Unidad Didáctica 7

CURSO: GESTIÓN DOCUMENTAL Y ORGANIZACIÓN
DE ARCHIVOS DE OFICINA
Unidad didáctica 7. Buenas prácticas en el uso de los

documentos y su información
Unidad didáctica 7. Buenas prácticas en el uso de los documentos y su

información Oficina/unidad didáctica 3:
Índice DOCUMENTO ELECTRÓNICO Y
ARCHIVO ELECTRÓNICO
1. Objetivos.................................................................................................. 2
2. Responsabilidades y obligaciones de las personas empleadas públicas en
el uso de los documentos y su información ..................................................... 2
3. Buenas prácticas a la hora de trabajar con expedientes ........................... 4
4. Buenas prácticas en la gestión y archivo del correo electrónico ............... 5
5. Buenas prácticas a la hora de preservar los documentos ......................... 7
6. Buenas prácticas en el préstamo administrativo de documentos ............. 8
7. Buenas prácticas en la reproducción de documentos............................. 10
8. El derecho de acceso a los documentos administrativos en la Junta de
Andalucía...................................................................................................... 11
9. Créditos ................................................................................................. 15
1

1. Objetivos
• Conocer las obligaciones y
Oficina/unidad didáctica 3:
responsabilidades que las personas
DOCUMENTO ELECTRÓNICO Y
empleadas públicas tienen en el uso
de los documentos y su información.
• Aplicar buenas prácticas en las
unidades administrativas y sus
archivos de oficina en relación a los
diversos supuestos que diariamente se dan con respecto al uso de
documentos y su información, como son el préstamo administrativo de
documentos, la reproducción de documentos (y, particularmente, la
emisión de copias auténticas) y el ejercicio del derecho de acceso a la
documentos de la Administración de la Junta de Andalucía.
2. Responsabilidades y obligaciones de las personas empleadas públicas

en el uso de los documentos y su información
Todas las personas empleadas públicas de la Junta de Andalucía que trabajan

con documentos en su actividad administrativa diaria, tienen las siguientes
responsabilidades y obligaciones:
• La obligación de custodiar los documentos que tengan a su cargo y la

obligación de preservarlos (art. 12.1. de la Ley 7/2011 de Documentos,
Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía). Asimismo, deben
entregarlos al cesar en sus funciones, bien a quien les suceda en el cargo,
bien al archivo público que corresponda (art. 12.3. de la Ley 7/2011 de
Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía).
• Además de velar por la integridad del documento, las personas empleadas

públicas deben hacer un uso apropiado de los sistemas de información
donde se tramitan o gestionan documentos y, asimismo, de los archivos
en donde éstos se custodian.
• No pueden eliminar documentos de la Administración de la Junta de

Andalucía (documentos administrativos), sino es con autorización de la
Comisión Andaluza de Valoración de Documentos. Si se tratara de
documentos producidos por los órganos judiciales de la Administración
2

de Justicia de Andalucía (documentos judiciales), es la Junta de Expurgo

de Andalucía la que autoriza, teniendo en cuenta el informe favorable
vinculante de la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos.
• Si una persona empleada pública de una unidad administrativa solicita al
archivo central de su centro directivo un documento o expediente en
préstamo administrativo, debe devolverlo en el mismo estado que le fue
prestado y en el plazo máximo de tres meses, salvo solicitud de prórroga
al archivo central por necesitarlo más tiempo.
• A las personas que se relacionen con la Administración de la Junta de

Andalucía deben tratarlas con respeto y deferencia, facilitándoles el
ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones (art. 13.e)
de la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las
Administraciones Públicas).
Uno de esos derechos es el de acceder a la información pública, archivos

y registros, de acuerdo con lo previsto en la Ley 19/2013, de 9 de
diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen
gobierno y el resto del Ordenamiento Jurídico (art. 13.d) de la Ley 39/2015
del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones
Públicas). Y si la persona en cuestión es interesada en el procedimiento
administrativo, ésta tiene derecho a conocer, en cualquier momento, el
estado de tramitación de su expediente y a acceder y a obtener copia de
los documentos contenidos en dicho expediente (art. 53.1.a) de la Ley
39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las
3

