Plan de Gestión de ADQUISICIONES MIRADENT - SETIEMBRE2018

UNIVERSIDAD NACIONAL FEDERICO VILLARREAL
Escuela Universitaria de Post Grado

Maestría en Gerencia de Proyectos Empresariales
AMPLIACION Y EQUIPAMIENTO DE LA CLINICA

MIRADENT SAC
Plan de Gestión
de las Adquisiciones
Fecha: 12/09/2018
1
Tabla de contenido
Tablas .............................................................................................................................................. 4
Figuras............................................................................................................................................. 4
1. INTRODUCCION .................................................................................................................. 5
1.1 Concepto de Gestión de Adquisiciones del Proyecto....................................................... 5
1.2 Roles del líder del proyecto en la Gestión de las Adquisiciones ..................................... 6
1.3 Pasos para Gestionar las Adquisiciones ........................................................................... 6
1.4 Conceptos Clave para la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto .............................. 8
1.5 Justificación .................................................................................................................... 11
2 DESARROLLO DEL PLAN DE GESTION DE LAS ADQUISICIONES ......................... 13
2.1 Objetivo y Alcance ......................................................................................................... 13
2.2 Definiciones desarrollar el Plan de Gestión de Adquisiciones ...................................... 14
2.2.1 Ventajas y Desventajas de los contratos ................................................................. 14
2.2.2 Cláusulas del contrato ............................................................................................. 15
2.2.3 Enunciado del trabajo (SOW) ................................................................................. 15
2.3 Datos iniciales del proyecto ........................................................................................... 16
2.3.1 Información del Proyecto ........................................................................................ 16
2.4 Proceso de controlar las Adquisiciones .......................................................................... 22
2.5 Herramientas y Técnicas ................................................................................................ 22
2.5.1 Administración del Reclamo................................................................................... 22
2.5.2 Prevención de Reclamos ......................................................................................... 23
2.6 Técnicas y Herramientas del Proceso de Adquisiciones del Proyecto ........................... 24
2.6.1 Condiciones del Mercado ....................................................................................... 24
2.6.2 Herramienta: Decisión de Comprar o Hacer ........................................................... 25
2.6.3 Descripción del Producto: Juicio de Expertos ........................................................ 26
2.7 Modalidades de Contrato ............................................................................................... 28
2.8 Evaluación de las Propuestas ......................................................................................... 28
2.8.1 Adquisición de equipamiento de Laboratorio Dental ............................................. 28
2
2.8.2 Especificaciones Técnicas ...................................................................................... 29

2.8.3 Factores de Evaluación de las Propuestas ............................................................... 31
2.8.4 Negociación de las Adquisiciones .......................................................................... 33
2.9 Controlar las Adquisiciones ........................................................................................... 33
2.10 Revisión de Desempeño ............................................................................................. 34
2.10.1 Objetivo ............................................................................................................... 34
2.10.2 Cuadro detallado de revisión de desempeño del proveedor ................................ 34
2.10.3 Informe del desempeño de los proveedores ........................................................ 36
2.11 Análisis de Datos y Tendencias .................................................................................. 37
2.12 Adquisiciones Cerradas .............................................................................................. 38
2.12.1 Contratos ............................................................................................................. 39
2.13 Documentos Complementarios................................................................................... 39
2.13.1 Orden de Compra a la empresa ........................................................................... 39
2.13.2 Contrato para la Adquisición del Equipamiento ................................................. 41
2.14 Requerimiento de Cambio .......................................................................................... 45
2.15 Formato de Requerimiento de Cambio ....................................................................... 45
2.16 Encuesta de Cierre de las Adquisiciones .................................................................... 46
2.17 Acta de Aceptación de la Compra .............................................................................. 47
2.18 Lecciones Aprendidas................................................................................................. 49
2.18.1 Plantilla de Documentación de Lecciones Aprendidas ....................................... 49
2.19 Conclusiones ............................................................................................................... 51
Anexos: ......................................................................................................................................... 52
Anexo 1: Relación de días Feriados para el año 2018 .............................................................. 52
Anexo 2. Proceso: Controlar las Adquisiciones ....................................................................... 53
Anexo 3: Análisis del Valor Ganado ........................................................................................ 54
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Tablas
Tabla 1. Descripción del Proceso de Gestión de las Adquisiciones ............................................... 5

Tabla 2. Ventajas y Desventajas de los Contratos ........................................................................ 14
Tabla 3. Presupuestos de Costos y Gastos del Proyecto ............................................................... 20
Tabla 4. Cuadro General de Compras del Proyecto ...................................................................... 27
Tabla 5. Detalle de las Especificaciones Técnicas de Equipamiento de Laboratorio Medico ..... 30
Tabla 6. Evaluación Económica de las Propuestas ....................................................................... 32
Tabla 7. Matriz de Ponderación de las Propuestas ....................................................................... 32
Figuras
Figura 1. Pasos para gestionar adquisiciones .................................................................................. 7

