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“CONSTITUCIÒN, ORGANIZACIÓN Y
ADMINISTRACION DE EMPRESAS”
2005
INDICE
1. CONSTITUCIÓN DE EMPRESAS
1.1. Iniciar una empresa
1.2. Ubicación de la empresa
1.3. Constitución y organización
2. ORGANIZACIÓN
2.1. La organización empresarial
2.2. Elementos
2.3. Principios de organización
2.4. Propósitos de la organización
2.5. proceso de organización
2.6. Importancia de la organización
2.7. Instrumentos de la organización
3. DEPARTAMENTALIZACION ORGANIZACIONAL
3.1. Tipos de estructuras organizacionales: Organización lineal,
funcional, mixta y Organizaciones planas
3.2. Estructuras por departamentalización:
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1. CONSTITUCION DE EMPRESAS
La situación actual hace que muchas personas busquen nuevas fuentes de ingreso,
dentro de estas posibilidades esta la creación de la empresa que con un poco de
entusiasmo, esfuerzo y deseos de triunfar en la vida, se puede formar una unidad
productiva. Dentro de este ámbito empresarial existen muchas formas de tener una
empresa bien en forma individual y/o asociada.
Por lo que viendo esta necesidad de información que requiere los actuales y
potenciales empresariales de las Micro y Pequeñas empresas, se ha creído
conveniente hacer un resumen de los fundamentos y requisitos mas importantes
para crear una micro y pequeña empresa; teniendo en cuenta la normatividad legal
vigente sea esta cualquier organización y modalidad empresarial que crea
conveniente, pudiendo ser empresa unipersonal, Empresa individual de
Responsabilidad Limitada, o una Empresa Asociada.
Usted también puede reunirse con unos amigos y pensar en un negocio; su primera
preocupación es estimar las ventajas económicas del mismo, comprobar los medios
con que cuenta y prever cuales han de ser sus respectivas aportaciones. Si el
acuerdo se consigue, proceden a establecer un convenio documentado que
determine los derechos y deberes que existirán entre ellos y ante la sociedad. En
este momento nace la empresa. Este concepto institucional abarca tanto a la
empresa individual como a la colectiva, es decir, a la gran como pequeña empresa.
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Dentro del ámbito empresarial existen muchas formas de constituir y manejar una
empresa, bien en forma individual y/o asociada. Para ello existe un conjunto de
leyes que daremos a conocer mas adelante.
Hacer Empresa:
¡ES CREAR!
NUEVOS PUESTOS DE TRABAJO
NUEVOS PRODUCTOS
NUEVOS MERCADOS
NUEVAS TECNOLOGIAS
NUEVAS IDEAS Y CONCEPTOS
ORGULLO EN LOS LOGROS PROPIOS
FE RENOVADA EN UN MEJOR FUTURO
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Generalmente estos locales son fáciles de acceder y cómodos en sus alquileres y
cuentas con la respectiva seguridad contra robos, pero no contra incendios que será
responsabilidad del empresario, contratando seguros para su mercadería.
Si bien es cierto esta adquisición se puede hacer financiando, pero claro, es bueno
recomendarle que tena cuidado con el compromiso bancario, puede ser peligroso,
Cuando usted este recién iniciándose.
Si usted ¡solo! Quiere tener su empresa deberá escoger entre la empresa uni
personal y la empresa individual de responsabilidad limitada; veamos sus
características principales
1.3.1.1 CONCEPTO
La Empresa Unipersonal es una unidad económica organizada por una persona
física a titulo particular, cuya función principal es la obtención de recursos
económicos (Fin Lucrativo) a cambio de la producción de bienes y servicios.
1.3.1.3. RESPONSABILIDAD
Legalmente un propietario individual tiene una “responsabilidad ilimitada” por todas
las deudas contraídas por la empresa. Si no se satisfacen esas deudas; se pueden
embargar todas sus propiedades excepto las señaladas por el código civil.
