CREACIÓN DE LOS MANUALES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

DIEGO ALEXANDER QUIROGA

FICHA: 1565019

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE, SENA

CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

TEGNÓLOGO EN ANALISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

BOGOTÁ

05 Mayo de 2019
 CREACIÓN DE LOS MANUALES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

Elaborar los manuales del Sistema de Información de acuerdo con la información suministrada en el
objeto de aprendizaje Manuales de la Aplicación, recuerde que esta documentación es clave para que los
diferentes usuarios del sistema tengan claros los procesos y procedimientos a realizar sobre el Sistema
de Información.

Se suministra una plantilla para el desarrollo del manual del Usuario, sin embargo tenga en cuenta las
recomendaciones e ítems que se sugirieron en el material de estudio y adáptelos de acuerdo con las
características del sistema desarrollado.
Para el desarrollo del manual técnico, tenga en cuenta que la mayoría de ítems ya han sido desarrollados
en la fase de diseño y desarrollo, además considere las características de los usuarios que consultarán
este material.

TABLA DE CONTENIDO
Contenido

1. MANUAL DE USUARIO ..................................................................................................................................... 4

1.1. OBJETIVO ................................................................................................................................................. 4
1.2. REQUISITOS DE CONOCIMIENTO PARA MANEJAR EL SISTEMA .............................................................. 4
1.3. REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Y SOFTWARE.................................................................................... 4
1.4. ESTRUCTURA DEL SOFTWARE Y REGLAS BÁSICAS PARA MOVERSE EN LA APLICACIÓN ......................... 6
1.4.1. Ingreso al sistema: ........................................................................................................................... 6
1.4.2. Interfaz gráfica: ............................................................................................................................... 7
1.4.3. Mapa de Navegación: ...................................................................................................................... 9
1.4.4. Descripción: ..................................................................................................................................... 9
2. MANUAL TECNICO ......................................................................................................................................... 15
2.1. OBJETIVO GENERAL Y ESPECIFICOS ....................................................................................................... 15
2.2. CONTENIDO TECNICO ............................................................................................................................ 15
2.2.1. Descripción de los procesos .......................................................................................................... 15
2.2.2. Diagrama UML ............................................................................................................................... 18
2.2.3. Descripción de campos requeridos por pantalla........................................................................... 21
2.2.4. Modelo Lógico de Datos, diagrama entidad-relación ................................................................... 23
2.3. PLATAFORMA DE USUARIO ................................................................................................................... 25
2.4. INTERFAZ GRÁFICA ................................................................................................................................ 25
2.4.1. Mapa de navegación ..................................................................................................................... 27
2.4.2. Descripción Paso a Paso ................................................................................................................ 27
1. MANUAL DE USUARIO

1.1. OBJETIVO

Proporcionar a la JAC La Paz la información que sirva de guía para el manejo del software

para que puedan hacer un uso eficiente del mismo y logren manipularlo correctamente.

1.2. REQUISITOS DE CONOCIMIENTO PARA MANEJAR EL SISTEMA

Para el adecuado manejo del sistema es necesario que los administradores tengan conocimientos

intermedios en uso de las TICS, informática básica y sistemas operativos, pues serán los

encargados del manejo de los módulos y el uso de todas las funciones del sistema.

1.3. REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Y SOFTWARE

El sistema completo se puede almacenar en el ordenador principal de la empresa y en los

diferentes equipos de los usuarios. La aplicación no ocupara demasiado espacio de

almacenamiento, al igual que las actualizaciones. El software debe estar en la capacidad de

manejar un volumen de datos almacenados de hasta 50 MB por archivo.

El requisito mínimo de operatividad para el servidor y los equipos de los usuarios debe de ser

maquinas que cuenten con una memoria RAM superior a 1GB y un Disco duro superior a 160

GB. PC compatible con Pentium III y/o versiones más recientes. Las especificaciones pueden

variar de acuerdo a los programas instalados en las maquinas, para garantizar un óptimo
funcionamiento de los diferentes softwares. La máquina debe de contar con un mínimo de 4

puertos USB, 1 tarjeta de red y 1 unidad de CD/ROM.

Características mínimas del Hardware con la que se debe contar son las siguientes:

Hardware:

• Memoria RAM de 2GB o superior.

