Profesor PDF

Bases de datos
Access® 2010
Carlos Zepeda Chehaibar
Bases de datos
Access® 2010
Libro del Profesor

Autor:
Apoyo en Desarrollo y Actividades:
Adriana Y. Contreras Alvarez
César Carranza Contreras
ISBN 978-607-7270-10-2
Primera Edición
Coordinación Editorial:
Alejandro Flores Ledesma
Diseño Editorial:
César Carranza Contreras
Corrección de Estilo:
Jennifer P. Castillo Ascencio DERECHOS RESERVADOS © 2014 MMXIII por Grupo Educare, S. A. de C. V.
Esta es una obra protegida por las leyes internacionales de derechos de autor. Prohibida la
Ilustración de Portada: reproducción total o parcial de esta obra y/o los recursos que la acompañan, por cualquier
medio, sin autorización escrita de Grupo Educare, S. A. de C. V.
Marco Antonio Solís
Grupo Educare, el logotipo de Grupo Educare, el logotipo del Programa de Informática y
Ilustración de Interiores: Tecnología, son propiedad de Grupo Educare, S. A. de C. V.
Judith Lourdes Sierra Pérez El diseño editorial y contenidos gráficos son propiedad exclusiva de Grupo Educare, S.A.
de C.V.
Miriam Tatiana Zamora Gutiérrez
César Carranza Contreras Todos los nombres de empresas, productos, direcciones y nombres propios contenidos en esta obra, forman parte de
ejemplos ficticios, a menos que se indique lo contrario. Las citas, imágenes y videogramas utilizados en esta obra se
utilizan únicamente con fines didácticos y para la crítica e investigación científica o artística, por lo que el autor y Grupo
Educare, S. A. de C. V. no asumen ninguna responsabilidad por el uso que se dé a esta información, ni infringen derecho
Editado por Grupo Educare, S.A. de C.V. de marca alguno, en conformidad al Artículo 148 de la Ley Federal del Derecho de Autor.
Cerro de Mesontepec #83 Microsoft Office, MS DOS, MS Windows, Word, PowerPoint, Excel, FrontPage y Access y sus logotipos son marcas
comerciales de Microsoft Corporation. Microsoft y el logo de Microsoft Office son marcas registradas de Microsoft
Colonia Colinas del Cimatario Corporation en los Estados Unidos y/o en otros países. Microsoft no patrocina, endosa o aprueba esta obra. Flash,
Illustrator, Fireworks, Freehand, Dreamweaver, Photoshop y sus logotipos son marcas registradas de Adobe Inc. Adobe
Querétaro, Querétaro C.P. 76090 no patrocina o endosa esta obra.
Contenido
Bases de Datos
Access® 2010
Propuesta Pedagógica I
Unidad 1 Manejo general 9
tema A Introduccióna a sistemas de bases de datos 10
Diseño de una base de datos 10
Video 1-01 Diseñando una base de datos 10
Actividad 1-01 Diseñando tablas 11
tema B Mejorando el diseño de una base de datos 12
Tipos de datos 12
tema C Conociendo Access® 2010 14
Video 1-02 Crear una base de datos en blanco 14
Proyecto 1-01 Crear base de datos en blanco 15
Descripción del entorno de trabajo de Access® 2010. 15
Cinta de Opciones 16
Acceso rápido con el teclado 18
Botones divididos 18
Barra de herramientas de acceso rápido 19
Lámina 1-01 Personalizar la barra de herramientas 19
Cuadros de diálogo 20
Configuración de la ventana de documentos 20
Panel de navegación 21
Buscar objetos en una base de datos 21
Actividad 1-02 Conociendo Access® 2010 22
Evaluación 01 24
Unidad 2 Tablas 25
tema A Tablas 26
Video 2-01 Partes de una tabla 26
Clave Principal 26
Video 2-02 Clave principal 26
Crear tablas en Access 27
®
Introducir datos en una tabla 28

Proyecto 2-01 Agregando información 29
Proyecto 2-02 Diseñando una tabla 29
Modificar el diseño de una tabla 30
Contenido
Otras formas de crear tablas 32

Proyecto 2-03 Modificando tablas 32
tema B Datos 34
Manipulando datos 34
Buscar y reemplazar 34
Importar y exportar datos 35
Video 2-03 Buscar y reemplazar 35
Importar y exportar datos 35
Video 2-04 Importar datos 35
Ordenar registros 36
Filtros 36
Video 2-05 Exportar datos 36
Proyecto 2-04 Trabajando con datos 38
Evaluación 02 40
Unidad 3 Consultas 41
tema A Consultas 42
Tipos de consultas 42
Crear una consulta en Vista Diseño 43
Crear una consulta con el asistente 44
Video 3-01 Generando consultas 44
Consultas cerradas y abiertas 45
tema B Trabajando con consultas 46
Campos calculados 46
Video 3-02 Consultas con campos calculados 46
Consultas con parámetros 47
Consultas condiciones 47
Las consultas multitabla 48
Video 3-03 Consultas multitabla 48
Proyecto 3-01 Generar una consulta con Vista Diseño 48
Proyecto 3-02 Consulta por parámetros 49
tema C Consultas de acción 50
Consultas de actualización 50
Video 3-04 Consultas de actualización 50
Contenido
Consultas de eliminación 51
Video 3-05 Consultas de eliminación 51
Consultas de creación de tabla 52
Video 3-06 Consultas de creación de tabla 52
Proyecto 3-03 Creando consultas 53
Proyecto 3-04 Creando consultas abiertas 54
Proyecto 3-05 Control de un almacén 56
Proyecto 3-06 Consultas con el asistente 57
Evaluación 03 58
Unidad 4 Formularios e Informes 59
tema A Formularios 60
Formularios e Informes 60
Formularios 60
Modificar datos de un formulario 61
Video 4-01 Formulario con el asistente 61
Proyecto 4-01 Creando un formulario con el asistente 62
tema B Diseño de formulario 63
Herramientas de Diseño del Formulario 63
Video 4-02 Diseño de formularios 63
Hoja de Propiedades del formulario 64
Proyecto 4-02 Modificando un formulario 65
tema C Informes 66
Video 4-03 Informes con el asistente 68
Proyecto 4-03 Creando un informe con el asistente 68
Vista Diseño del informe 69
Video 4-04 Diseño de informes 70
Proyecto 4-04 Modificando un informe 70
Proyecto 4-05 La tiendita escolar 71
Evaluación 04 72
Unidad 5 Características especiales 73
tema A Relaciones 74
Actividad 5-01 Relacionando tablas 75
Contenido
Tipos de relaciones 76
Integridad referencial 77
Video 5-01 Integridad referencial 78
Cómo crear relaciones 79
Video 5-02 Generar relaciones 79
Proyecto 5-01 Relacionar tablas 80
Consultas de tablas relacionadas 81
Formularios e informes de tablas relacionadas 82
Proyecto 5-02 Creando consultas de tablas relacionadas 83
Proyecto 5-03 Creando formularios e informes de tablas relacionadas 84
Proyecto 5-04 Banco 85
tema B Características Especiales 87
Tabla dinámica 87
Proyecto 5-05 Explorando tablas dinámicas 88
Gráfico dinámico 90
Proyecto 5-06 Explorando los gráficos dinámicos 91
tema C Macros 93
Ejecutar una Macro 94
Modificar una Macro 94
Video 5-03 Macros 94
Proyecto 5-07 Creando macros simple 95
Evaluación 05 96
Recursos
Material Impreso
Este material forma parte de un conjunto de recursos, que conforman el

Programa de Informática Educativa (PIE). Está organizado en bloques integrales
que incluyen todo lo necesario para aprender, practicar y evaluar habilidades
o competencias. Las explicaciones, imágenes, tablas, actividades, notas y
tips, apoyados con las láminas y tutoriales, permiten integrar la experiencia de
aprendizaje desde múltiples perspectivas. Así, podemos afirmar que el PIE de
Grupo Educare es la mejor manera de aprender haciendo.
Recursos Digitales
Los recursos digitales que acompañan al material impreso, contienen videos que
te ayudarán a comprender los conceptos y a poner en práctica las habilidades
adquiridas. Adicionalmente encontrarás los archivos que se requieren para realizar
las actividades, algunos documentos y aplicaciones útiles. No olvides que los
recursos digitales son parte integral del programa, por lo que es muy importante
que los conozcas y utilices en el curso.
Explicación Iconográfica
Actividad
Este icono nos indica un ejercicio que refuerza la parte teórica de
este material.
Proyecto
Este icono nos indica un ejercicio que refuerza de manera práctica.
Video
Es el material digital de los recursos del programa. La representación
en video de la parte teórica.
Lámina de apoyo
La lámina es un recurso del profesor, que sirve como refuerzo
dinámico e interactivo a un tema denso, que complementa la teoría
del material impreso.
Evaluación
Este icono indica un elemento fundamental del proceso educativo
que sirve para valorar el proceso de aprendizaje.
NOTA Nota
Las notas que verás dentro de tu texto, puntualizan la teoría o los
aspectos más importantes de un tema.
T IP Tip
Es una sugerencia que complementa un tema del material impreso,
dando un panorama más amplio al alumno sobre cómo ejecutar
una actividad de manera más sencilla y práctica.
Las propuestas didácticas son flexibles, adaptables a la forma personal de
trabajo del maestro y necesidades específicas de cada clase maximizando así
el empleo de los recursos disponibles.
P ropuesta Did áctica

NIVEL: Básico DURACIÓN SUGERIDA: 24 SESIONES / 45-50 MINUTOS
Este libro lo integran las siguientes Unidades:
Unidad 01 Manejo General
Unidad 02 Tablas
Unidad 03 Consultas
Unidad 04 Formularios e Informes
Unidad 05 Características especiales
Bases de datos Access ®

2010
Autor:
Bases de datos
Access® 2010
Unidad Tema Subtema Objetivos
tema A Introduccióna Definir Base de datos y

Diseño de una base de
a sistemas de bases de explicar la utilidad de
datos
datos definir tipos de datos.
tema B Mejorando el
Reconocer diferentes
diseño de una base de Tipos de datos
tipos de datos
datos
Descripción del entorno

1 - Manejo General de trabajo de Access
2010
Sesiones sugeridas 3 Cinta de Opciones
Acceso rápido con el
teclado
Identificar las áreas del
tema C Conociendo Barra de herramienta de
entorno de trabajo de
Access® 2010 acceso rápido
Access.
Cuadros de diálogo
Configuración de la
ventana documentos
Panel de navegación
Buscar objetos en una
base de datos
Clave Principal
Crear tablas en Access
Introducir datos en una
Diseñar y crear tablas por
tabla
tema A Tablas diferentes métodos e
Modificar el diseño de
introducir datos en ellas.
una tabla
Otras formas de crear
2 - Tablas tablas
Sesiones sugeridas 5
Manipulando datos
Buscar y reemplazar Modificar el diseño de
tema B Datos Importar y exportar datos una
Ordenar registros tabla.
Filtros
II
Propuesta Didáctica
Actividades sugeridas para el

Competencias Tutorial Sugerido Recursos
alumno
Indentificar sistemas Libro del Alumno
Actividad 1-01 Diseñando Video 1-01 Diseñando una
de bases de datos y los Recursos Digitales
tablas base de datos
elementos que lo componen
Se puede establecer el tipo
de dato que forma una
Libro del Alumno
base de datos para el mejor
Recursos Digitales
control y seguimiento de la
misma
El espacio de trabajo de Proyecto 1-01 Crear base de Libro del Alumno

Access es comfigurable y datos en blanco Recursos Digitales
Video 1-02 Crear una base
cada elemento de una base Actividad 1-02 Conociendo Lámina 1-01 Barra de
de datos en blanco
de datos se trabaja con Access® 2010 herramientas de acceso
herramientas específicas. Evaluación 01 rápido
Proyecto 2-01 Agreganmdo

Reconocer las tablas como información
Video 2-01 Partes de una
los únicos objetos en la base Proyecto 2-02 Diseñando Libro del Alumno
tabla
de datos que contienen una tabla Recursos Digitales
Video 2-02 Clave principal
información Proyecto 2-03 Modificando
tablas
Reconocer las ventajas de

los métodos de búsqueda,
ordenación y Filtrado de una
Video 2-03 Buscar y
Base de Datos, comparado Proyecto 2-04 Trabajando
reemplazar Libro del Alumno
con los métodos que con datos
Video 2-04 Importar datos Recursos Digitales
se usaban antes de las Evaluación 02
Video 2-05 Exportar datos
computadoras, por ejemplo,
en una biblioteca o lista de
alumnos.
III
Bases de datos
Access® 2010
Tipos de consultas
Crear una consulta El alumno será capaz de
Diseño conocer los conceptos
tema A Consultas Crear una consulta de consulta y sus tipos,
utilizando el Asistente además de crear y
Consultas cerradas y ejecutar las mismas.
abiertas
Campos calculados
Generar consultas por
tema B Trabajando con Consultas con parámetros
3 - Consultas condiciones aplicadas a
Consultas Consultas condiciones
multitabla.
La consulta multitabla
Consultas de El alumno podrá ser

actualización capaz de realizar los
tema C Consultas de
Consultas de eliminación diferentes tipos de
Acción
Consultas de creación de consultas de acción y
tabla ejecutarlas.
Introducción
Crear un Formulario por el
Crear y modificar un
tema A Formularios Asistente
formulario
Modificar datos de un
formulario
4 - Formularios e Informes Herramientas de diseño
de formulario
Sesiones sugeridas 5 Controles de Formulario
Configurar y preparar
tema B Diseño de Hoja de propiedades del
un formulario para su
Formularios formulario
impresión
Vista preliminar de un
informe
Impresión
IV

alumno
Existen varios tipos de

consultas y es más sencillo Video 3-01 Generando Libro del Alumno
la elaboración de la consulta consultas Recursos Digitales
a través del Asistente
Las consultas condicional

Proyecto 3-01 Generar una
permite establecer criterios Video 3-02 Consultas con
consulta con Vista Diseño
para realizar una búsqueda campos calculados Libro del Alumno
Proyecto 3-02 Consulta por
de información mas Video 3-03 Consultas Recursos Digitales
parámetros
especialidad sobre los multitabla
registros
Proyecto 3-03 Creando
consultas
Proyecto 3-04 Creando
Las consultas de acción Video 3-04 Creación de
consultas abiertas
realizan modificaciones a tablas Libro del Alumno
Proyecto 3-05 Control de
varios registros en una sola Video 3-05 Actualizando Recursos Digitales
almacén
ejecución Video 3-06 Eliminación
Proyecto 3-06 Consultas con
el asistente
Evaluación 03
Que para desarrollar

Proyecto 4-01 Creando un Video 4-01 Formulario con el Libro del Alumno
formularios es más sencillo
formulario con el asistente asistente Recursos Digitales
trabajar a partir del Asistente.
Para crear un formulario

sin ayuda del Asistente se
Proyecto 4-02 Modificando Video 4-02 Diseño de Libro del Alumno
requiere de comprensión
un formulario formularios Recursos Digitales
más profunda de los campos
y la notación que manejan.
V
Bases de datos
Access® 2010
Diseño del Informe

Creación a partir del
Asistente Crear y deisñar un
Cont. Unidad 4 tema C Informes
Herramietas de diseño de Informe
informe
Agrupar y ordenar
Tipos de relaciones
Integridad referencial Describir tipos de
Cómo crear relaciones relaciones y enumerar
tema A Relaciones Consultas de tablas las reglas de la
relacionadas integridad referencial y
Formularios e informes de ejemplificarlas
tablas relacionadas
5 - Características especiales
Interpretar la información
de una tabla dinámica
tema B Caraterísticas Tabla dinámica
o gráfico dinámico para
especiales Gráfico dinámico
encontrar soluciones a
preguntas específicas.
Ejecutar una Macro Automatizar tareas por

tema C Macros
Modificar una Macro medio de Macros.
VI

alumno
Proyecto 4-03 Creando un
informe con el asistente
Que una vez creado un Video 4-03 Informes con el
Proyecto 4-04 Modificando
informe mediante el asistente Libro del Alumno
un informe
Asistente es mas sencilla su Video 4-04 Diseño de Recursos Digitales
Proyecto 4-05 La tiendita
edición en la Vista Diseño. informes
escolar
Evaluación 04
Actividad 5-01 Relacionando
tablas
Proyecto 5-01 Relacionar
Los conceptos de relaciones tablas
Video 5-01 Integridad
y campos compartidos, entre Proyecto 5-02 Creando
referencial Libro del Alumno
tablas facilitan la interacción consultas de tablas
Video 5-02 Generar Recursos Digitales
entre ellas logrando realizar relacionadas
relaciones
funciones complejas. Proyecto 5-03 Creando
formularios e informes de
tablas relacionadas
Proyecto 5-04 Banco
Diseñar tablas y gráficos Proyecto 5-05 Explorando

dinámicos que representen tablas dinámicas Libro del Alumno
el cambio dentro de una Proyecto 5-06 Gráficos Recursos Digitales
consulta. dinámicos
Mediante las Macros es

posible programar tareas de
uso frecuente, para que se Proyecto 5-07 Creando Libro del Alumno
Video 6-01 Macros
ejecuten automáticamente macros simples Recursos Digitales
haciendo el trabajo más
sencillo y eficiente.
VII
Bases de datos
Access® 2010
Inventario de habilidades
Este inventario se emplea para medir las habilidades de los alumnos que inician
el curso. Esto no es una prueba, es un indicador que va del 1 al 5, dónde uno
establece poco o nulo conocimiento del tema por parte del alumno y cinco que
está completamente familiarizado con el mismo.
Habilidad 1 2 3 4 5
Reconocer el concepto de bases de datos.
Diseñar bases de datos.
Reconocer el concepto de tablas.
Abrir y guardar archivos en Access.
Identificar los componentes del espacio de trabajo.
Manipulación de datos.
Buscar y reemplazar.
Modificar el diseño de una tabla.
Diseñar formularios.
Utilizar el asistente para crear formularios.
Diseñar informes.
Identificar el concepto de Integridad referencial.
Establecer relaciones entre tablas.
Crear tablas dinámicas.
Crear y modificar gráficos dinámicos.
Configurar Macros.
Crear informes de tablas relacionadas.
Crear consultas de tablas relacionadas.
Utilizar consultas de acción.
Crear campos calculados.
VIII
Una base de datos es un conjunto de información
perteneciente a un mismo contexto y almacenada
sistemáticamente para su uso o consulta.
Un id ad 01 Ma nejo genera l
Durante el desarrollo de esta unidad aprenderás a:
A Definir el concepto de Base de datos.