1.3.2.1. CONCEPTO
Es una persona jurídica, de derecho privado, constituido por voluntad unipersonal,
con patrimonio propio distinto al de su titular, que se constituye para el desarrollo
exclusivo de actividades económicas como la producción y/o comercialización de
bienes y servicios de pequeña empresa. Como podemos deducir su responsabilidad
es limitada al capital social de la organización.
1.3.3.1. DEFINICION
La sociedad se constituye necesariamente por escritura pública ante notario; y para
su validez legal requiere obligatoriamente ser inscrita en los Registros Públicos de
su sede de la sociedad; es decir, en el lugar donde va a realizar sus negocios. La
sociedad nace como un consenso de voluntades de las personas que la van a
integrar, pero una vez constituida se institucionaliza, con vida propia y diferenciada
de los socio que expresan la voluntad de crearla.
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1.3.3.2. CLASIFICACION DE LAS SOCIEDADES
A. SOCIEDAD ANÓNIMA
Es una sociedad de capitales, con responsabilidad limitada, en la que el capital
social se encuentra representado por títulos negociables y que poseen un
mecanismo jurídico propio y dinámico, orientado a separa la propiedad de la
sociedad.
C. SOCIEDAD COLECTIVA
La sociedad colectiva es de tipo personalista. En ella, los socios con nombre
colectivo y bajo principio de responsabilidad personal o ilimitada, se dedican a la
explotación de la Industria, Comercio o Servicio.
En este tipo de empresa, los socios responden en forma solidaria e ilimitada por las
obligaciones sociales.
D. SOCIEDAD COMANDITARIA
La sociedad comanditaria, es análoga a la sociedad colectiva, presenta socios con
responsabilidad limitada y otros con responsabilidad ilimitada.
El acto constitutivo debe indicar quienes son socios colectivos y comanditarios, las
participaciones sociales no pueden estar representadas por acciones y por
cualquier otro título negociable.
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La sociedad en comandita por acciones, presenta similar característica que la en
comandita simple, pero en este caso, el capital social está dividido en acciones.
2. LA ORGANIZACIÓN
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- La categorización de los puestos de trabajo.
- El recurso humano necesario
- Los medios y equipos necesarios
- La elaboración de los instrumentos organizativos
- El área geográfica o los locales en donde debe funcionar la empresa.
- La implementación de los aparatos y herramientas de seguridad.
Una organización debe estar estructurada de tal forma que las personas puedan llevar
a cabo sus labores eficientemente. La organización debe estar proyectada de tal
manera que cada uno sepa quién va a hacer qué y eliminar obstáculos en la ejecución
de las actividades, causados por la confusión e incertidumbre y para permitir un flujo
de comunicaciones en el sentido vertical y horizontal.
2.1.2 ELEMENTOS:
El objetivo
Toda empresa u organización busca siempre un objetivo, sea este social, económico
o financiero; el objetivo a lograr debe ser claro, preciso y conciso.
Los recursos
Son los fundamentales que necesita la empresa para el logro de sus objetivos, la
cantidad deben estar en relación con las posibilidades y necesidades de la
organización, pero cuidando que no exista ni en exceso ni en defecto. Los principales
recursos que necesita la empresa, son:
- Recurso humano
- Recurso económico
- Recurso financiero
- Recurso material
- Recurso tecnológico
- Recursos de información
- Etc.
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PRESIDENTE DE LA REPUBLICA
REPUBLICA
Esta constituida por los distintos órganos y unidades administrativas que se han
establecido en la organización, constituye el “cuerpo Óseo” de la empresa y deben
establecerse de acuerdo a las necesidades, tamaño, giro, u otra característica
especial de la organización,; para su establecimiento hay principios esenciales que
se deben tener en consideración :
a. Determinación del trabajo que debe realizar para alcanzar los objetivos.
b. Delegación de autoridad y responsabilidad para evitar la excesiva
centralización de mando.
c. Niveles jerárquicos
d. Nivel de coordinación
e. Comunicación entre los diferentes puestos o cargos dentro de cada
unidad administrativa, para facilitar el trabajo en equipo y hacerlo mas
rentable.
f. Control del recurso humano.
g. Etc.