• Procesador Intel Core I3 de 4°ta generación / AMD Radeon Graphics o superior.
• Disco duro de 1Tb

Características mínimas del Software con la que se debe contar son las siguientes:

• Sistema Operativo: Windows para arquitecturas de escritorio y/o portátiles, Sistema

Android para dispositivos móviles versión Android 4.0 o superior.
• Conexión a internet.
• procesadores de texto (Microsoft Office licencia de pago, Libro Office licencia gratuita).
• lector de pdfs, comprensor de archivos.
• Es compatible con Microsoft Office 2003 en adelante, Adobe Reader, graficadores.
• El sistema operativo base a utilizar será Windows 7 o superior. Se tendrán limitantes con
sistema operativos Linux.

Otros dispositivos Hardware fundamentales son:

• Impresoras
• fax
• Routers, swich o modems
 1.4. ESTRUCTURA DEL SOFTWARE Y REGLAS BÁSICAS PARA MOVERSE EN LA APLICACIÓN

1.4.1. Ingreso al sistema:

Los mecanismos de autenticación inicial serán el usuario, y su respectiva contraseña, la cual

será asignada por el administrador.

Usuario Se asigna con el número de cedula de cada usuario con sus

respectivas iniciales del nombre y apellido en mayúscula. Ejemplo,
el nombre del usuario es Diego Quiroga identificado con número
de cedula 1019016280, el usuario para el acceso a la plataforma
será: 1019016280DAQ
Contraseña La contraseña será asignada por el administrador inicialmente y
cumplirá las siguientes características:
 Será entre 8 y 14 caracteres
 Tendrá una combinación entre letras mayúsculas y
minúsculas
 Incluirá números y caracteres especiales como - * ? ! @ # $
/ () {} = . , ; :
 No tendrá espacios en blanco
 No aceptara secuencia de números, ejemplo 12345…
 No aceptara repetición de caracteres ejemplo 11111…
1.4.2. Interfaz gráfica:

Al ingresar al sistema se muestra los principales menús de la aplicación:

Logo de la aplicación.

Barra de navegación. En la barra de navegación el usuario puede seleccionar una opción, y tiene la
visibilidad de las otras opciones donde podrá dirigirse.
 BARRA DE NAVEGACIÓN

Formularios implementados:

Formulario de ingreso:

Validación de datos:
1.4.3. Mapa de Navegación:

1.4.4. Descripción:
Como parte del cuerpo se presenta información de la organización, el escudo de ASOJUNTAS
Asociación de Juntas de Acción Comunal, el escudo de Sibaté, pues la organización se encuentra ubicada
en este municipio y por lo tanto la imagen vinculará con la página del municipio así como la imagen de
la bandera, y también se encuentra el logo de la JAC La Paz.

Como pie de página se incluye la información de contacto de la organización, el botón de Facebook que
vincula con la página de Facebook de la organización, así como el botón de Instagram y twitter.

 Sección de interés general:

NOTICIAS:

Esta imagen estará vinculada a otra página con las noticias recientes sobre información de
interés general para los usuarios, para que puedan profundizar, conocer o participar en los
eventos próximos.

ACTIVIDADES:
 Esta imagen se vincula con una página web en donde el usuario puede profundizar en las
actividades, así como en el desarrollo de proyectos que realiza la JAC Barrio La Paz.

TRÁMITES Y SERVICIOS:

Esta imagen se vincula con el formulario de solicitud de PQRSF para los usuarios que deseen
hacer uso de este servicio.

 Determinación de tipografía y paleta de colores.

Para el proyecto de formación se ha determinado una paleta de colores vivos, para una mejor
visibilidad del contenido, por institucionalidad y requerimiento, ya que el usuario puede pasar
mucho tiempo en el sistema y la interfaz no puede ser muy oscura, y la letra debe ser de un
tamaño en cada formulario para mejorar la visualización.
Los colores seleccionados son los siguientes:

333333

#FFDA63

#9CFE37
La tipografía es la siguiente utilice la fuentes de google de la siguiente página

Utilice por story

https://fonts.googleapis.com/css?family=Poor+Story

Barra de navegación
  Barra de navegación.

En la barra de navegación el usuario puede seleccionar una opción, y tiene la visibilidad de

las otras opciones donde podrá dirigirse. La opción ingresar lo vinculará con el formulario de

acceso.

FORMUARIOS IMPLEMENTADOS:

 Formulario Acceso a la aplicación.

