PE-P-01 Procedimiento para El Control de Documentos y Registros

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
Procedimiento para el Control de Documentos y Registros

Fecha de
Código PE-P-01 Versión 1 20/05/2019
Elaboración
PROCEDIMIENTO PARA EL
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS
1

Fecha de
Elaboración
TABLA DE CONTENIDO
1 OBJETIVO...................................................................................................................................... 3
2 ALCANCE...................................................................................................................................... 3
3 DEFINICIONES.............................................................................................................................. 3
4 DESARROLLO............................................................................................................................... 5
4.1 DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL...............................................5
4.2 SIGNIFICADO DE CADA UNO DE LOS CAPÍTULOS............................................................6
4.2.1 Objetivo............................................................................................................................ 6
4.2.2 Alcance............................................................................................................................ 6
4.2.3 Definiciones...................................................................................................................... 6
4.2.4 Desarrollo......................................................................................................................... 6
4.2.5 Uso de Elementos de Protección Personal (EPP)............................................................6
4.2.6 Gestión Ambiental:...........................................................................................................6
4.2.7 Control de Registros.........................................................................................................7
4.2.8 Anexos............................................................................................................................. 7
4.3 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN.............................................................................7
4.3.1 Portada............................................................................................................................. 7
4.3.2 Tabla de contenido...........................................................................................................7
4.3.3 Encabezado..................................................................................................................... 7
4.3.4 Codificación...................................................................................................................... 8
4.3.5 Pie de Pagina................................................................................................................... 9
4.3.6 Programas........................................................................................................................ 9
4.4 ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN O ANULACIÓN DE DOCUMENTOS.............................10
4.5 REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS.....................................................................................10
4.6 REGISTRO DE CAMBIOS....................................................................................................10
4.7 CONTROL DE DOCUMENTO...............................................................................................11
4.8 ENTREGA DE DOCUMENTOS.............................................................................................11
4.9 DOCUMENTOS OBSOLETOS..............................................................................................12
4.10 DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO.............................................................................12
4.11 CONTROL DE REGISTROS.................................................................................................13
4.11.1 FORMATOS................................................................................................................... 13
4.11.2 REGISTROS.................................................................................................................. 14
5 Uso de Elementos de Protección Personal (EPP): N.A................................................................16
6 Gestión Ambiental:....................................................................................................................... 16
7 REGISTROS................................................................................................................................ 17
8 ANEXOS...................................................................................................................................... 17
2

Fecha de
Elaboración
1 OBJETIVO
Este procedimiento tiene por objeto establecer las directrices para controlar la elaboración, revisión,
actualización y aprobación de los documentos del Sistema de Gestión Integral de
MAQUICONSTRUCCIONES S.A.S.
2 ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los documentos que describen actividades que inciden en los
procesos del Sistema de Gestión Integral y los registros que permiten evidenciar actividades
realizadas.
3 DEFINICIONES
 Documento: Información con datos que poseen significado y su medio de soporte puede ser
papel, disco magnético o fotografía. (procedimientos, instructivos, etc.)
 Documento externo: Son los documentos suministrados por entes o personas externas a la
empresa, por ejemplo puede ser por un cliente, un proveedor, la entidad de certificación, entes
organizacionales, entre otros.
 Documento Obsoleto: Documento que contiene información desactualizada por lo cual se prohíbe
su uso.
 Vigencia: Indica la fecha en la cual el documento empieza a regir, después de su revisión y

aprobación. La fecha se cambia cada vez que se modifica o se actualiza el documento.
 Formato: Documento que obedece a un patrón determinado y es útil para registrar datos e
información en general.
 Instructivo: Documento que detalla minuciosamente la manera de realizar una operación.
 Manual del Sistema de Gestión Integral: Documento que describe el Sistema de Gestión
Integrado.
 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

desempeñadas. Esta información o datos son recopilados a través de los formatos.
 Archivo activo: Lugar de almacenamiento periódico de documentos o registros.