Figura 2. Proceso de Evaluación de Ofertas ................................................................................... 9
Figura 3. Tipos de Contrato .......................................................................................................... 10
Figura 4. Riesgos por Tipo de Contratos ...................................................................................... 11
Figura 5. Costos de Recursos: Personal ........................................................................................ 21
Figura 6. Análisis de Hacer o Comprar ........................................................................................ 26
4
1. INTRODUCCION
1.1 Concepto de Gestión de Adquisiciones del Proyecto
La Gestión de Adquisiciones, contiene los procesos de compra o contratación de
productos, servicios o resultados, incluyendo la gestión y administración de contratos emitidos
por miembros del equipo del proyecto o por una organización externa. El personal autorizado
para adquirir los bienes y/o servicios requeridos para el proyecto puede incluir miembros del
equipo del proyecto, la gerencia o parte del departamento de compras de la organización, si
corresponde.
Para una adecuada Gestión de Adquisiciones el PMBOK indica que se debe manejar a
partir de 4 procesos que interactúan entre sí y con otras áreas de conocimiento. En las Tabla 1 se
presentan los procesos de la gestión de las adquisiciones que se distribuyen entre los grupos de
procesos de “planificación”, “ejecución” y “control” como se presenta a continuación.
Tabla 1. Descripción del Proceso de Gestión de las Adquisiciones
Los procesos de adquisición se presentan como procesos separados con interfaces
definidas. En la práctica, los procesos de adquisición pueden ser complejos y pueden interactuar
entre sí y con procesos de otras áreas de conocimiento de formas que no pueden detallarse en su
totalidad dentro de la Guía del PMBOK®.
5
1.2 Roles del líder del proyecto en la Gestión de las Adquisiciones
La Gestión de las Adquisiciones es la responsabilidad de todos los miembros del equipo
en el proyecto. El líder del proyecto, sin embargo, es el responsable de desarrollar el Plan de
Gestión de Adquisiciones para el proyecto con el aporte de los jefes de proyecto y el Equipo de
Desarrollo de Proyectos. Entre sus principales roles tenemos:
 Colaborar en la adecuación del contrato a las necesidades del proyecto
 Asegurar que el contrato incluya todos los requisitos del alcance
 Incluir el plazo de contratación en el cronograma del proyecto
 Incorporar acciones de mitigación de riesgos en el contrato
 Comprender todos los términos del contrato
 Negociar el contrato para cuidar la relación con el vendedor (win-win)
 Administrar el contrato y sus cambios
1.3 Pasos para Gestionar las Adquisiciones
Durante el proceso de la planificación de las adquisiciones se requiere determinar qué
bienes y servicios deberán adquirirse fuera de la organización y cuáles podrán ser provistos
internamente por el equipo de proyecto. Además, se analiza cuál debe ser el tipo de contrato más
conveniente para cada caso en particular, se organiza toda la documentación necesaria para
concretar los pedidos de propuestas y presupuestos y se dejan establecidos los criterios que se
utilizarán para la selección de los vendedores.
6
Cada tipo de organización puede desarrollar sus propias políticas, procedimientos y
procesos para llevar a cabo las contrataciones. En la Figura 1, se presenta un esquema grafico
que se podría utilizar para planificar las adquisiciones.
Figura 1. Pasos para gestionar adquisiciones
7
1.4 Conceptos Clave para la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
Más que en la mayoría de los demás procesos de la dirección de proyectos, pueden existir
obligaciones y sanciones legales significativas vinculadas al proceso de adquisición. El director
del proyecto no necesita ser un experto capacitado en leyes y regulaciones de gestión de
adquisiciones, pero debería estar lo suficientemente familiarizado con el proceso de adquisición
para tomar decisiones inteligentes relativas a los contratos y las relaciones contractuales.
Normalmente el director del proyecto no está autorizado a firmar acuerdos legales vinculantes
para la organización; esto está reservado a aquellos que tienen la autoridad para hacerlo.
Los procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto involucran acuerdos que
describen la relación entre dos partes: un comprador y un vendedor. Los acuerdos pueden ser tan
simples como la compra de una cantidad determinada de horas de trabajo a un costo de mano de
obra especificado, o pueden ser tan complejos como los contratos internacionales de
construcción plurianuales. El enfoque de contratación y el contrato en sí mismo deberían reflejar
la simplicidad o la complejidad de los entregables o el esfuerzo requerido y deberían ser
redactados de manera que cumplan con las leyes locales, nacionales e internacionales que rigen
los contratos.
Para iniciar este proceso de adquisiciones, se analizarán las ofertas que reciba la
organización en función de un requerimiento de bienes o servicios, para ello se deberá contar
previamente con la Lista de Proveedores Pre-aprobados (calificados previamente) así como tener
8
definidas las Políticas de Adquisición que permitan adquirir estos recursos, con ello se
determinara el contrato a realizar (Ver Figura 2)
PROCESO DE EVALUACION DE OFERTAS
Figura 2. Proceso de Evaluación de Ofertas
Un contrato debe establecer claramente los entregables y los resultados esperados,
incluida cualquier transferencia de conocimiento del vendedor al comprador. Todo aquello que
no esté en el contrato no puede exigirse legalmente. Cuando se trabaja a nivel internacional, los
directores de proyecto deben considerar cómo la cultura y las leyes locales influyen sobre los
contratos y su capacidad de ser cumplidos, independientemente de lo bien que esté redactado el
contrato. La elección de los tipos de contrato a firmar con la otra parte es algo crítico y que
influenciará sobremanera el resultado y presupuesto final del proyecto (Ver Figura 3).
9
TIPOS DE CONTRATO
Figura 3. Tipos de Contrato
Para determinar cuál es el tipo de contrato que más conviene para el desarrollo del
proyecto, es necesario tomar en cuenta lo siguiente:
 de qué se va a adquirir (bienes o servicios),
 del grado en el que sea capaz de definir el alcance del trabajo que se va a subcontratar
 del grado de supervisión y control que el que compra va a poder ejercer sobre el
proveedor
 de si se quieren establecer o no incentivos
 de la situación económica y del sector en el que se desarrolla el negocio.
 de los estándares y buenas prácticas del sector en el que se trabaja.
10
Asimismo, el tipo de contrato que se elija determinará los riesgos tanto para el comprador
como para el vendedor. Si el comprador tiene menor riesgo por un tipo de contrato, ese riesgo
pasa a manos del vendedor y viceversa. En la Figura 4 se detalla los riesgos que se pueden
generar en cada uno de los diversos contratos.
TIPOS DE CONTRATO - RIESGOS
Figura 4. Riesgos por Tipo de Contratos
1.5 Justificación
La Clínica Dental MIRADENT S.A.C. viene operando desde mediados del año 2015, es
decir a la fecha cuenta con tres años de actividad. En este tiempo ha logrado contar con una
importante aceptación realizando tratamientos en todas las especialidades odontológicas. Dentro
de los servicios de mayor frecuencia se encuentran los de prótesis dental los mismos que
11
representan un 50% de los ingresos totales, el servicio de consulta y prevención de salud dental
un 30%; finalmente lo referente a cirugía y odontopediatría el 20% de los ingresos.
En la actualidad, se ve en la necesidad de ampliar sus servicios, mediante el uso de
tecnología de punta para diferenciarse de la competencia que conllevará a mejorar sus márgenes,
debido también a que el servicio que le genera más ventas lo tiene tercerizado la fase de
elaboración de las prótesis dentales, por no contar con un laboratorio dental. Por ello tiene
planificado ampliar su capacidad de atención a sus pacientes con la adición de dos consultorios
dentales y a la vez implementar un laboratorio dental, para tal fin toda la planeación del negocio
se ha dividido en diversas fases o sub proyectos, el presente estudio de Planificación de Gestión
de Comunicación del proyecto está enfocado en realizar el Ampliación, equipamiento, e
instalación de todos los equipos médicos especializados necesarios, así como el mobiliario que
serán de utilidad para operar el negocio de la clínica como se tiene planificado.
El plan de Gestión de Adquisiciones del Proyecto será un documento que recoja las
decisiones de adquisiciones del proyecto, especificar el enfoque e identificar a los proveedores
potenciales. El beneficio clave de este proceso es que determina si es preciso adquirir bienes y
servicios desde fuera del proyecto y, si fuera el caso, qué adquirir, de qué manera y cuándo
hacerlo.
Es recomendable que esta herramienta no acabe constituyéndose como una pauta
limitadora, sino una guía de principios y propuestas flexible y adaptable.
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2 DESARROLLO DEL PLAN DE GESTION DE LAS ADQUISICIONES
2.1 Objetivo y Alcance
OBJETIVOS DEL PROYECTO: METAS HACIA LAS CUALES SE DEBE DIRIGIR EL TRABAJO
DEL PROYECTO EN TÉRMINOS DE LA TRIPLE RESTRICCIÓN.
CONCEPTO OBJETIVOS CRITERIO DE ÉXITO
• Cumplir con la implementación del

laboratorio para elaborar las
prótesis dentales.
• Concretar la ampliación de los
servicios de la clínica con el Aprobación de todos los
1. ALCANCE
equipamiento de dos consultorios entregables por parte del cliente.
según los requisitos del cliente,
elaboración del plan de
equipamiento, informes mensuales,
planos.
Concluir el proyecto en el plazo solicitado
por el cliente de cuatro meses (120 días
calendario). Hay que considerar que la Concluir el proyecto en 120 días,
2. TIEMPO jornada de trabajo será de lunes a sábado, del 13 de agosto del 2018 al 13 de
se descansará los domingos, así como las diciembre del 2018
fechas de feriados programados para el
2018 (Ver Anexo 1)
Cumplir con el presupuesto estimado del No exceder el presupuesto del

3. COSTO
proyecto de S/ 727,272. proyecto
FINALIDAD DEL PROYECTO: FIN ÚLTIMO, PROPÓSITO GENERAL, U OBJETIVO DE NIVEL

SUPERIOR POR EL CUAL SE EJECUTA EL PROYECTO.
Mejorar la rentabilidad y productividad de la clínica dental Miradent SAC como también lograr un
beneficio económico a la organización BAZ&GP SAC (sponsor)
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2.2 Definiciones desarrollar el Plan de Gestión de Adquisiciones
2.2.1 Ventajas y Desventajas de los contratos
En la Tabla 2 se muestra las principales ventajas y desventajas para el comprador al
utilizar los diferentes tipos de contratos de Gestión de Adquisiciones. Dicha tabla ayudará a
entender las diferencias entre los mismos.
Tabla 2. Ventajas y Desventajas de los Contratos
CONTRATO VENTAJAS DESVENTAJAS
Precio Fijo • Menos trabajo de gestión por parte del • El proveedor tiene tendencia a no
comprador completar el alcance y/o bajar la
• El proveedor tiene un gran incentivo calidad.
para completar el proyecto • Más trabajo para el comprador a
rápidamente. la hora de redactar el enunciado
• Se conoce el precio final a priori del trabajo del contrato.
• Si el enunciado del trabajo del
contrato esta incompleto puede
ser el más caro.
Costos Reembolsables • Enunciado del trabajo del contrato más • Requiere auditar las facturas del
simple. proveedor
• Menos trabajo para redactar el alcance • Más trabajo de gestión de parte del
del contrato comprador
• Generalmente de menos costo que el de • El proveedor tiene un incentivo
precio fijo. moderado para controlar los costos.
• Se desconoce el precio final.
Tiempo y Materiales • Rápido de crear • El costo de cada hora y de cada
• Muy útil par aumentar el staff de forma ítem lleva incorporado el beneficio.
eventual • El proveedor no tiene incentivos de
controlar los costos.
• Apropiado solo para proyectos
pequeños
• Requiere supervisión diaria por
parte del comprador.
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2.2.2 Cláusulas del contrato
 Los contratos deben incluir cláusulas específicas para tener en cuenta temas únicos
del proyecto
 Puede exigir pagos diferentes para experiencia laboral y educacional diferente
 Una cláusula de terminación es una cláusula contractual que permite al comprador o
proveedor terminar el contrato
2.2.3 Enunciado del trabajo (SOW)
Enunciado del trabajo relativo a la Adquisición (SOW)
 Descripción narrativa de los productos o servicios que deben ser suministrados

por el proyecto
 Define los artículos que se van a comprar o adquirir dentro del alcance del
proyecto
 Es un tipo de declaración de alcance
 Un buen SOW da a los participantes en una licitación una mayor comprensión de

las expectativas del comprador
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2.3 Datos iniciales del proyecto
2.3.1 Información del Proyecto
NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
AMPLIACION Y EQUIPAMIENTO DE LA CLINICA

