Almacenes

¿Qué es un almacén?

Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de bienes.

La formulación de una política de inventario para un departamento
de almacén depende de la información respecto a tiempos de adelantes,
disponibilidades de materiales, tendencias en los precios y materiales
de compras, es la fuente mejor de esta información
Esta función controla físicamente y mantiene todos los artículos inventariados,
se deben establecer resguardo físicos adecuados para proteger los artículos de
algún daño de uso innecesario debido a procedimientos de rotación
de inventarios defectuosos de rotación de inventarios defectuosos y a robos.
Los registros de deben mantener, lo cual facilitan la localización inmediata delos
artículos.
Los almacenes son una infraestructura imprescindible para la actividad de todo
tipo de agentes económicos
Constituyen una parte habitual de las explotaciones agrarias y ganaderas, así
como de fábricas, polígonos industriales e instalaciones industriales de todo tipo,
y de los espacios dedicados al transporte y el comercio

Función de los Almacenes

 Mantienen las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.
 Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias
almacenadas.
 Mantienen en constante información al departamento de compras, sobre
las existencias reales de materia prima.
 Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas
y salidas)
 Vigila que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).

Función de las Existencias

Garantizar el abastecimiento e inválida los efectos de:
 Retraso en el abastecimiento de materiales.
 Abastecimiento parcial
 Compra o producción en totales económicos.
 Rapidez y eficacia en atención a las necesidades.
Clasificación de los Almacenes
La actividad económica de una empresa puede requerir varios tipos de almacén:
almacén de materias primas, almacén de productos semi-elaborados, almacén
de productos terminados, etc. Todos ellos deben estar situados en función de
sus necesidades de funcionamiento.
Atendiendo a lo ya dicho podemos clasificar los almacenes en función del grado
de protección atmosférica, del tipo de material almacenado, de su localización
(función de la logística de distribución), de su equipamiento y técnicas de
manipulación, o según su régimen jurídico.

Según el grado de protección atmosférica

 Almacenes cubiertos: Como su nombre indica son almacenes que
poseen una edificación sea de ladrillos, lona, paneles metálicos. Ofrecen
una protección completa a los materiales que allí se almacenan, y
permiten inclusive el cambio de condiciones como temperatura, humedad,
etc., dentro del almacén.
 Almacenes descubiertos o al aire libre: Estos son almacenes
delimitados por cercas, marcajes y que no poseen ninguna edificación
física. Aquí se almacenan productos que no se deterioran o degradan con
los efectos atmosféricos, un ejemplo, los vehículos nuevos. En muchos
casos en estos tipos de almacenaje se utilizan protecciones para no
permitir el deterioro como plásticos, retractilados, cremas o protectores,
anticorrosivos.

