Modelado de datos en Excel para sistema de gestión de taller

Para este modelado se deberán utilizar diferentes hojas para cargar los datos (figura 1)

Figura 1 – Hojas necesarias de Excel

Se ingresaran los datos de clientes en la hoja “clientes”. Todos los campos deberán ser
ingresados por el usuario, es decir que no dependen de otras hojas. Ingresar 3-5 usuarios
como se ve en la figura 2. Dar formato a la tabla, es decir formatear bordes y líneas internas.
Además combinar y centrar el encabezado.

Figura 2 – datos de los clientes

Los datos de los autos deberán cargarse, al igual que los clientes, en una hoja nueva (figura 3).
A cada hoja cambiarle el nombre por defecto (hoja1…2) y colocarle el nombre
correspondiente.

En este caso, los datos de patente, año y modelo serán cargados por el usuario. El campo
propietario deberá estar vinculado a la hoja de clientes, específicamente a la columna de
nombre (Figura 4). Para esto deberá configurarse una lista en la columna “propietario” de la
planilla de autos.

Para realizar la lista posicionarse en la primera celda de la columna propietario. (Figura 4)

Figura 3 – datos de los autos

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Para realizar la lista posicionarse en la primera celda de la columna propietario. (Figura 4)

Figura 4 – configuración de lista para propietario

Luego ir a Datos> Validación de datos> Validación de datos como se muestra en la figura 5.

Figura 5 – Creación de una lista

En “Permitir” seleccionar lista y en “Origen” seleccionar los nombres de todos los clientes en la
hoja clientes como se muestra en la figura 6. Luego dar “enter”

Figura 6 - Selección de nombres de clientes para la lista

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Luego la lista quedara configurada como se ve en la figura 7.

Figura 7 – Colocación de parámetros de la lista de clientes

Terminado estos pasos se podrán configurar el resto de los campos. Para ello arrastrar desde
el borde inferior derecho hacia abajo hasta el final de la columna. (Figura 8).

Figura 8 – Colocación de parámetros de la lista de clientes

La hoja de servicios contendrá la tabla de servicios que se realizan en el taller. Esta tabla será
de una columna con los nombres de los servicios que brindara el taller. (Figura 9)

Figura 9 – Planilla de servicios

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La planilla que utilizara todos los datos antes ingresados será la planilla de “servicios
realizados” que se deberá confeccionar en la hoja del mismo nombre. (Figura 10)

Figura 10 – Planilla de servicios realizados

Para cargar los datos se deberán realizar los siguientes pasos para cada columna:

Fecha: debe ser ingresado por el usuario, no depende de otra planilla.

Patente: para ingresar estos datos se deberá crear una lista con la columna de patente de la
planilla de autos. Para realizar esta lista posicionarse en la primera celda (Figura 11)

Figura 11 – ingreso de patentes

Luego ir a Datos > Validación de datos > Validación de datos y crear una lista con la columna de
patentes de la planilla de autos. (Figura 12). Dar “enter” para confirmar la serie de datos.

Figura 12 – selección de patentes para lista en servicios realizados

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Completados los pasos para crear la lista en la primera celda, replicar a todos los campos de la
columna arrastrando la celda desde el punto azul hacia abajo hasta completar la columna.
(Figura 13)

Figura 13 – Creación de lista.

Modelo: esta columna corresponde a los datos que se encuentran en la planilla de autos, es
decir a los modelos de cada uno de los autos. Por este motivo esta columna no se ingresara
por el usuario sino que será un dato que se deberá traer de la planilla de autos. Para esto se
usa la función BUSCARV () o CONSULTAV () de acuerdo a la versión de Excel instalada.

El primer paso es ubicarse en la primera celda de la columna “modelo”. (Figura 14)

Figura 14 – Vinculación de datos de planilla de autos

Luego buscar la función BUSCARV () o CONSULTAV (). (Figura 15)

Figura 15 – Función BUSCARV

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Los valores para configurar la función son los siguientes y se ven en la figura 16.

Figura 16 – Parámetros de la Función BUSCARV para campo “modelo”

Valor buscado: al celda del campo “patente” a la izquierda la posición donde se esta
configurando la función BUSCARV().

Matriz_buscar_en: seleccionar toda la tabla “autos”, sin los encabezados. (Figura 17)

Figura 17 – selección de datos de la tabla “autos”

Indicador_columnas: colocar el valor “2”. Es la segunda posición a la derecha del campo

“patente”

Ordenado: poner “falso”. Indica que las patentes no están ordenadas.

Propietario: seguir los mismos pasos que se realizaron para el campo modelo. La única
diferencia es que en el campo “indicador_columna” el valor es 4.

Servicio realizado: este campo deberá se configurado como una lista como lo realizado para el
campo “patente”. Para este caso la lista seleccionada será la lista de “tipos de servicios”.
(Figura 18)

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 Figura 18 – selección de datos de la tabla “tipos de servicios”

Monto: este valor deberá ser ingresado por el usuario. Además se deberá formatear la
columna con formato moneda. El monto total de los servicios realizados (Figura 19), se deberá
calcular con la función SUMA().

Figura 19 – Monto total de servicios realizados

Terminada la planilla de servicios realizados, podemos obtener planillas resúmenes con los
totales por clientes, por auto y por servicio.

Para realizar la planilla resumen por cliente (figura 20), primero confeccionar la estructura de
la misma con igual cantidad de filas que la planilla de clientes. En este caso de dos filas.

Figura 20 – Monto total de servicios por clientes

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Para vincular losnombres de los clientes de la planilla de clientes, ir a la primer celda y escribir
el signo “=”. (figura 21)

Figura 21 – vinculación de nombres de clientes

Luego ir a la planilla de clientes y seleccionar el nombre del primer cliente y luego dar “enter”.
De esta manera la planilla queda de la sieguieten manera (figura 22)

Figura 22 – primer nombre vinculado

Desde el borde inferior izquierdo arrastrar hasta el final. Figura 23

Figura 23 – Copia de celdas vinculadas

De esta manera la columna debe ser igual a la columna de nombre de clientes de la planilla de
clientes.

Para completar la planilla se debe calcular los totales por cada cliente. Para ello usar la función
SUMAR_SI(). Ir a la primer celda de la columna monto y buscar la función SUMAR_ SI() y
colocar los siguientes parámetro como muestra la figura 24.

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 Figura 24 – parámetros de BUSCARV para totales por clientes

Rango: seleccionar la columna de nombres de clientes de la planilla de servicios y presionar F4.

Criterio: seleccionar el valor que esta a la izquierda y dar “enter”. No poner F4.

Rango_suma: seleccionar la columna de montos de la planilla de servicios y presionar F4.

Luego de configurada la celda base, replicar la formula al resto de la columna arrastrando

como se muestra en la figura 25. Controlar los valores con los de la planilla de servicios
realizados.

Planilla montos por cliente

Figura 25 – Replicacion de formula SUMARSI

Completada la planilla anterior, utilizar los datos de la misma para hacer un gráfico utilizando
el asistente. Para ello seleccionar todos los datos de la planilla incluyendo los títulos. Luego ir
al menú y seleccionar: insertar y luego elegir un tipo de grafico( Figura26).

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 Figura 26 – asistente para graficos

Un ejemplo de gráfico es el que se muestra en la figura 27

Figura27 –grafico ejemplo

Realizar los cuadros resúmenes y gráficos para los totales por servicio y totales por
auto

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