Objetivos

 Ahondar en el proceso de la estructura de desglose de trabajo.

 Estudiar la línea de base del alcance del proyecto, tiempo y planificación de los
costes.
 Instruirse en la planificación de la calidad, de la comunicación de riesgos e
interesados.

EDT

Una de las primeras tareas en el proceso de planificación de un proyecto es la definición de

su alcance, en términos de la delimitación del trabajo a realizar para cumplir con los
objetivos y desarrollar los entregables del proyecto. Una herramienta imprescindible para
llevar a cabo esta tarea es la Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) o en inglés
Work Breakdown Structure (WBS)®.

EDT

Esta técnica distribuye el trabajo en paquetes que deben ser definidos para facilitar la
administración y el seguimiento del alcance del proyecto. Además, permite la
representación gráfica del trabajo a ser realizado y por tanto, una comprensión rápida de la
distribución de este trabajo. Esto facilitará la presentación del proyecto a los diferentes
interesados del proyecto, incluyendo el nivel ejecutivo. De la misma manera, la EDT o
WBS® será también la base para la asignación de recursos del proyecto así como para el
análisis de riesgos, costos y cronograma del proyecto.

¿Cómo comenzar a desarrollar la EDT o WBS ®?

La manera más sencilla de abordar la definición de la EDT o WBS®, es mediante la

revisión de los objetivos del proyecto, que puede permitir la definición de un primer nivel
de trabajo.

Cada industria tiene una estrategia para orientar el trabajo, que es compartida por el grupo
de personas que pertenecen a una misma profesión u oficio. La distribución del trabajo
puede incluir fases y tareas relacionadas con la administración del proyecto, como
iniciación, planificación, ejecución, seguimiento-control y cierre.

EDT

Pero no siempre los proyectos responden a una sola área de la industria, sino que requieren
para su ejecución, concentrar conocimiento y experiencia de diferentes áreas. En este
caso, se puede comenzar con la creación de una lista de actividades del proyecto. A partir
de esta lista, se pueden categorizar y agrupar las actividades en un primer grupo de tareas
mayores, que pueden formar las fases de nivel 1, y que tienen una secuencia determinada.
A partir de estas fases, se siguen realizando subdivisiones hasta llegar al último nivel.

¿Hasta cuándo puedes seguir subdividiendo?

Las divisiones del trabajo en diferentes niveles, dependerán de distintos factores como
pueden ser:

 La complejidad del proyecto. En este caso es interesante subdividir las tareas hasta un
nivel de detalle que identifique la secuencia, paralelismo y demás relaciones de
precedencia entre las actividades que componen un flujo lógico de ejecución.
  El equipo de trabajo asociado al proyecto. El caso en el que es necesario obtener una
salida o producto, asignada a un subcontratista o una parte del equipo, que tiene un costo
especifico, es una buena razón para agrupar sus actividades en un paquete de trabajo.
  La criticidad de una tarea. En la medida en que una tarea sea crítica para el
proyecto, porque es la entrada a otras tareas o porque de su salida, depende la
continuación de la ejecución del proyecto, debería ser una tarea definida en
términos de un paquete de trabajo. Es recomendable que un paquete de trabajo tenga
un único punto de responsabilidad.

 La estructura de los productos, entregables o servicios creados por el proyecto. Los

diferentes niveles de la EDT o WB® deberán incluir los componentes requeridos para
crear el producto, entregable o resultado final. EDT

Ahora, reflexiona sobre las siguientes cuestiones.

Interventoría Técnica e Interventoría de Costes

En este vídeo el profesor José Luis Fernández Pallarés nos enseña varios aspectos
fundamentales de la interventoría técnica, así como las principales herramientas de
seguimiento económico, mostrando un ejemplo concreto de la herramienta fundamental: el
presupuesto.
La Estructura de Desglose del Trabajo

Estructura de desglose de trabajo, importancia y representación

La estructura de desglose del trabajo (EDT) es el proceso que consiste en subdividir los
entregables y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de
manejar.

¿Para qué sirve la EDT?

Gracias a la EDT, se puede estructurar, asignar, programar, realizar un seguimiento e

informar sobre el trabajo que hay que llevar a cabo para producir los entregables del
proyecto, además el trabajo del proyecto se presenta y comunica con claridad a todos los
interesados.