Según el tipo de material almacenado (la naturaleza el artículo nos da el

tipo de almacén)
 Almacenes de materias primas: Este tipo de almacenes normalmente
están situados cerca de la nave de producción o el sitio donde se utilizarán
estos materiales para ser transformados.
 Almacenes de productos intermedios (Semi-elaborados): Estos
almacenes generalmente se sitúan en el interior de la planta de
fabricación, ya que su misión es la de servir de colchón entre las distintas
fases de obtención de un producto; se asume que estos materiales tienen
tiempos mínimos de espera para su utilización.
 Almacenes de productos terminados: Como su nombre lo dice, son
almacenes exclusivos para el producto terminado y su función es de
regulador. Es el almacén que normalmente es el de mayor valor
económico de todos los existentes, por el que el primer objetivo es el de
mantener el índice de rotación lo más alto posible.
 Recambios: Este almacén es el dedicado a los repuestos; es un almacén
que está dirigido a almacenar las necesidades de mantenimiento.
  Materiales auxiliares: Es el dedicado a los materiales auxiliares que se
utilizan en la producción.
 Archivos
Según su función de la logística de distribución
 Almacenes de planta o almacén central: Son aquellos almacenes que
están localizados lo más cerca posible del centro de fabricación, con el fin
de reducir los costos de manipulación y transporte, desde la salida de
producción al punto de almacenamiento. Su misión principal es de
controlar la operación como poseedor del stock principal, y así si es
necesario, surtir a los almacenes regionales. Estos actuarán también
como regionales en el área de influencia de donde estén ubicados.
 Almacenes regionales: Estos almacenes deben estar lo más cercano
posible al punto de mayor consumo de la región o zona de su influencia,
teniendo en cuenta que esta zona de influencia no debe ser más amplia
para la distribución de una jornada. Su misión fundamental es la de
distribuir mercancía de los clientes mayoristas o minoristas de una
determinada área. Estos almacenes deben de estar preparados para
recibir camiones de gran tonelaje desde las plantas de fabricación o los
proveedores y de igual manera estar preparados para la distribución en
camiones más pequeños de reparto capilar. Se le dará importancia en
este tipo de almacenes a la zona de preparación de pedidos.
 Almacenes plataforma: Parecida filosofía que el almacén regional pero
de dimensiones menores ya que utiliza técnicas como cross-docking, flujo
tenso y stocks de choque disminuyendo el stock global. La decisión de
crear estos almacenes dependerá del diseño de distribución. Lo que se
pretende con las plataformas es minimizar los stocks y aumentar el nivel
de servicio al cliente.
 Almacenes temporales o de depósito: Como su nombre lo dice, son los
que están destinados a cubrir los picos de demanda que necesitan ser
atendidos con un sobre stock. Suelen ser almacenes de contratación
temporal y se debe tener siempre en cuenta que en caso de tenerlos
debemos pensar bien la mercancía que depositaremos en él,
cuidándonos de que ésta sea de servicio directo al cliente o los almacenes
regionales, y nunca de devolución al almacén principal.
Según su equipamiento y técnicas de manipulación
La mecanización en los almacenes afecta de manera directa a su utilidad, hasta
el punto que no todas las mercancías deben y se pueden almacenar con medios
mecánicos dados. Por ello podemos clasificarlos atendiendo a la manipulación y
los medios mecánicos involucrados.
 Almacenes en bloque: Son aquellos donde la mercancía se almacena
en bloques de referencias, una encima de otra. Como por ejemplo,
ladrillos, detergentes, polietileno expandido, etc. En este tipo de
almacenaje se debe tomar en cuenta la resistencia de la base y la
estabilidad de la columna. El coeficiente que se aplica con relación a la
resistencia es de 1,5. Es recomendado para pocas referencias y mucha
cantidad.
  Almacenes convencionales: Se llaman almacenes convencionales a
aquellos cuya altura de última carga esté entre los 6-8 m, y que
independientemente, estén equipados con estantería de paletización y
disponen de medios nunca más sofisticados que una carretilla elevadora
de mástil retráctil para el movimiento de las mercancías.
Según su régimen jurídico
 Propio: es el primero de los casos en España teniendo en cuenta su
historia. Aunque desde hace 10-15 años esta forma de pensar ha
cambiado, no tanto en empresas familiares, por las empresas extranjeras
y la búsqueda de rentabilidad.
 Alquilado: Es en estos momentos la opción más utilizada. No exige
inversión y los costes pasan de fijos a variables según su grado de
utilización.
 Renting: Se trata de otra modalidad de alquiler a largo plazo, pero que no
contempla a priori la opción de compra al final del periodo contratado e
incluye servicios de mantenimiento. En este caso el cliente busca, más
que la inversión de un bien, la funcionalidad. El contrato entre las dos
partes no tiene por qué firmarse en una entidad bancaria comercial, puede
realizarse como cualquier otra operación mercantil donde se especifiquen
claramente las condiciones de cada uno.
 Leasing: El leasing es un contrato de arrendamiento financiero que
incluye una opción de compra para el arrendatario sobre el bien recibido
en leasing, que podrá ejercitar al final del contrato por un precio que se
denomina valor residual y que, obligatoriamente, debe figurar en el
contrato de arrendamiento financiero.

