El diagrama de afinidad: modelo TKJ

Tal y como comentábamos en nuestra entrada Herramientas sencillas para resolver

problemas para resolverlos (o iniciar un proyecto de mejora continua) es importante identificar,
definir y acotar todas aquellas situaciones que afectan al desarrollo/ejecución de las tareas. De
entre las múltiples herramientas hoy queremos destacar el diagrama de afinidad o método TKJ

¿Qué es el diagrama de afinidad o método TKJ (Team Kawakita Jiro)?

Es un método sistemático, creativo y participativo en el que se busca la solución de un problema,

estableciendo un objetivo común y permitiendo al grupo transformarse en equipo al encaminar
los esfuerzos personales hacia una meta compartida. Establece una estrategia para implantar la
solución del problema, identificando y planteando acciones inmediatas y un compromiso en su
ejecución.

¿Cuál es su objetivo central?

Su objetivo es organizar un gran número de ideas diversas, agrupándolas y reagrupándolas

temáticamente para construir una perspectiva amplia y ordenada de información general y
especi ́fica en torno a un tema o concepto de interés.

A modo de síntesis esta técnica atraviesa cuatro fases:

 Sensibilización/Integración

 Construcción de Hechos

 Construcción de Compromisos

 Seguimiento

Sensibilización/IntegraciónPreparación del grupo para el afrontar las situación. Hay que

propiciar un clima de autoconfianza, y participación.
Construcción de HechosEn grupo hay que, en primer lugar, analizar de la situación actual y de los
factores y lograr que se alcancen los resultados.
En segundo lugar identificar los anti valores que están propiciando los comportamientos
inapropiados.
Y en tercer lugar, identificar los obstáculos del cambio hacia una cultura de honestidad y liderazgo
y trabajo en equipo.
Construcción de Compromisos Cada participante miembro del grupo debe comprometerse a
desplegar un comportamiento efectivo para enfrentar los nuevos retos.
SeguimientoSu propósito es vencer el ciclo emocional del cambio. Se asume que hay que
consolidar los cambios internos, personales y de grupo. Se revisan las acciones que facilitan el
cambio y se eliminan o reducen aquellos que suponen un obstáculo.
Pero seamos prácticos y destaquemos las ventajas de dicha técnica y cómo la vamos a aplicar ante
una situación.

Sus ventajas son las siguientes:

 Permite conocer y resolver los conflictos y fricciones interpersonales, para trabajar con
ellos y eliminarlos (o reducir su efecto), propiciando la cooperación entre personas y
áreas.

 Crea cambios en el comportamiento y a menudos actitudes de los miembros del equipo.

 Genera tareas constructivas, auto impuestas, que se centren en resolver la problemática

analizada, a favor de los objetivos de la empresa.

 Construye un clima de confianza, afinidad y apoyo mutuo entre los miembros de los
grupos/equipos.

Cuando y cómo lo vamos a aplicar.

Cuando la solución de un problema precisa de la intervención y apoyo de diversos grupos. Cuando

se quiere tener en cuenta y conciliar intereses y perspectivas diferentes y cuando se desea definir,
a partir de numerosas ideas, las causas o aspectos clave de una situación.

En cuanto al procedimiento. éste es el siguiente:

Presentación -por parte del facilitador de la problemática o situación.

Se distribuyen post-it (no más de cinco por miembro) entre todos los participantes.

El coordinador de la reunión solicita a los participantes que anoten en las tarjetas (post-it) los
factores que generan la problemática analizada. También se pueden describir hechos cercanos
que tengan relación con la problemática percibida.

Las tarjetas deberán llenarse teniendo en cuenta los siguientes criterios:

 Los problemas o hechos anotados deben ser concretos.

 No deben anotarse causas, consecuencias, ni juicios, ni soluciones.

 Los problemas o hechos deben ser precisos y de fácil comprensión.

 Se debe registrar el nombre de quien escribe la tarjeta.

