UNIDAD 4: CIERRE DE PROYECTOS DE SOFTWARE

SESIÓN 15: CONTROLAR Y MONITOREAR EL DESARROLLO DEL

PROYECTO
LOGRO Y CONTENIDO DE LA SESIÓN DE CLASE

• LOGRO DE SESIÓN:
Al término de la sesión, el estudiante identifica, conoce las herramientas y
técnicas para Controlar y Monitorear el Desarrollo del Proyecto. Asimismo
conoce el proceso de cierre del proyecto, procesos de auditoría y lecciones
aprendidas.

• TEMAS A TRATAR
• Control de costos.
• Controlar la calidad. Controlar los riesgos.
• Cierre del Proyecto.
• El proceso de auditoría de un proyecto.
• Cierre administrativo del proyecto.
• Lecciones aprendidas.
MOTIVACION

https://www.youtube.com/watch?v=9umwoINZ2ho
CONTROLAR Y MONITOREAR EL DESARROLLO
DEL PROYECTO

CONTROL DE COSTOS:
El proceso de controlar los costos se encarga de
supervisar el grado de ejecución del presupuesto del
proyecto, y controlar los cambios en la línea base del
rendimiento del costo.
CONTROLAR Y MONITOREAR EL DESARROLLO
DEL PROYECTO

El control de costos del proyecto incluye:

• Influir sobre los factores que producen cambios en la línea base de
costo.
• Asegurarse de que las solicitudes de cambio de costo sean
aprobadas.
• Gestionar los cambios de costos a medida de que se produzcan.
• Asegurar que los posibles sobrecostos no excedan las restricciones
de la financiación autorizadas para el proyecto.
• Realizar el seguimiento del desempeño de costos.
• Registrar con precisión y pertinencia los cambios en la línea base
de costo.
• Evitar que se admitan cambios incorrectos, inadecuados o no
aprobados en el costo o en el uso de los recursos.
• Informar los cambios aprobados a los actores interesados
pertinentes.
• Actuar para mantener los sobrecostos esperados dentro de límites
aceptables.
CONTROLAR Y MONITOREAR EL DESARROLLO
DEL PROYECTO

 El control de costos incluye la búsqueda del "porqué" de las

variaciones positivas y negativas.
 Debe estar totalmente integrado a los otros procesos de control
(control de cambio del alcance, control del cronograma, control de
calidad, y otros).
CONTROL DE COSTOS DEL PROYECTO
 CONTROL DE CALIDAD DEL PROYECTO

• Realizar el Control de Calidad es el proceso

por el que se monitorean y registran los
resultados de la ejecución de actividades de
calidad, a fin de evaluar el desempeño y
recomendar cambios necesarios. Se lleva a
cabo durante todo el proyecto. Los
estándares de calidad incluyen las metas de
los procesos y del producto del proyecto.

• El control de calidad es realizado por un

departamento de control de calidad o una
unidad de la organización con una
denominación similar. Las actividades de
control de calidad permiten identificar las
causas de una calidad deficiente del proceso
o del producto, y recomiendan y/o
implementan acciones para eliminarlas.
CONTROL DE CALIDAD DEL PROYECTO
CONTROL DE LOS RIESGOS

• Es el proceso por el cual se implementan planes de respuesta

a los riesgos, se rastrean los riesgos identificados, se
monitorean los riesgos residuales, se identifican nuevos riesgos
y se evalúa la efectividad del proceso contra los riesgos a
través del proyecto.
• Las respuestas a los riesgos planificados que se incluyen en el
plan para la dirección del proyecto se ejecutan durante el ciclo
de vida del proyecto, pero el trabajo del proyecto debe
monitorearse continuamente para detectar riesgos nuevos,
riesgos que cambian o que desaparecen.
CONTROL DE LOS RIESGOS

El proceso Monitorear y Controlar los Riesgos aplica técnicas, tales

como el análisis de variación y de tendencias, que requieren el uso de
información del desempeño generada durante la ejecución del
proyecto. Otras finalidades del proceso Monitorear y Controlar los
Riesgos son determinar si:

• Los supuestos del proyecto siguen siendo válidos

• Los análisis muestran que un riesgo evaluado ha cambiado o
puede descartarse.
• Se respetan las políticas y los procedimientos de gestión de
riesgos.
• Las reservas para contingencias de costo o cronograma deben
modificarse para alinearlas con la evaluación actual de los riesgos.
CONTROL DE LOS RIESGOS
CIERRE DEL
PROYECTO
CIERRE DEL PROYECTO

