UNIVESIDAD TELPOLHCALLI

“EDUCAR PARA SERVIR”

ÁREA: FINANZAS

Responsable: ANDREA LUNA MENDEZ

 ÍNDICE
Introducción--------------------------------------------------------------------------------- 4

1. Procedimientos-------------------------------------------------------------------------------------3

1.1. Procedimientos de la contraloría---------------------------------------------------5

Diagrama de flujo----------------------------------------------------------------------7

Anexos: formato de nómina---------------------------------------------------------8

2. Procedimientos de ingresos auto generados por la institución------------------------9

2.1. Diagrama de flujo---------------------------------------------------------------------11

3. Procedimiento, cobro de facturas por venta o renta de

productos o servicios--------------------------------------------------------------------------------12

3.1. Diagrama de flujo---------------------------------------------------------------------13

4. Procedimientos de pago de facturas---------------------------------------------------------14

4.1. Diagrama de flujo---------------------------------------------------------------------15

5. Procedimientos de envío de balance general---------------------------------------------16

5.1. Diagrama de flujo---------------------------------------------------------------------17

6. Procedimientos de registro de las operaciones que afectan la cuenta

de bancos ---------------------------------------------------------------------------------------------18

6.1. Diagrama de flujo---------------------------------------------------------------------20

7. Procedimiento de registro de inventarios---------------------------------------------------22

7.1. Diagrama de flujo---------------------------------------------------------------------23

8. Procedimiento de revisión y contabilización de facturas--------------------------------24

8.1. Diagrama de flujo---------------------------------------------------------------------26

9. Procedimiento de resumen ingresos y gastos presupuestarios. (balance

presupuestario)---------------------------------------------------------------------------------------27

9.1. Diagrama de flujo---------------------------------------------------------------------28

10. Procedimiento de control y recepción de ingresos ------------------------------------29

10.1. Diagrama de flujo-------------------------------------------------------------------31

11. Procedimiento para elaborar los estados del ejercicio del presupuesto---------32

11.1. Diagrama de flujo--------------------------------------------------------------------33

 INTRODUCCIÓN

El siguiente documento es realizado con el fin de redactar en forma gráfica,

metódica y sistemática las operaciones del área Financiera que se debe seguir para
la realización de las funciones y actividades encomendadas que corresponde a la
universidad Telpochcalli, a fin de evitar duplicidades en algún documento
comprobante de las funciones administrativas.

Brindando una guía a la persona o futuras personas que ocupen la posición

en el área de finanzas, puesto que ningún procedimiento debe ser evitado, porque
en el futuro se emplean los documentos emanados de estas como fundamento de
comprobación.
PROCEDIMIENTOS DE FINANZAS

1. Organizar, dirigir y controlar de manera eficiente, los recursos financieros de la

Institución.

2. Organizar la documentación correspondiente del recurso financiero y se lleve a

revisión con el Director para su autorización, esto se llevará a cabo mediante carpetas

de meses en donde se engrapará y archivará todo lo correspondiente a gastos e

ingresos realizados dentro de la institución mediante comprobación como: notas,

facturas, etc., del mismo modo se realizarán informes mensuales.

3. Dirigir los recursos financieros mediante formatos de entrada de recursos, en donde

se llevará un registro de todo lo que entre a la institución en cuestión de finanzas.

4. Se llevará un registro en cuanto a gastos que se realicen para mejora de la Institución.

5. Una nómina de pago, en donde se dejará ver la cantidad que se debe asignar a cada

personal de la institución todo lo anterior con la finalidad de llevar un control dentro

del departamento de finanzas.

6. Vigilar la contabilización de los ingresos propios generados en la Institución por

actividades tales como; inscripciones, reinscripciones, colegiaturas, exámenes,

constancias, entre otros.

7. Realizar los formatos de control de los ingresos generados en la institución en donde

se hará el registro correspondiente de lo siguiente:

- Registro del cobro de exámenes.

- Registro del cobro de las inscripciones durante todo un año.

