GERENCIA DE PROYECTOS DE LA TECNOLOGIA EDUCATIVA

Rita Judith Osorio Escorcia

Dirigido a Magister Irlesa Sánchez Medina

Elementos de la gestión de proyectos y planificación de un proyecto de TIC

Notas del autor

Rita Judith Osorio Escorcia

Maestría en Gestión de la Tecnología Educativa

Campus Virtual de la Universidad de Santander

Sabanagrande- Atlántico

2019
 Elementos de la gestión de proyectos y planificación de un proyecto de TIC

Actualmente nuestro medio cada vez busca estar acorde con las exigencias y retos que se
presenta esta sociedad del conocimiento, los avances científicos y tecnológicos hacen que
todos los campos social, educativo, económico, salud, entre otros, estén actualizados para
lograr procesos eficaces y eficientes, logrando ser competentes en el entorno que lo rodea y
llegar a resultados óptimos para la organización. Desde hace un tiempo atrás, se habla
mucho de la gerencia de proyectos, y en el campo de la educación ha tomado un impacto
significativo, es una herramienta que permite llevar a cabo el desarrollo de proyectos, es
la aplicación de conocimientos, habilidades, destrezas, para lograr un objetivo común para
el bien o favorecimiento de una organización. La gerencia de proyecto, es la mejor manera
de dar solución a una necesidad, y favorece para el cumplimiento de objetivos para la
organización.

La fase de planeación de un proyecto permite llevar una organización y una eficiente

administración de los recursos, de tal forma que cumplan dentro de los alcances, tiempo y
costos proyectados, además, dar una mirada a las intervenciones de las diferentes areas en
el cual se hace énfasis tenga un gran impacto y pueda para lograr excelentes resultados a la
hora de la ejecución del proyecto, permitiendo enriquecer el proceso para cumplir con los
objetivos propuestos desde la constitución de la acta de inicio. Dentro de la fase de
planeación encontramos.

Asimismo, la fase de integración de un proyecto está conformada por todos los procesos y
las actividades necesarias para identificar, definir y coordinar las acciones que se va
ejecutar en la dirección del proyecto. Además, en esta área se referencia la unificación,
consolidación y articulaciones de las actividades que contribuyen a la culminación exitosa
del proyecto a realizar.

En esta etapa se subdivide en cuatros procesos muy importantes que permite la correcta
ejecución del proyecto. En primer lugar para dar la apertura, se debe iniciar con la
constitución del acta de inicio, que constituye de manera formal y oficial la primicia de un
proyecto, y en ella encierra todas las funciones que debe realizar el director. Seguidamente
el enunciado del alcance del proyecto este ayuda a tener claro las características, los
objetivos, los requisitos, los productos finales y límites del proyecto. Además, desarrollar el
plan de gestión del proyecto permite el control, el seguimiento y la supervisión de todo lo
planeado y se lleve a cabo en su ejecución, cuyo fin es tomar acciones correctivas en caso
de situaciones inesperadas. Por ultimo tenemos en esta etapa, el cierre del proyecto, que
corresponde al proceso donde finalizan todas las actividades programadas en el tiempo
estipulado, en esta sección permite evidenciar el impacto obtenido y verificar los productos
entregables del proyecto, y que este a su vez cumple con lo establecido y la satisfacción del
cliente, así mismo, admite la documentación de las buenas practicas, las actividades
realizadas, lecciones aprendidas, roles y responsables, siendo esta información valiosa para
réplicas de otros proyectos futuros.

Por otra parte, con un gran peso en la ejecución del proyecto, cobra importancia el plan de
gestión de alcance, en este momento se logra establecer adecuadamente lo que se quiere
lograr, para esto se desarrolla una herramienta denominada desglose del trabajo, en este
EDT es la encargada de organizar y definir el alcance total, subdividiendo el trabajo del
proyecto en porciones más pequeñas para su control y seguimiento, para lograr este se debe
hacer necesario un plan donde se evidencie estamentos financieros y operativos, de
planificación y de control que permita unificar criterios y disociando las acciones para que
sea fácil de identificar, costear, realizar seguimiento, controlara y evaluar para sí lograr los
alcances del proyecto, en esta fase que permite tener una visión de lo se va hacer,
descripción de los objetivos, las limitaciones, los requerimientos, los productos a entregar,
los criterios de aceptación y las posibles restricciones que se puedan presentar.

Es de suma importancia la planificación del tiempo, porque permite llevar el control de la

ejecución y financiación del proyecto, es el encargado de la efectiva ejecución del
cronograma de todas las acciones o tareas a realizar y permite entregarlo a tiempo, además
permite prever o salvaguardar de dificultades presentadas durante el desarrollo del mismo,
es aquí donde se identifica las acciones, los factores tanto internos y externos que puedan
tener incidencia directa con la ejecución del cronogramas en los tiempos establecidos. Por
consiguiente, la gestión del tiempo de un proyecto implica el desarrollo de las siguientes
acciones: a). Definir cada una de las actividades a realizar en el proyecto; b). Ordenar las
actividades de manera secuencial identificando aquellas que son necesarias finalizar para
empezar las otras, aquellas que se pueden realizar al mismo tiempo, aquellas que requieren
cierto avance de las otras; c). Calcular la duración de las actividades e ir construyendo el
diagrama correspondiente; d) Estimar los que son necesarios para el desarrollo de cada
actividad; e). Construir el cronograma de actividades con la información anterior; f).
Publicar el cronograma de tal manera que sea conocido por todos los actores involucrados
en el proyecto; g). Monitorear el cronograma para verificar que se den los tiempos y
recursos; h). Actualizar el cronograma según los ajustes a que haya lugar al comparar lo
planeado con lo que se está ejecutando.

Para lograr el desarrollo eficiente del cronograma debe tener en cuenta los tiempos a
desarrollar en cada actividad para este caso existen instrumentos idóneos que posibilitan la
comunicación con el equipo de trabajo, llevan el control y seguimiento para una adecuada
hoja de ruta en el funcionamiento del proyecto, los más destacados son: el diagrama de
Red, de ruta Crítica y Gantt. El cronograma permite que todos los participantes permitan
conocer el contenido del proyecto, sus fases, sus implicaciones y los posibles impactos
tanto positivos como negativos acerca del proyecto.

En cuanto, el plan de gestión de costos, consiste en estimar el costo o capital necesario para
la ejecución del proyecto, este siendo un factor determinante para darle viabilidad o
rechazar el proyecto para su implementación. Los costos a requerir cada una de las
actividades utilizan varias técnicas y uso de herramientas para la construcción del
presupuesto, y es tarea fundamental de la gerencia del proyecto, para la gestión de costo
esta agrupado en tres categorías como son: en primera medida una estimación de los costos,
este permite tener una estimación de los posibles recursos o costos que se utilizara en la
realización de las actividades del proyecto; en segunda instancia se debe hacer una
determinación de presupuesto, es un cálculo total de costo sobre el cual ejecutar el proyecto
y por último, un control de costo, ser eficiente en la distribución de los recursos para
cubrir la totalidad del proyecto, cabe anotar que se debe dejar una reserva en la línea base
del presupuesto por imprevistos presentados.

Por consiguiente, su importancia y aplicación en el entorno educativo cobra un valor

importante porque enriquece el quehacer diario de la institución, de la comunidad y del
entorno. Los proyectos educativos cada vez un auge, ayuda a tener mayor organización,
canaliza los recursos y siempre busca cubrir una necesidad existente en la comunidad
educativa.
 BIBLIOGRAFIA

Libro Electrónico Multimedial: Gerencia de Proyectos de Tecnología Educativa.

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