Ciclo de vida de la metodología BPM y el

 
ENFOQUE POR PROCESOS DE NEGOCIO  
SEMANA 2  
 

 
 
 
 

 
 
 

 
 
 
 

 
 
 

 
 
 
 

 
 
 

[ AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS BPM ]

  

   

OBJETIVO  UNIDAD  1:  

 
Introducción   a   la   Automatización   de   procesos     por   medio   de   la   metodología   BPM   y   el  
Enfoque  por  procesos  de  Negocio.  
 
CICLO  DE  VIDA  DE  LA  METODOLOGÍA  BPM  Y  EL  
ENFOQUE  POR  PROCESOS  DE  NEGOCIO  
 
ÍNDICE  
 

1. Introducción  
2. Ciclo  de  vida  de  la  metodología  BPM  
2.1  Etapas  del  ciclo  de  vida  de  la  metodología  BPM  
3. Gestión  orientada  a  los  procesos  de  negocio  
4. ¿Qué  es  una  regla  de  Negocio?  
5. ¿Qué  es  un  Workflow?  ¿Qué  es  un  BPMS?  
5.1 Definición  de  Workflow  
5.2 Definición  de  BPMS  
6. Bibliografía  

1. INTRODUCCIÓN  

Como  se  mencionó  anteriormente,  la  metodología  BPM  (Business  process  management),  más  
conocida   como   Gestión   de   procesos   de   negocio,   es   una   herramienta   que   están   adoptando  
las  compañías  a  nivel  mundial  con  el  objetivo  de  conseguir  la  flexibilidad  y  agilidad  necesarias  
para   adaptarse   a   los   rápidos   y   continuos   movimientos   del   mercado,   gestionar   los   riesgos  
operacionales   y   financieros,   incrementar   a   su   vez   la   rentabilidad   empresarial   y   la   satisfacción  
de  sus  clientes.  
 
En   la   semana   anterior,   se   generó   una   explicación   y   el   concepto   de   la   metodología   BPM.  
Ahora,   explicaremos   qué   es   el   enfoque   por   procesos   de   negocio.   A   continuación,   vamos   con  
la   explicación   y   la   conceptualización   del   ciclo   de   vida   de   la   metodología   BPM   y   qué   es   la  
gestión  orientada  a  procesos.  
 
Finalmente,   se   dará   una   contextualización   sobre   un   BPMS   y   comprenderemos,   con   más  
detalle,  cuál  es  la  relación  entre  la  metodología  y  la  tecnología.      
 

 
2   [ POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO ]
  

 
 
METODOLOGÍA  
 
Durante   el   desarrollo   del   módulo,   estarán   disponibles   los   diferentes   recursos   que   nos  
permitirán  abordar  esta  nueva  metodología.  Para  entender  los  conceptos  se  deben  realizar  
en  las  diferentes  actividades  semanales,  con  el  objetivo  de  lograr  un  adecuado  aprendizaje  
de   las   diferentes   unidades   y   por   consiguiente,   una   clara   comprensión   y   aprendizaje   del  
módulo.  
 

2. CICLO  DE  VIDA  DE  LA  METODOLOGÍA  BPM  

Según  lo  visto  en  la  cartilla  de  la  semana  1,  la  metodología  BPM  permite  el  mejoramiento  de  
los   procesos   de   negocio   por   medio   de   la   integración   de   la   tecnología   de   los   sistemas   de  
información  empresariales  con  técnicas  para  el  mejoramiento  de  los  procesos.  Esto  significa  
una  gran  ventaja  para  las  organizaciones,  porque  los  procesos  de  negocio  en  cualquier  área  y  
la   conexión   de   estos   con   diferentes   áreas   son   más   eficientes,   flexibles   y   alineados   con   la  
estrategia  de  las  compañías.  
 
