Caracterización del Proceso

Gestión Administrativa
ADM-PR-02
Versión 4

Dependencia Responsable

Subdirección Corporativa y Asuntos Disciplinarios

Objetivo
Administrar los bienes y servicios de la entidad, mediante la correcta ejecución de los recursos para el efectivo
funcionamiento de la infraestructura física y del parque automotor.

Alcance

Inicia con la formulación de los planes de la gestión administrativa y finaliza con las acciones de mejoramiento

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Caracterización del Proceso Versión 4
Gestión Administrativa
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1. Caracterización
Proveedor Entradas/ Partes Interesadas
Componente Actividad Salidas
Interno Externo Insumo Internas Externas

Estructurar el
Plan de
Presupuesto Plan de
Gestión adquisiciones de Gestión
Funcionamiento Adquisiciones
financiera los gastos Contractual
Aprobado de los Gastos
generales
generales

Plan de Acción
Gestión
Administrativa

P Plan de
Estructurar la Mantenimientos
Presupuesto
Gestión Planeación de Todos los
Inversión
financiera la Gestión Programación de procesos
Asignado
Administrativa Servicios de
Transporte

Plan de Toma
Física de
Inventarios

Todos los
Estructurar el Documento de
procesos Actividades
Plan de Plan de seguridad
realizadas con Secretaría de
Seguridad Vial Vial y Documento
Oficina Asesora funcionarios y Movilidad
y movilidad de Diagnóstico de
de contratistas
sostenible Movilidad
Comunicaciones

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Proveedor Entradas/ Partes Interesadas

Componente Actividad Salidas
Interno Externo Insumo Internas Externas
Identificar y
p actualizar los
aspectos e
impactos Matrices de
ambientales, identificación y
los peligros que evaluación
afecten la general del riesgo
Direccionamiento Direccionamiento
Directrices, seguridad y la (aspectos e
Estratégico Estratégico
lineamientos, salud en el impactos
procedimientos trabajo, los ambientales,
Talento Humano Talento Humano
requisitos peligros SG-SST,
legales valoración de
aplicables, los riesgos y
riesgos y requisitos legales)
oportunidades
inherentes al
proceso
Servicio de
Información de
Mantenimientos Proveedor
vehículos
Suministro de externo de
Gestión Administrar el
Combustible Todos los mantenimiento
Administrativa Programación Parque
Alimentación de procesos y suministro
(Conductores) del parque Automotor
información en de
automotor
H software combustible
motorsystem
Información de Contratos de *Proveedores
necesidades de Suministros, con los que se
Todos los Proveer bienes Todos los
la Entidad para arrendamiento y contrata
procesos y servicios procesos
el de prestación de * Gestión
funcionamiento servicios Financiera

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Proveedor Entradas/ Partes Interesadas

Componente Actividad Salidas
Interno Externo Insumo Internas Externas
Información de
necesidades de
la Entidad para
el Reparaciones
Realizar
Todos los funcionamiento Servicio de *Proveedores
Mantenimientos
procesos mantenimiento con los que se
Correctivos y Todos los
Elementos de Información contratan los
Preventivos de procesos
Gestión ferretería para documentada de servicios de
Infraestructura
Administrativa efectuar los los mantenimiento
Física
mantenimientos mantenimientos
de
infraestructura
física
Implementar el
Actividades de
Plan de
Todos los Diagnósticos de movilidad Todos los Secretaría de
H Seguridad Vial
procesos movilidad sostenible y de procesos Movilidad
y Movilidad
seguridad vial
Sostenible.
Resolución de
Gestión creación de
Solicitud de
financiera caja menor
Administrar la reembolso Gestión
Solicitud de
Caja Menor Cierre de caja Financiera
Todos los elementos
menor
procesos financiados con
caja menor
Comunicación
Administrar los Reclamación Corredor de
Todos los de pérdida o Todos los
Seguros de la Liquidación de Seguros
procesos daño de bienes procesos
Entidad Siniestro Aseguradora
o elementos
Realizar el Solicitud de
Empresas Factura de trámite para el Certificado de Gestión
prestadoras Servicio público pago de Disponibilidad y Financiera
Servicios registro

