REGLAMENTO

DE EXHIBICIÓN
Instituto
El término Instituto utilizado en este documento, se refiere al Instituto de Ingenieros de Minas del Perú, sus oficinas o
empleados que lo representan en la administración del XI Congreso Internacional de Prospectores y Exploradores –
proEXPLO 2019.

Coordinador General
El Coordinador General representa en todos los casos al Instituto ante el Exhibidor y es la persona encargada de velar
por el cumplimiento de las disposiciones del XI Congreso Internacional de Prospectores y Exploradores – proEXPLO
2019.

Admisión de Exhibidores
El Instituto se reserva el derecho de aceptar la participación de cualquier compañía, producto o servicio.

Representante del Exhibidor

Cada Exhibidor deberá designar a un representante ante el Instituto. El Exhibidor acepta y reconoce como válida,
cualquier gestión, solicitud o contrato que su representante realice en su nombre.

Responsabilidades
El Instituto no se responsabiliza por los daños ocasionados por actos que estuvieran fuera del control y previsión del XI
Congreso Internacional de Prospectores y Exploradores – proEXPLO 2019, como terrorismo, vandalismo, desastres
naturales; por la pérdida o daños causados a muestras, equipos, herramientas y material de decoración del Exhibidor;
por los accidentes que pudiera sufrir el personal propio o contratado, ni por los daños que los bienes del Exhibidor
pudieran causar a terceros, por lo que se requerirá que el Exhibidor contrate un seguro que cubra todos estos riesgos.
El Exhibidor será responsable por cualquier daño o perjuicio que cause a las instalaciones del Sheraton Lima Hotel &
Convention Center. Los daños que pudieran ocurrir serán tasados por el Instituto y pagados por el Exhibidor antes de
retirar su mercadería.

Subarriendo
El Exhibidor no podrá subarrendar parcial ni totalmente, el área contratada. El incumplimiento de esta cláusula dará
lugar a la cancelación automática del contrato y a la devolución del stand al Instituto sin reembolso alguno.

Inscripciones Libres
El Contrato de Participación da derecho a una inscripción a las Conferencias por stand. Dos inscripciones con acceso
Solo a la Exhibición por stand y 30 tarjetas de invitación a la Exhibición, la misma que tiene validez para un solo
ingreso.

Exhibición de las Muestras

La exhibición de equipos en funcionamiento y muestras será autorizada solo si éstos no representan peligro o
incomodidad para los participantes o instalaciones. No se permitirá el uso de equipos de amplificación de sonido,
excepto para presentaciones audiovisuales, en cuyo caso el volumen no deberá interferir con el normal
desenvolvimiento de XI Congreso Internacional de Prospectores y Exploradores – proEXPLO 2019.

Características de los Stands

El XI Congreso Internacional de Prospectores y Exploradores – proEXPLO 2019 ofrece stands con una decoración
básica. Las medidas de cada stand es de 3.00 m. ancho x 2.00 m. fondo. Las paredes son de melamine color blanco,
cuentan con un friso en la parte frontal, en él se colocará el nombre del Exhibidor. La iluminación cuenta con 3
braquetes con focos de 60 w. cada uno (luz blanca) y un tomacorriente doble con cable vulcanizado. El exhibidor
podrá consumir energía eléctrica hasta 400 watts por stand libre de costo.
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Diseños Propios
Toda modificación al diseño original del stand deberá ser aprobada por el XI Congreso Internacional de Prospectores
y Exploradores – proEXPLO 2019. El nuevo diseño deberá respetar la armonía general del evento por lo que deberá
ser presentado al XI Congreso Internacional de Prospectores y Exploradores – proEXPLO 2019 hasta el 13 de abril de
2019. No está permitido clavar, pintar ni exceder las dimensiones establecidas. Cualquier modificación correrá por
cuenta del Exhibidor.

Decoración
La decoración de los stands es responsabilidad de El Exhibidor; sin embargo el Instituto tendrá autoridad y facultad de
discernimiento al respecto, pudiendo ordenar, si lo considerara necesario, el reemplazo, reubicación o nueva
decoración del stand a costo del Exhibidor, sin requerir autorización previa del mismo.

Ingreso de Personal
• El personal del Exhibidor así como sus contratistas, deberán estar debidamente identificados con su DNI y ser
mayores de edad, para el ingreso a la sede del XI Congreso Internacional de Prospectores y Exploradores –
proEXPLO 2019, tanto en los períodos de montaje y desmontaje como durante el evento, para lo cual el exhibidor
deberá enviar al Instituto a más tardar el 26 de abril, 2019, la relación de las personas que estarán a cargo del
montaje y desmontaje de su stand, indicando el número de DNI, caso contrario no podrá ingresar.
• Durante la exhibición, el ingreso peatonal será por la puerta principal de Av. Paseo de la República 170, Lima.
• La exhibición se llevará a cabo en la sala Koricancha y la Terraza.
• El ingreso y retiro de estructuras deberá hacerse por la puerta lateral (rampa del hotel ubicada en la avenida
España Cdra. 1) mencionando el evento en el que participarán.
• El material de decoración y promocional de los exhibidores será admitido en el recinto, acompañado de una Guía
de Ingreso emitida por triplicado por el Exhibidor.
La guía será visada por el Responsable de Seguridad que disponga la organización. Todo exhibidor así como los
contratistas, deberán ingresar contando con los materiales de seguridad recomendados para el tipo de actividad
que realicen y la presentación de la Póliza de Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo.
• De contar con diseño propio, las tareas de construcción y/o armado de estructuras deberán realizarse el viernes
17 y sábado 18 de mayo, 2019 (de 08:30 – 17:00 hrs). En el caso que no cuente con un diseño propio y por ende
no requiera de armado de estructuras y solo decoración del stand, el mismo se podrá realizar el domingo 19 de
mayo, 2019 (de 08:30 – 17:00 hrs).
• No se permitirán trabajos de acondicionamiento durante las horas de exhibición. El Exhibidor que no haya
concluido, podrá continuar sólo después del cierre (previa coordinación con el Instituto). Todos los stands deberán
mantenerse montados hasta el final de la exhibición, quedando prohibido el retiro de cualquier producto exhibido,
con anterioridad.