- Registro del cobro de las colegiaturas mensuales durante todo un año.

 - Registro del cobro de las constancias pedidas por los alumnos, durante todo un

año.

- Registro de los ingresos generados por la cafetería mensualmente para realizar

una valoración de la función de la misma.

8. Realización de gráfica de barras general acerca de los ingresos realizados durante

todo un año.

9. Administrar y controlar los egresos de los diferentes fondos que se manejan en la

institución tales como; recursos materiales, mantenimiento de la institución y de sus

demás áreas.

10. Realizar los formatos de control de egresos en donde se realizará el registro continúo

de los gastos realizados por la institución.

11. Registro del gasto de los recursos materiales por año.

12. Registro del gasto del mantenimiento de la institución por año.

13. Registro del gasto hecho por las diversas áreas en cuanto a su mantenimiento por

año.

14. Registro del gasto de nómina de pagos hecha al personal que labora en la institución

mensualmente.

15. Realización de gráficas acerca de los gastos realizados durante todo un año para ser

presentados ante el jefe inmediato.

DIAGRAMA DE FLUJO

FINANZAS --------------------- > DIRECCIÓN

ANEXOS
 I. PROCEDIMIENTOS DE INGRESOS AUTO GENERADOS POR LA
INSTITUCIÓN

La Institución a través de la autogestión de ingresos cuente con el fondo económico

para la operación de diversas actividades a través del cobro de inscripción,
colegiatura, servicios y productos.
Descripción del procedimiento
Documento
Responsable Descripción de Actividades
Anexo
1. Recibe estado de cuenta del Instituto, a través del banco
un informe de actividades.
2. Coteja que todos los alumnos hayan pagado su
inscripción y mensualidad con el control de expediente
por alumno.
PROCEDE:
No: en caso de no haber pagado cualquiera de los dos
CONTRALOR conceptos.
Si: entrega informe de estado de cuenta al Director
3. Se envía notificación de adeudo en caso de no haber Estado de
pagado. cuenta
PROCEDE:
NO: BAJA ADMINISTRATIVA
SI: NOTIFICACIÓN DE COBRO BUENO
4. Se registra en el libro de entradas y salidas
5. Se realiza informe al Director del estado de cuenta y el
saldo a favor actual
PROCEDE:
No: Errores de captura devuelve los documentos para las
correcciones pertinentes. Regresa a la actividad No. 3.
SI: Recibe el responsable del archivo, las pólizas de ingresos,
firma de recibido en el control interno y se integra al expediente
TERMINA PROCEDIMIENTO
 DIAGRAMA DE FLUJO

Contralor Director general

INICIO

Recibe estado de cuenta de la

universidad, a través del banco
un informe de actividades.

Coteja que todos los alumnos

hayan pagado su inscripción y
mensualidad con el control de
expediente por alumno

PROCEDE

Se envía informe del

PROCEDE
estado de cuenta al
director

Notificación de cobro bueno

Se envía notificación y se aplica 10%

Saldo integro
PROCEDE

Baja administrativa, se
aplica sanción
económica del 20% Se envía al jefe de
contaduría para su
captura

Termina
 II. PROCEDIMIENTOS DE COBRO DE FACTURAS POR VENTA O RENTA
DE PRODUCTOS O SERVICIOS
Gestionar el pago de las facturas que expide el Instituto, durante todo el año por
algún servicio o producto.

Descripción del procedimiento

Documento o
Responsable Descripción de Actividades
Anexo

1. Expide factura, se archiva y se notifica al jefe del Factura

área así como al comprador.

