AA1-E4-PLAN DE COMPRA DE SOFTWARE

Por:
GUSTAVO ADOLFO OROZCO DUQUE

Profesor:
JAVIER MAURICIO ALVAREZ VARGAS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

GESTIÓN Y SEGURIDAD DE BASES DE DATOS
CENTRO DE SERVICIOS FINANANCIEROS
MEDELLIN-ANTIOQUIA
2019
 CONTENIDO

pág.

INTRODUCCION………………………………………………………………………2

ADQUISICIÓN DE SOFTWARE……………………………………………………...4

COMPRAR SOFTWARE OBSOLETO……………………………………………….4

CONSIDERACIONES GENERALES………………………………………………...5

EVALUACIÓN DE PROPUESTA……………………………………………………..6

FINANCIAMIENTO……………………………………………………………………..7

NEGOCIACIÓN DEL CONTRATO……………………………………………………7

REQUISICIÓN DE SOFTWARE………………………………………………………8

JUSTIFICACIÓN………………………………………………………………………………9

OBJETIVOS……………………………………………………………………………………9.

DETALLE DE LAS NECESIDADES………………………………………………………….9

ADQUISICIONES PLANEADAS……………………………………………………………12

RECOMENDACIONES………………………………………………………………………15

INDICE
 INTRODUCCIÓN

Una licencia de software se puede definir como un contrato donde se especifican

los términos de uso de una aplicación, incluyendo los derechos del propietario del
software y los derechos del usuario final.
Es necesario destacar que todos los softwares deben estar legalmente soportados
(órdenes de compra, recibos, facturas o cualquier documentación similar aceptable)
por el usuario final; ya que el fabricante o propietario pudiera exigirlos durante una
auditoria, y cualquier infracción puede incurrir en faltas legales graves.
Existen varios tipos de licencias, entre ellas se pueden destacar: Licencias tipo
propietario, la cual garantiza el uso de una o más copias del software, pero el
propietario se queda con dichas copias del software publicado, el usuario debe
aceptar la licencia antes que se le permita utilizar el software. Licencias Públicas
Generales (GNU) estas son acuerdos sobre los cuales el “software libre” se
encuentra licenciado. En este tipo de licencias se le permite al usuario final
manipular el código, pero cualquiera de estas debe estar soportada por una licencia
GNU GLP. El software puede ser o no distribuido por una cuota/honorario opcional
no obligatoria, es decir que la distribución de dichas modificaciones no tiene ningún
costo.
Licencia de Acuerdos del Usuario Final (EULA), este tipo de licencia le indica al
usuario los términos de uso del software. Los acuerdos con las organizaciones o
compañías usualmente toman la forma de contrato entre la organización y el
fabricante del software, y especifica bajo que términos cada usuario de la empresa
utilizará el software. Las licencias de estación de trabajo permiten la instalación de
la aplicación sobre un (1) solo computador, donde no se está permitido instalarlas
en otros equipos a menos que se adquieran licencias adicionales. La mayoría de
los acuerdos de licencia le permiten al usuario realizar una copia de respaldo del
software pero solo para ser utilizada sobre ese mismo equipo o en otro equipo
mientras se elimine el software del equipo original. Licencias de Uso Simultaneo,
este tipo de licencia permite instalar el software el múltiples equipos tanto como el
número de licencias de le permita instalar. Las licencias de uso simultáneo
usualmente son utilizadas en conjunto con un software Gestor de Licencias, que
previene que se utilicen más licencias de las adquiridas.
Las Licencias en Sitio, permiten el uso del software en cualquier computador en un
lugar específico. Licencias ilimitadas permiten la instalación del software en
cualquier cantidad de computadores, siempre y cuando estos se encuentren
ubicados dentro del mismo lugar específico. Alguna de estas licencias permiten la
instalación en equipos de propiedad de alguna entidad (tal como universidades) sin
importar la ubicación física de este. Algunos fabricantes restringen la cantidad de
equipos en donde se puede instalar el software.
Las Licencias de Uso perpetuo trabajan sin fecha de expiración, donde se le permite
el uso del software indefinidamente, sin requerir pagos para continuar con el uso.
La mayoría del software que las personas compran para uso doméstico son de este
tipo. Por otra parte existen Licencias de uso NO Perpetuo, las cuales “arriendan” el
software para su uso por un periodo específico de tiempo, normalmente anual. Los
usuarios deben eliminar el software de su computador si el tiempo de arriendo se
vence.
Finalmente, existen licencias con mantenimiento, en donde los acuerdos le permiten
al usuario obtener mantenimiento o garantía a través del mismo pago original de la
licencia; en la cual se le permite al usuario recibir nuevas versiones del software por
uno o dos años hasta que el acuerdo de mantenimiento expire.