Teniendo  en  cuenta  este  concepto,  podemos  generar  una  noción  denominada  el  ciclo  de  vida  
de   la   metodología   BPM,   la   cual   está   compuesta   por   4   etapas.   A   continuación   se   presentan  
cada  una  de  estas  con  su  descripción  y  la  importancia  de  cada  una.  
 

2.1 ETAPAS  DEL  CICLO  DE  VIDA  DE  LA  METODOLOGÍA  BPM  

Las  4  etapas  de  la  metodología  BPM  son:  

1. Modelamiento   de   Procesos   de   Negocio:   Cuando   se   está   en   esta   etapa,   se   busca  

analizar   los   procesos   de   negocio   que   van   a   ser   diseñados   o   rediseñados,   con   el  
objetivo   de   que   estos   sean   más   eficientes.   El   modelamiento   de   los   proceso   de  
negocio  se  realiza  en  dos  fases:  
 
• La   primera   fase   es   denominada   la   fase   de   “Diseño”,   en   ella   se   identifica   y  
analiza   el   proceso   actual   y   cómo   debería   ser,   con   el   objetivo   de   alcanzar   un  
correcto   funcionamiento   desde   el   punto   de   vista   teórico   en   el   asunto   del  
negocio.    
 
• La  segunda  fase  es  denominada  la  fase  de  “Modelamiento”.  En  esta,  se  analiza  
el  proceso  modelado  de  forma  teórica,  con  el  objetivo  de  realizar  cambios  en  
las   variables   de   entrada   o   inputs   y   analizar   los   resultados   del   desempeño   del  

 
[ AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS BPM ] 3
  

proceso  por  medio  de  los  outputs.  Es  importante  recalcar,  que  este  análisis  se  
realiza  de  manera  teórica.  
 
2. Ejecución   del   Proceso   de   Negocio:   La   ejecución   del   proceso   de   negocio,   como   su  
nombre  lo  indica  consiste  en  ejecutar  o  en  “llevar  a  cabo”  en  la  vida  real  el  proceso  de  
negocio   modelado   en   la   etapa   anterior.   Esta   ejecución   puede   ser   realizada   de   las  
siguientes  formas:  
 
• Ejecución  manual:  En  este  tipo  de  ejecución,  las  actividades  son  realizadas  de  
forma  manual,  es  decir,  por  los  colaboradores.  
 
• Ejecución  automática:  En   este   tipo   de   ejecución,   las   actividades   son   realizadas  
de  forma  automatizada  o  por  algún  tipo  de  máquina.  
 
• Ejecución  combinada:  en  este  tipo  de  ejecución,  las  actividades  son  realizadas  
de  forma  combinada  entre  manual  y  automática.  
 
• Ejecución   con   BPMS:   aquí,   las   actividades   pueden   tener   algún   tipo   de  
interacción   humana,   pero   la   totalidad   del   proceso   de   negocio   se   encuentra  
realizado  por  aplicaciones  informáticas.  
 
3. Administrar  y  analizar  los  procesos  de  negocio:  En  esta  etapa  se  realiza  un  análisis  y  
seguimiento   a   los   procesos   de   negocio   y   a   las   entidades   que   fluyen   a   través   del  
proceso.  Vale  la  pena  resaltar,  que  entidad  se  le  denomina  a  cualquier  input  o  entrada  
al   proceso   que   vaya   a   ser   manipulada   o   transformada   (Por   ejemplo:   Puede   ser   una  
pieza   a   ser   procesada   en   una   línea   de   producción   o   puede   ser   una   solicitud   de  
reclamo  generada  por  un  cliente  de  una  organización).  

Esto  se  realiza  con  el  objetivo  de  mejorar  continuamente  los  procesos  de  negocio  por  
medio  del  análisis  de  las  estadísticas  del  sistema,  por  el  monitoreo  de  las  medidas  de  
desempeño   BAM   (Business   Activity   Monitoring)   y   por   la   generación   de   KPI´s   (Key  
Performance  Indicators).  