Organización de los Almacenes:

Una organización eficiente en un almacén se basa fundamentalmente en estos
dos criterios:
 Maximizar el volumen del que se dispone en términos de metros cúbicos
 Minimizar las operaciones de manipulación y transporte interno.

Clasificación ABC
Normalmente una pequeña gama de productos representa un 80% del volumen
de manipulación en un almacén, mientras que el resto de los productos no
representa más de un 20% del total de las manipulaciones. Para identificar estos
productos populares se utiliza el conocido análisis ABC esta clasificación se basa
en el principio conocido como ley de Areto donde se dice que el 80% de las
ventas de una empresa se genera por el 20% de los artículos disponibles para
la venta, esto se hace calculando un porcentaje acumulativo del total de ventas
en pesos, esto nos saca los rangos donde se deben clasificar los artículos que
son 0% a 80% son artículos de tipo A, 80% a 95% son artículos de tipo B y de
95% a 100% son artículos de tipo C. esta clasificación se puede hacer para
cualquier variable dentro de una bodega como es el peso, el volumen , la rotación
etc.

Separación de áreas
De acuerdo con la clasificación ABC se puede separar y organizar el almacén en
diferentes áreas:
El recinto del almacén se divide en distintas áreas, en las que se desarrollan
unas actividades específicas. Según el tamaño y el tipo de almacén habrá unas
zonas u otras. Vamos a ver qué zonas son las más habituales:
 Zona de descarga
Es el recinto donde se realizan las tareas de descarga de los vehículos que traen
la mercancía procedente de los proveedores, principalmente, y de las
devoluciones que realizan los clientes. En este recinto se encuentran los muelles,
que ocupan tanto la parte interna como la parte externa del almacén. Las zonas
externas comprenden los accesos para los medios de transporte a su llegada,
espacio suficiente para que los vehículos realicen las maniobras oportunas, zona
para aparcar y el espacio reservado para su salida. Cada vez más, esta zona
requiere de equipamiento específico como es el caso de las rampas de carga.
Éstas se ajustan al medio de transporte, al nivelar la altura del muelle con la
plataforma de carga del vehículo, lo que permite la descarga mediante carretillas,
agilizando el proceso. También se impone la utilización de cubiertas que
protegen la zona de las inclemencias del tiempo, asegurando así la integridad de
los productos y evitando su posible deterioro.
 Zona de control de entrada
Una vez descargada la mercancía, ésta se traslada a un recinto donde se
contrasta lo que ha legado con los documentos correspondientes a lo solicitado.
En primer lugar se realiza un control cuantitativo, en el que se comprueba el
número de unidades que se han recibido, bien sean aletas, bultos, cajas, etc.
Posteriormente se hace un control cualitativo, para conocer el estado en que se
encuentra la mercancía, el nivel de calidad, entre otros. Algunos productos
exigen que se preparen salas especializadas y personal técnico para realizar
este tipo de control como, por ejemplo, productos alimenticios, los elaborados en
la industria química y farmacéutica.
 Zona de envasado o renvalsado.
Encontraremos esta zona en aquellos almacenes en los que se requiere volver
a envasar o repaletizar en unidades de distinto tamaño, las cargas recibidas, por
exigencia del sistema de almacenaje, por razones de salubridad o simplemente
para etiquetar los productos recibidos. Por ejemplo, un proveedor suministra sus
productos en paletas cuyas dimensiones son de 1 · 1,2 · 2 m (isopaleta) y para
el sistema de almacenaje instalado se emplean paletas de 0,8 · 1 · 1,2 m
(europaleta); obligatoriamente, al recibir productos de este proveedor se deberá
traspasar la mercancía de un tipo de paletas a otro para poderlas almacenar.
  Zona de cuarentena
Sólo algunos almacenes tienen esta zona. En ella se depositan los productos
que, por sus características especiales, la normativa exige que pasen unos
análisis previos al almacenamiento para conocer si están en buen estado o no.
Hasta que no se realicen esas pruebas el producto no se puede tocar ni
almacenar. Una vez haya superado los controles necesarios, se procederá a su
almacenamiento definitivo. Los almacenes que suelen disponer de esta zona son
los que almacenan productos farmacéuticos y agroalimentarios.
 Zona de almacenamiento
Se denomina zona de almacenamiento al espacio donde se almacenan los
productos hasta el momento en que se extraen para proceder a su expedición.
En esta zona se diferencian dos áreas:
1. Un área que se destina al stock de reserva o en masa, desde donde se trasladan
los productos a otras áreas donde se preparan para la expedición. Para ello se
requieren equipos de almacenamiento específicos como, por ejemplo, la
habilitación de los pasillos para la correcta manipulación de la mercancía.
2. El área denominada de picking, que es donde se extraen los productos para su
expedición. Se caracteriza por que los recorridos de la mercancía y el tiempo de
preparación del pedido son más cortos. En esta zona se emplean equipos de
manutención específicos, que facilitan al operario la realización de tareas
de picking.

