Contenido

INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................................................... 2

DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD .................................................................................................................. 2

CONCLUSIONES ..................................................................................................................................................... 6

FUENTES CONSULTADAS................................................................................................................................. 7
 INTRODUCCIÓN

Denominado también Diagrama de flujo o flujograma, el diagrama de procedimientos es una

representación gráfica de las distintas operaciones de las que se compone un procedimiento
o parte de él, clasificándolas según la naturaleza de cada una y estableciendo la secuencia
cronológica de las mismas. En otras palabras, expresa secuencialmente las acciones rutinarias
de un proceso, de forma tal que se comprenda fácilmente.

Se basa en el empleo de símbolos que representan las etapas o pasos de un proceso y que
se conectan por medio de flechas para representar la secuencia lógica de operaciones
específicas y la interacción o relación entre los encargados de llevarlas a cabo. Ayuda a
comprender el trabajo como proceso y a identificar en qué parte del proceso está el problema.
Esto permite analizar los procedimientos y aportar ideas para su cambio o mejora.

DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

Para el diseño de los diagramas de procedimientos se deben cumplir cuatro, fases o etapas:
estudio de los sistemas; diseño de gráficas; presentación de gráficas e instalación de nuevos
sistemas.

La fase de estudio de los sistemas es la investigación de los procedimientos actuales, se refiere

a la forma en que se está ejecutando el trabajo. Se recopilan aquí los hechos detallados que
deberán reunirse para preparar la descripción completa de los procesos en estudio. Se realiza
haciendo preguntas a cada uno de los que están relacionados con el trabajo que se examina
y escribiendo las respuestas.

En la segunda etapa o fase del diseño de las gráficas se desarrollarán los métodos nuevos,
el equipo, las nuevas formas, en otras palabras, el nuevo sistema. Los diagramas de flujo que
trazó el analista, ahora deben perfeccionarse. Los campos en los que se duplican los
esfuerzos, o se gastan sin necesidad, aquellos en los que las rutas son difíciles y otros puntos
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de mejoramiento similar, se investigaran minuciosamente, la nueva gráfica será la imagen del

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 nuevo procedimiento, que se convertirá en la base para el proyecto final, alrededor del cual se
centrará la representación administrativa.

La fase de la presentación de los gráficos o diagramas consiste en explicar a la administración

como trabaja el antiguo sistema y por qué y de qué manera debe mejorarse. Aquí el objetivo
de los diagramas es simplificar y reducir y la decisión puede basarse en detalles pequeños,
como, por ejemplo, el curso que se ha dado a una copia o forma particular. Y finalmente, en la
instalación de los nuevos sistemas, se emplearán los diagramas para facilitar la comprensión
de los manuales de procedimientos.

Cuando se elabora un diagrama de procedimientos o diagrama de flujo, se debe tener en

cuenta que estos poseen tres partes o elementos: El encabezado, la Estructura y la descripción
narrativa del diagrama y que se deben respetar los siguientes criterios:

1. En el Encabezado del diagrama de procedimientos debe estar expresada la siguiente

información:
a. Nombre de la Institución.
b. Título (Diagrama de Procedimientos).
c. Denominación del proceso o procedimiento.
d. Denominación del sector responsable del procedimiento.
e. Fecha de elaboración.
f. Nombre del analista que realizó el trabajo.
g. Nombres y abreviaturas de los documentos utilizados en el proceso o procedimiento y de
los responsables.
h. Simbología utilizada y su significado.

2. La estructura del Diagrama de procedimientos comprende de la siguiente información:

a. Debe indicarse claramente donde inicia y donde termina el diagrama.
b. Las líneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales.
c. No cruzar las líneas de flujo empleando los conectores adecuados sin hacer usos excesivos
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de ellos.
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d. No fraccionar el diagrama con el uso excesivo de conectores.

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 e. Solo debe llegar una sola línea de flujo a un símbolo. Pero pueden llegar muchas líneas de
flujo a otras líneas.
f. Las líneas de flujo deben entrar a un símbolo por la parte superior y/o izquierda y salir de él
por la parte inferior y/o derecha.
g. En caso de que el diagrama sobrepase una página, enumerar y emplear los conectores
correspondientes.
h. Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible y preciso, evitando el uso de
muchas palabras.
i. Todos los símbolos tienen una línea de entrada y una de salida, a excepción del símbolo
inicial y final.
j. Solo los símbolos de decisión pueden y deben tener más de una línea de flujo de salida.
k. Cada casilla de actividad debe indicar un responsable de ejecución de dicha actividad.
l. Cada flecha representa el flujo de una información.