Las tarjetas se revuelven y se distribuyen nuevamente entre los participantes. Ningún participante
debe recibir las tarjetas que elaboró.
Cada participante deberá leer en silencio las tarjetas que le tocaron, procurando memorizar los
aspectos que cada una aborda.

A continuación, por turnos, se irán leyendo en voz alta cada una de las tarjetas y se colocarán en
un tablero a la vista de todos. Si alguno de los participantes considera que una de sus tarjetas
contiene un problema o tema relacionado con la tarjeta que se leyó, solicitará permiso para leerla.
Si todos están de acuerdo colocará la tarjeta junto con la anteriormente lei ́da para irlas agrupando
por temas.

Anotación: si hay dudas acerca de la interpretación del contenido de una post-it, el facilitador
procurará aclarar su significado y pertinencia preguntando a quien la elaboró, No hay que forzar la
integración de alguna tarjeta en los grupos creados. En caso de no poder relacionar una tarjeta con
los temas que surgieron, se recomienda integrar un grupo de “varios.

Por supuesto que si fuera necesaria, se podrá repetir un post-it y colocarlo en dos grupos distintos.

Cuando terminen de organizar los post-it en grupos, se pondrá cada grupo en una lugar específico
de la sala de reuniones. Cada participante revisará los post-its del grupo y lugar que le
correspondió y anotará en una hoja (hoja de contenidos) en blanco y de manera sintética, el
contenido común que une a estos post-its. También, en otra hoja (hoja de síntesis) anotará una
si ́ntesis de los problemas (hechos) agrupados, tomando en cuenta los siguientes criterios:

 Los ti ́tulos de los grupos (agrupaciones de los post-it, la hoja de contenidos y la hoja de
síntesis) deben ser sencillos, precisos y claros.

 Deberán estimular a los participantes e iniciarse con la palabra “nosotros”.

 No se deberán listar nuevamente los problemas (hechos), sino identificar y sintetizar la

naturaleza común de éstos.

El ti ́tulo y si ́ntesis redactados por cada participante, serán el punto de partida para deliberar
nueva- mente, hasta que se logre elaborar una si ́ntesis definitiva aprobada por todos.

Una vez que se han realizado la primera agrupación (post-its, tarjeta de contenidos y tarjeta
síntesis) nuevamente la dinámica utilizando esta primera agrupación como si fueran tarjetas. Las
agrupaciones relacionadas se volveran a agruparán y se elaborará un ti ́tulo y una si ́ntesis para
ellos, buscando que todas las ideas queden agrupadas en tres o cinco grandes temas que se
subdividen en grupos más pequeñ os.

Los resultados pueden presentarse de diversas maneras, lo importante es poder visualizar los
diversos niveles de agrupación encontrados. Puede utilizarse un diagrama de árbol, un cuadro
sinóptico o bien, presentar las agrupaciones a manera de i ́ndice.

Una vez elaborada la clasificación, se reconocen los grupos donde se ha presentado una mayor
recurrencia de problemas. También es importante identificar los problemas que es urgente o
prioritario atender.

Se puede aplicar nuevamente la técnica para elaborar propuestas de atención a los problemas
planteados. Los participantes anotan en post-its propuestas de solución, las relacionan y acuerdan
grupos. Relacionan los grupos y elaboran un diagrama de árbol o un cuadro sinóptico, similar al
anterior, para presentar los resultados.

Una vez definidas las propuestas de solución, cada participante define los compromisos a asumir
con relación a las propuestas de solución. En tarjetas, se anotarán las acciones a realizar, cómo y
quién las realizará y cuándo.

Por último, se integran los compromisos para su seguimiento y control.

En definitiva es un método que estructura la participación de los miembros de un grupo de

manera ordenada entorno a potenciales problemas agrupándolos por afinidad. Requiere
conocimiento de la situación a analizar, orden, claridad y precisión. Pero todo esto con la práctica,
se implanta con éxito.