 Zona de consolidación
Este espacio está destinado a reunir el conjunto de tareas y productos variados
correspondientes a un mismo pedido. En algunos almacenes esta zona no
existe, por lo que la tarea de reagrupamiento de los productos destinados a un
mismo cliente la realiza, generalmente, la empresa de transporte.
 Zona de embalaje
En esta zona se procede al embalaje del conjunto de mercancías dispuestas
para ser servidas al cliente. Este embalaje puede ser manual o bien se puede
realizar a través de equipos automatizados. En algunos almacenes en que no
existe este área, el embalaje se realiza en la zona de consolidación. Es
importante que la zona de almacenamiento esté próxima a los utensilios de
envasado y disponer de medios informáticos para la edición de etiquetas y
confección de listados.
 Zona de control de salida
En este recinto se verifica que las mercancías relacionadas en el pedido se
corresponden con las referencias que se han preparado para servir al cliente y
si la cantidad de productos coincide con la solicitada. La tarea de control se
puede agilizar mediante la incorporación a los productos de etiquetas provistas
de código de barras, así el operario recogerá la información de las mismas
mediante un lector óptico con el fin de comprobar que la unidad de expedición
es correcta.
 Zona de espera
Esta zona se reserva en algunos almacenes para hacer frente a diversos
imprevistos, tales como la rapidez o lentitud en la preparación de las mercancías
que pueden ocasionar adelantos o retrasos a la hora de cargar los medios de
transporte, o el retraso del transportista en el momento de cargar. La superficie
reservada para esta área debe ser igual a la plataforma del vehículo que vaya a
cargar la mercancía. Se señaliza con una raya blanca pintada en el suelo para
delimitar la zona, con el fin de facilitar la tarea a los operarios de las carretillas y
evitar así que se produzca cualquier desorden.
 Zona técnica
Es la zona destinada a cargar las baterías de los medios de transporte interno y
la zona de mantenimiento de las carretillas. También se trata de una sala para
los elementos informáticos y donde se puede realizar la distribución eléctrica del
almacén, según su magnitud, pudiéndose incluso incluir en este espacio una
subestación de tensión media. Es además un espacio destinado para los
elementos deficientes, como paletas, embalajes, entre otros.
 Zona administrativa
Es el espacio destinado a las oficinas del almacén, donde encontramos al
responsable del almacén, a los administrativos, la centralita para la recepción y
realización de llamadas telefónicas, el espacio para atender a los transportistas,
entre otros.
 Zona de servicios
Esta zona estará destinada a cubrir ciertas necesidades del personal que trabaja
en el almacén. Allí encontramos los vestuarios y aseos, el comedor, la zona de
descanso, la sala de reuniones.
Equipos de Almacén
Estrategias y Cajas o Casilleros:
Puede aumentar mucho la eficiencia total y la flexibilidad de los procedimientos
que emplea el almacenamiento mediante el uso de un equipo adecuado. En
algunas compañías, el departamento de conservación constituye las estanterías,
los casilleros, compartimiento, entre otros, que se hacen con madera ordinaria y
contra enchapadas. Sin embargo, las estanterías de acero se han hecho ya, de
uso general que las de madera y pueden comprarse a los fabricantes
especializados del ramo en una gran variedad de modelos y tamaños.