AEQ.CD-01
DENTAL MIRADENT
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO:
La Clínica Dental Miradent inicio operaciones mediados del último trimestre 2015, es decir a la fecha cuenta con
tres años de actividad. En este tiempo ha logrado contar con una importante aceptación realizando tratamientos en
todas las especialidades odontológicas. Dentro de los servicios de mayor frecuencia se encuentran los de prótesis
dental dentro de los que podemos mencionar a los de prótesis fija (coronas de metal porcelanas y libres de metal),
prótesis parcial removible y prótesis totales. Las atenciones por prótesis (PROSTODONCIA) representan un 50%
de los ingresos totales, el servicio de consulta y prevención de salud dental un 30%; finalmente lo referente a
cirugía y odontopediatría el 20% de los ingresos. Como se el servicio de Prostodoncia es el mayor generador de
ingresos en las ventas de la clínica Miradent.
El procedimiento estándar para la elaboración de las prótesis dentales comprende los siguientes pasos:
1. Tallado de la pieza dentaria y toma de impresión.
2. Elaboración de cofia metálica o estética.
3. Prueba de la cofia en boca del paciente y toma de color.
4. Colocación de cerámica de acuerdo con el color de elección sobre la cofia.
5. Prueba de biscocho en boca del paciente.
6. Glaseado
7. Cementación definitiva.
Actualmente la elaboración de las prótesis dentales es necesaria la participación de un laboratorio dental, quienes
se encargan de desarrollar los pasos 2, 4 y 6 completamente. El tiempo aproximado para la cementación definitiva
de una corona en la Clínica Dental Miradent es de entre 8 a 12 días, tiempo que se podría acortar si este trabajo
se realizara directamente en la clínica Miradent lo que generaría un gran beneficio para los pacientes.
Actualmente la Clínica terceriza el proceso de laboratorio; sin embargo, desde hace unas pocas semanas se
evalúa la posibilidad de adquirir un equipo automatizado que desarrollará el trabajo equivalente del laboratorio en
tan sólo 12 minutos por pieza. Este proceso de tercerización representa el 40% del ingreso de venta generado por
estos servicios.
Adicionalmente se hace necesario la ampliación consultorios, esto es factible debido a que en la clínica dental
preexistente cuenta con la superficie necesaria para realizar esta obra, con lo cual se mejoraría aún más la
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atención a los pacientes brindando un servicio de nivel superior a los actuales y potenciales clientes.
El proyecto “Equipamiento y Ampliación de la Clínica Dental MIRADENT” consiste en equipar a la clínica con
un laboratorio para la elaboración de prótesis dentales; asimismo suministrar e instalar los equipos odontológicos y
mobiliario necesario que permitirán a la Clínica Dental MIRADENT ampliar su cobertura de atención a sus
pacientes brindando un servicio superior.
Para el laboratorio se requerirá de un equipo que utilice la tecnología CAD CAM. Mediante la tecnología CAD CAM
podemos fabricar coronas, prótesis fijas en materiales estéticos sin metal. Esta tecnología consta de tres
procesos: primero un proceso de escaneo del diente preparado ya sea por medio de un láser o por medio de
contacto físico, segundo un diseño de la restauración por medio de un software, y tercero un fresado robotizado de
la restauración. Todo este proceso al ser realizado de manera computarizada es un proceso altamente preciso,
estandarizado y muy rápido. Mediante esta tecnología es posible realizar coronas de un día para otro en forma
estándar.
Otras aplicaciones de esta tecnología en odontología están la fabricación de coronas, prótesis, carillas o láminas e
incrustaciones. Estas restauraciones pueden realizarse en porcelana o cerámica sin metal y con las últimas
versiones pueden realizarse prótesis hasta de 6 dientes unidos. Otra indicación es la de fabricar estructuras
altamente precisas para los pacientes que han sido rehabilitados con implantes.
El ultimo avance de la tecnología CAD CAM es el diseño de guías quirúrgicas para la colocación de implantes,
estas guías son fabricadas de manera robotizada lo que garantiza máxima precisión y lo que genera una cirugía
altamente precisa y sin trauma para el paciente.
Entre las ventajas de la tecnología CAD CAM se encuentran:
• Alta estética debido a que utiliza cerámica altamente translucida

• Precisión en la adaptación a los dientes, lo que garantiza su desempeño a largo plazo
• Rapidez en la fabricación debido a que es robotizado
• Gran versatilidad debido al software
Además, el sistema CAD CAM nos aporta otras muchas ventajas: reducción del número y de los tiempos
quirúrgicos, cirugías sin incisión, mayor exactitud quirúrgica, menos inflamación y nos permite tener los dientes
hechos sobre los futuros implantes incluso antes de la intervención.
Para adquirir este nuevo equipo y su instalación debe realizarse una inversión de US$ 140,000 es decir un valor de
S/. 455,000 (tipo de cambio 3.25)
El equipamiento se deberá realizar para 02 consultorios o gabinetes y deberá considerar lo siguiente:
- Suministro e instalación de equipo médico-dental

- Suministro e instalación de mobiliario dental
- Instalaciones complementarias: eléctricas, comunicaciones y sanitarias para el correcto funcionamiento
de los equipos.
La inversión necesaria para la instalación y equipamiento de los dos consultorios adicionales, más las tareas de
trabajo necesarias para culminar deberán ser consideradas.
El presupuesto total de inversión será del orden de S/ 727,272 monto que incluye el laboratorio de prótesis dental y
el equipamiento de dos consultorios adicionales,
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El desarrollo del proyecto estará a cargo del siguiente equipo:
- Ing. Henry Zevallos  jefe del proyecto

- Ing. Héctor Gómez  jefe del área de Ingeniería
- Ing. Dora Alejos  jefe de Operaciones
- Lic. Suzetty Paz  jefe de Logística
- Lic. Lucy Bellota  jefe de Administración
El proyecto tendrá como fecha de inicio el 13 de agosto del 2018, con una duración de 4 meses y se ha divido en
fases que ayudarán a tener un mejor control del Proyecto.
CONTROL DE VERSIONES
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
0.2 HG DA HZ 12-09-18 Versión original
DESIGNACIÓN DEL PROJECT MANAGER DEL PROYECTO.
NOMBRE PUESTO INICIALES
Henry Zevallos Jefe de proyecto HZ
Héctor Gómez Jefe de ingeniería HG
Dora Alejos Jefa de Operaciones DA
Lucy Bellota Jefa de Administración LB
Suzetty Paz Jefa de Logística SP
Encargada de logística y es supervisada por jefe de

administración.
Asesoría Externa Equipo de dos asesores externos el primer mes AE

(agosto), tres asesores externos el segundo mes
(setiembre), nuevamente dos asesores externos en
el tercer mes (octubre) y luego uno solo hasta el
final del proyecto (noviembre y diciembre)
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IDENTIFIFICACION DE LOS STAKEHOLDERS QUE INTERVIENEN EN EL PROYECTO.
ORGANIZACIÓN O GRUPO ORGANIZACIONAL ROL QUE DESEMPEÑA
Proveer el suministro e instalación del equipamiento médico

BAZ & GP S.A.C. dental y mobiliario. Supervisar la entrega de equipos de
parte de InLab CAD/CAM S.L.
Entrega e instalación de equipos para el laboratorio de

desarrollo de prótesis dentales, tales como: escaneado,
software de diseño, producción de piezas, materiales
inLab CAD/CAM, S.L
CAD/CAM para el laboratorio dental y por último la
capacitación y entrenamiento en el uso de todos estos
componentes.
Demandante del servicio de equipamiento médico dental de

Clínica Dental MIRADENT S.A.C. la clínica, tanto para el laboratorio dental como para la
ampliación de consultorios.
DGIEM – DIGESA Ente regulador del sector salud
Clientes potenciales que se favorecerán con el desarrollo

Pacientes - Publico
del proyecto a nivel de usurarios.
PRINCIPALES AMENAZAS DEL PROYECTO (RIESGOS NEGATIVOS).
A continuación, se presenta una tabla con los riesgos estimados en primera instancia que pueden afectar el
desarrollo del proyecto.
Código Descripción del Riesgo Probabilidad
RO-01 Demora en la entrega de equipos 1
Modificaciones en la cimentación por requerimientos especiales del

RO-02 1
cliente
Cambios o rotación de personal encargados de la coordinación,

RG-03 2
organización y dirección del proyecto
Problemas de comunicación entre los diferentes interesados del

RG-04 2
proyecto
RR-05 Modificaciones y/o cambios en la normativa vigente 3
Reprocesos y diseños por la no aprobación de Licencias de

RR-06 2
Construcción
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Tabla 3. Presupuestos de Costos y Gastos del Proyecto