4. Optimización  de  los  procesos  de  negocio:  Busca  analizar  los  KPI´s  y  compararlos  con  
los   de   la   etapa   1   de   modelamiento   de   procesos   de   negocio,   en   particular   con   los   de   la  
fase  1  que  es  la  de  diseño,  ya  que,  al  realizar  un  rediseño  de  los  procesos  de  negocio,  
se   comparan   los   resultados   con   los   procesos   iniciales   o   los   de   “Como   se   hacían   las  
cosas”  con  los  resultados  de  los  procesos  rediseñados  “Como  se  deberían  hacer  las  
cosas”.    

Al   mismo   tiempo,   por   medio   de   este   análisis,   se   busca   encontrar   cuáles   son   las  
actividades   que   realmente   generan   valor   a   los   procesos   de   negocio   y   la   identificación  
de  cuellos  de  botella.  

 
4   [ POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO ]
  

 
Es   importante   comprender   que   las   cuatro   etapas   del   ciclo   de   vida   de   la   metodología   BPM   se  
realizan  de  manera  secuencial  y  que  es  un  ciclo  continuo  de  mejoramiento,  es  decir,  una  vez  
que   se   han   realizado   las   4   etapas,   muchas   veces   se   debe   realizar   nuevamente   el   ciclo,   ya   sea  
porque  los  resultados  obtenidos  del  proceso  de  negocio  no  son  los  esperados,  o  porque  se  
identifican  nuevas  oportunidades  de  maximizar  las  salidas  del  proceso  de  negocio,  haciendo  
imprescindible  realizar  nuevamente  este  ciclo.  
 
A  continuación  se  presenta  un  diagrama  del  ciclo  de  vida  de  la  metodología  BPM.  
 
 
 
1.  Modelamiento  
 
de  los  procesos  de  
 
Negocio  
 
 
 
 
 
 
4.  Optimizar  los   Mejora  C   ontinua   2.  Ejecución  de  los  
procesos  de     de  los  P  rocesos   procesos  de  
negocio   de  Negocio  
  negocio  
 
 
 
 
 
 
3.  Analizar   y  
 
Administrar  los  
procesos     de  
negocio  
 
 
 
Ilustración  1  -­‐  Ciclo  de  vida  de  la  Metodología  BPM  
 

3. GESTIÓN  ORIENTADA  A  LOS  PROCESOS  DE  NEGOCIO  

Un  proceso  de  negocio  es  la  integración  de  las  definiciones  de  proceso  y  de  negocio.  Por  lo  
tanto,   básicamente   se   puede   definir   como   un   conjunto   de   actividades   colaborativas   y  
transaccionales,   realizadas   en   una   secuencia   lógica,   que   tienen   como   finalidad   producir   un  

 
[ AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS BPM ] 5
  

resultado   deseado   o   el   cumplimiento   de   una   meta   y   son   realizadas   por   sistemas   o   por  
personas.  
Al   tener   en   cuenta   esto   y   el   enfoque   de   la   metodología   BPM,   podemos   concluir   que   la  
metodología   propone   una   visualización   de   las   organizaciones,   basados   en   una   red   de  
procesos   interrelacionados   con   diferentes   áreas   funcionales   de   la   compañía   y   de   forma  
jerárquica.   Esto   se   debe   a   que,   muchos   de   los   procesos   de   negocio   de   las   organizaciones  
pueden   ser   realizados   por   diferentes   áreas   de   las   organizaciones   y   en   diferentes   niveles  
jerárquicos  de  las  áreas.  
 
Pero   es   muy   importante   resaltar   que,   uno   de   los   objetivos   de   la   metodología   es   basar   el  
desempeño  de  las  operaciones  bajo  un  esquema  de  mejoramiento  y  automatización  de  los  
procesos   de   forma   automatizada   y   esto   no   se   debe   confundir   con   la   eliminación   de   las  
unidades   de   negocio,   sino   de   la   perfecta   sincronización   de   los   equipos   de   trabajo   enfocados  
al  correcto  funcionamiento  de  los  procesos.  
 