3

Fecha de
Elaboración
 Archivo inactivo: Lugar de almacenamiento de documentos o registros después de haber

transcurrido su vigencia (tiempo definido por el proceso dueña del registro, generalmente tiempo
de uso del mismo).
 Clasificar: ordenamiento de un documento que facilita su acceso o ubicación.
 Copia Controlada: Son aquellos documentos internos aprobados y controlados por el líder del SGI,
de los cuales está prohibida su reproducción por parte de los funcionarios, así como su uso y
manejo inadecuados, y cualquier necesidad de actualización o mejoramiento debe ser
comunicada según el procedimiento. Esta Copia es sometida a los controles que se describen en el
procedimiento, de manera de asegurar al poseedor del documento, cuenta con la última versión
de éste. Su distribución es efectuada mediante un registro de entrega de copias controladas.
 Copia no controlada: Se trata de una copia de un documento que no se mantiene actualizado de

forma sistemática. por ejemplo, una norma o un procedimiento se revisan periódicamente. Si
alguien necesita ese documento una sola vez, se trata de una "copia no controlada", es decir, que
no se le van a enviar actualizaciones y que por lo tanto el usuario está obligado cada vez que vaya
a usarla a verificar que no hubo actualizaciones posteriores a la fecha del documento. Son
aquellos procedimientos internos que son emitidos por el SGI, de los cuales no es responsabilidad
la actualización y control por parte de líder del SGI. Se distribuyen solo título informativo y no
están sujetas a control documental, los usuarios de las copias no controladas no figuran como
usuarios registrados y no se les distribuye ediciones o revisiones posteriores del mismo.
 Disposición: es la acción que sigue cuando transcurre el tiempo de retención del documento.
Ejemplo: el documento se envía al archivo inactivo o se destroza.
 Divulgar: acto o proceso que consiste en distribuir documentos o información a los miembros de
un grupo.
 Documento controlado: documento cuya divulgación se efectúa bajo condiciones controladas y

cuyo acceso es solo a personal autorizado.
 Documento interno: documento generado al interior de
 Especificación: documento que establece requisitos (Numeral 3.7.3, ISO 9000:2005).
 Tiempo de retención: tiempo que permanece el documento en el archivo activo.
 Información: datos que poseen significado (Numeral 3.7.1, ISO 9000:2005).
 Listado maestro de documentos: Es el listado general de todos los documentos que tienen
relación con el sistema de calidad y están codificados para la identificación, relación con los
procesos y Control de los mismos.
4

Fecha de
Elaboración
 Listado Maestro de Registros: Es el listado general de todos los registros que tienen relación con el
sistema de calidad y están codificados para la identificación, relación con los procesos y Control de
los mismos.
 Listado de documentos externos: Es el listado general de todos los documentos externos que
tienen relación con el sistema integral De gestión (ISO 9000:2000)
4 DESARROLLO
4.1 DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
Los documentos del Sistema de Gestión Integral son manuales, procedimientos, programas,
instructivos, formatos y planes.
La generación de los documentos del sistema de gestión integral tiene como objetivo normalizar los
procesos de la empresa para facilitar el desarrollo de las diferentes actividades a través de su consulta.
Todos los documentos del Sistema de Gestión de Integral, llevan un control en el formato Listado
maestro de documentos, el cual presenta información respecto al nombre del proceso, código,
nombre del documento, versión, fecha de elaboración, tipo de documento, tipo de cambio, vigencia,
medio físico o magnético y distribución.
El contenido de los documentos se relaciona en la siguiente tabla:
Tabla 1. Tipo de documento vs Capítulos

Control
Tipo de Tabla de Uso de Gestión de
Portada Objetivo Alcance Definiciones Desarrollo Registros Anexos
documento contenido epp´s ambiental cambio
s
Procedimiento Si Si Si Si Si Si Si Si Si Opc. Si
5