En el formulario de ingreso se escriben los datos de usuario (numero documento) y contraseña (creada

por el usuario), también cuenta con los botones olvido contraseña, el botón ingresar para usuarios

registrados, y el botón registrarse para hacer la solicitud de registro.

 Formulario Validación de datos

Este formulario le permite al usuario realizar las solicitudes PQRSF ante la JAC del Barrio La Paz,

permite el ingreso del texto en el cual el usuario describe la solicitud. El usuario recibirá el número
de radicado de la solicitud creada.
2. MANUAL TECNICO

2.1. OBJETIVO GENERAL Y ESPECIFICOS

Objetivo General:

Crear un software que permita el fácil acceso, uso y control, a necesidad del cliente, de toda la
información de la junta de acción comunal del barrio La Paz- Sibaté – Cundinamarca; Sobre una
interfaz gráfica clara, fácil de manejar para así poder elevar los niveles de productividad y brindar
mayor seguridad a la información suministrada por la comunidad.

Objetivos Específicos:

 Identificar las necesidades del cliente analizando la información que aporte sobre la Junta de Acción
Comunal del Barrio La Paz.

 Recolectar información de los datos sobre los cuales hace la solicitud el cliente.

 Definir con el cliente el resultado del software a usarse como producto final.

 Realizar pruebas que permitan comprobar la eficiencia del sistema de información.

 Facilitar con el sistema los procesos de administración de información que realiza la JAC La Paz como
son el manejo de datos de afiliados, uso de datos contables, expedición de documentos, atención de

PQR, y control de actividades.

2.2. CONTENIDO TECNICO

2.2.1. Descripción de los procesos

Mapa de Procesos de la Junta de Acción Comunal del Barrio La Paz:

Diagrama de casos:
 2.2.2. Diagrama UML

Casos de uso Sistematizar los usuarios de la junta de acción comunal la paz

(JACP)
Descripción Sistematizar los usuarios de la JACP, las actividades, talleres y
eventos que se realizan, todo esto para un mejor control y
manipulación de la información que se manipula y poder hacer uso de
las TIC.
Precondición El usuario no está registrado
Secuencia Normal 1 El administrador verifica que el usuario aun no este registrado
2 solicitud de los datos del usuario para su registro
3 verificación de información suministrada
4 registrar usuario
5 asignación de usuario
6 habilitación de usuario a la plataforma

Post condición El usuario ya fue o está registrado

excepciones Actualizar la información de los usuarios registrados, inscripción a

nuevos cursos, talleres y programas de aprendizaje.
Diagrama de casos de uso:

Diagrama de clases:
Diagrama de clases:
 2.2.3. Descripción de campos requeridos por pantalla

Formulario de Ingreso:
 Usuario Se asigna con el número de cedula de cada usuario con sus
respectivas iniciales del nombre y apellido en mayúscula. Ejemplo,
el nombre del usuario es Andrea Hernandez identificado con
número de cedula 53925235, el usuario para el acceso a la
plataforma será: 1019016280DAQ
Contraseña La contraseña será asignada por el administrador inicialmente y
cumplirá las siguientes características:
 Será entre 8 y 14 caracteres
 Tendrá una combinación entre letras mayúsculas y
minúsculas
 Incluirá números y caracteres especiales como - * ? ! @ # $
/ () {} = . , ; :
 No tendrá espacios en blanco
 No aceptara secuencia de números, ejemplo 12345…
 No aceptara repetición de caracteres ejemplo 11111…

Formulario de Validación de datos:

 2.2.4. Modelo Lógico de Datos, diagrama entidad-relación

Diagrama Entidad-Relación.

Diccionario de datos de la aplicación:

 2.3. PLATAFORMA DE USUARIO

Modelo Relacional de la Base de Datos:

Para desarrollar la base de datos del proyecto de formación que permita facilitar el manejo de la

información de la Junta de Acción Comunal del Barrio La Paz, se ha optado por el uso de MySql debido

a que es un software que permite la gestión de datos a bajo costo y con un buen rendimiento en un pc

con bajos recursos. Para el desarrollo de la base de datos, nos basamos en el Modelo Relacional que

habíamos construido con anterioridad para nuestro proyecto de formación. El producto software de la

Junta de Acción Comunal se desarrollará en lenguaje de programación PHP, por su licencia open source,

completo, de amplia popularidad en el mercado, cuenta con una amplia comunidad de desarrolladores

y soporte, es uno de los más simples y complejos para usar.