3. Buenas prácticas a la hora de trabajar con expedientes
Oficina/unidad
Los consejos de organización para el archivo de oficina ya didáctica
vistos en la3:
Unidad Didáctica 5, son los mismos que sirven a la unidad administrativa
DOCUMENTO ELECTRÓNICO a Y
la hora de trabajar con los documentos y expedientes que tramitan.
No se deben clasificar los documentos por materias o asuntos, sino por
serie documental y conforme a la denominación de dicha serie en el Cuadro
de clasificación del archivo de oficina.
Dentro de cada serie, los expedientes deben estar individualizados.

Incluso si un documento de un expediente estuviera relacionado con otros
expedientes, se debe incluir una copia del mismo en cada uno de esos
expedientes.
En cada expediente, el orden de los documentos será el que prevea la

norma que lo regula. Los documentos pueden numerarse y relacionarse en
la carpetilla del expediente o bien confeccionar un índice de los documentos
que contiene, que se irá ampliando conforme se vayan añadiendo
documentos al trámite.
Los documentos que componen el expediente no deben disgregarse una

vez han sido incorporados al mismo. Si no se tiene más remedio que sacar
alguno, se dejará una fotocopia del mismo como testigo hasta que sea
devuelto a su expediente. De la misma manera, el expediente no debe incluir
documentos que no formen parte del trámite.
Tampoco se debe disgregar el expediente, distribuyendo sus documentos

en varias carpetillas, dando lugar a “falsos” expedientes. Cada expediente,
con todos los documentos del trámite, debe ir en una carpetilla con el
membrete de la unidad administrativa productora. En la portada de dicha
carpetilla se consignará productor, serie documental, n.º de expediente,
fechas extremas, asunto y relación de documentos del expediente.
Hay que evitar la duplicidad de expedientes, es decir, verificar la existencia

de un expediente antes de abrir otro con un nuevo número. Así se evitará
guardar o acumular un expediente dentro de otro.
Los expedientes iniciados en una unidad administrativa (la que tenga

legalmente la competencia), aunque sean continuados por otras, se deben
considerar como producidos por la primera y a ella deben volver una vez
concluida su tramitación, hasta el momento en que sean transferidos al
archivo central.
4

Cuando un personas empleada pública termine su jornada laboral, es

conveniente que no dejé sobre su mesa los documentos y expedientes con
los que esté trabajando y, por el contrario, los Oficina/unidad didáctica
guarde en las cajoneras de su3:
mesa, o bien en los archivadores y/o armarios que haya disponibles
DOCUMENTO en su
ELECTRÓNICO Y
unidad administrativa, con el fin de preservar la información sensible que
contengan dichos documentos y expedientes.
4. Buenas prácticas en la gestión y archivo del correo electrónico
El correo electrónico corporativo de la Junta de Andalucía es un recurso

de intercambio de información y un elemento de Administración electrónica.
Aún sin validez jurídica plena, la información que arroja un correo

electrónico puede ser esencial para el buen funcionamiento de la unidad
administrativa, de manera que es recomendable seguir las siguientes pautas
con respecto a aquellos correos que pueden formar parte de un
procedimiento administrativo:
 ¿Cómo determinar si un correo electrónico es un documento de archivo?
Un correo electrónico se considerará documento de archivo cuando sea

enviado o recibido como resultado de una función administrativa o se utilice
como apoyo en un procedimiento administrativo.
Para determinar si un correo electrónico tiene consideración de

documento de archivo, debemos contestar afirmativamente a las siguientes
preguntas:
– ¿Está el mensaje relacionado con mis funciones o actividades propias
dentro de la unidad administrativa a la que pertenezco?
5

– ¿Forma parte de un expediente que se está tramitando?