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ESTRUCTURA ORGANICA NOMINAL
- Dirección Gerencia
- Apoyo Secretaría
- Descentralizados Sucursal
Agencia
Los procesos
Conjunto de procedimientos que debe realizarse para ejecutar las operaciones y/o
actividades de la empresa; para la producción de bienes debe seguirse un proceso,
para la venta de igual manera, para la compras, etc.
Los principios de una organización, deben reflejar las características propias de cada
empresa y estar en concordancia con los objetivos, políticas y estrategias de la
misma.
Sin embargo algunos principios son de aplicación general y sirven de punto de partida
para el análisis de una organización específica, Estos son:
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a.- Principio de la División del trabajo: se refiere a descomponer una tarea
compleja en sus componentes, de tal manera que las personas sean
responsables de una serie limitada de actividades, en lugar de tareas en general.
b.- Principio del Objetivo.- Toda organización y sus componentes deben orientarse a
alcanzar determinados objetivos y metas preestablecidas.
g.- Principio de Flexibilidad.- Para que alcance sus objetivos y metas, frente a
situaciones cambiantes.
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División del trabajo: se refiere a descomponer una tarea compleja en sus
componentes, de tal manera que las personas sean responsable de una serie limitada
de actividades, en lugar de tareas en general.
Todas las tareas de la organización desde la producción hasta la administración se
pueden subdividir. La división del trabajo crea tareas simplificadas que se pueden
aprender a realizar con relativa velocidad por consiguiente comenta la
especialización, pues cada persona se convierte en experta en cierto trabajo. Además
como crea una serie de trabajo, las personas pueden elegir puestos, o puedan ser
asignadas a aquellas, que se ciñan a sus talentos e intereses.
GERENTE
JEFE
SUPERVISOR
CAPATAZ
OBRERO
OOOO
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departamentos, a espesa de las metas de la organización. Un grado importante de
organización con toda posibilidad beneficiara un trabajo que no es rutinario ni
pronosticable, un trabajo en el cual los factores del ambiente están cambiando y
existe mucha interdependencia.
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- Reglamento interno de trabajo
- Cuadro de asignación de personal
- Otros reglamentos
- Reglamento Único de Adquisiciones
- Reglamento de Licitaciones
- Reglamentos de Contratos
-Reglamento de Préstamo
-Reglamento de Seguridad
- Otros Manuales
-Manual de Comunicaciones Escritas
-Manual de Catalogo de bienes
-Manual de Políticas.
2.7.1. ESTATUTO
Es el primer documento normativo administrativo, el mismo que da origen a su
constitución y funcionamiento legal de la empresa: Contiene las normas básicas,
en cuanto a su constitución, organización asociativa y empresarial así como el
sistema de gestión.
El Estatuto debe estar registrado en los Registros Públicos mediante una
escritura pública, extendida por un Notario.
CONTENIDO
Capítulo l. Antecedentes y Constitución
Capitulo II. De la Naturaleza: Denominación, Objeto, Responsabilidad. Duración
y Domicilio
Capítulo III. Régimen Económico. Capital Social, Situación de los aportes y/o
acciones
Capítulo IV. Régimen Administrativo. De los órganos de la empresa
Capítulo V. Del Balance y Distribución de Utilidades
Capítulo VI. De la Liquidación y Disolución de la Empresa
Capitulo VIl. Disposiciones Transitorias.
TITULO II
DEL DISEÑO ORGÁNICO
FUNCIONES GENERALES DEL ÓRGANO
Describir las funciones generales que le compete desarrollar al órgano, como
parte integrante de la organización institucional.
ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL ÓRGANO
Señalar la distribución de las unidades orgánicas que comprende la institución, en
orden decreciente, desde el más alto nivel de decisión hasta el último escalón
organizativo:
● De Alta Dirección
● De Dirección
● De consulta
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● De Línea
● De Apoyo
● De Asesoría,
● De Control, y
● De descentralización
TITULO III
DEL MANUAL
FUNCIONES GENERALES DEL ÓRGANO
Describir las funciones generales del órgano
FUNCIONES ESPECÍFICAS DE LOS CARGOS
Determinar las funciones específicas de los cargos, observando el siguiente
esquema:
- Denominación del cargo
- Naturaleza del cargo ( función resumen)
- Funciones específicas del cargo
- Línea de dependencia de los cargo
- Grado de responsabilidad
- Canales de coordinación
- Requisitos mínimos de los cargos
** Conocimiento y/o Instrucción
** Experiencia laboral
** Cualidades
Gerente General
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Está facultado para tomar decisiones de la empresa, referente a contratos, costos,
aspectos financieros y el funcionamiento general de la empresa en proyección al
futuro.
Tiene como primordial misión elaborar los costos diarios de la producción y la mano
de obra directa.
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Jefe del Área de Compras
2.7.4. EL ORGANIGRAMA
Es la representación gráfica de la estructura formal que ha adoptado la
organización. Es por lo tanto la representación de la forma en que están dispuestas
y relacionadas sus partes: en las que se muestran:
a. Las principales unidades orgánicas.
b. La división de las funciones.
c. Los niveles jerárquicos,
d. Las líneas de autoridad y responsabilidad.
e. Los canales formales de comunicación.
IMPORTANCIA Y USOS
Los organigramas tienen una gran importancia pues dan a conocer el sitio o lugar
que le corresponde a cada persona dentro de la organización; por esta razón toda
empresa por grande o pequeña que sea requiere de organigramas, a fin de que los
Directivos y los trabajadores en general sepan la posición que ocupan y la relación
que tienen con el resto de la estructura.
Los organigramas son usados también como elementos de comunicación y análisis.
En la comunicación se utilizan para:
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RECOMENDACIONES TECNICAS PARA LA ELABORACION DE
ORGANIGRAMAS
Para la elaboración de un organigrama, debe tenerse en cuenta algunos aspectos o
criterios técnicos que son necesarios conocerlos para su correcta diagramación.
Estos aspectos son: Simbología, equilibrio, simplicidad, estética, etc, e aquí algunas
normas:
2. Utilizar las líneas sólidas para representar la autoridad, y las líneas punteadas y/o
intermitente para representar la coordinación.
Autoridad Coordinación
JEFATURA
Autonomía absoluta
Autonomia absoluta Autonomia relativa Menor autonomia
JEFE
SUB-JEFE
SUB-JEFE
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6. Las unidades de gobierno, tienen la máxima autoridad orgánica cuyos miembros
son los propietarios de la empresa, siempre encabezan los órganos de la
empresa a graficarse.
7. Las unidades subordinadas, se representan mediante una línea vertical, que sale
del lado inferior de la unidad de mayor jerarquía.
GERENTE
JEFE
GERENTE CONSULTOR
ASESORIA
JEFE
GERENTE
RR.PP. SECRETARIA
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10. Las unidades de línea, o ejecutivos se representan mediante rectángulos, unidos
por una línea vertical procedente de las unidades de dirección.
GERENTE
Para graficar las unidades de línea, hay que tener en cuenta que éstas representan
la naturaleza misma de la organización, su existencia estará dada en razón directa
de los objetivos de la organización.
11. Las unidades de Control: Auditoría Interna, Oficina de Control, Inspectoría, deben ir
ubicadas en lado izquierdo de los órganos de Alta Dirección.
ACCIONISTAS
DIRECTORIO
GERENTE
AUDITORIA I.
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12. La coordinación entre las unidades administrativas, se expresan mediante líneas
intermitentes.