Fecha de
Elaboración
Programa Si Opc. Si Opc. Opc. Opc. Opc. Opc. Opc. Opc. Si

Instructivo Si Opc. Si Opc. Opc. Si Opc. Si Si Opc. Si
Manual Si Si Si Opc. Opc. Si Opc. Opc. Opc. Opc. Si
Planes No No No No No Si Si No No Si Si
Opc: opcional
4.2 SIGNIFICADO DE CADA UNO DE LOS CAPÍTULOS
4.2.1 Objetivo
Es la finalidad de una acción o una actividad, indicando el propósito del documento.
4.2.2 Alcance
Límite hasta el cual aplica el documento, se describe en actividades.
4.2.3 Definiciones
Es enunciar con claridad y con exactitud el significado de los términos que se utilizan en los
documentos del sistema de gestión integral; incluyendo términos técnicos, siglas o abreviaturas que
faciliten una mejor comprensión del documento.
4.2.4 Desarrollo
Se describen las actividades que se realizan para cumplir con el objetivo del documento.
4.2.5 Uso de Elementos de Protección Personal (EPP)
Se describen los elementos de protección personal que deben utilizar las personas que aplican este
procedimiento.
4.2.6 Gestión Ambiental:
Se describen las actividades que deben realizar las personas que aplican este procedimiento
enfocados al cumplimiento ambiental.
4.2.7 Control de Registros
6

Fecha de
Elaboración
Se incluye el listado de los registros que se generan en el procedimiento, su nombre, forma de

almacenamiento, tiempo de retención y disposición final.
4.2.8 Anexos
Información adicional que forma parte del documento.
4.3 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN
4.3.1 Portada
Los documentos contienen una portada que consta de un encabezado y el título del documento.
4.3.2 Tabla de contenido
Los documentos que lo requieran tendrán al inicio la tabla de contenido del mismo.
4.3.3 Encabezado
Es un conjunto de descripciones que identifican o caracterizan un documento, se coloca en todos los

tipos de documentos (ver tabla 2 Codificación). El encabezado debe ir al inicio de todas las hojas que
compongan los documentos.
Campo 2
Campo 1 Campo 5

Fecha de
Elaboración
Campo 3 Campo 6
Campo 4
 Campo 1: Logo de la empresa

 Campo 2: Sistema de gestión integral
 Campo 3: Código del documento.
 Campo 4: Versión actual.
 Campo 5: Nombre del documento. Se coloca el titulo específico del documento con letra
mayúscula. En la parte inferior se procede a llevar tipo de documento, código, fecha.
7

Fecha de
Elaboración
 Campo 6: Fecha de elaboración del documento
4.3.4 Codificación
El código para los documentos del Sistema está conformado por tres caracteres y dos dígitos teniendo
en cuenta el proceso al que pertenece, el tipo de documento y el número consecutivo, de acuerdo a la
siguiente tabla.
Tabla 2. Codificación
QUINTO Y SEXTO
PRIMER Y SEGUNDO CARÁCTER TERCERO Y CUARTO CARACTER
CARÁCTER
Tipo de documento alfabético Consecutivo numérico
Procesos
con mayúsculas con dos dígitos
PE : Planeación Estratégica P Procedimiento 01
MT : Mantenimiento Pg Programa 02
TH : Talento Humano D Directriz 03
C : Comercial I Instructivo .
GI : Gestión Integral F Formato .
M Manual .
Pl Planes .
99
En el caso de todos los tipos de documentos la codificación se hace de la siguiente forma:
Proceso + Tipo de Documento + Consecutivo
EJEMPLO:
TH-P-01
Número Consecutivo de los documentos del proceso
Tipo de documento
Proceso que genera el

documento
Significa que es un documento que pertenece al proceso de Talento Humano, tipo de documento
Procedimiento y el consecutivo del documento es 01.
4.3.5 Pie de Pagina
Los documentos contienen un pie de página donde se identifican las personas que elaboran, revisan y
aprueban el documento. El pie de página debe ir solo en la última hoja (Campos 1, 2 y 3). Para el caso
8