Debido   a   este   cambio   en   los   paradigmas   organizacionales,   la   metodología   BPM   ha   tenido  
una  gran  aceptación  a  nivel  mundial  ya  que  vuelve  los  procesos  de  negocio  más  eficientes,  
por  medio  de  la  perfecta  sincronía  e  interconexión  entre  los  equipos  de  trabajo  de  diferentes  
áreas  funcionales  de  la  organización  sin  importar  los  niveles  jerárquicos.    
 
Adicionalmente,  se  debe  entender  que  no  todos  los  procesos  de  negocio  realizados  por  las  
organizaciones  tienen  el  mismo  grado  de  importancia,  ya  que,  algunos  de  estos  tienen  una  
interacción   directa   con   los   clientes   externos   y   los   demás   son   procesos   realizados   con   el  
objetivo  de  realizar  una  gestión  interna  en  la  compañía,  por  lo  que  se  deben  definir  dos  tipos  
de  procesos  de  negocio.  
 
El  primer  tipo  de  proceso  de  negocio  es  Proceso  de  negocio  Core,  que  es  aquel  que  interactúa  
directamente   con   el   cliente   externo,   por   lo   que   es   aquel   que   debe   tener   una   respuesta   ágil   y  
eficiente  en  términos  de  los  requerimientos  del  cliente.  
 
El  segundo  tipo  de  proceso  de  negocio  es  el  Proceso  de  negocio  de  Soporte  que  no  interactúa  
directamente  con  el  cliente  externo  pero  sí  con  el  cliente  interno,  es  decir,  con  otras  áreas  
funcionales  o  colaboradores  de  la  organización.  También  es  importante  darle  solución  a  este  
tipo   de   solicitudes,   pero   los   retrasos   en   este   tipo   de   procesos   no   afectan   directamente   la  
imagen  de  la  organización  frente  a  los  clientes  y  los  proveedores.  
 
Es  importante  aclarar,  que  dentro  de  las  organizaciones,  cualquier  proceso  de  negocio  debe  
tener  un  administrador,  o,  en  términos  de  la  metodología  BPM  se  conoce  como  un  Dueño  del  
Proceso.  Este  dueño  del  proceso  es  un  individuo  o  un  equipo  de  trabajo  que  se  encarga  de  
coordinar  y  definir  el  conjunto  de  actividades  que  se  realizan  en  los  procesos  de  negocio  en  
las   diferentes   etapas   de   la   implementación   de   la   metodología.   Adicionalmente,   son   los  
encargados  de  definir  cuáles  son  las  reglas  de  negocio  generadas  en  un  proceso.  

 
6   [ POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO ]
  

 
 
4. ¿QUÉ  ES  UNA  REGLA  DE  NEGOCIO?  

Una   regla   de   negocio   se   puede   definir   como   una   directriz   básica   de   una   acción   o   de   un  
procedimiento   dentro   de   un   proceso   de   negocio.   Estas   directrices   marcan   cada   una   de   las  
acciones     que  se  realizan  en  los  procesos  y  se  pueden  dividir  en  dos  tipos  de  reglas,  las  
reglas  operativas  y  las  reglas  estructurales.  
 
Las  reglas  operativas  son  aquellas  que  especifican  obligaciones  del  proceso.  Por  ejemplo,  si  
un  cliente  realiza  una  solicitud  de  tarjeta  de  crédito  en  una  entidad  financiera,  esta  solicitud  
debe   pasar   por   unos   estudios   previos,   con   el   objetivo   de   generar   la   aprobación   o   la   no  
aprobación   del   producto.   Por   lo   tanto,   una   regla   operativa   puede   ser   la   verificación   del  
Scoring  o  de  la  Calificación  en  las  centrales  de  riesgo.  
 