Una vez finalizado el proyecto es necesario analizar resultados y

recapitular el curso de los hechos, para hacerse una idea de los
objetivos cumplidos, los que no se han alcanzado y de la utilidad
futura en otros proyectos. El cierre del proyecto tiene como objeto
principal:
 Analizar desde una perspectiva económica el resultado del
proyecto (hacer balance de los recursos consumidos y los
beneficios alcanzados)
 Diagnosticar el funcionamiento de la empresa, identificando
las desviaciones y la razón de las mismas
 Corregir para futuros proyectos las actuaciones inadecuadas

Y como objetivos secundarios:

 Consolidar los resultados técnicos del proyecto (conocimientos adquiridos,
tecnología utilizada, etc.)
 Identificar las nuevas oportunidades comerciales nacidas de la ejecución del
proyecto y organizar las actividades comerciales precisas para dar continuidad,
mediante nuevos contratos al proyecto anterior.
CIERRE DEL PROYECTO

La aceptación del Cliente es condición imprescindible para dar por

concluido el trabajo.
El cliente tiene que revisar el resultado y aceptarlo formalmente, como
paso previo a dar por terminado el proyecto y poder emitir las facturas
correspondientes.
En caso que el cliente rechace el producto resultado del proyecto, se le
deberá pedir que formalice por escrito sus objeciones, con el fin de ser
utilizado para las actuaciones correctivas necesarias.
CIERRE DEL PROYECTO
CIERRE DEL PROYECTO

El objetivo es evaluar el resultado de los trabajos y resumir todo lo

sucedido que pueda ser de cierta relevancia para actividades futuras de
la empresa. Contiene la información para saber si el proyecto obtuvo los
resultados previstos y en caso contrario las razones. Además sirve para:
 Detectar errores sistemáticos en los presupuestos de los
proyectos y ofertas.
 Analizar la tendencia histórica de los proyectos gestionados
por cada responsable.
 Analizar la tendencia histórica de los proyectos contratados
con cada cliente.
 Establecer nuevas estrategias para abordar mercados.
CIERRE DEL PROYECTO

En este caso habría que analizar los siguientes aspectos:

 La estimación en el presupuesto inicial fue conservadora, lo que
en ocasiones genera la pérdida del contrato.
 Se han exigido sobre esfuerzos al personal (no retribuidas)
 Se ha ahorrado en materiales y equipos o en la calidad.
 CIERRE DEL PROYECTO

La documentación de cierre se compondrá de:

 El balance de ingresos y gastos.
 Los informes de situación finales.
 Tratamiento de la documentación generada.
CIERRE DEL PROYECTO

1. Balance de ingresos y gastos

Es muy similar al formato de avance económico, donde se rellenan los datos
de cierre del proyecto, y se calcula las desviaciones con respecto a la
estimación del presupuesto del proyecto.
CIERRE DEL PROYECTO

2. El informe de la situación final es una descripción general, en

lenguaje no técnico y para todo tipo de lectores, del ciclo de vida
del proyecto, desde la adjudicación del mismo hasta su cierre
contable.
Este informe debe contener:
 Los datos básicos del proyecto (nombre, responsable,
duración...)
 Una descripción general de los hechos más significativos
del mismo (modificaciones del alcance, dificultades
encontradas, medidas adoptadas, relaciones con terceras
partes, posibles acciones futuras y cualquier otra
información de interés)
CIERRE DEL PROYECTO
 CIERRE DEL PROYECTO

3. Documentación Generada
La documentación generada es la fuente de conocimiento y la
experiencia adquirida para futuros proyectos relacionados con
el anterior, ya que una de las razones que un cliente puede
tener para contratar es la experiencia en trabajos similares.
INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO

Al analizar los resultados de un proyecto, es conveniente definir un

conjunto de parámetros objetivos que sirvan para evaluar el proyecto y
compararlos con otros realizados por la empresa.
Indicadores Objetivos:
 Indicadores económicos de primer orden:
 Facturación del proyecto.
 Margen del proyecto.
 Beneficio del proyecto.
 Costo por hora trabajada.
 Indicadores financieros
 Porcentaje de endeudamiento externo.
 Porcentaje de endeudamiento interno
INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO

 Indicadores de ocupación laboral

 Indicadores de gestión: Son las desviaciones
correspondientes a:
 Plazo de ejecución del contrato
 Costo (global y por partidas)
 Margen
 Contingencias
PROCESO DE AUDITORIA DEL PROYECTO

Es un proceso estructurado e independiente usado para verificar si

actividades del proyecto cumplen con las políticas, los procesos y los
procedimientos del proyecto y de la organización”. Por desgracia se
calcula que cerca del 90% de todos los proyectos no se revisan o
auditan de forma estricta. Estamos tan ocupados para detenernos y
evaluar que tan bien los manejamos.
TIPOS Y PRESENCIA DE LA AUDITORÍA EN LOS
PROYECTOS

