San José de Cúcuta, 14 de Febrero de 2013

Señores
JUNTA DIRECTIVA
E.S.E. HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ
Ciudad

Asunto: Dictamen sobre estados contables a diciembre de 2012

Examinados los Estados Contables Básicos de la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO

HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ (Balance General, Estado de Actividad
Financiera, Económica, Social y Ambiental o de Resultados, Estado de cambios Patrimonio y
Estado de Flujo y Efectivo) con corte a 31 de Diciembre de 2012, junto con sus notas
respectivas, los cuales fueron presentados en forma comparativa con los del año 2011,
aplicando las normas de auditoria y de interventoria de cuentas pertinentes y realizadas las
pruebas de los documentos y registros contables, me pronuncio sobre sus estados contables y
sus correspondiente notas, los cuales son emitidos y certificados por la Administración de la
Institución bajo su responsabilidad pues reflejan su gestión y resultados.

La actividad de la Revisoría Fiscal se desarrolló directamente verificando los datos y registros

existentes en el sistema contable (Software Dinámica Gerencial.NET) y en los
correspondientes libros de contabilidad principales y auxiliares de carácter electrónico
contenidos en el Sistema de Información Dinámica Gerencial.NET, al igual que en los libros
principales físicos, evaluando riesgos, operaciones de la empresa, actuaciones de los
administradores, verificando la aplicación de los principios de contabilidad generalmente
aceptados para los entes públicos, la evidencia que respalda las cifras y las revelaciones de los
estados contables, las estimaciones reflejadas en dichos estados permiten obtener una base
razonable para expresar opinión sobre los mencionados Estados Contables tomados en
conjunto y sobre la sostenibilidad de la empresa en los ámbitos social, financiero, operativo y
de control interno.

En opinión de ésta revisoría, los Estados Contables mencionados al comienzo, tomados

fielmente de los libros electrónicos y adjuntos a este informe presentan razonablemente la
situación financiera de la Empresa Social del Estado Hospital Universitario Erasmo
Meoz, con corte a 31 de Diciembre de 2012; su actividad financiera, económica, social y
ambiental, los cambios en el patrimonio y los flujos de efectivo de acuerdo con las Normas de
Contabilidad Generalmente Aceptadas en Colombia para el sector público expedidas por la
Contaduría General de la Nación, y aplicadas uniformemente en el período corriente en
relación con el anterior, se encuentran exentos de errores significativos en su contenido.

Excepto por las siguientes situaciones que generan contingencias o incertidumbres

respecto a algunas de sus cifras:

- Inexistencia de conteo físico de inventarios respecto de medicamentos y demás materiales

médico quirúrgicos, de laboratorio, etc, que a la fecha de corte se reflejan así: medicamentos
$ 3.081.069.726, material médico quirúrgico 5.841.289.198 otros 154.970.285; para un total de
$9.077.329.209, se sugiere efectuar la toma física de inventarios y depurar balance.
- Inexistencia de conteo físico de inventarios del rubro de bienes mubles en bodega cuyo
saldo a la fecha de corte asciende a la suma de $3.461.765.288, dicho rubro esta constituido
por elementos que no están en uso ni asignados en ningún área funcional; se sugiere efectuar
la toma física de inventarios y depurar balance.

- Respecto del contrato de arrendamiento comercial de la entidad con Bancolombia - cajero

automático en la entrada principal; que a la fecha no se cumple con el canon de arrendamiento
estipulado presentando en libros una deuda por valor de 39.240.931.

-El incumplimiento de la norma por parte de las Entidades Responsables del Pago respecto a la
cancelación de los servicios prestados; llevó al Hospital a incurrir en créditos de Tesorería con
el fin de poder solventar parte de sus obligaciones generando intereses por valor de
$509.923.954 durante la presente vigencia.

- Diferencia que existe entre contabilidad y cartera respecto en el rubro de Deudores- Servicios
de Salud; en contabilidad la suma de $92.505.620.934 corresponde a facturación radicada y
según cartera muestra un saldo de $90.855.165.375 generando una diferencia de
$1.650.455.559, se sugiere hacer la respectiva conciliación entre dichas áreas.