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Proveedor Entradas/ Partes Interesadas

Componente Actividad Salidas
Interno Externo Insumo Internas Externas
Públicos y Presupuestal
Administración Solicitud de Pago

Informe técnico Gestión Jurídica

catastral
Certificaciones Información de la Gestión
catastrales adquisición del Administrativa-
Revisar, predio Grupo Predial
Gestión Certificados de depurar y Información
Catastro Distrital
Documental Tradición actualizar la catastral y jurídica Gestión
información actual del predio Financiera
Superintendencia
Grupo de Expedientes catastral y Georeferenciación
de Notariado y
Información Físicos de la jurídica de los del predio Gestión de la
Registro
Geográfica (SIG) Entidad predios Registros Reducción del
H adquiridos Fotográficos Riesgo y
Información Observaciones adaptación al
cartográfica de generales Cambio
los predios -Solicitudes Climático
Expedientes
Ficha
Información
técnico jurídica y
Informe técnico
fiscal recibo de
catastral
inmuebles
Gestión Elaborar ficha Gestión
ubicados en Secretaría de
Administrativa Expediente para entrega de Administrativa
zonas de alto Ambiente
(Predial) digital predios (Predial)
riesgo no
mitigable que
Normatividad
hayan sido
desalojados a
través de planes o

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Proveedor Entradas/ Partes Interesadas

Componente Actividad Salidas
Interno Externo Insumo Internas Externas
proyectos de
reubicación y
asentamientos
humanos
Toma física por
responsable
Gestión
Acta de Consolidar el Depuración del
Gestión financiera Contraloría
inventario inventario físico inventario
Administrativa Gestión Distrital
individual por vigencia Firma de
Documental
responsable del
inventario
Bienes
Copia del
contrato H Verificación de
Certificado de bienes
documento de Clasificación de
obligaciones bienes
Realizar el
firmado por el Placas de
Todos los Proveedores ingreso de Todos los
supervisor inventario
procesos Externos bienes a la procesos
Remisión o Ingreso a bodega
entidad
factura Registro en SAE
Verificación de SAI
cumplimiento Información
de condiciones Documentada
técnicas de los
bienes
Diagnóstico de
Gestión
estado de Realizar el
Todos los Acta de Comité financiera
bienes comité de
procesos de Inventarios Gestión
Información inventarios
Documental
contable

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Proveedor Entradas/ Partes Interesadas

Componente Actividad Salidas
Interno Externo Insumo Internas Externas
Aplicar los
controles y
Talento Humano actividades Talento Humano
definidas en los
Direccionamiento programas de Direccionamiento
Directrices, Prácticas y
Estratégico gestión Estratégico
Lineamientos y H controles
ambiental,
procedimientos aplicados
Seguimiento, SGSST, Seguimiento,
Evaluación y seguridad de la Evaluación y
Control información y Control
mapa de
riesgos

Comunicación
Realizar
Corredor de con el Reposición de
seguimiento a Almacén
Seguros intermediario elemento o bienes
Siniestros
de seguros

Certificado de V
cumplimiento
Realizar
de
Supervisión de
obligaciones, Informe de Gestión
Contratos de
Gestión factura o Supervisión Financiera
Bienes,
Administrativa cuenta de Novedades Gestión
Servicios,
cobro, informe Actas Contractual
Seguros y
de actividades
Arrendamientos
o entradas de
almacén

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Proveedor Entradas/ Partes Interesadas

Componente Actividad Salidas
Interno Externo Insumo Internas Externas

Indicadores

Lineamientos

Plan de Acción

PAC

Información de Medir el Informes Direccionamiento

Contratos desempeño del estratégico
Oficina Asesora
V proceso Oportunidades de
de Planeación
Informe de mediante Mejora Evaluación,
atención a indicadores de seguimiento y
Atención al
Peticiones, gestión y Riesgos Control a la
Ciudadano gestión de la
Quejas actividades de Identificados
y Reclamos seguimiento Entidad

