GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
 

 
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
 
AUTOR: Edgar Leonardo Becerra Reyes
 

 
 INICIO  

Introducción    

Recomendaciones  académicas    

Desarrollo  de  cada  una  de  las  unidades  temáticas    

Introducción  
1.  ¿Qué  es  la  Gestión  de  la  información?    
1.1.  Los  sistemas  de  información  ahora    
2. Usuarios  de  la  gestión  de  información    
3. ¿Por  qué  es  importante  la  gestión  de  información?    
4. Proceso  de  información  en  la  organización    
4.1. Etapa  de  extracción    
4.2. Etapa  de  consolidación  
4.3. Etapa  de  explotación    
4.4. Etapa  de  visualización  
5. Ciclo  de  vida  en  la  Información    
6. Componentes  de  un  sistema  de  información    
7. Resumen    
• Qué  es  la  gestión  de  información    
• Usuarios  gestión  de  la  información    
• Porque  es  importante  la  gestión  de  información    
• Proceso  de  la  información  en  la  organización    
• Ciclo  de  vida  información    
• Componentes  de  un  sistema  de  información    
Referencias    
 
 

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2 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
INTRODUCCIÓN  

En  esta  cartilla  se  describe  cómo  afecta  en  flujo  de  la  información  en  una  organización  y  como  
hace   parte   fundamental   del   proceso   de   toma   de   decisiones   al   interior   de   las   organizaciones.  
Adicional  a  esto,  se  identificarán  conceptos  clave,  que  permitirán  desarrollar  las  competencias  
para  la  visualización  e  implementación  de  estas  herramientas  al  interior  de  las  organizaciones.  

RECOMENDACIONES  ACADÉMICAS  

Se  recomienda  al  estudiante  realizar  la  lectura  de  esta  cartilla,  con  el  objetivo  de  poder  entender  
y   comprender   los   diferentes   conceptos   y   elementos   que   serán   de   gran   utilidad   durante   el  
desarrollo  del  módulo.  Una  vez  finalizada  esta  lectura,  se  recomienda  que  cada  estudiante  realice  
una  revisión  de  los  conceptos  y  definiciones  clave  tratadas  durante  el  módulo,  con  el  objetivo  de  
afianzar  la  comprensión  de  las  temáticas.  

Además  se  debe  recordar  que  en  cada  semana  se  cuenta  con  una  serie  de  recursos  adicionales  
que  les  permitirá  a  los  participantes  complementar  el  proceso  de  aprendizaje.    

Por  último,  se  recomienda  que  los  participantes  interactúen  con  los  compañeros  y  con  el  tutor  a  
través  del  correo  y  de  manera  sincrónica  a  través  de  las  sesiones  de  Elluminate,  para  entender  y  
comprender  diferentes  puntos  de  vista.    

DESARROLLO  DE  CADA  UNA  DE  LAS  UNIDADES  TEMÁTICAS    

Introducción  

Cualquier   organización   o   compañía,   sin   importar   su   tamaño   o   el   sector   económico   al   cuál   se  

encuentre   orientada,   siempre   tendrá   como   objetivo   final   generar   la   mayor   satisfacción   de   los  
clientes   por   medio   de   los   productos   y/o   servicios   entregados   a   los   clientes   finales   maximizando  
el   beneficio   en   este   proceso   (Chase,   Jacobs,   &   Aquilano,   2006).   Bajo   este   punto   de   vista,   el  
proceso  de  cumplir  con  las  necesidades  y  requerimientos  de  los  clientes  se  puede  identificar  por  
medio   de   un   flujo   de   procesos   y   actividades   (con   una   secuencia   lógica   y   funcional)   en   la   cual,   la  
satisfacción  del  cliente  implica  el  desarrollo  de  dichas  actividades,  tal  y  como  se  puede  identificar  
en  la  siguiente  figura:  

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Figura  1.  Proceso  de  satisfacción  del  cliente  

Fuente:  elaboración  propia  (2016)  