Personal a cargo de la atención del stand

Con la finalidad de salvaguardar la imagen y cuidar los estándares de calidad del XI Congreso Internacional de
Prospectores y Exploradores – proEXPLO 2019, considerar lo siguiente:
Durante el turno de servicio, las personas a cargo del stand deberán mostrar orden, buenos modales, actitud de
servicio en su relación con los visitantes y vestir con sobriedad acorde al profesionalismo y seriedad del evento así
como de la empresa a la que está representando. El IIMP podrá formular observaciones a la vestimenta de las personas
contratadas por el Exhibidor para la atención de su stand, que no se atengan a los parámetros definidos.

Distribución de Material Promocional

La distribución de material promocional deberá realizarse dentro del stand del Exhibidor. Prohibida la distribución de
bebidas alcohólicas y no alcohólicas.

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Desmontaje de Instalaciones
• Los Exhibidores podrán realizar su desmontaje el día jueves 23 de mayo de 08:30 a 16:00hrs. por la puerta lateral
(rampa del hotel ubicada en la avenida España Cdra. 1).
• En el caso de Core Shack podrán retirar sus muestras a partir del miércoles 22 de mayo al culminar el evento hasta
las 20:00 horas.

Servicios de X Congreso Internacional de Prospectores y Exploradores – proEXPLO 2017

El IIMP proveerá los siguientes servicios a todos los exhibidores:
• Energía eléctrica. La energía eléctrica es monofásica, incluye tomacorriente doble de 250 watts. Si el Exhibidor
requiriera de mayor energía que proporcionada (400 watts), deberá indicarlo antes del 26 de abril, 2019.
El XI Congreso Internacional de Prospectores y Exploradores – proEXPLO 2019 evaluará su factibilidad y le hará
llegar el presupuesto de costo adicional para su cancelación inmediata por energía adicional (US$0.35 cada watt).
Si el Exhibidor no comunicara su requerimiento de energía adicional hasta la fecha indicada, se asumirá que está
conforme con la energía ofrecida, no pudiendo exceder el consumo establecido.
• Muebles. Los stands vienen equipados con una mesa, dos sillas, una credenza individual con puerta con llave y
un cesto para la basura.
El alquiler de otros elementos es potestad del exhibidor.
• Vigilancia. Se brindará servicio de Vigilancia que tendrá a su cargo la seguridad general del recinto.
• Limpieza. La de las zonas de circulación estará a cargo de X Congreso Internacional de Prospectores y
Exploradores – proEXPLO 2019 en el horario de 10:00 hrs. y 15:00 hrs.
• Internet. Se brindará a cada responsable del stand, una contraseña para poder acceder a internet. El uso de la
línea es limitado, por lo que se recomienda no hacer descargas de archivos pesados. Esta contraseña es de uso
exclusivo para su stand.

Cronograma
• Miércoles 15 de marzo, 2019. Fecha límite para la cancelación de los stands. A partir de esta fecha los
Contratos de Participación se recibirán con la cancelación del valor total.
• Viernes 12 de abril, 2019. Fecha límite para solicitar alquiler de mobiliario.
• Viernes 12 de abril, 2019. Fecha límite para enviar el Diseño Propio de su stand en caso vayan a realizarlo.
• Viernes 12 de abril, 2019. Fecha límite para entregar la ficha con los datos exactos para el friso, no se
realizarán cambios pasada esta fecha.
• Viernes 26 de abril, 2019. Fecha límite para enviar relación de las personas a cargo del montaje y
desmontaje.
• Viernes 26 de abril, 2019. Fecha límite para solicitar, en caso requiera, mayor electricidad que la otorgada
por la Organización, que es de 400watts por stand. Costo US$0.35 por cada watt adicional.
• Viernes 17 y sábado 18 de mayo, 2019. Montaje de stands con estructura – Diseño Propio
• Domingo 19 de mayo, 2019. Decoración de stands de 08:30 - 18:00 hrs.
• Horario de Exhibición
Lunes 20 de mayo, 2019 09:00 - 18:00 hrs.
Martes 21 de mayo, 2019 09:00 - 18:00 hrs.
Miércoles 22 de mayo, 2019 09:00 - 18:00 hrs.

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