2. La factura vence 30 días siguientes a su recepción. Factura

3. Se envía factura por el pago en un lapso no mayor
Contraloría de los primeros 5 días
4. Se registra en Libro de ingreso talón del cheque y Libro de
factura ingreso

5. Se envía cheque para el cobro de mismo, posterior Factura

se envía factura a Cajero.
Cheque
Cajero 6. Recibe factura. Factura

Finaliza procedimiento Cheque

DIAGRAMA DE FLUJO

Contraloría Acreedor Cajero

Envía factura

Recibe factura y se
archiva

Una vez que la Recibe cheque por

factura llega se le pago de algún
notifica al acreedor servicio

Se registra en el envía factura por el

libro de ingresos pago

Recibe factura para

Se recibe factura su almacenamiento

Finaliza
procedimiento
 III. PROCEDIMIENTOS DE PAGO DE FACTURAS
Realizar el pago de las facturas que recibe el Instituto, durante todo el año por
algún servicio que recibe.

Descripción del procedimiento

Responsable Descripción de Actividades Documento o

Anexo
1. Retira de las carpetas de facturas las facturas Factura
que poseen fecha de vencimiento. Orden de
compra
2. Ingresa factura por vencer al sistema Factura
documentos por pagar.
Orden de
compra

Contralor 3. Se imprime cheque y comprobante de egreso. Cheque

Comprobante
de egreso
4. Se envía copia del cheque y factura a Cajero Cheque

Se envía cheque y comprobante de egreso a la firma Comprobante

del responsable de la compra, Director, El Contralor da de egreso
el VoBo.

Cajero 5. Recibe los documentos firmados en una carpeta Cheque

esperando el cobro del proveedor. Se archivan
Factura
los documentos.
Comprobante
Finaliza procedimiento
de egreso
DIAGRAMA DE FLUJO

Administrativo del área de Acreedor cajero

contabilidad

Envía factura

Recibe factura y se
archiva

Una vez que la Recibe cheque por

factura llega se le pago de algún
notifica al acreedor servicio

Se registra en el Envía factura por el

libro de egresos pago

Se recibe factura y Recibe cheque y

copia del cheque factura para su
almacenamiento

Finaliza
procedimiento
 IV. PROCEDIMIENTOS DE ENVÍO DE BALANCE GENERAL

Enviar a través de documentos como el balance general todos los movimientos

financieros realizados en las distintas unidades y departamentos del Instituto para
su procesamiento.

Descripción de Procedimiento.

No. Documento o
Responsable Descripción de Actividades
Act, Anexo

1 Revisa todos los datos que se ingresan en las - Libro Mayor

de la cuenta de
Unidades de Presupuesto, Proyectos activo fijo.
inventario
Contralor
2 Imprime balance del sistema. - balance

3 Realiza planillas de gastos. -planillas de

gastos

Director General 4 Envía planilla a firma del Director -planillas de

gastos

5 Firma planilla. -planillas de

gastos

6 Envía planilla a Contraloria -planillas de

gastos

Contralor 7 Elabora documento donde se encuentra el balance y -Balance

los estados de resultados. general

Este documento se elabora cada tres meses una vez

aprobados los datos entregados en relación a los
balances generales y de resultados.
DIAGRAMA DE FLUJO

Contralor Dirección General

Revisa todos los datos que

se ingresa en las unidades
de Presupuesto. Proyecto
activo fijo

Imprime
balance del
sistema.

Envía planilla a
Realiza planillas firma del
de gastos. Director

Firma planilla.

Elabora documento donde se encuentra el

Envía planilla a
balance y los estados de resultados.
Contraloria
Este documento se elabora cada tres
meses una vez aprobados los datos
entregados en relación a los balances
generales y de resultados.
 V. PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO DE LAS OPERACIONES QUE
AFECTAN LA CUENTA DE BANCOS

Clasificar, codificar, registrar y cargar en el sistema de cómputo las transacciones

que realiza el Instituto y que afectan alguna cuenta bancaria, a fin de identificar
durante la presentación de los estados financieros del organismo la fecha y el saldo
que presenta cada una de estas como consecuencia de los movimientos que se
efectúen en cada periodo.

