La Administración de Proyectos: Es la técnica o metodología utilizada para alcanzar

objetivos en un tiempo estimado.

El volumen de trabajo, sumado a unas variables y unos requisitos cada vez más complejos
han dado lugar a que cada vez más empresas e instituciones administren su trabajo por
proyectos.
Este método de organizar y planificar el trabajo persigue objetivos fundamentales en toda
organización: eficiencia, productividad, reducción de costes y tiempos, sinergias,
compensación de recursos, control, orden y evaluación continua de resultados, entre
muchas otras cosas.

Objetivos del Proyecto: Se define como una meta a cumplir para la cual se disponen unos
medios y recursos determinados. Generalmente, el logro de un objetivo lleva implícito la
superación de obstáculos de mayor o menor magnitud.
Cuando hablamos de los objetivos de un proyecto, nos referimos a los fines a los que
están orientadas las actividades que se deben cumplir. Son declaraciones escritas a través
de las cuales se plasman los resultados que queremos alcanzar.
El establecimiento de objetivos es una de las tareas más importantes que se realizan en la
fase inicial de cualquier proyecto, en ella se debe involucrar a todos los integrantes del
equipo de trabajo con el propósito de promover su compromiso en la ejecución de tareas.
Definir los objetivos de un proyecto de forma correcta puede llegar a ser una labor
complicada; sin embargo, es necesario dedicarle tiempo y esmero ya que se trata de la
guía más preciada para la consecución de la meta.
Se deben establecer 2 tipos de objetivos de un proyecto: Los objetivos generales, los
objetivos específicos y los objetivos operativos.

Objetivo General: es la finalidad del por qué empezamos a desarrollar un proyecto. Este
tipo de objetivo no identifica nunca un dato medible y evaluable dentro de la estrategia
del proyecto, sino que describe en términos generales aquello que queremos alcanzar al
finalizar nuestro trabajo, o con un determinado negocio.
Por eso, el objetivo general de un proyecto debe ser coherente con la estrategia de la
empresa, así como sus valores y misión. Se trabajará en torno a él, planificando acciones
pensadas para conseguir dicho objetivos. Por este motivo, todo lo que hagamos en la
empresa o proyecto, tendrá sentido si atendemos a este objetivo. Podríamos decir que un
objetivo general define la misión y el ¿por qué? del proyecto.

Objetivos Específicos: corresponden a los pasos que debemos seguir para alcanzar el
objetivo general. Digamos que concretan de alguna forma los objetivos generales. Un
objetivo específico da parte de la solución para acercarnos al propósito general del
proyecto.
Un ejemplo muy simplificado: para construir una casa necesitamos hacer los cimientos, la
estructura interna, las paredes, el tejado, etc. Todos estos pasos son objetivos específicos.
Incluso, podría ser las propias actividades de nuestra planificación.
Es importante aclarar que los objetivos específicos de un proyecto no identifican acciones
directamente medibles con indicadores.

Objetivos Operativos: Concretan a los objetivos específicos. Son medibles mediante

indicadores, directamente verificables. Gracias a ellos, podremos hacer una evaluación
continua más exhaustiva de nuestro trabajo.

Factores Relevantes en la organización de proyectos:

Existen otros cuatro factores que destacan por ser críticos para el éxito de un proyecto:
 Claridad en la definición de objetivos: es el primer paso para una gestión de
proyectos exitosa. Si los objetivos no están claramente definidos, no serán bien
comunicados y mucho menos serán adecuadamente planteados los medios para
llegar a ellos.
  Utilización de una metodología: en la gestión de proyectos, las metodologías
sirven para reunir la información relevante que permite conocer el proyecto para
dirigirlo adecuadamente. También ayudan a separar lo esencial de lo secundario, y
pueden emplearse como herramienta de comunicación.
 Precisión en la planificación: la falta de precisión incrementa el riesgo y disminuye
las posibilidades de terminar exitosamente el proyecto. Una buena planificación
ayuda a prevenir errores que posteriormente puedan echar por la borda todo lo
trabajado previamente. Por ejemplo: calcular mal la duración de una actividad
puede conducir a una cadena de retrasos que afecta el proyecto. En el caso de un
proyecto de exportación sería fatal pues el producto no sería enviado a tiempo y el
cliente desistirá de comprarlo.
 El compromiso de los participantes: es de gran importancia contar con personas
motivadas e identificadas con las metas de proyecto, que con conscientes de su
aporte al objetivo propuesto.
Un ejercicio para tener claro el carácter crítico de estos factores es identificar o prever las
circunstancias en las que una ausencia de ellos o una mala implementación pueden
conducir al fracaso del proyecto.

