ÍNDICE

1. Objeto del documento ……………………………………...............................6

2. Objetivo. ........................................................................................................6

3. Manual de usuario........................................................................................6
3.1. Pantalla Inicial...................................................................... ……….... .…6
3.2. matriz de evaluación de sistema de gestión……………………….…..…7
3.3. resultados ……………………………………………...................................13
3.4. plan de acción .........................................................................................14
3.5. criterios de evaluación ………………. ...................................................15
3.6. evidencias ………………………………. ..................................................15

4. Glosario............................................................................................................15
 Lista de Figuras

Ilustración 1.1: portada...............................................................................................7

Ilustración 1.2: tabla de riesgos ..............................................................................7
Ilustración 1.3. matriz evaluación sistema de gestión.............................................8
Ilustración 1.4: barra de titulo ....................................................................................8
Ilustración 1.5: tabla de evaluación de criterio numérico y cromático..................9
Ilustración 1.6: parte inferior tabla evaluación sistema de gestión .......................9
Ilustración 1.7: tabla de resultados..........................................................................10
Ilustración 1.8: tabla de resultados plan de acción.................................................10
Ilustración 1.9: grafica de barras de resultados plan de acción............................12
 1. Objeto del documento
El presente documento pretende mostrar al usuario el funcionamiento de la
herramienta EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES MINIMOS

2. Objetivo
Se pretende mostrar de una manera clara y concisa el funcionamiento de la
herramienta EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES MINIMOS para identificar el
estado actual de la empresa en relación al SST

3. Manual de usuario

3.1. Portada
Corresponde a la pantalla de inicio de la herramienta, da la bienvenida al usuario al
sistema y ofrece las distintas alternativas para la solicitud de la información básica
de la empresa.

Ilustración 1.1: portada

3.1.1 Descripción de la información solicitada: aquí encontrara como se debe

llenar la información básica requerida.
Autoevaluación realizada por: en este ítem se colocará el nombre del responsable
encargado por la empresa para hacer la autoevaluación.
Fecha: se designará la fecha en que se realiza la evaluación
Ciudad: la ciudad en que se realiza la evaluación
Asesor cuenta: se designará con el nombre del responsable encargado del sistema SST.
Nombre de la empresa afiliada: se le asigna el nombre de la empresa que se evaluara
NIT: Es el Número de Identificación Tributaria, conocido también por el acrónimo NIT, es un
número único colombiano que asigna la DIAN a las empresas.
Ciudad: lugar en que fue emitido el número NIT
Sector económico: Corresponde a la actividad económica desarrollada por la empresa y
cuyos elementos tienen características comunes, guardan una unidad y se diferencian de
otras agrupaciones. Su división se realiza de acuerdo a los procesos de producción que
ocurren al interior de cada uno de ellos. Según la división de la economía clásica, los
sectores de la economía son los siguientes:
Sector primario o sector agropecuario.
Sector secundario o sector Industrial.
Sector terciario o sector de servicios.
Descripción de la actividad productiva o de servicios: breve reseña de su actividad de
la empresa.
Clase de Riesgo: este punto hace referencia a la normatividad colombiana que establece
cinco clases de riesgo para la empresa según su actividad económica, cada una de estas
clases de riesgo tiene un valor mínimo y máximo de cotización.

Ilustración 1.2 tabla de riesgos ARL sura

Numero actividad Económica: hace referencia a la asignación de un digito que diferencia

su actividad en el ámbito empresarial.
1. Sector agropecuario: Corresponde al sector primario mencionado anteriormente.
2. Sector de servicios: Corresponde al sector terciario mencionado anteriormente.
3. Sector industrial: Corresponde al sector secundario mencionado anteriormente.
4. Sector de transporte: Hace parte del sector terciario, e incluye transporte de carga, servicio
de transporte público, transporte terrestre, aéreo, marítimo, etc.
5. Sector de comercio: Hace parte del sector terciario de la economía, e incluye comercio al
por mayor, minorista, centros comerciales, cámaras de comercio, San Andresito, plazas de
mercado y, en general, a todos aquellos que se relacionan con la actividad de comercio de
diversos productos a nivel nacional o internacional.
6. Sector financiero: En este sector se incluyen todas aquellas organizaciones relacionadas
con actividades bancarias y financieras, aseguradoras, fondos de pensiones y cesantías,
fiduciarias, etc.
7. Sector de la construcción: En este sector se incluyen las empresas y organizaciones
relacionadas con la construcción, al igual que los arquitectos e ingenieros, las empresas
productoras de materiales para la construcción, etc.
8. Sector minero y energético: Se incluyen en él todas las empresas que se relacionan con
la actividad minera y energética de cualquier tipo (extracción de carbón, esmeraldas, gas y
petróleo; empresas generadoras de energía; etc.).
9. Sector solidario: En este sector se incluyen las cooperativas, las cajas de compensación
familiar, las empresas solidarias de salud, entre otras.
10. Sector de comunicaciones: En este sector se incluyen todas las empresas y
organizaciones relacionadas con los medios de comunicación como (telefonía fija y celular,
empresas de publicidad, periódicos, editoriales, etc.).
Presidente del COPASST: nombre completo de la persona responsable en dicho cargo
Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo: nombre
completo de la persona o personas responsables en esta asignación.
Número de Centros de Trabajo: se entiende por centro de trabajo toda edificación o área
a cielo abierto en el que laboran los trabajadores, destinada a una actividad económica en
una empresa determinada.
Cuando una empresa tenga más de un centro de trabajo, los trabajadores de uno o más de
ellos podrán clasificarse en una clase de riesgo diferente, siempre que se cumplan algunas
condiciones.
Número de trabajadores totales: este ítem hace referencia al total de trabajadores con
que la empresa cuenta.
REALIZAR AUTOEVALUACION: Después de tener las casillas con la información solicitada
este botón al ser pulsado lo llevara a la matriz EVALUACIÓN SISTEMA DE GESTION.