- Diferencia que existe entre el área de facturación y contabilidad respecto de la facturación por
servicios de salud emitida en la vigencia; ya que el área de facturación genera el valor de
$95.394.103.073 y según contabilidad la venta servicios de salud asciende a la suma de
$94.813.350.836, generando una diferencia de $ 580.752.237 se sugiere hacer las respectivas
conciliaciones entre dichas áreas.

- El alto monto de cartera mayor a 360 días que para el periodo equivale al 44% respecto del
total de la cartera reconocida, la cartera por edades se refleja de la siguiente manera; de 0 a
30 días $ 8.892.792.457; de 31 a 180 días $ 22.396.139.794; de 181 a 360 días
19.502.876.478; y mayor a 360 días 40.063.356.647. El total de la cartera bruta para el año
2012 respecto al año anterior presenta un aumento del 8%, es decir un incremento de
$6.863.651.118, pasando de $83.991.514.257 en el 2011 a $90.855.165.375 en el 2012.

- Aumento del saldo de deudores servicios de salud respecto del año anterior ya que
contablemente presentó un incremento del 12% pasando de $ 92.651.605.029 en el 2011 a
$103.314.793.653 en el 2012, con una variación de $ 10.663.188.624; cifra que es relevante si
se compara con las ventas de servicios ya que éstas disminuyeron en un 9%.

- Disminución del recaudo respecto del año anterior en un 15% correspondiente a

$15.047.649.377; pasando de $102.366.554.972 en el 2011 a $87.318.905.595 en el año
2012; la clasificación del recaudo por vigencias se presenta así: $47.480.039.561 corresponden
a recaudo de la vigencia actual representado en el 55% y la suma de $39.838.866.034 es decir
el 45% pertenece a recaudo de vigencias anteriores.

- Existencia de facturación pendiente por radicar de cartera a las diferentes Entidades

Responsables del Pago por valor de $11.211.879.571 de los cuales $2.019.774.705
corresponden a la vigencia anterior y $9.192.104.866 a la actual vigencia.

- El comportamiento de la producción por Ventas de Servicios de Salud presentó una

disminución respecto al año anterior de $ 11.074.097.776 es decir el 10.46%, pasando de
$105.887.448.612 en el 2011 a $94.813.350.836 en el 2012; el promedio mensual de ventas
se servicios de salud en el 2011 fue de $8.823.954.051 y para el 2012 fue de $7.901.112.570,
observando una disminución mensual de $922.841.481.
Respecto al total de Venta de Servicios durante la presente vigencia se presentó una
disminución de $9.526.425.843 correspondiente al 9% en relación al año 2011; pasando de
$104.698.116.961en el 2012 a $95.171.691.121 en el 2011.
En cuanto a la variación del Total de Ingresos del 2012 respecto al 2011 se presentó una
disminución de $13.325.269.929 es decir el 12% pasando de $111.453.674.184 en el 2011 a
98.128.404.256 en el 2012.
- El comportamiento del total de Gastos de la entidad respecto con la vigencia anterior
presentan una disminución del 37%, porcentaje representativo ya que de $34.948.228.454 en
el 2011 se paso a $22.022.911.418 en la presente vigencia.

-El comportamiento de las glosas para el año 2012 con respecto al 2011 muestran una
disminución de $ 4.286.770.376 equivalente al 45%, pasando de $9.493.383.833 en el 2011 a
$5.206.613.457 en el 2012; del total de la glosa el 36.8% corresponden a glosas de la vigencia
y el 63.2% restante a glosas de vigencias anteriores.

- Respecto de las contingencias derivadas de los procesos civiles, administrativos y laborales

que cursan contra la entidad se encuentra provisionada la suma de $4.104.421.650; así mismo
se cuenta con la provisión de deudores por la suma de $43.082.719.972; se cuenta con la
provisión para protección de inventarios por valor de $6.407.682.673; se cuenta con la
provisión para protección de propiedad planta y equipo por valor de $856.723.587; cifras que a
juicio de la Administración y debatidas en comité fueron consideradas suficientemente amplias
para cubrir y respaldar dichos rubros.

