CUENTAS POR COBRAR

DEFINICIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Para Pérez (2013, p.14), define las cuentas por cobrar como un

derecho exigible que sirve para el desarrollo de la compañía y representa la

obligación que poseen los clientes a la cancelación de la deuda antes de

realizar los trámites legales o llevar a cabo un cancelación donde se

acordará el cumplimiento del pago.

A su vez Moreno (2014, p.82), afirma que las cuentas por cobrar

representan un crédito principalmente originado por la venta de mercancía o

servicios prestados. Dicho crédito, se denomina como una cuenta abierta, ya

que operan bajo una línea de crédito basado en la solvencia del deudor y la

confianza.

Mientras que para Morales y Morales (2014, p.182), señalan que las

cuentas por cobrar representan derechos exigibles originado por ventas,

servicios prestados y otorgamientos de préstamos.

Según lo expresado por Pérez (2013), Moreno (2014) y Morales y

Morales (2014), convergen al afirmar que las cuentas por cobrar son

derechos o en su defecto un crédito que los clientes adquieren al momento

de realizar una venta de mercancía, así como también al momento de la

otorgación de un préstamo, o por servicios prestados. Es por ello que, por su

definición clara, concisa y acertada, el grupo de investigación se inclinó en lo

expresado por Morales y Morales (2014), ya que con su definición logra

plasmar lo que cuentas por cobrar significa, es decir, un derecho que se

genera cuando un cliente adquiere un compromiso con la empresa.

En conclusión las cuentas por cobrar son sencillamente obligaciones

que se adquieren a medida que se van realizando operaciones contables,

como es el ejemplo de una venta, o por servicios que la empresa le preste al

cliente.

NATURALEZA DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Para Maldonado (2012, p.67), atendiendo a la naturaleza de las

cuentas por cobrar, afirma que existen dos grupos: las que se origina las

cuentas por cobrar, a cargo de clientes, y las que se encuentran cargo de

deudores. En la primera, se encuentran aquellas transacciones derivadas de

la venta de mercancía o de algún servicio prestado. Mientras que el segundo

grupo, representan aquellas cuentas de otros deudores.

A su vez Martínez (2015, p.25), identificó la naturaleza de las cuentas

por cobrar como deudora, porque aumentan con un registro al débito y

disminuyen con su registro al crédito; el saldo representa el derecho de la

empresa para adquirir o ejecutar el cobro.

Maldonado (2012) y Martínez (2015), plasman dos maneras diferentes

de ver la naturaleza de las cuentas por cobrar. El primero asegura, que estas

se subdividen, es decir, una cargo de los clientes y la otra a cargo de los

deudores. Y el segundo, señala que al realizar un debito de la cuenta,

aumentará, mientras que al realizar un crédito de la cuenta, esta va a

disminuir. Debido a lo expresado anteriormente, el grupo de investigación

asegura que la definición más acertada con relación a la naturaleza de las

cuentas por cobrar es la de Martínez (2015), ya que eso principalmente es la

naturaleza, ver de dónde nace dicho rubro, que cambios lo afectan, es decir,

cuando disminuye y cuando aumenta, y porque se realizan dichos cambios.

CARACTERISTICAS DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Para Morales y Morales (2014, p.202), caracteriza las cuentas por

cobrar de la siguiente manera:

 Analiza los diferentes plazos de crédito para los clientes.

 Determina la antigüedad de los saldos.

 Refleja los descuentos por pronto pago.

 Emplea varios efectos o políticas de crédito en el ciclo

operativo.

Por otro lado, Moreno (2014, p.82), refleja las características de las

cuentas por cobrar de la siguiente manera:

 Representa un crédito originado por una venta de mercancía.

 Deben evaluarse a su valor nominal deducido.

  Cuando exista cuentas o documentos por cobrar en moneda

extranjera, se convertirán en moneda nacional y se evaluaran al

tipo de cambio vigente a la fecha de los estados financieros.

 Si existen intereses por cobrar aun no devengados, deben

deducirse de la cuenta que fueron incluidos para los estados

financieros.

Ahora bien, según lo expresado por Morales (2014) y Moreno

(2014), se puede ver la diferencia que ambos autores tienen con relación

a las características, ya que uno habla de los pagos y los plazos de los

clientes y el otro abarca mucho más, puesto que plantea qué se debería

hacer cuando exista una cuenta por cobrar en moneda extranjera y los

intereses que estos generen. De tal manera, el grupo de investigación se

inclino por Moreno (2014), puesto que la caracterización que este plantea

esta mucho más completa y acertada, ya que describe que es un crédito

originado por una venta, y/o servicios prestados, así como también,

expone lo concerniente a las cuentas por cobrar de moneda extranjera y

los intereses que estos puedan generar.

Se puede terminar afirmando que las características de las cuentas

por cobrar pueden relacionarse en la manera cómo se evalúan, que

pasos deben seguir cuando exista una cuenta por cobrar a moneda

extranjera y que estas siempre se van a generar por un crédito que se le

otorga a los clientes.

CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Para Ormachea (2010. pág.121), afirma que en toda entidad debe existir

un control de las cuentas por cobrar, ya que este rubro representa la liquidez

del giro del negocio. Para ello deben existir reglas, pasos y una secuencia a

seguir para obtener una rápida recuperación del efectivo que se genera a

través de las ventas a crédito otorgadas a los clientes. Esas reglas son:

 Controles que aseguren la cancelación de las cuentas por cobrar,

antes de despacho de las mercancías, y luego de esto, lo que se

cobro ser depositado en un banco.

 Deben segregar las funciones, es decir, que el encargado o en su

defecto el que aprueba el crédito, el encargado de la cobranza y la

persona que registra las operaciones no sean la misma.

 Establecer políticas y niveles, esto para que existan criterios

uniformes.

 Revisión de las facturas, precios y los descuentos autorizados.

 Establecer lista de antigüedad de las facturas, para que de esta

manera se pueda estimar el deterioro de la cartera.

Por otra parte Moreno (2014, pag.81), plantea que es de suma

importancia considerar el control de las cuentas por cobrar, para la creación y

registro de las cuentas, así como también la aprobación del crédito y el

proceso de cobranza, debido a que generalmente representan una parte

importante en las actividades económicas. Es por ello que, para poder

registrar los eventos económicos identificables y cuantificables que realiza la

entidad se requiere un sistema de control contable que asegure la captación

de las operaciones realizadas en lo relativo a las cuentas por cobrar, de esta

forma es recomendable que se establezca como mínimo los procedimientos

siguientes:

 Debe existir un control adecuado sobre las ventas mediante la

expedición de notas de ventas, orden de embarque, recibos, facturas,

etc., que asegure que todas las salidas sean procesadas.

 Debe existir un control sobre las devoluciones de mercancía,

emitiéndose una entrada de almacén enumerada.

 Debe existir un control adecuado sobre las cobranzas, mediante la

expedición de recibos, listados de cobranza, cheques o girtos, para

que de esta forma el monto cobrado sea depositado en una cuenta

bancaria.

Los procedimientos anteriores aseguran la captación de las operaciones

que una vez registradas proporcionaran una buena información para la toma

de decisiones.

Según lo expresado por Ormachea (2010) y Moreno (2014), convergen al

decir que toda entidad financiera debe poseer un control interno, ya que esta

es de gran ayuda, porque de esta manera la empresa tiene mejor

funcionamiento. Ellos plantean que las cuentas por cobrar son un elemento

mas del ciclo de operaciones, y que este ciclo está conformado por las
operaciones de ventas, los créditos que se otorgan y la cobranza posterior.

Así como también que se deben tener no solo controles sino también

procedimientos contables que velen por el funcionamiento de la entidad

financiera.

De esta manera y afianzando lo expresado por el autor Moreno (2014), el

grupo de investigación se identifico y seguido de esto, planteo que su

argumentación con relación al control interno de las cuentas por cobrar, es

la que posee mejor validez, ya que detalla con exactitud lo que se debería

hacer en el rubro de cuentas por cobrar, es decir, que pasos se deben seguir

para que no haya problemas con las cuentas por cobrar.

En este sentido, es aconsejable implementar un control interno para

controlar lo relacionado a las cuentas por cobrar y de esta manera

resguardar las operaciones de liquidez de la empresa, así como también las

operaciones de ventas, facturación, etc., ya que si una de estas operaciones

se vieran perjudicadas, las demás también se verán afectadas puesto que

todas tienen interrelación en sus funciones.

FUNCION DEL CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Para Ambrosio (2008, p.39), plantea las siguientes funciones para el

control de las cuentas por cobrar:

 Establecer que las cuentas por cobrar estén apropiadamente

descritas y clasificadas.
  Determinar el grado de credibilidad de las cuentas por cobrar.

 Constatar la emisión oportuna de los derechos o valores a cobrar.

 Comprobar se si practican confirmaciones periódicas por escrito de

los saldos a cobrar.

 Revisar los ajustes posteriores a la fecha del cierre del ejercicio

económico.

 Obtener evidencia que se efectúan verificaciones físicas , periódicas y

sorpresivas de los documentos que sustentan las cuentas pendientes

de cobro de cada deuda.

A su vez, Aguirre, Gonzalez y Gonzalez (2017, pag.21), describe las

siguientes funciones que se deben llevar a cabo para que haya un buen

control de las cuentas por cobrar. Estas funciones son las siguientes:

 Mantener un registro individual, actualizado y detallado de los

clientes morosos, para el desarrollo de las tareas de seguimiento

de las cuentas por cobrar.

 Lograr la recaudación efectiva adeudada por lo clientes, mediante

normas y procedimientos, y bajo la supervisión directa del

departamento contable.

 Vigilar el cumplimiento de procedimientos de cobros.

 Elaborar y presentar informes periódicos, concernientes al estado

de morosidad de los clientes y el resultado de las acciones

realizadas.
  Desarrollar el manual de normas y estrategias. Proponer

modificaciones y actualizaciones para la optimización de las

cuentas por cobrar.

 Cumplir y hacer cumplir todas las normativas y reglamentaciones

establecidas en el proceso de cobranza.