Las  reglas  estructurales  son  aquellas  que  se  deben  realizar  por  necesidades  específicas  de  los  
procesos  de  negocio.  Por  ejemplo,  si  a  un  cliente  le  ha  sido  aprobada  una  tarjeta  de  crédito  
en  la  entidad  financiera  y  este  realiza  compras  en  un  periodo  de  tiempo  específico,  la  entidad  
financiera   debe   realizar   el   cálculo   del   valor   a   pagar   por   el   cliente.   Por   lo   tanto,   una   regla  
estructural  debe  ser  el  cálculo  mensual  del  valor  a  pagar  por  el  cliente  a  la  entidad.  
       

5. ¿QUÉ  ES  WORKFLOW?  ¿QUÉ  ES  BPMS?  

Teniendo  en  cuenta  lo  explicado  anteriormente,  podemos  identificar  algunos  componentes  
básicos  de  BPM.  
 

- Procesos  de  negocio  

 
- Reglas  de  negocio  
 
- Personas  
 
- Tecnología.  
 

A  través  de  la  cartilla  de  la  Semana  1  y  la  cartilla  de  esta  semana,  hemos  identificado  los  tres  
primeros   componentes,   pero   cuando   hablamos   del   siguiente   componente   que   es   la  
tecnología  debemos  definir  que  es  Workflow  y  luego  un  BPMS,  que  en  realidad  es  el  aspecto  
central.  

5.1  DEFINICIÓN  DE  WORKFLOW  

 
[ AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS BPM ] 7
  

Un   Workflow   o   flujo   de   trabajo,   de   su   traducción   del   inglés,   se   puede   definir   como   la  

automatización   de   los   procesos   de   negocio   donde   las   entidades   pasan   entre   los  
participantes  del  proceso  de  acuerdo  a  un  conjunto  de  reglas  de  negocio  predefinidas,  con  el  
objetivo  de  cumplir  con  las  metas  y  las  estrategias  de  las  organizaciones.  
 

5.2 DEFINICIÓN  DE  BPMS  

Un   sistema   BPMS   o   un   BPMSuite   se   pueden   definir   como   un   conjunto   de   sistemas   y  

tecnologías   diseñadas   con   el   objetivo   de   tener   una   completa   administración   de   los   procesos  
de   negocio,   no   solo   de   la   automatización.   Adicionalmente,   estos   sistemas   o   tecnologías  
tienen  como  principal  ventaja  que  sirven  de  soporte  para  cumplir  con  el  ciclo  de  vida  de  la  
metodología  BPM.  
 
“Las   organizaciones   se   han   dado   cuenta   que,   aunque   han   hecho   grandes   inversiones   en  
tecnologías,   sistemas   y   aplicaciones   aún   no   han   alcanzado   el   control   de   los   procesos   de  
negocios.   Parte   de   estas   tecnologías   ha   evolucionado   desde   la   simple   automatización   y   el  
direccionamiento   de   los   documentos   y   actividades   (que   se   conoce   como   Workflow)     que  
hacen  parte  de  los  procesos  de  negocio  a  la  coordinación  y  sincronización  de  los  procesos  de  
negocio   utilizando   todos   los   recursos   disponibles   por   las   organizaciones   (Tales   como  
colaboradores,   proveedores,   aplicaciones,   documentos,   información,   comunicaciones,  
etc.)”1.    
 
Además,  las  tecnologías  para  la  Integración  de  aplicaciones,  motores  de  reglas  de  negocio,  
WebServices,   ESB   (Enterprise   Service   Bus),   SOA   (Services-­‐Oriented   Architecture)   están  
permitiendo   implementar   soluciones   cada   vez   más   eficientes   y   más   ágiles,   indispensables  
para   la   implementación   de   un   programa   de   mejoramiento   de   procesos   por   medio   de   la  
metodología  BPM.  
 