Palabras clave: Términos de uso, derechos del propietario, Licencias tipo propietario,
Licencias Públicas Generales (GNU), Licencia de Acuerdos del Usuario Final
(EULA), Licencias de estación de trabajo, Licencias de Uso Simultaneo, Licencias
en Sitio, Las Licencias de uso Perpetuo, Licencias de uso NO Perpetuo, Licencias
con mantenimiento.
 ADQUISICIÓN DE SOFTWARE

En un mundo cada vez más conectado, más global, más inmediato y más social, las
empresas – grandes y pequeñas – reconocen la necesidad de tener una operación
integrada, una visibilidad de sus procesos internos y una relación más clara y
estrecha con sus clientes. Empleados y directivos entienden que la diferencia entre
el ver los resultados del mes pasado o poder estar “en línea” y en “tiempo real”
puede convertirse en ventajas estratégicas para crecer en ventas y en satisfacción
del cliente a la vez que controla y disminuye sus costos de operación. Logrando en
ocasiones su eficacia al comprar software.

Sin embargo, evaluar y comprar software es una de las actividades más complejas
que hay para cualquier empresa en la actualidad. Por la diversa variedad de
soluciones y proveedores disponibles en el mercado, las empresas deben
enfrentarse a un cúmulo de alternativas y opciones como la “compra vs. El
arrendamiento”, el “licenciamiento perpetuo vs. el pago por uso”, “la instalación local
vs. La remota”.

También la escogencia de múltiples opciones de modelos y métricas de

licenciamiento, la homogeneización de conceptos técnicos y legales en el marco de
unos requerimientos funcionales, el entendimiento de las prácticas comerciales y
las políticas de licenciamiento de los diferentes fabricantes, el alcance de los
contratos de soporte técnico, mantenimiento y actualización de software, etc., etc.,
que terminan convirtiendo cualquier proceso de evaluación, compra
e implementación de software en un proyecto TITÁNICO.

COMPRAR SOFTWARE OBSOLETO

Tal vez por eso, y por los elevados montos de dinero asociados a una inversión
al comprar software, es que en el grueso de las Pymes encontramos una especie
de “pausa en el tiempo” en el que el software que se usa ha sido

1. Desarrollado internamente por uno o varios de los ingenieros de la empresa.

2. Desarrollado hace muchos años, “parcheado” y “reparcheado” varias veces

para incluir nuevas funcionalidades o requerimientos y,

3. Construido sobre arquitecturas tecnológicas ya obsoletas y desconectadas

del estado actual de la tecnología.
Es cierto que nadie conoce más las ventajas de su empresa como sus
mismos empleados pero querer “inventar la rueda” en materia tecnológica,
desarrollando internamente las soluciones informáticas que se utilizan en el día a
día para el manejo de la operación es como querer diseñar y fabricar su propia
maquinaria y como construir sus propios vehículos, en vez de utilizar las
herramientas ya disponibles para ahorrar tiempo y dinero.

Al comprar software como el software POS Cloud, que consiste en reemplazar los
sistemas tradicionales y facilita la toma de decisiones; o la adquisición de
un software gratuito que ayuden al gerenciamiento empresarial. Todo consiste de la
finalidad en los negocios, sus objetivos y el perfil al que vaya a ser implementado.

Para la adquisición del software intervienen 7 factores principales que son:

· Asignar el personal

· Preparar listas de requerimientos

· Requisición de propuestas

· Evaluar alternativas

· Contactar usuarios para confirmar

· Financiamiento para la adquisición

· Negociación de contrato

CONSIDERACIONES GENERALES

Las consideraciones que debemos tomar en cuenta para la adquisición de

software son:

Formar un equipo de evaluación

· Tomar en consideraciones a todos los requerimientos así como las restricciones

 · Solicitud de propuesta
La solicitud de propuesta deberá realizarse mediante las requisiciones que
deberán incluir:

· Información general

· Objetivo

· Propósito

· Fecha limite de entrega

· Fecha limite de aclaraciones

· Cobertura de requerimientos mínimos

· Deseables

· Solicitud de descripción detallada del producto o servicio

· Solicitar especificaciones detallada de servicios de soporte de usuario.