B Explicar la utilidad de definir tipos de datos.
C Identificar las áreas del entorno de trabajo de Access® 2010.

2010
Autor:
Bases de datos
Access® 2010
tema A Introduccióna a sistemas de bases de datos

Los sistemas de bases de datos fueron creados para almacenar, recuperar, analizar e imprimir
información de forma eficiente. Cualquier sistema que cumpla con este fin, sea o no en una
computadora, es un sistema de base de datos o DBMS (Data Base Management System).
El crecimiento de los programas de bases de datos (DBMS computarizados) ha sido un importante

marcador para el desarrollo de nuevas tecnologías, que permiten almacenar cada vez más
información y procesarla a velocidades cada vez mayores. Un sistema DBMS computarizado es
más flexible, exacto, rápido, sencillo y económicamente conveniente, que un sistema de bases
de datos tradicional.
Como definición general, una base de datos es la reunión de información referente a un mismo
tema o propósito. Un programa de bases de datos permite organizar la información en la
computadora para almacenar, manipular y recuperar datos de manera sencilla y eficiente.
Este texto se refiere a la base de datos de Microsoft Access®, que resulta al mismo tiempo
simple y poderosa. Sin embargo, los conceptos, diseño y manejo de objetos es el mismo para
cualquier otro programa de bases de datos.
Diseño de una base de datos
El aspecto más importante de las bases de datos es el diseño de los objetos que la componen,
como tablas, consultas, informes y demás. Una base de datos bien diseñada puede
implementarse en cualquier programa de bases de datos, y no únicamente en Access. El diseño
de la base de datos se realiza en papel y consiste en la planeación de los objetos del sistema.
El primer paso requiere comprender qué tipo de información se desea almacenar, para diseñar
como punto de partida una o más tablas que guarden esta información.
Nombre Teléfono Dirección E-mail

Adriana Contreras Álvarez 1579108 Zacapoaxtlas 81 int 23 acalvarez@hotmail.com
Campos
Pedro Alcozer Hernández 2452143 Alamos 34 Esq. Insurgentes phernandez@live.com
Aimee Rodriguez Zarate 2123411 Franc. Villa 115 san carlos azarate@hotmail.com
Registros, datos que componen la tabla.
1-01
VIDEO Diseñando una base de datos
10
Manejo general
El diseño de la tabla consiste en decidir cuáles son los campos necesarios para recopilar la
información. Es necesario crear un campo para cada tipo de información que se desea guardar
y posteriormente analizar. Por ejemplo, si necesitas almacenar información de los libros de
una biblioteca y posteriormente piensas buscar algún libro por autor o por editorial, entonces
necesitas un campo para guardar el autor y otro campo para guardar la editorial.
ACTIVIDAD
1-01 Diseñando tablas
1. Planea y anota cuáles son los 8 campos más importantes que se necesitan para recopilar la
información de las empresas de una ciudad.
Nombre de la Tabla: Empresas
Campo 1: Campo 5:
Campo 2: Campo 6:
Campo 3: Campo 7:
Campo 4: Campo 8:
2. Planea y anota cuales son los 8 campos más importantes, que se necesitan para recopilar
la información de los alumnos de una escuela.
Nombre de la Tabla: Alumnos
Campo 1: Campo 5:
Campo 2: Campo 6:
Campo 3: Campo 7:
Campo 4: Campo 8:
3. Planea y anota cuáles son los 6 campos más importantes, que se necesitan para recopilar
la información de los libros de una biblioteca. Dale un nombre a la tabla.
Nombre de la Tabla:
Campo 1: Campo 3:
Campo 2: Campo 4:
Campo 3: Campo 5:
4. Planea y anota cuáles son los 6 campos más importantes, que se necesitan para recopilar
la información de discos de música. Dale un nombre a la tabla.
Nombre de la Tabla:
Campo 1: Campo 4:
Campo 2: Campo 5:
Campo 3: Campo 6:
11
Bases de datos
Access® 2010
tema B Mejorando el diseño de una base de datos

Al diseñar una base de datos hay que tener en mente lo que se desea hacer después con la
información que se guarde en las tablas: ¿Qué tipo de consultas se requerirán? ¿Qué informes
serán necesarios? ¿Para qué servirá la base de datos?
Observa, por ejemplo, el diseño de esta tabla, que servirá para almacenar la información de un
grupo de personas.
¤¤ Nombre de la Tabla: Directorio.

¤¤ Campos: Nombre completo, Dirección, Teléfonos, E-mail.
Si analizas el diseño anterior, verás que es muy pobre. ¿En qué campo se debe guardar el
número de fax de una persona? ¿En qué campo se debe guardar el código postal? ¿Será
posible ordenar los registros alfabéticamente por ciudad o por país?
Un mejor diseño de la misma tabla sería el siguiente:
¤¤ Nombre de la tabla: Directorio.

¤¤ Campos: Apellido paterno, Apellido materno, Nombres, Calle y número, Colonia,
Ciudad, Estado, País, Código postal, Teléfono 1, Teléfono 2, Fax, E-mail.
Observa como la misma tabla es mucho más completa si se diseña correctamente, permitiendo
ordenar, consultar y obtener informes detallados para cada campo.
Tipos de datos
Además de decidir qué campos se necesitan en una tabla, es

indispensable identificar el tipo de datos que va a contener
cada campo. La siguiente tabla muestra los tipos de datos
disponibles en Access y el tipo de información que se puede
guardar en un campo.
Así, por ejemplo, si un campo se usará para almacenar

precios, el tipo de dato Moneda es la mejor opción, pero si el
campo se usará para almacenar el nombre de un producto, es
mejor elegir el tipo de dato Texto.
Imagen 1-1: Menú despeglabe de tipos de datos
12
Manejo general
Tag Función Ejemplo

Nos permite trabajar ingresando texto, caracteres
(símbolos) o dígitos (números), ofrece un tamaño
Texto “Arturo Chehaibar”
predeterminado de 50 caracteres que podemos
aumentar hasta 255 caracteres.
Se utiliza para texto de gran longitud y números,
Memorando como notas o descripciones. Almacena hasta 65,536 cualquier nota
caracteres.
Nos permite trabajar únicamente con números enteros y
Número 521.13
decimales para realizar operaciones matemáticas.
Nos permite ingresar en varios formatos la fecha y hora
dentro de nuestra tabla, este tipo de datos comprende
fechas entre 2000 – 2029 o también 1930 – 1999 en
Fecha/Hora 27/03/2004
formatos:
a. Fecha Larga, mediana o corta
b. Hora larga, mediana, corta
Se utiliza para valores de moneda y para evitar el
redondeo durante los cálculos. Almacena 8 bytes. Sin
Moneda necesidad de que el usuario lo ponga, automáticamente $324.50
aparece el símbolo de moneda, y el formato con
separador de miles y dos decimales.
Genera una secuencia de números que se incrementan
Autonumérico uno a uno, este tipo de datos asigna su valor de forma 1
aleatoria cada vez que ingresamos un registro a la tabla.
Se utiliza para datos que pueden ser uno de dos valores
Si/No Sí
posibles, como Verdadero o Falso.
Se utiliza para objetos OLE (object linked embeded),
Objeto OLE como documentos de texto, hojas de cálculo o una fotografía
imágenes.
Se utiliza para hipervínculos, es decir, rutas o direcciones
Hipervínculo http://www.grupoeducare.com
URL. Almacena hasta 64,000 caracteres.
Te permite almacenar con gran facilidad todos los tipos
de documentos y archivos de una base de datos sin que
Datos adjuntos
se vea un exceso de tamaño físico en la base de datos
ya que se comprimen automáticamente.
Se utiliza para crear un campo que permite elegir un
Asistente para
valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un
búsquedas
cuadro combinado.
13
Bases de datos
Access® 2010
tema C Conociendo Access® 2010

Dentro de una base de datos existen diferentes objetos con funciones particulares. Un archivo
de base de datos de Access es una colección de estos objetos que trabajan en conjunto. Los
objetos que puede contener una base de datos son Tablas, Consultas, Formularios, Informes,
Páginas, Macros y Módulos.
Si estás familiarizado con otras aplicaciones de oficina, te darás cuenta que Access® tiene una
interface muy parecida a la de otros programas. Microsoft® Access® 2010 contiene una cinta
de opciones, fichas y controles para realizar diferentes tareas.
Al iniciar Access, verás la Vista Backstage con varias opciones para iniciar una nueva base
de datos; en el área central se concentran varios iconos que representan los diferentes tipos
de bases de datos en los que podemos trabajar: en blanco, contactos, projectos, problemas y
tareas, entre otros. Estas son plantillas preestablecidas con las que podrás trabajar.
Imagen 1-2: Vista Backstage Access® 2010
Para tener acceso completo a la aplicación primero debes crear una base de datos, ya sea en
blanco o a partir de una plantilla, en el área central se muestran los diferentes diseños del tipo
de base de datos. Estos diseños se encuentran agrupados por plantillas: Inicio y Office.com. Al
seleccionar alguna plantilla puedes ver una vista previa, del lado derecho de la pantalla.
1-02
VIDEO Crear una base de datos en blanco
14
Manejo general
PROYECTO
1-01 Crear base de datos en blanco
1. Inicia Access® y aparece la Vista Backstage.
2. En Plantillas disponibles, haz clic en Base de datos en blanco.
3. A la derecha, en Base de datos en blanco, asigna el nombre Escuela para el archivo de

base de datos en el cuadro Nombre de archivo.
4. Presiona el botón para guardar el archivo en la ubicación que indique tu profesor.
5. Haz clic en Crear para generar la nueva base de datos. Se abre una nueva tabla en la
vista Hoja de datos.
6. Da clic en Archivo y selecciona Salir para cerrar Microsoft® Access®.
Descripción del entorno de trabajo de Access® 2010.
La nueva interface de la versión 2010, facilita al usuario encontrar los comandos que necesita.
Éstos son los principales componentes del entorno de trabajo:
1. Cinta de opciones: compuesta por fichas en las que se organizan comandos o

acciones específicos. Los comandos de cada ficha se organizan además en varios
grupos.
2. Barra de herramientas de acceso rápido: contiene un conjunto de comandos

independientes de la ficha que se están mostrando en la Cinta de opciones.
3. Barra de título: muestra el nombre del programa y de la publicación actual.
4. Ficha Archivo: Agrupa los comandos básicos para abrir, guardar e imprimir un archivo.
Este botón es común a casi todas las aplicaciones de Microsoft® Office® 2010.
Sustituye al botón de Office® de la versión 2007.
5. Panel de navegación: es la herramienta que organiza los objetos almacenados en

nuestra base de datos Access.
15
Bases de datos
Access® 2010
2 3
1
5 6
7
Imagen 1-3: Espacio de trabajo de Access® 2010
6. Ventana de documentos: De forma predeterminada muestra los objetos de la base de

datos en fichas, reemplazando las ventanas superpuestas.
7. Barra de estado: Ubicada en la parte inferior de la ventana, es aquí donde aparecen

los mensajes de estado, sugerencias de propiedades, indicadores de grogreso, etc.
Incluye los botones de Vistas y se puede ajustar el nivel del Zoom.
Cinta de Opciones
La Cinta de opciones está diseñada para ayudarte a encontrar fácilmente los comandos
necesarios para completar tu trabajo. La Cinta de opciones reemplaza los menús tradicionales
de las versiones anteriores de Office®. Los comandos se encuentran organizados en grupos
lógicos, que a su vez se concentran en fichas. Estas fichas están relacionadas con un tipo de
actividad como crear tablas objetos, importar datos, editar el contenido de los objetos.
Imagen 1-4: Cinta de opciones

Fichas Grupos Comandos
La Cinta de opciones también se maneja en otros programas de Microsoft Office 2010 como
Word®, PowerPoint® o Excel®.
16
Manejo general
T IP Puedes ocultar o mostrar la Cinta de opciones

presionando las teclas <Ctrl+F1>. También puedes
ocultar la cinta haciendo doble clic en la ficha activa.
La Cinta de opciones se ajusta automáticamente al
tamaño de tu pantalla, por lo que es posible que
veas más o menos detalles en diferentes equipos.
Existen dos tipos de fichas en la Cinta de opciones:
¤¤ Fichas estándar, son todas las fichas que están visibles al iniciar Access® y son
Archivo, Inicio, Crear, Datos externos y Herramientas de base de datos. En las
fichas los comandos más populares de cada grupo son los botones más grandes.
¤¤ Fichas de herramientas contextuales. Permiten trabajar con algún objeto

seleccionado como tablas o formularios. Cuando se hace clic en uno de estos
objetos, junto a las fichas estándar aparecen nuevas fichas de herramientas
contextuales en un color destacado.
Fichas estándar Ficha de Herramientas Contextual
Imagen 1-5: Fichas estándar y de herramientas contextuales
NOTA
Ficha Inicio
En este curso utilizaremos la
siguiente nomenclatura para Comando
localizar algún comando en la Copiar
cinta de opciones: Ficha/Grupo/
Grupo
Comando
Portapapeles
Por ejemplo, para referirnos al botón Copiar que se encuentra en el

grupo Portapapeles de la ficha Inicio, simplemente se mencionará:
Ficha Inicio/Portapapeles/Copiar
17
Bases de datos
Access® 2010
Acceso rápido con el teclado
Algunas personas se sienten más cómodas y trabajan más rápido utilizando únicamente
el teclado y dejando el ratón sólo para algunas acciones menores. Para ello, casi todas las
aplicaciones tienen combinaciones de teclas que hacen las mismas funciones que muchos
botones de comando.
Presiona y suelta la tecla <Alt>. Aparecerán pequeñas etiquetas sobre cada función disponible
en la ficha activa, como se muestra en la siguiente imagen:
Imagen 1-6: Etiquetas para seleccionar ficha con el teclado
Presiona la letra o la secuencia de letras que aparecen sobre la función que desees utilizar.
Dependiendo de las teclas que presiones podrán aparecer nuevas etiquetas. Sigue presionando
las letras o números hasta llegar al comando o control específicos que deseas utilizar. Para que
desaparezcan las etiquetas sobre los botones, basta presionar nuevamente la tecla <Alt>.
Botones divididos
En las aplicaciones de Microsoft® Office® 2010, muchos botones están divididos en dos
secciones. La primera sección muestra un ícono de identificación. Si haces clic con el ratón
sobre él, se ejecuta la acción inmediatamente. Al lado de la imagen aparece un pequeño
triángulo que indica que existe un menú colgante con más opciones para ese botón.
Si das clic en el botón Color de fuente , inmediatamente el cambia el color del texto de
la tabla o selección, con el último color utilizado.
Si das clic en este triángulo, se despliega la Galería con más opciones de color para el texto.
Imagen 1-7: Galería Color de fuente
18
Manejo general
Barra de herramientas de acceso rápido
Es una barra personalizable, con comandos independientes a los que encuentras en la Cinta
de opciones. Te ayuda a tener acceso rápido a las acciones que más utilices en un trabajo. Los
comandos predeterminados de la banda son: Guardar, Deshacer y Repetir.
Imagen 1-8: Barra de Herramientas
Puedes agregar o eliminar botones de comandos de la Barra de herramientas de acceso

rápido de dos maneras diferentes:
a. Haz clic en la flecha Personalizar barra de herramien-

tas de acceso rápido, que se encuentra en el extremo
derecho de la barra. Aparecerá un menú como el siguien-
te, en el que muestra una lista con los comandos de uso
frecuente en las aplicaciones de Microsoft® Office®, en el
puedes seleccionar o eliminar los comandos que desees
aparezcan en la Barra.
Imagen 1-9: Menú desplegable
b. Haz clic sobre cualquier comando de la cinta de opciones con el botón secundario
del ratón y después selecciona la opción Agregar a la barra de herramientas de
acceso rápido. Esto agrega el comando seleccionado a la barra de herramientas
de acceso rápido, de modo que sea de fácil acceso. Para eliminarlo puedes hacer un
clic con el botón secundario del ratón, directamente sobre el comando en la barra de
herramientas de acceso rápido.
Imagen 1-10: Menú contextual
1-01
LÁMINA Personalizar la barra de herramientas
19
Bases de datos
Access® 2010
Cuadros de diálogo
En algunos Grupos, en la parte inferior derecha,

aparece una pequeña flecha diagonal . Esta
flecha se llama iniciador de cuadros de diálogo. Al
presionarla, aparecerá una caja con más opciones
relacionadas al grupo. También puede aparecer un
panel de tareas con opciones detalladas de alguna
actividad. Por ejemplo, este es el Cuadro de diálogo
asociado al grupo Formato de Texto.
Imagen 1-11: Cuadro de diálogo:

Formato de hoja de datos
Desde aquí se tienen opciones relacionadas al formato de hoja de datos, que no aparecen
directamente como botones en el grupo.
Configuración de la ventana de documentos
En Access® 2010 los objetos de la base de datos es posible organizarlos en la Ventana de

documentos con fichas en lugar de emplear ventanas superpuestas. Si abres una base de
datos creada en una versión anterior de Access, utilizará la opcion de ventanas superpuestas,
si ese modo de trabajo no resulta comodo para tí, es posible cambiarla a fichas configurando
las Opciones de Access de la siguiente forma:
1. Haz clic en la ficha Archivo/Opciones
2. Selecciona la opción Base de datos actual, del panel lateral.
3. En Opciones de de la ventana de documentos, ubicada en Opciones de aplicación,

selecciona Documentos con fichas.
4. Haz clic en aceptar y deberás cerrar y abrir la base de datos nuevamente para que los
cambios sean visibles.
Imagen 1-12: Fichas en la Ventana de Documentos
20
Manejo general
Las tablas, formularios, informes, macros, etc., son los diferentes objetos que componen una
Base de datos, al crear o abrir una base de datos, los nombres de los objetos que la integran
aparecen en el Panel de navegación de una manera organizada generando grupos para cada
categoría.
Las categorías permiten organizar los objetos en el panel de navegación y los grupos permiten
filtrar los objetos organizados por categorías y si un objeto usa más de una tabla, éste aparecerá
en todos los grupos correspondientes. Para modificar un objeto basta con hacer doble clic
sobre el en el Panel de navegación.
En la imagen podemos apreciar la categoría “Todos los objetos de

Access” y los grupos Tablas, Consultas, Formularios e Informes.
Algunas veces debemos maximizar el área de trabajo, esto lo

hacemos posible ocultando el Panel de navegación, para ello haz
clic en el botón para abrir o cerrar la barra Tamaño del panel .
Es posible personalizar las categorías y grupos de objetos en el Panel

de navegación, así como, ocultar objetos, grupos o todo el panel de
navegación.
Buscar objetos en una base de datos
Seguramente al inicio, los objetos que integren tu base de datos no

representaran problema alguno para desplegarse completamente
en el Panel de navegación, a medida en que vayas avanzando en
el diseño de una base de datos notarás que la cantidad de objetos
incrementa, de tal manera que no todos los objetos se ubiquen a
simple vista dentro del panel. Imagen 1-13: Panel de
navegación
Para facilitar la localización de objetos, Access cuenta con la
Barra de búsqueda, al escribir en el cuadro Buscar, Access®
realizará una búsqueda dentro de la categoría, los grupos que
contienen un objeto que coincida con los criterios de busqueda.
Esta busqueda se efectua únicamente en las categorías y grupos
Imagen 1-14: Barra de Búsqueda mostrados.
Para realizar una búsqueda global selecciona una de las categorías predefinidas, Tipo de objeto
por ejemplo, así todos los grupos estarán visibles al momento de realizar la búsqueda.
21
Bases de datos
Access® 2010
ACTIVIDAD
1-02 Conociendo Access® 2010
1. Inicia MS Access® 2010
2. Da clic en Ficha Archivo/Abrir y localiza la base de datos Escuela creada en la actividad

anterior y da clic en abrir.
3. Escribe cuáles son los grupos que hay dentro de las siguientes fichas:
Ficha Crear
Plantillas, Tablas, Consultas, Formularios, Informes y Macros y código.
Ficha Datos externos
Importar y vinvular, Exportar y Recopilar datos
Ficha Inicio
Vistas, Portapapeles, Ordenar y filtrar, Registros, Buscar, Ventana y Formato de texto
4. Sin la ayuda del ratón y utilizando las teclas de acceso rápido, escribe cuáles son las
combinaciones de teclas para seleccionar los siguientes botones:
Cambiar de fuente o tipo de letra (Ficha Inicio/Formato de texto/Fuente)
Alt>O>FF
Abrir el Editor de Visual Basic (Ficha Herramientas de base de datos/Macro/VIsual Basic)
Alt>M>4 ó “Alt+F11”
Agregar un registro (Ficha Inicio/Registros/Nuevo)
Alt>O>J ó “Ctrl ++”
22
Manejo general
Exportar en PDF (Ficha Datos externos/Exportar/PDF o XPS)
Alt>O>G>1 ó “Mayús+Entrar”
Guardar un registro (Ficha Inicio/Registros/Guardar)
Alt>X>F
5. Personaliza la barra de herramientas de acceso rápido. Agrega los comandos: Guardar

como, Cerrar y Salir. Usando la opción Más comandos, ordénalos de manera que queden
como en la siguiente lista:
Guardar
Guardar como
Deshacer
Repetir
Cerrar
Salir
6. Selecciona Ficha Crear/Tablas/Tabla y escribe los nombres de las fichas y los grupos de
cada ficha que aparecen en la ficha contextual Herramientas de Tabla:
Ficha: Campos
Grupos: Vistas, Agregar y eliminar, Propiedades, Formato y Validadción de campo
Ficha:Tabla
Grupos: Propiedades, Eventos anteriores, Eventos posteriores, Macros con nombre
y Relaciones
7. Después de que el profesor haya revisado la actividad, regresa la barra de herramientas de

acceso rápido a su estado original, dejándola sólo con los comandos: Guardar, Deshacer
y Repetir.
23
Bases de datos
Access® 2010
¿Qué aprendiste?
TEMA A: A identificar los principales objetos que componen a una Base de Datos,
reconociendo el concepto de tabla al recopilar datos en papel.
TEMA B: A reconocer los diferentes tipos de datos que se pueden incluir en una base de
datos en Access® 2010, estudiando el uso particular de cada tipo de datos.
TEMA C: A listar los elementos que componen el espacio de trabajo de Access 2010 al
interactuar con la interfase realizando configuraciones personales a distintos
elementos que lo componen.
EVALUACIÓN
01
1. Define qué es una base de datos:
La reunión de información referente a un mismo tema o propósito
2. Describe para qué se emplan las tablas en un sistema de base de datos
El diseño de la tabla consiste en decidir cuáles son los campos necesarios para
recopilar la información. Empleando un campo para cada tipo de información
que se desea guardar y posteriormente analizar.
3. Escribe el nombre correcto del componente del espacio de trabajo:
Es la barra personalizable que contiene los comandos de uso frecuente:
Barra de herramientas de acceso rápido
Este permite tener organizados en catergorías y grupos los objetos de la base de datos:
Contiene los comandos de la aplicación agrupados en fichas:
Cinta de opciones
24
La base de datos puede contener muchas tablas,
cada una de ellas con información sobre un tema
diferente. Cada tabla, a su vez, puede contener
muchos campos de diferentes tipos, como texto,
números, fechas e imágenes.
Un id ad 02 Tablas
A Diseñar y crear tablas por diferentes métodos e introducir datos en ellas.

B Modificar el diseño de una tabla.

2010
Autor:
Bases de datos
Access® 2010
tema A Tablas
La parte medular de cualquier base de datos es la tabla. Una base de datos puede contener una
o más tablas, que es donde estará toda la información.
Una tabla es una colección de registros, donde la información se muestra en filas y columnas,
muy similar a una hoja de cálculo. A esta colección de registros se le llama Vista Hoja de datos.
En la Vista Hoja de datos cada columna (vertical) representa un campo y cada fila (horizontal),
un registro. Los campos son categorías de información relacionadas con un registro. Los
registros son colecciones de campos relacionados con un tema o propósito específico.
En la figura de la siguiente página, que muestra una tabla de datos de países, los campos son
el nombre del país, su capital, su idioma y su población. El conjunto de datos de un mismo país
es un registro.
2-01
VIDEO Partes de una tabla
Clave Principal
Es un campo que identifica de manera única a cada registro. Por ejemplo, si asignas un número
de matrícula a cada alumno en una tabla, entonces el campo para el número de matrículo
debe ser la clave principal. En este ejemplo, al asignar una clave principal te aseguras que
no existirán dos alumnos con el mismo número de matrícula, así evitarás que los usuarios
introduzcan en este campo datos duplicados.
Es importante seleccionar el campo más adecuado para que sea la clave principal de cada
tabla. No todas las tablas tienen clave principal, pero si en una tabla es importante que no
existan datos duplicados, entonces hay que definir una clave principal.
2-02
VIDEO Clave principal
26
Tablas
Crear tablas en Access®
La mejor forma de crear una tabla es usando Ficha Crear/Tablas/Diseño de tabla. En la

Vista Diseño, es necesario asignarle nombre a cada uno de los campos que se van a crear, y
especificar el tipo de datos de cada uno de los campos.
En la sección inferior de la Vista Diseño están las propiedades del campo. Cada tipo de datos
tiene diferentes propiedades, como la longitud del campo, el formato del número, y si será
obligatorio que el usuario llene el campo (requerido).
Para definir la clave principal, selecciona Herramientas de tabla/Diseño/Herramientas/Clave

principal o haz un clic derecho sobre el campo que no debe contener datos repetidos y del
menú contextual selecciona Clave principal.
Al terminar de introducir los campos y tipos de datos, es necesario guardar el diseño de la

tabla. Lo más sencillo es cerrar la ventana de diseño y guardar los cambios, dando a la tabla
un nombre.
Campos: Tipo de datos:

Nombres de los campos Determina el tipo de dato que
Clave principal: que formarán la tabla. puede contener cada campo.
Determina un campo que
no puede contener datos
repetidos y que identifica
de forma única a cada
registro.
Propiedades del campo:

Establece los parámetros
que determinan el formato
y comportamiento del
campo seleccionado en la
sección superior.
Imagen 2-1: Vista Diseño de Tabla
27
Bases de datos
Access® 2010
Introducir datos en una tabla
La introducción de datos se puede hacer directamente en la Hoja de datos, haciendo doble clic
sobre la tabla que se desea editar, en el Panel de Navegación. En la parte inferior izquierda de
la Vista Hoja de datos están los controles de navegación, que permiten recorrer los registros o
iniciar un nuevo registro.
Si deseas cambiar el diseño de la tabla (agregar, eliminar o modificar campos), utiliza la Vista
Diseño. No confundas el diseño de la tabla (Vista Diseño) con los datos que se introducen en
la tabla (Vista Hoja de Datos).
En una tabla, la información que se introduce o se modifica en la Hoja de Datos, se guarda

automáticamente tan pronto como el cursor sale del campo. Sin embargo, si lo que cambia es
el diseño de la tabla, es necesario guardar los cambios antes de salir del programa.
Registro actual
Hoja de datos
Imagen 2-2: Vista Hoja de Datos

Ir al primer registro Agregar un nuevo registro
Ir al registro anterior Ir al último registro
Número de registro actual y Ir al registro siguiente
Número total de registros
28
Tablas
PROYECTO
2-01 Agregando información
1. Inicia Access® y abre el archivo Agregando Información.accdb localizado en los Recursos

Digitales.
2. Probablemente al abrir el archivo en Access® se activará una Advertencia de seguridad. Si es

el caso haz clic en Habilitar contenido.
3. En el Panel de Navegación se muestra la tabla países, abrela haciendo doble clic sobre ella.
Reemplaza el nombre de la capital de Puerto Rico por San Juan.
4. Agrega un nuevo registro con los datos de los Estados Unidos de Norte América.
5. Completa el campo del idioma en el registro que corresponde a El Salvador.
6. Cierra la tabla países y cierra la base de datos.
7. Recuerda la ubicación de la base de datos, pues la usarás en siguientes actividades.
PROYECTO
2-02 Diseñando una tabla
1. Utiliza la siguiente tabla para decidir los campos y los tipos de datos necesarios para crear
una tabla destinada a almacenar información de universidades. El primer campo será la
clave de la universidad, que es del tipo Autonumérico. Diseña otros 7 campos.
Nombre del campo Tipo de dato

Clave Autonumérico
29
Bases de datos
Access® 2010
2. Inicia en Access® una nueva Base de datos en blanco, guardándola en la ubicación que tu
profesor indique, con el nombre Diseñando.accdb.
3. De forma predeterminada Access creará una tabla en blanco y mostrara la Vista Hoja de
Datos.
4. Cambia a la Vista diseño de la tabla, utilizando el comando Herramientas de Tabla/Diseño/

Vistas/Ver/Vista Diseño, asignandole el nombre Universidades a la tabla e introduce los
nombres de los campos y elige los tipos de datos de cada uno de ellos. La Descripción de
cada campo es opcional.
5. En la parte inferior de la ventana de diseño establece el Tamaño del campo, y si el campo

será obligatorio (Requerido) o no.
6. Coloca el cursor sobre el primer campo que corresponde a la clave de cada universidad. Haz
un clic derecho sobre este campo y del menú contextual elige Clave principal.
7. Cierra la Vista diseño, guardando los cambios realizados a la tabla Universidades.
8. Observa que la tabla aparece como objeto en el Panel de Navegación.
9. Abre la tabla que acabas de crear haciendo doble clic sobre el icono que la representa en
el Panel de Navegación.
10. Introduce al menos 10 registros completos. Observa como los tipos de datos que elegiste
para cada campo limitan las entradas. Por ejemplo, no es posible introducir textos en un
campo numérico. La información que introduzcas debe ser correcta para que la base de
datos te sea útil. Si te falta algún dato trata de investigarlo y si no lo encuentras inventa un
dato temporalmente, mientras obtienes la información real.
11. Cierra la base de datos. Utilizarás el archivo en próximos proyectos.
Modificar el diseño de una tabla
En cualquier momento, es posible cambiar el diseño de una tabla existente, para agregar o
eliminar campos, cambiarlos de orden o cambiar la clave principal.
Para modificar el diseño de una tabla selecciona la tabla en el Panel de Navegación, haz clic
secundario y selecciona Vista Diseño del menú contextual de la tabla.
No olvides que es necesario guardar los cambios en el diseño de la tabla, si quieres conservarlos.
30
Tablas
En la Vista Diseño puedes realizar todos los cambios que necesites. Observa la figura:
Campo seleccionado.
Después de seleccionar
un campo, puedes
arrastrar este punto para
cambiar el orden de los
campos. Determina el tamaño
máximo que pueden
tener los datos en este
campo.
Determina si, al llenar
Propiedades del campo cada registro, se puede
seleccionado. dejar este campo vacío
o si es requerido
Imagen 2-3: Vista Diseño de Tabla
Propiedades de los campos
Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan el
funcionamiento que llevara el campo en la tabla, dichas características las identificamos como
las propiedades de los campos cada propiedad varía dependiendo del tipo de dato entre cada
campo.
a. Tamaño del campo: Permite establecer el mínimo o máximo de dimensión del campo
al ingresar la información (caracteres).
b. Formato del campo: Nos permite definir como visualizaremos los datos en pantalla
c. Mascara de Entrada: Permitir que controlemos la información que se debe ingresar
en el campo Ej. Definir los dígitos de un número telefónico
d. Valor predeterminado: Esta propiedad nos permite guardar automáticamente un valor
en el campo.
e. Reglas de validación: Permite controlar exactamente qué datos se deben de ingresar
bajo un criterio previamente definido. Ej. >(MAYOR QUE)100 Y <(MENOR QUE)200
f. Texto de validación: Podemos ingresar un texto el cual visualizaremos en pantalla
para saber qué tipo de información acepta el campo.
g. Requerido: Nos permite establecer que un campo no acepte quedarse sin algún
registro, nos obligará a ingresar un registro forzosamente.
Si modificas las propiedades de un campo después de haber introducido información a la tabla,

se pueden perder los datos
31
Bases de datos
Access® 2010
Otras formas de crear tablas
En el grupo Tablas de la ficha Crear, hay tres opciones o métodos para crear una nueva tabla.
Hasta ahora hemos utilizado el método Vista Diseño, por ser el más completo, pero puedes
crear una tabla con alguno de los otros métodos y después realizar ajustes menores en la Vista
Diseño de la tabla. Los métodos para crear una tabla son:
¤¤ Vista Diseño: Es el método más completo, pues te permite definir con exactitud las
características de los campos. La tabla se crea especificando sus parámetros en la Vista
Diseño.
¤¤ Listas de SharePoint: consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde
el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personans con
acceso al mismo sitio.
¤¤ Tabla: Abre directamente la Vista Hoja de Datos de una nueva tabla vacía en la cual puedes
introducir información de inmediato. En este tipo de tablas, después es necesario usar la
Vista Diseño para renombrar los campos, cambiar el tipo de datos y propiedades, y hacer
más ajustes.
PROYECTO
2-03 Modificando tablas
1. En el proyecto Diseñando tablas, creaste la base de datos Diseñando.accdb. Ábrela si no lo

está. Si no has realizado el proyecto, es necesario realizarlo antes de continuar.
2. Guarda el archivo con el nombre Modificando.accdb en la ubicación que indique tu profesor.
3. En el Panel de Navegación localiza la tabla Universidades y selecciónala, pero sin abrirla.
4. Haz un clic derecho sobre el icono de la tabla Universidades y del menú contextual
selecciona Vista Diseño.
5. Reorganiza los campos para que la Clave sea el último campo.
6. Agrega como primera fila un campo que se llame Visitada, del tipo Sí/No.
7. Agrega como segunda fila un campo que se llame Me_interesa, del tipo Sí/No.
32
Tablas
8. Cierra la Vista Diseño guardando los cambios realizados.
9. Abre la tabla y captura la información de los nuevos campos para todos los registros
existentes.
10. Ahora vamos a crear una segunda tabla dentro de la misma base de datos. Utiliza el
comando Crear/Tablas/Vista Diseño para crear una nueva tabla llamada Ciudades, donde
se guardará la información de las poblaciones donde se encuentran las universidades de
la otra tabla.
11. Diseña y elige los campos necesarios. Incluye como mínimo los siguientes campos: ciudad,
estado, país, idioma, población, temperatura_máxima, temperatura_mínima, distancia.
12. Al guardar la tabla, debe aparecer como un objeto dentro del Panel de Navegación, es
decir, debes tener la tabla Ciudades y la tabla Universidades.
13. Llena tantos registros como sea necesario, dependiendo de las ciudades en que están
las universidades. Es importante mencionar que si dos o más universidades están en la
misma ciudad, no es necesario repetir el registro en la tabla de Ciudades. En las bases de
datos se debe evitar a toda costa la duplicidad de información
33
Bases de datos
Access® 2010
tema B Datos
Manipulando datos
Una base de datos se vuelve interesante cuando se puede hacer algo con la información
contenida en las tablas. Imagina una gran biblioteca con miles de libros. En un sistema de
bases de datos tradicional, la información de cada libro estaría en pequeñas tarjetas de papel,
guardadas en cajones y archiveros. En las tarjetas estaría impresa información como el título
del libro, el nombre del autor, la editorial y otros. ¿Sería fácil encontrar la información de un
libro específico? ¿Cómo podría localizar todos los libros que traten de cierto tema o que hayan
sido escritos en cierto año? ¿Qué se debería hacer para ordenar los libros alfabéticamente por
el apellido del autor o bien por tema?
La facilidad en la manipulación de la información es lo que hace muy útil a un sistema de bases

de datos por computadora. En nuestro ejemplo de la biblioteca, la información de los libros se
guardaría en una o más tablas.
Se tendrían entonces miles de registros con campos como el título del libro, el nombre del
autor, la editorial y otros. Pero, a diferencia del sistema en papel, sería muy sencillo buscar un
dato específico, ordenar los registros de muchas maneras y consultar información específica.
Access® provee varias formas de consultar la información de una tabla:
¤¤ La más simple es la herramienta Buscar, que permite localizar un dato directamente.