3. En la descripción narrativa del diagrama deben considerarse los siguientes aspectos:

a. Describir los pasos del procedimiento, especificando quién hace, cómo hace, cuando hace
y dónde hace cada paso. Esta es la parte más importante y útil para el personal de ejecución
de una organización o empresa, para recordar los pasos de un procedimiento, leyendo una
o dos páginas del diagrama, sin tener que volver a leer el manual de procedimientos
completo.
b. Deben utilizarse frases cortas, pero completas.
c. Las frases deben comenzar con un verbo en tercera persona del singular, del tiempo
presente indicativo. Por ejemplo: Recibe, controla, remite o archiva, entre otros.
d. Deben evitarse, en lo posible, los términos técnicos y/o que puedan tener más de una
interpretación; usar en todos los casos términos sencillos y uniformes, que el personal que
tenga que utilizarlo pueda entender con mayor facilidad el significado de su contenido.
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 SIMBOLOGÍA DEL DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS
Los símbolos utilizados para elaborar los diagramas de procedimientos son los símbolos
Therbligs, diseñados por el doctor Frank Gilbreth, para analizar las operaciones y varían desde
figuras geométricas hasta complicados dibujos simbólicos que diferencian a los numerosos
tipos de operaciones que tienen lugar en las empresas. La selección de los símbolos
convencionales depende del procedimiento que va a graficarse y del empleo que vaya a darse
a los mismos, la norma ASME es una de las más usadas y se puede resumir como sigue:

CONSTRUCCION DE LOS DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS

Esta tarea implica la ejecución de la serie de pasos, que se explican a continuación:

1. Conformar un grupo de trabajo donde participen los responsables de la ejecución y el

desarrollo de los procedimientos que se encuentran interrelacionados y que constituyen
un proceso.
2. Establecer el objetivo que se persigue con el diseño de los diagramas y la identificación
de quien lo empleará, lo cual permitirá definir el grado de detalle y tipo de diagrama a
utilizar.
3. Hacer una lista de todos los pasos del proceso como se están realizando, manteniendo
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tan simple como sea posible su descripción.

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 4. Definir los límites de cada procedimiento mediante la identificación del primer y último
paso que lo conforman, considerando que en los procedimientos que están
interrelacionados el comienzo de uno es la conclusión del proceso previo y su término
significa el inicio del proceso siguiente.
5. Una vez que se han delimitado los procedimientos, se procede a la identificación de los
pasos que están incluidos dentro de los límites de cada procedimiento y su orden
cronológico.
6. Validar el diagrama y las medidas de desempeño del mismo con los propietarios o los
que llevan a cabo el proceso y con los usuarios del mismo ya que para que un equipo
pueda mejorar algún proceso, necesitan entenderlo. Las personas que pueden
evaluarlo son las que participan en el proceso o reciben algún producto, servicio o
información de él.
7. Identificar y registrar el valor, tiempo invertido y costo de cada paso en el proceso.
8. Llevar a cabo un proceso de chequeo, ratificando: la precisión del proceso conforme se
desarrolle el diagrama y el tiempo estimado/real de cada paso.

CONCLUSIONES

En determinados ámbitos en donde el proceso tiene una implicancia espacial, como por
ejemplo en una fábrica, el diagrama puede estar trazado en las mismas instalaciones como
para dar cuenta a los operarios acerca de qué tipo de accionar deben tener.

A pesar de su utilidad, este tipo de estrategia para reflejar una determinada secuencia de pasos
tiene pocos años entre nosotros. En efecto, existen dificultades a la hora de establecer su
origen exacto, pero el mismo no debe superar los ciento cincuenta años. Con el paso del
tiempo fue popularizándose en distintas actividades en donde el trazado de procedimientos
secuenciales es un tema recurrente, llegando finalmente a enseñarse en el ámbito
universitario; así, cualquier egresado de una carrera técnica suele tener conocimientos en lo
que respecta a este tipo de esquemas.
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Loas diagramas de procedimientos permitirán conocer de manera integral la operación de la
institución o de cualquier unidad administrativa.

La presentación de procedimientos aislados no permiten conocer de manera integral la

operación de la empresa o de una de sus partes (unidad administrativa) y el reconocer la
deficiencia en la calidad de los servicios prestados, y la necesidad de identificar problemas y
dificultades administrativas que se presentan en el cotidiano que hacer institucional, en mucho
obedece a la ausencia de procedimientos redactados y a su representación (Graficación); de
aquí la necesidad de agrupar- los en forma ordenada en un solo documento denominado
"Manual de procedimientos".

El estudio de procedimientos tiene diferentes matices, tema que es tratado ampliamente en

otro capítulo de la obra; sin embargo, es importante destacar que una vez que se ha recabado,
integrado y analizado la información materia del estudio, se procederá a la Graficación de los
procedimientos. La representación de los procedimientos sujetos a estudio, puede ser más o
menos compleja, según sea la técnica de diagramación y el objeto o ámbito de aplicación de
los mismos.

Un manual operativo es una herramienta de apoyo para el funcionamiento del negocio y un

instrumento de medición que permite asegurar la calidad en los procesos y las técnicas para
su buena ejecución.

Si se desea abrir sucursales, crear franquicias de tu negocio o simplemente implementar un

sistema de calidad, es necesario que realices un manual de procedimientos.

FUENTES CONSULTADAS

 Buckley, W. (1973). La Sociología y la Teoría Moderna de los Sistemas. Buenos

Aires: Ed. Amorrortu.
 Bueno, E. y Valero, F. (1985) Los subsistemas de la organización. Madrid:
Documento IADE-UAM, nº 2.
 Checkland, P. (1993). Pensamiento de Sistemas, práctica de sistemas.
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México: Limusa.

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