Manual del

Sistema

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 Descripción General

El Sistema Automatizado de Registro de Inscripción y Control de Notas

del Liceo Bolivariano “Rafael Ángel Rondón Márquez”, es una aplicación web
como instrumento para la automatización del manejo de información de la
Coordinación de Evaluación y Control de Estudios y la Subdirección
Académica de la Institución, así como a otros departamentos dependientes
del mismo, el cual permitirá la eficacia en el proceso de inscripción y registro
estudiantil, y el control de sus notas, como de otros procesos. Posee
mecanismos de autenticación de usuarios, variables de sesión y
procesamiento de datos online. Además del registro inscripción y control de
notas, le facilita a los docentes registrar las notas de los estudiantes y una
vez registrados las mismas podrán imprimir una boleta o ficha de verificación
de registro de notas a la Coordinación de Evaluación y Control de Estudios.

La estructura del sistema desarrollado se apoya en una barra de menú las

cuales serán entendidas como secciones y estas contendrán una serie de
módulos para el acceso de cada uno de los procesos del sistema, esto como
herramienta para el uso del programa, con un grupo de opciones para elegir
según las operaciones a realizar como registros de estudiantes, registros de
notas de materias normales y materias pendientes, registros de docentes,
registro de usuarios, registro de horarios a docentes, así como otros registros
de configuración como materias por grados, cantidad de estudiantes inscritos
por grado y sección, días laborales, horas laborales, tipos de aulas, como de
otros registros importantes para el manejo del mismo, de igual manera se
podrán realizar consultas de estudiantes activos, así como de graduados y
retirados, se realizaran reportes de datos de los estudiantes y docentes. La
esencia fundamental del sistema es que los estudiantes y docentes accedan
a cada uno de sus módulos y puedan realizar consultas y registros de notas
en el caso del docente, así como imprimir algunos reportes.

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 Requerimientos del sistema

Desde el punto de vista del usuario, solo será necesario un navegador

web como Mozilla Firefox y tener JavaScript activado. Para descargar el
navegador web Mozilla Firefox visite http://www.getfirefox.com, o Google
Chrome https://www.google.com/intl/es/chrome/browser/index.html.

Deberá instalarse en un servidor, donde se accesará a través de una

conexión a internet mediante estaciones de trabajo, las cuales deben cumplir
con los requisitos mínimos considerados más adelante. En cuanto al software
el sistema podrá ser manipulado desde cualquier sistema operativo ya que
se realizó para el funcionamiento de distintas plataformas.Entre los
requerimientos técnicos necesarios para el uso y manejo del Sistema
Automatizado de Registro de Inscripción y Control de Notas para los
estudiantes del Liceo Bolivariano “Rafael A. Rondón M.”, bajo las plataforma
Windows y Linux tenemos:

 Procesador mínimo Pentium 233 MHz o Celeron de Intel, K6 Athlon o

Duron en AMD, recomendado PIII a partir de 500 MHz.
 Memoria mínima de 64 MB, recomendado 256MB.
 Disco duro de 2 GB, recomendado 4 GB.
 Tarjeta de Video SVGA a 800x600 con 32 MB y con soporte 3D
Directx 8, encomendado 64 MB.
 Monitor que soporte mínimo 800x600, recomendado 1024x768.
 Mouse, teclado e impresora.

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 Procedimientos de Instalación del Sistema.

Para la instalación del Sistema Automatizado de Registro de Inscripción y

Control de Notas para los estudiantes del Liceo Bolivariano “Rafael A.
Rondón M.”, se procede a realizar una serie de pasos que se explican a
continuación:

1. Primero se debe de tener un servidor en la web que soporte base de

datos MySQL y archivos Php, en el mismo se guardará la carpeta
Sistema Liceo la cual es donde se encuentra guardado todos los
archivos Php y html del sistema. Para tal fin existen gran variedad de
servidores gratuitos así como también algunos pagos. De igual
manera existen un software denominado Filezilla lo cual es un cliente
FTP multiplataforma de código abierto y software libre, licenciado bajo
la Licencia Pública General de GNU. Soporta los protocolos FTP,
SFTP y FTP sobre SSL/TLS (FTPS), el mismo sirve para subir los
diferentes archivos, carpetas y subcarpetas a nuestro sitio web,
ingresando el nombre del servidor, usuario, contraseña y el puerto de
conexión.

2. Una vez instalado la carpeta del sistema en el servidor se procederá a

instalar la base de datos en el mismo, se agregará cada una de las
tablas del sistema en el sistema de gestión de base de datos en este
caso PhpMyadmin para que el mismo pueda guardar la información de
forma segura y precisa. Al instalar las tablas en la base de datos
deberá registrar en la tabla usuarios un registro con el nivel del
administrador, lo cual se encuentra en el sobre que se le facilitó con
este manual, es necesario realizar esta registro de administrador en la
tabla usuarios para poder acceder al sistema con el privilegio de
administrador y así ingresar su nuevo administrador y usuario. Se

4
 recomienda eliminar este registro en la base de datos una vez
registrado un nuevo administrador.

3. Ya instalado la base de datos del Sistema Automatizado de Registro

de Inscripción y Control de Notas se procede a abrir los archivos
cone.php, config.php y conexión.php, los cuales se encuentran
ubicados en la carpeta del sistema y otros en la carpeta de
administrador, en estos archivos se deberán cambiar el nombre de
usuario, la clave, nombre de base de datos y el nombre del servidor el
cual le es dada al momento de comprar un servidor en la web o tener
uno gratis.