¤¤ Un poco más complejo es el uso de filtros, que permiten mostrar únicamente los
datos que te interesen.
¤¤ Por último están las consultas, que funcionan casi igual que los filtros, pero que
pueden guardarse para usarse cuando se requieran.
Buscar y reemplazar
Es común, especialmente en tablas con muchos registros, que tengas la necesidad de encontrar
un dato específico para cambiarlo o corregirlo, o que necesites reemplazar uno o varios datos
por otros.
Para facilitar la tarea, Access® tiene el cuadro de diálogo Buscar y Reemplazar, el cual incluye
fichas independientes para cada tarea. Se puede tener acceso a cada una de las fichas
directamente seleccionando el comando correspondiente ubicados en el grupo Buscar de la
ficha Inicio. Para Buscar o Reemplazar, también puedes usar las combinaciones de teclas
<Ctrl+B> o <Ctrl+L>, respectivamente.
Es importante mencionar que estos comandos sólo están disponibles cuando hay una tabla
abierta, en su Vista Hoja de datos.
34
Tablas
Analiza con atención las fichas Buscar y Reemplazar, para descubrir la función de cada una
de las opciones.
En este espacio escribes Aquí escribes el dato o

el dato o palabra que palabra con que quieres
quieres localizar. sustituirlo.
Buscar en: Puedes elegir
buscar sólo en el campo
activo, o en toda la tabla.
Coincidir: Elige si deseas
encontrar coincidencias
parciales o idénticas
Buscar: Permite buscar en

todos los registros, o sólo los
que están arriba a abajo del
registro actual. Imagen 2-4: Cuadro de diálogo: Buscar y reemplazar
2-03
VIDEO Buscar y reemplazar
Importar y exportar datos
Una ventaja que ofrece Access® es permitirnos recuperar la información almacenada en una
base de datos para trabajar con la misma información en otra base de datos con la facilidad
que nos da un asistente que nos lleva paso a paso para lograr esta acción.
¤¤ Importar de Excel® o Access®: Para utilizar objetos que integran una base de datos como
son: tablas, debemos trabajar con la ficha Datos externos/Importar y vincular/Access si
los archivos de origen provienen de una base de datos creada en Access o ficha Datos
externos/Importar y vincular/Excel si los datos provienen de una base de datos originada
en Excel®. Una vez seleccionado el comando adecuado para el tipo de datos de origen, al
dar clic en la opción deseada comenzará un asistente que te guiará paso a paso para poder
realizar el proceso de importación.
2-04
VIDEO Importar datos
35
Bases de datos
Access® 2010
¤¤ Exportar Datos: Con los comandos localizados en el grupo Exportar de la ficha Datos
Externos, es posible guardar la información almacenada en una base de datos en un archivo
compatible con otra aplicación, como pueden ser Word® o Excel® e incluso guardarla como
PDF, seleccionando el objeto en el Panel de Navegación y el formato correspodiente.
2-05
VIDEO Exportar datos
Ordenar registros
Los registros en una tabla pueden ordenarse de acuerdo a algún campo, en forma ascendente
o en forma descendente.
Por ejemplo, una tabla con nombres de alumnos y calificaciones podría ordenarse
alfabéticamente de acuerdo al apellido del alumno, de mayor a menor promedio, de menos a
más faltas acumuladas, etc.
Para ordenar una tabla de datos de acuerdo al contenido de una de sus columnas (campos),
selecciona uno de los elementos de la columna en cuestión y utiliza el comando Inicio/Ordenar
y filtrar/Ascendente , o bien el comando Inicio/Ordenar y Filtrar/Descendente
.
Filtros
Cuando tenemos tablas con demasiados datos y sólo requerimos trabajar con parte de la
información es posible mostrar sólo aquello que nos interesa utilizando un filtro. Al filtrar una
tabla abierta, parte de los registros se ocultan y se muestran sólo los que cumplen con algún
criterio que se defina. Existen varios tipos de filtros y se encuentran en el grupo Ordenar y filtrar
de la ficha Inicio:
¤¤ Filtro: se emplea para filtrar por un intervalo de valores o por valores específicos. La lista de
filtros disponibles depende del tipo de datos y de los valores del campo seleccionado.
¤¤ Selección: Permite filtrar todas las filas de una tabla, mostrando sólo aquellos registros
que coincidan con la opción seleccionada del menú emergente y el contenido del campo
seleccionado al aplicar el filtro. Las combinaciones posibles son: Que coincida o no con la
selección y que la selección esté incluida o no en los campos filtrados.
36
Tablas
¤¤ Avanzadas/Filtros por formulario: Muestra en los encabezados de cada columna un menú

colgante, que contiene los valores de los datos de la columna. De este menú se puede
seleccionar un valor, para mostrar solamente aquellos registros que coincidan con el valor
elegido. Después de seleccionarlos y elegir sus opciones, todos los filtros se deben aplicar
con el comando Inicio/Ordenar y Filtra/Avanzadas/Aplicar Filtro u Ordenar.
Menú colgante que

aparece al aplicar el filtro
Valores que contiene el

campo seleccionado.
elige un valor para
mostrar sólo los registros
que coincidan con ese
valor.
Imagen 2-5: Filtro por formulario
¤¤ Avanzadas/Filtro avanzado/ Ordenar: Permite especificar los parámetros del filtro,

proporcionando un mayor control sobre los registros que se desean mostrar. Al seleccionar
este filtro, aparece una caja de diálogo que permite especificar un criterio para filtrar con
respecto a uno o más campos.
Tabla que se quiere filtrar.
Selecciona del menú

colgante el campo
que quieres filtrar.
Introduce el criterio
de filtrado para este
campo.
Imagen 2-6: Filtro Avanzado/Ordenar
37
Bases de datos
Access® 2010
PROYECTO
2-04 Trabajando con datos
1. Abre en Access® el archivo Trabajando con datos.accdb y luego abre la tabla Libros.
2. Selecciona el campo Año y aplica el comando ficha Inicio/Ordenar y filtrar/Descendente.
3. Contando los registros contesta: ¿Cuántos libros son del año 2000?
4. Similarmente ordena por Tema General primero y por Editorial después, para contestar:
a. ¿Cuántos libros son de MATEMÁTICAS?
b. ¿Cuántos libros editó EDULETRAS?
c. ¿Cuántos libros editó PROLIBRO entre 1995 y 2000?
5. Ordena los datos según convenga para obtener la siguiente información:
a. El título del libro más viejo:
b. Las editoriales que editaron libros en 1980:
c. Número de libros de Inglés:
6. Sobre la Vista Hoja de datos de la tabla abierta usaremos filtros para obtener información
concreta mediante Ficha Inicio/Ordenar y Filtrar/Filtro Avanzadas/Filtro por formulario.
7. En el menú colgante que corresponde a la Editorial en la tabla filtrada, selecciona la editorial

PROLIBRO. Para aplicar este filtro debes utilizar el comando Ficha Inicio/Ordenar y Filtrar/
Alternar Filtro. Observa la tabla filtrada.
8. Para volver a ver todos los registros es necesario quitar el filtro mediante el comando Ficha
Inicio/Ordenar y Filtrar/Alternar Filtro. Quita el filtro y observa la tabla.
38
Tablas
9. Vuelve a iniciar un filtro por formulario con Ficha Inicio/Ordenar y Filtrar/Filtro Avanzadas/
Filtro por formulario. Ahora selecciona EDULETRAS del menú colgante de Editorial y ESPAÑOL
del menú colgante del campo Tema general.
10. Aplica el filtro con el comando Ficha Inicio/Ordenar y filtrar/Alternar filtro. Resultará una
tabla filtrada que cumple con los dos criterios establecidos.
11. Aplicando filtros por formulario contesta:
a. ¿Cuántos libros editó PROLIBRO?
b. ¿Cuántos libros de MATEMÁTICAS editó EDULETRAS?
c. ¿Cuáles son los títulos de los libros que editó IMAGEN en el año 2000?
d. ¿Cuáles son los títulos de los libros de INFORMÁTICA que se editaron en el año 2002?
e. ¿Cuáles son los títulos de los libros de CIENCIAS NATURALES de la editorial EDICULTURA?
f. ¿Cuáles son los títulos de los libros editados en 1985?
g. ¿Cuáles son los títulos de los libros de ESPAÑOL de la editorial IMAGEN?
39
Bases de datos
Access® 2010
¿Qué aprendiste?
TEMA A: A reconocer las tablas como los únicos objetos en la base de datos que contienen
información.
TEMA B: A reconocer las ventajas de los métodos de búsqueda, ordenación y Filtrado de

una Base de Datos, comparado con los métodos que se usaban antes de las
computadoras, por ejemplo, en una biblioteca, lista de alumnos o en el inventario
de un negocio.
EVALUACIÓN
02
1. Define qué es una tabla de Access®:
Una tabla es una colección de registros, donde la información se muestra en filas

y columnas, muy similar a una hoja de cálculo. A esta colección de registros se le
llama Vista Hoja de datos.
2. Describe qué es Clave principal y para qué se emplea:
Es un campo que identifica de manera única a cada registro y no todas las tablas
tienen clave principal. Pero si en una tabla es importante que no existan datos
duplicados, entonces hay que definir una clave principal.
3. ¿De qué formas se pueden ordenar los registros de una tabla?
Ascendente y descendente
4. Define el concepto Filtro de Access®:
Cuando tenemos tablas con demasiados datos y sólo requerimos trabajar con
parte de la información es posible mostrar sólo aquello que nos interesa utilizan-
do un filtro.
40
Las consultas de selección nos permiten seleccionar
un conjunto de datos, mientras que con las consultas
de acción podemos además operar sobre los datos
seleccionados.
Un id ad 03 C onsu ltas
A El alumno será capaz de conocer los conceptos de consulta y sus tipos,

además de crear y ejecutar las mismas.
B Generar consultas por condiciones aplicadas a multitabla.
C El alumno podrá ser capaz de realizar los diferentes tipos de consultas
de acción y ejecutarlas.

2010
Autor:
Bases de datos
Access® 2010
tema A Consultas
Aplicar una consulta es como realizar una pregunta específica a una o varias tablas. La base
de datos de una biblioteca, contiene miles de registros de libros. Una consulta sería como
preguntar: ¿Cuáles son los libros del año 2001? o ¿qué libros escribió el autor Rodríguez? o
¿qué libros de la editorial Prolibro tienen más de 20 años y son de Matemáticas?
Las consultas son objetos de la Base de datos, que se guardan con el archivo, al igual que las
tablas. Por lo tanto, las consultas cuentan con su propio grupo en la ficha Crear. Similarmente
a las tablas, hay dos métodos para crear una consulta:
¤¤ Diseño de Consulta: Es el método más completo, pues te permite definir con exactitud los
campos a consultar, los criterios de consulta y otros detalles.
¤¤ Asistente para consultas: Presenta una serie de cuadros de diálogo con opciones
predeterminadas, que pueden ayudarte a crear consultas rápidas. Al finalizar el Asistente se
crea una consulta genérica y sus parámetros se pueden ajustar después en la Vista Diseño.
El diseño de la consulta se guarda con un nombre para ayudara a localizarlo en el grupo

Consultas del Panel de Navegación. Para aplicar o ejecutar la consulta, basta abrirla. Los
resultados de la consulta aparecen en otra tabla especial, llamada dynaset, muy similar a la
Vista Hoja de datos de la tabla.
Tipos de consultas
Las consultas se encuentran divididas por tipos que son:
a. Consulta de selección: Este tipo de consultas permiten extraer datos específicos de

una o más tablas, para mostrar los registros en una tabla lógica, que se generara cada
que se realice la consulta Nota: Se dice lógica por qué no está creada como objeto en
nuestra base de datos, si no que se genera para mostrar los datos solicitados.
b. Consulta de Acción: Son las consultas que realizan modificaciones a varios registros
en una sola ejecución de la consulta como pueden ser:
¤¤ Eliminar registros
¤¤ Actualizar registros
¤¤ Crear nuevas tablas
c. Consulta de parámetros: Son aquellas cuyas condiciones de búsqueda se definen

mediante valores que son constantes, es decir, no serán cambiados una vez
establecidos en la consulta.
42
Consultas
d. Consulta SQL: Nos permite crear consultas bajo un lenguaje de estructura de consultas
(Structured Query Language).
Crear una consulta en Vista Diseño
La ventana de diseño de una consulta se divide en dos secciones. En la parte superior se

muestran las tablas que se desean consultar. Puedes realizar una consulta de más de una tabla
a la vez. Si la tabla que necesitas en tu consulta no está en esta sección, puedes seleccionarla
con Ficha Herramientas de consultas/Diseño/Configuración de consultas/Mostrar tabla. Si
en esta sección hay una tabla que no vas a utilizar en la consulta, es conveniente quitarla
seleccionando la opción Quitar tabla, del menú emergente que aparece al hacer clic derecho
sobre la tabla en cuestión.
En la parte inferior de la ventana de diseño se debe utilizar una columna por cada campo que
se quiera incluir en la consulta. Sólo los campos que se especifiquen aparecerán cuando se
aplique la consulta. Si deseas incluir todos los campos, puede seleccionar la opción “*” .
Lo más importante de la consulta es especificar un criterio para uno o más campos. Al ejecutar
la consulta, sólo se mostrarán los registros que cumplan con el criterio establecido en cada
campo. Opcionalmente puedes elegir un orden para que los registros aparezcan en forma
ascendente o descendente al ejecutar la consulta.
Tablas. Sección superior:

Muestra las tablas
involucradas en la
consulta.
Campos que
debe mostrar la Sección inferior:
consulta. Muestra los detalles
de la consulta.
Criterio que debe
cumplir el campo
en la consulta. Es posible también
Imagen 3-1: Vista Diseño de Consulta establecer más de un
Criterio: criterio para un mismo
No es indispensable especificar criterios, pero si deseas que la consulta campo, utilizando los
muestre sólo los registros que cumplan con alguna condición, introduce aquí la renglones que siguen al
o las condiciones. renglón del criterio.
Puedes incluir operadores de comparación como los signos de mayor que,

menor que o diferente.
43
Bases de datos
Access® 2010
Crear una consulta con el asistente
Si la consulta que vas a crear es sencilla, puedes apoyarte del Asistente, utilizando Ficha Crear/
Consultas/Asistente para consultas, el cual abrirá el cuadro de diálogo Nueva consulta,
presentando los siguientes pasos:
1. Selecciona Asistente para consultas

sencillas y haz clic en aceptar. De esta
forma el asistente creará una consulta con
los campos seleccionados.
Tablas/Consultas:
Elige el origen de los
datos de la consulta.
Imagen 3-2: Cuadro de diálogo: Nueva consulta
2. Ahora en este cuadro de diálogo es necesario

seleccionar los campos que deseas incluir
en la consulta. Puedes elegir campos de una
o más tablas.
Imagen 3-3: Asistente para consultas sencillas
Campos Pasar el campo Campos

de la tabla seleccionado que estarán
seleccionada. a la lista de incluidos en
campos de la la consulta
consulta.
3. Permite introducir el nombre de la consulta, y

elegir abrirla de inmediato, o modificarla en
la Vista Diseño.
Imagen 3-4: Asistente para consultas sencillas
Como te habrás dado cuenta, al crear una consulta utilizando el Asistente no se pude especificar
algún criterio, por lo que será necesario abrir la Vista Diseño para detallarla.
3-01
VIDEO Generando consultas
44
Consultas
Consultas cerradas y abiertas
Una consulta cerrada es aquella en la que los criterios que se establecen son fijos. Por ejemplo,
si en la base de datos de Biblioteca se quieren consultar todos los libros del año 1997, entonces
el criterio a consultar para el campo Año, es 1997. Siempre que se ejecute esta consulta,
resultarán todos los registros que cumplan con el criterio establecido, es decir todos aquellos
libros que tengan el valor 1997 en el campo Año.
Imagen 3-5: Consultas cerradas y abietas
En las consultas abiertas se utiliza una variable como criterio de consulta. De este modo, al
momento de ejecutar la consulta el programa pregunta, en una ventana, por el valor de la
variable antes de mostrar los resultados.
Imagen 3-6: Valor del parámetro
En la base de datos de la Biblioteca, por ejemplo, se puede establecer la variable [X] como
criterio a consultar para el campo Año. Siempre que se ejecute esta consulta, una ventana
preguntará el valor de X, y resultarán todos los registros que cumplan con el criterio establecido,
es decir todos aquellos libros que tengan el valor que se le de a [X] en el campo Año.
El nombre de la variable puede ser cualquiera, pero se debe poner entre corchetes cuadrados.
Imagen 3-7: Nombre de la variable
45
Bases de datos
Access® 2010
tema B Trabajando con consultas

