INFORME AA1

El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones

necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un
precio adecuado.

Dentro de las actividades del proceso del área de compras se encuentran:

 Evaluación del presupuesto designado para el área

 Evaluación del mercado, en cuanto a cotizaciones que opciones son más
viables, mas económicas y de mejor calidad para adquirir esos productos o
servicios.
 Encontrar proveedores eficientes, con relación al precio, la eficiencia y la
flexibilidad en sus pagos, para ellos es adecuado contar con un listado de
proveedores, varios en el mismo campo, para tener varias opciones.
 Establecer un procedimiento para la compra de los suministros o
materiales, es decir quién lo va a comprar, cada cuanto se deben realizar
estas compras, que documentación se requiere para esa compra.
 Supervisar la calidad de los productos adquiridos así como si han llegado
en perfectas condiciones.
 Gestión de toda la documentación relativa a la compra de los insumos.
 hacer seguimientos de órdenes de pedido, las entregas, los problemas que
pueden surgir con la compra.
 Minimizar los costes de compra, almacenamiento y distribución.
 Asegurar un flujo de producción continuo sin roturas en stock.
 Aumentar la rotación de activos.
 Desarrollar fuentes alternativas de suministro para evitar quedarse sin
stock.
 Fomentar buenas relaciones con los proveedores
 Conseguir una buena integración con el resto de departamentos.
 Mantener un registro actualizado de todos los datos.
 Realizar informes de gestión cada cierto tiempo para el control total.

Tomare como ejemplo la empresa donde actualmente laboro Aislapor S.A.S, es

una empresa creada para la producción y comercialización del poliestireno
Expandido (productos en icopor), para ejemplificar como es el proceso normal de
compra:

1) Se recibe una orden de requisición de materiales o solicitud de pedido, para

que le surtan al área elementos de trabajo en este caso, diligencian el
formato establecido por calidad donde indican que elementos necesitan
2) Se evalúa que proveedores, pueden cumplir con esa requisición.
 3) Se hace una solicitud de cotización, para que estipulen precios de los
elementos requeridos
4) Se hace una orden de compra determinando los artículos, los términos de
pago y el tiempo de entrega
5) Posteriormente se recibe el pedido y se verifica que cumpla con lo
solicitado y con factores de calidad.

Cuadro con documentos generados el proceso: Documentos interno y externos.

TIPO DE DESCRIPCIÓN INTERNO EXTERNO

DOCUMENTO
Manual de Generalidades, x
organización del objetivos,
departamento de políticas, base
compras jurídica,
funciones, perfil
del cargo, del
área de compras
Formato evaluación formato para x
de proveedores registrar los
proveedores
aprobados, para
efectuar la
evaluación y la re-
evaluación
Instructivo de evaluación y x
evaluación de selección de
proveedores proveedores
Reporte de Hoja de x
desempeño por evaluación
proveedor mensual con
gráficos de ayuda
visual, se incluye
desglose de
fortalezas,
debilidades y
amenazas, con
línea de
tendencia.
Políticas para el para la compra x
manejo y de
legalización de bienes y
anticipos servicios
Requisición de Documento en el x
materiales o que las
Solicitud de pedido dependencias
solicitantes,
especifican los
artículos o
servicios que
requieren,
indicando la
justificación de la
compra y su
prioridad.
Órdenes de compra Es el documento x
formal mediante
el cual se le
comunica al
proveedor la
intención de
compra de un
bien o
contratación de
un servicio.
Listado de Lista con x
Proveedores proveedores
autorizados
Facturas de venta instrumento que x
sirve como
constancia para el
vendedor y para
el comprador de
la operación
realizada
Comprobantes de Documento que x
pago acredita la
transferencia de
bienes, la entrega
en uso o la
prestación de
servicios
Solicitud de Parámetros para x
revisión y/o contratos y
elaboración de convenios
contratos y
convenios
Procedimiento de Parámetros x
Entrega y Recibo de entrega y recibo
materiales de materiales