IMPORTANDO BASES DE DATOS

Fotografía #1 que muestra computadoras representando un proceso de importación de datos, recuperada el 26 de

febrero del 2019, a partir de la fuente siguiente: https://comocrearun.org/base-datos/

Material recopilado por Katiuska de Jesús Cassó Placencia para la asignatura Contabilidad Computarizada II .2019.
 Importando bases de datos
CONTABILIDAD COMPUTARIZADA II

Terminología

Fotografía #2 que muestra símbolos que representan una base de datos, recuperada el 26 de febrero del 2019, a
partir de la fuente siguiente: https://concepto.de/wp-content/uploads/2018/04/base-de-datos

Importar:
Obtener información, generalmente en forma de archivo, de otro
programa o de un periférico de una computadora.

Base de Datos:
Conjunto de datos organizado de tal modo que permita obtener conrapide
z diversos tipos de información.

La contabilidad es indispensable para administrar y evaluar eficientemente

el rendimiento financiero y económico de un negocio. Sin embargo, entre
más grande es la empresa más compleja es la labor de registro de datos en
las respectivas cuentas, libros, formas, asientos y demás por el estilo que
hay que llevar para garantizar una buena gestión contable y cumplir a
cabalidad con las obligaciones fijadas por la ley.

En este sentido, la carga masiva se ha convertido en un excelente recurso

para simplificar el trabajo de ingreso de datos en los sistemas de

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contabilidad digitales. Los softwares que actualmente están utilizando los

contadores poseen herramientas de importación masiva, y el sistema se
encarga de subir un archivo plano de Excel (o de las bases de datos de
algunos programas) toda la información relacionada con ítems, clientes,
proveedores, terceros, saldos, etc. Esto se traduce en cierta utilidad que se
puede ver desde 2 perspectivas estrechamente relacionadas: la Funcional y
la de Beneficio para el usuario.

visión funcional de la carga masiva

de datos

Vector 1 que muestra una representación de una carga masiva de datos, recuperada el 26 de febrero del 2019, a
partir de la fuente siguiente: https://blog.nubox.com/carga-masiva-en-un-sistema-de-contabilidad

Funcionalmente, a los contadores la carga masiva les sirve para ingresar

rápidamente toda la información que deben registrar en el sistema de
contabilidad para cumplir con sus obligaciones. Un claro ejemplo de esto
son los comprobantes o los asientos contables, tan necesarios para
mantener al día los libros y, posteriormente elaborar los estados
financieros.

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De igual manera, la carga masiva de datos simplifica al máximo las

aperturas, pues de otra manera sería necesario ingresar a granel y
manualmente toda la información contable del ejercicio anterior.

La importación masiva también representa un enorme beneficio funcional

a la hora de registrar los datos de los Documentos Tributarios Electrónicos
DTE's emitidos a través de un software de facturación electrónica,
pues elimina la necesidad de ingresar una y otra vez la información de los
documentos.

Sin ninguna duda, funcionalmente la carga masiva se traduce en una

simplificación de todo el trabajo tedioso que representa el ingreso de
información de forma manual. Todo es cuestión de seguir las indicaciones
del proveedor del sistema y solicitar ayuda del equipo de soporte hasta
tener un dominio total de la herramienta, pues esta puede tener
variaciones de funcionamiento.

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Beneficio para el usuario

Vector 2 que muestra un computador con una llave en el centro representando la seguridad del usuario, recuperada
el 26 de febrero del 2019, a partir de la fuente siguiente: https://blog.nubox.com/carga-masiva-en-un-sistema-de-
contabilidad

a) Ahorro de tiempo: aunque la velocidad de carga de datos puede

variar de un sistema a otro o dependiendo de las características
técnicas del equipo en que esté instalado, el ingreso de la
información siempre va a ser muchísimo más rápido a que cuando se
hace manualmente.
b) Aumento de la productividad: el ahorro de tiempo se traduce en la
posibilidad de dedicar parte de la jornada a la elaboración de otras
tareas, aumentando en un alto porcentaje el nivel de producción del
contador o su estudio contable. Además, hay que tenerlo en cuenta,
se reduce a cero el valor de los honorarios correspondientes al
ingreso manual de la información (independientemente del
encargado de hacerlo).
c) Reducción de errores de ingreso: al importar los datos desde un
Archivo de Excel (u otras bases de datos, cuando el sistema lo
permite), garantiza que toda la información se registre en el sistema

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tal y como es ¿Qué significa esto? que las fallas asociadas al ingreso
de datos de forma manual desaparecerán por completo.
d) Mayor precisión: si la información se ingresa de forma correcta, los
informes, análisis y demás documentos que deriven de ellos
corresponderán a la realidad.

Lo anterior, es ideal para los contadores modernos cuyos retos se enfocan

más en todo lo relacionado con la analítica de datos y la asesoría en la parte
administrativa y gerencial de la empresa.

Por ejemplo, hoy en día se espera que un profesional en contabilidad,

además de realizar los estados financieros para cumplir con el cierre
contable, los analice y estructure de modo tal que su trabajo sirva para la
toma de decisiones relevantes en las áreas financiera y económica del
negocio. En otras palabras, los informes deben hablar a la vez que
proyectan con claridad el ambiente contable y financiero de la empresa.

En resumen, la carga masiva o proceso de importar datos en un sistema

contable es de extrema utilidad. Hay que asegurarse que el software a
utilizar cuente con dicha herramienta, y utilizarla siempre que sea necesario
o se manejen grandes volúmenes de datos. No se puede olvidar que las
tareas repetitivas ahora son responsabilidad de las herramientas
tecnológicas, mientras que el contador se dedica a una labor mucho más
valorada: el análisis y la asesoría.

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Puntos por considerar para realizar

importación de datos masivos

Fotografía #3 que muestra una computadora con lenguaje de programación en pantalla representando el proceso
de importar datos, recuperada el 26 de febrero del 2019, a partir de la fuente siguiente:
https://www.datacentric.es/blog/bases-datos/base-de-datos-crawling-data-scraping/

a) Exporte desde el software existente para crear un archivo de

exportación de datos en Excel, si hasta el momento lleva contabilidad
manual, debe crear una base de datos en Excel.

b) Limpie el archivo de importación para garantizar la precisión y la

coherencia. Esto implica la actualización de datos para eliminar
duplicados, la eliminación de información innecesaria, la corrección
ortográfica y de otros errores y la aplicación de las convenciones de
nomenclatura.

c) Compare sus campos de datos con los campos del software en los
que puede importar y verifique que sus datos se asignarán a los

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campos del nuevo sistema adecuados. Es posible que necesite ajustar

la asignación antes de completar la importación.

d) Realice los cambios de configuración necesarios en el software para

controlar los datos importados. Por ejemplo, es posible que necesite
crear campos personalizados, agregar valores nuevos a listas de
selección o desactivar temporalmente reglas de flujo de trabajo.

Referencias
1. Recuperado el 26 de febrero del 2019 a partir de la siguiente
dirección: https://blog.nubox.com/carga-masiva-en-un-sistema-de-
contabilidad

2. Recuperado el 26 de febrero del 2019 a partir de la siguiente

dirección: https://trailhead.salesforce.com/es-
MX/content/learn/modules/lex_implementation_data_managemen
t/lex_implementation_data_import

3. Recuperado el 26 de febrero del 2019 a partir de la siguiente

dirección: http://dle.rae.es/?id=L5Z4xUK
4. Recuperado el 26 de febrero del 2019 a partir de la siguiente
dirección: (http://dle.rae.es/?id=5ASmP2Z