Al trabajar con las consultas en la Vista Diseño es posible cambiar el orden en el que se
muestran los campos. Para cambiar el orden de los campos una vez insertados en la cuadricula
de diseño de la consulta realizarás los siguientes pasos:
a. Clic sobre la cabecera de la columna del campo que deseas mover y lo arrastras hasta
llegar a su nueva ubicación y soltamos el ratón .
b. Una vez seleccionada la columna del campo, debes hacer clic sostenido sobre la
columna y desplazarla hasta su nueva posición. Mientras desplazas la columna a
su nueva posición puedes ver que aparece una línea de color negro, está indica la
posición que tomará el campo.
Campos calculados
Un campo calculado es aquel que crea utilizando una expresión o función para obtener como
resultado determinada información, por ejemplo, en una tienda un cliente compra determinado
número de artículos y queremos conocer cuánto es lo que debe pagar nuestro cliente. Podemos
crear un campo calculado. Para crearlo debemos:
a. En Campo, se establecer el nombre para el campo seguido de dos punto. Ejemplo

Total:
b. Debes escribir entre corchetes los campos que integraran el cálculo, separados por el
operador aritmético correspondiente:
¤¤ Suma “+”
¤¤ Resta “-”
¤¤ Multiplicación “*”
¤¤ División “/”
Por ejemplo, requieres mostrar el Total de la venta de varios productos, en la Tabla deben
aparecer los campos Precio.Unitario y Cantidad, quedando el campo resultado de la siguiente
forma Total:[Precio.Unitario]*[Cantidad].
3-02
VIDEO Consultas con campos calculados
46
Consultas
Consultas con parámetros
En ocasiones se requiere utilizar en una consulta un valor desconocido y se requiere la

intervención del usuario para introducirlo cuando se ejecute la consulta. Esta tarea se puede
realizar empleando consultas con parámetros. Cuando utilizamos un nombre de campo que
no está en el origen de datos, Access considera este campo como un parámetro y cuando se
ejecuta la consulta nos pide determinar el valor del parámetro mediante un cuadro de diálogo.
Para crear la consulta por parámetros:
a. Utiliza Crear/Consultas/Diseño de consulta, selecciona la tabla para la consulta en el

cuadro de diálogo Mostrar tabla y cierra el cuadro de diálogo.
b. Debes definir el parámetro mediante Herramientas de consulta/Mostrar u ocultar/

Parámetros. El cuadro de diálogo Parámetros de consulta, almacena los parámetros
especificando el Tipo de datos para cada parámetro. En la fila Parámetro escribe un
texto que solicite al usuario introducir un dato específico. Por ejemplo, “Introduzca el
idioma”, sin comillas y especifica el tipo de dato, en este caso Texto.
c. Agrega los campos que contendra la consulta.
d. En el campo que servirá como pivote para realizar la consulta, en la fila criterios, escribe
el signo igual “=”, abre corchetes “[” y escribe el texto del parámetro “Introduzca
el idioma”, como puedes apreciar, al ir escribiendo Access mostrará en un menú
emergente con el parámetro puedes dar clic sobre éste para asignarlo.
e. Guarda la consulta y ejecútala. Te aparecerá un cuadro de diálogo solicitando introducir

la variable.
Consultas condiciones
Este tipo de consultas nos permite establecer criterios para realizar una búsqueda de información
más especializada sobre los registros almacenados en nuestras tablas. Para poder realizar este
tipo de búsqueda debemos tener en cuenta algunas recomendaciones como son:
a. Para indicar varias condiciones utilizamos los operadores “o” e “y “
b. Los operadores que utilizas para las condiciones son:
¤¤ I gual que “=” ¤¤ M ayor que “>”

¤¤ Distinto de “<>” ¤¤ Menor o igual “<=”
¤¤ Menor que “<” ¤¤ Mayor o igual “>=”
47
Bases de datos
Access® 2010
Las consultas multitabla
Hasta ahora hemos creado consultas de una sola tabla, pero ¿qué pasa cuando deseamos
obtener información de dos o más tablas?, para ello tenemos las consultas multitablas.
3-03
VIDEO Consultas multitabla
PROYECTO
3-01 Generar una consulta con Vista Diseño
1. Abre en Access® la Base de datos Compu_Monitores.accdb que se encuentra en los

Recursos Digitales.
2. Utilizando el comando Ficha Crear/Consultas/Diseño de consulta, genera una nueva

consulta que desplegará los pedidos ordenados por zonas.
3. En el cuadro de diálogo Mostrar Tabla, selecciona todas las tablas de la Base de datos:
Clientes, Pedidos, Productos y Zonas. Luego cierra el cuadro de diálogo.
4. Realiza las siguientes tareas:
¤¤ En la primera columna arrastra “Descripción” de la tabla Zonas a la fila de campo y

selecciona en el campo orden la opción Ascendente.
¤¤ En la segunda columna arrastra el campo Nombre de la tabla Clientes y modifica el
orden a Ascendente.
¤¤ En la tercera columna arrastra el campo Descripción de la tabla Productos
¤¤ En la cuarta columna arrastra el campo Cantidad de la tabla Pedidos.
¤¤ En la quinta columna en la fila Campo escribe Importe:[Cantidad]*[Precio], esto le
asignará el nombre Importe al campo y ejecutará la fórmula que calculará el importe.
5. Con el comando Herramientas de consultas/Diseño/Resultados/Ejecutar comprueba que

la consulta funciona. Guarda la Consulta con el nombre “Mis_Pedidos” utilizando Archivo/
Guardar objeto como.
6. Cierra Access® y guarda los cambios.
48
Consultas
PROYECTO
3-02 Consulta por parámetros
1. Abre en Access® la base de datos Productos.accdb que se encuentra en los Recursos

Digitales. La base de datos la integra una tabla llamada Productos la cual es una lista de
productos que adquirió un cliente.
2. Utiliza el comando Ficha Crear/Consultas/Diseño de consultas, selecciona la tabla Productos

en el cuadro de diálogo Mostrar tabla, agrégala y luego cierra el cuadro de diálogo para
crear una consulta que te permita obtener el Subtotal de la compra de artículos, es decir, la
consulta debe mostrar el precio unitario multiplicado por la cantidad de artículos adquiridos.
3. Ejecuta la consulta para comprobar que funciona y guardala con el nombre Compras.
4. Abre nuevamente la consulta Compras, guárdala con el nombre Total utilizando Ficha
Archivo/Guardar objeto como.
5. En la Vista Formulario, utiliza el comando Herramientas de consultas/Diseño/Mostrar u

ocultar/Totales, en la fila Total, selecciona la opción correspondiente que te permita obtener
el total de la compra y ese campo nombralo Total a Pagar.
6. Ejecuta la consulta y escribe a continuación el Total a Pagar: $880.00
7. Crea una consulta por parámetros con el nombre Marca la cual te permita:
¤¤ Ingresar el nombre de la marca que deseas ver.

¤¤ El mensaje debe ser: Ingresa la marca deseada.
8. Ejecuta la consulta y contesta:
a. Si ingresas la marca Pantene® qué artículos se muestran:
b. Si ingresas la marca Colgate® qué artículos se muestran:
49
Bases de datos
Access® 2010
tema C Consultas de acción

Las consultas de acción realizan modificaciones a varios registros en una sola ejecución como
pueden ser:
¤¤ Eliminar registros
¤¤ Actualizar registros
¤¤ Crear nuevas tablas
Consultas de actualización
Este tipo de consultas te permitirán realizar cambios generales a un conjunto de registros de

una o más tablas.
a. Para crear este tipo de consultas da clic en Ficha Crear/Consultas/Diseño de consulta.
b. En el cuadro de diálogo selecciona la tabla sobre la cual se cambiaran los registros.
Ahora haz clic en Ficha Herramientas de consultas/Diseño/Tipo de consulta/

c.
Actualizar observa como la cuadrícula de diseño cambia al momento de dar clic en el
comando.
d. Ahora en la fila de la cuadrícula de diseño que dice Actualizar, debes escribir el nuevo
dato que deseas que reemplace al registro existente.
e. Después, en la fila de la cuadricula de diseño llamada Criterios, escribe el registro

que deseas que se cambie. Ej. Nuevo registro “+Libros” y reemplaza al registro
“Prolibro”,también aplican los criterios de parámetros.
Imagen 3-8: Consulta de Actualización
f. Al ejecutar la consulta aparecerá un cuadro de diálogo que solicita confirmar la acción.

Haz clic en Si y se realizarán los cambios correspondientes.
3-04
VIDEO Consultas de actualización
50
Consultas
Consultas de eliminación
Estas consultas se encargan de borrar un grupo de registros de más de una tabla, una vez
ejecutada esta consulta será imposible volver a recuperar los registros eliminados. Para
crear una consulta de eliminación:
a. Selecciona la Ficha crear/Consultas/Diseño de consulta.
b. En el cuadro de diálogo que aparece, selecciona la tabla sobre la cual se eliminarán

los registros que deseas.
c. Con Ficha Herramientas de consultas/Diseño/Tipo de consulta/Eliminar observa

como tu cuadricula de diseño cambió al momento de dar clic en la opción.
d. Ahora en la fila Eliminar verifica que esté escrito Dónde.
e. En la fila Criterios escribe que registro o registros deseas que se eliminen, en el ejemplo
queremos que pregunte al usuario qué editorial desea eliminar, recuerda que debe
estar encerrado en corchetes para que funcione como parámetro.
Imagen 3-9: Consulta de eliminación mediante parámetro
3-05
VIDEO Consultas de eliminación
51
Bases de datos
Access® 2010
Consultas de creación de tabla
Este tipo de consultas tiene como finalidad:
¤¤ Generar una tabla que tenga registros antiguos y dejar en las tablas nuevas
registros actualizados
¤¤ Crear copias de los registros de varias tablas por si por error se eliminan
¤¤ Generar una tabla con registros de varias tablas.
Para crear una consultad e creación de tabla debemos realizar los siguientes pasos:
a. Selecciona Ficha Crear/Otros/Diseño de consulta.
b. En el cuadro de dialogo que aparece selecciona la tabla o las tablas sobre las cuales
crearás la nueva tabla.
c. Ahora en Ficha Herramientas de consultas/Diseño/Tipo de consulta/Crear tabla

observa que te apareció el cuadro de dialogo Crear tabla.
d. Ingresa el nombre para la nueva tabla.
e. Selecciona los campos de la tabla o tablas que integraran a la nueva activando la

casilla Mostrar de cada campo que desars agregar.
Imagen 3-10: Consulta de creación de tabla
3-06
VIDEO Consultas de creación de tabla
52
Consultas
PROYECTO
3-03 Creando consultas
1. Abre en Access® el archivo Creando Consultas.accdb que se encuentra en los Recursos

Digitales.
2. Crea una consulta utilizando Ficha Crear/Consultas/Diseño de consulta, esto iniciará el

cuadro de diálogo Mostrar tabla.
3. En la ficha tabla, selecciona la tabla Libros y haz clic en agregar. Cierra el cuadro de diálogo
haciendo clic en el botón Cerrar.
4. En la sección inferior, en el menú colgante que corresponde al primer campo, selecciona

Autor. En el segundo campo, selecciona Título del libro, en el tercer campo, selecciona
Editorial y en el cuarto campo, selecciona Año.
Imagen 3-11: Consulta de selección
5. Como Criterio del campo Editorial, teclea el texto “PROLIBRO” (entre comillas). Revisa que tu
Consulta esté como muestra la imagen.
6. Cierra la ventana de diseño y guarda la consulta con el nombre Libros de editorial Prolibro.
Verás que la consulta aparece como un objeto de la base de datos dentro del Panel de
Navegación en el grupo Consultas.
7. Abre la consulta creada haciendo doble clic sobre el icono que la representa y observa como
muestra únicamente los libros de PROLIBRO, y sólo los campos que se eligieron al diseñar
la consulta.
53
Bases de datos
Access® 2010
8. Inicia una nueva consulta con la opción Diseño de consulta.
9. En la ventana de Consulta agrega los Campos Editorial, Año y Tema general.
10. Como Criterio del campo Editorial, teclea el texto “PROLIBRO”. Como Criterio del campo
Año teclea la expresión >1980 Y <1990.
11. Cierra la ventana de diseño de Consulta guardando la consulta con el nombre Libros de
Prolibro de los 80s.
12. Abre la consulta creada haciendo doble clic sobre el icono que la representa en el Panel
de Navegación y analiza los resultados.
13. De forma similar crea y guarda las siguientes consultas:
a. Consulta que muestre todos los libros de la editorial Imagen con autor y título de libro.
b. Consulta que muestre todos los libros de la editorial Imagen que sean de Español.
c. Consulta que muestre todos los libros de la editorial Imagen que sean de este siglo.
d. Consulta que muestre todos los libros de la editorial Prolibro que sean de Matemáticas
y se hayan editado en la década de los 90’s.
14. Al finalizar, debes tener 6 consultas en el Panel de Navegación. Cada consulta debe tener
un nombre que permita su identificación y describa su función, por ejemplo, “Libros de
IMAGEN del siglo XXI”.
PROYECTO
3-04 Creando consultas abiertas
1. Inicia Access® y abre el archivo Creando consultas abiertas.accdb que se localiza en los
Recursos Digitales.
2. Crea una consulta utilizando Ficha Crear/Consultas/Diseño de consulta, esto iniciará el

cuadro de diálogo Mostrar tabla.
54
Consultas
3. En la ficha tabla, selecciona la tabla Libros y haz clic en agregar. Cierra el cuadro de diálogo
haciendo clic en el botón Cerrar.
4. Agrega a la consulta los campos Editorial, Año, Tema

general y Título.
5. Como Criterio del campo Año, teclea la variable

[QueAño] (así entre corchetes).
6. Cierra la consulta y guárdala con el nombre Libros por

año.
7. Ejecuta la consulta. Una ventana te preguntará el valor

de la variable. Teclea el valor 2000 y resultará una lista
de todos los libros editados en ese año. Prueba varias Imagen 3-12: Consulta abierta
veces, dando diferentes valores de año.
8. De forma análoga crea las siguientes nuevas consultas abiertas:
a. Consulta por editorial, que muestre además el autor, título del libro y tema.
b. Consulta por tema, que muestre también el título del libro y autor.
c. Consulta por autor, que muestre sólo el título del libro, autor y editorial.
d. Consulta por título del libro, que muestre sólo el título del libro, autor y editorial.
9. Al finalizar, debes tener 5 consultas en el Panel de Navegación. Cada consulta debe

tener un nombre que permita su identificación y describa su función, por ejemplo, “Libros
por Editorial”. Recuerda que debes seleccionar Todos los objetos de Access en el menú
emergente del Panel de Navegación, para que se muestren todos los objetos que integran
la base de datos.
Imagen 3-13: Variable
55
Bases de datos
Access® 2010
PROYECTO
3-05 Control de un almacén
1. Crea una nueva base de datos en blanco con el nombre Tienda.accdb.
2. Crea una tabla con los siguientes campos:
¤¤ producto
¤¤ proveedor
¤¤ precio de compra
¤¤ precio de venta
¤¤ novedad (del tipo sí/no)
¤¤ fecha de recepción
¤¤ peso
¤¤ categoría
3. Llena 20 registros completos. En el campo novedad, simplemente determina si el producto

es o no nuevo. En el campo categoría, inroduce sólo los valores juguetes, alimentos, ropa,
ferretería y electrónicos.
4. Abre la tabla y ordénala por categoría.
5. Aplica a la tabla un filtro por formulario y pruébalo.
6. Crea una consulta cerrada que liste todos los productos recibidos en este año.
7. Crea una consulta cerrada que liste todos los productos de la categoría “Juguetes” que se
venden en menos de $200.00.
8. Crea una consulta cerrada que muestre las novedades.
9. Crea una consulta abierta para que el usuario pueda buscar un producto escribiendo el
nombre del proveedor.
10. Crea una consulta abierta para que el usuario pueda buscar un producto escribiendo la
categoría.
56
Consultas
PROYECTO
3-06 Consultas con el asistente
1. Abre en Access® la Base de datos Colegio.accdb que se encuentra en los Recursos Digitales.
2. Crea una nueva consulta utilizando Ficha Crear/Consultas/Asistente para consultas, para
que muestre los siguientes campos de la tabla Generales:
¤¤ úmero de Matrícula
N
¤¤ Nombre
¤¤ Apellido Paterno
¤¤ Apellido Materno
¤¤ Grupo
3. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, selecciona Asistente para consultas sencillas y

haz clic en Aceptar.
4. Utilizando los controles del cuadro de diálogo Asistente para consultas sencillas, desplaza
del panel Campos disponibles los campos requeridos para la consulta y presiona Siguiente.
Imagen 3-14: Cuadro de diálogo: Asistente para consultas sencillas
5. Asigna el título Alumnos y grupo a la consulta, presiona Finalizar y observa el resultado.
6. Guarda tu trabajo y cierra la base de datos.
57
Bases de datos
Access® 2010
¿Qué aprendiste?
TEMA A: Que existen varios tipos de consultas y es más sencillo la elaboración de la consulta
a través del Asistente.
TEMA B: Que las consultas de parámetros permite establecer criterios para realizar la
búsqueda de información más especialida sobre los registros.
TEMA C: Que las consultas de acción realizan modificaciones a varios registros en una sola
ejecución.
EVALUACIÓN
03
Recordando Bases de Datos. Selecciona la respuesta que mejor corresponda a cada pregunta:
1. En una base de datos, la información se encuentra:
a. En tablas
b. En tablas y consultas
c. En tablas e Informes
2. Agrupa a todos los objetos de una base de datos:
a. Ficha Crear
b. Panel de nevedación
c. Ficha Diseño
3. Los sistemas DBMS surgen con la aparición de la computadora:
a. Verdadero
b. Falso
4. Para cada caso, anota el tipo de dato más adecuado para almacenar:
a. El precio de una computadora Moneda

b. La edad de un alumno Nemérico
c. Si alguien tiene novia o no Si / No
d. La dirección WEB de una escuela Hipervínculo
e. Una fotografía Objeto OLE
58
Los formularios permiten introducir o editar los datos en una o
varias tablas de manera personalizada.
Los informes presentan los registrados de la base de datos, de

manera visual.
Los formularios e informes se pueden diseñar mediante el uso del

asistente para informes.
For mu la r io s e
Un id ad 04 In for mes
A Crear un formulario con el asistente.