- Se llevó a cabo la liquidación bilateral del convenio suscrito entre la ESE HUEM y la
Universidad de Pamplona según Acta N. 008 del 20 de noviembre de 2012 en la cual se
establecieron los siguientes valores girados por parte de la ESE HUEM así: $210.188.700 por
anticipos; $66.087.032 por Servicios Públicos; $16.447.096 por equipos de amplificación y
acondicionadores de aire para un total de $292.722.828.
Valores que corresponden a la Universidad de Pamplona discriminados así: $25.294.025 por
medicamentos utilizados; $97.050.803 por distribución de excedentes operacionales;
$2.767.900 por faltante de inventarios de bienes muebles; $167.938.100 por impuesto predial
año 2010; para un total de $293.050.828. Del ejercicio se generó un saldo a favor de la
Universidad de Pamplona por valor de $328.000 los cuales al cierre de la vigencia no fueron
girados por la ESE HUEM.

Conceptúo además:

1. Que la contabilidad se lleva en general conforme a las normas legales y a la técnica

contable.
2. Que las operaciones registradas en los libros y los actos de la administración se ajustan en
la generalidad de los casos a los estatutos del Ente, a las decisiones y acuerdos de la
Junta Directiva y en general, se enmarcan dentro de la normatividad legal, se recomienda
citar mensual a reuniones de carácter ordinario de Junta Directiva, dando cumplimiento a
lo previsto en el numeral 11 artículo 19 de los estatutos de la entidad.
3. El libro de Actas de la Junta Directiva de la Entidad se lleva y conserva debidamente.
4. Que los comprobantes de las cuentas, los libros de contabilidad, los documentos de
soporte y en general el archivo contable reciente se lleva y conserva aceptablemente, pero
en cuanto a otros documentos del archivo inactivo, de facturación y de historias clínicas
deberán reforzarse y mejorarse las medidas de conservación que se vienen desarrollando
actualmente, tratando de concretar en un futuro cercano el proyecto de archivo central en
cuanto a historias clínicas y demás documentos del archivo para la salvaguarda de la
memoria histórica de la institución..

En cuanto al Software Contable “Dinámica Gerencial.Net” utilizado por la empresa se mantuvo

contrato de soporte durante la vigencia para la prestación de servicios de mantenimiento,
actualización, soporte técnico y modificación de dinámica gerencial hospitalaria.
Se encuentra pendiente por consolidar los valores y migrar por parte de la firma SYAC
sistema y asesoría de Colombia, el módulo de Activos Fijos Fox a Dinámica.Net con el fin de
unificar la plataforma.
Es de resaltar que la entidad maneja el módulo de nómina de manera independiente por el
software TNS, generando mas gastos respecto a su mantenimiento y actualización; así mismo
es de anotar que la entidad cuenta con el módulo de nómina en la aplicación de Dinámica
Gerencial.NET el cual hace interface con: Contabilidad, Tesorería, Presupuesto y Costos;
permitiendo optimizar procesos y minimizar el cargue manual de información en otras áreas.
Se deja constancia que para el cumplimiento de las funciones asignadas a la revisoría fiscal se
obtuvo apoyo y colaboración del gerente de la entidad así como del equipo financiero, talento
humano, planeación, control interno y demás.

ASPECTOS FINANCIEROS:

Durante la vigencia de 2012 la nueva administración que dirige al Hospital consciente de la

problemática financiera por la que atraviesa la Entidad implementó medidas de austeridad del
gasto público, ajustó la modalidad de contratación, suscribió un plan de ajuste fiscal y financiero
con el Ministerio de Salud y Protección social a fin de subsanar la clasificación de “alto riesgo
financiero” en que se catalogó a la entidad, medidas éstas que dieron como resultado al final
del ejercicio un superávit.