Descripción de procedimiento.
No. Documento o
Responsable Descripción de Actividades
Act, Anexo

1.1 Realiza dentro de los primeros cinco días de

cada mes la administración mensual del
presupuesto autorizado, así como los recursos
solicitados mensualmente para cubrir los gastos
de escrituración y las contribuciones y
obligaciones fiscales (impuesto estatal sobre
remuneraciones pagadas u otras)

2.1 Recibe del Proveedor o prestador de servicio Facturas

las facturas o comprobantes para pago, y las
Contralor Comprobantes
turna al área correspondiente para su revisión.
de pagos

3.1 Recibe las facturas comprobantes de pago, y Facturas

las revisa de acuerdo a lo establecido por el
Comprobante
código fiscal de la federación.
de pagos

Entrega las facturas o comprobantes de pago, y Facturas

le informa sobre las inconsistencias detectadas.
Comprobante
de pagos
4.1 Recibe la documentación con el fin de efectuar
las acciones necesarias para canjear el o los
documentos, o cancelar la operación en caso
de no poder obtener la documentación correcta
de acuerdo a los requisitos que establece el
código fiscal de la federación

4.2 Entrega la póliza-cheque junto con la Poliza-cheque

documentación soporte para que la clasifique y
codifique de acuerdo al catálogo contable
presupuestal vigente.

4.3 Recibe y revisa la póliza-cheque y la Poliza-cheque

documentación soporte y determina la
Documentación
afectación contable que deberá realizar y la
soporte
captura en el sistema contable
Documento
captura
sistema
DIAGRAMA DE FLUJO

Contralor

Realiza dentro de los primeros cinco días de cada mes

la administración mensual del presupuesto autorizado,
así como los recursos solicitados mensualmente para
cubrir los gastos de escrituración y las contribuciones y
obligaciones fiscales (impuesto estatal sobre
remuneraciones pagadas u otras)

Recibe del Proveedor o prestador de

servicio las facturas o comprobantes
para pago, y las turna al área
correspondiente para su revisión.

Recibe las facturas comprobantes de

pago, y las revisa de acuerdo a lo
establecido por el código fiscal de la
federación.

Entrega las facturas o comprobantes de pago, y le

informa sobre las inconsistencias detectadas. Recibe
la documentación con el fin de efectuar las acciones
necesarias para canjear el o los documentos, o
cancelar la operación en caso de no poder obtener la
documentación correcta de acuerdo a los requisitos
que establece el código fiscal de la federación

Entrega la póliza-cheque junto con la

documentación soporte para que la
clasifique y codifique de acuerdo al
catálogo contable presupuestal
vigente.

Recibe y revisa la póliza-cheque y la

documentación soporte y determina la
afectación contable que deberá
realizar y la captura en el sistema
contable
 VI.PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO DE LAS OPERACIONES QUE
AFECTAN LA CUENTA DE BANCOS
Mantener un registro de bienes, ordenados por lugares físicos de permanencia,
estableciendo la responsabilidad de su custodia.

Descripción del procedimiento

No. Documento
Responsable Descripción de Actividades
Act, Anexo

Conservador de 1 Se imprime del sistema el Libro Mayor de la cuenta de Libro Mayor de

Inventario inventario. la cuenta de
inventario
Se realiza durante el mes.
Conservador de 2 Se chequean las facturas y las compras que requieran Facturas
Inventario inventariarse.
Libro Mayor de
Las unidades encargadas de pagos deben ingresar las la cuenta de
órdenes de compra al sistema. inventario
Conservador de 3 Se saca fotocopia a factura y orden de compra Factura
Inventario
Fotocopia
orden de
compra

Conservador de 4 Se registra compras que requieran inventariarse al Factura

Inventario sistema, módulo de activos fijos (Altas de bienes). Cheque

Conservador de 5 Visita a terreno para corroborar el equipo. Fotocopia

Inventario factura
Fotocopia
orden de
compra
Encargado del 6 Firman alta de inventario. Factura
equipo Fotocopia
orden de
compra
Conservador de 7 Firman alta de inventario. Alta de
Inventario inventario

Conservador de 8 Archiva alta de inventarios Alta de

Inventario inventario

Conservador de 9 Se realiza pre-cierre mensual activo fijos. Alta de

Inventario inventario
Se ingresan los datos módulo activo fijos.