GERENTE
PLANIFICACION
SECRETARIA
LOGISTICA
CHOFER
SUCURSAL AGENCIA
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15. Las unidades administrativas descentralizadas y al mismo tiempo
desconcentradas, se representan de la siguiente manera:.
GERENCIA
SUCURSAL AGENCIA
16. Los nombres de cada unidad administrativa, deberán ser colocados dentro del
respectivo rectángulo, sin embargo por razones de espacio, si no alcanzara el
nombre en el espacio, se puede colocar a manera de Índice, en un aparte del
organigrama.
CORRECTO INCORRECTO
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18. Las unidades administrativas ejecutivas o de línea deben ubicarse en línea vertical
y no como órganos auxiliares.
GERENTE GENERAL
GGENERAL
LOGISTICA
19. Cuando existan varias unidades administrativas equivalentes, se puede abreviar y
no graficar todas, sino representarlas de la siguiente manera
LOGISTICA LOGISTICA
LOGISTICA 2 LOGISTICA
3
LOGISTICA
LOGISTICA
20. Las unidades administrativas de funcionamiento periódico, como por ejemplo:
Comité consultivo de gerencia, comité técnico, COCOI, etc, se representan así :
LOGISTICA LOGISTICA
21. Cuando falta espacio y tenga que seguir representando unidades
administrativas, debe representarse así
GERENTE GENERAL
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22. Debe tenerse en cuenta, que para gráfica debe los órganos y unidades
administrativas deben irse ubicando desde las unidades de alta dirección,
dirección, consultivos, de control, asesoramiento... hasta las unidades
descentralizadas, para darle una mejor presentación y estética a los organigramas.
23. Lógicamente existen mas recomendaciones, pero por razones que ustedes
entenderán es necesario resumirlas, siendo las mas importantes las siguientes :
a. En la parte superior, del grafico se escribe el nombre de la empresa y el tipo
de organigrama.
b. No usar dobles líneas, para representar a la línea de auditoria.
c. Las líneas de autoridad o de mando principal deben diferenciarse de las
otras con mayor espesor
d. Debe ubicarse el año en que fue aprobado el organigrama.
e. Un rectángulo nunca deberá ser atravesado por líneas.
f. Las unidades del mismo nivel jerárquico deberán estar en la misma línea.
g. En ningún caso deberán usarse líneas curva.
Ejemplos:
JUNTA DE
ACCIONISTAS
DIRECTORIO
INTERNA UNIDAD
AUDITORIA GERENCIA GENERAL
ASESORIA LEGAL
SECRETARIA
PLANIFICACION
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EIRL “CALIDAD TOTAL”
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
TITULAR
GERENTE
ASESOR FINANCIERO
SECRETARIA
2005
ADMINISTRADOR AGENCIA
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2.7.5. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Es un documento específico orientado a describir detalladamente las acciones
operativas necesarias para la ejecución de un trámite o servicio de la empresa.
Por ejemplo, el manual de procedimientos para la obtención de un crédito, implica
los pasos a seguir, los formularios a llenar, los requisitos a cumplir, las
responsabilidades de cada persona que interviene el proceso y los criterios que
se utilizarán para tomar las decisiones correspondientes.
ESQUEMA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Presentación
CAPITULO I Generalidades
■ Objetivos del Manual
■ Base legal
■ Aprobación
■ Revisión
CONTENIDO
Presentación
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Objetivo
Finalidad
Base Legal
Alcance
Capítulo I Admisión y Contratación del Personal
Capítulo II Deberes y Derechos de los Trabajadores
Capítulo III De la Jornada de Trabajo
Capítulo IV Sistema de Remuneraciones
Capítulo V Escala de Faltas y Sanciones
Capítulo VI Permisos, Licencias e inasistencias
Capítulo VII Premios y Estímulos
Capítulo VIII De la Higiene y Seguridad
Los tipos mas utilizados son el “estructural” y el “Nominal”. El primero muestra los
cargos y las plazas: el segundo, lista los nombres y apellidos de los trabajadores
que ocupan aquellas plazas.