2.4. INTERFAZ GRÁFICA

Como parte del proyecto de formación GAES 6 sobre la herramienta digital que permita el fácil

manejo de la información de la Junta de Acción Comunal del Barrio la Paz del municipio de Sibaté,
se realiza la interfaz web que servirá de acceso para los usuarios, directivos, afiliados e instituciones

que deseen o necesiten comunicarse con la organización para realizar solicitudes o tramites, conocer

las actividades o proyectos que se están realizando, informarse sobre las ultimas noticias, o

simplemente conocer la organización en forma general.

Al ingresar al sistema se muestra los principales menús de la aplicación

 Logo de la aplicación.

2.4.1. Mapa de navegación

2.4.2. Descripción Paso a Paso

 Sección de interés general:

NOTICIAS:

Esta imagen estará vinculada a otra página con las noticias recientes sobre información de
interés general para los usuarios, para que puedan profundizar, conocer o participar en los
eventos próximos.
 ACTIVIDADES:

Esta imagen se vincula con una página web en donde el usuario puede profundizar en las
actividades, así como en el desarrollo de proyectos que realiza la JAC Barrio La Paz.

TRÁMITES Y SERVICIOS:

Esta imagen se vincula con el formulario de solicitud de PQRSF para los usuarios que deseen
hacer uso de este servicio.

 Determinación de tipografía y paleta de colores.

Para el proyecto de formación se ha determinado una paleta de colores vivos, para una mejor
visibilidad del contenido, por institucionalidad y requerimiento, ya que el usuario puede pasar
mucho tiempo en el sistema y la interfaz no puede ser muy oscura, y la letra debe ser de un
tamaño en cada formulario para mejorar la visualización.
Los colores seleccionados son los siguientes:

333333
 #FFDA63

#9CFE37

La tipografía es la siguiente utilice la fuentes de google de la siguiente página

Utilice por story

https://fonts.googleapis.com/css?family=Poor+Story

Barra de navegación
  Barra de navegación.

En la barra de navegación el usuario puede seleccionar una opción, y tiene la visibilidad

de las otras opciones donde podrá dirigirse. La opción ingresar lo vinculará con el

formulario de acceso.

FORMUARIOS IMPLEMENTADOS:

 Formulario Acceso a la aplicación.

En el formulario de ingreso se escriben los datos de usuario (numero documento) y contraseña

(creada por el usuario), también cuenta con los botones olvido contraseña, el botón ingresar para

usuarios registrados, y el botón registrarse para hacer la solicitud de registro.

 Formulario Validación de datos

Este formulario le permite al usuario realizar las solicitudes PQRSF ante la JAC del Barrio La Paz,

permite el ingreso del texto en el cual el usuario describe la solicitud. El usuario recibirá el número

de radicado de la solicitud creada.

Como parte del cuerpo se presenta información de la organización, el escudo de ASOJUNTAS
Asociación de Juntas de Acción Comunal, el escudo de Sibaté, pues la organización se encuentra
ubicada en este municipio y por lo tanto la imagen vinculará con la página del municipio así como
la imagen de la bandera, y también se encuentra el logo de la JAC La Paz.

Como pie de página se incluye la información de contacto de la organización, el botón de Facebook

que vincula con la página de Facebook de la organización, así como el botón de Instagram y twitter.
Plantilla Manual del Usuario
Herramienta Digital para Facilitar el manejo de Información de Versión: <<número
la Junta de Acción Comunal Barrio La Paz - Sibaté
Implantación del sistema Fecha: 29/04/2019

Manual del usuario y operativo

FICHA DE CONTROL DE CAMBIOS

PROYECTO Herramienta Digital para Facilitar el manejo de la información de la

Junta de Acción Comunal Barrio La Paz - Sibaté

DOCUMENTO Manual Tecnico/Manual del Usuario

VERSIÓN Versión 1.0

FECHA CREACIÓN 29 de abril de 2019

FECHA CAMBIO ----------

RESPONSABLES GAES 6 SENA

LÍDER Andrea Hernández

HISTORIAL

FECHA NÚMERO DE OBSERVACIONES AUTOR (ES) VER

VERSIÓN

29 de abril 1.0 Manuales técnico y de

de 2019 usuario.

29 de abril 1.0 Implantación del sistema de

de 2019 información

Documento validado por las partes en fecha:

Por el cliente Por la empresa suministradora

Firmado por: Firmado por
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