COSTO COSTO TOTAL
CONCEPTO CANT. SUB TOTAL S/
UNITARIO (S/) (S/)
LABORATORIO Escáner inEos X5 1
DENTAL Sistema inLab SW 15.0 1
Equipo de producción InLab MC X5 1
Unidad de fresado y pulido en húmedo modelo inLab MC XL 455 000,00 1 455 000,00
Horno de sinterización modelo Multimat2Sinter 1
EQUIPO DE RAYOS X DENTAL RODABLE, CON REVELADOR 1
IMPRESORA DE RADIOGRAFIA DIGITAL 1 455 000,00
CONSULTORIOS UNIDAD DENTAL CON SILLON INCORPORADO 15 000,00 2 30 000,00
MEDICOS (2) ULTRASONIDO DESTARTARIZADOR 3 500,00 2 7 000,00
FOTOPOLIMERIZADOR 4 500,00 1 4 500,00
ESTERILIZADOR ELÉCTRICO DE MESA, DE CALOR SECO. 4 800,00 1 4 800,00
EQ. FOTOPOLIMERIZACION 1 500,00 2 3 000,00
EQ. BLANQUEAMIENTO 3 000,00 1 3 000,00
TELEVISORES PLASMA 1 500,00 2 3 000,00
DESTILADOR DE AGUA 4LPH 3 500,00 1 3 500,00
AUTOCLAVE ELÉCTRICO DE MESA, GENERADOR A VAPOR 15 000,00 1 15 000,00
APROX. 180 A 200 LITROS, CON GENERADOR ELECTRICO 3 000,00 1 3 000,00 76 800,00
SET INSTRUMENTAL PARA EXODONCIA 4 000,00 1 4 000,00
SET INSTRUMENTAL PARA DIAGNOSTICO ODONTOLOGICO 2 000,00 2 4 000,00
SET DE INSTRUMENTAL PARA ENDODONCIA 12 000,00 2 24 000,00
SET DE INSTRUMENTAL PARA CIRUGIA DENTAL 3 000,00 2 6 000,00
INSTRUMENTO PIEZA MANO BAJA VELOCIDAD 300,00 2 600,00
PIEZA MANO ALTA VELOCIDAD 300,00 2 600,00
NEGATOSCOPIO 2 CAMPOS 500,00 2 1 000,00
LUZ LED 600,00 2 1 200,00
DESTARTARIZADOR ULTRASÓNICO 600,00 2 1 200,00 42 600,00
MUEBLES MELAMINE C/DOBLE CAÑO 1 500,00 2 3 000,00
MUEBLES ESCRITORIO METALICO DE 2 CAJONES 800,00 2 1 600,00
ARMARIO METALICO PARA INSTRUMENTAL DENTAL 2 600,00 2 5 200,00 9 800,00
MANDIL EMPLOMADO CON COLGADOR 750,00 2 1 500,00
CUBETA MEDIANA CON ACERO INOXIDABLE 1 000,00 2 2 000,00
MATERIAL
CHALECO PLOMO NIÑO 500,00 2 1 000,00
MATERIALES DIVERSOS 2 300,00 1 2 300,00 6 800,00
EQUIPO DE PROYECTO 77 280,00 1 77 280,00
PERSONAL SUB CONTRATADO 36 064,00 1 36 064,00
PERSONAL
ASESORIA EXTERNA 19 728,00 1 19 728,00
CAPACITACION AL PERSONAL USUARIO 3 200,00 1 3 200,00 136 272,00
TOTAL PRESUPUESTO S/. 727 272,00
20
El detalle de los gastos por el recurso del personal, se presentan a continuación en el
siguiente cuadro:
Nombre del Capacidad Tasa

Tipo Observaciones
recurso máxima estándar
Conformada por los cinco integrantes del equipo base
Equipo de trabajo Trabajo 500% S/35,00/hora
(jefe de proyecto y colaboradores)
Personal Conformada por un equipo de 4 personas al inicio hasta
Trabajo 400% S/20,00/hora
Subcontratado el final del proyecto
Equipo de dos asesores externos el primer mes
(agosto), tres asesores externos el segundo mes
Asesoría Externa Trabajo 200% S/30,00/hora (setiembre), nuevamente dos asesores externos en el
tercer mes (octubre) y luego uno solo hasta el final del
proyecto (noviembre y diciembre)
Es un equipo único y su trabajo es especifico; y se
Capacitación Trabajo 100% S/40,00/hora
realizara en el mes de Octubre
En la Figura 5 se presenta el resumen con detalle de los egresos a incurrir, a lo largo del
proyecto, para cada uno de los recursos de trabajo tal como se muestra a continuación:
Figura 5. Costos de Recursos: Personal
21
2.4 Proceso de controlar las Adquisiciones
Controlar las Adquisiciones es el proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones,
monitorear la ejecución de los contratos y efectuar cambios y correcciones, según corresponda, y
cerrar los contratos. El beneficio clave de este proceso es que garantiza que el desempeño tanto
del vendedor como del comprador satisface los requisitos del proyecto de conformidad con los
términos de los acuerdos legales. Este proceso se lleva a cabo a lo largo del proyecto.
El detalle del proceso para controlar las adquisiciones del presente estudio se muestra en
el Anexo 2.
2.5 Herramientas y Técnicas
Para el presente caso, vamos a presentar el desarrollo de algunas herramientas y salidas
del proceso controlar las adquisiciones.
2.5.1 Administración del Reclamo
ENTRADAS Técnicas y Herramientas SALIDAS

La administración de reclamos se Términos del Contrato: lo Costos directos e indirectos: Que se
encarga de eliminar o prevenir que relacionado a los cambios y refiere al costo de los daños
se den reclamos y, en su caso, de notificaciones. Si no se hacen los resultado de las actividades
manejarlos de manera expedita sin reclamos en tiempo y forma es reclamadas con el soporte completo
llegar a ocurrir probable que no procedan de los factores utilizados en el
cálculo.
El reclamo se da cuando una de las Juicio de expertos: En algunos
partes considera que no se ha casos como cuando hay reclamos Extensión del tiempo. -que es el
cumplido lo estipulado en el grandes, el apoyo legal es necesario resultado del análisis del
contrato cronograma
Documentación. - Todas las que
Los reclamos pueden surgir del lado sean relevantes al reclamo. Documentación: Los documentos
del proveedor o del lado del cliente. con los cálculos que demuestran lo
Medidas de la cuantificación: Que solicitado.
En caso de que las partes lleguen a se refiere a las cantidades de trabajo
un acuerdo, las disputas se resuelven reclamado cuando hay desacuerdos,
22
con un control de cambios. siempre se debe por los menos

buscar el acuerdo en las cantidades
La Administración de reclamos del trabajo reclamado.
tiene los siguientes procesos
Estimación de los costos: Que es el
Identificación del Reclamo. - costo de las actividades, materiales
Comienza con un profundo y todo lo que se haya utilizado para
conocimiento del alcance y términos realizar el trabajo reclamado. Es
del contrato. Con este conocimiento importante considerar los costos
se determina que si hay algún directos, indirectos y las ganancias
cambio que se debe analizar. estimadas.
Precedentes Legales: Generalmente

es útil citar casos previos que
servirán de soporte para situaciones
más complejas.
Análisis de Cronograma: Es la
manera usual para enfrentar los
efectos de los cambios y los
reclamos contra él la línea base del
cronograma.
Es importante que estos efectos se

vean reflejados en la ruta crítica y
que se analice si por los cambios
esta no se modifica.
2.5.2 Prevención de Reclamos
La mejor manera de prevenir reclamos es no tener reclamos que prevenir. Un contrato
con un alcance claro, un proyecto con riesgos bien administrados y una buena ejecución pueden
evitar tener reclamos.
HERRAMIENTAS Y
ENTRADAS SALIDAS
TECNICAS
Plan del Proyecto. -Con un Claridad de Lenguaje. -El alcance
alcance claro y detallado, un del contrato y las especificaciones Cambios reclamos potenciales
cronograma razonable, un deben de estar escritos sin términos sobre compensaciones, trabajo
método apropiado de ejecución ambiguos adicional, trabajos no entregados
adaptado al tipo de proyecto y o extensiones de tiempo
buena administración de riesgos Cronograma. - Los requerimientos
orientados a eliminar reclamos. del cronograma deben ser. Los No Reclamos. - Utilizando las
cambios al cronograma a su vez no herramientas señaladas no debería
23
Términos del Contrato. -Con deben general complejidad haber reclamos.

cláusulas justas que permitan innecesaria.
cambios prevea retrasos de fuerza
mayo, reportes periódicos y Revisiones. -Revisiones periódicas
tiempos de aprobación ayudan a ayudan posteriormente a evitar
minimizar los reclamos. reclamos.
Plan de Administración de Procedimiento de solicitad de

