A un click de tu alcance...

Diplomado en Proyectos de TI

CASOS DE ESTUDIO - UTILEXPRESS

Ing. Miguel Angel Real

07/04/2016
 Derechos Reservados

Introducción
Este es uno de los casos de estudio que vamos a seguir durante este diplomado. El objeto es
mostrar cómo un Gerente de Proyecto puede aplicar los conocimientos obtenidos durante el diplomado a
un caso de la vida real.Los casos de estudio presentan situaciones o procesos que se pueden encontrar
durante sus proyectos, y la idea principal es establecer la discusión entre los participantes para describir
cómo los resuelven siendo gestores de proyecto. Como ocurre en estas situaciones, no todos los detalles
de cada proceso aplican. Se suelen combinar, durante sus proyectos, procesos que les permiten realizar
varios pasos a la vez.
 Derechos Reservados
Caso - “UTILExpress la
tienda de cocina…”
Usted es Gerente de Proyecto en UTILExpress, una
cadena de tiendas especializadas en utensilios de
cocina, vajillas, pequeños electrodomésticos y
productos gourmet tales como salsas y especias
envasadas. Usted es nuevo en la posición y sustituye
al Gerente de Proyecto que recién se ha jubilado.
UTILExpress posee actualmente 49 tiendas a nivel
nacional y en las islas del Caribe. La sede principal
está Caracas, Venezuela. La compañía emplea a
tiempo completo y parcial a 1.500 personas, 200 de
las cuales trabajan en la oficina de la sede principal.
La Misión de la compañía señala:
“Excelentes utensilios para personas que bus-
can una comida estupenda.”
Recientemente, el vicepresidente de mercadeo,
Daniel Perrier, hizo una visita a su oficina. Es un
hombre muy agradable, bien vestido, muy formal con
la apariencia que usted esperaría de este tipo de
personas.
Él estrecha su mano y le muestra una amplia y
agradable sonrisa.
“Hemos decidido seguir adelante con la apertura
de nuestra tienda número 50 ... Las ventas están
aumentando, y nuestra nueva línea de utensilios de
cerámica se vende como pan caliente!!. No sé si
estás familiarizada(o) con la filosofía de nuestro
negocio, permíteme un momento para explicarte”.
“Nos gusta poner nuestras tiendas en zonas de
clase media alta o en urbanizaciones donde sus
residentes poseen un nivel adquisitivo alto. La
mayoría de nuestros compradores tienen ingresos de
más de Bs. 150.000.000,oo al año. Es por ello que
hacemos el esfuerzo de colocar nuestras tiendas en
zonas donde estas personas normalmente compran”.
“Estamos interesados en captar los
clientes no-gourmet, aquel que esté interesado en la
cocina, pero que no busca hacer todos los días un Pato
pequinés. Buscamos transmitir al mercado que
nuestras tiendas son para un público más abierto, un
target más relajado, si así se prefiere”.
“Nuestro próximo almacén, el número 50, va a
estar aquí en Caracas. Ya tenemos una tienda en La
Castellana y otra en Sebucán, pero ninguna
hacia el sur. Planeamos tener una gran fiesta de
inauguración, con el tipo de sorpresas y actividades
que podrías esperar una notable apertura como esta”.
“Nuestras tiendas suelen ocupar desde 300
a 600 metros cuadrados de espacio comercial y, por
lo general, utilizamos los servicios de contratistas
locales para la construcción.”
“Construir un almacén por los general tarda
unos 120 días a desde la fecha de adquisición de
la propiedad hasta que las puertas son abiertas al
público. Te puedo dar el plan de proyecto de nuestra
última apertura para que tengas una idea de lo que
sucede”.
“Tu labor será adquirir la propiedad, negociar el
contrato de arrendamiento, adquirir las estanterías así
como los muebles requeridos, conseguir el contratista
y preparar las festividades para el “opening” de esta
tienda”.
“Mi gente de mercadeo te ayudará con la
última parte”.
“Tienes seis meses para completar el proyecto.
¿Tienes alguna pregunta?”
Tomas una respiración profunda y revisas tus
pensamientos.
Daniel acaba de darte un montón de información
con apenas una pausa entre cada pensamiento.
Algunas ideas iniciales pasan a la deriva por tu cabeza
mientras alcanzas tu portátil.
 Derechos Reservados
Trabajas en una organización funcional con un
departamento “proyectizado” independiente,
responsable de llevar a cabo proyectos de esta
naturaleza.
Has estado en la compañía el tiempo
suficientemente para saber que Daniel Perrier tiene una
posición influyente en los rangos ejecutivos y tiene la
autoridad y el poder para hacer que las cosas
sucedan. Por lo tanto, Daniel es el candidato perfecto
para el patrocinador del proyecto.
Tomás el portátil y comienzas a documentar
algunas de las cosas que Daniel te comentó y aclaras
con él mientras escribes:
- El objetivo del proyecto es abrir una nueva tienda al
sur de Caracas, en seis meses a partir de hoy.
- El almacén debe estar ubicado en una zona
próspera.
- La tienda llevará la línea completa de productos de
utensilios para alimentos gourmet.
- Gran inauguración acompañada por mucha fanfarria
porque esta es la apertura de la tienda número 50.
Tienes un par de preguntas que hacer a Daniel.
Hay algún motivo especial por el cual tenemos para
abrir… veamos… seis meses desde ahora es 4 de
febrero?
“Sí, queremos la tienda abierta la primera
semana de Febrero. Es en esta fecha cuando se
realiza las exposiciones Decoralia y expo Mueble
en esta ciudad y estaremos presentes en ambas
ferias. Sabemos por experiencia que nuestras tiendas
generalmente ven un aumento en sus ventas durante