En  la  figura,  se  describen  las  actividades  “Macro”  que  se  deben  realizar  para  entregar  al  cliente  
los   productos   y/o   servicios   que   este   requiere,   pero   eso   no   quiere   decir   que   al   interior   de   las  
organizaciones   no   se   deban   realizar   diferentes   actividades   que   permitan   cumplir   este  
requerimiento.   Por   ejemplo,   en   el   primer   ítem   de   la   figura,   denominado   “Proveedores”,   se  
establece   que   se   deben   realizar   una   serie   de   actividades   que   permitan   cumplir   con   el  
requerimiento   del   cliente.   Al   mismo   tiempo,   diversas   áreas   de   la   organización   y/o   de  
organizaciones  externas  o  diferentes  pueden  participar  en  dichos  procesos,  como  por  ejemplo,  el  
área  de  compras  (quienes  se  encargarán  de  abastecer  a  la  compañía  de  los  insumos  necesarios  
para  la  fabricación),  Contabilidad  y  Finanzas  (quienes  se  encargarán  de  realizar  y  establecer  los  
planes  de  negociaciones  y  pagos  para  la  obtención  de  estos  insumos).    

En  el  segundo  ítem  de  la  figura  “Producción”  podemos  definir  las  áreas  de  logística  y  operaciones  
de  las  compañías,  quienes  se  encargarán  realizar  los  procesos  de  transformación  de  los  insumos  
en   productos   terminados,   con   los   requerimientos   que   el   cliente   necesite   y   en   las   cantidades  
solicitadas  (Chopra  &  Meindl,  2008).  

En   el   tercer   ítem   podemos   establecer   un   proceso   logístico,   en   el   cual   diversas   áreas   trabajan   de  
manera   conjunta   para   poder   enviar   los   productos   a   los   clientes   en   los   tiempos   y   cantidades  
pactadas,  en  las  condiciones  solicitadas.  

En   dicho   proceso,   podemos   ver   que   existen   diversos   actores   involucrados   y   que   requieren   de  
información  completa,  correcta  y  en  tiempo  real  para  poder  cumplir  con  estos  requerimientos.  
Dicha   información   se   alimenta   de   cada   uno   de   los   actores   involucrados   e   inicia   desde   el  
requerimiento   del   cliente.   En   este   proceso,   un   elemento   fundamental   son   los   flujos   que   se  
pueden  establecer.  Un  flujo  se  puede  definir  los  actores  o  dependencias  de  las  organizaciones  
que  se  ven  afectados  y/o  que  contribuyen  a  lograr  la  satisfacción  del  cliente.    

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Estos  flujos  se  pueden  representar  de  manera  gráfica  en  la  siguiente  figura:  

DINERO  -­‐  INFORMACIÓN  

MATERIALES  

Figura  2.  Flujos  desarrollados  en  el  proceso  

Fuente:  Elaboración  Propia  (2016)  

Como  podemos  apreciar  en  la  figura  anterior,  la  información  es  uno  de  los  flujos  fundamentales  
en  este  proceso,  ya  que  a  partir  de  los  requerimientos  del  cliente  damos  inicio  a  una  serie  de  
actividades  que  nos  permitirán  obtener  información  vital  en  este  asunto,  como  por  ejemplo  las  
cantidades  de  los  diferentes  artículos  que  solicita  un  cliente,  los  niveles  de  inventario,  tanto  de  
insumos   como   de   producto   terminado   disponible   en   las   bodegas,   los   costos   de   los   insumos  
adquiridos   para   satisfacer   alguna   orden   de   producción,   los   tiempos   de   entrega   tanto   de   los  
insumos  como  de  los  productos,  etc.  

Esta  información  es  de  vital  importancia  para  las  organizaciones,  ya  que  esta  permite  establecer  
medidas  de  desempeño  de  las  operaciones,  establecer  los  costos  asociados  a  las  mismas  y  diseñar  
planes  de  acción  que  les  permitan  tomar  decisiones  de  una  manera  ágil  y  oportuna.  Es  allí  donde  
radica  la  importancia  de  la  gestión  de  la  información.  

La  correcta  gestión  de  la  información  en  estos  casos  permite  a  las  organizaciones  y  compañías  
mejorar   el   desempeño   de   sus   operaciones   anticipándose   a   posibles   eventos   que   generen  
traumatismos  en  las  mismas.  Por  ejemplo,  el  área  de  mercadeo  y  comercial  de  la  compañía  podría  
realizar   planes   de   mercadotecnia   para   impulsar   los   productos   que   han   tenido   una   baja   rotación  
en   los   últimos   periodos   de   tiempo.   El   área   de   logística   podría,   a   partir   de   los   registros   de  
información  de  ventas,  establecer  planes  de  abastecimiento  (que  serían  compartidos  con  el  área  
de   compras)   de   insumos   anticipados   antes   de   que   ocurran   los   picos   de   demanda   y,   de   esta  
manera,   satisfacer   los   requerimientos   de   los   clientes   sin   inconvenientes.   Podrían   verificar   los  
niveles  de  inventario,  etc.  

