G de 01 Elaboracion Control Documentos

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL
DE DOCUMENTOS DEL SIGEPRE
BOGOTÁ D.C ENERO 2019

Proceso Direccionamiento
asociado Estratégico
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y
CONTROL DE DOCUMENTOS Código G-DE-01
DEL SIGEPRE
Versión 15
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN 3 3 ................................................................ ¡Error! Marcador no definido.
1. OBJETIVO 3 3...................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
2. ALCANCE 3 3 ...................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
3. TERMINOS Y DEFINICIONES 3 3 .......................................... ¡Error! Marcador no definido.
4. ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SIGEPRE 5 3 ................... ¡Error! Marcador no definido.
5. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SIGEPRE 6 3 ............ ¡Error! Marcador no definido.
6. CONTROL DE DOCUMENTOS 33 4 ...................................... ¡Error! Marcador no definido.
7. MARCO LEGAL 41 4 ............................................................ ¡Error! Marcador no definido.
8. REQUISITOS TÉCNICOS 41 4 ............................................... ¡Error! Marcador no definido.
9. DOCUMENTOS ASOCIADOS 41 4 ........................................ ¡Error! Marcador no definido.
10. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO 41 4 ........................... ¡Error! Marcador no definido.
INTRODUCCIÓN 5 ................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
1. OBJETIVO 5......................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
2. ALCANCE 5 ......................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
3. TERMINOS Y DEFINICIONES 5 ............................................. ¡Error! Marcador no definido.
4. ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SIGEPRE 7 ...................... ¡Error! Marcador no definido.
5. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SIGEPRE 8............... ¡Error! Marcador no definido.
6. CONTROL DE DOCUMENTOS 35 ......................................... ¡Error! Marcador no definido.
7. MARCO LEGAL 43 ............................................................... ¡Error! Marcador no definido.
8. REQUISITOS TÉCNICOS 43 .................................................. ¡Error! Marcador no definido.
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DEL SIGEPRE
Versión 15
9. DOCUMENTOS ASOCIADOS 43 ........................................... ¡Error! Marcador no definido.
10. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO 43 .............................. ¡Error! Marcador no definido.
INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................... 4
1. OBJETIVO ......................................................................................................................... 4
2. ALCANCE .......................................................................................................................... 4
3. TERMINOS Y DEFINICIONES .............................................................................................. 4
4. ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SIGEPRE ....................................................................... 6
5. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SIGEPRE ............................................................... 7

5.1 GENERALIDADES ....................................................................................................... 7
5.2 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGEPRE ..................................................... 8
5.2.1 Documentación de procesos ............................................................................................ 8
5.2.2 Documentación de procedimientos ............................................................................... 13
5.2.3 Documentación de manuales, lineamientos y guías ....................................................... 15
5.2.4 Documentación de Instructivos ...................................................................................... 17
5.2.5 Elaboración de Formatos y plantillas .............................................................................. 18
5.2.6 Elaboración de riesgos asociados a procesos....................... ¡Error! Marcador no definido.
5.2.7 Elaboración de indicadores asociados a procesos ............... ¡Error! Marcador no definido.
5.3 FLUJO DE APROBACIÓN DE DOCUMENTOS ............................................................. 20
5.3.1 ETAPA 1: Creación .......................................................................................................... 20
5.3.2 ETAPA 2: Aprobación técnica.......................................................................................... 22
5.3.3 ETAPA 3: Revisión metodológica y técnica...................................................................... 23
5.3.4 ETAPA 4: Aprobación y liberación del documento. ......................................................... 23
5.4 FLUJO DE ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ........................................................ 28
5.5 FLUJO DE ELIMINACIÓN O INACTIVACIÓN DE DOCUMENTOS ................................. 30
5.5.1 ETAPA 1: Solicitar eliminación o inactivación .................................................................. 31
5.5.2 ETAPA 2: Aprobar solicitud de eliminación o inactivación............................................... 32
5.5.3 ETAPA 3: Revisar el cumplimiento de los requisitos CLON .............................................. 32
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5.5.4 ETAPA 4: Aprobación de la eliminación o inactivación del documento ........................... 32

5.5.5 ETAPA 5: Eliminación o inactivación del documento en el Sigepre ................................. 33
6. CONTROL DE DOCUMENTOS .......................................................................................... 33

6.1 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS .................................................................... 33
6.1.1 Caracteres por tipo de Documento ................................................................................ 33
6.1.2 Caracteres por Procesos: ................................................................................................ 34
6.2 CONTROL DE VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS .................................................... 35
6.3 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS .................................................................... 36
6.4 NORMOGRAMA SIGEPRE ........................................................................................ 36
6.4.1 Actualización del normograma en el Sigepre .................................................................. 36
6.5 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS A USUARIOS INTERNOS ........................................ 37
6.6 ENTREGA DE DOCUMENTOS A USUARIOS EXTERNOS ............................................. 40
7. MARCO LEGAL ................................................................................................................ 40
8. REQUISITOS TÉCNICOS ................................................................................................... 40
9. DOCUMENTOS ASOCIADOS ............................................................................................ 40
10. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ............................................................................... 41
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Versión 15
INTRODUCCIÓN
De acuerdo con los criterios establecidos para la implementación y mantenimiento del

Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República (Sigepre), la Oficina de
Planeación estructuró el presente documento que define cómo se deben elaborar y
controlar los documentos del Sigepre permitiendo cumplir con los requisitos mínimos de
Control de documentos establecidos en las normas técnicas aplicables a los sistemas de
gestión.
1. OBJETIVO
Establecer disposiciones y criterios institucionales que orientan la elaboración y control de

los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República, a través
de los controles definidos en el aplicativo Sigepre.
2. ALCANCE
Las orientaciones dadas en esta Guía aplican para toda la documentación del Sistema
Integrado de Gestión de la Presidencia de la República (Sigepre) y deben ser acogidos por
todas las dependencias, así como por los responsables de la elaboración y actualización de
los documentos.
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
Documento: Información o datos que poseen significados. Su medio de soporte puede ser
físico o magnético. Con frecuencia un conjunto de documentos se denomina
“Documentación”. Los documentos son producidos por una entidad o dependencia en razón
de sus funciones.
Documento externo: Es producido por entes externos a la Entidad y utilizado en la ejecución
de los procesos definidos por el Sigepre, ejemplos: Constitución Política, Manual SIIF, Guía
para la Implementación del MECI.
Documento Interno: Documentos emitidos por el Departamento Administrativo de la
Presidencia de la República en desarrollo de sus funciones, controlados por el Sigepre. Entre
estos, se encuentran procesos, manuales, instructivos, guías, formatos, procedimientos y
lineamientos.
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DEL SIGEPRE
Versión 15
Diagrama de flujo: Representación gráfica de la secuencia de los pasos para describir cómo
funciona un procedimiento para producir un fin “deseable“. Este fin deseable puede ser un
servicio, un producto o una mezcla de los anteriores.
Formato: Documento utilizado para registrar la información de la ejecución de actividades
de un procesos o procedimiento. Puede diseñarse en medio digital o impreso.
Plantilla: Patrón que sirve como modelo para hacer otros documentos como decretos,
resoluciones, manuales, lineamientos, guías, presentaciones, otros.
Una vez diligenciado se convierte en un registro que proporciona evidencia de una acción.
Manual: Documento en el cual se establecen directrices generales de varios temas, procesos
o métodos los cuales incluyen información de interés.
Características del Manual:
 Puede tener aspecto de obligatorio cumplimiento y otros que defina casos de