Fecha de
Elaboración
de los formatos este pie de página se imprime por detrás en el primer formato que se crea de cada
versión.
Campo 2 Campo 3
Campo 1
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
Cargo: Cargo: Cargo:

Fecha de aprobación Versión
 Campo 1: Elaboró: Se coloca la firma y el cargo de la persona designada como responsable de

la elaboración del documento.
 Campo 2: Revisó: Se coloca la firma y el cargo de la persona dueño de proceso al que
corresponde el documento
 Campo 3: Aprobó: se coloca la firma y el cargo de Gerente quien es el encargado de aprobar
los documentos.
 Campo 4: Fecha de aprobación del documento
4.3.6 Programas
Los programas que se realicen en la empresa se registraran en el formato Programas de gestión, en el

se describe el nombre del programa, el objetivo del programa, cual es la meta para cumplir con el
objetivo, el o los indicadores, la descripción de las actividades con los recursos necesarios por
actividad, el cronograma de las actividades, los responsables, su seguimiento, el registro grafico del
seguimiento al cumplimiento de las actividades y el análisis del seguimiento.
El análisis del seguimiento se registra la parte inferior del cronograma de actividades e inicia con el
cuadro de análisis de datos, la fecha en la que se realiza el análisis, el responsable, el plan de acción si
existiera, los seguimientos y la fecha del seguimiento.
4.4 ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN O ANULACIÓN DE DOCUMENTOS
El encargado de cada proceso será el responsable de coordinar la elaboración y actualización de los

documentos que le corresponden y su implementación, siguiendo las directrices de este
procedimiento, la elaboración, actualización o anulación de un documento inicia con la petición al
proceso Gestión integral y el diligenciamiento del formato “Solicitud de creación, modificación o
eliminación de documentos, donde se registra su creación o la justificación del cambio de documento.
El coordinador HSEQ y/o el Gerente son quienes aprueban ó rechazan la solicitud.
9

Fecha de
Elaboración
4.5 REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Una vez elaborado el borrador del documento, el coordinador HSEQ lo digita teniendo en cuenta las
reglas presentadas en este documento, enviándolo al dueño de proceso para su revisión y por ultimo
al Gerente para su aprobación en la que verifican antes de su emisión que las disposiciones descritas
en éste correspondan a la realidad.
En el caso de documentos que describan actividades que no estén implementadas, la revisión se basa
en evaluar si se ajusta a las condiciones y recursos con que cuenta la Empresa.
El contenido de procedimientos, instructivos y manuales se debe revisar periódicamente, mínimo cada

año por cada líder de proceso ajustándolo a los requerimientos de la actividad, o en su defecto
cuando realicen las auditorías internas por procesos, los cambios a los documentos quedaran
registrados en el listado maestro de documentos, campo tipo de cambio.
4.6 REGISTRO DE CAMBIOS
Los cambios realizados a los documentos se enuncian de manera general en el formato “listado
maestro de documentos”.
De igual manera cada documento contendrá un cuadro de cambios:
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO APROBÓ
APROBACIÓN
VERSIÓN: Será la versión actual del documento

FECHA DE APROBACIÓN: Del cambio del documento
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO: Que se le está cambiando al documento
APROBÓ: La persona que finalmente aprueba el cambio del documento de acuerdo a este
procedimiento
4.7 CONTROL DE DOCUMENTO
Después que los documentos son aprobados el coordinador HSEQ los registra en el formato Listado
maestro de documentos, para así poder controlar las versiones.
10