– ¿Contiene información útil para mi trabajo?
No son documentos de archivo los correos electrónicos que
DOCUMENTO contengan
ELECTRÓNICO Y
mensajes personales o información no solicitadaARCHIVO
(convocatoria o adjudicación
ELECTRÓNICO
de cursos, publicación de textos legales, etc.). Por el contrario, sí tienen
consideración de documentos de archivo los correos electrónicos sobre:
– Políticas y directrices de la institución.
– Circulares y memorandos relacionados con actividades propias de la
institución.
– Agendas de trabajo.
– Correspondencia relacionada con actividades administrativas.
– Cualquier mensaje que inicie, tramite, autorice o complete una actividad
administrativa.
 Recomendaciones para su emisión
Para una eficaz gestión de los mensajes de correo electrónico es

importante crearlos de manera unívoca, es decir:
– Identificar perfectamente emisor y destinatario principal. Este último es
quién deben actuar o decidir sobre el contenido del mensaje, así que los
destinatarios secundarios (CC) son quienes reciben el mensaje sólo con
fines informativos.
– Evitar destinatarios ocultos (CCO, BCC). Un correo electrónico con
consideración de documento de archivo debe incluir la relación completa
y clara de sus destinatarios.
– Utilizar siempre la dirección de correo completa de los destinatarios.
– Plantear un único asunto por correo electrónico, que habrá de estar
identificado de manera clara y concisa (por ejemplo, expediente al que
pertenece).
– Señalar la urgencia o importancia del mensaje.
– Activar la opción de notificación de recepción cuando sea necesario.
– Escribir mensajes breves y correctos desde el punto de vista gramatical y
ortográfico, explicando claramente el asunto y acción que se requiere. No
incluir en el texto información o referencias personales.
– Evitar enviar documentos adjuntos siempre que se pueda incluir la
información en el cuerpo del mensaje, o bien proporcionar el enlace a la
página web, intranet o servidor común donde puedan ser consultados. No
obstante, si es necesario mandar el adjunto, asegurarse que sea en un
6

formato que la persona destinataria pueda leerlo (usar formatos abiertos

y estándares) y en un tamaño adecuado.
–
Utilizar el pie de firma institucional, si existe, y en todo caso, identificar el
remitente (nombre y apellidos, puesto de DOCUMENTO ELECTRÓNICO
trabajo, organismo, servicio y Y
unidad de pertenencia, teléfono corporativoARCHIVO ELECTRÓNICO
y correo electrónico).
– Por último, no modificar el texto original en la respuesta.
 Recomendaciones para su organización y archivo
Como sucedía con el resto de documentos administrativos, los correos

electrónicos que formen parte de un expediente de incorporarse a éste.
Una vez haya sido enviado o recibido un correo electrónico se debe

establecer su valor y decidir su destino final.
Si el mensaje no tiene valor administrativo y no está relacionado con una

actividad o función propia de la unidad, se ha de eliminar una vez leído o enviado,
o conservarlo sólo mientras permanezca su valor informativo en la propia
plataforma de Correo Corporativo de la Junta de Andalucía (en este caso, se
pueden crear carpetas y subcarpetas temáticas).
Si el correo ha sido producido en una plataforma de tramitación

electrónica, quedará incorporado en dicha tramitación y archivado en su
correspondiente expediente electrónico. Si forma parte de un expediente en
formato papel, se debe imprimir y guardar en dicho expediente (una vez impreso,
se eliminará de la plataforma de Correo Corporativo).
En caso de mensajes envío-respuesta, conservar el último que incluya la

cadena de mensajes anteriores.
5. Buenas prácticas a la hora de preservar los documentos