· Coordinar presentaciones

EVALUACIÓN DE PROPUESTA

Para llevar a cabo una buena evaluación de las propuestas presentadas deberán
tomarse en cuenta los siguientes términos:

· Validar lo que ofrece del proveedor (credibilidad de propuesta)

· Analizar propuesta

· Costo

· Disponibilidad

· Calidad de diseño

· Soporte y mantenimiento

· Expansión
· Configuración

· Ambiente de software

· Documentación

posteriormente se deberá verificar con terceros la información sobre los productos

o servicios ofrecidos por el proveedor.

FINANCIAMIENTO

Son tres los puntos que debemos considerar para el financiamiento de la

adquisición del software y son:

· Renta

· Arrendamiento

· Compra

NEGOCIACIÓN DEL CONTRATO

La negociación del contrato deberá contemplar entre otros los siguientes puntos:

· Obtener un contrato justo

· Puntos de negociación:

· Precios

· Costo

· Capacitación

· Penalizaciones

· Posibles problemas que se puedan presentar:

· Contrato a favor del proveedor

· Vendedor profesional, comprador amateur o principiante.

· Convenios no incorporados en cláusulas

· Ausencia de penalizaciones

· Cláusulas integradoras ( dejar sin valides cualquier acuerdo previo)

REQUISICIÓN DE SOFTWARE

Una vez que conozcamos los requerimientos de los sistemas que vamos a
desarrollar, debemos hacer una comparación entre todos los paquetes que
cumplen con las condiciones que requerimos y así elegir el más apto.
Preguntas que debo hacerme en cuanto a requerimientos de Software:
· ¿Qué transacciones y qué tipos de datos vamos a manejar?
· ¿Qué reportes o salidas debe producir el sistema?
· ¿Qué archivos y bases de datos se manejan en el sistema?
· ¿Cual es el volumen de datos a almacenar?
· ¿Cual es el volumen de operaciones?
· ¿Qué hardware y características de comunicaciones se requiere?
· ¿Cuanto cuesta?

Las características a considerar en la Adquisición de software son:

Flexibilidad, capacidades, previsión de auditorias, confiabilidad, contratos de
software y apoyos del proveedor.
Las áreas donde la flexibilidad es deseable son:
· En el almacenamiento de datos.
· En la producción de informes.
· En la entrada de datos.
· En la definición de parámetros.
Capacidad
· El tamaño máximo de cada registro medido en bytes.
· El tamaño máximo de cada archivo medido en bytes.
· El número de archivos que pueden estar activos simultáneamente.
· Número archivos que pueden trabajar.
Previsión de Auditoria y Confiabilidad
· Seguir las transacciones para examinar datos intermedios.
· Imprimir de manera selectiva algunos registros para verificar si cumplen los
criterios.
· Producir un registro diario de las operaciones y su efecto en los datos.
Apoyos del proveedor
· Frecuencia del mantenimiento.
· Servicios que se incluyen en el pago.
· Saber si se incrementa el costo del mantenimiento.
· Horarios disponibles de servicio.
· Saber si tienen servicio de emergencia.
Contratos de Software
Hay dos tipos de contratos:
· Alquilar un paquete de Software y asignación de programación al cliente.
· Dentro del contrato se estipula la propiedad y mantenimiento del software

JUSTIFICACIÓN

Debido a la necesidad de la entidad de abordar los requerimientos de software de

manera oportuna se elabora un plan de compras, con el fin de identificar, registrar,
programar y divulgar las necesidades que cuenta la entidad a la hora de adquirir
licencias de software. En donde, se soportan el valor total de los recursos requeridos,
con el fin de evaluar el nivel de ejecución del presupuesto y pronosticar la demanda
de bienes y servicios de la entidad para la fecha propuesta.

OBJETIVOS

 Crear un plan de compra de software para la entidad, soportando el valor

total de los recursos relacionados con licencias de software dando respuesta
a necesidades específicas.
 Seleccionar el software para una organización determinando claramente la
relación costo beneficio.
 Divulgar las políticas y alternativas de licenciamiento de un software.