El pre-cierre se realiza cada mes.

Conservador de 10 Se imprime resumen de activo fijo.

Inventario

Conservador de 11 El resumen de activo fijo se cuadra con el balance. Resumen de

Inventario activo fijo
También se cuadra as depreciaciones y correcciones
monetarias

Conservador de 12 Una vez cuadrado se envía balance a las firmas del Resumen de
Inventario Contralor y Vo. Bo. Del Director. activo fijo

Contralor y 13 Firma el Contralor y Director.

director
Conservador de 14 Se prepara planilla con todas las altas que se hicieron Balance
Inventario en el mes.
Planilla de
Se envía balance y planilla de altas a la Dirección. La altas
planilla contiene los detalles de los montos y valores
netos de las compras y se llevan a valor
 DIAGRAMA DE FLUJO.

Conservador de Encargado del Contralor Director

inventario equipo

Se imprime el libro mayor

de cuenta de inventario

Se chequean las facturas y

compras que requieren
inventariarse

Se sacan fotocopias a
facturas y orden de compra

Se registra en el sistema
contable en el apartado de
activos fijos
Alta de inventariado

Visita el terreno para

corroborar el equipo

Firma de Alta de inventario

Activa alta de inventario

Pre cierre mensual activo

Resumen de activo fijo

Resumen del activo fijo

se cuadra con el balance

Firma del balance Vo.Bo. del balance

balance

Se prepara plantilla de
altas

Se envía balance de
altas al área contable
para su archivo
termina
VII. PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE FACTURAS

Es un documento tributario de compra y venta que registra la transacción comercial

obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de
mercaderías u otros afectos, porque con ella queda concluida la operación.

Descripción del procedimiento

Responsable No. Actividad Observaciones Documentos

De
act

Coordinador 1 Recibe factura y Factura

administrativo la entrega en un
cuaderno de Cuaderno de
correspondencia. correspondencia.

Contralor 2 Recepciona Factura

factura y verifica
que estén todos
los datos
correctos en ella.

3 Verifica el número Factura


de orden de
compra o contrato Orden de
asociado al compra
producto o
servicio impreso
en la factura.

4 Verifica que la Se verifica que Factura


orden de compra. la recepción de
la factura sea Orden de
Coteja que los conforme con compra
servicios y los datos
productos sean completos de la
 los que aparecen persona que
en ellos y sus recibió los
respectivos servicios.
valores.

5 Verifica que la Cuando el Factura


factura tenga el director del
visto bueno el departamento Orden de
director del firma la factura compra
departamento. aprueba el pago
y descuento del
presupuesto de
su respectivo
departamento.

6 Se contabilizan Al sistema solo Factura


facturas al se ingresan
sistema. órdenes de Orden de
compras de la compra
Institución.
DIAGRAMA DE FLUJO

Unidad demandante o Coordinador administrativo Contralor

proovedor

Envía factura aprobada Recibe factura y la entrega en

un cuaderno de
correspondencia.

Recepciona factura y verifica

que estén todos los datos
Factura correctos en ella.

Verifica el número de orden de

compra o contrato asociado al
producto o servicio impreso en la
factura.

Verifica que la orden de compra.

Coteja que los servicios y
productos sean los que aparecen
en ellos y sus respectivos valores.

Verifica que la factura

tenga el visto bueno el
director del departamento.

Se contabilizan facturas al
sistema.
VIII. PROCEDIMIENTO DE RESUMEN INGRESOS Y GASTOS
PRESUPUESTARIOS. (BALANCE PRESUPUESTARIO)

Saldo que resulta de comparar los ingresos y egresos de todas la Institución, se

expresa en el balance presupuestario.