este mes como resultado de nuestra participación en
estas ferias comerciales. Es una gran manera de
conseguir mucha publicidad y presencia y dejar que
la gente sepa de nuestras tiendas y dónde estamos
ubicados.”
- Otra pregunta, Daniel. Existe algún
presupuesto establecido para este proyecto?
“Todavía no lo hemos establecido en firme”,
respondió Daniel. “La experiencia nos dice que abrir
una nueva tienda esta entre 1.500 a 2.000 millones de
bolívares. Y no queremos olvidar el gran evento para
esta oportunidad… la gran apertura.”
- Gracias, Daniel. Voy a empezar a escribir
el enunciado preliminar del proyecto de inmediato.
Estaré poniendo su nombre puesto que usted es el
patrocinador del proyecto.
Daniel concluye diciendo: “Siéntete libre de venir a
mí con las preguntas o inquietudes que tengas en
cualquier momento.”
Una semana más tarde.
Revisas tus notas y relees el Enunciado Preliminar del
Proyecto que ha preparado una última vez antes de
reunirte con Daniel. Finalmente en un pasillo cercano
al área de refrigerios de los ejecutivos te encuentras
con Daniel.
- Daniel, me alegro de verte. Me gustaría ver
contigo el enunciado preliminar del proyecto antes de
la reunión inicial de mañana. ¿Tendrás unos minutos?
“Seguro”, afirma Daniel. “Vamos.”
- El enunciado preliminar establece el
propósito del proyecto, que por supuesto es abrir la
tienda 50 tienda al sur de Caracas. He documentado
también algunos de los requisitos de alto nivel,
muchos de los cuales ya hemos hablado la última
vez que nos reunimos. He documentado algunos
supuestos y limitaciones que me comentaste
entendiendo que las precisaremos mejor al crear las
directrices de alcance. He incluido una sección en la
que se considera un cronograma preliminar del plan
de trabajo y he incluido algunos cálculos de retorno
sobre la inversión.
 Derechos Reservados
Utilizando una estimación de 2.000 millones de
Bolívares como solicitud presupuestaria inicial y
sobre la base de las proyecciones de flujos que me
dio la semana pasada, he calculado un período de
amortización de 16 meses, con un TIR del 22%”.
“Eso es impresionante”, responde Daniel. “Incluso
mejor que apertura de nuestro tienda de Porlamar.
Si mal no recuerdo, el periodo de amortización era
de poco más de dos años. Esperemos que esos
números aún se mantengan”.
- Creo que son cifras confiables.
Investigué nuestros datos sobre la base de las aperturas
recientes de tiendas de tamaños similares, teniendo
en cuenta las condiciones económicas de la zona de
la Gran Caracas. Creemos que el momento es per-
fecto.
- Como sabes, la puesta en marcha inicial
del proyecto está prevista para mañana. Lo que
necesito de usted es que hable sobre el proyecto y los
objetivos, indique el compromiso que se necesita
del equipo de gestión para apoyar este proyecto, y
presentarme como gerente del proyecto.
- Ya he enviado una copia de este
enunciado preliminar de Proyecto a los asistentes de esta
reunión para que puedan examinarlo. Y he incluido
una lista de los supuestos que hemos establecido
hasta ahora como un apéndice a este documento.
Por último, voy que pedir a todos los presentes a fir-
mar una copia de la aceptación de este enunciado
preliminar de proyecto.
“Suena muy bien, como que ha cubierto todo”, afirma
Daniel. “No anticipo problemas para mañana, como
que todo el mundo está deseando la apertura de esta
tienda”.
Actividad:
1.- Con los datos que usted ha recopilado, y
considerando los aspectos hasta ahora revisados
para este caso de estudio, desarrolle brevemente los
aspectos más importantes que contendrá el
enunciado preliminar de este proyecto. Tome en
cuenta indicar alcance, consideraciones comer-
ciales, parte interesada, estructura organizativa,
restricciones, asunciones y todo aquello que usted
estime necesario de este caso.
Problemas:
2.- La investigación ha indicado que la estructura
matricial es a menudo confusa porque requiere
múltiples roles para las personas, con la consiguien-
te confusión sobre estos roles (Keith Davis, las
relaciones humanas en el Trabajo, Nueva York:
McGraw-Hill, 1967, pp. 296-297). Lamentablemen-
te, no todos los directores de programas, gerentes
de proyectos e ingenieros de proyectos poseen las
habilidades necesarias para trabajar en este
entorno. Stuckenbruck ha declarado: “El camino del
éxito está sembrado con los cadáveres de los jefes de
proyecto que originalmente eran los gerentes de línea
funcional y luego entró en la gestión de proyectos”
(Linn Stuckenbruck, “El director de proyecto eficaz”,
Project Management Quarterly, vol. VII, nº 1, marzo
de 1976, págs. 26-27). ¿Cuál cree que es la causa
principal de esta caída del gerente funcional?
3.-Tomas Weekend es gerente del
grupo de recursos disponibles de la oficina de
proyectos de su organización. Durante una reunión
reciente con el grupo, Tom comentó: “La empresa está en
problemas. Como ustedes saben, estamos
pujando por tres programas ahora. Si ganamos
sólo uno de ellos, probablemente no podremos
mantener nuestro nivel actual de trabajo. Al contrario, si
ganamos los tres, ¡mañana todos seremos gerentes!”.
La compañía ganó los tres programas, pero del
grupo de aislamiento no contratan a nadie, y no hay
promociones. ¿Qué esperaría usted, como gerente
de proyectos en uno de los nuevos proyectos, de la
relación de trabajo con el grupo de recursos
disponibles?
 Derechos Reservados

