ENSAYOS

Participante

JANA JOSHIRA NAVARRO MONGAJES

Docente

MARYORI MANCO

Modulo

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

CENTRO DE SISTEMAS URABA - CDS

APARTADO, ANTIOQUIA

2019
 ACUERDO 42 DE 2002

Este acuerdo, establece los criterios de organización de archivos en

las entidades públicas y las privadas en función pública.

El acuerdo nos permite tomar unas pautas a la cuales estamos sujetos

a cumplir por leyes que así lo establecen, esto tiene como objetivo
formar una mejor organización de los archivos, teniendo en cuenta que
no es una sugerencia la que se plantea en este acuerdo.

Se hace con el fin de tener una logística o protocolos para el cuidado y

preservación de los archivos, este acuerdo nos da a conocer que todo
aquel que en función de su empleo, le corresponda custodiar cualquier
tipo de expediente o archivo, se hará responsable de este, debe
hacerse cargo y evitar que en su custodia se ocasionen daños o
perdidas de tales documentos.

Los documentos son un recurso y un activo organizacional; como

recurso proveen información, y como activo
proveen documentación. A demás nos sirven de testimonio
e información a las personas e instituciones que las producen o como
fuentes de la historia.

Entonces, sabiendo lo que representan los archivos para una

organización, es responsabilidad de todos que se asuma esto y que
conlleva tener conceptos claros para un rendimiento excelente a la
hora practicar la organización de un archivo o expediente.
 ACUERDO No. 060

Con el acuerdo no podemos dar cuenta de la importancia que tiene este

para con las empresas y las diferentes entidades tanto públicas como
privadas ya que permite llevar una organización garantizada. Estas
deben ser efectivas en cada empresa según esta ley nos lleva a
conocer los diferentes parámetros que tenemos que tener en cuenta
para llevar un correcto manejo del archivo.

El archivo general de la nación cumple un papel muy importante en el

cumplimiento de esta ley ya que ya por medio de esta se fijan políticas
con las normas y reglas que permiten realizar esta función. Otro punto a
resaltar de este acuerdo es la importancia que tiene la utilización de las
tecnologías de comunicación como lo son mensajes.

La numeración de los actos administrativos llevan un numero

consecutivo dicha oficina encargada llevara los controles y llevaran los
reportes necesarios también serán los responsables de lo que no se
conserve al igual que en el artículo anterior deberán ser debidamente
firmados y deben cumplir con todas las normas establecidas.

Para las comunicaciones internas se debe tener un adecuado

seguimiento utilizando un adecuado sistema para consultar ya sea
manual o sistematizado. La elaboración de planillas formatos y
controles manuales son los que permiten la certificación de la recepción
de los documentos. Es muy importante la conservación de los
documentos esto será responsabilidad de las entidades para que esto
se cumplan deben realizar actividades de gestión documental,
manuales de procedimientos para esto es necesario aplicar normas.

Las comunicaciones recibidas según acuerdo serán recibidas

oficialmente deberán ser revisadas los anexos, destino y los datos de
origen así permitirán ser enviados a su destino y enviar la
correspondencia que corresponda.