4. Realizado cada uno de estos pasos el sistema ya estará instalado en

la web y listo para poder acceder al mismo, por medio de la dirección
o url del sitio donde se encuentra el sistema.

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Manual de
Usuario

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 Pantalla de Inicio o Principal

Una vez instalado el sistema y haciendo clic en la dirección que se dio

anteriormente, aparecerá en la pantalla de inicio o principal del sistema
donde se encontrara un menú con acceso a varios módulos de información
como son: reseña, Misión, Visión, Documentos exigidos, acceso modulo
estudiantes, acceso modulo docentes, acceso al administrador. Así como las
distintas imágenes que son vínculos a páginas como del Ministerio de
Educación, Pico Bolívar, Opsu, Fundabit, Fundayacucho y Fames, los cuales
al hacer clic sobre cada una de ellas le abrirá otra ventana redirigida a la
página solicitada. (Ver fig. Nº 1).

Menú con diferentes proceso

de información y acceso

Vínculos a
otras páginas

Fig. Nº1
A continuación se explicara la información y procesos de cada uno de los
vínculos en el menú que aparece en la pantalla principal del sistema:

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 1. Reseña: al hacer clic en el menú donde dice reseña aparecerá una
ventana en donde se podrá ver la reseña histórica del Liceo
Bolivariano “Rafael A. Rondón M.”. (Ver fig. Nº 2).
2. Misión: en este vínculo al hacer clic saldrá una ventana con la misión
del Liceo Bolivariano “Rafael A. Rondón M.”. (Ver fig. Nº 3).
3. Visión: en la visión aparecerá la visión exacta de lo que quiere llevar
y ser el Liceo Bolivariano “Rafael A. Rondón M.”, (Ver fig. Nº 4).
4. Documentos Exigidos: en la documentación exigida se podrá ver los
documentos que son necesarios o requisitos que son necesarios para
realizar el proceso de inscripción como para los de nuevo ingreso,
como también para estudiantes regulares (estudiantes inscritos
anteriormente en la institución). (Ver fig. Nº 5).
La Reseña, Misión, Visión y documentos exigidos explicadas anteriormente puede ser
impresa al final de cada información, haciendo clic en el botón de impresión.

Fig. Nº2

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Fig. Nº3

Fig. Nº4

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 Fig. Nº5

Acceso Módulo Estudiantes

Al entrar al menú de Acceso Módulo Estudiantes será enviado a un

formulario de acceso o login de acceso, donde el estudiante deberá ingresar
su nombre de usuario el cual será su número de cédula, y como clave o
password de acceso deberá ingresar la clave que le haya asignado el
sistema al momento de ser inscrito, de igual manera tendrá que ingresar las
letras y números que aparezcan en la imagen del captcha para así reconocer
que sea un usuario o persona y no intrusos que intenten entrar al sistema sin
ninguna autorización, se recuerda que solo los estudiantes activos e inscritos
tendrán solo acceso a este módulo donde podrán verificar sus notas y
realizar otros procesos. Como se puede observar en el módulo de acceso de
estudiantes se visualizara una imagen de ayuda donde al sombrear el cursor

10
en ella aparecerá un mensaje de ayuda o guía del proceso a realizar en este.
(Ver fig. Nº 6).

Ingresa Nº Cédula

Ingresa contraseña

Ingresa Captcha
Mensaje de Ayuda

Regresar al Principal

Fig. Nº6

Al ingresar un número de cédula erróneo así como la contraseña y el

captcha el sistema le dará un aviso de error explicándole que dato ingreso
mal y será redirigido de vuelta al formulario de acceso, se recuerda que si el
estudiante no recuerda su clave de acceso tendrá que dirigirse a la
Coordinación de Evaluación y Control de Estudios y Subdirección Académica
donde su clave será reiniciada por su número de cédula. Si el estudiante
ingresa los datos para acceder adecuadamente será enviado a su módulo
donde podrá observar sus datos personales, en la parte superior tendrá un
menú donde podrá acceder a varios módulos para realizar consultas. Se
puede observar que en todos los módulos donde acceda aparecerá la
imagen que al sombrear con el cursor del mouse aparecerá un mensaje de
ayuda (Ver fig. Nº 7).

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 Menú
Mensaje de Ayuda

Fig. Nº7

Al ingresar al módulo de Mi Horario, el estudiante verá su horario de

clase asignado, así como los nombres de docentes por materias que se
encuentra en la parte inferior del horario de clases, (Ver fig. Nº 8).

El estudiante podrá imprimir su horario de clases al hacer clic en la

imagen que aparece en la parte superior en la imagen de impresión ,

donde saldrá una ventana con el horario de clases asignado en formato pdf.
(Ver fig. Nº 9).

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 Imagen de impresión

Fig. Nº8

Fig. Nº9

En la parte del menú donde dice Historial de Notas, el estudiante podrá

ver su historial de notas anteriores, es decir aquí estarán todas las notas de

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los grados que haya cursado anteriormente en la institución, tanto por lapso
e inasistencias que tuve por cada materia, así como el promedio final de

cada año escolar, de igual manera podrá ser impreso en la imagen de

impresión que aparece en la parte superior de las notas, lo cual saldrá de
igual manera en formato pdf (Ver fig. Nº 10).