A la hora de preservar la integridad de los documentos en la oficina, se debe
cuidar tanto los documentos como los muebles y unidades de instalación donde
se guardan.
Si hay que usar grapas, que sean inoxidables y sólo las imprescindibles.
Es preferible no utilizar clips, pero si hay que hacerlo, que no sean de metal y sí
los enfundados en plástico. Hay que evitar las gomillas elásticas y, en su lugar,
usar carpetillas de papel (un A3 doblado) o cinta blanca de algodón. No utilizar
carpetas “AZ”con anillas metálicas, dado que no sólo dichas anillas se oxidan
con el tiempo sino que los documentos se deterioran al hacerle los
correspondientes agujeros para guardarlos en ellas. Todo el material de
papelería que se use para confeccionar los documentos debe ser de PH neutro
7

para evitar la acidez que se contagia al papel. Finalmente, para los faxes utilizar
hojas de papel común y no rollos de papel termoimpreso del que al poco tiempo
desaparece el texto.
En el caso de los expedientes se guardarán, mientras son tramitados, en
archivadores con carpetas colgantes que permiten una fácil disposición del
expediente. Las carpetas colgantes deben tener una solapa visible en la que se
identificará el expediente que contiene. Una vez concluida su tramitación, los
expedientes pasarán a cajas normalizadas de archivo definitivo, que serán de
cartón blanco, de PH neutro y de tamaño suficiente para guardar los expedientes
sin apreturas (normalmente de tamaño folio o folio prolongado).
6. Buenas prácticas en el préstamo administrativo de documentos

Respetar la integridad del documento prestado y respetar el plazo de
devolución del mismo, son las dos obligaciones primordiales de las personas
empleadas públicas al solicitar un préstamo administrativo de documentos que,
en el caso de las unidades administrativas, será fundamentalmente al archivo
central del organismo al que estarán adscritas.
A. ¿Qué es un préstamo administrativo de documentos?
Esta cuestión está regulada en el Decreto 97/2000, de 6 de marzo,

por el que se aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos,
en los artículos 98 a 103.
Se entiende por préstamo administrativo de documentos la entrega

o remisión de expedientes o, en general, documentos, a los órganos
jurisdiccionales o administrativos en cumplimiento de lo dispuesto en el
Ordenamiento Jurídico (art. 98.1. del Reglamento del Sistema Andaluz de
Archivos).
B. ¿Cuál es el procedimiento de un préstamo administrativo de

documentos?
 Solicitud y recepción del préstamo administrativo de documentos
A lo largo de este Curso hemos visto cómo el archivo de oficina

transfería sus documentos tramitados al correspondiente archivo central.
Pues bien, los gestores de dicha oficina, cuando necesiten alguno de los
documentos que en su día tramitaron y que ahora custodia el archivo
central, tendrán que solicitárselo a éste en concepto de préstamo
administrativo de documentos.
8

La solicitud y la recepción del préstamo administrativo de

documentos la realizará el titular del organismo u órgano productor de
los documentos (art. 99.1. del Reglamento del Sistema Andaluz de
Archivos). DOCUMENTO ELECTRÓNICO Y
Dicha solicitud estará dirigida al archivo central (art. 99.2. del
Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos) y se formalizará por escrito
mediante @rchivA o, en su defecto, mediante impreso normalizado que
el archivo central habrá proporcionado a la unidad administrativa
solicitante. Los datos a consignar serán fecha, nombre de la persona
solicitante, organismo o unidad administrativa a la que pertenece y
documento/s solicitado/s, que habrán de estar perfectamente
identificado/s, haciendo constar su serie documental, su fecha y su
signatura. La solicitud estará firmada por la persona titular de los
documentos solicitados en préstamo administrativo.
Si los documentos que necesitan los gestores de una unidad

administrativa estuvieran ya custodiados en las fases de archivo
siguientes a la del central (Archivo General de Andalucía, en la Red de
archivos de Servicios Centrales de la Administración de la Junta de
Andalucía ; en los archivos provinciales intermedios o en los archivos
históricos provinciales, en la Red de archivos de la organización territorial
de la Junta de Andalucía), se lo solicitarán a la dirección de dichos
archivos (art. 99.2. del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos).
 Plazo
El plazo del préstamo administrativo de documentos en los