3. DEPARTAMENTALIZACION ORGANIZACIONAL
a. ORGANIZACION LINEAL
Ventajas:
No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.
Rapidez en el cumplimiento de las órdenes
Mayor facilidad en la toma de decisiones y en su ejecución.
La disciplina es fácil de mantener.
Es más fácil y útil en la pequeña empresa.
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Desventajas:
Deja toda la organización en una sola persona, por lo tanto el triunfo o fracaso de
dicha persona será el triunfo o fracaso de la organización.
No permite el asesoramiento del personal subordinado.
Los miembros de la organización se tornan mecanicistas.
No fomenta la especialización.
Los ejecutivos saturados de trabajo, no realizan funciones de dirección, solamente
son operativos.
GERENTE
B. ORGANIZACION FUNCIONAL
VENTAJAS
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DESVENTAJAS
GERENTE
FABRICACION CAJA
Staff
Surge como consecuencia de las grandes organizaciones y del avance de la
tecnología, contar con especialistas capaces de proporcionar información experta y
de asesoría a los departamentos de línea.
La función de consulta no tiene poder de dar órdenes sinó está encargada de
aconsejar a los miembros de la línea.
Ventajas:
Logra que los conocimientos expertos influyan sobre la manera de resolver los
problemas de dirección.
Hace posible el principio de responsabilidad y autoridad, y la especialización Staff.
Desventajas:
Da confusión sino son bien definidos los deberes y responsabilidades de la
asesoría.
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A continuación en la figura que se presenta podemos apreciar la ubicación de los
órganos de consulta y de línea.
GERENCIA
ASESORIA LEGAL
PLANEAMIENTO
SECRETARIA
D. ORGANIZACIONES PLANAS
La estructura tradicional de las empresas se ha visto amenazada desde el inicio de
la segunda mitad del siglo XX, con el avance de la tecnología y la utilización de
nuevos conceptos gerenciales. La Administración y la Gerencia han tenido que
ajustarse a los nuevos paradigmas y así asegurar la permanencia de las empresas
en el convulsionado y cambiante mundo de hoy.
El nuevo mundo en que se están moviendo los negocios está cambiando el antiguo
paradigma de la administración. Las organizaciones jerárquicas están siendo
desplazadas por organizaciones planas u horizontales con estructuras más abiertas,
y los estilos de liderazgos autoritarios y coercitivos dejaron de ser efectivos.
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Organizaciones jerarquizadas y
organizaciones planas
La amplitud de control determina si una
organización es plana o jerarquizada.
La estructura jerarquizada tiene una
amplitud más estrecha y más niveles
jerárquicos.
La estructura plana tiene una amplitud
general extensa y pocos niveles
jerárquicos.
Organizaciones jerarquizadas y
organizaciones planas
Organización Plana
gerente general
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3.2 ESTRUCTURAS POR DEPARTAMENTALIZACIÓN:
Existen diferentes métodos de agrupación de actividades en unidades de organización
aplicables de acuerdo con la naturaleza o giro de la empresa. Los principales son los
siguientes:
a. Por funciones.
b. Por productos
c. Por clientes.
d. Por territorios
e. Por proceso
A. POR FUNCIONES
La agrupación de actividades de acuerdo con las funciones que realiza una empresa,
es una práctica muy generalizada. Una empresa realizará actividades de tipo
industrial, comercial o de servicios. Según el tipo de actividad principal, las diferentes
funciones dentro de ella, tomarán mayor o menor importancia.
En una empresa comercial, las funciones de compra, de ventas, adquirirán una gran
importancia con respecto a las otras funciones.
GERENCIA
B. POR PRODUCTOS
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diferentes productos que se obtienen. Este hecho se explica debido a que cada
producto requiere de personal especializado, instalaciones y maquinaria especial.
Ejemplos:
- En una granja avícola, las unidades fundamentales de acuerdo a este criterio,
serían:
* Huevos.