Fecha de
Elaboración
El estado de revisión actual de los documentos se encuentra identificado en el encabezado de cada

uno de ellos, algunos se encuentran impresos y otros en el disco duro del computador de la oficina de
gerencia, los cuales están disponibles en formato PDF.
El personal es capacitado para entender que los documentos no se pueden modificar sin ser
autorizados por el gerente, modificada la versión por el coordinador HSEQ y actualizado el listado
maestro de documentos, además se realiza un back up de los documentos del SIG en drive del correo
electrónico maquiconstrucciones@hotmail.com mensualmente y semanalmente en el disco duro del
computador de cada dueño de proceso la información documental y las evidencias relevantes o
importantes.
Los documentos del Sistema de Gestión Integral no pueden ser retirados de la empresa sin previa
aprobación del Gerente.
4.8 ENTREGA DE DOCUMENTOS
El Gerente estudia quién debe tener una copia física del documento de acuerdo con el campo de
aplicación, esto se registra en la tabla DISTRIBUCION del registro Solicitud de creación, modificación o
eliminación de documentos, luego el coordinador HSEQ entrega una copia que tendrá el sello de
COPIA CONTROLADA a las personas que estén involucradas y tengan responsabilidades en dicho
procedimiento, teniendo en cuenta que en ningún momento se cubra información consignada, se
recoja el documento obsoleto si es el caso y se firme en el registro Solicitud de creación, modificación
o eliminación de documentos como señal de recibido y entrega de obsoleto.
Si se presenta el caso de entregar copias a personal ajeno a la organización por solicitud externa, es
necesario que el gerente lo autorice y al documento se le debe colocar un sello de COPIA NO
CONTROLADA.
La preservación de los documentos y su legibilidad es responsabilidad del usuario, en caso de

presentarse deterioro se solicita la reposición al coordinador HSEQ entregando el documento
deteriorado y de acuerdo a las disposiciones del presente procedimiento.
De igual forma se registra en la tabla de distribución del registro Solicitud de creación, modificación o
eliminación de documentos las personas que aplicaran el documento o registro en su trabajo.
Todos los documentos del sistema de gestión integral están disponibles en la nube del correo de la
empresa que será compartido a cada dueño de proceso, para que el personal interno tenga acceso sin
problema.
4.9 DOCUMENTOS OBSOLETOS
11

Fecha de
Elaboración
Para evitar que se utilicen documentos obsoletos físicos en el Sistema de Gestión Integral, el
coordinador HSEQ recoge todas las copias existentes del documento de acuerdo al Listado maestro de
documentos, dejando evidencia de su recolección en el registro Solicitud de creación, modificación o
eliminación de Documentos mediante la firma de quien lo archivaba y colocándole el sello de
obsoleto, elimina las copias y el original se almacena en la carpeta de obsoletos.
Para los documentos en medio magnético se eliminan de la carpeta original y se guardan en la carpeta
denominada obsoleta de cada proceso, al documento aparte del nombre se le colocara la abreviación
obsoleto, y se informa al personal el cambio o la creación del nuevo documento.
4.10 DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO
Todos los documentos en físico o magnéticos relacionados con el Sistema de Gestión Integral
suministrados por entes o personas externas a la Empresa se llevan al coordinador HSEQ para evaluar
la importancia de autorizar su ingreso o no al listado maestro de documentos externos.
Todos los documentos externos aprobados para ingresar al listado maestro de documentos externos
se deben registrar en el formato “Solicitud de creación, modificación o eliminación de documentos,
incorporar en el formato “Listado maestro de documentos Externos”, en el campo origen del
documento es de donde viene o la entidad que lo emitió, código se le coloca un número que es
consecutivo a medida que se van registrando, en el campo versión y/o fecha se coloca la fecha de
emisión del documento, ubicación es el sitio o dependencia que tiene el documento, No de copias, el
número de impresiones existentes, identificar con un sello “documento de origen externo” a los
documentos en físico, a los de tipo magnético se le colocara como terminación Doc. Ext., y
entregársele al usuario firmando en el registro Solicitud de creación, modificación o eliminación de
documentos como señal de recibido.
Si en algún momento el documento externo es obsoleto, el usuario de este documento debe informar
al coordinador HSEQ para que sea recogido dejando evidencia de su recolección en el registro
Solicitud de creación, modificación o eliminación de documentos mediante la firma de quien lo
archivaba colocándole documento eliminado y destruyéndolo si es en físico o borrándolo si es en
medio magnético.
4.11 CONTROL DE REGISTROS

