CARACTERIZACIÓN GESTIÓN HUMANA

PROCESO DE GESTIÓN HUMANA

Planear, organizar, coordinar, dirigir y control las actividades necesarias para seleccionar el personal requerido y evaluar su desempeño en
coordinación con los líderes de los procesos involucrados. Promover el cumplimiento de las normas y crear las condiciones laborales con las cuales los
OBJETIVO
colaboradores logren un desarrollo integral y sean productivos.

ALCANCE Este proceso se inicia desde la solicitud de la vacante hasta la desvinculación RESPONSABLE GERENTE ADMINISTRATIVO Y
del colaborador. COORDINADOR ADMINISTRATIVO

1. Con el propósito de validar el cumplimiento de lo establecido en este proceso se define como primera política fortalecer permanentemente la
cultura hacia el autocontrol por parte de cada responsable de los procesos, porque el control más efectivo, es el que realiza cada colaborador
desde su puesto de trabajo, y se concientiza de los impactos que puede tener el no realizar las actividades de acuerdo a las disposiciones internas
y externas.

2. La administración y gestión del Talento Humano se debe hacer cumpliendo con lo establecido por la legislación laboral vigente en Colombia y por
las disposiciones que se establezcan al interior de la compañía.

3. Todo colaborador vinculado a la organización debe tener un perfil definido con base en la educación, formación, habilidades y experiencia y se
deben conservar los registros apropiados de estos atributos. Los perfiles de cargo deben ser actualizados en la medida que se requiera por
necesidades que surjan para el efectivo desempeño de un cargo.

4. En las actividades de inducción se debe propender por inculcar en el nuevo colaborador, una cultura hacia el cumplimiento de las políticas y
procesos, y que se tenga siempre una disposición de servicio y trabajo en equipo. Igualmente se debe explicar cómo a través de su cargo puede
impactar de manera positiva el cumplimiento de los objetivos y metas corporativas.
CONDICIONES
GENERALES Y
5. La evaluación del desempeño o también denominada evaluación para el desarrollo debe propender por identificar puntos de mejora que
POLITICAS DEL
contribuyan a fortalecer las competencias de todos los colaboradores de la compañía. .
PROCESO
6. El líder responsable del proceso de Gestión Humana, debe mantener y conservar ordenadamente los documentos de tipo legal que se generen
dentro del proceso y que sirven de evidencia frente a un requerimiento de tipo judicial o legal. No se debe destruir ningún documento del proceso
de gestión humana sin validar la disposición legal que se establece sobre dicho documento. Esta disposición aplica inclusive para documentos de
colaboradores que ya no se encuentren laborando en la empresa.

7. Se debe generar un backup de los archivos digitales de recursos humanos, por lo menos una vez por semana, y el acceso de la información es
restringido y de extrema confidencialidad.

8. La Dirección debe propender permanentemente por el desarrollo de actividades que contribuyan a crear un ambiente agradable, sano y seguro de
trabajo.

9. La nómina se pagará una sola vez al finalizar el mes en curso. Cualquier cambio en la modalidad de pago debe ser autorizada por el Comité de
Gerencia o la Presidencia de la empresa.

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ENTRADA ACTIVIDADES PROCESO DE GESTIÓN HUMANA SALIDA

PROVEEDOR INSUMOS PLANEAR HACER PRODUCTO CLIENTE

Solicitud y 1. Identificar riesgos del proceso de 1. Gestionar los riesgos del proceso. Políticas para
Proceso Compra requerimientos Gestión Humana. administrar y Proceso Compra
Venta relacionados con 2. Establecer Perfiles de Cargo con sus gestionar el Venta
el Personal. 2. Identificar y planear políticas, objetivos, responsabilidades. Talento Humano
indicadores, y mecanismos de
Proceso Compra Solicitud de seguimiento para la gestión y 3. Realizar la selección y contratación del Perfiles de Proceso Compra
de Bienes Capacitaciones. administración del proceso de Gestión colaborador. cargo de Bienes
Humana.
Proceso Solicitud de 4. Afiliación del colaborador a E.P.S y A.R.L Resultados de Proceso
Comercialización constancias 3. Planificar y documentación de las entrevistas Comercialización
laborales. actividades del proceso. (Elaboración de 5. Afiliación del colaborador al fondo de
Proceso Taller procedimientos registros, pensiones y cesantías Personal Proceso Taller
Informes de caracterización). contratado
Proceso de Gestión auditorías 6. Realizar inducción. competente de Proceso de
Comercial internas. 4. Determinar los conocimientos y acuerdo a Gestión Comercial
competencias para definir los perfiles de 7. Coordinar las evaluaciones para el requerimientos.
Proceso Observaciones, cargos dentro de la organización. desarrollo humano. Proceso
Suministros recomendaciones Personal afiliado Suministros
de mejora, 8. Ejecutar actividades de capacitación y a EPS, ARP,
Proceso Gestión sugerencias. 5. Planear los mecanismos para realizar las actividades lúdicas que contribuyan al fondo de Proceso Gestión
Financiera evaluaciones para el desarrollo del desarrollo humano. pensiones y Financiera
Disposiciones Talento Humano. cesantías, y caja
Proceso legales que 9. Realizar el pago de nómina cumpliendo de Proceso
Mantenimiento e afecten el proceso 6. Planear los procesos de selección y los requerimientos de la ley compensación. Mantenimiento e
infraestructura de Gestión vinculación de personal. correspondiente. infraestructura
Humana. Evaluación de
Proceso Gestión de 7. Planear las capacitaciones de la 10. Realizar desvinculación del personal. Desarrollo para Proceso Gestión
Calidad organización. identificar de Calidad
11. Clasificar y conservar todos los registros puntos de
asociados al personal de manera segura. mejora.

