MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

GRUPO SILOG

Procedimiento Caja Menor

REFERENCIA: MODIFICACION AL PROCEDIMIENTO PARA LA

INCORPORACION DE LOS ELEMENTOS ADQUIRIDOS POR
CAJA MENOR ASIGNADA CON PRESUPUESTO DE LA
FUERZA.

Apreciados Señores:

En cumplimiento a la Directiva Transitoria No 16 / MDN del 17 de

septiembre de 2004, se establecen las disposiciones administrativas para el
desarrollo e implementación del sistema SILOG, Sinergia Logística para el
Sector Defensa Nacional.

JUSTIFICACION

Considerando las observaciones presentadas por las diferentes Unidades y

Comandos Operativos de la Fuerza Pública, en donde solicitan el
procedimiento para la incorporación de los elementos adquiridos con
presupuesto propio en el escenario de CAJA MENOR, se implemento en el
sistema de información SAP R/3 la funcionalidad que permitirá la
incorporación de citados casos, para lo cual se divulga el procedimiento que
se deberá llevar en dicho sistema.

AMBITO DE APLICACIÓN

Dentro del proceso establecidos se encontraba pendiente la incorporación de

los elementos que son adquiridos por Caja Menor, para lo cual por parte del
personal implementador del Grupo SILOG, se realizó una parametrización en
el sistema SAP R/3 que cumpliera con las exigencias puestas de manifiesto
por las diferentes Fuerzas; así:

“Eficacia y Eficiencia con Transparencia”

Aeropuerto El Dorado – Base aérea Militar CATAM Bogotá
PBX 4255050 – 2201700
www.mindefensa.gov.co Cert
Certificado ificado SC6710-
No. GP147-1
1
 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
GRUPO SILOG

1. PROCEDIMIENTOS

ELEMENTOS DE CONSUMO

Sistema Transaccional

CREACION DEL PEDIDO DE CAJA MENOR

En razón a que la caja menor no obedece a procesos precontractuales se

procede directamente a realizar el pedido con la transacción ME21N.

CAMPO ASIGNACION
Clase de Identificación que permite distinguir dentro del sistema
documento SAP las diferentes clases de documento para el pedido de
ZCAJAMENOR compras.
Proveedor Realice la búsqueda proveedor quien seria para este caso la
unidad ejecutora de la Caja Menor.
Fecha de Instante en que es realizado el pedido de acuerdo a la
documento factura emitida por el vendedor.
CABECERA
Org. compras Para todas las operaciones siempre será MDN
representada en el sistema por el numero (1000).
Grupo compras Indicador numérico que representa el grupo de
compradores responsable(s) para determinadas
actividades de compras al interior de una unidad.
Sociedad FI Clave que identifica unívocamente la sociedad
Textos cabecera Objeto del documento o contrato
Nota de Nombre ordenador del gasto o su equivalente
cabecera
No CRP Para este caso será siempre ZCAJAMENOR
No Contrato Para este caso será siempre ZCAJAMENOR
Id. Ordenador No de identificación fiscal del ordenador del gasto.
gasto

“Eficacia y Eficiencia con Transparencia”

Aeropuerto El Dorado – Base aérea Militar CATAM Bogotá
PBX 4255050 – 2201700
www.mindefensa.gov.co Cert
Certificado ificado SC6710-
No. GP147-1
1
 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
GRUPO SILOG

RESUMEN DE POSICIONES
Posición Especifica cómo se controla el aprovisionamiento para una
posición de material o para una posición de servicio.
Imputación K-Centro de Costo; para todos los casos de caja menor
material y/o servicio.
Material o Asigne el código de material o No de servicio a tratar
servicio según corresponda. Recuerde F para servicio.
No CDP Para este caso corresponde al número de la factura
emitida por el vendedor. ejemplo
Solicitante Indicación en la solicitud de pedido, que específica para
quien ha de ser solicitado el material o la prestación de
servicio.

Diligencie los demás campos requeridos por el sistema.

- Asigne la clase de condición ZWST, para que el sistema realice el cálculo

de impuesto.

- Por último grabe el documento, el sistema generara un número interno de

documento.
-
El pedido de la caja menor no se libera, razón por la cual no se efectuara
la transacción ME29N.

CREACION DE LA ENTRADA DEL BIEN O SERVICIO

Según corresponda se realiza la entrada al almacén de materiales por la

transacción MIGO. Si este corresponde a servicios se da la entrada por
la transacción ML81N.

Entrada de Aceptación de servicio;

“Eficacia y Eficiencia con Transparencia”

Aeropuerto El Dorado – Base aérea Militar CATAM Bogotá
PBX 4255050 – 2201700
www.mindefensa.gov.co Cert
Certificado ificado SC6710-
No. GP147-1
1
 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
GRUPO SILOG

CAMPO ASIGNACION
VISTA DATOS BASICOS
No externo Digite el No de la factura del proveedor.
Lugar del servicio Digite la ciudad donde fue efectuado el servicio.
Periodo Digite el periodo comprendido del servicio
facturado.
Encargado Int. Nombre del supervisor del contrato.
Encargado ext. Nombre del contratista delegado por la empresa.
DATOS DE ACEPTACION
Fecha documento Asigne la fecha en que se realizara el movimiento.
Fecha contab. Asigne la fecha de contabilización para el
documento.
Referencia No del pedido del compras con No de posición.
Texto documento No de referencia interna del grupo de compras.

- Para culminar el proceso grabe el documento, el sistema genera los

siguientes procesos:

o Creación del documento logístico de Entrada de servicios, el cual puede

visualizar.

“Eficacia y Eficiencia con Transparencia”

Aeropuerto El Dorado – Base aérea Militar CATAM Bogotá
PBX 4255050 – 2201700
www.mindefensa.gov.co Cert
Certificado ificado SC6710-
No. GP147-1
1
 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
GRUPO SILOG

o Creación del documento financiero, en el cual se genera la

contabilización del movimiento.

o Creación del documento de compras con una clase de pedido ZCJM

Pedido Caja Menor, el cual se utilizara para la respectiva verificación
de factura.

Entrada de bienes al almacén;

CAMPO ASIGNACION
Fecha documento Asigne la fecha en que se realizara el movimiento.
Fecha contab. Asigne la fecha de contabilización para el documento
de acuerdo al periodo contable para ese momento.
Nota de entrega Ingrese un texto especificando el número de
reembolso generado (numeración interna).
Carta de porte Ingrese el nombre del proveedor (si posee muchos
caracteres, abrévielo).
Texto de Ingrese un texto especificando el número de la
cabecera factura.
Cl.movimiento La clase de movimiento siempre será 101.
Centro Asigne el centro al cual pertenece.
Almacén Asigne el almacén donde ingresara el inventario.

“Eficacia y Eficiencia con Transparencia”

Aeropuerto El Dorado – Base aérea Militar CATAM Bogotá
PBX 4255050 – 2201700
www.mindefensa.gov.co Cert
Certificado ificado SC6710-
No. GP147-1
1
 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
GRUPO SILOG

- Para culminar el proceso grabe el documento, el sistema genera los

siguientes procesos:

o Creación del documento logístico de Entrada de Mercancías, el cual

puede visualizar e imprimir por la transacción MIGO.

o Creación del documento financiero, en el cual se genera la

contabilización del movimiento.

o Creación del documento de compras con una clase de pedido ZCJM

Pedido Caja Menor, el cual se utilizara para la respectiva verificación
de factura.

“Eficacia y Eficiencia con Transparencia”

Aeropuerto El Dorado – Base aérea Militar CATAM Bogotá
PBX 4255050 – 2201700
www.mindefensa.gov.co Cert
Certificado ificado SC6710-
No. GP147-1
1
 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
GRUPO SILOG

PEDIDO DE COMPRAS

Se genera el documento de compras mediante la transacción ME21N, clase de

documento ZCJM.

Proceda a diligenciar todos los campos obligatorios que requiere esta

transacción como se plantea en el procedimiento inicial.

Recuerde que la fecha a la altura de cabecera será la misma que aparece en

la factura emitida por el vendedor.

Posteriormente se procede a diligenciar el resumen de posiciones como se

muestra en la siguiente pantalla.

“Eficacia y Eficiencia con Transparencia”

Aeropuerto El Dorado – Base aérea Militar CATAM Bogotá
PBX 4255050 – 2201700
www.mindefensa.gov.co Cert
Certificado ificado SC6710-
No. GP147-1
1
 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
GRUPO SILOG

No olvide que para el caso de materiales, es necesario diligenciar el tipo de

imputación K que define un centro de coste y dicho material será cargado
directamente al gasto.

Es importante tener en cuenta que deben diligenciar todos los campos

requeridos por el sistema SAP R/3. Como se indica en la presentación.

Es importante resaltar que dicho material debe ser cargado a un centro de

costo (unidad que requiere el material o servicio), este centro de coste ya se
encuentra parametrizado en el sistema.

El indicador de impuestos representa una categoría impositiva que debe

tenerse en cuenta en la declaración a Hacienda

“Eficacia y Eficiencia con Transparencia”

Aeropuerto El Dorado – Base aérea Militar CATAM Bogotá
PBX 4255050 – 2201700
www.mindefensa.gov.co Cert
Certificado ificado SC6710-
No. GP147-1
1
 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
GRUPO SILOG

No olvide colocar el tipo de impuesto IVA (factura) en la pestaña de factura

como se indica en la presentación.

“Eficacia y Eficiencia con Transparencia”

Aeropuerto El Dorado – Base aérea Militar CATAM Bogotá
PBX 4255050 – 2201700
www.mindefensa.gov.co Cert
Certificado ificado SC6710-
No. GP147-1
1