Los registros del sistema de gestión integral corresponden a información contenida en papel o medios
electrónicos referentes al desarrollo o resultados alcanzados en los procesos y actividades del Sistema
de Gestión Integral, las actas y formatos diligenciados hacen parte de los registros del sistema de
gestión integral de la Organización.
La generación y conservación de los registros tiene como objetivo demostrar el desarrollo, brindar
información, proporcionar evidencia objetiva de actividades y procesos del Sistema de Gestión
Integral.
12

Fecha de
Elaboración
4.11.1 FORMATOS.
4.11.1.1 Control De Los Formatos
Los registros generados por el Sistema de Gestión Integral tienen el encabezado definido en este
documento, también se identifican a través de un nombre en caso que no se maneje un formato o sea
preimpreso definido ej. Facturas de proveedores.
Después que los formatos son aprobados el coordinador HSEQ los registra en el formato Listado
maestro de documentos, para así poder controlar las versiones y en cada uno de los documentos del
Sistema de Gestión Integral en las columnas CODIGO e IDENTIFICACION se diligencia el código y el
nombre de los formatos utilizados en ese documento.
Los registros se pueden encontrar impresos o en medio magnéticos.

El personal es capacitado para entender que los registros como formatos en drive no se pueden
modificar sin ser autorizado por el gerente, modificada la versión por el coordinador HSEQ y
actualizado el listado maestro de documentos, además se realiza un back up de los formatos del SIG
en el disco duro de la gerencia mensualmente y semanalmente en el disco duro del computador del
dueño de cada proceso los registros relevantes o importantes.
4.11.1.2 Entrega de Formatos
El Gerente estudia quién debe tener una copia del formato de acuerdo con el campo de aplicación y se
registra en la tabla DISTRIBUCION del registro Solicitud de creación, modificación o eliminación de
documentos, luego el coordinador HSEQ entrega una copia que tendrá el sello de COPIA
CONTROLADA a las personas que estén involucradas y tengan responsabilidades en dicho
procedimiento, teniendo en cuenta que en ningún momento se cubra información consignada, se
recoja el documento obsoleto si es el caso y se firme en el registro Solicitud de creación, modificación
o eliminación de documentos como señal de recibido y entrega de obsoleto.
Si se presenta el caso de entregar copias a personal ajeno a la organización por solicitud externa, es
necesario que el gerente lo autorice y al documento se le debe colocar un sello de COPIA NO
CONTROLADA.
De igual forma se registra en la tabla de distribución del registro Solicitud de creación, modificación o
eliminación de documentos las personas que aplicaran el documento o registro en su trabajo.
13

Fecha de
Elaboración
Todos los formatos del sistema de gestión integral están disponibles en el correo electrónico de la
empresa por drive que se compartirá con cada dueño de proceso para que el personal interno tenga
acceso sin problema.
4.11.1.3 Formatos Obsoletos
Para evitar que se utilicen Formatos obsoletos físicos en el Sistema de Gestión Integral, el coordinador
HSEQ recoge todas las copias existentes acuerdo al Listado maestro de documentos, dejando
evidencia de su recolección en el registro Solicitud de creación, modificación o eliminación de
documentos mediante la firma de quien lo archivaba y colocándole el sello de obsoleto, elimina las
copias y el original se almacena en la carpeta de obsoletos.
Para los documentos en medio magnético se eliminan de la carpeta original y se guardan en la carpeta
denominada obsoleta de cada proceso, al formato aparte del nombre se le colocara la abreviación
obsoleto y se informa al personal el cambio o la creación del nuevo documento.
4.11.2 REGISTROS
4.11.2.1 Legibilidad
Para mantener la legibilidad de los registros que genera el Sistema de Gestión Integral se tienen en
cuenta los siguientes aspectos:
 No se diligencian a lápiz.
 No se rayan.
 Se diligencian en su totalidad.
 Los registros deben ser legibles sin enmendaduras ni tachones. Si se comenten errores en su
diligenciamiento puede emplearse corrector, garantizando que quede legible y evitando
enmendaduras o tachones.
4.11.2.2 Almacenamiento y Protección
Para almacenar y conservar los registros del sistema de gestión integral se tienen en cuenta los
siguientes aspectos:
 Se almacenan en carpetas, az o legajadores.

 Se utilizan lugares secos y libres de humedad.
 Se guardan en bibliotecas o escritorios.
 Se prohíbe retirarlos de la Empresa
14

Fecha de
Elaboración
 Se solicita autorización al responsable de la información para utilizarlos.

 Si son registros magnéticos se guardan en la carpeta registros ubicada en la carpeta de cada
proceso.
En cada uno de los documentos del Sistema de Gestión Integral en el capítulo Registros, en la columna
RESPONSABLE se diligencia quien es el responsable de almacenar este registro y proteger este
documento.
Se debe realizar un back up de los registros existentes en el disco duro de cada computador
semanalmente, realizado por cada trabajador a sus registros.
4.11.2.3 Recuperación
ALMACENAMIENTO se diligencia donde se va a almacenar para poder recuperarlo posteriormente, se
recomienda describir detalladamente donde se puede recuperar el archivo sea en físico o si es en
medio magnético describir la ruta exacta.
Las carpetas que contienen registros del sistema de gestión integral se organizan según el criterio del
responsable de la información y puede ser por:
 Orden alfabético según su nombre o apellido.

 Orden numérico.
 Cronológicamente.
 Por zona geográfica.
 Por área.
 Por actividad.
 Por clientes.
4.11.2.4 Tiempo de retención
Es el tiempo en el cual va a estar almacenado el registro del sistema de gestión, éste se encuentra en
cada uno de los documentos del Sistema de Gestión Integral en el capítulo Registros, en la columna
TIEMPO DE RETENCION
Definido en cada documento del sistema de Gestión Integrado en el ítem tiempo de retención.
4.11.2.5 Disposición de los registros
15

Fecha de
Elaboración
DISPOSICION FINAL se define qué hacer con ellos al finalizar el tiempo de retención, por lo cual se
procede según la disposición ahí establecida
En cada uno de los documentos del Sistema de Gestión Integrado en el capítulo Registros se define
qué hacer con ellos al finalizar el tiempo de retención, por lo cual se procede según la disposición ahí
establecida.
4.11.2.6 Seguimiento de los Registros
Se recomienda revisar trimestralmente los registros externos para verificar su vigencia, si el registro
está catalogado como documento externo y está obsoleto se le realizara el procedimiento de acuerdo
a los documentos externos obsoletos descrito en este procedimiento de lo contrario se eliminara
inmediatamente.
En cuanto a los registros internos que tienen vigencia se deben revisar máximo trimestralmente de
acuerdo a la criticidad de la información y la influencia en el cumplimiento de los requisitos del
cliente, la seguridad de la operación y la afectación del medio ambiente.
5 Uso de Elementos de Protección Personal (EPP): N.A.
6 Gestión Ambiental:
El personal estará en disposición cuando sea necesario que tome parte en la ejecución del programa
de gestión ambiental. Sin embargo estará participando en actividades diarias como las relacionadas
a continuación:
- Reciclaje
- Selección y aprovechamiento del papel.
- Impresión solo si es necesaria.
- Economizar energía apagando los equipos eléctricos y las luces de la oficina cuando no estén
en uso.
- Consumo de agua razonable.
- Cumplir con el programa de gestión ambiental cuando aplique a su proceso.
7 REGISTROS
16

Fecha de
Elaboración
Tiempo de Disposición
Código Identificación Responsable Almacenamiento
Retención Final
8 ANEXOS
N/A
Elaboró: Revisó: Aprobó:

Graciela Mahecha Zuluaga
Cargo: Asesor HSEQ Cargo: Cargo:
Fecha: Versión: 1
17

Fecha de
Elaboración
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO APROBÓ
APROBACIÓN
18

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Procedimiento para el Control de Documentos y Registros

Procedimiento para el Control de Documentos y Registros

 Vigencia: Indica la fecha en la cual el documento empieza a regir, después de su revisión y

 Instructivo: Documento que detalla minuciosamente la manera de realizar una operación.

 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

 Archivo activo: Lugar de almacenamiento periódico de documentos o registros.

Procedimiento para el Control de Documentos y Registros

 Archivo inactivo: Lugar de almacenamiento de documentos o registros después de haber

 Clasificar: ordenamiento de un documento que facilita su acceso o ubicación.

 Copia no controlada: Se trata de una copia de un documento que no se mantiene actualizado de

 Documento controlado: documento cuya divulgación se efectúa bajo condiciones controladas y

 Documento interno: documento generado al interior de

 Especificación: documento que establece requisitos (Numeral 3.7.3, ISO 9000:2005).

 Tiempo de retención: tiempo que permanece el documento en el archivo activo.

 Información: datos que poseen significado (Numeral 3.7.1, ISO 9000:2005).

Procedimiento para el Control de Documentos y Registros

4.1 DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

El contenido de los documentos se relaciona en la siguiente tabla:

Tabla 1. Tipo de documento vs Capítulos

Procedimiento para el Control de Documentos y Registros

Programa Si Opc. Si Opc. Opc. Opc. Opc. Opc. Opc. Opc. Si

4.2 SIGNIFICADO DE CADA UNO DE LOS CAPÍTULOS

Es la finalidad de una acción o una actividad, indicando el propósito del documento.

Límite hasta el cual aplica el documento, se describe en actividades.

4.2.5 Uso de Elementos de Protección Personal (EPP)

4.2.6 Gestión Ambiental:

4.2.7 Control de Registros

Procedimiento para el Control de Documentos y Registros

Se incluye el listado de los registros que se generan en el procedimiento, su nombre, forma de

Información adicional que forma parte del documento.

4.3 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN

4.3.2 Tabla de contenido

Es un conjunto de descripciones que identifican o caracterizan un documento, se coloca en todos los

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

Procedimiento para el Control de Documentos y Registros

 Campo 1: Logo de la empresa

Procedimiento para el Control de Documentos y Registros

 Campo 6: Fecha de elaboración del documento

Proceso + Tipo de Documento + Consecutivo

Número Consecutivo de los documentos del proceso

Proceso que genera el

4.3.5 Pie de Pagina

Procedimiento para el Control de Documentos y Registros

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Cargo: Cargo: Cargo:

 Campo 1: Elaboró: Se coloca la firma y el cargo de la persona designada como responsable de

Los programas que se realicen en la empresa se registraran en el formato Programas de gestión, en el

4.4 ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN O ANULACIÓN DE DOCUMENTOS

El encargado de cada proceso será el responsable de coordinar la elaboración y actualización de los

Procedimiento para el Control de Documentos y Registros

4.5 REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS

El contenido de procedimientos, instructivos y manuales se debe revisar periódicamente, mínimo cada

4.6 REGISTRO DE CAMBIOS

De igual manera cada documento contendrá un cuadro de cambios:

VERSIÓN: Será la versión actual del documento

4.7 CONTROL DE DOCUMENTO

Procedimiento para el Control de Documentos y Registros

El estado de revisión actual de los documentos se encuentra identificado en el encabezado de cada

4.8 ENTREGA DE DOCUMENTOS

La preservación de los documentos y su legibilidad es responsabilidad del usuario, en caso de