MANEJO DE LOS DOCUMENTOS

Rubio león Angie Xiomara

SENA
Administración documental en el entorno laboral
Guía numero 4
Bogotá D.C
2015
 MANEJO DE LOS DOCUMENTOS

Rubio león Angie Xiomara

977663

Docente: Diana Carolina Ángel Espinoza

Sena
Administración documental en el entorno laboral
Guía numero 4
Bogotá D.C
2015
 TABLA DE CONTENIDO

1- REFLEXION ACUERDO 060

2- IDEAS CLAVES

2.1- Archivo general de la nación- acuerdo 060/2001

2.2- Procedimiento para la gestión de la correspondencia.

3- INFORMACION DE LOS PROCESOS DE MANEJO DE LOS DOCUMENTOS EN

CAFAM

4- APORTES DE FORO TEMATICO

5-BIBLIOGRAFIA
 1- REFLEXION ACUERDO 060

Me parece muy importante que haya un previo manejo de los documentos, cabe
destacar que en la recepción tiene que haber un previo soporte para poder
transportar la informacion, en la radicación pienso que debe haber más formas de
radicar los documentos por si no se cuenta con la forma virtual, en la distribución
considero que es muy eficaz la idea de que haya un mensajero para cada grupo de
documentos ya que eso evita la pérdida o la desorganización de estos.
Como conclusión la ley 060 es una forma muy organizada de manejar los procesos
de la informacion esto evitara que se presenten errores con estos procesos y eventos
adversos no deseados como demandas o cuestiones con la ley.

2- IDEAS CLAVES

2.1- Archivo general de la nación- acuerdo 060/2001

 Para una adecuada prestación de los servicios de las unidades de

correspondencia de las instituciones ya sean públicas o privadas, es necesario
establecer formas o métodos para manejar esta informacion de forma
organizada de acuerdo a las leyes de la administración pública.

 Que para el éxito de las entidades y su correcta organización se puede lograr

mediante el correcto manejo de la informacion.

 El manejo de forma adecuada los documentos hace parte integral de la

administración y gestión documental.

 Según el artículo 3 que habla de las unidades de correspondencia, de manera

obligatoria todas las entidades deben tener una unidad de correspondencia
que gestione los documentos de acuerdo a los pasos de RECEPCION,
RADICACION y DISTRIBUCION de sus comunicaciones, para que estos
contribuyan al correcto desarrollo del programa de gestión documental.

 Poniendo como referencia el artículo 4 que habla de las firmas responsables

refiere que es de uso necesario en los manuales de procedimientos los cargos
de los funcionarios autorizados para firmar la documentación ya sea interna o
externa.
2.2- Procedimiento para la gestión de la correspondencia.

 En la correcta radicación de los documentos no deben haber

tachaduras ni enmendaduras para verificar la transparencia de la
actuación administrativa.

 Referente al artículo sexto de la ley 060 de 2001 la numeración de los

respectivos documentos debe estar totalmente numerada
consecutivamente y las oficinas encargadas de este respectivo
proceso, se debe encargar de llevar los controles, responder dudas y
verificar posibles tachones o mal escritura de la numeración.

 Para cualquier error en la administración de los documentos se debe

dejar un reporte por escrito, con la firma del jefe de la dependencia.

 Según el artículo noveno que se refiere a la conservación documental

dice que todas las entidades son responsables de la adecuada
conservación de los documentos que manejan, se puede archivar de
muchos métodos de acuerdo a su forma y estructura. Cada empresa
debe buscar la manera correcta para evitar el deterioro de los
documentos.

 el horario de atención al público debe ser publicado visiblemente y fácil

acceso para los ciudadanos.
 3- INFORMACION DE LOS PROCESOS DE MANEJO DE
LOS DOCUMENTOS EN CAFAM

El manejo de los documentos de Cafam cumple con las pautas establecidas por la
ley 060 de 2001 ya que la persona que solicita el documento se dirige a la central de
archivo, entrega los soportes adecuados para poder acceder a la informacion, según
la edad del paciente o usuario, luego le entrega el formato que debe diligenciar para
dejar constancia que esa persona accedió al documento, luego se le da el
documento que el usuario necesita y el encargado de los documentos
respectivamente procede a llenar el formato de registro en el informe central.
Se conserva una copia original o fotocopia por seguridad de la empresa y del
usuario, y con el transcurso del tiempo se archiva en los documentos históricos.
El tipo de comunicación que se maneja es la comunicación EXTERNA ya que esta es
de acceso libre al público con previa autorización.
 4- APORTES DE FORO TEMATICO

- CUAL ES LA IMPORTANCIA DEL PROCESO DE LAS COMUNICACIONES

INTERNAS Y EXTERNAS: La respectiva importancia de clasificar las
comunicaciones es que podemos identificar el grado de confidencialidad de cada
proceso e informacion, recordando que la comunicación interna por ningún motivo se
debe divulgar a externos, ya que se perdería la confidencialidad de los procesos de
la empresa, y pues referente a la comunicación externa es para distribución libre y
sirve para informacion a las personas que no hacen parte de las personas de la
empresa.

- EN RELACIÓN CON LA NORMATIVIDAD E INFORMACIÓN EXPUESTA EN LAS

LECTURAS SUGERIDAS EN LA ACTIVIDAD DE CONTEXTUALIZACIÓN,
MENCIONE DOS ASPECTOS QUE NO SE CUMPLAN EN LA EMPRESA QUE
SELECCIONÓ: De acuerdo a la empresa que seleccione, pienso que el proceso de
distribución de los documentos debe ser un poco más legalizado ya que es un poco
coloquial que la persona solo con llevar un documento tenga acceso libre, pienso que
deben tener un sistema de verificación de que la persona encargada tenga previo
acceso.

Otro error que he notado en esta empresa es que hay desorganización a la hora de
la previa archivacion de cada documento ya que por el afán de que hay carga
laboral, dejan los archivos para organizarlos después y eso me parece un grave
error, porque se pueden deteriorar o perder los documentos.
 5- BIBLIOGRAFIA

 (Pltsalom, 2012)

 (nacion, 2001)

 (Produccion5, 2013)

 (E, 2001)