En  resumen,  los  Sistemas  BPM  o  BPMSuites  son  sistemas  que  definen,  crean  y  administran  la  
ejecución  del  Workflow  por  medio  del  uso  de  software.  Este  software  es  capaz  de  manejar  
las  diferentes  reglas  de  negocio  y  al  mismo  tiempo  permite    interactuar  en  tiempo  real  con  
los  participantes  del  proceso.  
 
A  continuación,  se  presenta  una  representación  del  funcionamiento  y  de  la  arquitectura  de  
un  Sistema  BPM,  con  el  objetivo  de  entender  la  integración  del  Software  con  los  sistemas  de  
información  de  las  organizaciones.  

                                                                                                               
1
 CLUB  BPM.  BPMS  y  Workflow  [en  línea].  <  mac.jovenclub.cu/documentos>  

 
8   [ POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO ]
  

 
1  –  Funcionamiento  y  Arquitectura  de  un  Sistema  BPM.  Fuente:  Google  
 
Algunas  de  las  ventajas  que  ofrece  este  tipo  de  sistemas  son:  

- Automatizan  los  procesos  de  negocio  

 
- Permiten  la  integración  de  datos  entre  diferentes  sistemas  de  información  
 
- Permite   la   ejecución   de   los   procesos   de   negocio   por   medio   de   la   asignación   de   las  
reglas  de  negocio  
 
- Permite  el  monitoreo  y  la  evaluación  en  tiempo  real  de  los  procesos  de  negocio  por  
medio  de  BAM  y  KPI  
 
- Buscan   mejorar   la   calidad   en   los   servicios,   lo   que   se   traduce   en   mayor   satisfacción   de  
los   clientes.   Esto   se   debe   a   que   se   pueden   hacer   mejoras   a   los   procesos   de   negocio   y  
se  minimizan  los  errores,  por  medio  de  la  automatización  
 
- Se  aumenta  la  eficiencia  operacional  y  la  productividad,  ya  que  se  pueden  procesar  un  
mayor  número  de  entidades  y  algunas  son  completamente  automatizadas  
 

 
[ AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS BPM ] 9
  

- Permite   la   estandarización   de   los   procesos   de   negocio,   ya   que,   al   realizar   las  

actividades  de  los  procesos  de  negocio  de  forma  automatizada,  todos  van  a  tener  que  
realizarse  bajo  los  mismos  parámetros  
 
- Permite   el   mejoramiento   continuo   de   los   procesos   de   negocio   y   la   introducción   de  
nuevos  servicios  y  sus  estrategias,  por  medio  de  la  implementación  de  la  metodología  
BPM.  Esto  significa  mayor  agilidad  y  flexibilidad  de  los  procesos.  

 
6. BIBLIOGRAFÍA  
 
 
• CHANG,  J.  Business  Process  Management  Systems.  Chap.  11,  22.  
• LAUDON  &  LAUDON.  Management  information  systems.    
• ROMERO,  E.  Emerging  Trends  Business  Process  Management.  October  2008.  
• http://www.bizagi.com/index.php?option=com_content&view=article&id=15&Itemid=41&
lang=es  
 

 
Reseña  (resumen):    
 
Con  esta  lectura  se  explica  con  más  detalle  la  metodología  BPM  y  cómo  es  su  ciclo  de  vida,  
con   el   objetivo   de   tener   procesos   cuyo   mejoramiento   sea   continuo.   Al   mismo   tiempo,   se  
presenta   en   enfoque   por   procesos,   vital   para   la   implementación   y   conceptualización   de   la  
metodología.  
 
Adicionalmente,  se  presenta  una  breve  introducción  de  los  BPMS  o  de  los  Sistemas  BPM,  con  
el   objetivo   de   que   los   estudiantes   se   familiaricen   con   la   metodología   y   su   arquitectura.  
Aunque,  en  este  tema  se  tratará  con  más  detalle  en  unidades  posteriores.      

 
   

 
10   [ POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO ]