SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión: 02

Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
GUÍA DE APRENDIZAJE Código: GFPI-F-019

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 1

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

Programa de Formación: Código: 122121

Técnico en Asistente Versión: 2
Administrativo
Nombre del Proyecto:
IMPLEMENTACION Y
FORTALECIMIENTO DE LOS
Código:
PROCESOS
ADMINISTRATIVOS EN LAS
FAMIPYMES
Fase del proyecto: ANALISIS

Actividad (es) de Ambiente de MATERIALES DE FORMACIÓN

Actividad (es) del Proyecto: Aprendizaje: formación DEVOLUTIVO CONSUMIBLE
ESCENARIO (Herramienta - (unidades
Analizar los hechos y IDENTIFICAR EL equipo) empleadas
situaciones administrativas PROCESO (Aula, Zonas durante el
de la organización en su ADMINISTRATIVO Y verdes, Computadores programa)
contexto, aplicando MODELOS DE Cancha Video Beam
metodologías de GESTION APLICABLES múltiple) Acceso a Libros de
Administración moderna en A LA UNIDAD internet referencia,
la solución de problemas y PRODUCTIVA Internet, CD´s,
plan de acción.
guías, lápices,
esferos,
marcadores,
borradores, hojas
de papel, cinta
pegante,
pegastic,
memorias USB,
correctores, pos
it, cartulinas,
reproducción de
material y
fotocopias.

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Resultados de Aprendizaje: Competencia:

IDENTIFICAR LAS FUNCIONES, Producir los

PROCEDIMIENTOS, documentos que se
UBICACIÓN ORGÁNICO- originen de las
FUNCIONAL Y DEPENDENCIAS funciones
ASOCIADAS A LA UNIDAD administrativas,
ADMINISTRATIVA, DENTRO siguiendo la norma
DE LA ORGANIZACIÓN Y SU técnica y la
ENTORNO. legislación vigente.

 Interactuar en los
contextos
Productivos y
Sociales en función
de los Principios y
Valores Universales.
 Redimensionar
permanentemente su
Proyecto de Vida de
acuerdo con las
circunstancias del
contexto y con visión
prospectiva.
 Desarrollar
permanentemente
las habilidades
psicomotrices y de
pensamiento en la
ejecución de los
procesos de
aprendizaje.

Duración de la guía ( en 80 Horas

horas):

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2. INTRODUCCIÓN

El día a día de un nuevo empresario es cada vez más una aventura, le pone ingredientes inesperados a la
gestión empresarial. Hace años, un emprendedor podía iniciar su negocio y desentenderse de nuevas
formas, procesos e inclusive productos y aun así crecía en los mercados y en utilidades. Pero en estos
tiempos, cada día es una confrontación con el entorno y una inmersión en la innovación.

Las empresas Familiares, pequeñas y medianas empresas (conocidas también por el acrónimo PYME,
lexicalizado como pyme) es una empresa con características distintivas, y tiene dimensiones con ciertos
límites ocupacionales y financieros prefijados por los Estados o regiones. Las pymes son agentes con
lógicas, culturas, intereses y un espíritu emprendedor específicos. Usualmente se ha visto también el
término MiPyME (acrónimo de "micro, pequeña y mediana empresa"), que es una expansión del término
original, en donde se incluye a la microempresa.

Colombia muestra una actividad económica apoyada en empresas de escala económica en crecimiento,
donde las pymes, sumadas a las microempresas, representan el noventa por ciento del parque empresarial
del país y generan el setenta y tres por ciento del empleo nacional y el cincuenta y tres por ciento de la
producción bruta de los sectores industrial, comercial y de servicios. De este grupo, se cuenta con una
población de más del 68% de sociedades de familia, las cuales en su gran mayoría han tenido o tendrán que
afrontar aspectos propios de su dinámica, como la sucesión del mando, el relevo generacional, la transición
y evolución estratégica hacia un entorno cada vez más competitivo. Además, y como elemento asociado a
la sucesión y según las estadísticas mundiales, menos del 13% de estas empresas logra sobrepasar a la
tercera generación.

A través de esta guía se podrá iniciar a conocer e identificar aspectos importantes para la realización del
análisis del estado actual de una pequeña empresa de su región en cuanto a sus procesos administrativos.
Tu equipo de docentes e instructores SENA te desean muchos éxitos en el desarrollo de la misma y que
puedas construir tus conocimientos y tener la mejor de las experiencias de aprendizaje.

3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

Que una empresa pequeña o grande sea exitosa no es cuestión de suerte, es cuestión de competitividad y
diferenciación frente a las demás empresas. Ustedes iniciarán un reto, apoyar a una Mipyme a que se

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fortalezca y logre mejorar sus procesos de modo que pueda sostenerse en el tiempo, mejorar su
productividad y crezca generando riqueza en beneficio propio y de la sociedad; pues está comprobado que
son las medianas y pequeñas empresas las que mayor empleo generan en el país. Se trata entonces, de
hacerlas más competitivas.

Realicen la siguiente lectura sobre el tema:

¿QUÉ SE ENTIENDE POR EMPRESA FAMILIAR?

A manera de contexto, las empresas de origen familiar constituyen una elevada porción
dentro del total de las empresas en Colombia. Según un estudio de la Superintendencia de
Sociedades realizado en 2005, de 19.109 empresas que reportaron estados financieros el
70% de ellas, es decir, 13.277 eran sociedades de familia (Superintendencia de Sociedades,
2006, p. 2).

Mientras que en una empresa familiar la sociedad está compuesta por individuos unidos
por vínculos de sangre, parentesco o afinidad y que persiguen un fin de lucro con una visión
de largo plazo que se pliega sobre la visión de familia, una sociedad no familiar carece de tales
vínculos de relación y organiza su interés con un modelo más simple de relaciones de mando
y control y, por lo tanto, la orientación se adaptará a modelos de gestión, donde la racionalidad
administrativa la hace más flexible.

Otra singularidad de estas empresas es que el empresario se constituye en el pilar y eje

central del ejercicio administrativo, siendo éste la imagen corporativa hacia el exterior, y el
líder natural al interior, con lo cual él se erige como el centro de la dinámica organizacional.

Estas particularidades hacen que las empresas familiares no sólo transen bienes y servicios
sino que en todo el ejercicio lleven implícitos los valores familiares con preponderancia de
éstos sobre los naturales fines mercantiles del lucro. Si bien toda iniciativa económica organizada
es una empresa en sentido estricto, las singularidades que contiene la empresa familiar, debido a la
interrelación e interacción entre la propiedad, la familia y el negocio, hace que la racionalidad
administrativa obre de manera diferente y que los procesos de gestión y funcionamiento se
apalanquen en elementos que mezclan lo operativo, lo emotivo, lo sentimental y, por supuesto,
los vínculos o lazos de afinidad.

La empresa familiar como cualquier otro tipo, se crea por una o varias personas que
toman un riesgo (compartido), crean estructuras, planes, construyen un ideal común, buscan
oportunidades y están dispuestos a adaptarse a los cambios y que desde la creación del
negocio estarán en constante conflicto de intereses. En la empresa familiar se conjuga la unión
del esfuerzo y el capital familiar, en donde cada uno de los miembros de la familia adquieren
roles como el padre, madre, hijos y al mismo tiempo de trabajadores, etc., con los demás

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factores estructurales de un negocio.

Dada la alta representatividad que tiene este tipo de empresas en Colombia, cobra
importancia el análisis de sus dinámicas y en particular, de los procesos que permiten la
continuidad a través de las generaciones como un mecanismo para el desarrollo empresarial.

En un estudio elaborado por la Superintendencia de Sociedades en 2001, se realizó una

muestra de 600 empresas de familia en Colombia cuyos resultados arrojaron que el 33.9%
de estas, están aún en poder del fundador, es decir, no han afrontado un proceso de sucesión,
el 29.7% está en poder de los hijos, es decir, en la segunda generación, y solamente el 3.4%
está en manos de la tercera generación (Superintendencia de Sociedades, 2001, p. 125).
Estas cifras motivan a pensar que la gran mayoría de empresas familiares en Colombia puede
estar en una etapa del proceso de sucesión, entre la 1ª y la 2ª generación, lo cual reviste un
momento riesgoso para su continuidad si no se toman las medidas necesarias para su
preparación.

La sucesión aunque poco frecuente en las organizaciones ya que se presenta por lo general
distanciada en el tiempo, representa un elevado riesgo para la empresa competitiva en la
medida en que si no se lleva a cabo de manera adecuada, las consecuencias pueden ser
severas e incluso llevar al cierre de la misma.

Según la lectura anterior reflexionen acerca de las siguientes interrogantes:

 Según la lectura anterior que particularidades encuentra de las empresas Familiares?

 ¿Qué problemática se presentan en las empresas familiares para su continuidad en el tiempo?
 ¿Qué importancia tienen las empresas familiares dentro de la economía regional?

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.)

Para reconocer los diversos tipos de organizaciones en el mundo empresarial, consulta sobre los siguientes
conceptos:

- Definición de Administración
- Definición de Empresa y como se clasifican.
- Definición de Organización Empresarial y Tipos de Organización.
- Que es Misión
- Que es Visión.
- Que son los Objetivos de la Organización.

Para reconocer los conceptos usados en este medio, te serán útiles las siguientes direcciones electrónicas:

o http://admluisfernando.blogspot.com/2008/03/clasificacin-de-las-empresas.html,

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o http://desarrollo-profesional.universia.es/emprendedores/tipos-empresas/,
o http://www.monografias.com/trabajos16/estructura-organica/estructura-organica.shtml

Después de la consulta realizada y distribuidos por equipos de trabajo de máximo cuatro integrantes
presentarán una breve exposición de los temas, haciendo uso de un medio audiovisual.

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

Análisis de la situación actual de un Negocio

Para esta actividad, deben realizar una visita a las Famipymes a las cuales se pueda tener acceso para
observar y conocer el estado actual de sus procesos administrativos con el objetivo de identificar sus
necesidades y poder determinar sus Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas para
posteriormente, presentar un plan de mejoramiento.

Para esta actividad el aprendiz deberá tomar evidencias (Material Fotografico) de los diferentes Factores
Críticos para el Éxito del Negocio y serán necesarios los conocimientos básicos en el desarrollo y análisis
de:

- Matriz MEFI
- Matriz MEFE
- Matriz DOFA

Información que se encontrara en la guía de apoyo estadístico que suministrará el Instructor.

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

Hecho el trabajo de campo de la actividad anterior, los aprendices procederán a consolidar la información
teniendo en cuenta cada uno de los procesos de gestión (administrativa, documental, servicio al cliente,
seguridad y salud en el trabajo, responsabilidad ambiental, mercadeo, manejo del recurso humano).

Para ello deben realizar las siguientes actividades y entregar en un informe escrito:

 Con la información recopilada en la visita de la actividad anterior, elabore un listado de los

siguientes factores observados y que afectan el funcionamiento de la empresa o negocio:

- Fortalezas
- Debilidades
- Oportunidades
- Amenazas

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 Cada aprendiz debe implementar la Matriz Estratégica de los Factores Internos “MEFI” y su
correspondiente conclusión.
 Cada aprendiz debe implementar la Matriz Estratégica de los Factores Externos “MEFE” y su
correspondiente conclusión.
 Por último cada aprendiz debe implementar la Matriz DOFA y proponer una serie de estrategias
que permitan contrarrestar los factores negativos Críticos para el Éxito del Negocio.

Finalmente, cada aprendiz preparará una exposición con ayuda de medios audiovisuales para ser
presentada a sus compañeros y compañeras aprendices en un tiempo máximo de 15 minutos.

3.5 Actividades de evaluación.

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento :  Revisar de manera

Implementación y formulación
de estrategias para el desarrollo
de la Idea de Negocio.
Evidencias de Desempeño:
Exposición sobre las Fortalezas,
Debilidades, Oportunidades y
Amenazas y la implementación
en las correspondientes Matrices
para el proceso de diagnóstico
de Negocio.
Evidencias de Producto:
Evaluaciones, talleres y trabajos
escritos sobre el proceso de
planeación de la Idea de
Negocio.
responsable y objetiva
la información Lista de Chequeo
recolectada, teniendo
como referentes la
exactitud y pertinencia.
 Redacta documentos
organizacionales
aplicando las normas
gramaticales, de
sintaxis y las de
redacción.
 Opera los equipos de
digitación de acuerdo
con los manuales de
usuario y las normas de
seguridad.
 Presenta el informe
teniendo en cuenta los
resultados obtenidos y
las normas técnicas
vigentes.