Resultados de
satisfacción del
ciudadano

Plan de
Mejoramiento

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Proveedor Entradas/ Partes Interesadas

Componente Actividad Salidas
Interno Externo Insumo Internas Externas
No
Conformidades

Resultados de
análisis de
Riesgos

Resultado del
análisis de
debilidades y
oportunidades
del proceso Informes de
Seguimiento
Direccionamiento Resultado de Direccionamiento
Estratégico análisis de Avances en el Estratégico
indicadores Gestionar Plan de
Evaluación, acciones mejoramiento Evaluación, Entes de
seguimiento y
A seguimiento y
Informes de correctivas y de Control
Control a la auditoría mejora Mapa de riesgos Control a la
gestión de la gestión de la
Entidad Informes de Matriz CAME Entidad
evaluación de
la gestión Actas

Salidas no
conformes

Planes de
Mejoramiento

Identificación
de impactos
ambientales
significativos

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2. Recursos

Físicos Humanos Tecnológicos Financieros

Infraestructura: Instalaciones
locativas, puestos de trabajo,
equipos de cómputo,
servidores, red interna y 1. Infraestructura, Hardware y
comunicación. software, Windows y bases de
1. Recursos de Funcionamiento
Archivadores, estantería fija, datos.
Humanos: Los definidos en la
sistemas rodantes, folderama, 2. Sistemas de Información (SI-
planta de personal y Contratistas. 2. Proyecto de Inversión
bibliotecas, cajoneras, CAPITAL, SIRE, Intranet, portal
vinculados al proceso
gabeteros. web).
EPP (Equipo de Protección 3. Elementos de Comunicación
Personal)
Vehículos
Motocicletas

3. Enlaces
Seguimiento y/o Riesgos y
Información Documentada Base Legal
Medición Oportunidades
1. Ver mapas de riesgos
y
Planes de Manejo
Operacional
Consultar seguimiento de 2. Ver matriz de Ver Listado Maestro de Documentos 1.Ver nomograma
metas e indicadores. Aspectos e Impactos
Ambientales
3. Ver matriz de riesgos
Ocupacionales
4. Ver matriz CAME

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3. Control de Cambios

Versión Fecha Descripción de la Modificación Aprobado por

Emisión del documento – Resolución 227 de 16 de Septiembre de 2008 “Por la cual se

Representante legal Fopae -
1 16/09/2008 adopta el proceso de evaluación de la gestión para el fondo de Prevención Y Atención Guillermo Escobar
De Emergencias de Bogotá D.C. FOPAE

Se actualizan los insumos, actividades y productos. Resp. Gestión Corporativa –

2 26/08/2009
Margarita Buitrago

Se incluye las actividades en el marco del ciclo PHVA y se ajustan los insumos,
Subdirectora Corporativa y
3 27/11/2014
actividades y productos conforme a las responsabilidades del IDIGER. Se amplía el Asuntos Disciplinarios (E)-
alcance tomando como referencia caracterización de administración tecnológica y se Yenni Rocío Acevedo Franco
consolidada en gestión administrativa.

Sub. Corporativa y Asuntos

4 23/11/2017
Se actualizan el objetivo, alcance y actividades del proceso por ajuste en Disciplinarios-Mónica Rubio
direccionamiento estratégico institucional Arenas

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4. Aprobación
Elaborado por Validado por Aprobado por

MÓNICA RUBIO ARENAS

JOHANNA PARRA SANCHEZ
Sub. Corporativa y Asuntos Disciplinarios
Profesional Sub. Corporativa y Asuntos
JONNATHAN ANDRES LARA
Disciplinarios
Profesional de la Oficina Asesora de
Planeación

JORGE ENRIQUE ANGARITA LÓPEZ

CLAUDIA PATRICIA ALBORNOZ JAQUE
Jefe de Oficina Asesora de Planeación
Profesional de la Oficina Asesora de
Planeación

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