riesgos: Un plan que divida el información: Cuando se realicen
riesgo entre las partes firmantes y solicitudes de información
que claramente asigne (cotizaciones) se debe dar un
responsabilidades. tiempo razonable para que el
proveedor pueda contestar algo
coherente.
Comité de reconocimiento de
Disputas. - En proyectos grandes se
pueden establecer un comité
externo al proyecto que funciones
como árbitro, con lo que las
diferencias se puedan convertir en
cambios o desecharse. Este comité
se deshace cuando se acaba el
proyecto.
Reconocimiento conjunto de
cambios. - Lo mejor es llegar a un
acuerdo antes de una disputa y esto
es lo que se busca. Es necesario que
las partes sean realistas
Documentación.
Documentación. - La mala
documentación solo va a alargar las
disputas la buena documentación
ayuda a reconocer rápidamente el
cambio.
2.6 Técnicas y Herramientas del Proceso de Adquisiciones del Proyecto
2.6.1 Condiciones del Mercado
24
Se realizo un estudio de las condiciones del mercado, en cuanto si los productos o
servicios que se necesitan están disponibles en el mercado, tanto local como en el exterior. En
este último caso observando la moneda de compra (dólares o euros).
Una vez comprendido la realidad del proyecto o empresa, se deben determinar las
políticas del proceso de compras. Las políticas son planes en el sentido de que son
planteamientos generales o maneras de comprender que orienten al pensamiento y la acción de
los miembros involucrados en el proceso de compras
Entre otros se deben determinar políticas acerca de:
 Fuentes de abastecimiento
 Calidad
 Especificaciones
2.6.2 Herramienta: Decisión de Comprar o Hacer
El punto crítico en la decisión de Hacer o Comprar es la comparación entre los costos de
producir el artículo o de adquirirlo o comprarlo de otra empresa.
Para este estudio, podemos decir que la decisión de Hacer o Comprar productos, descansa
ordinariamente en la comparación entre lo que puede hacer el comprador y lo que puede hacer el
proveedor con sus respectivas instalaciones y equipos.
25
De otro lado, en el presente proyecto la necesidad de técnicas o de equipo especial, hace
que sea más lógico comprar; asimismo es aconsejable que los ejecutivos del proyecto se
concentren en su especialidad. El detalle del porque se presenta en la Figura 6.
ANALISIS DE HACER O COMPRAR
Figura 6. Análisis de Hacer o Comprar
2.6.3 Descripción del Producto: Juicio de Expertos
Una herramienta importante para determinar las necesidades y características de
productos, equipos y materiales a necesitar es la asesoría o “juicio de expertos”
En cuanto a las especificaciones, deberán ser lo más detalladas posible, de tal forma que
señalen las características y tolerancias establecidas y aceptadas.
26
Para el presente estudio, luego de considerar las técnicas arriba señaladas, se determinó el
cuadro general de compras de materiales y servicios, sin considerar el gasto de personal que
asciende a S/ 136 272; se logra un total de compras netas del orden de S/ 591 000 los mismos
que se han distribuido de acuerdo con necesidades de compra (Ver Tabla 4)
Tabla 4. Cuadro General de Compras del Proyecto

CONCEPTO Costo S/. % Partic. OBSERVACIONES CONTRATO PROVEEDOR
LABORATORIO Escáner inEos X5
Productos muy
Costo fijo con
DENTAL Sistema inLab SW 15.0 especificos,
ajuste
Equipo de producción InLab MC X5 de marca reconocida.
económico del inLab
Unidad de fresado y pulido en húmedo modelo inLab MC XL Proveedores del
precio con CAD/CAM, S.L
exterior
Horno de sinterización modelo Multimat2Sinter un T.C. de S/
y su valor se cotiza en
EQUIPO DE RAYOS X DENTAL RODABLE, CON REVELADOR 3.25 por dólar
dolares
IMPRESORA DE RADIOGRAFIA DIGITAL 455 000,00 77%
CONSULTORIOS UNIDAD DENTAL CON SILLON INCORPORADO
MEDICOS (2) ULTRASONIDO DESTARTARIZADOR
FOTOPOLIMERIZADOR
Existen un numero
ESTERILIZADOR ELÉCTRICO DE MESA, DE CALOR SECO. regular Tiempo y
Dent
EQ. FOTOPOLIMERIZACION de proveedores Materiales
Import
EQ. BLANQUEAMIENTO nacionales, para iniciar
S.A.
TELEVISORES PLASMA que valorizan en oportunamente
soles
DESTILADOR DE AGUA 4LPH
AUTOCLAVE ELÉCTRICO DE MESA, GENERADOR A VAPOR
APROX. 180 A 200 LITROS, CON GENERADOR ELECTRICO 76 800,00 13%
SET INSTRUMENTAL PARA EXODONCIA
SET INSTRUMENTAL PARA DIAGNOSTICO ODONTOLOGICO
SET DE INSTRUMENTAL PARA ENDODONCIA Existen un numero
SET DE INSTRUMENTAL PARA CIRUGIA DENTAL grande
Botica
de proveedores Contrato de
INSTRUMENTO PIEZA MANO BAJA VELOCIDAD Dental
nacionales, precio fijo
PIEZA MANO ALTA VELOCIDAD Thiago SAC
que valorizan en
NEGATOSCOPIO 2 CAMPOS soles
LUZ LED
DESTARTARIZADOR ULTRASÓNICO 42 600,00 7%
MUEBLES MELAMINE C/DOBLE CAÑO Gran cantidad de
ESCRITORIO METALICO DE 2 CAJONES
proveedores locales Contrato de Proveedores
MUEBLES
que valorizan en precio fijo Varios
ARMARIO METALICO PARA INSTRUMENTAL DENTAL 9 800,00 2% soles
MANDIL EMPLOMADO CON COLGADOR Gran cantidad de
CUBETA MEDIANA CON ACERO INOXIDABLE proveedores locales Contrato de Top
MATERIAL
CHALECO PLOMO NIÑO que valorizan en precio fijo Meden
MATERIALES DIVERSOS soles
6 800,00 1%
S/ 591 000,00 100%
27
2.7 Modalidades de Contrato
Como se observa en la Tabla 4, del total de compras netas (S/ 591 000) por ello se debe
enfatizar sobre manera en este rubro. El siguiente rubro importante es lo referente a la
implementación de los 2 consultorios dentales que llegan al 13% (S/ 76 800), es decir que entre
estos dos rubros se tiene el 90% de las compras netas.
Por ello, como se muestra en la Tabal 4, de ha determinado por las características del
mercado, como también basado en un análisis de expertos, que cada una de las compras de
bienes y servicios tengan una modalidad de contrato con el fin de reducir el riesgo para el
comprador.
Así por ejemplo se recomienda para el equipamiento tecnológico del laboratorio dental
un Contrato a Costo Fijo con el fin de cerrar la operación a un tipo de cambio futuro de 3.25
soles por dólar para reducir el riesgo cambiario.
2.8 Evaluación de las Propuestas
2.8.1 Adquisición de equipamiento de Laboratorio Dental
Tomando lo indicado en la Tabla 4 el equipamiento tecnológico del laboratorio dental
representa el 77% (S/ 455 000) de todas las compras netas, este suministro se haría mediante la
tercerización del Servicio con la empresa proveedora de equipos odontológicos altamente
especializados inLab CAD/CAM, S.L, cuyo alcance principal fue el siguiente:
Entrega e instalación de equipos para el laboratorio de

Descripción del servicio
desarrollo de prótesis dentales, tales como: escaneado,
28
software de diseño, producción de piezas, materiales

CAD/CAM para el laboratorio dental y por último la
capacitación y entrenamiento en el uso de todos estos
componentes.
Tipo de contratación Todo costo
Plazo 1.5 meses
Inicio del Servicio 13 de agosto
Precio del Proyecto 455 000 soles
2.8.2 Especificaciones Técnicas
La especificación técnica de un producto es un documento interno que recoge
información básica del mismo. También se llama ficha técnica. En ella se recogen datos claves
de forma clara y concisa, y de las características técnicas del producto en concreto.
Este detalle se presenta en la Tabla 5.
29
Tabla 5. Detalle de las Especificaciones Técnicas de Equipamiento de Laboratorio

Medico
ESPECIFICACIONES TECNICAS PUNTAJE
Dimensiones (largo x alto x fondo) en mm 590 x 810 x 580

Peso 87 kg
Presión de aire comprimido requerida min. 7bar
Calidad de aire comprimido requerida min. 50 l/min
Nivel de ruido <63 dba
Ejes 5
Cinemática Angulo de incidencia para eje A 360°
Angulo de incidencia para eje B +/-20°
Óxido de circonio, PMMA, cera, cerámica híbrida,

cerámica de vidrio (con opción húmeda), cerámica de
Tipo de Materiales
disilicato de litio (con opción húmeda), cobalto de
cromo sinterizado, preformas de titán
Bloques 40 x 19 x 12 mm
Max. Número de bloques por proceso 6
Forma de Materiales
Discos (Formas) 98/98,5mm con collar
Discos (Altura) hasta 30mm
Cumplimiento al 100% de requisitos 20
Cumplimiento: <100% y >= 97% 15
Cumpliminento <97%, >=95% 10
Plazo de Entrega PUNTAJE
Entre 20 y 34 días calendario 20
Menor a 20 días calendario 15
30
Experiencia del Postor PUNTAJE

Se calificará presentando contratos y/u ordenes de compra y/o facturas canceladas, referidos a la venta de bienes similares al objeto de la convocatoria, en caso de
presentar ordenes de compra y/o facturas estas no deberán estar ligadas a los contratos presentados, no se aceptarán declaraciones juradas. La experiencia en la
actividad y en la especialidad se calificará considerando el monto facturado acumulado por el postor durante un periodo determinado no mayor de diez (10) años a la fecha
de presentación de propuestas.
Mayor del 400% hasta el 500% del Valor Referencial Total del ítem ofertado 20
Mayor del 300% al 400% del Valor Referencial Total del ítem ofertado 15
Garantía - Servicio Post Venta PUNTAJE

