definir el término de archivo como el elemento

compuesto por una suma de registros, que permiten, incluso, la digitalización de los
documentos físicos, facilitando su organización y optimizando recursos tanto físicos como
tecnológicos, este tipo de archivo informático cuenta con características comunes relacionadas
con:

Nombre: es la identificación de cada archivo que no puede coincidir con otro que esté en la
misma ubicación
Extensión: llevan una extensión opcional que indica su formato
Tamaño: compuestos por una serie de bytes que determinada cantidad de información que
contienen
Descripción: características de protección de archivos como permisos de acceso limitado
para lectura o modificación
Ubicación: espacio de almacenamiento determinado en la computadora o elementos
diversos, ordenados jerárquicamente en carpetas y subcarpetas, con ruta de acceso particular
que identifica en primer lugar el disco que conserva la información
Formato: modo de interpretación para documentos de texto, datos, imagen, audio, video,
entre otros.

La organización de este tipo de archivo, se reconoce con el término Sistema de Archivo y

dependen del sistema operativo con el que se trabaje; ellos pueden ser ejecutables si
funcionan en si mismos como un juego en PC o no ejecutables si necesitan otra aplicación de
cargue como Office.

Ligado al archivo, encontramos el término archivar, el cual establece una acción de guardar
documentos, textos o cualquier otro tipo de información en un archivador o fichero que es el
elemento utilizado para guardar documentos o fichas, estas últimas en las que se encuentra
toda la información sensible de una serie de forma resumida y registrada.

En los países para la organización de su historia y cultura, generalmente encontramos el

Archivo General de la Nación que tiene como objetivo custodiar y preservar numerosas
colecciones de textos, documentos, obras y material audiovisual; en las empresas, papeles
legales, facturas, comprobantes y documentos de origen administrativo que representan su
actividad económica y la única evidencia en el tiempo.

Por otra parte, la Gestión Documental se puede definir como la captura, almacenamiento y
recuperación de documentos que varían de acuerdo a su tipo y forma y que facilita el manejo y
ubicación de información de forma ágil y oportuna por su estándar de organización y
clasificación, evitando la pérdida por inexistencia o maltrato físico, la optimización de tiempo.
Podríamos decir, entonces, que la ventajas de la gestión documental se basan en controlar,
centralizar, personalizar y asegurar la información, además de:
 Evitar la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor documental
central.
 Minimiza pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los
documentos desde diferentes lugares y departamentos. Los documentos son
inmediatamente recuperados por la persona que está buscando la información.
 Ofrece seguridad con el acceso a la información y los documentos de manera segura y
estructurada, al poder definir diferentes permisos de acceso a los datos y documentos
 dentro del sistema de gestión documental.
 Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos que se realizan a
los documentos.
 Generan colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma
documentación.
 Captura y extracción de la información de los documentos en papel y la integración en el
sistema de gestión documental como metadatos.
 Indexación de los metadatos para su fácil recuperación mediante búsquedas
personalizadas.
 Integración de la documentación del sistema de gestión documental con los demás
sistemas de la empresa: ERP, CRM, Web, Email, Fax, etc…
 Recuperación de los documentos en formato electrónico y también la situación de
archivado de las copias físicas.
 Distribución fácil mediante los conectores de salida de la documentación, que nos permiten
enviar por Email, Fax, SMS, Correo Postal, FTP, Web, etc… cualquier documento que
tengamos integrado en el sistema.
 Workflow: Posibilidad de definir procesos sobre el ciclo de vida de un documento como la
automatización del proceso para los usuarios que tienen que aceptar condiciones antes
que se legalicen.
 Ahorro de costos en la empresa por tiempo de los empleados al automatizar y facilitar en
gran medida las tareas de gestionar la documentación y los procesos de la empresa, se
ahorra tiempo al encontrar la documentación al instante, se ahorra dinero al no tener que
utilizar tanto papel en la empresa, y el conocimiento oportuno del estado de la información
el estado de la información

Para una adecuada gestión, se deben tener en cuenta otros factores anexos, como el diseño
del puesto de trabajo, definido este como el lugar o área destinada para el desarrollo de
actividades en el ámbito laboral, que satisfacen expectativas comerciales y que garantizan un
producto, bien o servicio en el marco social. Se debe proveer de elementos, útiles y equipos
de acuerdo a la función y el cargo. Para los Gestores Documentales, podemos encontrar
archivadores, tarjeteros, gachos legajadores, perforadoras, cosedoras, fotocopiadoras, fax,
scanner, video beam, microfilmadoras, carpetas, Az, separadores, rotuladores, marbetes,
carpetas colgantes, guías de afuera, legajos, teléfono, escritorio, gavetas, computador,
memorias, etc.