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4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Materiales de formación devolutivos: Materiales de formación AMBIENTES DE

Talento Humano (Instructores)
(Equipos/Herramientas) (consumibles) APRENDIZAJE TIPIFICADOS

ACTIVIDADES DEL DURACIÓN

ESCENARIO (Aula,
PROYECTO (Horas) Laboratorio, taller, unidad
productiva) y elementos y
Descripción Cantidad Descripción Cantidad Especialidad Cantidad
condiciones de seguridad
industrial, salud ocupacional
y medio ambiente

Diagnosticar
las
debilidades Hojas de
en los papel -
fotocopias - - Administración
procesos Video Beam, 1 kit por de empresas 1 por
80 1 lapiceros- Sede de ESESCO Curumaní
administrativ Computador, aprendiz - Ética especialidad
os de las lápiz -
borrador - Inglés
micro y
pequeñas
empresas

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5. GLOSARIO DE TERMINOS

ASIMILACION CULTURAL: Mecanismo mediante el cual una empresa o persona aprende acerca de las
actitudes, valores, principios y comportamientos de otra (s) cultura (s).

BENCHMARKING: Modelo de administración que busca la mejora continua de las mejores prácticas de
negocio por medio del aprendizaje de las metodologías de otras empresas.
DIRECCION: Habilidad gerencial y de liderazgo mediante la cual se dirige, influye y motiva a los seguidores y
miembros de la compañía a la consecución de tareas relativas al mejoramiento empresarial.

ECONOMIAS DE ESCALA: Aquellas donde el aumento en la cantidad producida disminuye los costos de producción,
disminuyendo el costo unitario y a su vez el precio del mismo.

EFICIENCIA: Es la capacidad de hacer las labores trazadas de la mejor manera posible con un mínimo
de recursos empleados.

EFICACIA: Es la capacidad de acertar en la selección de los objetivos y las labores más adecuadas de acuerdo a las
metas de la organización.

GLOBALIZACION: Proceso que amplía la producción y oferta de bienes y servicios a nivel mundial. Se entiende
como un proceso político y económico cuya visión es hacer del mundo - globo terráqueo - un solo mercado. Existen
choques en la concepción del proceso globalizador actual, en pro y en contra del mismo. Se contempla como un
proceso que. Al transformar costumbres comerciales, afectan también comportamientos y modos de vida, por lo que
también debe entonces entenderse como proceso social y cultural.

GOOD WILL: Es un concepto que reúne las características que diferencian a una empresa de sus competidores,
otorgandole su elemento diferenciador en el mercado, reflejado comúnmente en su ventaja competitiva. No es fácil de
medir o determinar.

INNOVACIÓN: Cambios que se efectúan con el objeto de mejorar los resultados e impactos tanto a nivel de la
empresa como ante el consumidor o demandante de sus bienes y servicios. Se realizan con el fin de mejorar
las técnicas operativas y productivas, de tal forma que se obtenga las misma (o mayor) cantidad de producción con
mayor calidad utilizando menos recursos. Algunas innovaciones dan lugar a creaciones o mejoras en algo ya existente
(inventos) o a la incursión de algo nunca antes utilizado (descubrimientos); todo ligado a la investigación.

MONOPOLIO: Empresa o compañía que en el mercado es oferente único de un bien o servicio sin competencia
alguna, controlando todas las variables relativas al mismo (precio, cantidades producidas, cantidades ofrecidas).

OUTSOURCING: Forma de mejorar competitivamente contratando los servicios de otras empresas especializadas en
algunos procesos que no son propios del objeto social de la empresa.

PLANEACION ESTRATEGICA: Relativo directamente al plan de negocios y

demás estructuras de trabajo planificadas, es todo un proceso detallado mediante el cual los líderes y directivos de la
compañía expresan los nuevos objetivos a cumplir y la forma como se procederá para la consecución de los mismos a
término de un periodo de tiempo específico.

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6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

http://www.spanish-translator-services.com/espanol/diccionarios/contable-ingles-espanol

http://admluisfernando.blogspot.com/2008/03/clasificacin-de-las-empresas.html

http://desarrollo-profesional.universia.es/emprendedores/tipos-empresas/

http://www.monografias.com/trabajos16/estructura-organica/estructura-organica.shtml

www.documentación.edex.es/docs/0302ESCenf.pdf

7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

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