Mayor de 36 meses 20
Mayor de 24 hasta 36 meses 15
Prestigio PUNTAJE
Presenta copia de Carta de Representación del fabricante o dueño de la marca del bien ofertado. 20
Presenta carta de garantía del fabricante o dueño de marca del bien ofertado. 15
Certificado de Calidad ISO 9001:2000, otorgado al fabricante (en idioma español o traducción correspondiente). Podrá presentar otro documento
oficial siempre que demuestre la equivalencia de los estándares exigidos por la ISO 9001:2000 (ISO 13485:1996, ISO 13485:2000, ISO 10
13485:2003), en idioma español o traducción correspondiente.
Precio - Costo Unitario PUNTAJE
Las propuestas que excedan en más de diez por ciento (10%) y las que fueren inferiores al setenta por ciento (90%) del valor referencial serán
20 Max
consideradas como no presentadas.
2.8.3 Factores de Evaluación de las Propuestas
Se obtuvieron tres propuestas de diferentes proveedores, siendo el proveedor tres la
empresa inLab CAD/CAM, S.L, para ello se realizó en primer lugar la evaluación económica de
los proveedores (Ver Tabla 6), utilizando la siguiente relación:
31
Tabla 6. Evaluación Económica de las Propuestas
PROVEEDOR 1 PROVEEDOR 2 PROVEEDOR 3

Precio 450 000 390 000 455 000
Oferta Economica de costo o precio mas bajo om= 390 000 390 000 390 000
Oferta Economica i Oi= 450 000 390 000 455 000
Puntaje maximo de la propuesta economica PMPE 18 20 18
Puntaje de la oferta economica P(i) 15,60 20,00 15,43
Luego, con un sistema de ponderación se utilizó información cualitativa para la selección
entre proveedores. Cada criterio de evaluación tiene un peso relativo distinto. Las propuestas
entregadas por cada proveedor fueron revisadas por tres miembros del equipo capacitados para
decidir sobre este tipo de maquinarias. Estas personas calificaron cada una de las características
de los proveedores con una escala del 1 (malo) al 20 (excelente). Según la respuesta de los
miembros del equipo se calculó un promedio simple de las calificaciones para asignar un único
valor a cada criterio.
Tabla 7. Matriz de Ponderación de las Propuestas

PROVEEDOR 1 PROVEEDOR 2 PROVEEDOR 3
CRITERIO PONDERACION
CALIFICACION PUNTAJE CALIFICACION PUNTAJE CALIFICACION PUNTAJE
Cumplimiento de Especificaciones Tecnicas 28% 10,0 2,8 10,0 2,8 20,0 5,6
Plazo de Entrega 17% 20,0 3,4 20,0 3,4 20,0 3,4
Experiencia del Postor 10% 15,0 1,5 20,0 2,0 10,0 1,0
Garantia-Servicio post venta 13% 20,0 2,6 20,0 2,6 20,0 2,6
Prestigio 7% 20,0 1,4 15,0 1,1 15,0 1,1
Precio 25% 15,6 3,9 20,0 5,0 15,4 3,9
100% 15,6 16,9 17,5
Se debería seleccionar al proveedor 3 (inLab CAD/CAM, S.L) porque tiene el mayor puntaje
ponderado.
32
2.8.4 Negociación de las Adquisiciones
Este proceso conlleva a llegar a un acuerdo mutuo entre comprador y vendedor antes de
firmar el contrato. Todo contrato para que sea legalmente válido debe tener: objeto, oferta y
voluntad de las partes.
El resultado de la negociación debería terminar en un acuerdo con un precio justo (ganar-
ganar) para desarrollar una buena relación con el vendedor. Si se firma un contrato ganar-perder
a favor del comprador, el vendedor estará más preocupado en recuperar lo que perdió que en
finalizar el trabajo; mientras que el comprador deberá fiscalizar riesgos de costos extras, menor
calidad y extensión de plazos.
2.9 Controlar las Adquisiciones
Mientras el proyecto está en ejecución es necesario hacer un monitoreo y control de los
distintos contratos. Se debe evaluar si los entregables están alineados a los términos
contractuales, monitorear si los pagos son acordes al trabajo realizado, gestionar los cambios en
el enunciado del trabajo y cerrar formalmente los contratos a medida que van culminando.
Lo que no figura en el contrato, sólo puede cambiarse a través del control integrado de
cambios. Los cambios contractuales deben ser por escrito y requieren la firma de ambas partes.
En lo que refiere a la Gestión de Reclamaciones, la identificación y resolución oportuna de los
reclamos, manteniendo una comunicación abierta entre las partes; dentro de un Proyecto que
tiene contratistas ejecutando parte del trabajo, es de real trascendencia para poder tener una
administración de contratos eficientes.
33
2.10 Revisión de Desempeño
Según la guía del PMBOK V6, una de las herramientas del proceso controlar las
adquisiciones es la de la revisión del desempeño del proveedor, para este caso se presenta el caso
de la adquisición del equipo principal llamado CAD/CAM la cual a su vez está conformado por 4
componentes:
Escáner inEos X5
Sistema inLab SW 15.0
Equipo de producción InLab MC X5
Horno de sintonización Multimat2Sinter
2.10.1 Objetivo
Evaluar si el vendedor cumplió con el alcance, la calidad, los costos y el cronograma
según los términos de referencia del contrato. Se puede elaborar Informes de desempeño del
vendedor. Adicionalmente se presenta la revisión de desempeño del proveedor IN LAB PERU,
quien se le ha dado la buena pro para que proceda con la instalación del equipamiento del
CAD/CAM.
Cada uno de los proveedores (En este caso de la misma casa matriz), tiene sus propias
especificaciones técnicas que cumplir, por una parte, InLab España se encarga de suministro de
los equipos e InLab Perú se encargará de la instalación de estos.
2.10.2 Cuadro detallado de revisión de desempeño del