DETALLE DE LAS NECESIDADES

La organización Formando Jóvenes, tiene como actividad principal la educación de

jóvenes en programas de formación de nivel técnico y tecnológico. La organización
cuenta con un departamento administrativo donde laboran quince (15) empleados
incluido el Director. Cada uno de los empleados encargados de labores
administrativas tiene un computador de última tecnología, conectado a Internet y
con disposición de tareas compartidas a través de una Intranet. La mayoría de
tareas en las dependencias administrativas están orientadas a la generación de
informes, cálculos, presentaciones y acceso a bases de datos centralizadas.
Una de las preocupaciones del Director es que se tenga en cuenta en el plan de
compra de software, lo necesario para evitar ser víctima de cualquier presencia de
malware o virus que atente contra la integridad de los datos o información que se
pueda manejar en cada estación de trabajo. En la organización también se cuenta
con cinco (5) ambientes de formación, donde reciben capacitación grupos
conformados por treinta (30) aprendices para un total de ciento cincuenta (150)
jóvenes activos. Por política se debe disponer de un computador por estudiante, por
lo que se debe contemplar en el plan de compra de software los paquetes
funcionales para orientar clases en desarrollo de software en ochenta (80)
computadoras y procesos contables y financieros en setenta (70) equipos. De igual
forma se debe tener presente que cada uno de los equipos dedicados a la formación,
debe contar con paquetes funcionales de software para la creación de documentos,
presentaciones, hojas de cálculo y los respectivos accesos a la red local y a Internet,
sin olvidar la protección ante las diferentes formas de malware o virus.
De igual forma se cuenta con una base de datos donde se gestionan las tareas
académicas y administrativas. La base de datos está implementada en el SMBD
Oracle 11 g, sin contar en estos momentos con el debido licenciamiento en el
servidor que fue adquirido en la organización para el apoyo central de los procesos.

Tabla 1. Resumen cantidad de usuarios.

Cantidad Tipo de usuario Descripción

Generación de informes, cálculos,
15 Empleado presentaciones y acceso a bases de datos
centralizadas.
80 Estudiante Desarrollo de software.
70 Estudiante Procesos contables y financieros.
1 SMBD Oracle 11g
 ADQUISICIONES PLANEADAS

Sistema Operativo: Windows 10 Home

Precio: $419.999 COP *
Tipo de licencia: OEM
Cantidad de licencias: 165

Requisitos mínimos del Sistema

Procesador: Procesador o SoC de 1 gigahercio (GHz) o más

RAM: 1 gigabyte (GB) para 32 bits o 2 GB para 64 bits
Espacio en disco duro: 16 GB para SO de 32 bits; 20 GB para SO de
64 bits
Tarjeta gráfica: DirectX 9 o posterior con controlador WDDM 1.0
Pantalla: 800×600
Soporte: Los usuarios de Windows 10 Home recibirán
actualizaciones de Windows Update
automáticamente cuando esté disponible. Los
usuarios tendrán la posibilidad de posponer las
actualizaciones por una cantidad limitada de
estas.

* $377.999 precio especial, para estudiantes, profesores o miembro del personal

elegible.

Software: Office Hogar y Estudiantes 2016

Precio: $349.999 COP
Tipo de licencia: OEM
Cantidad de licencias: 165

Requisitos mínimos del Sistema

Procesador: Procesador de 86 o 64 bits a 1 GHz o más

RAM:
Espacio en disco duro:
Tarjeta gráfica:
rápido con conjunto de instrucciones SSE2
2 GB de RAM
3 GB de espacio en disco disponible
Para la aceleración de hardware de gráficos, se
requiere una tarjeta gráfica DirectX 10.
Pantalla: Resolución de pantalla de 1024 x 768
Sistema operativo: Windows 10, Windows 8.1, Windows 8,
Windows 7 Service Pack 1, Windows Server
2016, Windows Server 2012 R2, Windows
Server 2012 o Windows Server 2008 R2
Versión .NET: Se requiere .NET 3.5. Algunas características
también requieren la instalación de .NET 4.0, 4.5
o 4.6 CLR.
Soporte: Los usuarios de Windows 10 Home recibirán
actualizaciones de Windows Update
automáticamente cuando esté disponible. Los
usuarios tendrán la posibilidad de posponer las
actualizaciones por una cantidad limitada de
estas.