aplicación.
 No tiene un orden sistémico (por la variedad de temas).
 Dan pautas para la toma de decisiones.
 Incluyen definiciones.
Mapa de Procesos: Representación gráfica que refleja la gestión por procesos y el enfoque
sistémico de la Presidencia de la Republica. Está conformado por tres niveles de procesos:
de Dirección, Misionales y de Soporte.
Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar
valor, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una o más actividades de un proceso.
Instructivo: Descripción de actividades o instrucciones de trabajo que requieren ser detalladas
minuciosamente, y que hacen parte de un proceso o un procedimiento.
Guía: Documento que orienta y establece pautas para desarrollar una o más actividades de
un proceso o procedimiento. Se utiliza cuando se requiera unificar criterios y enfoque de
aplicación.
Lineamiento: Documento en el cual se establecen directrices específicas o políticas internas
asociadas a un tema, proceso o método en particular.
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DEL SIGEPRE
Versión 15
Características del lineamiento:
 Son de obligatorio cumplimiento

 Dan pautas para la toma de decisiones.
 Incluyen definiciones.
Registro: Documento que presenta los resultados obtenidos o proporciona evidencia de las
actividades realizadas.
Versión: Número correspondiente a la cantidad de veces que se ha modificado
sustancialmente el documento. La primera edición del documento corresponde a la versión
1.
4. ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SIGEPRE
La estructura documental del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República

– Sigepre se puede observar en la siguiente pirámide, ver Figura 1. Pirámide documental.
Figura N° 1: Pirámide documental.
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Versión 15
5. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SIGEPRE
5.1 GENERALIDADES
La presentación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la

Republica debe permitir uniformidad, a excepción de los formatos que se ajustan a los
requerimientos de información de la dependencia.
Para su documentación se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
Sencillez, brevedad y Se recomienda presentar el texto de forma clara y concisa, incluyendo

permanencia. únicamente las explicaciones estrictamente necesarias.
Siempre que sea aplicable, es recomendable incluir tablas e ilustraciones

Tablas e ilustraciones que den mayor claridad al texto o para garantizar buena comprensión del
documento, siempre debe hacerse referencia a las mismas o incluirlas a
continuación del texto.
Todos los documentos deben ser claros y comprensibles, evitando en lo

posible el uso de términos en otro idioma o abreviaturas. En caso de
Terminología emplear palabras técnicas o muy especializadas, se recomienda definirlas
uniforme o explicarlas. Se sugiere utilizar siempre el mismo término para un mismo
concepto y emplear los símbolos y unidades establecidos por la
organización.
Se pueden usar para ampliar explicaciones, dar ejemplos, restringir usos

Notas o aplicaciones. Éstas deben utilizarse inmediatamente después del párrafo
al cual hacen alusión, precedidas de la palabra “Nota”. Cuando exista
varias notas se enumeran consecutivamente.
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DEL SIGEPRE
Versión 15
5.2 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGEPRE
De acuerdo con la estructura documental del Sigepre, ver Figura 1. Pirámide documental,
existen nueve clases de documentos: procesos, procedimientos, instructivos, manuales,
lineamientos, guías, documentos generales, formatos y plantillas.
5.2.1 Documentación de procesos
Para documentar los procesos del Sigepre, se debe utilizar el Formato F-DE-18
“Caracterización de Procesos” que tiene dos (2) componentes: encabezado y cuerpo, como
se muestra a continuación:
Imagen N° 1. Formato de caracterización de procesos (F-DE-18)
Encabezado
Cuerpo
F-DE-18 (Versión 09)
Para diligenciar los campos que hacen parte del cuerpo del documento, es necesario seguir
las siguientes orientaciones:
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 OBJETIVO: Indica el propósito general del proceso, este debe ser medible, coherente
con su alcance y su redacción debe contener un verbo en infinitivo que muestre la
acción a ser medida.
Principalmente debe responder a los siguientes aspectos:
 ¿Qué hace el proceso? Inicia con un verbo que indique la acción.

 ¿Para qué lo hace? Está directamente relacionado con el propósito.
 ¿Cuál es la finalidad? Lo que quieren alcanzar en términos de calidad,
oportunidad, eficiencia, satisfacción mejoramiento, otros.
Ejemplo:
Tabla N° 1. Ejemplo definición objetivo
¿Qué hace el proceso? ¿Para qué lo hace? ¿Cuál es la finalidad?
Definir lineamientos para la

formulación, ejecución y
seguimiento de los planes,
Para facilitar el Con criterios de calidad
programas y proyectos
cumplimiento de la misión, y oportunidad.
sectoriales e institucionales
visión y objetivos
y administrar el Sistema
institucionales
Integrado de Gestión de la
Presidencia de la Republica
– Sigepre.
 ALCANCE: Indicar el inicio y el fin del proceso, determinado por la primera y última
actividad; e incluye el campo de aplicación con respecto al Sigepre.
Ejemplo:
Imagen N° 2. Definición del alcance
DIRECCIONAMIENTO ALCANCE: Este proceso inicia con la formulación de la Planeación

Estratégica Sectorial e Institucional y finaliza con la formulación e
ESTRATÉGICO implementación de acciones preventivas, correctivas y de mejora.
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DEL SIGEPRE
Versión 15
 RESPONSABLE: Registrar el Cargo o Rol del responsable de la aprobación técnica,

socialización, ejecución, seguimiento y actualización del proceso. Ejemplos: Director
de Gestión General, Director de Operaciones, Jefe Oficina de Control Interno, entre
otros.
 DE QUIEN SE RECIBE: Registrar el nombre de un proceso del Sigepre, un cargo o rol,

entidad externa o partes interesadas que provee insumos para ejecutar las actividades
del proceso. Cuando una entrada es suministrada por todos los procesos del Sigepre o
dependencias, se escribe la expresión “Todos los Procesos” o “Todas las Dependencias”.
Ejemplo: Departamento Nacional de Planeación, Proceso de Evaluación, Control y
Mejoramiento, Todos los procesos.
 ENTRADA: Insumo proporcionado por los proveedores. Las entradas pueden ser,
información de tipo legal, documentos o necesidades, entre otros. Ejemplo:
Tabla N° 2. Ejemplo Entrada (Proceso)
DE QUIEN SE RECIBE A QUIEN SE ENTREGA