Función de Recepción:
La función de recepción, ya sea de una unidad de la compañía o de un
transportador común, es la misma. Si el material se reciben de cualquier otra
fuente u otro departamento de la compañía, las actividades de construcción,
el procedimiento será el mismo.

Importancia:
La recepción adecuada de materiales y de otros artículos es de vital importancia,
ya que una gran parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia
centralizada la recepción total bajo un departamento único, las excepciones
principales son aquellos grandes empresas con plantas múltiples. La recepción
está estrechamente ligada a la compra, ya que probablemente el 70% de los
casos, el departamento bajo la responsabilidad del departamento de compra.
Proceso
1. Al recibir un envió: Se le someterá a verificación para comprobar si está
en orden y en buenas condiciones, si el recipiente está dañado o no se
recibió el número de paquetes requeridos. Se debe hacer la salvedad
correspondiente inmediatamente y no se podrá dar recibo de conformidad
por él envió, esto es esencial sin tomar en cuenta si el transporte es aéreo,
marítimo o terrestre, como se podría exigir para dar fuerza a cualquier
reclamo resultante sobre envíos ocultos.
2. De Manera Similar: El material que recibe una instalación de la compañía
también debe ser sometido a una inspección preliminar, antes de
introducirles en el área de almacenamiento, en el caso de que en la
inspección inicial se detecte materiales de calidad inferios o en malas
condiciones se le debe rechazar.

Costos de Almacenamiento
Todo material almacenado genera determinados costos, a los cuales
denominaremos, los costos de existencias dependen de dos variables; la
cantidad en existencias y tiempo de permanencia en existencias y el tiempo de
permanencia en existencias. Cuanto mayor es la cantidad y el tiempo de
permanencia, tantos mayores serán los costos de existencias. El costo de
existencias (CE es la suma de los dos costos: el costo de almacenamiento (CA)
y el costo de periodo (CP) Vemos:
El costo de almacenamiento (CA) se calcula mediante la siguiente ecuación:

CA = Q/2x Tx Px I
Donde:
Q = Cantidad de material en existencia en el periodo considerado.
T = Tiempo de almacenamiento.
P = Precio Unitario de material.
I = Tasa de almacenamiento expresada en porcentaje del precio unitario.

Técnicas de Almacenamiento de Materiales

El almacenamiento de materiales depende de la dimensión y características de
los materiales.
Estos pueden exigir una simple estantería hasta sistemas complicados, que
involucran grandes inversiones y complejas tecnologías. La elección
del sistema de almacenamiento de materiales depende de los siguientes
factores:
 Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales.
 Tipos de materiales que serán almacenados.
 Tipos de materiales que serán almacenados.
 Número de artículos guardados.
 Velocidad de atención necesaria.
 Tipo de embalaje.