En tal sentido, tanto para Ambrosio (2008), como para Aguirre,

Gonzalez y Gonzalez (2017), reiteran que principalmente la función que

debería tener, para que se dé un buen control interno de las cuentas por

cobrar, seria velar por los procedimientos, normas y reglamentaciones

presentes en cada empresa, para que de esta forma haya un mejor manejo

de los cobros y de las deudas de los clientes que adquirieron con cualquier

entidad económica. Coincidiendo en la definición descrita por los autores

Aguirre, Gonzalez y Gonzalez (2017), el grupo de investigación se identifico

con su definición, ya que al momento de implementar reglamentos y

procedimientos, es señal de un buen control en las operaciones contables,

puesto que estos están regidas por normas específicas que velan por el buen

funcionamiento de las actividades económicas.

Finalmente, las funciones más relevantes para que un control interno

de cualquier rubro, en este caso las cuentas por cobrar, sea efectiva se

necesita por lo menos procedimientos y reglamentos que velen por el

funcionamiento de la empresa. Otro aspecto importante, sería el de ver que

los créditos y las cobranzas se hagan al día, y sobre todo que se lleve un

registro detallado de estos cobros realizados.

FINALIDAD DEL CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Para Estupiñan (2015, p.95), plantea que usualmente el control interno se

logra mejor con una división de finalidades, de tal manera que diferentes

departamentos o individuos sean responsables de:

 La preparación del pedido de venta

 Aprobación del crédito

 Salida de la mercancía del almacén

 Embarque

 Facturación

 Verificación de la factura

 Mantenimiento de cuentas control

 Operación del auxiliar de clientes

Para resumir esta discusión, un adecuado sistema de control interno

sobre transacciones de ventas y cuentas por cobrar, generalmente incluirá lo

siguiente:

 Una organización estructural que provea la segregación de las

funciones de crédito y cobranzas, embarques, facturación, recepción

 de efectivo. Contabilización de cuentas por cobrar y mantenimiento de

las cuentas control del mayor.

 Adecuar procedimientos de autorización para la concesión de créditos.

 Una oportuna facturación a clientes, de todos los embarques

efectuados.

 La utilización de documentos de embarque y facturas pre numeradas,

y una política para el control de tales números de serie.

 La verificación independiente de cantidades, precios y precisión

aritmética de las facturas.

 La utilización de información independiente, para los pases a las

cuentas control del mayor y a los auxiliares de clientes.

 La sistemática preparación de una reacción de cuentas por cobrar,

clasificada por antigüedad de saldos, para ser revisada por la

administración.

 La aprobación de todas las devoluciones, bonificaciones y

cancelaciones de cuentas incobrables, por los ejecutivos apropiados.

 Estos informes, usualmente incluirán una relación de cuentas por

cobrar clasificada por antigüedad de saldos con el importe en pesos

de cada clasificación expresado como un porcentaje del total de

cuentas por cobrar.

  Análisis de cuentas canceladas como incobrables.

 Análisis de las solicitudes de crédito presentadas por los clientes,

clasificadas por numero de aprobadas y de rechazadas.

Mientras que para Aguirre (2017, pag.65), plasma que, para que el rubro

de cuentas por cobrar, se dé con exactitud, debería cumplir con la siguiente

finalidad:

 Verificar físicamente junto con la persona responsable de las cuentas

por cobrar los documentos que respalden los documentos por cobrar.

 Comprobar físicamente la existencia de títulos, cheques, letras y

documentos por cobrar e investigar cualquier irregularidad.

 Comparar el resultado de la comprobación física con el mayor de

Inversiones en Empresas Relacionadas.

 Verificar que los datos de los deudores sean correctos, nombre,

domicilio particular y laboral, etc.

 Comprobar la validez de los documentos, es decir, que los

documentos estén legalizados con firma, timbre y estampillas, ante el

Notario.

 Examinar las facturas de clientes, así como otros documentos

justificativos de las cuentas por cobrar.

  Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de Clientes,

Documentos por Cobrar, Deudores Varios y Documentos y Cuentas

por cobrar a empresas relacionadas

Para Estupiñan (2015) y Aguirre (2017), convergen al expresar que la

finalidad que tiene el control interno de las cuentas por cobrar se basa en la

revisión de facturas, el control de procedimientos, la supervisión y verificación

de datos de los clientes que contrajeron la deuda. Así como también tener

siempre en físico los respaldos o los documentos que hacen constar que

existe una deuda entre un cliente y una entidad financiera. En tal sentido, el

grupo de investigación, afirma que la definición propuesta por Estupiñan

(2015), es la que más se acerca y la que posee mayor validez, puesto que

este plantea una manera más amplia de llevar una buena finalidad en el

control de las cuentas por cobrar.

Ahora bien, atendiendo a lo expresado anteriormente, es fácil concluir

afirmando que para que el rubro de cuentas por cobrar, posea un buen

control, no solo necesita de procedimientos y normas que regulen su

funcionamiento, también es muy importante que este rubro posea una

finalidad que la caracterice, una de ella es la de emitir informes en la que se

plasme la antigüedad de la deuda que tenga cada cliente con la empresa.

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR

COBRAR