archivos del Sistema Archivístico de Andalucía es de tres meses, que
podrá ser ampliado por razón de la naturaleza del procedimiento que los
motivó (art. 103.1. del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos).
Con periodicidad no superior a un año, el archivo central o el archivo

que haya prestado los documentos deberán revisar los préstamos
efectuados, a efectos de renovarlos o reclamar la devolución de los
documentos (art. 103.2. del Reglamento del Sistema Andaluz de
Archivos).
 Integridad de los documentos prestados
Los documentos devueltos al archivo deberán presentar las

mismas características internas y externas, ordenación, limpieza y
9

condiciones que presentaban en el momento en que fueron prestados.

Cuando se agreguen documentos a las unidades documentales objeto del
préstamo, tal circunstancia deberá comunicarse al archivero o
DOCUMENTO
responsable del archivo (art. 102 del Reglamento ELECTRÓNICO
del Sistema Andaluz de Y
Archivos). ARCHIVO ELECTRÓNICO
7. Buenas prácticas en la reproducción de documentos
La reproducción de documentos en las unidades administrativas y en sus
archivos de oficina está al servicio de la gestión administrativa y nunca servirá
para eliminar el original.
A. Copia digital de un documento en soporte papel
La unidad administrativa, cuando digitalice un documento en soporte

papel, debe tener claro que lo que está creando es una copia digitalizada del
documento carente de validez legal y, en consecuencia, el documento original en
soporte papel no se puede eliminar y será éste y no su copia digitalizada el que
se transfiera al archivo central.
“Se entiende por digitalización, el proceso tecnológico que permite convertir un

documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en un fichero
electrónico que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.”
(art. 27.3.b) de la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las
Cosa distinta es si dicha copia es una copia auténtica, dado que “las
copias auténticas tendrán la misma validez y eficacia que los documentos
originales.” (art. 27.2. de la Ley 39/2015). Además dicha copia electrónica de un
documento original en soporte papel, para garantizar su carácter de copia
auténtica, deberá incluir los metadatos que acrediten su condición de copia y se
visualicen al consultar el documento (art. 27.3.b) de la Ley 39/2015).
“Tendrán la consideración de copia auténtica de un documento público

administrativo o privado las realizadas, cualquiera que sea su soporte, por los
órganos competentes de las Administraciones Públicas en las que quede
garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido.”
(art. 27.2. Ley 3972015).
Las Administraciones Públicas estarán obligadas a expedir copias

auténticas electrónicas de cualquier documento en papel que presenten los
interesados y que se vaya a incorporar a un expediente administrativo (art. 27.4.
Ley 39/2015).
10

Cuando las Administraciones Públicas expidan copias auténticas

electrónicas, deberá quedar expresamente así indicado en el documento de la
copia (art. 27.5. Ley 39/2015).
B. Copia en papel de un documento electrónico
Lo mismo que se esgrimía en el caso de la copia digital de un documento

en soporte papel, sucede para el supuesto contrario: salvo que la copia sea
auténtica, la copia en papel de un documento electrónico no tendrá validez.
Las copias en soporte papel de documentos electrónicos requerirán que

en las mismas figure la condición de copia y contendrán un código generado
electrónicamente u otro sistema de verificación, que permitirá contrastar la
autenticidad de la copia mediante el acceso a los archivos electrónicos del
órgano u Organismo público emisor (art. 27.3.c) Ley 39/2015).
8. El derecho de acceso a los documentos administrativos en la Junta de