El sistema de almacenamiento escogido debe respetar algunas técnicas

imprescindibles; Las principales técnicas de almacenamiento de materiales son:
1. Carga unitaria: Se da el nombre de carga unitaria a la carga constituida
por embalajes de transporte que arreglan o acondicionan una cierta
cantidad de material para posibilitar su manipulación, transporte y
almacenamiento como si fuese una unidad. La carga unitaria es un
conjunto de carga contenido en un recipiente que forma un todo único en
cuanto a la manipulación, almacenamiento o transporte. La formación de
cajas unitarias se hacen a través de una diapositiva llamado pallet
(plataforma), que es un estrado de madera esquematizado de diversas
dimensiones. Sus medidas convencionales básicas son 1100mm x
1100mm como patrón internacional para adecuarse a los
diversos medios de transporte y almacenamiento. Las plataformas
pueden clasificarse de la siguiente manera:

a. En cuanto al numero de entrada en: plataformas de 2 y de 4

entradas.
b. Plataforma de 2 entradas: se usan cuando el sistema
de movimiento de materiales no requieren utilizar equipos de
materiales.
c. Plataforma de 4 entradas: Son usados cuando el sistema de
movimiento de materiales requiere utilizar equipos de maniobras.
2. Cajas o cajones. Es la técnica de almacenamiento ideal para materiales
de pequeñas dimensiones, como tornillos, anillos o algunos materiales de
oficina, como plumas, lápices, entre otros. Algunos materiales en
 procesamiento, semiacabados pueden guardar en cajas en las propias
secciones productivas las cajas o cajones pueden ser de metal, de
madera de plástico. Las dimensiones deben ser esquematizadas y su
tamaño pude variar enormemente puede construirlas la propia empresa o
adquirirlas en el mercado proveedor.
3. Estanterías: Es una técnica de almacenamiento destinada a materiales
de diversos tamaños y para el apoyo de cajones y cajas estandarizadas.
Las estanterías pueden ser de madera o perfiles metálicos, de varios
tamaño y dimensiones, los materiales que se guardan en ellas deben
estar identificadas y visibles, la estanterías constituye el medio de
almacenamiento mas simple y económico. Es la técnica adoptada para
piezas pequeñas y livianas cuando las existencias no son muy grandes.
4. Columnas: Las columnas se utilizan para acomodar piezas largas y
estrechas como tubos, barras, correas, varas gruesas, flejes entre otras.
Pueden ser montadas en rueditas para facilitar su movimiento,
su estructura puede ser de madera o de acero
5. Apilamientos: Se trata de una variación de almacenamiento de cajas
para aprovechar al máximo el espacio vertical. Las cajas o plataformas
son apilados una sobre otras, obedeciendo a una distribución equitativa
de cargas, es una técnica de almacenamiento que reduce la necesidad
de divisiones en las estanterías, ya que en la práctica, forma un gran y
único estante. El apilamiento favorece la utilización de las plataformas y
en consecuencia de las pilas, que constituyen el equipo ideal para
moverlos. La configuración del apilamiento es lo que define el número de
entradas necesarias a las plataformas.
6. Contenedores flexibles: Es una de las técnicas más recientes de
almacenamiento, el contenedor flexible es una especie de saco hecho con
tejido resistente y caucho vulcanizado, con un revestimiento interno que
varía según su uso. Se utiliza para almacenamiento y movimiento de
sólidos a granel y de líquidos, con capacidad que puede variar entre 500
a 1000 kilos. Su movimiento puede hacerse por medio de apiladoras o
grúas
Es muy común la utilización de técnicas de almacenamiento asociado el sistema
de apilamiento de cajas o plataformas, que proporcionan flexibilidad y mejor
aprovechamiento vertical de los almacenes.