Descripción del procedimiento

Responsable No. Actividad Observaciones Documentos

De
act

Contralor 1 Revisa todos los Se realiza cada Factura

documentos en fin de mes esta
relación al gasto o revisión. Órdenes de
ingresos compra
efectuados por las
Cualquier
distintas Unidades
documento que
o Departamentos,
certifique un
sean pago de
egreso
facturas u otro
documento que
comprometa un
egreso.

2 Imprime Se asocia cada Factura

documentos de documento en
los sistemas en relación al cual Órdenes de
donde se le dio origen, compra
encuentre. por ejemplo:
Órdenes de
facturas con
compra Mercado
órdenes de
Público
compra.
Cualquier
documento que
certifique un
egreso o
ingreso.
3 Se contabilizan Se hacen los Factura

todos los ingresos descuentos
y egresos y se tanto de Factura
identifican y asignaciones de
clasifican por productividad Órdenes de
Unidad o como pagos de compra
Departamento. cada Unidad o
Departamento. Cualquier
documento que
certifique un
egreso o
ingreso.

4 Realiza Planilla Planilla de

de Resumen resumen
Presupuestario y presupuestario
lo envía a firma
del Director.

5 Recibe Planilla de La Planilla de Planilla de

Resumen Resumen Resumen
Presupuestario Presupuestario Presupuestario
firmada y la carácter
archiva. informativo y de
consulta.
DIAGRAMA DE FLUJO

Contralor

Revisa todos los documentos en relación al

gasto o ingresos efectuados por las
distintas Unidades o Departamentos, sean
pago de facturas u otro documento que
comprometa un egreso.

Imprime documentos de los sistemas en

donde se encuentre.

Se contabilizan todos los ingresos y

egresos y se identifican y clasifican por
Unidad o Departamento.

Realiza Planilla de Resumen

Presupuestario y lo envía a firma del
Director.

Recibe Planilla de Resumen

Presupuestario firmada y la archiva.
IX. PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y RECEPCIÓN DE INGRESOS

Es el recibo de todos los pagos o ingresos en nombre de la Institución que

generen terceros a través de dinero u otros documentos.

Descripción del procedimiento

Responsable No. Actividad Observaciones Documentos

De
act

Cajero 1 Recibe el pago Puede ser en Cheques

proveniente de dinero efectivo u
terceros a la otros Dinero
Institución. documentos de
pago.

2 Realiza la boleta Boleta

o factura del
ingreso. Factura

3 Realiza planilla Planilla resumen

resumen de de ingresos
ingresos del día.

4 Ingresa todos los Planilla de

ingresos de la resumen
Institución al presupuestario
sistema control
de ingresos.

5 Deposita los Cheques

ingresos en las
cuentas Dinero
bancarias de la
Institución.
DIAGRAMA DE FLUJO
Cajero

Recibe el pago proveniente de terceros a la

Institución.

Realiza la boleta o factura del ingreso.

Realiza planilla resumen de ingresos del

día.

Ingresa todos los ingresos de la Institución

al sistema control de ingresos.

Deposita los ingresos en las cuentas

bancarias de la Institución.
 X. PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR LOS ESTADOS DEL EJERCICIO
DEL PRESUPUESTO

Son todos los gastos contemplados por la institución.

Descripción del procedimiento

Responsable No. Actividad Observaciones Documentos
De
act

Contralor 1 Recopila Documentos que

información por contenga
partida y por presupuestos
capitulo.

2 Realiza análisis Informe que

de la información. contenga la
presupuestación

3 Concentra la Planilla resumen

información para de presupuestos
elaborar el
estado.

4 Elabora el estado Estado

del ejercicio y presupuestario
determina los
montos ejercidos,
modificados
comprometidos y
saldos por
ejercer.
DIAGRAMA DE FLUJO
Contralor

Recopila información por

partida y por capitulo.

Realiza análisis de la
información.

Concentra la información para

elaborar el estado.

Elabora el estado del ejercicio

y determina los montos
ejercidos, modificados
comprometidos y saldos por
ejercer.