Departamento Nacional de Bases del Plan Nacional de
Planeación Desarrollo
Proceso de Evaluación,
Resultados de Auditorias
Control y Mejoramiento
Todos los Procesos Reporte de indicadores
 ACTIVIDAD: Registrar la acción en orden secuencial que hace parte del proceso. Su
redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo. En este campo se puede realizar
llamados a otros documentos del Sigepre (Procesos, procedimientos, guías, entre otros)
para identificar la relación entre los mismos. Para la definición de las actividades
asociadas al proceso se recomienda utilizar el ciclo PHVA (P=Planear, H= Hacer ,V=
verificar, A=actuar)
 RESPONSABLE: Registrar el Cargo o Rol del responsable de la ejecución de la actividad.

Ejemplos: Director, Asesor Dirección de Operaciones, Asesor Oficina de Control
Interno, entre otros.
 ACC (Actividad Crítica de Control): Señalar con “X” aquellas que tienen mayor impacto
sobre el resultado esperado y por lo tanto, se requiere ejercer un mayor control. Su
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DEL SIGEPRE
Versión 15
identificación tiene una relación directa con los riesgos del proceso descritos en el Mapa
de Riesgos.
 SALIDA O RESULTADO: Detallar los productos (Documentos o registros) que se

generan al ejecutar la actividad. Ejemplo: Plan Estratégico aprobado.
 A QUIEN SE ENTREGA: Registrar el nombre de un proceso del Sigepre, cargo o rol,

entidades externas o partes interesadas que reciben la salida generada de la
ejecución de la actividad.
 MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICION: Relacionar los mecanismos que emplea

el proceso para hacer seguimiento y medición al cumplimiento del objetivo y
desempeño.
a) Mecanismos de Seguimiento, Evaluación y Autoevaluación: Enunciar

mecanismos, como por ejemplo: Autoevaluación trimestral, Subcomités de
Control Internos, auditorias, Encuestas de percepción del cliente.
b) Controles asociados a las Actividades Críticas de Control – ACC: Se indica que se

puede consultar el mapa de riesgos del proceso en el aplicativo Sigepre.
c) Indicadores de Proceso: Se indica que se puede consultar los indicadores del

proceso en el mapa de procesos publicado en el aplicativo Sigepre.
 RECURSOS Y/O MEDIOS: Enunciar los recursos tecnológicos (indicar el nombre de los
aplicativos o herramientas tecnológicas que se usan en la ejecución del proceso) y
recursos humanos.
 POLÍTICA DE OPERACIÓN: Son guías de acción para la implementación de estrategias

de ejecución y proporcionan los elementos necesarios para dar cumplimiento a los
objetivos definidos para cada uno de los procesos, en función de los planes,
proyectos y riesgos, suministran los criterios de actuación que han de tenerse en
cuenta para tomar decisiones; además definen los parámetros de medición del
desempeño de los procesos.
Las POLÍTICAS DE OPERACIÓN permiten definir directrices relativas a la operación de

la entidad, facilita la Autogestión institucional, en tanto se aprovechan las fortalezas
y capacidades en procura del propósito institucional y promueve el Autocontrol.
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La definición y divulgación de las POLÍTICAS DE OPERACIÓN es responsabilidad de los

dueños de proceso con el apoyo de la Alta Dirección, su ejecución y evaluación
permanente está a cargo de los niveles operativos y de todos los servidores públicos
de la Presidencia de la República.
Ejemplos de Política de Operación del Proceso de Direccionamiento Estratégico:
“- La planeación institucional se debe alinear al Plan Nacional de Desarrollo - PND
vigente.
- El reporte de la información de seguimiento se registra durante el período de tiempo
de ejecución programado en el aplicativo Sigepre.
- Las solicitudes de modificación de Planes de Acción se atenderán de acuerdo con los
tiempos definidos por la Oficina de Planeación contados a partir de la aprobación del
Jefe de la Dependencia, una vez cumplan los requisitos.
 MEDIOS / SISTEMAS DE INFORMACIÓN: Definir los mecanismos y herramientas que

se emplean para la recepción y procesamiento de la información de acuerdo con su
tipo así:
a) Información Primaria: Se refiere a la información que la entidad recibe de los

entes externos. Los medios pueden ser: Correos electrónicos, Sistema de Gestión
Documental y Archivo, entre otros.
b) Información Secundaria: Se refiere a la información que la entidad procesa. Los

medios pueden ser aplicativos o herramientas tecnológicas. Ejemplo: Sistema
Integrado de Información Financiera – SIIF, Base de datos en Excel, aplicativo
Gestión Humana, entre otros.
 MEDIOS DE COMUNICACIÓN: Definir los mecanismos y herramientas que se tienen

para la divulgación de la información relacionada con el proceso, se clasifican en:
a) Informativa: Se refiere a la divulgación de la información que la entidad procesa y

a través de qué medios la comunica a los entes externos.
b) Organizacional: Se refiere a la divulgación de la información que la entidad
procesa y a través de qué medios la comunican internamente a toda la
organización.
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DEL SIGEPRE
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5.2.2 Documentación de procedimientos
Para documentar los procedimientos del Sigepre, se debe utilizar el Formato F-DE-19
Documentación de procedimientos, que tiene dos (2) componentes: encabezado y cuerpo,
como se muestra a continuación:
Imagen N° 2. Documentación de procedimientos (F-DE-19)
Encabezado
Cuerpo
F-DE-19 (Versión 07)
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DEL SIGEPRE
Versión 15
Para diligenciar los campos que hacen parte del cuerpo del documento, es necesario seguir
las siguientes orientaciones:
 PROCESO ASOCIADO: Se refiere al nombre del proceso del cual depende el
procedimiento.
 OBJETIVO: Describir el propósito general del procedimiento, este debe ser medible y
coherente con su alcance, su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo que
indique la acción a ser medida.
 RESPONSABLE DEL DOCUMENTO: Se debe indicar el cargo responsable del

documento, este será el responsable de su aprobación técnica.
 FLUJOGRAMA: Describe gráficamente a través de símbolos, la ruta de inicio a fin del

procedimiento, al interior de cada símbolo se describe de forma concreta la acción. Los
símbolos empleados se detallan a continuación:
Tabla N° 2. Significado símbolos
SIMBOLO SIGNIFICADO
Comienzo o final de un proceso o
procedimiento: Indica el inicio o final del
proceso o procedimiento.
Actividad: Se utiliza para identificar la acción a
realizar durante un proceso o procedimiento,
se denota con un verbo.
Decisión: Se indican puntos en los que se
toman decisiones en un proceso o
procedimiento: Si o No, abierto o cerrado.
Flechas continuas y discontinuas: Las flechas
continuas muestran la dirección y sentido del
flujo del proceso o procedimiento, las flechas
discontinuas las salidas o entradas de un
proceso o procedimiento.
Conector: Indica la conexión o enlace de un
paso del proceso o procedimiento con otro
dentro de la misma página. El símbolo lleva en
su interior un número.
Conector fuera de página: Indica la conexión o
enlace de un paso del proceso o
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DEL SIGEPRE
Versión 15
SIMBOLO SIGNIFICADO
procedimiento con otro dentro de página
diferente. El símbolo lleva en su interior un
número.
Proceso predefinido: Se utiliza para identificar
un documento con el cual interactúa el
proceso o procedimiento, este símbolo se
utiliza de manera opcional ya que el formato
en la casilla de “Descripción de la actividad” se
describen las interacciones de los
procedimientos.
 DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD: Debe responder a la pregunta ¿Cómo? de acuerdo

con la acción a realizar. Ejemplo: Revisa y aprueba el documento mediante firma.
 RESPONSABLE: Indicar el cargo o rol de la persona responsable de ejecutar la

actividad.
 CONTROL DE REGISTRO: Identificar el documento o registro con el cual se evidencia

el desarrollo de la actividad.
5.2.3 Documentación de manuales, lineamientos y guías
Para documentar los manuales, lineamientos y guías del Sigepre, se utiliza una plantilla, la
cual debe tener como mínimo la siguiente información:
Imagen N° 3. Plantilla de documentación de lineamientos, manuales y guías (Plantilla-01)
Plantilla Contenido
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DEL SIGEPRE
Versión 15
a) El manual contiene las acciones y operaciones de estricto cumplimiento.

b) Los lineamientos son directrices generales de obligatorio cumplimiento.
c) La guía es un documento de referencia para llevar a cabo un proceso o
procedimiento.
El encabezado debe contener la siguiente información:

a) Logo de la entidad
b) Nombre del documento
c) Proceso asociado
d) Código del documento
e) Versión
A continuación se presenta un ejemplo de encabezado:
 OBJETIVO: Describir el propósito general del manual, lineamiento o la guía, este debe
ser coherente con el alcance del documento y su redacción debe iniciar con un verbo
en infinitivo que indique la acción que pretende. Debe tener relación directa con el
proceso o procedimiento al cual está asociado.
 ALCANCE: Definir el campo de aplicación del manual, lineamiento o guía.
 TERMINOS Y DEFINICIONES: Se refiere a los términos que facilitan la comprensión por

los usuarios del manual, lineamiento o guía. Estos son de obligatorio cumplimiento
para los manuales.
 CUERPO DEL DOCUMENTO: Es la descripción propia del documento y su contenido

depende de la temática a describir. Cuando se trate de una Guía el contenido debe
en lo posible manejar la ilustración y ejemplos de aplicación.
 MARCO LEGAL: Se indicará que la normatividad asociada al documento podrá

consultarse en el aplicativo Sigepre – Mapa de procesos – Normograma.
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DEL SIGEPRE
Versión 15
El marco legal hace referencia a las normas de tipo legal y técnica vigentes que le
sean aplicables al manual, lineamiento o guía. Los tipos documentales pueden ser:
Tabla N° 3. Tipos documentales
· Constitución Política · Directivas internas o · Acuerdos, Protocolos

· Leyes externas o Convenios
· Decretos · Normas y · Estatutos
· Resoluciones internas Documentos Técnicos · Regímenes
y externas · Códigos · Planes de calidad
· Circulares internas o · Sentencias
externas · Ordenanzas
 REQUISITOS TÉCNICOS: Se debe indicar la aplicación puntual de requisitos

establecidos en los documentos técnicos (Si aplica).
Ejemplo: Norma Técnica Colombiana ISO 9001:2005. Numeral 7.5 Información

Documentada.
 DOCUMENTOS ASOCIADOS: Se indicará que se pueden consultar los documentos

asociados en el aplicativo Sigepre – Mapa de procesos – Documentos y Formatos.
Estos documentos son aquellos que interactúan o tienen relación directa con el
manual, lineamiento o guía, como son: Procesos, Procedimientos, Instructivos,
Manuales, Lineamientos, Guías, Formatos, entre otros.
 RESPONSABLE DEL DOCUMENTO: Se debe indicar el cargo responsable del

documento, este será el responsable de su aprobación técnica.
5.2.4 Documentación de Instructivos
Para documentar los instructivos se utilizará la plantilla Instructivo, la cual debe contener
como mínimo la siguiente información:
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DEL SIGEPRE
Versión 15
Imagen N° 4. Plantilla de documentación de Instructivos (Plantilla-17)

Plantilla Contenido
El encabezado contiene la siguiente información:
El Instructivo se utiliza para especificar o detallar la forma de llevar a cabo una actividad,
dependiendo del caso para aclarar el diligenciamiento de un formato. Para documentar
instructivos se utilizan las orientaciones descritas en la documentación de procedimientos
teniendo en cuenta el detalle de las actividades y tareas a registrar.
5.2.5 Elaboración de Formatos y plantillas
Para la elaboración de los formatos y plantillas del Sistema Integrado de Gestión de la

Presidencia de la República – Sigepre, se debe tener en cuenta:
 Analizar si el formato o plantilla es una herramienta funcional y apropiada para
mejorar o fortalecer los controles del proceso.
 Definir los campos necesarios para que la información registrada, proporcione
evidencia de la realización de una actividad o tarea.
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DEL SIGEPRE
Versión 15
 Si el formato o la plantilla es utilizado para registrar datos personales o información

sensibles de acuerdo con la ley 1581 y su decreto reglamentario 1377 de 2013,
deberá contar con la siguiente nota.
Nota: La Presidencia de la República conforme a las disposiciones contenidas en la ley

1581 de 2012 y su decreto reglamentario, como custodio responsable y/o encargado
del tratamiento de datos personales, propenderá por la seguridad y confidencialidad
de los datos sensibles o personales que se hayan recogido y tratado en operaciones
tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de aquella
información que se reciba de terceros a través de los diferentes canales de recolección
de información.
Para estos tipos documentales el encabezado como mínimo debe tener el logo de la entidad,
logo del Sigepre, nombre, código y versión del formato.
Ejemplo:
El cuerpo del formato o plantilla varía de acuerdo con las necesidades del proceso o
dependencia.
Adicionalmente, para los formatos se requiere incluir la identificación del código y la versión
en el pie de página del documento a la izquierda:
Imagen N° 4. Ejemplo identificación formato
F - XY- ## (Versión: ##)
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DEL SIGEPRE
Versión 15
5.3 FLUJO DE APROBACIÓN DE DOCUMENTOS
Para crear un proceso, procedimiento, instructivo, manual, lineamiento, guía, formato o

documento general en el aplicativo Sigepre se debe tener en cuenta el flujo de aprobación
de documentos, como se muestra a continuación:
Jefe Oficina de
Planeación o
Director de Operaciones
o Comité Institucional de
Gestión y Desempeño
Funcionario
Responsable Oficina de
del Documento Planeación
ETAPA 4: Aprobación y
(Jefe liberación del
dependencia) Documento
ETAPA 3: Revisión
Enlace Sigepre Metodologica y Técnica
ETAPA 2: Aprobación Rechazo del paso
tecnica
ETAPA 1: Creación
Rechazo del paso
Rechazo del paso
5.3.1 ETAPA 1: Creación
El funcionario designado en cada dependencia como enlace para el Sigepre ingresa al

aplicativo indicando usuario y contraseña, como se muestra a continuación:
Registrar el usuario o login

definido en el directorio
activo mediante el cual
accede al computador y su
respectiva contraseña.
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DEL SIGEPRE
Versión 15
En el Módulo documentos del menú, que se encuentra en la parte izquierda de la pantalla,

se elige la opción crear.
Una vez abierta la página, se diligencia la información básica y obligatoria del documento y
se elige la opción guardar.
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DEL SIGEPRE
Versión 15
Una vez registrada la información, adjunta el documento y lo envía para aprobación técnica
del Responsable del documento.
Una vez aprobado el paso el documento, este es enviado al responsable del mismo a través
del aplicativo Sigepre para la aprobación técnica.
5.3.2 ETAPA 2: Aprobación técnica
El responsable del documento (Jefe de la dependencia) ingresa a la opción mis

responsabilidades y revisa que el documento cumpla con las siguientes características:
a) Las funciones asignadas a la dependencia de acuerdo con la normatividad vigente y

manual de funciones.
b) La normatividad aplicable para la ejecución del proceso o documentos asociados al
mismo.
c) Los aspectos a corregir o mejorar identificados en los planes de mejora, resultados
de las auditorías internas, revisiones gerenciales por parte del responsable del
documento y su equipo de trabajo, autocontrol, materialización de riesgos,
mediciones, resultados de encuestas de percepción, entre otros.
d) Que el documento sea una ayuda para los responsables de la ejecución de las
actividades y para los usuarios del mismo.
Una vez revisado el documento y sí este cumple con las características anteriormente
definidas, se aprueba el paso.
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DEL SIGEPRE
Versión 15
Nota 1: Para la aprobación técnica del Manual de la Política para la Tecnología de Información
y Comunicaciones – Tics M-TI-01 se deberá incluir, como soporte en el paso, el acta del
comité de seguridad de la información de acuerdo con las funciones establecidas en la
Resolución de creación del Comité.
Nota 2: Para la aprobación del Programa de Gestión documental y cualquier instrumento que
haga parte de este, se deberá incluir como soporte el acta del Comité Institucional de Gestión
y Desempeño o el número del evento (Ver punto 5.3.4), en donde se evidencie su
aprobación, de acuerdo con el Decreto 2578 de 2012 Articulo 16 y Resolución 0982 de 2017.
5.3.3 ETAPA 3: Revisión metodológica y técnica
El funcionario de la Oficina de Planeación ingresa a la opción mis responsabilidades y revisa

que el documento cumpla con las siguientes características:
a) Se encuentre en los formatos, plantillas o cumpla con los aspectos técnicos para su
documentación, de acuerdo con lo establecido en esta guía.
b) El código del documento se ajuste al tipo documental.
c) El objetivo del documento responda al ¿qué?, ¿para qué?
d) La descripción de las actividades se desarrolle de manera secuencial y sistemática y
se ajuste a los requisitos normativos.
e) Cumpla con los requisitos de las Normas Técnicas Aplicables.
5.3.4 ETAPA 4: Aprobación y liberación del documento.
El Jefe de la Oficina de Planeación revisa aspectos metodológicos y técnicos del documento

y aprueba el paso en el aplicativo para los documentos que puede aprobar por competencia,
en caso de no ser su competencia reasigna el paso de aprobación y liberación acorde con la
siguiente tabla:
Tipo Aprobación Aprobación y Norma
Elabora
Documental Técnica Liberación Interna/Externa
Caracterización de
Proceso
Manual Enlace
Jefe de la Oficina de Resolución 0757 de
Funcionarios de la Jefe de dependencia
Procedimiento Planeación 2017
dependencia
Instructivo
Lineamiento
23
DEL SIGEPRE
Versión 15

Elabora
Guía
Documento General
Condiciones especiales

Elabora
Enlace Jefe de la Oficina de Comité Institucional de

Mapa de Procesos NTC ISO 9001:2015
Funcionarios del área Planeación Gestión y Desempeño
Numeral 9.3
Manual de Enlace Jefe Área de Director de Resolución 0757 de

Contratación Funcionarios del área Contratos Operaciones 2017
Formatos o Enlace Comité Institucional de Decreto 2578 de 2012

Jefe del área
plantillas* Funcionarios del área Gestión y Desempeño Decreto 1499 de 2017
En cualquiera de los casos se tendrá un plazo máximo de 15 días calendario para ejecutar las
etapas 3 y 4 (3. Revisión metodológica y técnica y 4. Aprobación y liberación del documento).
*Para el tipo documental formato o plantilla, el quorum para la aprobación y liberación de
estos documentos, se define con la mitad más uno de los miembros del Comité Institucional
de Gestión y Desempeño, esta aprobación se llevará a cabo de forma presencial o virtual.
Frente a este último, se gestionará a través del Sigepre, módulo de eventos de la siguiente
forma:
Paso 1: Ingresar al módulo de eventos opción Crear
24
DEL SIGEPRE
Versión 15
Paso 2: Registrar el evento
Paso 3: Adjuntar los formatos y plantillas y comentar