Andalucía
A. Concepto
El acceso a la documentación administrativa es un derecho constitucional

reconocido en el artículo 105.b) de la Constitución Española de 1978.
En la actualidad se incluye en el denominado derecho de acceso a la

información pública, que ha reconocido y regulado la Ley 19/2013, de 9 de
diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno y
la Ley 1/2014, de 24 de junio, de Transparencia Pública de Andalucía. De manera
que, si el derecho de acceso a la información pública consiste en el derecho de
cualquier persona a acceder a los contenidos o documentos que obren en poder
de todos los sujetos que prestan servicios públicos o ejercen potestades
administrativas; el derecho de acceso a la documentación administrativa es el
derecho de cualquier persona a acceder a los documentos de las
Administraciones Públicas, con independencia del soporte o formato que
presenten, el estado de tramitación que tengan (en trámite o ya tramitados) y el
lugar donde se localicen (unidades administrativas o archivos públicos).
Este derecho está relacionado con los conceptos de transparencia

pública y buen gobierno, al constituirse en un instrumento para el control
democrático de las Administraciones Públicas. En este sentido, supone una
obligación legal para la Administración atenderlo, que no sólo debe proporcionar
11

la información pública que le sea solicitada, sino que debe de hacer que ésta sea
localizada y accesible a los ciudadanos.
El artículo 13.d) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento
Administrativo Común de las Administraciones Públicas
ARCHIVO reconoce a todas las
ELECTRÓNICO
personas en sus relaciones con las Administraciones Públicas su derecho”al
acceso a la información pública, archivos y registros, de acuerdo con lo previsto
en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información
pública y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Jurídico.”
B. Régimen jurídico
El régimen jurídico general básico del derecho de acceso a la

documentación de la Junta de Andalucía está configurado por la Constitución, el
Estatuto de Autonomía de Andalucía, la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de
transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, y la Ley 1/2014,
de 24 de junio, de Transparencia Pública de Andalucía.
Además del régimen general existen múltiples regímenes especiales, que
se rigen por su normativa específica y por las Leyes de transparencia estatal y
autonómica con carácter supletorio. Estos regímenes especiales son, según la
Disposición adicional cuarta de la Ley 1/2014, de 24 de junio, de Transparencia
Pública de Andalucía:
“1. La normativa reguladora del correspondiente procedimiento
administrativo será la aplicable al acceso por parte de quienes tengan la
consideración de interesados en un procedimiento administrativo en curso a los
documentos que se integren en el mismo.
2. Se regirán por su propia normativa específica, y por esta ley con carácter
supletorio, aquellas materias que tengan previsto un régimen jurídico específico
de acceso a la información.
3. En este sentido, esta ley será de aplicación, en lo no previsto en sus
respectivas normas reguladoras, al acceso a la información ambiental y a la
destinada a la reutilización.”
C. Procedimiento
El procedimiento general para el derecho de acceso a la información

pública en la Junta de Andalucía, se inicia a solicitud del interesado y el plazo
máximo para resolver y notificar al interesado es de 20 días hábiles, siendo
negativo el silencio administrativo. Frente a la resolución expresa o presunta de
12

dicho procedimiento, cabe interponer reclamación ante el Consejo de

Transparencia y Protección de Datos de Andalucía.
No obstante, existen también numerosos procedimientos
DOCUMENTO especiales
ELECTRÓNICO Y
para el acceso a la documentación administrativa dependiendo de la materia que
se quiera consultar (caso de los documentos con información medioambiental),
de la persona que realiza la consulta (diputados, senadores, parlamentarios o
miembros de corporaciones locales) o del tipo de archivo en donde se localizan
los documentos a consultar. En este último caso, si los documentos a consultar
se encuentran custodiados en archivos públicos del Sistema Archivístico de
Andalucía y se trata ya de documentos tramitados, hay que tener en cuenta
además la legislación autonómica en materia de archivos y patrimonio
documental.
Son características generales del ejercicio del derecho de acceso a la