proveedor
34
35
2.10.3 Informe del desempeño de los proveedores
36
2.11 Análisis de Datos y Tendencias
Para realizar el análisis de datos y tendencias definimos primero los siguientes términos:
Puede desarrollar un diagnóstico de la EAC para el desempeño del costo, a fin de
determinar la evolución de este. Ver Anexo 3.
37
2.12 Adquisiciones Cerradas
Durante el proceso de cerrar las adquisiciones se verificó que los bienes y servicios
entregados por los proveedores cumplen con los términos contractuales. Este proceso es
complementario al cierre del proyecto (integración) y suele incluir algunas actividades de cierre
administrativo como el archivo de registros.
Durante el cierre de las adquisiciones (o cierre externo), se llevaron a cabo las acciones
siguientes:
 Verificación de los entregables.
 Cierre de los acuerdos legales firmados.
 Cierre de los contratos individuales.
 Carta de finalización del contrato (libre deuda)
 Aceptación formal o acta de recepción del producto
 Cancelación de garantías.
En los procesos de planificación y efectuar la gestión de las adquisiciones se formularon
los documentos siguientes: contratos, cambios, documentos técnicos, acta de aceptación del
producto, encuesta de cierre de las adquisiciones y plantilla de documentación de lecciones
aprendidas etc.
38
Asimismo, se establecieron formatos para las actas del producto y servicios formales de
entregables a ser aceptadas por el cliente. A continuación, se muestran los siguientes formatos
que fueron utilizados.
2.12.1 Contratos
El equipo y el director del proyecto categorizaron y analizaron los tipos de contratos
usando con el enfoque de la Guía PMBOK, de los tres grandes tipos de contratos; de precio fijo,
costo reembolsable y los de tiempo y materiales, el más conveniente para nuestro proyecto que
se viene formulando a efectos de adquirir bienes y servicios es del tipo contrato de precio fijo
cerrado.
Para ambos casos de bienes y servicios se han seleccionado contratos de precio fijo
cerrado, en virtud de que ya se conoce exactamente los requisitos del trabajo que se realiza, el
plazo es corto, el riesgo es bajo y los requisitos están claros. Además, que el precio de los bienes
y servicios se ha fijado al comienzo y no está sujeto a cambios, salvo que se modifique el alcance
del trabajo y cualquier aumento de costos por causa de un desempeño adverso es responsabilidad
del vendedor.
2.13 Documentos Complementarios
2.13.1 Orden de Compra a la empresa
A continuación, se adjunta la Orden de Compra generada a la empresa InLab SL –ESP la
cual contempla la adquisición del equipo CadCam que cuenta con 4 componentes.
39
El proveedor IN LAB SRL –ESP ganó la buena pro y se ha procedido con la atención
requerida.
40
2.13.2 Contrato para la Adquisición del Equipamiento
Conste por el presente documento, que se extiende en cuatro (4) ejemplares, el Contrato
de Adquisición del Equipamiento de tecnología CAD/CAM, de una parte, BAZ&GP. con RUC
Nº 20525062017 representado por su Gerente General Sra. Lucy Bellota Barriento, identificada
con DNI Nº 20155544 y con domicilio en Edificio Moreras - Residencial San Felipe, a quien en
adelante se le denominará EL CLIENTE y, de la otra parte, inLab CAD / CAM, SL. con RUC Nº
20259135746 y domicilio en Av. Jorge Basadre Nro. 460, debidamente representada por el señor
Rey Yebenes Fernando, identificado con DNI Nº 08521970 en su calidad de Gerente General a
quien en adelante se le denominará EL PROVEEDOR, en los términos y condiciones siguientes:
CLÁUSULA PRIMERA: OBJETO DEL CONTRATO
Por el presente Contrato EL PROVEEDOR se obliga a efectuar la entrega del
Equipamiento de Tecnología CAD/CAM, conforme a las Especificaciones Técnicas, y que a su
vez se está conformado por 4 componentes:
Escáner inEos X5
Sistema inLab SW 15.0
Equipo de producción InLab MC X5
Horno de sintonización Multimat2Sinter
CLÁUSULA SEGUNDA: MONTO CONTRACTUAL Y FINANCIAMIENTO
41
El monto total del presente Contrato asciende a la suma de S/. 426,820.00 (cuatrocientos
veintiséis mil ochocientos veinte Soles) incluido IGV, a precios del mes de agosto del 2018,
conforme a los términos de la propuesta económica presentada por EL PROVEEDOR.
CLÁUSULA TERCERA: PLAZO DE JECUCIÓN
La entrega de los bienes objeto del presente Contrato se efectuará dentro de treinta (30)
días contado a partir de la suscripción de este documento.
CLÁUSULA CUARTA: PLAZO DE GARANTÍA DE LOS BIENES
EL PROVEEDOR está obligado a otorgar a EL CLIENTE para salvaguardar cualquier
vicio oculto del bien a entregar una declaración Jurada como garantía de cumplimiento de
entrega.
CLAUSULA QUINTA: DECLARACION JURADA DE FIEL CUMPLIMIENTO
EL PROVEEDOR deberá entregar una Declaración Jurada de Fiel Cumplimiento en la
que solicita retención del 10% del valor total, como garantía al momento de suscribir el presente
Contrato, a fin de garantizar las obligaciones que asumen con EL CLIENTE.
La vigencia de la garantía que otorga EL PROVEEDOR se extiende desde la suscripción
de este Contrato y hasta la recepción y conformidad de los bienes a suministrar.
CLÁUSULA SEXTA: SUBCONTRATOS
42
EL PROVEEDOR, no podrá transferir total ni parcialmente las obligaciones materia de
este Contrato, salvo autorización expresa de EL CLIENTE.
CLÁUSULA SÉTIMA: PENALIDADES
Si EL PROVEEDOR, incurriera en mora por no cumplir con la entrega de los bienes
materia del contrato dentro del plazo previsto en la Cláusula Tercera o con el reemplazo dentro
del término señalado en la Cláusula Cuarta, EL CLIENTE le aplicará una penalidad por cada día
de atraso, hasta por un monto máximo equivalente al 10% del monto contractual.
CLÁUSULA OCTAVA: CAUSALES DE RESOLUCIÓN DE CONTRATO
Las causales de resolución de contrato serán las siguientes:
SI EL PROVEEDOR incumpliera injustificadamente alguna de las obligaciones pactadas,
pese haber sido requerido por ello.
Si EL PROVEEDOR incumple sus obligaciones, EL CLIENTE deberá requerirle
mediante carta notarial para que satisfaga tal incumplimiento en un plazo no mayor de 5 días.
Si vencido el plazo indicado continúa el incumplimiento, EL CLIENTE resolverá el
contrato similar. Similar procedimiento requerirá EL PROVEEDOR en caso EL CLIENTE
incumpla sus obligaciones.
43
CLÁUSULA NOVENA: DE LOS RECLAMOS, CONTROVERSIAS, LITIGIOS,
CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE
Todos los pedidos, consultas, aclaraciones, observaciones y reclamos de EL
PROVEEDOR vinculados directamente a la ejecución de la prestación, deberán efectuarse en
forma escrita a EL CLIENTE, dándose el trámite correspondiente.
En todo lo no previsto por las partes en el presente contrato, ambas se someten a lo
establecido por las normas del Código Civil y demás del sistema jurídico que resulten aplicables.
CLÁUSULA DÉCIMA: CONFORMIDAD
Por todo lo no referido textualmente en el presente Contrato, se entenderá que es de
aplicación obligatoria las disposiciones contenidas en el Código Civil y demás del sistema
jurídico que resulten aplicables.
Las partes contratantes declaran estos conformes con los términos y condiciones de este
Contrato, en fe de lo cual suscriben a los 26 días del mes de agosto del año 2018.
--------------------------------------- --------------------------------------
EL CLIENTE EL PROVEEDOR
44
2.14 Requerimiento de Cambio
Durante la ejecución del proyecto, surgió la necesidad de efectuar algunos cambios que
se detallan a continuación:
Se hizo cambio al cronograma de trabajo de la gestión del cronograma debido a los
retrasos ocurridos en llegada de los Equipos.
2.15 Formato de Requerimiento de Cambio
Nombre del
Ampliación y Equipamiento de la Cínica Dental MIRADENT
Proyecto:
Preparado por: Ing. Cesar Romero R – Especialista en Equipamiento Biomédico.
Fecha de
Ocurrencia: 29-08-2018
Persona(s) que solicita(n) el cambio:
Ing. Cesar Romero R. – Especialista en Equipamiento Biomédico.
Número del Cambio: 01
Fase Iniciación Planeamiento Ejecución X Control Cierre
Descripción detallada del cambio solicitado:
Debido a los siguientes eventos mencionados,

-Retraso en llegada de Equipos, fecha de llegada: 04/09/18, hoy se inició el
montaje.
Justificación de la solicitud del cambio:
Se justifica un cambio de Cronograma, de la Gestión del tiempo, por los retrasos ocurridos en
llegada de la instrumentación de campo, por los problemas de garantía y de diseño del
equipo.
Evaluación del cambio (Grado de Urgencia) :
Cambio Cambio Cambio
X
Menor Medio Mayor
Efectos en el costo del Proyecto:

□ Sobre costo proyectado: 0__ % aproximado
45
□ Estimación de reducción del Costo: _15_ % aproximado
Efectos en el Cronograma:
□ Fecha de prueba del sistema: 01 /09 / 2018
□ Nueva fecha de prueba del sistema: 04/ 09 / 2018
Efectos en el Alcance:
No hay
Descripción y Recomendaciones de las Alternativas de Solución:
Retraso en llegada de los Equipos CAD/CAM SIRONA, debido a la demora en la llegada de

dichos equipos se desplazará el cronograma de actividades respecto a la puesta en marcha
del área de Operaciones.
En caso no lleguen a tiempo los equipos, se dejarán las tomas instaladas y se procederá a
realizar las pruebas necesarias de los sistemas complementarios hasta la llegada de los
mismo.
La empresa inLab Perú, quien está haciendo el servicio de montaje del equipamiento, se
responsabiliza en la fecha en que llegaran los equipos, instalarlos, en horario extra, para no
alterar mucho el cronograma
Documentos y/o Fotografías Sustentatorias:
Se aprecia en la fotografía, en las cuales faltan colocar todos los Equipos
Gerente del Proyecto Fecha:

Aprobación
Ing. Henry Zevallos 29/08/2018
Persona autorizada Fecha:
Aprobación
Ing. Héctor Gómez 30/08/2018
2.16 Encuesta de Cierre de las Adquisiciones
Cliente: Clínica MIRADENT Comienza: 01-07-2018

Director del Proyecto: Henry Zevallos Termina : 30-09-2018
Proyecto Malo Regular Bueno Muy Bueno Excelente
Objetivos 
46
Plazo 
Informes 
Presentación 
Utilidad 
Equipo
Suzetty Paz 
Dora Alejos 
Héctor Gómez 
Cesar Romero 
Opinión General
Positivo: alcanzó objetivos, plazo final en la fecha, presupuesto igual a lo previsto.
Negativo: falta mejorar la gestión de la comunicación
2.17 Acta de Aceptación de la Compra
Proyecto: Ampliación y Equipamiento de la Cínica Dental MIRADENT

Cliente: Clínica Dental MIRADENT
Fecha: 01-09-2018
47
48
2.18 Lecciones Aprendidas
Las lecciones aprendidas de las adquisiciones se recibieron de todos los involucrados en
el proyecto incluso del vendedor, estas forman parte de los activos de los procesos de la
organización.
En el desarrollo del proyecto se pudieron identificar una serie de fuentes de riesgos
asociadas a los contratos y a las adquisiciones entre ellas se pueden citar:
 Cuando el proveedor no es capaz de manejar los riesgos transferidos.
 Proveedor sin suficientes recursos financieros.
 Problemas de calidad del proveedor.
 Una mala planificación de la gestión de las adquisiciones del proyecto.
 El vendedor y comprador en conjunto no identificaron las fuentes de

incertidumbre del contrato.
 El proveedor no interpreta bien los requerimientos pedidos.
 Grandes distancias entre el comprador y el proveedor.
2.18.1 Plantilla de Documentación de Lecciones Aprendidas
Nombre del
Ampliación y Equipamiento de la Cínica Dental MIRADENT
Proyecto:
Preparado por: Ing. Héctor Gómez

Fecha: 03/09/2018
49
Lección Aprendida Nro.: 1
Nombre Propuesto para la Lección Aprendida: Formalización de Solicitudes de cambio

Rol en el Equipo del Proyecto: Jefe de Ingeniería
Gpo. de procesos: Iniciación Planeamiento x Ejecución Control Cierre
Proceso Específico del Proyecto que está siendo utilizado:
Proceso de Adquisiciones
Práctica específica, herramienta o técnica que está siendo utilizada:

No se estuvo utilizando ningún formato para formalizar cambios en las adquisiciones del
proyecto
¿Cuál fue la acción sucedida, que pasó?
Al no tener un formato oficial para solicitudes de cambio, solo se coordinaba con los
proveedores los cambios técnicos. Pero era una información que no tenían todos los
interesados del proyecto
¿Cuál fue el resultado o impacto de la incidencia?
No afecto a los planes del proyecto, pero si creó una confusión con los proveedores a la
hora de enviar su mercancía
¿Cuál es la lección aprendida?