OBJETIVOS QUE PUEDEN CUMPLIRSE GRACIAS A LA EDT

Gestión.

Planificación y estimaciones.

Disminuir cambios.

Asignación de responsabilidades.

Implicación y rendimiento.

Riesgos.

REPRESENTACIÓN DE LA EDT

Representación jerárquica: es la mejor para destacar los niveles superiores de

cara a informar del seguimiento y control a la directiva, patrocinador o cliente.

Representación esquemática: permite definir mejor los detalles necesarios el

seguimiento y control de tiempos y costes del proyecto.

La Estructura de Desglose del Trabajo

Directrices para una efectiva estructura de desglose del trabajo

Un buen consejo para crear una EDT es que todo el trabajo del proyecto quede reflejado
con el menor número de paquetes de trabajo posibles.

Podemos considerar las siguientes directrices a la hora de elaborar o crear la estructura

de desglose del trabajo (EDT) del proyecto.

Directrices para una efectiva EDT

 Ser aceptadas por los interesados y llevada a cabo en conjunto con los miembros
del equipo.

Que incluya todo el trabajo y entregables del proyecto.

Documento que puede ir actualizándose.

El nivel más bajo de la EDT corresponde a los “paquetes de trabajo”, nivel en el

que podemos estimar costes y tiempos.

Cada paquete de trabajo comprenderá un número determinado de actividades.

Los niveles superiores de la EDT, pueden corresponder a fases del proyecto o

entregables principales.

Sirve de base para las comunicaciones del proyecto.

Debe codificarse cada uno de los elementos de la EDT.

Líneas Base: Alcance, Tiempo y Costes

Criterios de éxito y definición inicial del proyecto

La definición del alcance del proyecto es el proceso de desarrollar una descripción

detallada del proyecto y del producto. Lo más importante antes de comenzar con la
planificación de cualquier proyecto es establecer los criterios o bases de éxito del mismo.
Para ello, los interesados clave deberían estar de acuerdo en las respuestas a estas preguntas
relativas al proyecto en la fase de definición del mismo.

CRITERIOS DEL ÉXITO DEL PROYECTO

¿Por qué?

¿Qué?

¿Cómo?

¿Cuánto?

¿Cuándo?

¿Quiénes?

DEFINICIÓN INICIAL DEL PROYECTO

El primer paso a seguir dentro de los procesos de planificación del proyecto, es el de

definir el proyecto. Esto consiste en dar respuesta a las preguntas anteriores y elaborar un
documento formalizado que recoja estas respuestas. Este documento es conocido como
“Definición del proyecto” o “Alcance preliminar” y debería incluir los siguientes
elementos.

ELEMENTOS NECESARIOS EN LA DEFINICIÓN DEL PROYECTO O ALCANCE PRELIMINAR

1. Descripción del proyecto

2. Propósito

3. Alcance

4. Exclusiones

5. Criterios de éxito

6. Restricciones

7. Riesgos

8. Interesados

Líneas Base: Alcance, Tiempo y Costes

Línea base del alcance del proyecto y planificación del tiempo

Podemos definir la línea base del alcance como la versión aprobada del enunciado del
alcance, estructura de desglose del trabajo (EDT) y el diccionario de la EDT asociado.
La línea base del alcance nos permite comparar el alcance aprobado inicial con el alcance
real y poder así gestionar cualquier cambio que se produzca.

Esquema sobre la línea base del alcance

LÍNEA BASE DEL ALCANCE DEL PROYECTO

La planificación del tiempo de duración del proyecto define el cronograma del proyecto
como una salida de un modelo de programación que presenta actividades vinculadas con
fechas planificadas, duraciones, hitos y recursos.

PLANIFICACIÓN DEL TIEMPO

DESARROLLO DEL CRONOGRAMA

Una vez desarrollado el cronograma del proyecto, ya sea por medios manuales o mediante
el uso de alguno de los muchos software de gestión de proyectos tendremos la línea base
del cronograma.

LÍNEA BASE DEL CRONOGRAMA

La versión aprobada de un modelo de programación que solo puede cambiarse a través

de procedimientos formales de control de cambios y que se utiliza como base de
comparación con los resultados actuales debe ser lo más realista posible y ser revisado y
aprobado por:

El equipo de proyecto

Los principales interesados

Planificación de los costes

La planificación de costes, tiene como objeto desarrollar un presupuesto de proyecto lo

más realista posible y que sirva de base para llevar a cabo un correcto seguimiento y
control de los costes del proyecto y gestionar la ejecución del mismo.