documentación administrativa las siguientes:
• El acceso a los documentos administrativos se debe solicitar por escrito,
identificando los documentos a consultar y sin necesidad de motivar
dicha solicitud.
• Para acceder a documentos y expedientes en trámite se tiene que ser
interesado en el procedimiento administrativo en cuestión (art. 53.1.a) de
la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las
• Para acceder a documentos tramitados, que estarán ya custodiados en
archivos públicos del Sistema Archivístico de Andalucía (bien en el archivo
central del centro directivo al que pertenecen dichos documentos, bien en
el Archivo General de Andalucía o bien en el correspondiente archivo
provincial intermedio o archivo histórico provincial), será cualquier
persona quien podrá acceder y sin necesidad de acreditar ningún interés.
• El acceso será libre y gratuito, tanto a los documentos como a los archivos
públicos que los custodien. Libre, salvo que los documentos sean de
acceso restringido por estar sujetos a limitaciones de orden jurídico o
incluso práctico (el estado de conservación, por ejemplo); y gratuito, salvo
que se soliciten reproducciones de los documentos, circunstancia que
determinará el pago de las correspondientes exacciones legalmente
establecidas.
• Si los documentos están sujetos a limitaciones de orden jurídico o de
orden práctico, hay que habilitar soluciones alternativas antes que
denegar el acceso: acceso parcial, disociación de datos personales,
13

autorización administrativa, consentimiento expreso del afectado, el

cumplimiento de unos determinados plazos cronológicos o la sustitución
del original por una reproducción veraz, según el caso. Si la
Administración deniega el acceso o concede DOCUMENTO
acceso parcial, ELECTRÓNICO
debe motivar Y
la resolución e informar al solicitante de lasARCHIVO ELECTRÓNICO
reclamaciones o recursos que
puede interponer.
D. Acceso al expediente administrativo por el interesado
La normativa reguladora del correspondiente procedimiento

administrativo será la aplicable al acceso por parte de quienes tengan la
condición de interesados en un procedimiento administrativo en curso a los
documentos que se integren en el mismo (Disposición adicional primera de la
Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información
pública y buen gobierno, y Disposición adicional cuarta de la Ley 1/2014, de 24
de junio, de Transparencia Pública de Andalucía).
Según el artículo 53.1.a) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de

Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas , el
interesado en el procedimiento administrativo tiene derecho “a conocer, en
cualquier momento, el estado de tramitación de los procedimientos en los que
tengan la condición de interesados; el sentido del silencio administrativo que
corresponda, en caso de que la Administración no dicte ni notifique resolución
expresa en plazo; el órgano competente para su instrucción, en su caso, y
resolución; y los actos de trámite dictados. Asimismo, también tendrán derecho
a acceder y a obtener copia de los documentos contenidos en los citados
procedimientos.”
En relación al derecho del interesado a obtener copia de los documentos

contenidos en el expediente, éste podrá solicitar, en cualquier momento, la
expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos
que hayan sido válidamente emitidos por las Administraciones Públicas. La
solicitud se dirigirá al órgano que emitió el documento original, debiendo
expedirse en el plazo de 15 días a contar desde la recepción de la solicitud en el
registro electrónico de la Administración u Organismo competente, salvo las
excepciones que le sean de aplicación (art. 27.4. de la Ley 39/2015).
En el caso de procedimientos electrónicos asimismo los interesados

tienen derecho a conocer por medios electrónicos el estado de tramitación de
los procedimientos en los que sean interesados, así como a obtener copias
electrónicas de los documentos electrónicos que formen parte de dichos
procedimientos
14

E. Derecho de acceso a los documentos custodiados en archivos
La Ley 1/2014 de Transparencia Pública de Andalucía

Oficina/unidad
disponedidáctica
que cuando3:
la persona interesada conozca la ubicación concreta de un documento
DOCUMENTO ELECTRÓNICOo Y
información en un archivo determinado, podrá dirigir su solicitud al órgano
responsable del mismo en materia de archivos.
De manera que, si el documento localizado en un determinado archivo es

de consulta pública, en lugar del procedimiento del derecho de acceso previsto
en las leyes de transparencia, se aplicará la legislación en materia de archivos y
patrimonio documental (estatal o autonómica, según corresponda).
9. Créditos
Autora
Mª Carmen Aguilera Castro
© Instituto Andaluz de Administración Pública. Consejería de Hacienda y

Administración Pública. Todos los derechos reservados.
El lenguaje de este curso ha sido adaptado atendiendo a las indicaciones que la Junta
de Andalucía establece al respecto.
15