En proyectos se debe documentar con formatos oficiales las solicitudes de cambio, para dejar
evidencia de lo actuado.
¿Qué acción se tomó?

Se implementó el formato de Solicitud de Cambio de acuerdo al PMI
¿Qué comportamiento se recomienda para el futuro?

Documentar todo lo que sea necesario y evitar reprocesos en la gestión del proyecto
¿Dónde y cómo este conocimiento, puede ser utilizado más adelante en el proyecto actual?
Sirva para todos los proyectos
50
¿Dónde y cómo este conocimiento, se puede utilizar en un proyecto futuro? En el proceso de

adquisiciones
¿Quién debe ser informado sobre esta lección aprendida?: (marcar una)
Ejecutivo(s) x Gerente(s) Proyecto x Equipo del Proyecto Todo el Personal

Otros:
¿Cómo debe ser distribuida esta lección aprendida? (marcar todas las que apliquen)
x E-mail x Intranet/página Web Preguntas Frecuentes Biblioteca
2.19 Conclusiones
 La Guía del PMBOK aplicada a la gestión de Adquisiciones, se convierte en una
excelente herramienta para la estructuración y administración de los procedimientos
que plantea, ya que se ajustan de manera sistemática y organizada a los proyectos
permitiendo su optimización.
 Permite mitigar riesgos vinculados con la contratación, que a futuro podría acarrear
situaciones complejas que implican costos adicionales y situaciones legales difíciles
de manejar. Una buena Gestión de las Adquisiciones fortalece a una compañía frente
a su competencia ya que le permite reducir costos, planificar adecuadamente la
adquisición de sus Recursos y cerrar negociaciones que beneficien en conjunto el
desarrollo del Proyecto y de la compañía.
51
Anexos:
Anexo 1: Relación de días Feriados para el año 2018
52
Anexo 2. Proceso: Controlar las Adquisiciones
ENTRADAS HERRAMIENTAS Y TECNICAS SALIDAS
Plan de Gestión de requisitos Adquisiciones cerradas

Plan de Gestión de riesgos
Plan de Gestión de las adquisiciones Información de desempeño de trabajo
Plan de Gestión de Cam bios
Línea Base del cronogram a Solicitudes de Cambio
Plan de Dirección del proyecto Plan de Gestión de requisitos
Plan de Gestión de riesgos Actualizaciones a la documentación de las adquisiciones
Plan de Gestión de las adquisiciones
Plan de Gestión de Cam bios Plan de gestión de riesgos
Línea Base del cronogram a Actualización del plan para la Plan de gestión de Adquisiciones
dirección del proyecto Línea base del cronograma
Reclamos y sugerencias Línea base del costos
Registro de supuestos Juicio de expertos
Lecciones aprendidas Administración de reclamos
Lista de hitos
Documentos del proyecto Inform es de calidad Auditorias Matriz de trazabilidad de requisitos
Actualizaciones a los documentos
Docum entación de requisitos Inspecciones Registro de riesgos
del proyecto
Matriz de trazabilidad de requisitos Registro de interesados
Registro de riesgos Revisiones de desempeño
Registro de interesados Analisis de datos Analisis de tendencias
Analisis de Valor Ganado EVA
Acuerdos y Documentación de las Acuerdos Cronogramas y solicitudes de pago

adquisiciones Docum entación de las adquisiciones Documentación sobre la evaluación de desempeño del vendedor
Actualización a los activos de los
Actualizaciones a las listas de los vendedores pre calificados
procesos de la organización
Solicitudes de cambio aprobadas y Solicitudes de cam bio aprobadas Repositorio de lecciones aprendidas
Datos de desempeño del trabajo Datos de desem peño del trabajo Archivo de la adquisición
Factores ambientales y Activos de Factores am bientales:

los procesos de la organización Activos de los procesos de la organización
53
Anexo 3: Análisis del Valor Ganado
54

Plan de Gestión de ADQUISICIONES MIRADENT - SETIEMBRE2018

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UNIVERSIDAD NACIONAL FEDERICO VILLARREAL

Escuela Universitaria de Post Grado

AMPLIACION Y EQUIPAMIENTO DE LA CLINICA

2.8.2 Especificaciones Técnicas ...................................................................................... 29

Tabla 1. Descripción del Proceso de Gestión de las Adquisiciones ............................................... 5

Figura 1. Pasos para gestionar adquisiciones .................................................................................. 7

1.1 Concepto de Gestión de Adquisiciones del Proyecto

La Gestión de Adquisiciones, contiene los procesos de compra o contratación de

productos, servicios o resultados, incluyendo la gestión y administración de contratos emitidos

equipo del proyecto, la gerencia o parte del departamento de compras de la organización, si

procesos de “planificación”, “ejecución” y “control” como se presenta a continuación.

Tabla 1. Descripción del Proceso de Gestión de las Adquisiciones

Los procesos de adquisición se presentan como procesos separados con interfaces

totalidad dentro de la Guía del PMBOK®.

1.2 Roles del líder del proyecto en la Gestión de las Adquisiciones

La Gestión de las Adquisiciones es la responsabilidad de todos los miembros del equipo

en el proyecto. El líder del proyecto, sin embargo, es el responsable de desarrollar el Plan de

Desarrollo de Proyectos. Entre sus principales roles tenemos:

 Colaborar en la adecuación del contrato a las necesidades del proyecto

 Asegurar que el contrato incluya todos los requisitos del alcance

 Incluir el plazo de contratación en el cronograma del proyecto

 Incorporar acciones de mitigación de riesgos en el contrato

 Comprender todos los términos del contrato

 Negociar el contrato para cuidar la relación con el vendedor (win-win)

 Administrar el contrato y sus cambios

1.3 Pasos para Gestionar las Adquisiciones

Durante el proceso de la planificación de las adquisiciones se requiere determinar qué

utilizarán para la selección de los vendedores.

Cada tipo de organización puede desarrollar sus propias políticas, procedimientos y

que se podría utilizar para planificar las adquisiciones.

Figura 1. Pasos para gestionar adquisiciones

1.4 Conceptos Clave para la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

obligaciones y sanciones legales significativas vinculadas al proceso de adquisición. El director

del proyecto no necesita ser un experto capacitado en leyes y regulaciones de gestión de

adquisiciones, pero debería estar lo suficientemente familiarizado con el proceso de adquisición

construcción plurianuales. El enfoque de contratación y el contrato en sí mismo deberían reflejar

la simplicidad o la complejidad de los entregables o el esfuerzo requerido y deberían ser

organización en función de un requerimiento de bienes o servicios, para ello se deberá contar

determinara el contrato a realizar (Ver Figura 2)

PROCESO DE EVALUACION DE OFERTAS

Figura 2. Proceso de Evaluación de Ofertas

Un contrato debe establecer claramente los entregables y los resultados esperados,

contratos y su capacidad de ser cumplidos, independientemente de lo bien que esté redactado el

Figura 3. Tipos de Contrato

proyecto, es necesario tomar en cuenta lo siguiente:

 de qué se va a adquirir (bienes o servicios),

 de si se quieren establecer o no incentivos

 de la situación económica y del sector en el que se desarrolla el negocio.

 de los estándares y buenas prácticas del sector en el que se trabaja.

generar en cada uno de los diversos contratos.

TIPOS DE CONTRATO - RIESGOS

Figura 4. Riesgos por Tipo de Contratos

importante aceptación realizando tratamientos en todas las especialidades odontológicas. Dentro

un 30%; finalmente lo referente a cirugía y odontopediatría el 20% de los ingresos.

En la actualidad, se ve en la necesidad de ampliar sus servicios, mediante el uso de

se ha dividido en diversas fases o sub proyectos, el presente estudio de Planificación de Gestión

de Comunicación del proyecto está enfocado en realizar el Ampliación, equipamiento, e

serán de utilidad para operar el negocio de la clínica como se tiene planificado.

decisiones de adquisiciones del proyecto, especificar el enfoque e identificar a los proveedores

Es recomendable que esta herramienta no acabe constituyéndose como una pauta

limitadora, sino una guía de principios y propuestas flexible y adaptable.

2 DESARROLLO DEL PLAN DE GESTION DE LAS ADQUISICIONES

2.1 Objetivo y Alcance