Imagen de impresión

Mensaje de Ayuda

Fig. Nº10 Notas de 8vo grado

En la parte del menú donde dice Mis Notas Actuales, el estudiante podrá
ver sus notas actuales, por lapsos e inasistencias por cada materia, así como
las notas de materia pendiente si es el caso de llevar alguna, podrá

imprimirlas en la imagen de impresión que aparece en la parte superior

de las notas, lo cual saldrá en formato pdf (Ver fig. Nº 11).

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 Fig. Nº11

En el módulo de Cambiar Clave, el estudiante podrá cambiar su clave de

acceso para evitar posibles pérdidas del mismo, ya que el sistema al
momento de inscribir al estudiante este le asignará como clave de acceso su
número de cédula, y este deberá ingresar a su módulo y cambiarla para así
poder ingresar de nuevo sin correr el riesgo de que alguien le extrajo su
contraseña y cambio sin su autorización, todo esto debe realizarse para
mayor seguridad al momento de consultar sus notas e imprimirlas así como
realizar otras consultas. Se recomienda que mientras la clave o contraseña
de acceso contenga más letras y números será más difícil de ser extraída.
(Ver fig. Nº 12).

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 Fig. Nº12

En el módulo de Cerrar Sesión, su sesión actual será cerrada o destruida

y el estudiante será enviado de vuelta al formulario de acceso, y deberá
registrarse nuevamente para poder acceder al módulo de nuevo.

Acceso Módulo Docentes

Al entrar al menú de Acceso Modulo Docentes será enviado a un

formulario de acceso o login de acceso de igual manera que el estudiante,
donde deberá ingresar su número de cédula como usuario y contraseña o
password y captcha para poder ingresar al módulo y realizar los distintos
procesos que le brinde. De igual manera solo podrán acceder a este módulo
docentes activos en la institución. En este formulario de acceso se puede
observar una imagen de ayuda donde al sombrear el cursor sobre ella sale
un aviso indicándole como deberá acceder al mismo. (Ver fig. Nº 13).

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 Ingresa Nº Cédula

Ingresa contraseña

Ingresa Captcha Mensaje de Ayuda

Regresar al Principal

Fig. Nº13

Al ingresar un número de cédula erróneo así como la contraseña y el

captcha el sistema le dará un aviso de error explicándole que dato ingreso
mal y será redirigido de vuelta al formulario de acceso, se recuerda que si el
docente no recuerda su clave de acceso tendrá que dirigirse a la
Coordinación de Evaluación y Control de Estudios y Subdirección Académica
donde su clave será reiniciada por los 4 primeros dígitos de su número de
cédula. Al ingresar correctamente el docente los datos para logearse será
dirigido a su módulo donde podrá observar sus datos personales, de la
misma manera en la parte superior tendrá un menú donde podrá acceder a
varios módulos para realizar distintos procesos. (Ver fig. Nº 14).

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 Mensaje de Ayuda Menú

Fig. Nº14

Al hacer clic en el módulo Registrar Notas, se desplegará un submenú

con acceso a dos módulos distintos que son Materias Normales y Materias
Pendientes, al hacer clic en Materias Normales, podrá observar que se
encuentra un menú desplegable con los nombres de materias, grados y
secciones que tiene asignadas a estudiantes con materias normales para
darles clases, al seleccionar una de las materias que aparecen en el menú
se desplegara en la parte inferior los nombres de los estudiantes de ese
grado, materia y sección, donde deberá registrar las notas que la
Coordinación de Evaluación y Control de Estudios le autorice, ya que el
docente solo podrá entrar a este módulo cuando solo la Coordinación de
Evaluación y Control de Estudios le dé acceso al registro de notas, de igual
manera al registro de notas por lapsos. (Ver fig. Nº 15).

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 Botón imprimir Boleta
de verificación de
registro de notas
Menú lista con datos

Activo para registrar

Nombres de Estudiantes Notas del 1er lapso

Fig. Nº15

Al entrar al menú de Materias Pendientes, podrá observar del mismo

modo un menú lista donde aparecerán los datos de materias, grado y
sección, pero con la diferencia que aquí solo estarán las materias pendientes
que tienen los estudiantes, de la misma forma al hacer clic en el menú
desplegable solo aparecerán los nombres de estudiantes que llevan esa
materia pendiente, (Ver fig. Nº 16).

Como se puede observar en ambos módulos de registro de notas de

materias normales y materias pendientes existe un botón con el nombre de
Imprimir Boleta de verificación, donde al hacer clic en él se abrirá una
ventana mostrándole la Boleta de verificación de registro de notas, donde
deberá llevarla a la Coordinación de Evaluación y Control de Estudios, donde
verificar que el registro de sus notas fue correctamente registrado, se
recuerda que solo podrá imprimir esta boleta de verificación una vez haya
concluido el registro de notas a estudiantes de materias normales y materias

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pendientes, ya que si en algún momento faltase una nota por registrar le
aparecerá un mensaje de alerta indicándole que todavía falta registrar notas,
en la boleta de verificación, en la boleta de verificación podrá ver su número
de cédula como su nombre completo, de igual manera los datos de los
grados, sección y materias las cuales registro las notas, y el total de notas
que registro. (Ver fig. Nº 17).

Botón imprimir Boleta

de verificación de
registro de notas

Menú lista con datos

Activo para registrar

Nombres de Estudiantes Notas del 1er lapso

Fig. Nº16

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 Fig. Nº17

En el módulo de Mi Horario de Clases, el docente podrá ver su horario

de clases asignado, podrá imprimirlo al hacer clic en la imagen de

impresión que se encuentra en la parte superior del horario de clases, el cual
al hacer clic en la imagen aparecerá en una ventana el horario en formato
pdf. (Ver fig. Nº 18).

21
 Imagen de impresión

Fig. Nº18

En el módulo de Listado de Estudiantes, el docente podrá imprimir el

listado de los estudiantes por materias que tiene asignada para así llevar un
control total de los mismos, este listado aparecerá una vez seleccionado en
el menú lista los nombres de materias, grado y sección para luego hacer clic
en el botón consultar para así poder aparecer una ventana con la lista de
estudiantes de la materia, grado y sección seleccionada, del mismo modo el
listado saldrá en formato pdf. (Ver fig. Nº 19 y 20).

22
 Botón consultar

Menú lista con datos

Fig. Nº19

Fig. Nº20

En el siguiente módulo donde aparece en el menú Modificar mis Datos,

el docente podrá ver sus datos personales que tiene registrado actualmente,

23
aquí el tendrá la oportunidad de modificar algunos de sus datos personales,
como número de teléfono, dirección domiciliaria, correo electrónico,
especialidad, entre otros si sería el caso; estos datos serán modificados una
vez que el docente los guarde haciendo clic en el botón que dice actualizar
mis datos, el verá al momento que actualice sus datos que serán
actualizados correctamente. (Ver fig. Nº 21).

Fig. Nº21

En el módulo de Ficha Personal, el docente al hacer clic en el menú

aparecerá un ventana con la ficha personal del docente, la cual tiene los
datos de la institución, datos del director de la institución, como los datos del
docente, esta ficha personal saldrá en formato pdf, para luego poder ser
impresa o guardad en cualquier unidad extraíble. (Ver fig. Nº 22).

24
 Fig. Nº22

En el módulo de Cambiar Clave, el docente podrá cambiar o actualizar su

clave de acceso a su módulo de docente, para evitar así que otra persona no
autorizada acceda con su clave personal, ya que el sistema automáticamente
al momento de registrar al docente este le asignará una clave de acceso que
serán los primeros 4 dígitos de su número de cédula, y este deberá ingresar
a su módulo para cambiarla. Se recomienda colocar números y letras para su

25
clave de acceso para así evitar que otras personas puedan extraerlas. (Ver
fig. Nº 23).

Fig. Nº23

Al final del menú en el módulo de docente se puede observar donde dice

Cerrar Sesión, aquí el docente al momento de hacer clic, su sesión actual
será destruida y será enviado de vuelta al formulario de acceso, donde
deberá logearse nuevamente para poder acceder nuevamente a su módulo.

Acceso al Administrador

En el módulo de Acceso al Administrador, al hacer clic serán enviados a

un formulario de acceso o login donde solo podrán iniciar sesión los
administradores del sistema, como también los usuarios (secretarias),
quienes serán registrados por el administrador, allí tendrán que ingresar
nombre de usuario, clave de acceso o password, e ingresar el captcha. De
igual se encuentra una imagen de ayuda donde al pasar el cursor sobre ella
se desplegará un mensaje de ayuda del módulo, donde se específica el
proceso a realizar en el mismo. (Ver fig. Nº 24).

26
 Ingrese usuario

Ingrese password

Ingrese captcha Mensaje de ayuda

Fig. Nº24

Al iniciar sesión el administrador o secretaria accederán al inicio del

sistema SARICN, si el administrador inicia sesión, se podrá observar su nivel
de acceso y el nombre que tiene, de igual manera se verá si es secretaria.
En la parte superior se encuentra un menú disponible dividido en secciones,
y en cada una de estas secciones tendrá los módulos correspondientes para
el acceso a realizar cada una de los procesos. El siguiente menú estará
formado por las siguientes secciones; Inicio, Registrar, Consultar,
Configuración, Estadísticas, Reportes, Auditoria, Base de Datos, Manual de
Ayuda y Cerrar Sesión, donde el administrador tendrá acceso a cada uno de
ellos como cada uno de los módulos, en cuanto a la secretaria solo podrá
tener acceso a varios de ellos. (Ver fig. Nº 25).

27
 Menú del sistema SARICN Nombre de usuario

Muestra nivel de acceso

Fig. Nº25

Sección Registrar datos

En esta sección tendrán el acceso a registrar los datos personales de las

inscritos, docentes, usuarios, notas de estudiantes y horarios de docentes,
también podrá ver los datos de los docentes y usuarios entre otros. Las
secciones estarán conformadas por módulos donde se podrán realizar cada
uno de los procesos explicados a continuación:

Módulo Inscripciones: En el siguiente módulo usted podrá ver en los

cuadros ubicados en la parte superior los cupos asignados por grados, los
inscritos actualmente por grados y los vacantes o disponibles para inscribir
en ese grado, deberá ingresar el número de cédula del inscrito para saber si
es un nuevo ingreso o si ya pertenece a la institución, en caso de ser un
nuevo inscrito aparecerá un botón de registrar donde al hacer clic en el
mismo aparecerá un formulario donde deberá ingresar los datos personales
del nuevo inscrito, materias pendiente en caso de llevar una, y si es
estudiante repitiente de (X materias) podrá seleccionarlas igualmente,
también deberá de registrar los datos personales del representante o

28
responsable del inscrito, una vez ingresados los mismos deberá hacer clic en
el botón Guardar/Modificar para realizar la acción de registrar los datos una
vez registrado aparecerá un popup o mensaje de aviso indicándole que
deberá cerrar la ventana o formulario, una vez realizada esta acción volverá
a realizar la búsqueda del mismo el cual se desplegará los datos registrados
en la parte inferior con dos botones donde al hacer clic en Inscribir el sistema
automáticamente lo inscribirá y le asignara una sección.

En caso de ser un inscrito registrado en la institución automáticamente al

realizar la búsqueda de la cédula se desplegara los datos como se explicó
anteriormente donde aparecerán los dos botones que son inscribir y
Modificar, al hacer clic en inscribir los inscribirá y le asignara la sección y en
caso de hacer clic en modificar aparecerá un formulario con todos los datos
cargados del inscrito para poder visualizar los datos a modificar. (Ver fig. Nº
26, 27, 28 y 29).

Número de Cédula

Fig. Nº 26

29
Fig. Nº 27

Fig. Nº 28

30
 Fig. Nº 29

Módulo Notas: En el siguiente módulo podrá registrar las notas de los

estudiantes con materias normales y materias pendientes, en este módulo
estará formado con dos submódulos que son:

 Materias Normales: Aquí se registraran las notas de todos los

estudiantes de las materias vistas en cada grado del periodo escolar.
Aquí se deberá seleccionar el grado, la sección, nombre de materia y
correspondientemente el lapso, al seleccionar el lapso
automáticamente se cargarán en la parte inferior los nombres de los
estudiantes de ese grado y sección, allí podrá registrar las notas e
inasistencias de esa materia y de ese lapso, para cargar otras
materias y lapso a ese grado y sección solo deberá seleccionar la
materia y el lapso y cargará automáticamente. (Ver fig. Nº 30).
 Materias Pendientes: Aquí se registraran las notas de todos los
estudiantes con materias pendientes apareciendo solamente los

31
nombres de materias que lleven pendientes. Para el registro de las
notas de materias pendientes tendrá que seleccionar del grado,
nombre de materia y el lapso y automáticamente se cargaran los
nombres de los estudiantes que llevan esa materia pendiente.
Recuerde que las notas e inasistencias en cualquiera de los dos
registro de notas como son: materias normales y materias pendientes
se registraran una vez ingresada la nota o inasistencias si es el caso
de tenerla, al pasar el cursor para el siguiente campo, esto se hará
automáticamente. (Ver fig. Nº 31).

Fig. Nº 30

32
 Fig. Nº 31

Módulo Docentes: En el siguiente módulo se registraran los datos

personales de todos los docentes que desempeñen su labor en la institución,
en este módulo se visualizará en una consulta en la parte inferior todos los
docentes registrados actualmente, y podrá realizar algunas acciones como
son modificar, eliminar y reiniciar la clave de acceso a su módulo. Estas
acciones las realizará al hacer clic en las imágenes que aparecen en la parte
derecha de la consulta donde al hacer clic en ver aparecerá una ventana con
todos los datos del docente, en modificar se cargaran todos los datos de ese
docente al formulario de registro donde hará los cambios que necesite y
deberá registrarlos o modificarlos para su nuevo ingreso, al hacer clic en la
imagen de eliminar aparecerá un aviso de alerta indicando que si en verdad
desea eliminar ese dato, al aceptar se eliminará de la base de datos y al
cancelar no se realizará el proceso de eliminación, y por ultimo al hacer clic
en reiniciar clave aparecerá un aviso indicándole que clave tendrá
actualmente al momento de reiniciarla. (Ver fig. Nº 32).

33
 Modificar

Ver

Eliminar

Fig. Nº 32 Reiniciar Clave

Módulo Usuarios: En el siguiente módulo se registrarán los datos

personales de todos los usuarios quienes tendrán acceso al sistema como
serian administradores y secretarias, aquí se podrán observar los datos de
todos los usuarios registrados, existen algunos procesos como modificar y
eliminar los usuarios registrados, que se encuentran en la parte derecha de
la consulta donde al hacer clic en las imagen de modificar se cargaran todos
los datos del usuario al formulario de registro donde hará los cambios que
necesite y deberá registrarlos o modificarlos para su nuevo ingreso, al hacer
clic en la imagen de eliminar aparecerá un aviso de alerta indicando que
desea eliminar ese dato, al aceptar se eliminará de la base de datos y al
cancelar no se realizará el proceso de eliminación. (Ver fig. Nº 33).

34
 Eliminar

Modificar

Fig. Nº 33

Módulo Horarios: En el siguiente módulo podrá registrar los horarios de

clases asignados a cada uno de los docentes como son por grado, sección,
materias días y horas correspondientes y aulas si es el caso.

Una vez registrado el horario para cada docente este podrá imprimirlo de
igual manera los estudiantes para así conocer los docentes asignados por
materias días y horas para las clases. Para realizar el proceso de registro de
horarios tendrá que seleccionar el grado, sección, nombre de materia y
docente al que le asignará la materia, luego el día de clases y horas para esa
materia y aulas si es necesario, en caso de dar la misma materia varias
veces a la semana podrá hacer el registro seleccionando en cada día las
distintas horas de clases. Al momento de seleccionar la materia se
desplegará un horario visualizando en códigos el grado, sección, materia,
para ver los mismos solo tendrá que hacer clic en el código y saldrá una

35
ventana explicando el código completo. Aquí podrá eliminar una materia
asignada al docente, en caso de equivocarse en la hora asignada. (Ver fig.
Nº 34 y 35).

Fig. Nº 34

36
 Haz clic aquí

Fig. Nº 35

Sección Consultar

En esta sección tendrá el acceso a consultar los datos de los estudiantes

inscritos en la institución, a los graduados y estudiantes retirados de la
institución.

Módulo Estudiantes en General: En el módulo de estudiantes en

general se visualizara todos los estudiantes inscritos actualmente en la
institución, aquí podrá consultarlos individualmente ingresando el número de
cédula del mismo para realizar la búsqueda más rápida y segura, podrá
realizar varias acciones en este módulo como es: ver los datos completos del
estudiantes, modificar los datos, eliminar al estudiante, reiniciar la clave y
retirarlo de la institución, todas estas acciones podrá realizarlas al hacer clic
en las distintas imágenes ubicadas en la parte derecha de la consulta

37
indicándole el proceso a seguir, como se explicó anteriormente para realizar
la búsqueda avanzada deberá ingresar el número de cédula del estudiante y
hacer clic en el botón Buscar donde solo aparecerá en la consulta los datos
del docente donde también podrá realizar las acciones de ver datos,
modificar, eliminar, reiniciar y retirar. Recuerde que en este módulo solo
podrán visualizarse los estudiantes activos o inscritos actualmente ya que al
momento de crear un nuevo periodo escolar todos los estudiantes pasaran
hacer inactivos y no se verán en la consulta, una vez realizando el proceso
de inscripción volverán a visualizarse. (Ver fig. Nº 36 y 37).

Fig. Nº 36

38
 Ingresa Cédula

Fig. Nº 37

Modulo Estudiantes Graduados: En el módulo de estudiantes

graduados podrá visualizar a los estudiantes graduados de la institución,
aquí podrá realizar la búsqueda como se explicó en el módulo anterior que al
ingresar el número de cédula del graduado aparecerán los datos
correspondientes del mismo, aquí hallará varias acciones las cuales podrá
realizar como son ver los datos completos del graduado e imprimir el historial
de notas del mismo en caso de ser solicitada por el mismo para ser pasada
al formato dado por la Zona Educativa. Las acciones mencionadas
anteriormente se realizará haciendo clic en las imágenes que aparecen en la
parte derecha de la consulta. Al hacer clic en la imagen ver saldrá una nueva
ventana donde vera todos los datos del graduado, y en la imagen de
impresión saldrá en formato pdf todas las notas del graduado desde el inicio
de estudios en la institución hasta la culminación de los mismos. (Ver fig. Nº
38 y 39).

39
 Ver datos

Imprimir Historial de Notas

Fig. Nº 38

Fig. Nº 39

40
 Modulo Estudiantes Retirados: En el módulo de estudiantes retirados
podrá visualizar a los estudiantes retirados de la institución, aquí podrá
realizar la búsqueda avanzada de igual manera como en los módulos
anteriores donde ingresara el número de cédula y aparecerá en la consulta
solo los datos del mismo, solo podrá ver los datos completos del estudiante
retirado al hacer clic en la imagen. (Ver fig. Nº 40).

Fig. Nº 40

Sección Configuración

En esta sección el administrador solo tendrá acceso a configurar el sistema,

refiriéndose al mismo los procesos que se explicaran a continuación:

Módulo General del Sistema: En este módulo el administrador tendrá

que registrar los datos de la institución ya sea dirección, año de fundación,

41
nombre de la institución, podrá darle acceso a los docentes y estudiantes
para acceder a sus módulos para realizar distintas acciones y procesos,
ingresar la fecha de inicio y finalidad del proceso de inscripción, así como la
fecha de inicio y fin de registro de notas para los docentes en sus módulos,
de igual manera registrar los datos del director de la institución, en el
siguiente formulario solo se podrán registrar una vez los datos y solo se
actualizarán cada vez que se cree un nuevo periodo escolar o cambio de
director. (Ver fig. Nº 41).

Fig. Nº 41

Módulo General de Inscripciones: En el módulo general de

inscripciones existen varios submódulos que permitirán el registro de datos

42
necesarios para el manejo o inicio del sistema, como son el periodo escolar,
las secciones, las menciones existentes y materias, a continuación se
explicara cada uno de los siguientes submódulos:

Periodo Escolar: Aquí se podrá crear el periodo escolar actual en el cual se

realizara el proceso de inscripción, solo podrá realizar tal proceso el
administrador ya que el solo será el responsable directo de crear el nuevo
periodo o año escolar, deberá ingresar el año del periodo escolar y la
descripción para tal periodo, luego se desplegara un campo pidiendo que
ingrese su clave de acceso como administrador para determinar y asegurar
que es el mismo que se encuentra en sesión, para crear el nuevo periodo
escolar se realizará una vez que haya revisado que se han ingresado todas
las notas de los estudiantes ya que si solo faltara una nota el mismo no se
podrá crear y dará un mensaje explicando por qué no se pudo realizar el
proceso, de igual manera si no se ha cumplido el plazo de los días asignados
por el administrador en el módulo de configuración general tampoco se podrá
realizar el nuevo periodo escolar y tendrá que esperar que se culmine el
plazo para tal proceso. Se recuerda que una vez que se haya creado el
nuevo periodo escolar los datos registrados en horarios y log de acceso de
usuarios serán borrados, así que es recomendable hacer un respaldo antes
de crear el periodo escolar. (Ver fig. Nº 42).