LÍNEA BASE DE COSTES

Se define como la versión aprobada del presupuesto del proyecto con fases de tiempo
excluida cualquier reserva de gestión, la cual solo puede cambiarse a través de
procedimientos formales de control de cambios y se utiliza como base de comparación con
los resultados reales. Podemos hablar de dos tipos de reservas:

Reservas para contingencias

Reservas de gestión

RESERVAS PARA CONTINGENCIAS

Suelen estimarse de manera independiente para cada actividad cuando se lleva a cabo
la estimación de coste.

RESERVAS DE GESTIÓN

Suelen ir asociadas a cambios o imprevistos no contemplados inicialmente y no forman

parte de la línea base de coste.

Calidad, Comunicaciones, Riesgos, Adquisiciones e Interesados

Planificación de la calidad y las comunicaciones

La planificación de la calidad define la calidad como el grado en el que un conjunto de

características inherentes satisface los requisitos.

Podríamos establecer los siguientes objetivos para gestionar la calidad del proyecto.

Objetivos

Identificación de objetivos

Planificar la calidad
Equilibrar demandas o restricciones

PLANIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES: COMUNICACIÓN EFICAZ

Podemos identificar, entre otros, como elementos de comunicación todos los tipos de
informes, reuniones, presentaciones, registros, etc.
Una comunicación eficaz se basa en varios principios que deben seguirse a la hora de
gestionar las comunicaciones:

Planificar las comunicaciones

Utilizar reglas básicas de comunicación

Claridad en las comunicaciones

Construcción de relaciones

PLANIFICAR LAS COMUNICACIONES

Para ello, debe desarrollarse un plan de gestión de las comunicaciones que describe cómo,
cuándo y por medio de quién se administrará y difundirá la información del proyecto.

USAR REGLAS BÁSICAS DE COMUNICACIÓN

Educación y modales, honestidad, escucha activa y prioridad entre otras son técnicas de
comunicación que facilitan la gestión de las comunicaciones y evitan los conflictos.

CLARIDAD EN LAS COMUNICACIONES

Que las comunicaciones sean claras, utilicen términos apropiados, y sean convincentes.

CONSTRUCCIÓN EN LAS RELACIONES

Debe prestarse especial atención a utilizar el medio de comunicación adecuado, prestar

atención, escuchar de manera activa, tener en cuenta las respuestas.

Calidad, Comunicaciones, Riesgos, Adquisiciones e Interesados

Planificación de riesgos y planificación de adquisiciones

En cuanto a la planificación de riesgos, un director de proyectos proactivo, deberá llevar a

cabo a cabo una rigurosa gestión de riesgos. Como riesgos pueden considerarse tanto los
acontecimientos positivos como los negativos, y que por tanto, deben identificarse ambos.

¿En qué se centra la gestión de las adquisiciones?

¿En qué se centra la gestión de las adquisiciones?

La parte fundamental de la gestión de las adquisiciones se centra en los tipos de contratos o

relaciones contractuales que se establecen entre el vendedor y el comprador.

PLANIFICACIÓN DE RIESGOS

Identificación de riesgos. A través de lecciones aprendidas, listas de control, entrevistas o

reuniones con interesados, etc.

Matriz de probabilidad e impacto. Para cada riesgo identificado previamente, el objetivo

es determinar la probabilidad de que este se produzca y evaluar el impacto del riesgo.
Dar respuesta a los riesgos identificados y priorizados. Desarrollar planes de respuesta,
aumento del presupuesto, del uso de recursos, del tiempo o de tareas adicionales.

PLANIFICACIÓN DE ADQUISICIONES

Gestión de los interesados. Gestionar de forma adecuada y oportuna las expectativas de

los interesados, demuestra experiencia en gestión de proyectos, y puede de esta manera,
marcar la diferencia entre un director de proyecto u otro.

Alineación de las expectativas de los interesados. Es labor de un buen jefe de proyecto,

alinear y crear un equilibrio entre la realidad del proyecto y la percepción de cada uno de
los interesados.

Gestión de expectativas. Hay cuatro elementos fundamentales:

Factores críticos de éxito

Impacto de los cambios

Entregables

Ejecución del trabajo del proyecto