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VERIFICAR ACTUAR Resultados

consolidados de
1. Verificar que los controles asociados al 1. Fortalecer y ajustar políticas y procesos de las
proceso de Gestión Humana mitigan los acuerdo a situaciones de riesgo capacitaciones y
riesgos identificados. encontradas. seguimiento a la
eficacia de las
2. Verificar que el personal contratado 2. Gestionar actividades que permitan dar actividades de
cumple con los requerimientos cumplimiento a los objetivos del proceso. formación
establecidos en el perfil de cargo.
3. Ajustar perfiles de acuerdo a las Personal
3. Verificar exámenes médicos de ingreso necesidades existentes. capacitado y
del colaborador. competente.
4. Fortalecer el programa de capacitaciones.
4. Verificar que los colaboradores Remuneración
contratados y vinculados se encuentren 5. Desvincular al colaborador por bajo de los
afiliados a EPS y ARL desempeño o no cumplimiento de lo colaboradores
establecido. cumpliendo los
5. Verificar que el personal contratado requisitos de ley
cumple de manera satisfactoria las 6. Implementar ACPM (Acciones correctivas,
funciones y objetivos establecidos preventivas y de mejora) según análisis de Seguimiento de
(evaluaciones para el desarrollo). datos y seguimiento al proceso de Gestión políticas y
Humana. procedimientos
6. Verificar la eficacia de los procesos de implementados
capacitación y formación establecidos
Constancias
7. Verificar que se cumpla con la laborales
clasificación, organización y salvaguarda
de la documentación, y registros que se Archivo de
generan durante la gestión del proceso. personal
clasificado,
8. Realizar auditorías internas al proceso de organizado y
gestión humana conservado de
manera segura
9. Verificar el desempeño del proceso.
Acciones
correctivas,
preventivas y de
mejora
implementadas.

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ASIGNACIÓN DE RECURSOS DOCUMENTOS SOPORTE CÓDIGO REQUISITOS

RECURSO ISO 9001:2008 Numerales: 4, 6.2,

HUMANO INFRAESTRUCTURA Procedimiento de Gestión Humana. GH-PR-01 6.4, 8.2, 8.4, 8.5
LEY: Cumplimiento de los
Gerente 1. Equipos de Perfil de Cargo. GH-FR-01 artículos del código laboral que
Administrativo cómputo con apliquen.
aplicativo office. Selección de Personal. GH-FR-02 CLIENTE: Cumplir con los
Coordinador requerimientos.
Administrativo 2. Medios de
comunicación. Listado Maestro de Personal. GH-FR-03
3. Software para EMPRESA: Cumplimiento de las
procesar la nómina. Registro de Capacitación. GH-FR-04 metas, políticas y demás
disposiciones establecidas para
Listado Maestro de Capacitaciones. GH-FR-05 este proceso.
Paz y Salvo. GH-FR-06

Evaluación de Desarrollo GH-FR-07

Acta de Entrega de Activos GH-FR-08

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FACTORES CLAVE DE ÉXITO MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO

1. Cumplimiento de la legislación
NOMBRE DEL INDICADOR FORMULA FRECUENCIA DE ANÁLISIS
laboral vigente
2. Identificación clara de las
competencias requeridas (perfil)
para desempeñar un cargo y que la
selección se realice cumpliendo con
estas competencias.
3. Evaluar el desempeño (desarrollo)
de los colaboradores y establecer Número de personas con
planes de capacitación y formación Evaluación de Desarrollo. calificación satisfactoria / Anual
de acuerdo a los resultados NOMBRE DEL INDICADOR Total del personal FRECUENCIA DE ANÁLISIS
evidenciados en las evaluaciones. FORMULA
4. Verificar la eficacia de los planes de
capacitación y formación.
5. Mantener un ambiente de trabajo
sano y seguro que permita
aumentar la productividad de los
colaboradores.