Dirección del Proyecto: La concepción de este término ha ido evolucionando a lo largo de

las últimas décadas, a la vez que se ha ido transformando el proceso, los métodos y
estrategias que se llevan a cabo para su eficaz ejecución. Estos cambios vienen
promovidos, a su vez, por la globalización, los avances técnicos o los hábitos de consumo,
a los que las empresas deben adaptarse rápidamente si desean alcanzar las metas
establecidas, sobrevivir y continuar siendo competitivas. La dirección de proyectos es “la
aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un
proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.”
Características de la dirección de proyectos:
1. La dirección es ejercida por una persona, El director de proyectos: En toda dirección
de proyectos, hay una persona responsable de aplicar los conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas. Esta persona sería el director de proyectos, que debe poseer una
serie de destrezas básicas y competencias en este campo. El director de proyectos será el
encargado de gestionar los proyectos para alcanzar las metas propuestas. Este director
debe, además, alinear el proyecto a la estrategia empresarial. El liderazgo y la capacidad
de gestionar eficazmente los proyectos debe ser una de las cualidades que debe poseer
todo gestor de proyectos.
2. Actúa sobre los proyectos. Los proyectos son el conjunto de actividades que se han
planificado para alcanzar los resultados deseados. Resultados que pueden traducirse
como productos o servicios. Estos proyectos son temporales, es decir, tienen un principio
y fin determinado, y se van desarrollando de manera gradual, completando cada una de
las etapas que componen el proceso.
3. Dirigida a alcanzar unos objetivos específicos. La dirección de proyectos persigue la
consecución de unos objetivos concretos, establecidos con anterioridad. La planificación y
ejecución del proyecto, así como la gestión, deben enfocarse en este fin.
4. Todo proyecto se encuentra limitado por el alcance, el tiempo y los costes. Todo
proyecto depende de estos tres factores que se encuentran interrelacionados entre sí. Los
requisitos impuestos por el cliente, los plazos de entrega y el presupuesto y coste total del
proyecto, son factores que se deben gestionar para alcanzar las metas sin que la calidad se
vea afectada.
5.La dirección de proyectos se compone de diversos tipos de procesos, acciones y
actividades interrelacionadas entre sí. Así, se puede diferenciar entre procesos orientados
al producto o servicio y los procesos comunes a todos los proyectos, donde se integran los
grupos de procesos de iniciación, planificación, ejecución, grupo de procesos de
seguimiento y control y el grupo de proceso de cierre. Estos grupos se encuentran
relacionados, puesto que la salida de un proceso se convierte en la entrada del siguiente.
6. La dirección de proyectos se apoya en áreas de conocimiento. Los procesos de
dirección se organizan en nueve áreas de conocimiento, que el director de proyectos debe
dominar y gestionar de manera integrada :
 Gestión de la Integración del Proyecto.
 Gestión del Alcance del Proyecto.
 Gestión del Tiempo del Proyecto.
 Gestión de los Costes del Proyecto.
 Gestión de la Calidad del Proyecto.
 Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto.
 Gestión de las Comunicaciones del Proyecto.
 Gestión de los Riesgos del Proyecto.
 Gestión de las Adquisiciones del Proyecto.
7. Es un proceso dinámico. La dirección de proyectos es un proceso dinámico y cambiante
en el que las acciones se relacionan e influyen constantemente. Los procesos dependen
de la naturaleza del proyecto, de las características y circunstancias del entorno y de las
demandas y necesidades de los clientes. Están en continua transformación, adaptándose
a los cambios sociales, políticos, económicos y tecnológicos, para satisfacer las demandas
de manera eficiente.