Ing. Miguel Angel Real

4.- Usted es un ingeniero de proyecto en un
programa de alta tecnología. A medida que el proyec-
to comienza a bajar de presión, su jefe le pide que
escriba un documento para que pueda presentarlo en
una reunión técnica. El nombre de su jefe va de pri-
mero en el informe. ¿Considera que esto debería ser
parte de su trabajo?, ¿Cómo se siente acerca de esta
situación?, explique.

5.- Una de las principales controversias en la

gestión del proyecto se produce sobre si el gerente de
proyecto necesita tener o no un cargo en tecnología a
fin de ser eficaz. Considere la siguiente situación:

Usted es el gerente de proyecto en un proyecto de

investigación y desarrollo. Marketing le informa de
que ha encontrado un cliente para su producto y
que debe realizar importantes modificaciones para
satisfacer los requerimientos del cliente. Los gerentes
funcionales de ingeniería le dicen que estas
modificaciones son imposibles. ¿Puede un gerente
de proyecto sin cargo en tecnología hacer viable la
decisión obtener fondos adicionales y soporte para
marketing, o debe creer en gerentes funcionales y
decirle a marketing que las modificaciones son
imposibles? ¿Cómo puede un gerente de proyecto,
ya sea con o sin un cargo en tecnología, saber si
los gerentes funcionales están dándole una opinión
optimista o un pesimista?

6.- Le han asignado a la oficina de proyecto

como ayudante del ingeniero del proyecto. Va a in-
formar al jefe de ingenieros de proyecto que reporta
oficialmente al gerente de proyecto e informalmente
al vicepresidente de ingeniería. Usted nunca han tra-
bajado anteriormente con este jefe de ingenieros de
proyectos. Durante la ejecución del proyecto, resulta
evidente que el jefe de ingeniero de proyectos toma
decisiones que no están alineadas con en el mejor
interés del proyecto. ¿Qué debe hacer sobre esto?.