• Planificación del Proyecto: Esta auditoría evalúa la disponibilidad del

proyecto previo a su inicialización.
• Es una auditoría formal que puede requerir un auditor calificado y su
duración se estima entre 1 a 3 días.
• Normalmente incluye una revisión práctica y evaluación de la
siguiente información y materiales:
 Documentación del proyecto y sus actividades.
 Documentación técnica
 Documentación de la planificación de la gestión del proyecto y
sus actividades como preparación del plan de gestión del
cambio, riesgos, comunicaciones, calidad, etc.
 Documentación de los clientes, proveedores y contratistas del
proyecto, así como todas las actividades relacionadas con las
partes.
TIPOS Y PRESENCIA DE LA AUDITORÍA EN LOS
PROYECTOS

• Gestión del Proyecto: A pesar de ser de amplio alcance, esta auditoría

proporciona una evaluación bastante completa del rendimiento de la
gestión del proyecto.
• Es una auditoría formal que puede requerir uno o más auditores calificados
y su duración oscila normalmente entre 3 a 5 días.
• Normalmente incluye una revisión práctica y una evaluación de la siguiente
información y materiales:
 Preparación del plan de gestión del proyecto.
 Efectividad y uso del plan de gestión del proyecto.
 Supervisión de la gestión de recursos del proyecto, desempeño
de tareas, gestión de proveedores y contratistas.
 Cumplimiento de obligaciones con el cliente, con la
administración (PMO de existir).
 TIPOS Y PRESENCIA DE LA AUDITORÍA EN LOS
PROYECTOS
• Finalización del Proyecto: Esta auditoría evalúa la disponibilidad del
proyecto previo a su cierre.
• Es una auditoría formal que puede requerir uno o más auditores totalmente
calificados y su duración es no más de 7 a 14 días.
• Incluye una revisión práctica y evaluación de la siguiente información y
materiales:
 Actividades de cierre con el cliente
 Actividades de cierre con el proveedor
 Actividades de cierre del desempeño del proyecto
 Actividades de cierre del personal del proyecto, como evaluación de
desempeño del equipo del proyecto, reasignación de los miembros del
equipo del proyecto, etc.
OTRAS AUDITORIAS

• Auditoría del Desempeño del Proyecto

• Auditoría de la Metodología del Proyecto
• Auditoría de Áreas Técnicas
• Auditoría de Satisfacción del Cliente
• Auditoría de Rescate de Proyectos
• Auditoría de Planes Subsidiarios
• Auditoría de Utilización de Recursos del Proyecto
• Auditoría de Desempeño del Equipo del Proyecto
• Auditoría de Proveedores y Contratistas del Proyecto
LECCIONES APRENDIDAS

• EL PMBoK define las lecciones aprendidas como aquello que se aprende

en el proceso de realización del proyecto.
• Las lecciones aprendidas son consideradas un registro del proyecto, que
debe ser incluido en la base de conocimiento de lecciones aprendidas
• Las lecciones aprendidas se documentan a lo largo del ciclo de vida del
proyecto, pero como mínimo deben documentarse durante el cierre del
proyecto.
• Es el conocimiento generado a partir del análisis y la reflexión sobre una
experiencia o proceso, o un conjunto de ellos.
• Las lecciones aprendidas no deben reflejar únicamente las enseñanzas del
proyecto a partir de los errores, también es valido documentar el
conocimiento obtenido a partir de los éxitos del proyecto.
 LECCIONES APRENDIDAS: IMPORTANCIA

• Identificar factores de éxito (eficacia, eficiencia, sostenibilidad)

• Identificar deficiencias
• Resolver problemas a través de nuevos cursos de acción(innovación)
• Mejorar la toma de decisiones futura
• Definir modelos para otras intervenciones
• Las lecciones aprendidas responden a las siguientes preguntas:
 ¿Qué pasó y por qué?
 ¿Qué funcionó?
 ¿Qué no funcionó?
 ¿Qué podríamos haber hecho mejor?
 ¿Qué se hizó de la mejor manera posible?
¿QUÉ DEBE CONTENER UNA LECCIÓN APRENDIDA?

• Información del proyecto e información de contacto.

• Una descripción clara de la lección.
• Los antecedentes de cómo fue aprendida la lección.
• Beneficios de utilizar la lección y sugerencia de cómo la lección
puede ser utilizada en el futuro.
Cada lección aprendida que NO se
documenta es una lección que no
puede ser aprendida por otros.