Desarrollo de Software: Aptana Studio 3 / Eclipse

Precio: $0.00 COP
Tipo de licencia: GNU
Cantidad de licencias: 80

Requisitos mínimos del Sistema

RAM: 512 MB RAM, Pentium 4-level processor

Antivirus | Antispyware | ESET Endpoint Security

Firewall | Antispam | Remote
Administration:
Precio: $184.000 COP *
Tipo de licencia: Non-perpetual licenses (2 Años)
Cantidad de licencias: 165

Requisitos mínimos del Sistema

Versión de Windows: Operating systems: Microsoft Windows® 10, 8,

7, Vista, XP, 2000
* Precio por cada cinco (5) equipos.
 SMBD: Oracle 11g
Precio: $10’126.739 COP
Tipo de licencia: Metric: Processor, Term: 2 Years
Cantidad de licencias: 1

Requisitos mínimos del Sistema

Versión de Windows: Operating systems: Microsoft Windows® 10, 8,

7, Vista, XP, 2000
Procesador: AMD64, o Intel Extended memory (EM64T)
RAM: 1 GB de RAM
Espacio en disco duro: 5.22 GB de espacio en disco disponible
Adaptador de Vídeo: 256 colores
Memoria Virtual: El doble de la cantidad de RAM
Soporte: Existen varias opciones de soporte pago, Per
Name User Plus y Per Processor, cada uno
maneja un costo diferente por el primer año de
soporte.

Precio
Software Licencia Cantidad Precio Total
Unitario
Windows 10 Home OEM 165 $419.999 $69’299.835
Office Hogar y Estudiantes OEM 165 $349.999 $57’749.835
2016
Aptana Studio 3 / Eclipse GNU 80 $0.00 0.00
ESET Endpoint Security 2 Años 165 $184.000 * $6’072.000
Oracle 11g 2 Años 1 $10’126.739 $10’126.739
TOTAL $143,248,409
* Precio por cada cinco (5) equipos.
 RECOMENDACIONES

 El costo asociado a la adquisición de la licencia de Windows 10 Home está

relacionado a la versión Home como se especifica; dicho costo puede
disminuir si la organización está reconocida como estudiantil frente a
Microsoft. Por lo cual se recomienda verificar si se cuenta con este requisito.
 El costo asociado a la adquisición de la licencia de Office Hogar y Estudiantes
2016 está relacionado a la versión Hogar y Estudiantes como se especifica;
dicho costo puede disminuir si la organización está reconocida como
estudiantil frente a Microsoft. Por lo cual se recomienda verificar si se cuenta
con este requisito.
 Las aplicaciones para desarrollo de software Aptana Studio 3 y Eclipse
cuentan con licencias Open Source, es decir que no es necesario realizar la
compra de estos. Sin embargo, se deben analizar las características mínimas
en hardware para la instalación de estas.
 ESET Endpoint Security ofrece licencias a dos (2) y un (1) año, por lo cual se
recomienda analizar la capacidad económica para realizar la inversión, ya
que a dos años existen descuentos que se pueden aprovechar para reducir
costos.
 Para la adquisición de la licencia de Oracle 11g se deben verificar los
requerimientos necesarios para la institución, ya que se manejan distintos
precios para distintas configuraciones de este.
 BIBLIOGRAFÍA

 University of North Carolina at Greensboro. (2017). Software Licensing. Recuperado

de https://its.uncg.edu
 Colombia Compra Eficiente. (2017). Guía para elaborar el Plan Anual de
Adquisiciones. Recuperado de https://www.colombiacompra.gov.co
 Darwin IT-Professionals BV. (2016). Buy Oracle online. Recuperado de
https://www.darwinlicensestore.com
 ESET, spol. s r.o. (2017). ESET ENDPOINT SECURITY. Recuperado de
https://www.eset.com
 Appcelerator, Inc. (2014). Aptana Studio 3.6.1. Recuperado de
http://www.aptana.com
 The Eclipse Foundation. (2017). Eclipse. Recuperado de https://www.eclipse.org
 Microsoft. (2017). Windows. Recuperado de https://www.microsoft.com