Secciones: Aquí el administrador deberá registrar las secciones existentes

para cada grado, así como los cupos disponibles para cada sección, esto
para llevar un control del proceso de inscripción y llevar un control del mismo
ya que no se podrá realizar el proceso de inscripción sin antes registrar las
secciones en los correspondientes grados. De igual manera podrá modificar
algún dato en caso de subir los cupos, de igual manera podrá eliminarlos si
es el caso. (Ver fig. Nº 43).

43
Mención: En el siguiente módulo el administrador deberá registra las
menciones o mención existente para el proceso de inscripción, sino se
registra las menciones los grados o años escolares que se verán afectados
serían 4to y 5to año ya que estos dependen de las menciones, de igual
manera podrá modificarlos y eliminarlos. (Ver fig. Nº 44).

Materias: aquí el administrador deberá registrar todas las materias existentes

en todos los grados correspondientes, si no son registradas todas las
materias exactas en los distintos grados el sistema se vería afectado y no
podría realizar el proceso de inscripción y al momento de ingresar las notas
no se podrían registrar las notas a materias creadas una vez realizada el
proceso de inscripción, ya que al momento de inscribir a una persona el
sistema seleccionara todas las materias registradas en el grado del inscrito
para poder tomarlas y poder mostrarlas para el registro de sus notas. (Ver
fig. Nº 45).

Fig. Nº 42

44
Fig. Nº 43

Fig. Nº 44

45
 Fig. Nº 45

Modulo General de Horarios: En el módulo general de horarios se

encuentran varios submódulos que permitirán el registro de datos
necesarios para el registro de horarios de clases asignada a los docentes de
la institución, los siguientes se explicaran a continuación:

 Aulas: En este submódulo se deberá registrar un nombre corto de las

aulas existentes en las institución y una descripción de la misma, de
igual manera podrá modificar algún dato registrado equivocadamente
o eliminarla si los desea. (Ver fig. Nº 46).
 Horas: En el siguiente submódulo se registran las horas
correspondientes para las horas de clases, ya que las mismas serán
necesarias para el registro del horario de clases a docentes, de igual
manera tendrá la posibilidad de modificarlas y eliminarlas. (Ver fig. Nº
47).

46
  Días: Aquí se registraran los días disponibles para las labores
escolares, de igual manera podrán modificarse y eliminarse, este
registro es importante para el registro de horarios ya que depende
directamente del mismo. (Ver fig. Nº 48).

Módulo Cruce Docentes - Notas: En el siguiente módulo se realiza el

proceso de cruce de Docentes con notas, esto se realizó con la finalidad de
saber que docentes le ingreso la notas al estudiante, y la relación que existe
entre ello, es recomendable usar este proceso una vez inscrito los
estudiantes y registrado el horario de clases o viceversa, para mayor
seguridad en el registro de notas de los docentes a los estudiantes.

Fig. Nº 46

47
Fig. Nº 47

Fig. Nº 48

48
 Sección Estadísticas

En esta sección el administrador y secretaria podrán observar el proceso

de estadísticas de los estudiantes, como es el caso de las notas y sexo, los
cuales se explican:

Estudiantes por Notas: En este módulo aparecen varios submódulos por

grados como son; 7mo, 8vo, 9no, 4to y 5to año, los cuales muestra las
estadísticas de las notas de los estudiantes, el proceso de estadísticas de
nota se realizará y culminará una vez registrado las notas de los estudiantes
y concluyendo el lapso actual, y en el periodo escolar, donde estarán todas
las notas de los estudiantes correspondientemente, también se podrá
imprimir para conocer y estudiar el proceso de estadísticas. El proceso de
estadísticas se realizará de la misma manera en todos los años explicados
anteriormente. (Ver fig. Nº 49).

Estudiantes por Sexo: Aquí se podrá ver la estadística de los

estudiantes inscritos actualmente por sexo. Recuerde que el proceso de
estadísticas por sexo así como por notas se realizara una vez inscrito los
estudiantes en cada grado. (Ver fig. Nº 50).

Fig. Nº 49

49
 Fig. Nº 50

Sección Reportes

En esta sección se realizara la consulta de todos los reportes de datos

personales de los estudiantes, docentes y materias. En esta sección tanto el
administrador como la secretaria podrán realizar todas las consultas e
imprimirlas.