3.2 EVALUACION SISTEMA DE GESTION. presenta una matriz con la cual se

hallará el resultado en que se encuentra la empresa y su nivel de aceptación, con relación a
la normativa vigente de SST.
De acuerdo con la autoevaluación le arrojará unos planes de acción que le permitirán a la
empresa obtener un porcentaje óptimo de mejoramiento y así lograr la certificación. Esto se
hace a través de un listado de requisitos que se encuentran enunciados en la parte izquierda
de la pantalla.

ilustración 1.3 matriz evaluación sistema de gestión

3.2.1 barra de título: esta barra designa en la parte izquierda los requisitos
establecidos por la normativa vigente y en la parte derecha un check list que el permitirá al
evaluador la verificación de cada ítem. Colocará una X a cada aspecto evaluado como se
muestra en la ilustración 1.3.

Documentado
45001 0312 No tiene Publicado Divulgado Auditado Total Observaciones
y aprobado

ilustración 1.4 barra de titulo

A continuación, se definen cada uno de los aspectos contemplados en la ilustración anterior:
45001: requisitos de la norma ISO45001
0312: requisitos de la resolución 0312 y articulo 1072
No tiene: la casilla hace referencia a la no existencia del requisito.
Documentado y aprobado: el requisito esta verificado y con soporte documental
Publicado: el requisito tiene soporte documental pero no ha sido sociabilizado.
Divulgado: el requisito ha sido sociabilizado a los empleados bien sea a través de
capacitación o comunicación escrita.
Auditado: el requisito ha cumplido todos los ítems anteriores y además ha sido revisado por
la auditoria interna.
Total: corresponde al resultado automático numérico y cromático del registro evaluado,
este se da por un valor asignado en criterios de evaluación ya establecidos donde el color
rojo y cuyo resultado numérico es 1 indica la mayor prioridad y deberá ser atendida lo más
rápido posible hasta llegar al color verde cuyo resultado numérico es 5 que señala la
conformidad del requisito. En la siguiente tabla se indica esta valoración:

CRITERIOS DE EVALUACION
1 No tiene
2 Documentado y aprobado
3 Publicado
4 Divulgado
5 Auditado

ilustración 1.5 tabla de evaluación de criterio numérico y cromático

Observaciones: son anotaciones que el evaluador especificara para ser atendidas por las
personas responsables en cada ítem.
3.2.2 parte inferior de la matriz de evaluación sistema de gestión: En esta
sección encontrara una casilla denominada TOTAL: cuya función es la sumatoria total que
arroja la evaluación del sistema de gestión y con la cual se evaluara en qué punto se
encuentra su sistema de gestión en ese momento.

ilustración 1.6 parte inferior de la tabla evaluación sistema de gestión

 Por último, se encuentra el botón Ver Resultado el cual al ser pulsado lo
llevara a la siguiente tabla designada con el nombre de RESULTADOS.

3.3 RESULTADOS. muestra diversos cuadros explicativos con indicadores efecto

de la información expuesta por el evaluador en la matriz evaluación del sistema de gestión
que se explicaran a continuación:

ilustración 1.7 tabla de resultados

3.3.1 cuadro de resultado de la evaluación del sistema de gestión en este se

presenta los requerimientos de la norma los cuales son ponderados porcentualmente a
través de unos niveles de importancia que están dados en otra tabla la cual se encuentra en
criterios de evaluación, estos porcentuales son sumados generando un total el cual indica el
nivel de conformidades que se encuentra la empresa. Además, le determina el plan de
acción a seguir en un aviso en la parte derecha del cuadro.
 ilustración 1.8 tabla de resultados plan de acción
3.3.2 interpretación grafica de resultado de la evaluación del sistema de
gestión en este se presenta los resultados de la norma los cuales son ponderados
porcentualmente y dan una idea más clara en el nivel que se encuentra su sistema para
poder tomar decisiones efectivas al respecto

ilustración 1.9 grafica de barras de resultados plan de acción