Servicios Centrales en la Organización y Administración del Proyecto:

La organización de la administración y las finanzas del proyecto, se debe constituir en una
unidad de servicios que se preocupe en resolver los problemas de la ejecución, ello sin
perjuicio de los controles fundamentales que se deben de implementar.
1.- Contabilidad y sistemas de control: El sistema contable deberá cumplir con su objetivo
de centralizar, auditar y procesar información, desde un punto de vista financiero y
tributario, y además, servir de base al sistema de control de costos del proyecto y formar
el activo no corriente de la planta.
Es importante que el personal de contabilidad logre niveles de conocimiento de la forma
como se debe de implementar el proyecto desde un punto de vista técnico, para estar en
condiciones de definir la estructura de cuentas, subcuentas, etc.

2.- Administración de seguros: Ítem que suele alcanzar valores importantes dentro del
presupuesto del proyecto. Es importante negociar adecuadamente las primas de seguros y
adoptar estrategias inteligentes de cobertura en lugar de pretender generar ahorros mal
entendidos.
El proyecto debe identificar y definir los riesgos a cubrir, evitando innecesarias
duplicidades de coberturas; dimensionar adecuadamente los montos expuestos por cada
tipo de riesgo a cubrir durante las diferentes etapas de la ejecución del proyecto.
Algunos aspectos que deben de considerarse en el marco de una estrategia de licitación
para la contratación de seguros son:
 Compañía con presencia nacional; liquidadores conocidos con servicios ágiles
 Utilización de canales de primera línea
 Confianza en el profesionalismo y capacidad financiera de las empresas
involucradas.
 Relación entre costos, coberturas y deducibles aplicados.
Es importante generar instructivos y mecanismos administrativos adecuados para
designar coordinadores capaces de identificar los daños y emitir los informes de siniestros,
informar al liquidador, reunir la información requerida para solicitar indemnizaciones y
efectuar el control de pagos. Se debe evitar generar altos costos por omisión.

3.- Recursos humanos y apoyo logístico:

Son dos tareas que no deben ser descuidadas. Para el recurso humano es importante
procesos de inducción en donde se incluya charlas, exposiciones, visitas a
terreno, reuniones introductorias, todo ello con la intención de que los nuevos cuadros de
personal se imbuyan de conocimientos, objetivos y mística de trabajo de la organización.
El apoyo logístico a las unidades de terreno y del proyecto, no deben de improvisarse,
pues de una adecuada planificación, se pueden efectuar negociaciones anticipadas
para los aprovisionamientos que pueden redundar en beneficios económico-
administrativos.
Los servicios que se pueden programar por anticipados pueden ser:
  Servicios de apoyo (pasajes aéreos, hospedaje, arriendo de vehículos,
movilización de personal, fotocopiado de planos.
 Arriendo de oficinas, habilitación y servicios menores
 Computadoras, redes y software común.
 Sistemas de comunicación telefónica, radiocomunicaciones en obras.
 Codificaciones y sistemas de archivo comunes para la documentación
oficial del proyecto
 Sistemas de valijas, remesas de fondos a terreno, etcétera.

4.- Servicios de ingeniería de proveedores

Por lo general, en las órdenes de compra quedan establecidos los servicios de supervisión
durante el montaje, calibración, pruebas y puesta en marcha, como servicios
complementarios del fabricante o proveedor; sin embargo, posteriormente la
necesidad de los representantes de los fabricantes en la obra se multiplica, las
permanencias se alargan, y los servicios exceden el alcance fijado previamente. No es una
buena idea sobredimensionar este requerimiento desde la partida, durante la negociación
de las órdenes de compra.
Al respecto se sugiere establecer y dar a conocer de antemano los conductos
para solicitar, aprobar y controlar los servicios, fijando además condiciones
comunes para la permanencia (en el país / lugar de obra), alojamiento, tiempos
de viaje, viáticos, horas efectivas en obra, y similares.

5.- Aspectos tributarios:

Se debe determinar un mecanismo de manejo tributario dentro de opciones legalmente
válidas, aplicando acertados y oportunos procedimientos de control contable-
administrativo desde los inicios del proyecto.