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Unidad didáctica 7. Buenas prácticas en el uso de los

Unidad didáctica 7. Buenas prácticas en el uso de los documentos y su

Unidad didáctica 7. Buenas prácticas en el uso de los

2. Responsabilidades y obligaciones de las personas empleadas públicas

Todas las personas empleadas públicas de la Junta de Andalucía que trabajan

• La obligación de custodiar los documentos que tengan a su cargo y la

• Además de velar por la integridad del documento, las personas empleadas

• No pueden eliminar documentos de la Administración de la Junta de

Unidad didáctica 7. Buenas prácticas en el uso de los

de Justicia de Andalucía (documentos judiciales), es la Junta de Expurgo

• A las personas que se relacionen con la Administración de la Junta de

Uno de esos derechos es el de acceder a la información pública, archivos

Unidad didáctica 7. Buenas prácticas en el uso de los

3. Buenas prácticas a la hora de trabajar con expedientes

Dentro de cada serie, los expedientes deben estar individualizados.

En cada expediente, el orden de los documentos será el que prevea la

Los documentos que componen el expediente no deben disgregarse una

Tampoco se debe disgregar el expediente, distribuyendo sus documentos

Hay que evitar la duplicidad de expedientes, es decir, verificar la existencia

Los expedientes iniciados en una unidad administrativa (la que tenga

Unidad didáctica 7. Buenas prácticas en el uso de los

Cuando un personas empleada pública termine su jornada laboral, es

4. Buenas prácticas en la gestión y archivo del correo electrónico

El correo electrónico corporativo de la Junta de Andalucía es un recurso

Aún sin validez jurídica plena, la información que arroja un correo

 ¿Cómo determinar si un correo electrónico es un documento de archivo?

Un correo electrónico se considerará documento de archivo cuando sea

Para determinar si un correo electrónico tiene consideración de

Unidad didáctica 7. Buenas prácticas en el uso de los

– ¿Forma parte de un expediente que se está tramitando?

 Recomendaciones para su emisión

Para una eficaz gestión de los mensajes de correo electrónico es

Unidad didáctica 7. Buenas prácticas en el uso de los

formato que la persona destinataria pueda leerlo (usar formatos abiertos

 Recomendaciones para su organización y archivo

Como sucedía con el resto de documentos administrativos, los correos

Una vez haya sido enviado o recibido un correo electrónico se debe

Si el mensaje no tiene valor administrativo y no está relacionado con una

Si el correo ha sido producido en una plataforma de tramitación

En caso de mensajes envío-respuesta, conservar el último que incluya la

5. Buenas prácticas a la hora de preservar los documentos

Unidad didáctica 7. Buenas prácticas en el uso de los

6. Buenas prácticas en el préstamo administrativo de documentos

A. ¿Qué es un préstamo administrativo de documentos?

Esta cuestión está regulada en el Decreto 97/2000, de 6 de marzo,

Se entiende por préstamo administrativo de documentos la entrega

B. ¿Cuál es el procedimiento de un préstamo administrativo de

 Solicitud y recepción del préstamo administrativo de documentos

A lo largo de este Curso hemos visto cómo el archivo de oficina

Unidad didáctica 7. Buenas prácticas en el uso de los

La solicitud y la recepción del préstamo administrativo de

Si los documentos que necesitan los gestores de una unidad

El plazo del préstamo administrativo de documentos en los

Con periodicidad no superior a un año, el archivo central o el archivo

 Integridad de los documentos prestados

Los documentos devueltos al archivo deberán presentar las

Unidad didáctica 7. Buenas prácticas en el uso de los

condiciones que presentaban en el momento en que fueron prestados.

A. Copia digital de un documento en soporte papel

La unidad administrativa, cuando digitalice un documento en soporte

“Se entiende por digitalización, el proceso tecnológico que permite convertir un

“Tendrán la consideración de copia auténtica de un documento público

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