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 Los  ejemplos  anteriores  muestran  la  ventaja  del  correcto  manejo  de  la  información  y  de  la  ventaja  
competitiva   que   podría   generar   para   las   organizaciones.   Es   a   partir   de   allí   que   radica   la  
importancia  de  este  módulo.  Aunque  la  gestión  y  el  diseño  de  los  sistemas  de  información  y  la  
gestión  de  la  misma  no  es  fácil  (Laudon  &  Laudon,  2007),  se  tratarán  de  abarcar  todos  los  temas  
relevantes  sobre  el  adecuado  manejo  de  la  información.  

1. ¿Qué  es  la  Gestión  de  la  información?  

Figura  3.  Satisfacción  y  lealtad  del  cliente.  Apoyo,  estrategia  y  concepto  

Fuente:  rawpixel  (s.f.)  

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Las  organizaciones  cada  día  se  enfrentan  a  un  mundo  cambiante  y  globalizado,  que  obliga  a  la  
toma   de   decisiones   rápidas   y   efectivas.   Para   ello   cuentan   en   muchas   ocasiones   con   sistemas   de  
información  que  permite  mantener  registros  de  las  actividades  en  forma  unificada  y  organizada.  
Para   minimizar   el   riesgo   en   la   toma   decisiones   administrativas   y   corporativas   las   empresas  
requieren  de  herramientas  poderosas  que  permitan  rápido  análisis  de  su  operación.  La  Gestión  
de  la  Información  es  una  herramienta  de  la  inteligencia  de  negocios  que  nos  permite  de  manera  
rápida   facilitar   la   toma   de   decisiones.   Mediante   el   uso   de   herramientas   tecnológicas   el   gerente,  
directivo  o  supervisores  pueden  contar  con  datos  de  la  operación  de  sus  departamento,  empresa  
o   unidad   de   negocio,   la   cual   puede   ser   analizada   y   generar   una   buena   toma   de   decisiones.  
Ejemplo:  un  gerente  de  ventas  desea  conocer  como  es  el  comportamiento  de  ventas  por  ciudad,  
producto   y   vendedor   del   último   trimestre,   con   el   cual   puede   visualizar   donde   radica   la  
problemática  de  cumplimiento  de  ventas  de  la  organización.  Los  reportes  de  análisis  o  de  gestión,  
son  uno  de  los  resultados  de  la  gestión  de  información,  para  ello  la  unidad  de  negocio  debe  contar  
con  registros  de  operación  de  ventas,  estos  registros  son  los  que  se  evalúan  y  analizan.  

1.1.1. Los  sistemas  de  información  ahora  

Los  avances  informáticos  hoy  en  día  se  han  convertido  en  parte  de  nuestra  vida  y  nada  de  lo  que  
antes  podría  parecernos  imposible,  ahora  se  ha  convertido  en  algo  cotidiano.  Hoy  en  día  podemos  
hacer   muchas   de   las   actividades   y   obligaciones   que   antes   tomaban   tiempo   desde   nuestro  
teléfono   móvil,   podemos   pagar   cuentas,   reservar   tiquetes,   reservar   una   habitación   en   un   hotel,  
hasta  ver  lo  que  sucede  al  otro  lado  del  mundo  en  tiempo  real,  la  tecnología  no  tiene  límites  y  
cada  día  descubres  cosas  que  no  sabías  que  podrías  hacer.  Los  escenarios  del  desarrollo  de  la  
tecnología  tienen  un  número  infinito  de  salidas,  desde  los  computadores  de  escritorio  que  son  
poco  frecuentes,  hasta  los  sistemas  corporativos  financieros,  de  multinacionales  o  de  despachos  
públicos,   grandes,   medianos   y   pequeños,   pasando   por   muchas   tipologías   del   sector   industrial,  
energía,   comercio,   sanidad,   ocio,   transporte,   medio   ambiente,   entre   los   muchos   sectores  
empresariales  existentes;  imaginando  el  número  infinito  de  variables  y  cifras  que  se  manejan  en  
todas  ellas,  es  curioso  que  se  manejen  dos  factores  en  común:  

La  complejidad  y  la  dependencia.  

