¿Qué es una oficina virtual?

Una oficina virtual es un espacio en el que se pueden llevar a cabo actividades similares a las
de una oficina física. Se prestan servicios a los clientes, se llevan a cabo negocios, se realizan
tareas profesionales.
Servicios de correo, mensajería, telefonía, servicios de fax, alojamiento web, facilidades para
reuniones y conferencias, son algunos de los servicios que se pueden ofrecer por medio de
una oficina virtual. La relación de las personas es de manera electrónica, se lleva a cabo el
trabajo sin necesidad de estar en una oficina física. El trabajo se realiza en cualquier parte
donde la persona pueda estar conectada a la red.
Las empresas que usan la oficina virtual son aquellas que buscan una opción de bajo riesgo al
momento de invertir en la renta de una oficina convencional, desean probar nuevos productos
o ideas de servicios, buscan establecer una presencia comercial en el lugar de
establecimiento del proveedor, mejorar su imagen empresarial y buscan servicios comerciales
de apoyo como el servicio de contestador, entre otras.

Las ventajas de una oficina virtual

Una oficina virtual presenta varias ventajas para una empresa entre ellas son:
-El ahorro para su instalación. Permiten el ahorro de una renta elevada ya que los empleados
trabajan desde sus casas.
-El trabajo resultará más productivo en tiempos de fenómenos atmosféricos o enfermedades
que impidan el traslado de los empleados. Ellos estarán trabajando en sus casas sin ser
afectados.
-Beneficia a las personas discapacitadas, pues sin problemas podrían realizar un trabajo
desde el hogar
-Menor costo de instalación. Las empresas no tienen que contar con una oficina con tanto
espacio ya que algunos trabajadores están en otro lugar que no es la oficina principal. Esto
permite reducir el costo de renta y expansión de una oficina común.
-Menor costo de equipo. Las empresas en lugar de proporcionar equipo de oficina a cada
trabajador pueden compartir gran parte del equipo de manera similar al trabajar a distancia.
-Red formal de comunicación. Debido a la necesidad de mantenerse informados y recibir
instrucciones, las empresas están concediendo mayor atención a contar con una red de
comunicación, dando lugar ello al desarrollo de mejores sistemas de comunicación entre los
trabajadores.
-Menos interrupciones del trabajo. En el caso de enfermedades que impidan acudir a la oficina
la ventaja que proporciona la oficina virtual, es brindarle la opción al trabajador de enviar sus
actividades sin problema alguno a través de la red y desde la comodidad de su casa. Los
inconvenientes climáticos tampoco serán un obstáculo para el trabajo.
-Contribución social. La oficina virtual permite a las empresas contratar trabajadores que de
otra forma carecerían de oportunidades laborales, ya se trate de discapacitados, ancianos o
padres con hijos pequeños. Pero también trabajadores de alto valor ubicados geográficamente
lejos de las oficinas de la empresa.
-La oficina virtual provee una gran oportunidad para aumentar las actividades de una empresa,
con ello su productividad y al mismo tiempo disminuir los costos.

Las desventajas de una oficina virtual

La oficina virtual presenta también desventajas y es importante conocerlas para considerar los
riesgos que también pueden tener.
-Una de las principales desventajas es que pueden aparecer varias empresas con una misma
dirección.
-Existe poca regulación de tipo gubernamental, lo cual tiene como consecuencia que puedan
aparecer varias empresas con una misma dirección. Pueden existir proveedores
irresponsables y que se presten para situaciones de fraude.
-Puede representar para sus empleados desventaja en el aspecto de manifestarse algún
problema sicológicos como sensaciones de aislamiento, temores de perder el trabajo y
decaimiento anímico.
-Una empresa que utiliza la oficina virtual debe asegurarse de proveer a sus empleados con
las herramientas necesarias para que ellos trabajen desde sus casas. También, es importante
que exista un control eficiente desde las oficinas fijas y asegurarse de controlar
minuciosamente las llamadas telefónicas de los empleados que trabajan a distancia. Es
importante que se lleven a cabo reuniones de trabajo con el fin de favorecer la comunicación y
la motivación para llevar a cabo las actividades.
-Sensación de aislamiento. Al no tener un contacto de manera continua con el resto de los
trabajadores de la empresa, pueden perder la sensación de ser parte de un equipo de trabajo.
-Temor a la pérdida del trabajo, decaimiento en el ánimo, tensión familiar. Estas desventajas
que puede traer la oficina virtual tienen relación con aspectos motivacionales y psicológicos,
razón por la cual las empresas deberán prestarle especial atención tanto a la etapa de
selección de los aspirantes a un trabajo como teletrabajadores (trabajadores de oficinas
virtuales), como a las actividades de apoyo, retroalimentación, motivación y comunicación.