Es de gran importancia seguir mejorando de manera continua el proceso de facturación,

auditoría, radicación de cuentas, recuperación de cartera, conciliación de cifras contables con
otras áreas y establecer políticas de recaudo que permitan aumentar el flujo de recursos.

Se debe continuar con la depuración de saldos a favor y a cargo por aportes patronales a la
seguridad social integral y cesantías, conciliando y compensando tales sumas ante las
entidades respectivas.

La entidad ha dado cumplimiento a las obligaciones tributarias para con la DIAN en cuanto a
presentación y cancelación oportuna de las declaraciones mensuales de Retención en la
fuente, declaraciones bimestrales de Iva, Declaración de Renta, información Exógena;
declaraciones bimestrales de Ica a la Alcaldía Municipal; así mismo se ha dado cumplimiento a
la Contaduría General de la Nación, Superintendencia Nacional de salud, Instituto
Departamental de Salud y demás entes de control.

ASPECTOS SOCIALES:

La entidad sigue mejorando los planes y proyectos para la prestación de sus servicios a todos
los usuarios del Departamento Norte de Santander y área de influencia en forma integral y
oportuna, buscando especializar los mismos para ofrecer así servicios de alta complejidad,
actividades que se encuentran enmarcadas dentro del plan de desarrollo en el áreas de:
Radioterapia, cirugía cardiovascular y cardiología no invasiva, imagenología de alta
complejidad, hemodinamia y radiología intervencionista.

Se enmarcó dentro de la plataforma estratégica institucional el logro de la acreditación para lo

cual se inició el desarrollo del enfoque humanización con la definición de la política institucional
que contempla como eje la atención centrada en el usuario.

CONTROL INTERNO:

La entidad ha trabajado de manera eficiente en la implementación del MECI y es notorio que ha

mejorado la percepción y adaptación de los funcionarios frente al modelo, aunque se requiere
enfatizar y persistir para que todos lo utilicen como herramienta, lo puedan articular con las
funciones que desempeñan y comprendan el engranaje del sistema del control interno.

Se institucionalizó como herramienta del modelo el Boletín de Gestión MECI, (publicación de 23

boletines); la lista de verificación por procesos con enfoque de eficiencia y eficacia, el
normograma y se han realizado avances en la estrategia de gobierno en línea.
Se llevó a cabo el plan de desarrollo institucional el cual fue sustentado en junta directiva y
aprobado mediante acuerdo 018 del 26 de septiembre de 2012, realizando su respectiva
socialización iniciando con la construcción de los planes operativos y planes indicativos 2012-
2013.

Se realizaron auditorías por parte de la oficina asesora de control interno de gestión,

verificando el cumplimiento de procedimientos, proyectos y programas, manual de funciones,
manual de contratación e interventoría, cumplimiento de recomendaciones de órganos externos
y el acatamiento de la normatividad vigente; como resultado de las referidas auditorías se han
generado los planes de mejoramiento respectivos y se han iniciado algunas investigaciones de
tipo penal y disciplinario.

Se requiere realizar la implementación de las tablas de retención documental; adoptar el

manual de control de documentos; el archivo de gestión central,
socializar y revisar de manera continua los mapas de riesgos de la entidad,
continuar desarrollando estrategias de comunicación que permitan socializar las actividades en
materia del mantenimiento y desarrollo del MECI en la institución.

CONTROL DE LEGALIDAD:

En el informe de Gestión el señor gerente deberá certificar el cumplimiento de las normas sobre
propiedad intelectual y derechos de autor, conforme a lo ordenado en el numeral 4 del artículo
1 de la Ley 603 de 2000.

Para los efectos previstos en los artículos 11 y 12 del Decreto 1406 de Julio 28 de 1999, hago
constar que durante la presente vigencia la Entidad ha efectuado en forma correcta y oportuna
sus aportes al sistema general de seguridad social integral, así como sus aportes parafiscales,
encontrándose a paz y salvo por dichos conceptos.

Atentamente,

NUBIA PEREZ CACERES

Revisor Fiscal
T.P. No. 55119–T