B Configuar y modificar un formulario en la Vista Diseño.
C Crear informes con el asistente y utilizar la Vista Diseño para modificarlos.

2010
Autor:
Bases de datos
Access® 2010
tema A Formularios
Formularios e Informes
Los formularios y los informes son objetos de la base de datos que no contienen información.
Solamente pueden mostrar la información contenida en una tabla o resultante de una consulta.
Esto quiere decir que, si los datos de la tabla cambian, la información de los formularios y los
informes se actualiza automáticamente.
Los formularios son pantallas de captura o de consulta a las que se les puede dar un diseño
agradable, para mejorar la presentación de los registros.
Los informes son reportes impresos de la información, que pueden presentar los datos
organizados para su fácil comprensión.
Formularios
Un formulario permite a los usuarios, sobre todo a los usuarios inexpertos, introducir fácilmente
la información. Un formulario puede incluir sólo algunos o todos los campos de una tabla, con
espacios apropiados para la introducción de datos. El formulario puede resaltarse con colores,
líneas e imágenes. También es posible usar un solo formulario para introducir datos en varias
tablas.
Desde la Ficha Crear/Formularios, existen varias maneras de crear un nuevo formulario, las
más comunes son las siguientes:
¤¤ Diseño del formulario: Es el método más completo, pues te permite definir con exactitud
todos los detalles del formulario.
¤¤ Asistente para formularios: Presenta una serie de cajas de diálogo con opciones
predeterminadas, que pueden ayudarte a crear formularios rápidos. Al finalizar el Asistente
se puede ajustar el formulario en la Vista Diseño.
Crear un formulario utilizando la Vista Diseño puede ser una tarea compleja cuando no estás
familiarizado con el lenguaje de las bases de datos. Por esta razón, en este texto utilizaremos el
Asistente para crear los formularios, y la Vista Diseño sólo para ajustar detalles.
El formulario tiene los mismos controles de desplazamiento que tiene la Vista Hoja de datos de
una tabla, para pasar de un registro a otro y agregar un nuevo registro. Los datos que agregues
o modifiques en el formulario, en realidad están cambiando en la tabla de la que provienen,
ya que el formulario es sólo una pantalla de visualización de la información contenida en las
tablas.
60
Paso 1. En la primera caja de diálogo del

Asistente, se seleccionan los campos que se van
a incluir en el formulario. Puedes seleccionar
campos de una o más tablas o consultas.
Imagen 4-1: Asistente para formulario: Paso 1
Paso 2. Aquí se elige alguna de las distribuciones

predeterminadas para los campos del formulario.
Imagen 4-2: Asistente para formulario: Paso 2
Paso 3. Se le da un nombre al formulario, que

es el nombre con que quedará guardado en el
Panel de Navegación. Aquí puede determinar si
deseas que se muestre el formulario al presionar
Finalizar o si desas modificar el diseño en la
Vista Diseño.
Imagen 4-3: Asistente para formularios: Paso 3
Modificar datos de un formulario
Para que edites datos de un formulario, debes situarte en la Ficha Inicio/Vistas/Vista

de formulario.Una vez que estas dentro de la vista formulario por medio de la barra de
desplazamiento de registro, tendrás la facilidad de moverte entre los registros que ya están
dentro del formulario y agregar registros sobre el formulario.
1. Primer registro
2. Registro anterior 1 2 3 4 5 6
3. Registro actual
4. Siguiente registro
5. Último registro Imagen 4-4: Barra de desplazamiento
6. Nuevo registro
4-01
VIDEO Formulario con el asistente
61
Bases de datos
Access® 2010
PROYECTO
4-01 Creando un formulario con el asistente
1. Abre en Access la base de datos Creando un formulario con el asistente.accdb que se

encuentra en los Recursos Digitales.
2. Selecciona el comando Ficha Crear/Formularios/asistente para formularios para iniciar el

asistente.
3. En el primer paso del asistente selecciona la tabla Libros y pasa todos los Campos disponibles
al espacio Campos seleccionados.
4. En el segundo paso del asistente elige una distribución En columnas.
5. En el tercer paso del asistente, nombra tu formulario Captura de Datos y activa la opción
Abrir el formulario para ver o introducir información.
6. Al finalizar el asistente el nuevo formulario se abre en una ventana. Utiliza los Controles de
navegación para ir al último registro y agrega seis nuevos registros con los datos de los libros
que utilizas en la escuela, de manera que existan en total 106 registros.
7. De manera similar, crea cinco nuevos formularios, cambiando en cada uno la distribución y
el orden de los campos, con el objetivo que conozcas las diferentes opciones y puedas elegir
los parámetros más adecuados para cada necesidad.
8. Revisa que, al final del proyecto, existan seis formularios en el Panel de navegación.
62
tema B Diseño de formulario

Crear un nuevo formulario usando el Asistente es un buen punto de partida cuando se desea
crear después un formulario más personalizado. Una vez creado, puedes abrir el formulario en
su Vista Diseño para hacer ajustes de todo tipo: desde modificar el color, tamaño o fuente de
los elementos, hasta agregar campos con fórmulas para realizar cálculos.
El formulario en vista Diseño tiene 5 secciones:
Imagen 4-5: Vista Diseño de formulario
Si alguna de las secciones no está visible o si quieres ocultar alguna de las secciones, da un
clic derecho sobre cualquier parte de la Vista Diseño de un formulario, y del menú contextual
elige Encabezado o pie de página y/o Encabezado o pie de formulario.
Herramientas de Diseño del Formulario
Al estar editando un formulario, se activa la ficha contextual Herramientas de diseño de

formulario, la cual en su ficha Diseño se encuentra el grupo Controles. Por ahora, sólo
usaremos estas herramientas:
Flecha , Etiqueta , Cuadro de texto , Línea e Imagen .
4-02
VIDEO Diseño de formularios
63
Bases de datos
Access® 2010
La herramietna Seleccionar objetos (flecha), permite además mover y escalar cualquier

elemento en el formulario. Cuando seleccionas texto, puedes cambiar su fuente, tamaño, estilo
y color utilizando la Ficha Herramientas de diseño formulario/Formato.
Al trabajar en la Vista Diseño tenemos la ventaja de contar con la amplia gama de herramientas
de la Ficha Contextual Herramientas de Diseño de formulario:
¤¤ Ficha Diseño: Contiene los comandos para agregar elementos y funciones al

formulario.
¤¤ Ficha Organizar: Integrada por una amplia variedad de comandos que permiten
modificar la distribución de los elementos del formulario.
¤¤ Ficha Formato: Permite modificar el estilo del elemento seleccionado.
Para agregar campos al formulario, el panel Lista de campos, muestra los campos disponibles
que se pueden agregar al formulario. Basta con arrastrarlos y colocarlos en el formulario para
después modificar su apariencia. Si la Lista de campos no se encuentra visible, haz clic en
Ficha Diseño/Herramientas/Agregar campos existentes para activarlo.
Hoja de Propiedades del formulario
Por medio del panel de propiedades es posible que cambies características de un formulario.
Si el panel no se encuentra visible, activa con Ficha Herramietnas de diseño de formulario/
Diseño/Herramientas/Hoja de propiedades. A continuación te mencionaremos algunas de las
propiedades que son más utilizadas para personalizar un formulario:
¤¤ Título: nos permite poner un nombre al formulario en

barra del título
¤¤ Imagen: Te permitirá poner una imagen de fondo en

el formulario
¤¤ Estilo de bordes: Cambia el contorno que define a

tu formulario
¤¤ Botones de desplazamiento: Puedes ocultar o

mostrarlos estos botones para moverte por el
formulario
¤¤ Botones de cerrar, maximizar y minimizar: Que te

permiten ocultarlos o mostrarlos.
Imagen 4-6: Panel propiedades
64
PROYECTO
4-02 Modificando un formulario
1. Abre en Access® la base de datos Modificando un formulario. accdb que se encuentra en

lo Recursos Digitales.
2. En el formulario existente, agrega cuatro nuevos registros completos para familiarizarte con
la distribución.
3. Utiliza el comando Herramientas de diseño de formato/Diseño/Vistas/Ver, el cual es un

botón dividido y recuerda que debes hacer clic en la flecha del botón para desplegar más
opciones del comando. Así cambias a la Vista Diseño del Formulario.
4. Coloca el cursor en medio de las secciones de Encabezado del formulario y Detalle. Arrastra
hacia abajo para expandir la sección de Encabezado del Formulario.
5. De la galería de controles selecciona la herramienta Etiqueta . Utiliza esta herramienta

para delimitar un área rectangular en la sección del Encabezado del formulario. Introduce
el título Biblioteca Escolar.
6. Utiliza la herramienta Seleccionar objetos para mover el título agregado a una posición
adecuada. Modifica el formato de fuente y estilo del título.
7. Utiliza las herramientas para hacer los siguientes cambios adicionales al diseño:
a. Cambia la fuente de todas las etiquetas de los campos.
b. Haz que el título del libro quede al centro, con un tamaño de letra de 20 puntos, en
negrita. Mueve el resto de los campos hacia abajo. Si lo requieres, agranda la sección
de Detalle del formulario.
c. En la sección de pie de formulario, utiliza la herramienta Imagen para insertar el

archivo libro.jpg, que se encuentra en los Recursos Digitales.
d. Haz más pequeños los campos para el país y el año.
8. Cierra la Vista Diseño y guarda los cambios.
9. Abre el formulario y revísalo.
65
Bases de datos
Access® 2010
tema C Informes
Un informe es, básicamente, un reporte de los datos almacenados en una o varias tablas o
consultas, que se prepara para impresión en papel. En un informe puedes organizar y clasificar
los datos, resumir e imprimir parte o todos los registros y crear listas o sobres personalizados
para correspondencia, todo sin salir de la base de datos.
Como los informes obtienen su contenido de tablas o consultas, cuando la información en las
tablas cambia, el informe refleja automáticamente la actualización.
Desde el comando Ficha Crear/Informes existen varias maneras de generar informes, las más
comunes son:
¤¤ Diseño de informe: Es el método más completo, pues te permite definir con exactitud todos
los detalles. Sin embargo, suele ser bastante complejo por la gran cantidad de parámetros
que un informe puede tener.
¤¤ Asistente para informes: Presenta una serie de cajas de diálogo con opciones
predeterminadas que pueden ayudarte a crear informes rápidos. Al finalizar el Asistente
puedes ajustar y personalzar el informe en la Vista Diseño.
Paso 1. En la primera ventana del cuadro de diálogo del Asistente, se seleccionan los campos
que se van a incluir en el informe. Puedes seleccionar campos de una o más tablas o consultas.
Imagen 4-7: Asistenete para informes: Paso 1
Paso 2. Aquí, se elige un nivel de agrupamiento que determina el campo que se usará para
agrupar los registros en el informe. El agrupamiento permite organizar la forma en que se
muestran los registros en el informe. Por ejemplo, puedes crear un informe de alumnos
agrupados por grado, de manera que todos los alumnos del mismo grado se muestren juntos.
También es posible agrupar tomando en cuenta más de un campo.
66
Imagen 4-8: Asistente de Informe: Paso 2
Paso 3. Permite definir uno o más campos para ordenar los registros del informe, en forma
ascendente o descendente.
Imagen 4-9: Asistente para informes: Paso 3
Paso 4. Se elige una distribución predeterminada.
67
Bases de datos
Access® 2010
Paso 5. Se asigna un nombre al informe, que es el nombre con que quedará guardado en el
Panel de Navegación.
4-03
VIDEO Informes con el asistente
PROYECTO
4-03 Creando un informe con el asistente
1. Abre en Access® la base de datos Creando un informe con el asistente.accdb que se

2. Haz clic en Ficha Crear/Informes/Asistente para Informes.
3. En el primer paso del asistente, selecciona la tabla Libros y después pasa todos los Campos
disponibles al espacio de los Campos seleccionados.
4. En el segundo paso del asistente, agrupa los registros por Tema General primero y por
Editorial después.
5. En el tercer paso del asistente, ordena los registros por Título del libro primero y por Autor
después, ambos en forma ascendente.
68
6. En el cuarto paso del asistente, elige la distribución Esquema y desactiva la opción Ajustar
el ancho del campo.
7. En el último paso del asistente, da al informe el nombre Libros por tema y activa la opción
Vista previa del informe.
8. Al finalizar, el asistente abrirá el informe. Analiza los niveles de agrupamiento y la forma en

que se presentan los registros.
9. Después de analizarlo, cierra la Vista previa del informe. El informe queda como un objeto
en el Panel de Navegación.
10. Imprime la primera página del informe.
Vista Diseño del informe
Crear un nuevo informe usando el Asistente es un buen punto de partida, cuando se desea crear
después un reporte más personalizado. Una vez creado, puedes abrir el informe en su Vista
Diseño para hacer ajustes, como modificar el color, tamaño o fuente de los elementos, etc. El
formulario en la vista Diseño tiene 5 secciones:
Aparece únicamente al
principio del informe.
Aparece en todas las
páginas del informe.
Cuerpo principal de las

Aparece en todas las

Aparece únicamente al
final del informe.
Imagen 4-12: Vista Diseño de Informe
Si alguna de las secciones no está visible o si quieres ocultar alguna de las secciones, da un clic
derecho sobre cualquier parte de la Vista Diseño de un informe, y del menú contextual elige
Encabezado o Pie de página y/o Encabezado o Pie de informe.
69
Bases de datos
Access® 2010
La edición de un informe en la Vista Diseño es muy similar a la del formulario. Puedes usar
el Grupo Controles de la ficha Diseño para seleccionar elementos y modificarlos, agregar
etiquetas, líneas, colores y hasta imágenes.
4-04
VIDEO Diseño de informes
PROYECTO
4-04 Modificando un informe
1. Abre en Access® la base de datos Modificando un informe.accdb que se encuentra en los

Recursos Digitales
2. En el Panel de Navegación selecciona y abre el informe existente llamado Reporte de temas.

Observa que algunos datos aparecen cortados y otros desalineados. Si los formularios no
están visibles selecciona la opción Todos los objetos de Access del menu emergente del
panel.
3. Cierra la vista previa del informe, de la ficha Vista Preliminar.
4. Selecciona el informe Reporte de temas, y ábrelo en la Vista Diseño para modificar su

apariencia.
5. Utiliza las herramientas de la ficha Diseño para hacer más pequeños el cuadro de texto y la
etiqueta que corresponden al campo año.
6. Alarga el cuadro de texto y la etiqueta que corresponden al campo autor.
7. Agrega una nueva etiqueta en la sección del encabezado de informe e introduce el nombre
de tu Colegio. Dale un formato adecuado, con color y estilo de fuente.
8. Alinea los elementos que lo requieren.
70
10. De manera similar, utiliza la Vista Diseño para corregir los detalles de los otros 4 informes
existentes. Observa primero la vista previa de cada informe, y después usa la Vista Diseño
para dar a todos una excelente presentación.
PROYECTO
4-05 La tiendita escolar
1. Crea una nueva base de datos en blanco con el nombre Tiendita. Crea una tabla con los
siguientes campos: clave, artículo, marca, categoría, precio de venta.
2. Llena al menos 18 registros utilizando como categorías sólo: “Pastelitos”, “Dulces” y “Otros”
(inventa 6 artículos de cada una de estas categorías). Inventa 3 marcas y todos los artículos
deben ser de una de estas 3 marcas.
3. Crea una consulta para obtener todos los productos de la categoría “Pastelitos”.
4. Crea una consulta abierta para obtener todos los productos de determinada marca.
5. Crea un informe de todos los productos, agrupados por categoría, en orden alfabético de
acuerdo al nombre del producto (artículo).
6. Crea un informe de la consulta del inciso 4 donde aparezcan los nombres de los productos
(artículo) subrayados, la marca con letras de color azul. En el encabezado del informe debe
aparecer el nombre de tu Colegio. En el pie de página debe aparecer tu nombre del lado
derecho y la fecha del lado izquierdo.
7. Crea un informe de la consulta del inciso 5, agrupando los productos por marca, y ordenados
de mayor a menor precio. El precio debe aparecer en letra cursiva y más grande. Entre una
marca y otra debe verse una línea horizontal roja.
71
Bases de datos
Access® 2010
¿Qué aprendiste?
TEMA A: Que para desarrollar formularios es más sencillo trabajar a partir del Asistente.
TEMA B: Para crear un formulario sin ayuda del Asistente se requiere comprensión más
profunda de los campos y la notación que manejan.
TEMA C: Que una vez creado un informe mediante el Asistente es mas sencilla su edición
en la Vista Diseño.
EVALUACIÓN
04
1. ¿Que es un formulario de Access®?
Un formulario permite a los usuarios, sobre todo a los usuarios inexpertos, introdu-
cir fácilmente la información. Un formulario puede incluir sólo algunos o todos los
campos de una tabla, con espacios apropiados para la captura de datos.
2. ¿Qué es un informe de Access®?
Es un reporte que contiene los datos almacenados en una o varias tablas o consul-
tas, que se prepara para impresión en papel y puedes organizar y clasificar los da-
tos, resumir e imprimir parte o todos los registros, todo sin salir de la base de datos.
Selecciona la respuesta correcta:
3. Es el método más completo, pues te permite definir con exactitud todos los detalles de un
Informe o Formulario:
a. Vista Diseño
b. Vista Tabla
c. Vista Normal
4. Presenta una serie de cajas de diálogo con opciones predeterminadas que pueden ayudarte
a crear Informes o Formularios.
a. Vista Diseño de Formularios /Informes

b. Panel de Navegación
c. Asistene para Formularios/Informes
72
Una macro está compuesta por una serie de
comandos que permiten automatizar una tarea
repetitiva y ejecutarla en el momento necesario,
ahorrando tiempo y esfuerzo.
Ca racter ís ticas
Un id ad 05 especia les
A Describir tipos de relaciones y enumerar las reglas de la integridad

referencial y ejemplificarlas.
B Interpretar la información de una tabla dinámica o gráfico dinámico para
encontrar soluciones a preguntas específicas.
C Automatizar tareas por medio de Macros.