Inventario Físico
Se da el nombre de inventario de mercancía a la verificación o confirmación de
la existencia de los materiales o bienes patrimoniales de la empresa. En
realidad, el inventario es una estadística física o conteo de los materiales
existentes, para confrontarla con la existencia anotadas en los ficheros de
existencias o en el banco de datos sobre materiales.
Algunas empresas le dan el nombre de inventario físico porque se trata de una
estadística física o palpable de aquellos que hay en existencias en la empresa y
para diferenciarlos de la existencia registradas en las FE.
El inventario físico se efectúa periódicamente, casi siempre en el cierre del
periodo fiscal de la empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasión,
el inventario se hace en toda la empresa; en la bodega, en las secciones, en el
depósito, entre otras. El inventario físico es importante por las siguientes
razones:
 Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las
FE y la existencias físicas (cantidad real en existencia).
 Permite verificar las diferencias entre las existencias físicas contables,
en valores monetarios.
 Proporciona la aproximación del valor total de las existencias (contables),
para efectos de balances, cuando el inventario se realiza próximo al cierre
del ejercicio fiscal.
La necesidad del inventario físico se fundamenta en dos razones:
 El inventario físico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser
transcrito en el libro de inventario, conforme la legislación.
 El inventario físico satisface la necesidad contable, para verificar, en
realidad, la existencia del material y la aproximación del consumo real.

Codificación de Materiales

Para facilitar la localización de los materiales almacenados en la bodega, las

empresas utilizan sistemas de codificación de materiales. Cuando la cantidad de
artículos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos
nombres, marcas, tamaños, etc.
Para facilitar la administración de los materiales se deben clasificar los artículos
con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje
adecuado, operativo operacionalización de la bodega y control eficiente de las
existencias. Se da el nombre de clasificación de artículos a la catalogación,
simplificación, especificación, normalización, esquematización y codificación de
todos los materiales que componen las existencias de la empresa. Veamos mejor
este concepto de clasificación, definiendo cada una de sus etapas.
Catalogación: Significa inventario de todos los artículos los existentes sin omitir
ninguna. La catalogación permite la presentación conjunta de todo los artículos
proporcionando una idea general de la colección.
Simplificación: Significa la reducción de la gran diversidad de artículos
empleados con una misma finalidad, cuando existen dos o más piezas para un
mismo fin, se recomienda la simplificación favorece la normalización.
Especificación: significa la descripción detallada de un artículo, como sus
medidas, formato, tamaño, peso, etc. Cuando mayor es la especificación, se
contara con más informaciones sobre los artículos y menos dudas con respecto
de su composición y características. La especificación facilita las compras del
artículo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material que se
comprara. Facilita la inspección al recibir el material, el trabajo de
ingeniería del producto, etc.
Normalización: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus
diversas aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre
el uso de los materiales.
Estandarización: significa establecer idénticos estándares de peso, medidas y
formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre
ellos. La estandarización hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual
especificación, con lo cual se evita que cientos de tornillos diferentes entre
innecesariamente en existencias.
Así catalogamos, simplificamos, especificamos, normalización y estandarización
constituyen los diferentes pasos rumbo a la clasificación. A partir de la
clasificación se puede codificar los materiales.

Clasificación y Codificación de los Materiales

Así clasificar un material es agruparlo de acuerdo con su dimensión, forma, peso,
tipo, características, utilización etc. La clasificación debe hacerse de tal modo
que cada género de material ocupe un lugar específico, que facilite su
identificación y localización de la bodega
La codificación es una consecuencia de la clasificación de los artículos.
Codificar significa representar cada artículo por medio de un código que contiene
las informaciones necesarias y suficientes, por medio de números y letras. Los
sistemas de codificación más usadas son:
 Alfabético
 Numérico
 Alfanumérico.
El sistema alfabético codifica los materiales con un conjunto de letras, cada una
de las cuales identifica determinadas características y especificación.
El sistema numérico limita el número de artículos y es de difícil memorización,
razón por la cual es un sistema poco utilizado.
El sistema alfanumérico es una combinación de letras y números y abarca un
mayor número de artículos. Las letras representan la clase de material y su grupo
en esta clase, mientras que los números representan el código indicador del
artículo.
AB --- 286

Código indicador --- Grupo

El sistema alfanumérico es lemas utilizado en las empresas por su simplicidad,

facilidad de información e ilimitado número de artículos que abarca.