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RIESGOS DEL PROCESO

RIESGO 1: Falta de eficiencia en el proceso de Gestión Humana, debido a la desorganización de la documentación, lo cual no facilita que se encuentre la información de
forma oportuna o que ni siquiera se encuentre en absoluto ningún tipo de información.
RIESGO 2: No realizar actividades de seguimiento y medición al proceso de Gestión Humana, lo que ocasionaría la no obtención de los objetivos asociados a este proceso.
RIESGO 3: No identificar y planear políticas del proceso ni establecer objetivos, lo que podría generar pérdida de la eficiencia del proceso de Gestión Humana, además de
no generarle valor a la organización.
RIESGO 4: No cumplimiento de las políticas establecidas para el proceso, impactando la efectividad de los resultados y la optimización recursos.
RIESGO 5: Carencia o debilidad en los mecanismos de BACKUP, lo cual puede originar Perdida o daño de información del Talento Humano almacenada digitalmente.
RIESGO 6: Manipulación de la información por parte de personal no autorizado, lo que podría generar pérdida, fraude, o que la información se utilice para labores no
autorizadas, o entregar información de certificaciones laborales con inconsistencias lo cual puede generar sanciones legales.

RIESGO 7: Una mala gestión del recurso humano, podría ocasionar altos índices de ausentismo, alta rotación, desmotivación y por ende afectar la productividad y la calidad
del servicio.

RIESGO 8: Debilidad o carencia en la definición de perfiles de cargos y en la identificación clara del conocimiento y la competencia que requiere un cargo de acuerdo a las
necesidades de la Compañía, lo que podría afectar la eficiencia en un puesto de trabajo y por ende afectar la productividad.

RIESGO 9: No comunicar o divulgar los perfiles de cargo al responsable, lo que podría generar desconocimiento de las funciones y responsabilidades que tiene el personal
de la compañía.

RIESGO 10: No realizar actividades de selección exhaustivo, lo que podría afectar que se vinculen personas que no tengan las actitudes necesarias, ni que cumplan con los
requisitos establecidos en el perfil del cargo, lo que afecta la productividad de los procesos que estos cargos desempeñen.

RIESGO 11: Contratar a personal que no cumpla con el perfil de cargo previamente establecido, lo que podría generar insatisfacción de la organización por el desarrollo de
las actividades que ejecuta el nuevo colaborar, además de incurrir en gastos adicionales para el fortalecimiento o desarrollo de las competencias requeridas para el
adecuado desempeño del cargo.

RIESGO 12: No realizar el contrato, ni las respectivas afiliaciones a la seguridad social de los diferentes trabajadores, lo que podría acarrear sanciones económicas y
jurídicas para la compañía, afectando la imagen de la organización.

RIESGO 13: Presentación de documentación falsa por parte de los nuevos colaboradores, lo que podría generar sanciones legales.

RIESGO 14: No realizar las inducciones al personal nuevo de la compañía, lo que podría generar desconocimiento de la organización, del cargo, de sus responsabilidades y
derechos, lo que puede conllevar a presentar un bajo desempeño en su gestión.

RIESGO 15: No facilitar los medios e instalaciones adecuados para el mejor desempeño de las funciones del personal, lo que podría afectar el eficiente ejercicio de las
funciones.

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RIESGO 16: No realizar evaluaciones de desarrollo, podría generar un retraso en los planes de mejoramiento individual y grupal, además de que no se contaría con una
herramienta eficaz para evaluar el desarrollo del talento humano.

RIESGO 17: Debilidad o carencia para investigar la satisfacción del personal, lo cual podría afectar el enfoque de las capacitaciones, lo que conlleva a no desarrollar
actividades que contribuyan al desarrollo humano y profesional de los colaboradores.

RIESGO 18: Debilidad o carencia para estimular el desempeño óptimo de las funciones y el compromiso de todo el personal, lo que podría repercutir en el rendimiento de la
compañía.

RIESGO 19: Debilidad o carencia en mecanismos para animar, valorar y reconocer a los empleados por los resultados excelentes, lo cual podría afectar en el desarrollo de
sus funciones.

RIESGO 20: Debilidad o carencia para fomentar actividades sociales y culturales, lo que podría afectar el ambiente tanto laboral como familiar.

RIESGO 21: Debilidad o carencia para facultar al personal para tomar decisiones y evaluar su eficacia, lo que podría afectar que el personal no tenga las habilidades de
solucionar problemas de manera efectiva.

RIESGO 22: No asignar un presupuesto para la ejecución de las capacitaciones, lo que podría ocasionar la no ejecución de las capacitaciones al personal de la compañía
afectando el desempeño del trabajador ya que las capacitaciones permiten que los colaboradores mejoren sus competencias, con el propósito de contribuir de manera
efectiva al logro de los objetivos corporativos.

RIESGO 23: No realizar el pago de la nómina de manera completa y oportuna o liquidarla mal, lo cual puede afectar la motivación del personal y el desarrollo de este, o que
por liquidarla mal se generen pérdidas económica para la compañía.

RIESGO 24: No realizar el pago de aportes en seguridad social y parafiscal, lo que podría afectar la Imagen corporativa y sanciones legales para la organización.

RIESGO 25: Debilidad o carencia para conocer o tener en consideración la situación física, psicológica y familiar de los colaboradores en la organización, lo que ocasiona
que no se apliquen acciones que contribuyan al mejoramiento productivo de los colaboradores.

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