La  complejidad  de  los  sistemas  de  información  actuales  es  muy  alta.  Bien  es  cierto  que  no  son  
comparables   las   facilidades   y   ergonomía   de   trabajos   que   tienen   un   usuario   cuando   utiliza   un  
entorno   gráfico   multiventana   con   capacidad   multitarea   de   gran   potencia   y   prestaciones   con  
ayuda  concreta  sensible  al  contexto,  de  proceso  remoto.  

La   complejidad   de   los   elementos   físicos   se   ha   incrementado   de   forma   notable,   especialmente  

como   hemos   visto   con   las   relacionadas   con   comunicación   audiovisual.   Existen   cientos   de  

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 tecnologías  aplicadas  a  los  dispositivos  electrónicos  que  les  han  permitido  prestaciones  que  cada  
periodo  de  tiempo  se  vuelve  obsoletas  y  el  costo  de  su  manejo  es  menor.  

Factor   de   dependencia:   nos   hemos   acostumbrado   a   esperar   a   que   el   sistema   de   los   aparatos  
electrónicos   cargue   cuando   presionamos   el   botón   de   encender,   esperando   a   que   todos   los  
componentes   del   mismo   se   preparen   para   el   uso   y   disposición   del   escritorio   virtual   que   este  
ofrece,   para   cuando   hagamos   clic   con   el   puntero,   podamos   desarrollar   todas   las   tareas  
necesarias.   No   nos   planteamos   que   vayamos   al   banco   y   los   sistemas   que   controlan   los   procesos  
del  mismo  se  encuentren  suspendidos,  o  que  un  día  el  servicio  de  telefonía  móvil  no  funcione  por  
fallas  del  operador.    

Hoy   en   día,   la   dependencia   que   tenemos   de   todos   los   sistemas   informáticos   es  

única   y   absoluta.   Todos   los   servicios   y   suministros   básicos   a   los   que   estamos  
acostumbrados   sean   grandes   o   pequeñas   compañías   son   primordiales   para   la  
actividad   y   desarrollo   diario   de   nuestras   vidas,   si   no   hay   sistemas,   no   hay  
productividad,   o   funcionalidad.   En   este   supuesto   no   solo   entran   en   juego   las  
pérdidas   que   se   llegan   a   alcanzar,   si   no   el   hecho   de   si   simplemente   podemos  
permitirnos  que  estas  cosas  ocurran.  

2. Usuarios  de  la  gestión  de  información  

•  Dirección:  son  los  directores  de  la  organización  encargados  de  visualizar  el  futuro  de  las  mismas,  
pero   analizando   la   realidad   del   comportamiento   de   sus   propios   indicadores.   Los   usuarios   de  
dirección   normalmente   consumen   datos   para   el   análisis   y   toma   de   decisiones   de   variables  
globales  y  de  la  industria  donde  se  desenvuelve  la  empresa.    

•   Gerencia   y   supervisión:   verifican   y   auditan   los   procedimientos   para   que   sean   eficientes.   La  
gerencia   normalmente   cumple   un   plan   de   acción   que   debe   llevar   a   cabo.   Para   ello   establece  
indicadores  y  está  comparando  continuamente  la  operación  realizada  con  las  metas  establecidas.  
Para  ello  los  usuarios  de  gerencia  y  supervisión  requieren  de  un  portal  de  gráficos  con  cifras.  

•   Operación:   interesados   en   los   sistemas   transaccionales   en   las   operaciones   de   la   organización,  

como  la  generación  de  la  facturación.  Son  los  encargados  de  registrar  el  día  a  día  de  una  empresa  
en  los  sistemas  de  información.  

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3. ¿Por  qué  es  importante  la  gestión  de  información?  

Figura  4.  Movimiento  de  los  precios.  Los  tipos  de  cambio  de  existencias  en  los  monitores.  Gráfico  de  beneficio  
para  el  diagrama  

Fuente:  robuart.  (s.f.)  

Las  organizaciones  pueden  agilizar  sus  procesos  y  tener  control  sobre  la  información,  predecir  
qué  será  lo  conveniente  y  tener  control  sobre  todos  los  procesos,  lo  que  le  permitiría  predecir  
comportamiento   de   la   organización.   La   importancia   en   la   Gestión   de   la   información   radica  
fundamentalmente  en  mantener  en  orden  la  información  que  se  maneja  en  la  organización,  esto  
con  el  fin  de  realizar  una  administración  correcta  de  la  misma  que  permita  llevarla  a  modelos  de  
toma  de  decisiones  que  generen  resultados  reales  en  su  comportamiento,  el  proceso  en  sí  de  
generar   este   tipo   de   análisis   y   vincularlo   como   un   proceso   fundamental   para   cada   uno   de   los  
movimientos   se   llama   Inteligencia   de   Negocios.   La   gestión   de   información   es   parte   de   la  
inteligencia  de  negocios,  se  requiere  para  poder  evaluar  el  comportamiento  de  una  empresa.  Se  
debe  destinar  un  tiempo  considerable  por  parte  de  la  dirección,  supervisores  y  coordinadores  en  
establecer  cuál  es  el  modelo  adecuado  de  datos  donde  se  registre  lo  relevante  de  las  operaciones  
de  una  unidad  organizacional.  Estas  operaciones  son  las  bases  para  la  construcción  y  el  análisis  
de  los  datos  que  se  vuelven  gráficos  o  reportes  de  datos  

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 4. Proceso  de  información  en  la  organización  

• Extracción    
• Consolidación    
• Explotación    
• Visualización    

Figura  5.  Dibujo  estadísticas  de  las  empresas  sobre  la  pared  de  vidrio  del  hombre  de  negocios  

Fuente:  Rancz  Andrei  (s.f.)  

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10 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
 4.1. Etapa  de  extracción    

Corresponde  a  la  etapa  en  la  cual  los  sistemas  transaccionales  se  encargan  de  la  captura,  proceso  
y   generación   de   la   información   oficial   de   la   empresa,   en   donde   se   cumple   con   los   requisitos  
legales  de  contabilidad,  control  y  demás  elementos  que  se  utilizan  para  la  operación  diaria  de  las  
organizaciones.   En   esta   etapa,   las   aplicaciones   comerciales   y   administrativas   tales   como:  
contabilidad,   nómina,   personal,   inventario,   facturación   y   todas   aquellas   que   solucionan   un  
problema   específico   de   la   empresa,   están   produciendo   información   general   y   específica   de  
acuerdo  con  las  necesidades  de  los  usuarios,  pero  que  en  general  están  diseñadas  para  producir  
los  informes  y  documentos  que  se  requieren  en  el  control  y  estado  diario,  semanal  y  mensual  de  
las   operaciones   regulares   de   la   empresa.   En   este   punto,   el   nivel   de   toma   de   decisiones  
estratégicas  es  muy  incipiente,  ya  que  los  objetivos  son  otros  diferentes.  Esto  no  obvia  que  existan  
muchos   sistemas   transaccionales   que   ofrezcan   algún   tipo   de   información   útil   para   algunas  
decisiones  gerenciales.  En  general  esta  información  registrada  por  los  sistemas  transaccionales,  
contiene   muchos   más   datos   que   los   que   se   requieren   para   la   toma   de   decisiones,   por   lo   cual   se  
debe  realizar  un  proceso  de  análisis  y  definición  de  la  información  requerida  por  los  usuarios.  En  
esta   etapa   también   se   obtienen   los   datos   externos   que   afectan   la   operación   de   la   organización.  
Estas  fuentes  externas  pueden  ser  de  muchos  estilos  y  características  y  tienen  la  dificultad  de  que  
la  empresa  no  tiene  control  sobre  esa  información,  por  lo  cual  su  exactitud  y  la  forma  como  se  
obtenga  dependen  de  terceros.  En  la  misma  forma,  los  formatos  en  que  están  contenidos  son  
diferentes  y  en  muchos  casos  carecen  de  un  diseño  y  una  estructura  adecuada,  por  lo  cual  es  
necesario  realizar  procesos  que  mejoren  esta  información  y  la  dejen  factible  de  ser  utilizada  y  
aprovechada.  Una  vez  se  tiene  la  información  producida  por  los  sistemas  transaccionales,  se  inicia  
la  inteligencia  del  negocio,  la  cual  corresponde  al  proceso  de  ajuste  para  realizar  los  análisis  sobre  
las  fuentes  de  datos  existentes  en  la  organización.    

4.2. Etapa  de  consolidación    

Después  del  proceso  de  análisis  empresarial  y  gerencial  en  profundidad,  se  realiza  la  selección  de  
la  información  generada  por  los  sistemas  transaccionales  y  las  fuentes  externas,  consolidando  en  
una  bodega  de  datos,  toda  la  información  necesaria  para  realizar  los  diferentes  análisis  requeridos  
por   la   dirección   en   la   toma   de   decisiones   que   permitan   la   competitividad   de   la   organización.   En  
este  punto,  es  necesaria  la  aplicación  de  metodologías  que  permitan  obtener  una  información  
depurada   y   consolidada,   que   responda   a   las   necesidades   de   la   empresa   y   que   sirva   para   los  
análisis   por   realizar.   Una   metodología   muy   usada   es   la   creación   de   data   marts,   los   cuales  
corresponden   a   tablas   de   hecho   generadas   según   las   necesidades   de   un   departamento   en  
especial   y   que   posteriormente   unidas   a   los   otros   data   marts   generados   en   la   organización,  
conforman   la   bodega   de   datos.   Las   bodegas   de   datos   son,   estructuras   de   datos   que   seleccionan  
e  integran  los  datos  recolectados  por  los  diferentes  sistemas  transaccionales  y  otras  fuentes  de  
datos.  Son  el  instrumento  para  desarrollar  la  inteligencia  del  negocio  y  soportan  la  conversión  de  
los  datos  en  información.  En  muchos  casos,  es  importante  la  asesoría  de  personas  que  tengan  

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 experiencia   en   la   creación   de   estas   bodegas,   ya   que   es   muy   importante   un   trabajo   exhaustivo   y  
muy  ordenado  con  los  usuarios  claves,  para  obtener  una  bodega  eficiente  y  eficaz  que  sea  la  base  
para  la  aplicación  de  las  herramientas  que  facilitan  el  análisis  de  los  datos  ya  depurados  filtrados  
y  almacenados.  Una  vez  tenemos  una  bodega  de  datos  consolidada  y  con  la  información  relevante  
definida  por  los  usuarios,  entramos  en  la  etapa  de  explotación.    

4.3. Etapa  de  explotación    

En  esta  etapa  se  comienzan  a  aplicar  las  herramientas  existentes  para  dejar  listos  los  datos  de  la  
bodega  en  manos  de  los  usuarios,  quienes  deben  estar  en  capacidad  de  empezar  a  aprovechar  y  
explotar  la  información  ya  depurada  y  filtrada  que  hay  en  la  bodega  de  datos.  Para  ello  tenemos  
dos  tecnologías  que  nos  permiten  realizar  un  proceso  de  explotación  de  los  datos,  con  el  fin  de  
poder   tomar   mejores   decisiones   soportadas   con   información   real   de   nuestra   organización.   La  
primera   son   los   cubos   OLAP1,   los   cuales   se   definen   como   una   tecnología   de   bases   de   datos   que  
maneja   más   de   dos   dimensiones   y   que   permite   ver   desde   diferentes   dimensiones   los   datos  
almacenados  en  la  bodega  de  datos.  En  los  cubos  OLAP,  los  datos  se  organizan  jerárquicamente,  
creando  información  ordenada  y  consistente  que  contribuye  a  realizar  un  análisis  dinámico  de  
ella,  no  de  transacciones  sino  de  consultas  e  informes.    

4.4. Etapa  de  visualización    

Una  vez  realizados  los  procesos  de  explotación  y  aplicadas  las  herramientas  adecuadas  para  este  
proceso,   viene   una   etapa   donde   lo   realizado   en   el   paso   anterior   se   puede   mejorar   al   aplicar  
herramientas   que   permiten   una   mejor   visualización   de   los   resultados,   y   que,   de   una   manera  
gráfica   y   capaz   de   aprovechar   los   conceptos   de   color   y   diseño,   ayudan   a   conocer   lo   que   está  
sucediendo.  En  este  punto  es  fundamental,  la  identificación  de  indicadores  que  faciliten  el  análisis  
de   los   datos   y   permitan   crear   los   famosos   tableros   de   control,   Balance   Scored   Card.   En   general,  
contamos  con  modelos  y  herramientas  para  extraer  información  estructurada  e  inteligente  de  las  
bodegas   de   datos,   creando   un   conjunto   de   reglas,   indicadores,   preguntas   y   analizadores   que  
permiten  convertir  los  datos  en  información  y  realizar  su  observación.  

5. Ciclo  de  vida  en  la  Información  

Sistema   transaccional:   son   aplicaciones   comerciales   y   administrativas   encargadas   de   registrar   a  

diario  y  actualizando  las  bases  de  datos  en  tiempo  real,  los  eventos  y  transacciones  que  ocurren  
en   las   organizaciones,   tales   como:   contabilidad,   cartera,   facturación,   nomina,   aplicaciones  
administrativas  y  en  general  todos  los  programas  que  permiten  procesar  y  almacenar  los  sucesos  
diarios  que  afectan  el  funcionamiento  de  la  empresa.    

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Algunas  características  de  los  sistemas  transaccionales  son:    

• •  Aplicaciones  complejas    
• •  Se  basan  en  procesos  y  procedimientos    
• •  Cambian  periódicamente    
• •  Buscan  responder  a  las  necesidades  operativas  de  las  personas  de  la  organización  
•  

Inteligencia   de   negocios:   permite   a   la   empresa   saber   qué   pasó   y   gracias   a   esto   pueda   tomar  
decisiones.    

Minería   de   datos:   se   utiliza   para   consultoría   en   los   sistemas   de   información   y   predice   o   da   la  

probabilidad  que  puede  ocurrir  más  adelante  en  la  organización.    

Simuladores:  es  software  que  permite  a  la  organización  analizar  variables  tanto  internas  como  
externas,  sobre  las  decisiones  que  se  deben  tomar  a  diario.  

1.2. Componentes  de  un  sistema  de  información  

Campo:  Permite  referenciar  un  dato,  el  conjunto  de  estos  corresponde  a  los  datos  a  utilizar  en  la  
base  de  datos,  para  estos  se  debe  definir  un  nombre  por  cada  campo  a  utilizar.  Las  columnas  de  
la  tabla  o  lista  corresponden  a  los  campos  de  las  bases  de  datos,  dependiendo  del  propósito  o  del  
objetivo  de  la  tabla  por  manejar.  Esta  podrá  contener  diferente  cantidad  de  campos  y  cada  campo  
a  su  vez  tener  un  nombre  que  lo  identifique    

Registros:   están   compuestos   por   una   serie   de   campos   relacionados   entre   sí   y   referencian   la  
información  básica  de  un  elemento  en  particular.    

Tablas:  relaciona  entre  si  los  registros  de  un  solo  tipo  pertenecientes  a  una  base  de  datos.    

Sistema   transaccional   (base   de   datos):   relación   de   registros   que   componen   la   información  

esencial  de  cada  elemento  a  trabajar.    

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN 13
 Tipos  de  datos:  los  tipos  de  campos  que  pueden  ser  utilizados  para  almacenar  datos  son:    

• Texto:  almacena  datos  de  tipo  alfanuméricos    

• Fecha:  almacena  datos  de  fecha  y  hora    
• Numérico:  almacena  datos  de  tipo  numérico  para  procesos  matemáticos    
• Lógico:  almacena  datos  de  dos  formas  verdadero  o  falso    
 

Los  campos  de  tipo  texto  almacena  información  de  tipo  alfanumérico  y  números  con  los  cuales  
no  pueden  realizar  procesos  matemáticos  ejemplo:  nit  de  una  empresa,  nombre  de  una  persona,  
documento  de  identidad,  nombre  de  una  ciudad,  entre  otros.    

Los  campos  de  tipo  fecha  almacena  datos  de  fecha  y  hora,  con  estos  tipos  de  datos  se  pueden  
realizar  cálculos  matemáticos  para  calcular  datos  como  edad,  antigüedad  de  cartera,  antigüedad  
de  vencimiento  de  términos  etc.    

Los   campos   de   tipo   numérico   almacenan   datos   con   los   cuales   se   van   a   realizar   operaciones  
matemáticas  ejemplo,  cantidad,  precio,  número  de  días,  entre  otros    

Para  almacenar  datos  que  solo  pueden  ser  de  dos  tipos:  Falsos  y  Verdaderos.  Se  debe  utilizar  
campos  lógicos  

Resumen  

Qué  es  la  gestión  de  información    

• La  gestión  de  información  es  una  herramienta  que,  basada  en  datos  de  operaciones,  se  
analiza  y  entrega  reportes  que  facilita  la  toma  de  decisiones.    
• Para  realizar  este  proceso  el  usuario  debe  extraer  los  datos  de  un  sistema  transaccional,  
consolidar  y  validar  los  datos,  en  algunas  ocasiones  almacenar  en  recipientes  de  datos.  
Finalmente,  los  usuarios  finales  deben  ser  capaces  de  visualizar  dichos  datos  mediante  
visualizadores.    
 

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Usuarios  gestión  de  la  información    

•  Directores    
•  Gerentes  &  Supervisores    
•  Operadores    

Por  qué  es  importante  la  gestión  de  información  

La  gestión  de  información  es  indispensable  para  generar  tomas  de  decisiones.  Por  lo  tanto,  la  
organización  debe  ser  versátil  y  efectiva  en  el  proceso  de  recolección  de  datos  de  la  operación,  
ya  que  estos  son  la  base  y  entrada  de  la  gestión  de  Información    

Proceso  de  la  información  en  la  organización    

El   ciclo   de   vida   de   la   gestión   de   información   se   compone   de   cuatro   etapas:   extracción,  

consolidación,  explotación  y  visualización.    

Ciclo  de  vida  información    

El   ciclo   de   la   información   se   compone   cuatro   fases:   Sistema   transaccional,   Inteligencia   de  

Negocios,  Minería  de  datos  y  Simuladores.    

Componentes  de  un  sistema  de  información    

Los  componentes  de  un  sistema  de  información  son:  campos,  registros,  tablas  y  sistemas  de  base  
de  datos.  

   

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 REFERENCIAS  

Referencias  bibliográficas  

• Chase,  R.B.,  Jacobs,  F.R.,  &  Aquilano,  N.J.  (2006).  Operations  and  Supply  Management.  
New  York:  McGraw-­‐Hill.  
• Chopra,  S.,  &  Meindl,  P.  (2008).  Administración  de  la  Cadena  de  Suministro.  Estrategia,  
Planeación  y  Operación.  Ciudad  de  México:  Pearson  Education.  
• Guerrero,  H.  (2010).  Excel  Data  Analysis,  Modeling  and  Simulation.  New  York:  
Springer.  
• Heijden,  H.  (2009).  Designing  Management  Information  Systems.  New  York,  USA:  
Oxford  University  Press.  
• Lache,  L.,  León,  A.,  Bravo,  E.,  Becerra,  L.,  &  Forero,  D.  (Mayo  de  2016).  Las  tecnologías  
de  información  y  comunicación  como  prácticas  de  referencia  en  la  gestión  de  
conocimiento:  una  revisión  sistemática  de  la  literatura.  UIS  Ingenierias,  15(01),  27-­‐40.  
• Laudon,  K.,  &  Laudon,  J.  (2007).  Management  Information  Systems:  Managing  the  
Digital.  International  Journal  of  Computers,  Communications  &  Control,  II,  103-­‐105.  
• Oz,  E.  (2009).  Management  information  Systems  (6ta  ed.).  Pennsylvania,  USA:  
Thomson,  course  technology.  

Lista  de  referencias  de  figuras  

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• Robuart  (s.f.).  Movimiento  de  los  precios.  Los  tipos  de  cambio  de  existencias  en  los  
monitores.  Gráfico  de  beneficio  para  el  diagrama.  Números  comunes  electrónicos.  
Aumento  del  beneficio.  Intercambio  comercial  stock.  Pantalla  en  vivo  en  línea.  Icono  
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photo/gesti%C3%B3n_de_la_informaci%C3%B3n.html?mediapopup=36775413  
• Rancz  Andrei  (s.f.).  Dibujo  estadísticas  de  las  empresas  sobre  la  pared  de  vidrio  del  
hombre  de  negocios.  [Imagen].  Recuperado  de:  http://es.123rf.com/stock-­‐
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