2010
Autor:
Bases de datos
Access® 2010
tema A Relaciones
Anteriormente hemos estudiado que una base de datos puede contener más de una tabla
para guardar información que, aunque se relaciona con el mismo tema, es de diferente tipo.
Imagina, por ejemplo, una base de datos que se utiliza para controlar una biblioteca escolar. En
una tabla están los datos de los libros, y en otra tabla están los datos de los alumnos o usuarios
que pueden solicitar los libros. Los datos de los libros no tienen nada que ver con los datos de
los usuarios, aunque ambos tienen que ver con la biblioteca. Pero si un usuario pide un libro
prestado, entonces algunos datos se relacionan normalmente en una tercera tabla que guarda
los detalles del préstamo.
Para asociar los elementos de unas tablas con los elementos de otras se utilizan relaciones,
formando una base de datos relacional.
Analiza las siguientes tablas que pertenecen a la base de datos de una biblioteca escolar.
a. La tabla Libros contiene un código de libro y toda la información de cada ejemplar.
b. La tabla Préstamos sirve para llevar un control de los libros que son prestados por la
biblioteca.En la tabla se registra el código del libro prestado, la matrícula del alumno
que lo solicitó, la fecha del préstamo y la fecha de devolución. También hay un campo
que indica si el libro se devolvió o no a la biblioteca.
c. La tabla Alumnos contiene la matrícula de cada alumno y sus datos generales.
Imagen 5-1: Tabla Libros
Imagen 5-2: Tabla Préstamos
Imagen 5-3: Tabla Alumnos
74
Características especiales
ACTIVIDAD
5-01 Relacionando tablas
De acuerdo con la información en la tabla de Préstamos y a su relación con las otras dos tablas,
contesta las siguientes preguntas:
a. ¿Cuáles son los títulos de los libros que solicitó Edgar Sánchez Uribe?
b. ¿Quién solicitó el libro llamado Del 1 al 1000?
c. ¿Cuáles son los nombres de los alumnos que no han regresado los libros pedidos?
d. ¿Cuándo se prestó el libro Computación y Robótica?
e. ¿En que año se editó el libro que pidió prestado el alumno con matrícula 018?
f. ¿Quién es el autor del libro que solicitó Francisco Jiménez Olvera?
g. ¿Cuál es el nombre del alumno que solicitó el libro Biología Vegetal?
h. ¿Cuál es el nombre del autor del libro que se entregó a la biblioteca el 23 de julio?
75
Bases de datos
Access® 2010
Analiza nuevamente el ejemplo y observa como el diseño de las tablas es suficiente para obtener
toda la información acerca de los libros, los alumnos y los préstamos, sin necesidad de duplicar
en una tabla la información que ya está en otra. Para conocer el título, nombre del autor o fecha
de edición de un libro que fue prestado, no necesito capturar estos campos en la tabla de
préstamos. No es necesario introducir el nombre de un alumno cuando solicita un libro, pues
ese dato ya está en otra tabla. Esta es otra enorme ventaja de las relaciones: evitan duplicar
información, gracias a los campos relacionados.
Una tabla se relaciona con otra mediante un único campo común. La tabla de alumnos se
relaciona con la de préstamos porque ambas comparten el campo de la matrícula del alumno,
y la tabla de libros se relaciona con la de préstamos porque ambas comparten el campo del
código de libro.
Así pues, para relacionar dos tablas, es necesario que tengan un campo común, que debe ser
exactamente del mismo tipo en ambas tablas (numérico, texto o autonumérico, etc.).
Campo común para Imagen 5-4: Diseño de Tablas Alumnos

relacionar las tablas.
Imagen 5-5: Diseño de Tablas Préstamo
Tipos de relaciones
¤¤ Relación uno a uno: En esta relación, los datos que existan en los campos relacionados de
dos tablas no se pueden repetir. Por ejemplo, si en una tabla están los datos personales de
alumnos, y en otra están los datos de la madre de cada alumno, la relación sería uno a uno,
ya que un mismo alumno sólo puede tener una madre. Para establecer una relación uno a
uno, los campos relacionados deben ser clave principal en ambas tablas.
¤¤ Relación uno a varios: En esta relación, los datos de la tabla primaria son únicos, pero en la
tabla secundaria sí se pueden repetir. Si en una tabla están los datos personales de alumnos
y en otra están los datos de cada uno de los hermanos de cada alumno, la relación sería
uno a varios, ya que un mismo alumno puede tener más de un hermano. En este caso, sólo
el campo que no se puede repetir es clave principal.
76
Analiza el ejemplo de las tablas de la biblioteca. En la tabla libros no pueden existir dos libros
con el mismo código, por lo tanto el campo código del libro debe ser clave principal. En la tabla
de alumnos no pueden existir dos personas con la misma matrícula, por lo tanto, el campo
matrícula del alumno debe ser clave principal. Por el contrario, en la tabla préstamos, no hay
ningún campo que sea clave principal, ya que es posible que un alumno solicite más de un
libro, o que un libro sea prestado a diferentes alumnos en distintas fechas. La relación de libros
a préstamos es de uno a varios. La relación de alumnos a préstamos es de uno a varios.
Cuando hay tablas relacionadas, la

hoja de datos muestra las interacciones
entre tablas e incluso permite llenar las
tablas secundarias dentro de la hoja de
datos de la tabla primaria, como se ve
en la figura anterior.
Imagen 5-6: Relaciones
Integridad referencial
Al establecer las relaciones entre dos tablas se puede activar una casilla para exigir integridad
referencial en la relación. La integridad referencial es una forma de garantizar la congruencia de
los datos en tablas relacionadas, sirve para asegurar que las tablas no tendrán datos inválidos y
para proteger los registros relacionados de ser borrados accidentalmente.
Cuando en dos tablas relacionadas se exige integridad referencial, se deben seguir algunas
reglas al llenar los registros. Cuando se exige la integridad referencial se cumplen las siguientes
tres reglas:
1. No se puede introducir un valor en el campo relacionado de la tabla secundaria, si este

valor no existe en la clave principal de la tabla primaria.
Registro en la tabla primaria.
Registros relacionados en
la tabla secundaria.
Imagen 5-7: Integridad referencial
77
Bases de datos
Access® 2010
El mensaje de error de la figura anterior aparece al intentar registrar el préstamo de un libro,

cuyo código no existe en la tabla libros.
2. No se puede eliminar un registro de la tabla primaria si existen registros coincidentes

en una tabla secundaria, a menos que se active la opción de Eliminar en cascada. Si
se activa Eliminar en cascada, al borrar un registro de la tabla primaria, se eliminan los
registros coincidentes en la tabla secundaria.
Imagen 5-8: Eliminar en cascada
El mensaje de error de la figura anterior aparece al intentar eliminar un alumno que tiene
registros relacionados en la tabla de préstamos.
3. No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla primaria, si ese registro

tiene registros relacionados en la tabla secundaria, a menos que se active la opción de
Actualizar en cascada. Si se activa Actualizar en cascada, al modificar un registro de la
tabla primaria, se actualizan los registros coincidentes en la tabla secundaria.
El mensaje de error de la figura siguiente aparece al intentar cambiar la matrícula de un alumno

que tiene registros relacionados en la tabla de préstamos.
Imagen 5-9: Actualizar en cascada
5-01
VIDEO Integridad referencial
78
Cómo crear relaciones
Antes de crear relaciones entre tablas se utiliza Ficha Herramientas de base de datos/
Relaciones/Relaciones. Esto abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla, donde deben estar todas
las tablas, consultas o ambas que se desean relacionar. Se agregan las tablas y consultas que
se desean relacionar y se cierra el cuadro de diálogo.
Después, simplemente se arrastra el campo que se quiere relacionar de la tabla primaria hasta
el campo relacionado de la tabla secundaria. Al crearse la relación, una caja de diálogo permite
revisarla y definir sus características. Esta caja de diálogo también puede desplegarse haciendo
doble clic sobre la línea que representa una relación existente.
Tabla primaria. Tabla secundaria

o relacionada.
Campos
relacionados.
Propiedades de
la relación.
Tipo de relación.
Imagen 5-10: Modificar relaciones
Cuando se quieren relacionar tablas que ya contienen datos, es muy posible que la incongruencia
de la información no permita crear las relaciones. Por esta razón, es importante que se definan
las relaciones cuando las tablas están vacías.
5-02
VIDEO Generar relaciones
79
Bases de datos
Access® 2010
PROYECTO
5-01 Relacionar tablas
1. Abre en Access® la base de datos Relacionar tablas.accdb que se encuentra en los Recursos
Digitales.
2. Abre en la Vista Diseño la tabla Libros y establece como clave principal el campo Código de
libro. Recuerda que la clave principal implica que el contenido campo no se puede repetir.
En este caso cada libro tiene un código único que no se puede repetir. Toma nota del tipo de
dato de este campo y cierra la vista diseño guardando los cambios.
3. Abre en la Vista Diseño la tabla Alumnos y establece como clave principal el campo
Matrícula del alumno. Cada alumno tiene una matrícula única que no se puede repetir.
Toma nota del tipo de datos de este campo. Cierra la Vista Diseño y guarda los cambios.
4. Abre en la Vista Diseño la tabla Préstamos, y revisa que el campo Matrícula del alumno sea
del mismo tipo de datos en esta tabla y en la tabla Alumnos. Revisa también que el campo
Código de Libro sea del mismo tipo de datos en esta tabla y en la tabla de Libros.
5. Utiliza Herramientas de base de datos/Relaciones/Relaciones. Utiliza la ficha contextual

Herramientas de relaciones/Diseño/Relaciones/Mostrar tabla, para agregar las tres tablas
existentes, una vez agregadas las tres tablas cierra el cuadro de diálogo Mostrar Tabla.
6. En la ventana Relaciones, relaciona el campo Código de libro de la tabla Libros con el

campo Código de libro de la tabla Préstamos. En el cuadro de diálogo Modificar relaciones
activa la casilla Exigir integridad referencial y presiona el botón Crear.
7. Similarmente relaciona el campo Matrícula del alumno de la tabla Alumnos con el campo
Matrículo del Alumno de la tabla Préstamos. Exige integridad referencial en la relación.
8. Cierra la ventana Relaciones guardando los cambios. En este momento las tablas están ya
relacionadas.
9. Captura 10 registros completos de libros. Captura 10 registros completos de alumnos.
10. Abre la tabla Préstamos y captura 10 registros completos de préstamos. Como se exigió
integridad referencial, te darás cuenta que no es posible registrar préstamos de libros que no
existen en la tabla Libros, o de alumnos sin matrícula en la tabla Alumnos.
80
11. Abre en la Vista Diseño la tabla Préstamos.
12. Selecciona el campo Matrícula del alumno. En la seccion Propiedades del campo (sección
inferior de la Vista Diseño), abre la ficha Búsqueda y establece los siguientes parámetros:
¤¤ Mostrar control: Cuadro de lista

¤¤ Tipo de origen de la fila: Tabla/Consulta
¤¤ Origen de la Fila: Alumnos
13. Selecciona el campo Código y en la sección Propiedades del campo abre la ficha Búsqueda
para establecer los siguientes parámetros:
¤¤ Mostrar control: Cuadro de lista

¤¤ Tipo de origen de la fila: Tabla/Consulta
¤¤ Origen de la Fila: Lista
15. Abre de nuevo la tabla Préstamos para capturar más

registros de libros prestados. Ahora es posible seleccionar
de un menú colgante el Código de libro y Matrícula del
alumno, pues estos datos se obtiene de sus respectivas
tablas. Captura 10 registros más.
Imagen 5-11: Propiedades del campo
Consultas de tablas relacionadas
Cuando hay dos o más tablas relacionadas en una base de datos, se pueden diseñar consultas
que proporcionen información de más de una tabla a la vez. No es necesario volver a crear las
relaciones entre las tablas, ya que éstas aplican a todos los demás objetos de la base de datos,
como consultas, formularios e informes.
En nuestro ejemplo de la biblioteca, se podría crear una consulta que muestre los títulos de
los libros que no han sido devueltos y el nombre del alumno que los solicitó. Para crear esta
consulta se necesita información de las tres tablas:
a. Se requiere el campo Título del libro, que está en la tabla Libros.
b. Se requiere el campo nombre del alumno, que se encuentra en la tabla Alumnos.
81
Bases de datos
Access® 2010
c. Se requiere el campo Entregado (Si/No), que está en la tabla Préstamos. Cabe notar
que este campo es indispensable para consultar si el libro fué o no regresado a la
biblioteca, aunque no es necesario mostrarlo en el resultado de la consulta.
Observa la Vista Diseño de esta consulta:
Tablas
involucradas.
Campos:
Elige los campos
que se van a incluir
en la consulta,
especificando de
qué tabla se deben
obtener los datos. Imagen 5-12: Consulta de tablas relacionadas
Mostrar: Criterio:
En una consulta puedes incluir campos Para consultar los libros que no han
que no necesariamente aparecerán en sido devueltos, el campo Entregado
el resultado. Esta casilla permite decidir debe contener el valor Falso. Los
si el campo se va a mostrar o no. campos de tipo Sí/No sólo pueden
tener el valor Verdadero o Falso.
Formularios e informes de tablas relacionadas
Las relaciones que se establecen entre tablas resultan muy poderosas al momento de crear
formularios e informes, ya que un mismo objeto puede presentar información de más de una
tabla. Como los formularios y los informes pueden obtener sus datos tanto de tablas como
de consultas, a menudo, resulta más útil crear primero la consulta que nos proporcione la
información que se necesita, y después el formulario o informe que presente esta información
en forma agradable.
82
PROYECTO
5-02 Creando consultas de tablas relacionadas
1. Abre en Access® la base de datos Creando consultas de tablas relacionadas.accdb que se

2. Sin introducir ni cambiar información, analiza los datos de las tablas y comprende el objetivo
de cada una. Revisa también el diseño de las seis tablas, y descubre el campo que es clave
principal.
3. Algunas tablas ya están relacionadas, y otras tienen algunos campos comunes que permitirán
relacionarlas. Relaciona las tablas, exigiendo integridad referencial, y permitiendo eliminar
en cascada y actualizar en cascada. Toma en cuenta los siguientes campos para relacionar
las tablas:
Tabla primaria Tabla secundaria Campo de relación

Proveedores Artículos Id. De proveedor
Artículos Ventas Id. De artículo
Clientes Ventas Id. De clientes
Imagen 5-13: Tablas relacionadas
83
Bases de datos
Access® 2010
4. Cuando las tablas estén relacionadas (no antes), llena 5 nuevos registros completos en la
tabla Proveedores, 5 nuevos registros en la tabla Clientes, 15 nuevos registros en la tabla
Artículos, y 25 nuevos registros en la tabla Ventas.
5. Utilizando la Vista Diseño, crea por separado cada una de las siguientes consultas. Revisa
en cada una el resultado, para comprobar que son correctas.
6. Consulta que muestre una lista de los artículos que se producen en la zona Norte del país.
La consulta debe incluir el nombre del artículo, el nombre del proveedor y la zona.
7. Consulta que muestre los domicilios donde se pueden comprar productos alimenticios. La
consulta debe incluir el nombre del artículo, el tipo de artículo, el nombre y el domicilio del
proveedor.
8. Consulta que muestre los nombres de los artículos que ha comprado un determinado cliente.
La consulta debe mostrar el nombre del cliente, el nombre del artículo, el precio de compra
y las existencias.
9. Consulta que muestre los nombres de los artículos que produce un determinado proveedor.
La consulta debe mostrar el nombre del proveedor, nombre del artículo y precio de venta.
10. Consulta que muestre los proveedores de los artículos que ha comprado un determinado
cliente. La consulta debe incluir el nombre del cliente, nombre del proveedor, nombre del
artículo y cantidad comprada.
PROYECTO
5-03 Creando formularios e informes de

tablas relacionadas
1. Abre en Access® la base de datos Creando formularios e informes de tablas relacionadas.