Estudiantes: En el módulo estudiantes se podrá realizar los reportes de

cada uno de las fichas y boletín escolar de los estudiantes, así como otros
reportes los cuales se explican a continuación:

 Fichas y Boletín: En este submódulo se podrá realizar la consulta de

las distintas fichas escolar como son; ficha de inscripción, ficha
personal, ficha de retiro, constancia de estudio, boletín escolar y el
horario de clases del estudiante, deberá de seleccionar en el menú

50
 desplegable el reporte a consultar y luego ingresar el número de
cédula del estudiante para la consulta del mismo. (Ver fig. Nº 51).
 Grado y Sección: Aquí deberá seleccionar el grado y sección para
consultar el listado de los estudiantes disponibles en la consulta
realizada. (Ver fig. Nº 52).
 Repitientes: En este submódulo deberá seleccionar el grado para
consultar a los estudiantes repitientes de ese grado, donde
aparecerán los nombres de los estudiantes y materias que repiten.
(Ver fig. Nº 53).
 Graduados: Aquí podrá consultar el listado de estudiantes graduados
en la institución. (Ver fig. Nº 54).
 Retirados: Aquí podrá ver un listado general de los estudiantes
retirados de la institución. (Ver fig. Nº 55).

Fig. Nº 51

51
Fig. Nº 52

Fig. Nº 53

Fig. Nº 54

52
 Fig. Nº 55

Docentes: En el módulo docente se consultarán los reportes relacionados

al docente, tales son:

 Fichas Personal: En este submódulo se podrá consultar la ficha

personal del docente así como su horario asignado de clases, esto se
hará una vez seleccionado del menú el reporte a consultar e
ingresando el número de cédula del mismo. (Ver fig. Nº 56).
 Listado General: Al hacer clic en este submódulo saldrá una ventana
con el listado general de todos los docentes registrados en la
institución. (Ver fig. Nº 57).

Fig. Nº 56

53
 Fig. Nº 57

Materias: En el módulo materias se podrá consultar el listado de materias

registradas por grado, esto se hará una vez seleccionado el grado a
consultar las materias. (Ver fig. Nº 58).

54
 Fig. Nº 58

Sección Auditoria

En esta sección se realizara la consulta los log de acceso de usuarios y la

auditoria de notas. En esta sección solo tendrá acceso el administrador.

Logs de Acceso: En el módulo de logs de acceso se podrá visualizar las

distintas entradas de los usuarios quienes ingresaron al sistema, y de
quienes intentaron entrar sin ser autorizados, podrá imprimir el listado
general de Logs al hacer clic en el vínculo que aparece en la parte superior
de la consulta. (Ver fig. Nº59).

Auditoria de Notas: En este módulo se podrá ver las notas de los

estudiantes que fueron modificadas, se verá el nombre del estudiante,
nombre de materia, y notas e inasistencias, esto para llevar un control total
del antes y el después del ingreso de las notas, podrá ver los datos
completos al hacer clic en la imagen que aparece en la parte derecha de la
consulta. (Ver fig. Nº 60).

55
 Imprimir listado

Fig. Nº 59

Fig. Nº 60

56
 Sección Base de Datos

En esta sección se podrá realizar el respaldo de los datos registrado en el

sistema y de igual manera se podrán recuperar para seguridad del mismo.
Solo el administrador tendrá acceso a realizar respaldo de la información de
la base de datos como a restaurarla.

Realizar Copia: En el siguiente módulo al hacer clic aparecerá una

ventana donde se tendrá que ingresar la clave de acceso del administrador
para verificar si es el que está actualmente en sesión, si es el mismo
administrador saldrá una ventana indicando si desea realizar el respaldo y en
donde desea guardarla, en caso de no ser el administrador la ventana se
cerrará dando un mensaje de clave errónea. (Ver fig. Nº 61).

Restaurar Copia: En este módulo se podrá realizar la búsqueda del

respaldo realizado anteriormente en caso de haber perdido algún dato
indebidamente, solo tendrá que realizar la búsqueda del mismo y hacer clic
en restaurar copia y esta se cargara de nuevo en la base de datos
recuperando los datos borrados. (Ver fig. Nº 62).

Fig. Nº 61

57
 Búsqueda de respaldo

Fig. Nº 62

Sección Manual de Ayuda

En esta sección al hacer clic saldrá una ventana con el manual de ayuda
para conocer y realizar cada uno de los procesos del sistema, explicará de
manera breve cada uno de los módulos y funciones a realizar en cada uno
de los mismos.

Sección Cerrar Sesión

En esta sección al hacer clic se terminará su sesión actual y será enviado

a la página principal del sistema, donde para poder acceder de nuevo al
mismo tendrá que validarse como usuario.

58
 RECOMENDACIONES

Cuando el Software se instale en el servidor, por seguridad, se

recomienda eliminar el registro de usuario ya existente, ya que cualquiera
podría usarlo para realizar daños a los registros existentes en la base de
datos.

Se recomienda al administrador del sistema realizar respaldos al culminar

cada lapso, y al final de cada periodo escolar, para tener respaldos del
mismo y poder recuperar información en caso de haber eliminado o realizado
algún cambio no deseado de la información registrada, se recomienda que
los respaldos realizados sean guardados en un lugar seguro donde solo el
administrador o director del Departamento de Evaluación y Control de
Estudio pueda tener acceso.

Si bien es cierto este software es modificable, cualquier necesidad de

modificación y mejoras, es necesario notificar al creador del sistema
SARICN.

Ing. Angel R. Correa A

correangel01@gmail.com
+584264431456
+584167305599

59