Estudiante: Gina Paola Herrán Duitama

Elija alguna de las fuentes de mejora estudiadas en el primer tema del objeto de aprendizaje (resultados
de auditorías, revisión por la dirección, peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, resultados de
satisfacción) de la entidad en la cual trabaja, o en su defecto, de algún caso al cual pueda acceder.
Identifique los hallazgos reportados (no conformidades, observaciones, oportunidades de mejora) y realice
las siguientes actividades:

1. Detecte y redacte la no conformidad, especificando si es real o potencial. Tenga en cuenta las

recomendaciones dadas en el material de estudio para la redacción de no conformidades.

Durante la verificación de los registros en el área de Desarrollo Organizacional, se evidenció que no se

lleva el control de acuerdo a lo establecido por el Proceso de Gestión Documental, por cuanto no se
encontraba debidamente foliados los archivos donde reposan los registros del proceso de asesoría y
orientación, También se encontraron algunos documentos perforados, legajados y con ganchos, lo cual
incumple lo establecido en las normas del archivo general de la Nación. Al mismo tiempo, en el Grupo de
Atención al Ciudadano se evidencia la falta de foliación de los archivos 2012 y 2013, en los cuales reposan
los registros del producto de peticiones, quejas, reclamos, denuncias (NO CONFORMIDAD POTENCIAL)

2. Realice el análisis de causa raíz aplicando alguna de las metodologías estudiadas, o en su

defecto, utilice alguna otra metodología validada.

No Conformidad: Durante la auditoría al proceso de gestión documental, se evidenció que

existe una no conformidad por cuanto no se encontraba debidamente foliados los archivos donde
reposan los registros del proceso de asesoría y orientación, También se encontraron algunos
documentos perforados, legajados y con ganchos, lo cual incumple lo establecido en las normas del
archivo general de la Nación. Al mismo tiempo, en el Grupo de Atención al Ciudadano se evidencia la
falta de foliación de los archivos 2012 y 2013, en los cuales reposan los registros del producto de
peticiones, quejas, reclamos, denuncias, así como compras recientes de los mismos, incumpliendo
con el principio de eficiencia en el uso de los recursos.

 ¿Por qué existen grandes cantidades de expedientes sin las normas archivísticas?

Respuesta: Porque son archivos de común utilización donde son consultados diariamente.

 ¿Por qué no se le ha dado traslado los archivos al archivo central?

Respuesta: Porque no ha cumplido con los tiempos establecidos para hacerlo

 ¿Por qué se dificulta tener al día los expedientes de acuerdo a las normas archivísticas?

Respuesta: Porque los servidores públicos que consultan a diario los expedientes demoran con este
lo que dificulta el proceso de archivado.

3. Establezca la acción correctiva o preventiva, según corresponda, con su respectivo plan de

acción.
  Establecer estrategias de articulación entre las diferentes Direcciones y áreas que intervienen en
el proceso de asesoría y orientación
 Revisar las políticas de operación y ajustar la ejecución del Proceso.
 Generar cultura en el manejo documental, con capacitaciones.

4. Determine los criterios que le permitirán evaluar si la acción correctiva o preventiva es eficaz o
no.

Monitoreo permanente por parte de las áreas para asegurar el cumplimiento de lo normatividad.