accdb que se encuentra en los Recursos Digitales.
2. Crea un formulario con el asistente mediante Ficha Crear/Formularios/Asistente para

formularios. Incluye en el formulario los siguientes campos:
a. De la tabla Préstamos: todos los campos.
b. De la tabla Alumnos: Solo el nombre del Alumno.
84
c. De la tabla Libros: Sólo el Título del libro.
3. Termina el formulario y analízalo.
4. Crea dos informes con el asistente haciendo clic en Ficha Crear/Informes/Asistente para
informes que muestren lo siguiente:
a. Reporte de préstamos que incluya el nombre del libro prestado y el nombre del alumno
que lo solicitó.
b. Reporte de libros devueltos y no devueltos a la biblioteca, agrupados de acuerdo al

campo Entregado, ordenados por fecha de préstamo.
PROYECTO
5-04 Banco
1. Crea una nueva base de datos en blanco con el nombre Minibank.accdb.
2. Crearás tres tablas. En la primera tabla estarán los datos generales de los clientes, incluyendo
una clave única para cada cliente (este campo será Clave principal).
3. En otra tabla estarán los conceptos de cobro. Define los tres campos que se muetran en la
tabla siguiente, pero no agregues los registros aún.
Concepto Descripción Importe

C01 Apertura de la cuenta $250.00
C02 Uso del Cajero $5.00
C03 Visita al Banco $8.00
C04 Uso de un cheque $16.00
4. En la tercera tabla estarán los movimientos de los clientes. Define los campos que se
muestran en la siguiente tabla, pero no agregues los registros aún.
Clave del Cliente Clave de concepto Fecha

A02 C01 10/10/2005
A02 C03 11/10/2005
A04 C03 11/10/2005
A02 C02 12/10/2005
85
Bases de datos
Access® 2010
5. Relaciona las tres tablas correctamente y exige la integridad referencial.
6. Ahora llena las tablas. Inventa cinco clientes. Llena los cuatro conceptos que se muestran en
la tabla de ejemplo (C01 a C04). Inventa 10 movimientos en la tercera tabla.
7. Crea una consulta que muestre los nombres de todos los clientes que han usado el cajero.
8. Crea una consulta que muestre todos los movimientos que ha realizado un determinado
cliente.
9. Crea un informe que muestre todos los movimientos, agrupados por cliente y ordenados por
fecha: Observa el ejemplo:
Juan Pérez
C01 Apertura de cuenta 10/10/2005
C03 Visita al Banco 10/10/2005
C03 Visita al Banco 11/10/2005
Alejandro Magaña
C02 Uso de cajero 09/10/2005
C04 Uso de un cheque 14/10/2005
10. Crea un informe que muestre el importe total (suma) de los movimientos realizados,
detallando quién los hizo, agrupados por tipos de movimiento, y ordenados alfabéticamente
de acuerdo al nombre del cliente. Observa el ejemplo:
C03 Visitas al Banco

A02 Juan Domínguez $8.00
A03 Roberto Pérez $8.00
Total de Visitas al Banco $16.00
C04 Uso de Cheques

A02 Juan Domínguez $16.00
Total de Uso de Cheques $16.00
Gran Total de Movimientos $32.00
86
tema B Características Especiales

Tabla dinámica
Hemos estudiado ya que los datos de las tablas o de las consultas pueden visualizarse en un
cuadriculado llamado Vista Hoja de datos, y pueden ordenarse o filtrarse para trabajar con
la información de acuerdo a diferentes necesidades. Incluye además dos vistas especiales de
gran utilidad para el análisis de información, especialmente cuando hay muchos datos en una
tabla o consulta: La Vista Tabla dinámica y la Vista Gráfico dinámico.
La Tabla dinámica es un reporte interactivo que relaciona de forma poderosa los campos de
la hoja de datos. Cuando hay una tabla o consulta abierta y se utiliza de la Ficha contextual
Herramienta de tabla dinámica/Diseño/Vistas/Ver|Vista Tabla Dinámica, se muestra una
ventana que no contiene ningún campo.
A partir de este punto se pueden arrastrar los campos disponibles hasta alguna de las áreas de
la Tabla dinámica.
De la lista de campos, se arrastran a Panel Lista de campos:
esta sección aquellos que se quieran Si no puedes ver la Lista de capos,
incluir en la tabla dinámica. utiliza la Ficha Herramientas de
tabla dinámica/Diseño/Mostrar u
ocultar/Lista de campos, que está
disponible cuando abres la tabla
en la Vista Tabla dinámica .
Imagen 5-14: Vista Diseño de la Tabla dinámica
87
Bases de datos
Access® 2010
La tabla dinámica tiene las siguientes áreas en las que se pueden arrastrar campos:
Columnas
Filtro
Detalle
Filas
Imagen 5-15: Tabla dinámica
Puedes arrastrar más de un campo a una misma área o bien dejar algunas áreas sin campo.
Para eliminar un campo de alguna de las áreas simplemente arrástralo fuera de la ventana de la
tabla dinámica. Cuando se cierra la vista de la tabla dinámica, el programa pregunta si quieres
guardar los cambios, de manera que la siguiente vez que abras esta Vista, veas las relaciones
que has creado.
PROYECTO
5-05 Explorando tablas dinámicas
1. Abre en Access® la base de datos Explorando las tablas dinámicas.accdb que se

encuentra en los recursos digitales.
2. Abre la tabla Ventas y utiliza Ficha Herramientas de tabla dinámica/Diseño/Vistas/

Ver|Vista tabla dinámica.
3. De la lista de campos disponibles arrastra a la zona de Filas el campo Producto.
4. Arrastra al a zona Columnas el campo Mes.
5. Arrastra a la zona Detalle el campo Ventas.
6. Analiza la conformación de la tabla y observa como se relacionan los campos que has
agregado. Copia en este espacio la estructura de la tabla resultante:
88
7. Por último, arrastra a la zona Filtro el campo Región.
8. Utiliza el menú colgante del filtro que has agregado para elegir solamente la Región Norte
y observa como cambia la información de la tabla dinámica.
9. Ahora cambia el campo del Mes a la zona de Filtro. Cambia también el campo de la
Región a la zona de Columnas.
10. Analiza la tabla dinámica resultante y cambia a distintos valores de mes. Copia en este
espacio la estructura de la tabla resultante:
11. Cierra la vista y guarda los cambios.
89
Bases de datos
Access® 2010
Gráfico dinámico
Esta vista muestra un análisis gráfico de la información de la hoja de datos de una tabla o una
consulta. Cuando hay una tabla o consulta abierta y se utiliza Ficha Herramientas del gráfico
dinámico/Diseño/Vistas/Ver|Vista gráfico dinámico, se muestra un gráfico sin datos, series
ni categorías. El gráfico tiene cuatro áreas a las que puedes arrastrar los campos que quieras
presentar de manera gráfica.
Imagen 5-16: Gráfico dinámico en blanco
El Gráfico dinámico es capaz de totalizar los datos de acuerdo a los campos de categoría y
serie que se elijan. Aunque es posible agregare uno o más campos en cada una de las áreas,
los gráficos más simples incluyen al menos una categoría y un campo de datos. En el siguiente
Gráfico dinámico, el campo Editorial se arrastró al área de las Categorías y el campo Tema
general al área de las Series.
Imagen 5-17: Gráfico dinámico con datos
90
Si necesitas cambiar el tipo de gráfico o algún otro detalle de la vista, utiliza los comandos
disponibles en la ficha contextual Herramientas del gráfico dinámico/Diseño. Para eliminar
una categoría, serie, dato o filtro de alguna de las áreas, simplemente arrástralo fuera de la
ventana del gráfico dinámico. Al igual que ocurre con las tablas dinámicas, cuando se cierra la
vista de gráfico dinámico, el programa pregunta si quieres guardar los cambios, de manera que
la siguiente vez que abras esta Vista la veas como se guardó.
PROYECTO
5-06 Explorando los gráficos dinámicos
1. Abre el archivo Explorando los gráficos dinámicos.accdb que se encuentra en los Recursos
Digitales.
2. Abre la tabla Ventas y utiliza Ficha Herramientas del gráfico dinámico/Diseño/Vistas/

Ver|Vista gráfico dinámico.
3. De la lista de campos disponibles, arrastra a la zona de Categorías el campo Mes.
4. Arrastra a la zona de Datos el campo Ventas.
5. Analiza el gráfico dinámico resultante y cópialo en este espacio:
91
Bases de datos
Access® 2010
6. Ahora arrastra a la zona de Series el campo Región.
7. Analiza el gráfico dinámico resultante y cópialo en este espacio:
8. Por último, arrastra a la zona de Filtro el campo Producto y utiliza el menú colgante filtro
que has agregado para elegir solamente un valor particular.
9. Analiza el gráfico resultante para diferentes valores de productos.
10. Cierra la vista y guarda los cambios.
92
tema C Macros
Una Macro es un conjunto de una o más acciones que se ejecutan automáticamente en
un orden establecido por el usuario. Las macros permiten automatizar acciones comunes o
repetitivas para optimizar el tiempo de trabajo. Imagina por ejemplo, que todos los días la
persona encargada de la biblioteca tiene que realizar las siguientes acciones en una base de
datos:
a. Abrir el formulario Libros.

b. Introducir los registros de los nuevos libros adquiridos por la biblioteca.
c. Cerrar el formulario Libros.
d. Imprimir un reporte de los usuarios que no tienen pendientes devoluciones de libros
a la biblioteca.
e. Enviar el informe a la dirección de correo electrónico del administrador.
f. Cerrar la base de datos y salir de Access®.
Es posible crear una macro que automatice todas estas tareas, con excepción de la captura de
la información de los nuevos libros. Con una Macro, el bibliotecario estará seguro que no olvida
alguna de las tareas que debe realizar.
Para crear una nueva Macro utiliza Ficha Crear/Macros y código/Macro. Se abrirá la Vista
Diseño de Macro que se muestra a continuación:
Argumentos de acción, en cada Catálogo de acciones:

acción hay que establecer los Despliega las acciones
argumentos involucrados. disponibles
Imagen 5-18: Ventana de Macro y panel: Catálogo de acciones

Agregar nueva acción:
En cada acción hay que
Breve descripción acerca
establecer los argumentos
de la acción.
involucrados.
93
Bases de datos
Access® 2010
En la Vista Diseño puedes definir tantas acciones como sean necesarias, cuidando establecer
en cada una los argumentos que se requieren. Por ejemplo, si una acción debe ejecutar una
consulta, un argumento indispensable es el nombre de la consulta que se desea abrir.
Una vez definidas todas las acciones y sus argumentos, la macro se debe guardar con un
nombre. El nombre que des a la Macro te permitirá identificarla en el Panel de Navegación y
ejecutarla cuando se requiera.
Ejecutar una Macro
Una Macro se puede ejecutar:

¤¤ Al hacer doble clic sobre su nombre en el Panel de navegación.
¤¤ Seleccionar la Macro en el Panel de navegación, hacer clic con el botón derecho
del ratón y utilizar del menú contextual.
¤¤ Con la Macro abierta selecciona de la ficha contextual Herramientas de macros/
Diseño/Herramientas/Ejecutar.
Al ejecutar una macro, se ejecutan en orden todas las acciones que contiene. Sin embargo,
a veces es necesario ejecutar las acciones una por una, por ejemplo, cuando se requiere
revisar o cambiar algo antes de ejecutar la siguiente acción. Para estos casos, en la Vista
Diseño de Macro en cuestión, se define una ejecución paso a paso activando el comando
Ficha contextual Herramientas de macros/Diseño/Herramientas/Paso a Paso. Cuando este
comando está activo, al momento de ejecutar la macro aparece el cuadro de diálogo Macro
paso a paso:
Modificar una Macro
Para modificar una Macro seleccionada, puedes abrirla seleccionando Vista Diseño del menú
contextual que aparece al hacer clic derecho sobre su nombre en el Panel de navegación.
Al igual que ocurre con los demás objetos de la base de datos, cuando abres la Macro en su
Vista Diseño, se activa la ficha contextual correspondiente con herramientas para ejecutarla
o modificar su apariencia. Con los botones de control del panel de macros puedes cambiar su
posición subir, bajar o eliminar la acción.
5-03
VIDEO Macros
94
PROYECTO
5-07 Creando macros simple
1. Abre la base de datos Creando macros simples.accdb que se encuentra en los Recursos
Digitales.
2. Selecciona Ficha Crear/Macros y código/Macro para iniciar una nueva Macro. Del panel
Catálogo de acciones, elige como primera acción Abrir Tabla. En la sección de argumentos
selecciona como Nombre de la tabla: Libros.
3. Como segunda acción elige Buscar Registro. En los argumentos introduce:
¤¤ Buscar: NORMAS SOCIALES

¤¤ Coincidir: Cualquier parte del campo
¤¤ Buscar en: Todo
¤¤ Sólo el campo activo: No
¤¤ Los demás argumentos déjalos sin cambio.
4. De manera similar agrega las siguientes acciones después de las actuales. En cada inciso
se especifican los argumentos de acción que debes elegir:
a. Abrir Consulta: “Libros no devueltos”, en modo de sólo lectura.

b. Abrir Informe: “Libros por editorial”.
c. Imprimir páginas desde al 1 hasta la 1.
d. Salir.
5. Antes de salir del modo de diseño de la macro, activa el botón Paso a paso, para que las
acciones se ejecuten una por una. Al terminar, guarda la Macro con el nombre: Primera
prueba
6. En el Panel de navegación, ejecuta la Macro creada. En la ventana de ejecución presiona el

botón Paso a paso para ir ejecutando cada una de las acciones. Revisa que en cada acción
ocurre lo que has determinado y que los argumentos especificados se toman en cuenta.
7. Crea una nueva Macro para realizar al menos 6 acciones. En cada acción de la macro
incluye un comentario que explique la justificación de la acción.
8. Decide si tu Macro se debe ejecutar Paso a paso o de forma automática y guarda la macro
con un nombre apropiado y pruébala
95
Bases de datos
Access® 2010
¿Qué aprendiste?
TEMA A: Los conceptos de relaciones y campos compartidos, entre tablas facilitan la
interacción entre ellas logrando realizar funciones complejas.
TEMA B: Diseñar tablas y gráficos dinámicos que representen el cambio dentro de una
consulta.
TEMA C: Que Mediante las Macros es posible programar tareas de uso frecuente, para que
se ejecuten automáticamente haciendo el trabajo más sencillo y eficiente.
EVALUACIÓN
05
1. ¿Qué es una base de datos relacional?
Al asociar los elementos de unas tablas con los elementos de otras se

utilizan relaciones, formando así una base de datos relacional.
2. ¿Qué es una tabla dinámica?
Es un reporte interactivo que relaciona de forma poderosa los campos de

la hoja de datos.
3. ¿Qué es un gráfico dinámico?
Es un análisis gráfico de la información de la hoja de datos de una tabla o

una consulta..
4. ¿Qué es una Macro?
Es un conunto de una o más acciones que se ejecutan automáticamente

en un orden establecido por el usuario, permitiendo automatizar acciones
comunes o repetitivas para optimizar el tiempo de trabajo.
96

Profesor PDF

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Profesor PDF

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Bases de datos

Libro del Profesor

Introducir datos en una tabla 28

Otras formas de crear tablas 32

Este material forma parte de un conjunto de recursos, que conforman el

P ropuesta Did áctica

Este libro lo integran las siguientes Unidades:

Bases de datos Access ®

Unidad Tema Subtema Objetivos

tema A Introduccióna Definir Base de datos y

Descripción del entorno

Actividades sugeridas para el

El espacio de trabajo de Proyecto 1-01 Crear base de Libro del Alumno

Proyecto 2-01 Agreganmdo

Reconocer las ventajas de

Unidad Tema Subtema Objetivos

Consultas de El alumno podrá ser

Actividades sugeridas para el

Existen varios tipos de

Las consultas condicional

Que para desarrollar

Para crear un formulario

Unidad Tema Subtema Objetivos

Diseño del Informe

Ejecutar una Macro Automatizar tareas por

Actividades sugeridas para el

Diseñar tablas y gráficos Proyecto 5-05 Explorando

Mediante las Macros es

Diseñar bases de datos.

Reconocer el concepto de tablas.

Abrir y guardar archivos en Access.

Identificar los componentes del espacio de trabajo.

Modificar el diseño de una tabla.

Utilizar el asistente para crear formularios.

Identificar el concepto de Integridad referencial.

Establecer relaciones entre tablas.

Crear tablas dinámicas.

Crear y modificar gráficos dinámicos.

Crear informes de tablas relacionadas.

Crear consultas de tablas relacionadas.

Utilizar consultas de acción.

Crear campos calculados.

NIVEL: Básico DURACIÓN SUGERIDA: 3 SESIONES / 45-50 MINUTOS

Durante el desarrollo de esta unidad aprenderás a:

A Definir el concepto de Base de datos.

Bases de datos Access ®

tema A Introduccióna a sistemas de bases de datos

El crecimiento de los programas de bases de datos (DBMS computarizados) ha sido un importante

Diseño de una base de datos

Nombre Teléfono Dirección E-mail

Registros, datos que componen la tabla.

1-01 Diseñando tablas

tema B Mejorando el diseño de una base de datos

¤¤ Nombre de la Tabla: Directorio.

Un mejor diseño de la misma tabla sería el siguiente:

¤¤ Nombre de la tabla: Directorio.

Además de decidir qué campos se necesitan en una tabla, es

Así, por ejemplo, si un campo se usará para almacenar

Imagen 1-1: Menú despeglabe de tipos de datos

Tag Función Ejemplo

tema C Conociendo Access® 2010

Imagen 1-2: Vista Backstage Access® 2010

1-01 Crear base de datos en blanco