Una vez guardado el evento se adjuntan los formatos y las plantillas en el primer comentario
así:
25
DEL SIGEPRE
Versión 15
Así mismo, los integrantes del comité indican su aprobación en un comentario ingresando
por la opción mis responsabilidades en el módulo de eventos.
Paso 4: Tomar decisión una vez exista quorum
26
DEL SIGEPRE
Versión 15
Una vez aprobado y liberado el documento, estará disponible para consulta y será incluido
automáticamente en el listado maestro de documentos.
Si de acuerdo con la normatividad vigente existen documentos que requieran aprobación
previa por parte del Comité de Seguridad de la Información, el responsable del documento
indicará el número del Acta mediante la cual fue aprobado el documento previo a su
liberación por el aplicativo Sigepre.
En el aplicativo quedará registrada toda la información relacionada con la aprobación del
documento incluidas las fechas de aprobación de los diferentes pasos del flujo.
Nota 3: Cuando sea liberado un documento y se identifiquen errores de forma, las
dependencias podrá solicitar a través de correo electrónico a la Oficina de Planeación, el
remplazo del archivo inicialmente liberado con los ajustes que correspondan. Los
funcionarios de la Oficina de Planeación realizarán el cambio del documento en el sistema y
dejarán como soporte, la solicitud de la dependencia.
27
DEL SIGEPRE
Versión 15
5.4 FLUJO DE ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Para actualizar un proceso, procedimiento, instructivo, manual, lineamiento, guía, formato,

plantilla o documento general en el aplicativo Sigepre, se debe tener en cuenta el flujo de
aprobación de documentos, como se muestra a continuación:
Jefe Oficina de Planeación

o
Director de Operaciones
o Comité Institucional de
Gestión y Desempeño
Funcionario
Oficina de
Planeación
Responsable del ETAPA 4: Aprobación y
liberación del
Documento
Documento
ETAPA 3: Revisión
Enlace Sigepre Metodologica y Técnica
ETAPA 2: Aprobación
tecnica
Rechazo del paso
ETAPA 1: Actualización
Rechazo del paso
Rechazo del paso
El funcionario designado en cada dependencia como enlace para el Sigepre ingresa al módulo
de documentos e incluye parámetros para buscar el documento, una vez localizado da clic
sobre el documento en la opción nueva versión.
Una vez seleccionada la opción nueva versión el sistema trae la información del documento
y permite adjuntar la nueva versión así:
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DEL SIGEPRE
Versión 15
Una vez generada la nueva versión del documento se aplican las etapas 2, 3 y 4 del flujo de
creación de documentos.
29
DEL SIGEPRE
Versión 15
Aprobada la actualización del documento, estará disponible para consulta y será incluida
automáticamente en el listado maestro de documentos con su nueva versión.
En el aplicativo quedará registrada toda la información relacionada con la aprobación de la
nueva versión del documento incluidas las fechas de aprobación de los diferentes pasos del
flujo.
5.5 FLUJO DE ELIMINACIÓN O INACTIVACIÓN DE DOCUMENTOS
Para eliminar o inactivar un proceso, procedimiento, instructivo, manual, lineamiento, guía,

formato o documento general en el aplicativo Sigepre, se debe tener en cuenta el flujo de
aprobación de la eliminación o inactivación de documentos, como se muestra a
continuación:
Jefe Oficina de
Planeación o
Funcionario
Director de Oficina de
Operaciones o Comité Planeación
Funcionario Institucional de
Oficina de Gestión y Desempeño
ETAPA 5:
Planeación
Eliminación o
Responsable
Inactivación del
del ETAPA 4: documento en el
Documento Aprobación de la Sigepre
eliminación o
Enlace ETAPA 3:Revisar el
inactivación del
Sigepre cumplimiento de
documento
ETAPA 2: Aprobar los requisitos CLON
solicitud de
ETAPA 1: Solicitar eliminación o
eliminación o inactivación
inactivación Rechazo del paso
Rechazo del paso
Rechazo del paso
30
DEL SIGEPRE
Versión 15
5.5.1 ETAPA 1: Solicitar eliminación o inactivación
Para eliminar o inactivar un documento del aplicativo Sigepre, el funcionario designado como
enlace en cada dependencia selecciona en el módulo mejoras, como se muestra a
continuación:
Se requiere diligenciar los campos correspondientes para crear la solicitud de eliminación,

seleccionando la opción Eliminación documento Sigepre y guarda la información.
31
DEL SIGEPRE
Versión 15
En el campo de comentarios se requiere justificar las razones por las cuales desea eliminar
el documento y continúa el flujo.
Una vez aprobado el paso el documento es enviado al líder del proceso a través del aplicativo
Sigepre para aprobar la solicitud de eliminación o inactivación.
5.5.2 ETAPA 2: Aprobar solicitud de eliminación o inactivación.
El responsable del documento ingresa a la opción Mejoras, mis responsabilidades y revisa las
solicitudes de eliminación o inactivación que estén bajo su responsabilidad, haciendo clic
sobre la solicitud, una vez aprobado el paso el documento es enviado al funcionario de la
Oficina de Planeación haciendo clic en el botón continuar flujo.
5.5.3 ETAPA 3: Revisar el cumplimiento de los requisitos CLON
El Funcionario de la Oficina de Planeación revisa si con la eliminación o inactivación del

documento se mantiene la integridad del sistema frente al cumplimiento de los requisitos
del Cliente, Legales, de la Organización y la Norma de Calidad (CLON).
Si rechaza el paso, justifica de manera detallada las razones por las cuales no se puede
eliminar o inactivar el documento del aplicativo Sigepre, de lo contrario aprueba el paso
(continuar flujo).
5.5.4 ETAPA 4: Aprobación de la eliminación o inactivación del documento
El Jefe Oficina de Planeación en el marco de sus competencias, revisa la justificación de

eliminación o inactivación del documento y aprueba el paso en el aplicativo.
32
DEL SIGEPRE
Versión 15
Para la eliminación o inactivación de formatos, se debe contar con la aprobación del Comité
Institucional de Gestión y Desempeño de acuerdo con lo establecido en el numeral 5.3.4
ETAPA 4: Aprobación y liberación del documento, es decir, el formato a eliminar o inactivar
hará parte del evento que se creará en el Sigepre.
5.5.5 ETAPA 5: Eliminación o inactivación del documento en el Sigepre
Una vez aprobada la eliminación o inactivación del documento el funcionario de la Oficina

de Planeación inactivará el documento y este se eliminará de las opciones de búsqueda y del
listado maestro de documentos quedando como documento obsoleto (Finaliza flujo).
Nota: Los documentos no se podrán eliminar totalmente del sistema, ya que estos podrían
ser requeridos por instancias internas o externas. El Funcionario de la Oficina de Planeación
podrá acceder al documento a través del aplicativo en caso que sea requerido y se entregará
con la marca “DOCUMENTO OBSOLETO”.
6. CONTROL DE DOCUMENTOS
6.1 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Para la identificación los documentos que hacen parte de la estructura documental del
Sigepre la Entidad ha establecido el siguiente esquema para su codificación:
TIPO DE PROCESO # CONSECUTIVO