Para el proceso de recibo y despacho de documentos, existen herramientas que facilitan el

procedimiento orientado a dos formas; la primera de ellas es manual y para ello se diseñan
planillas y se utiliza sello, el cual según la ley 962 de 2005 en su artículo 20, estipula la
supresión de sellos a excepción de aquellos que son utilizados por motivos de seguridad, en el
sector público; para el sector privado, la seguridad documental es perceptible desde el
momento de la radicación de un acto administrativo, con el fin de iniciar el trámite respectivo y
cumplir con los tiempos de respuesta dispuestos por la ley.

RADICACIÓN
Se hace con el sello radicador de correspondencia, éste puede ser manual húmedo (tinta) o
eléctrico. Se imprime en la parte superior derecha del documento (Norma Icontec, Zona 3).
No debe cubrirse la información que trae la comunicación y sus dimensiones en lo posible de 6
cm de ancho por 5 cm de alto. Los datos que contiene el sello pueden ser los siguientes:

 Identificaciòn de la Unidad
se relaciona con el logo de la empresa para la unidad de correspondencia en comunicaciones
externas o con el nombre de la unidad que radica el documento en caso de ser
comunicaciones internas

 No. De Orden
Se imprime con un numerador. Es consecutivo y se empieza por 0001 al iniciar cada año.
 Fecha y hora de Recibido
La correspondencia que llega debe registrarse diariamente; se imprime la fecha del día y hora
en que se realiza el registro. Si se cuenta con un reloj radicador eléctrico, éste imprime fecha
y hora del recibo en forma automática, de lo contrario debe hacer manualmente.

 Número de Folios
Referencia la cantidad de hojas o elementos (folletos, cd´s, muestras, etc) que puede contener
el documento en radicación.

 Pase a
Se escribe el nombre o código de la dependencia destinataria del documento.

 Identificación del radicador

Se escribe de forma clara y precisa el nombre de la persona que registra el documento

La segunda forma es electrónica y se realiza mediante programas de software de

correspondencia, algunas se encuentra en red con todas las dependencias, teniendo la
posibilidad de observar desde sus equipos la situación de las comunicaciones que captan el
interés en las unidades.

Es importante establecer que el para el recibo de los documentos no es otra cosa que
canalizar la responsabilidad en una persona u oficina estableciendo normas y procedimientos
que sean conocidos por la organización de acuerdo con las políticas internas, teniendo en
cuenta que es el primer procedimiento del conocimiento de una información. Igualmente,
ocurre para el despacho de documentos, debiendo revisar que se cumplan normas de
presentación frente a estilo, calidad del papel, cantidad de copias, firmas autorizadas, tipo de
sobres, formas y horarios de despacho.

El proceso de radicación por su parte, consiste en la asignación de un número que permite

identificar y consultar posteriormente el documento; esta numeración inicia y termina con el
año laboral y no se realiza en toda la documentación recibida, solo en cartas, memorandos,
telegramas, fax, correspondencia confidencial de carácter institucional. Otro aspecto a tener
en cuenta es la fecha de recibo, ya que a partir de ese momento se inicia la responsabilidad
adquirida sobre la información para su respectivo trámite, puesto que la organización adquiere
el uso y propiedad de la comunicación y algunas veces la fecha de elaboración no coincide
con la fecha de recepción.
El siguiente aspecto es la identificación de la persona o dependencia que se hace cargo del
documento.
En el proceso de Registro, cuando la organización tiene sistematizado el proceso de
correspondencia, el programa implementado ofrece los beneficios de almacenamiento y
actualización de información sobre correspondencia recibida y despachada, facilitando la
consulta por verificación de fecha, remitente, destinatario, número de radicación, entre otros;
generando listados para documentos en tránsito debido a su registro automático. Cuando no
se cuenta con sistematización y el registro se adelanta de forma manual, se deben diseñar
formatos que permitan contar con la información de recibo y radicación, así como el
seguimiento y control respectivos durante su trámite; se deben tener en cuenta en el diseño,
número de registro, fecha de elaboración y de recibido, ciudad de origen, persona o entidad
remitente, asunto y para el seguimiento, asignar el espacio adecuado para número y fecha de
respuesta. En este proceso de registro es importante recordar:

1. No radicar correspondencia personal

2. Colocar fecha de recibo a folletos, revistas, publicaciones, inscripciones
3. Devolver sin abrir, la correspondencia que por error llegue a la unidad
4. Hacer observaciones cuando llegan sin firma
5. Verificar anexos enunciados o hacer aclaración

DISTRIBUCIÓN
Se considera el último procedimiento en el proceso de correspondencia y se constituye en el
más práctico por la organización de la información para su entrega al destino final.