DOCUMENTO ASOCIADO (2
CODIGO:
CARACTERES)
(1 CARACTER)
6.1.1 Caracteres por tipo de Documento
A continuación se describen los tipos de documentos del Sigepre, con su respectivo carácter:
TIPO DE DOCUMENTO CARÁCTER

Caracterización: Referentes a las Caracterizaciones de los procesos. C
Manuales: Documento que contiene información válida y clasificada sobre una determinada
materia de la entidad. Es un compendio, una colección de textos seleccionados y fácilmente M
localizables. Ejemplo: manual de la calidad, manual de control interno o manual contable.
33
DEL SIGEPRE
Versión 15
TIPO DE DOCUMENTO CARÁCTER

Lineamientos: Documento parámetro de obligatorio cumplimiento L
Procedimientos: Forma especificada para llevar a cabo las actividades o tareas de un proceso. P
Guías: Documento que contiene las pautas y orientaciones de cómo llevar a cabo un
G
procedimiento, actividad o tarea.
Instructivos: Representan la forma de cómo diligenciar un documento. I
Formatos: Como hoja de vida, planillas, modelo de contrato y convenio, entrega de inventario,
F
etc.
Documento General: Corresponden a aquellos documentos parámetros de carácter generales

D
como Política, Objetivos, Mapa de procesos, Organigrama, entre otros.
Normograma: Normas de carácter constitucional, legal, reglamentario y de autorregulación NO

que le son aplicables al proceso e inciden en el Sigepre.
Nota: Las plantillas son formas estándar con el contenido mínimo que deben tener los
documentos, por ejemplo: Plantilla lineamientos, manuales y guías; Plantilla perfil de
proyecto etc. El código del documento corresponde al nombre Plantilla y el número que se
genera de manera secuencial, Plantilla - XX.
6.1.2 Caracteres por Procesos:
A continuación se relacionan los caracteres para los procesos del Sistema Integrado de
Gestión de la Presidencia Sigepre:
NOMBRE DEL PROCESO CARACTERES
Direccionamiento Estratégico DE
Evaluación, Control y Mejoramiento EM
Atención al Usuario AU
Gestión de Asuntos Estratégicos GE
Gestión Jurídica GJ
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico,

SA
Comunicación y Prensa
Gestión Administrativa GA
Gestión Financiera GF
34
DEL SIGEPRE
Versión 15
NOMBRE DEL PROCESO CARACTERES
Adquisición de Bienes y Servicios BS
Gestión Documental GD
Gestión de Talento Humano TH
Tecnología de Información y Comunicación TI
El consecutivo corresponde al número que se le asigna de acuerdo con el tipo de documento

en forma ascendente del 01 en adelante.
1. Ejemplo: Manual de Sigepre
Este código se genera automáticamente a través del aplicativo Sigepre una vez el documento
inicia su proceso de creación y será incluido en todos los tipos documentales en el
encabezado en la parte del código, excepto para los formatos que será incluido en la parte
inferior izquierda.
6.2 CONTROL DE VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS
Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia tendrán control
de versión. Cuando se crea un documento nuevo en el aplicativo Sigepre la versión del
documento será uno (1), para todos los tipos documentales excepto los formatos la versión
se incluirá en el encabezado en el campo de versión. Para los formatos ésta debe ser incluida
en el documento en la parte inferior izquierda seguida del código del documento.
35
DEL SIGEPRE
Versión 15
Cuando se realicen consultas de documentos en el aplicativo Sigepre, este mostrará las

diferentes versiones del documento. La versión mayor del documento corresponderá al
DOCUMENTO VIGENTE, las demás versiones serán consideradas como DOCUMENTOS
OBSOLETOS.
6.3 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
El control de los documentos internos se realiza a través del aplicativo Sigepre, módulo de
documentos, listado maestro de documentos, la cual relaciona los documentos vigentes del
Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República, como se muestra a
continuación:
6.4 NORMOGRAMA SIGEPRE
Es el conjunto de documentos de carácter legal o técnico emitidos por un tercero o por la

propia entidad que regulan la operación de los procesos que hacen parte del Sigepre, tales
como: Leyes, Decretos, Directivas, Circulares, Resoluciones (Internas o externas),
Documentos Conpes, Manuales o lineamientos externos, entre otros.
6.4.1 Actualización del normograma en el Sigepre
El responsable técnico de procedimientos o responsable del proceso debe realizar una

revisión periódica de la vigencia y aplicación de los documentos registrados en el
36
DEL SIGEPRE
Versión 15
normograma (Leyes, decretos, resoluciones, directivas, Conpes, documentos técnicos, entre

otros) y en caso de requerir la creación o inactivación de algún documento debe solicitar
mediante correo electrónico dirigido al responsable de la Oficina de Planeación la
actualización de los documentos que requieran ser incluidos en el normograma adjuntando
el documento en formato PDF. Para inactivar documentos del normograma se debe incluir
el nombre con la correspondiente justificación.
El funcionario de la Oficina de Planeación realiza los pasos de creación en el sistema de
acuerdo con la descripción antes mencionada. Para el caso de la inactivación, el funcionario
de la Oficina de Planeación la realiza a través de la opción Administrar del módulo de
Documentos y luego sobre el documento, la opción Cambiar estado, registrado la
justificación correspondiente para su inactivación.
6.5 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS A USUARIOS INTERNOS
Con el fin de dar cumplimiento a las políticas de Gestión Documental y de Fortalecimiento

organizacional y simplificación de Procesos, establecidas en el Decreto 1499 de 2017, no se
entregan copias físicas de los documentos vigentes a los usuarios internos del Sistema
Integrado de Gestión de la Presidencia Sigepre. Los documentos estarán a disposición de
todos los Servidores Públicos únicamente en el aplicativo Sigepre en el módulo documentos,
como se ilustra a continuación:
Ingresa a la intranet de la Presidencia de la República en el siguiente link:
http://intranet.presidencia.gov.co/, como se muestra a continuación:
37
DEL SIGEPRE
Versión 15
O ingresa en el escritorio de su PC al acceso directo que se muestra a continuación:
El Servidor Público ingresa usuario y contraseña de consulta:

DOMINIO: Sin dominio
USUARIO: Consulta
CONTRASEÑA: 123
Selecciona el módulo documentos:
38
DEL SIGEPRE
Versión 15
Aquí encontrará los documentos del Sigepre, esta opción cuenta con parametros de
búsqueda que permiten ubicar los documentos, una vez localizado el documento se puede
explorar su información, como se muestra a continuación:
Con base en los documentos publicados en el aplicativo Sigepre se llevarán a cabo la

preparación y ejecución de los ejercicios de auditoría.
39
DEL SIGEPRE
Versión 15
Las copias impresas serán consideradas como “COPIAS NO CONTROLADAS” y no tendrán

validez en la ejecución de los ejercicios de auditoría.
Cuando se actualicen los documentos su divulgación se realizará a través del correo Sigepre
y a través de los medios que requiera el responsable del documento. Adicionalmente, serán
publicados en la página web en el espacio de “Transparencia y Acceso a la Información
Pública” de acuerdo con lo establecido en la Ley 1712 de 2014 (Excepto formatos o
plantillas).
6.6 ENTREGA DE DOCUMENTOS A USUARIOS EXTERNOS
Los usuarios externos como estudiantes, personas externas de la entidad, entidades

territoriales y nacionales, ente certificador, etc., podrán solicitar copia de los documentos
del Sigepre a través de correo electrónico o certificado. Estas copias serán tratadas como
copias No Controladas y sobre estas no hay responsabilidad de actualización. Las copias que
se requieran en físico tendrán costo, de acuerdo con lo establecido en la Resolución 0449
del 19 de julio de 2018.1
Adicionalmente, los usuarios externos podrán consultar las nuevas versiones de los
documentos (Excepto formatos o plantillas), a través de la página web de la Presidencia de
la República en el espacio de “Transparencia y Acceso a la Información Pública”.
7. MARCO LEGAL
Se puede consultar en el aplicativo Sigepre – Mapa de procesos – Normograma o en el campo

de documentos asociados cuando se consulta el documento.
8. REQUISITOS TÉCNICOS
 Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2015. Numeral 7.5 Información

Documentada.
9. DOCUMENTOS ASOCIADOS
Se puede consultar en el aplicativo Sigepre – Mapa de procesos – Documentos y formatos o

en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento.
1
http://es.presidencia.gov.co/normativa/normativa/resolucion-0449-19-julio-2018-fotocopias.pdf
40
DEL SIGEPRE
Versión 15
10. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
 Jefe Oficina de Planeación
41

G de 01 Elaboracion Control Documentos

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GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL

DE DOCUMENTOS DEL SIGEPRE

BOGOTÁ D.C ENERO 2019

INTRODUCCIÓN 3 3 ................................................................ ¡Error! Marcador no definido.

1. OBJETIVO 3 3...................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

2. ALCANCE 3 3 ...................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES 3 3 .......................................... ¡Error! Marcador no definido.

4. ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SIGEPRE 5 3 ................... ¡Error! Marcador no definido.

5. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SIGEPRE 6 3 ............ ¡Error! Marcador no definido.

6. CONTROL DE DOCUMENTOS 33 4 ...................................... ¡Error! Marcador no definido.

7. MARCO LEGAL 41 4 ............................................................ ¡Error! Marcador no definido.

8. REQUISITOS TÉCNICOS 41 4 ............................................... ¡Error! Marcador no definido.

9. DOCUMENTOS ASOCIADOS 41 4 ........................................ ¡Error! Marcador no definido.

10. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO 41 4 ........................... ¡Error! Marcador no definido.

INTRODUCCIÓN 5 ................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

1. OBJETIVO 5......................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

2. ALCANCE 5 ......................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES 5 ............................................. ¡Error! Marcador no definido.

4. ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SIGEPRE 7 ...................... ¡Error! Marcador no definido.

5. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SIGEPRE 8............... ¡Error! Marcador no definido.

6. CONTROL DE DOCUMENTOS 35 ......................................... ¡Error! Marcador no definido.

7. MARCO LEGAL 43 ............................................................... ¡Error! Marcador no definido.

8. REQUISITOS TÉCNICOS 43 .................................................. ¡Error! Marcador no definido.

9. DOCUMENTOS ASOCIADOS 43 ........................................... ¡Error! Marcador no definido.

10. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO 43 .............................. ¡Error! Marcador no definido.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES .............................................................................................. 4

4. ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SIGEPRE ....................................................................... 6

5. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SIGEPRE ............................................................... 7

5.5.4 ETAPA 4: Aprobación de la eliminación o inactivación del documento ........................... 32

6. CONTROL DE DOCUMENTOS .......................................................................................... 33

7. MARCO LEGAL ................................................................................................................ 40

8. REQUISITOS TÉCNICOS ................................................................................................... 40

9. DOCUMENTOS ASOCIADOS ............................................................................................ 40

10. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ............................................................................... 41

De acuerdo con los criterios establecidos para la implementación y mantenimiento del

Establecer disposiciones y criterios institucionales que orientan la elaboración y control de

 Puede tener aspecto de obligatorio cumplimiento y otros que defina casos de

Características del lineamiento:

 Son de obligatorio cumplimiento

4. ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SIGEPRE

La estructura documental del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República

5. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SIGEPRE

La presentación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la

Sencillez, brevedad y Se recomienda presentar el texto de forma clara y concisa, incluyendo

Siempre que sea aplicable, es recomendable incluir tablas e ilustraciones

Todos los documentos deben ser claros y comprensibles, evitando en lo

Se pueden usar para ampliar explicaciones, dar ejemplos, restringir usos

5.2 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGEPRE

5.2.1 Documentación de procesos

F-DE-18 (Versión 09)

Principalmente debe responder a los siguientes aspectos:

 ¿Qué hace el proceso? Inicia con un verbo que indique la acción.

¿Qué hace el proceso? ¿Para qué lo hace? ¿Cuál es la finalidad?

Definir lineamientos para la

DIRECCIONAMIENTO ALCANCE: Este proceso inicia con la formulación de la Planeación

 RESPONSABLE: Registrar el Cargo o Rol del responsable de la aprobación técnica,

 DE QUIEN SE RECIBE: Registrar el nombre de un proceso del Sigepre, un cargo o rol,

Tabla N° 2. Ejemplo Entrada (Proceso)

DE QUIEN SE RECIBE A QUIEN SE ENTREGA

 RESPONSABLE: Registrar el Cargo o Rol del responsable de la ejecución de la actividad.

 SALIDA O RESULTADO: Detallar los productos (Documentos o registros) que se

 A QUIEN SE ENTREGA: Registrar el nombre de un proceso del Sigepre, cargo o rol,

 MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICION: Relacionar los mecanismos que emplea

a) Mecanismos de Seguimiento, Evaluación y Autoevaluación: Enunciar