* Carnes.
* Incubadoras.
GERENCIA
C. POR CLIENTES
Este tipo de agrupación de actividades, pone todo el énfasis en los clientes, se utiliza
en muchas clases de empresas, preferentemente en empresas de carácter comercial,
en lo referente a las actividades de compras y de ventas. El volumen de estas
operaciones, los productos comunes que se intercambian permiten clasificar las
siguientes unidades:
- Mayoristas.
- Minoristas(detallistas).
Las empresas que dan servicios, clasifican las funciones de acuerdo a la rama de
actividad:
- Agricultores.
- Ganaderos.
- Industriales.
- Ferretería.
- Construcciones, etc.
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D. POR TERRITORIO DE ACCION
También se denomina departamentalización territorial, regional o localización
geográfica. Requiere de la diferenciación y agrupamiento de las actividades de
acuerdo con la localización en donde se ejecutará el trabajo o del área de mercado
que servirá la empresa.
Gerencia de
operaciones
Este criterio, toma como base ciertos procesos que incluyen un conjunto de
operaciones y que deben ser realizadas en un lugar determinado y con equipo
especializado. Se utiliza con frecuencia en las empresas industriales. Por ejemplo
producción de conservas de frutas, Las actividades más frecuentes son:
- Acopio.
- Lavado.
- Cortado.
- Preparado
- Envasado
- Etiquetado
- Empacado
- Almacenado.
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GERENCIA
Asambleas
La asamblea general es el órgano supremo de la empresa y/o institución y esta
compuesta por todos los socios, y/o accionistas.
Las reuniones de la Asamblea General serán ordinarias y extraordinarias. Las
ordinaria se celebrarán una vez al año, las extraordinarias tendrán lugar cuando las
circunstancias lo aconsejen, a juicio del Presidente, cuando la Junta Directiva lo
acuerde o cuando lo propongan por escrito las dos terceras partes de los asociados,
con expresión concreta de los asuntos a tratar
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Son facultades de la Asamblea General Ordinaria:
a. Aprobar, en su caso, la gestión de la Junta Directiva (directorio)
b. Examinar y aprobar el estado de cuentas
c. Aprobar o rechazar las propuestas de la Junta Directiva
d. Fijar las cuotas ordinarias o extraordinarias
e. Cualquier otra que no sea de la competencia exclusiva de la Asamblea
Extraordinaria.
SESIÓN
Es la reunión de asociados o miembros de una institución en la que se discuten
asuntos importantes para su buen funcionamiento.
Debe ser convocada por citación escrita y con la debida anticipación. En algunos
casos, tal citación se hace por medios publicitarios.
Las sesiones son ordinarias y extraordinarias.
Las primeras se realizan a intervalos regulares, y las segundas por emergencia,
siendo convocadas a petición de los asociados o por iniciativa del presidente.
QUORUM
Es el número de asistentes para que la sesión o asamblea pueda realizarse; se
considera la mitad más uno del total de los miembros convocados.
Por ejemplo, 14 es el quórum de 26, pero también 27 miembros. A la 2da. Citación
se realiza con los que asistan. El quórum debe tenerse en cuenta para empezar la
sesión y/o asamblea, pero también durante su transcurso. Si algunos asambleístas
abandonan la sala y no hay quórum reglamentario, el presidente debe suspender la
sesión. Los acuerdos tomados en minoría son nulos.
MAYORIA ABSOLUTA
Es la mitad más uno del total de miembros o socios. La mayoría relativa es la mitad
más uno de los que asisten, número mínimo con el que se toma los acuerdos.
VOTO
Es el pronunciamiento personal de cada asambleísta frente a una situación
propuesta, una vez que se ha agotado el debate. Hay diferentes modalidades en la
votación.
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Voto Secreto.- El que se emite por escrito en pequeñas cédulas. Para el
computo se nombran escrutadores,(2 a lo sumo), a propuesta del presidente y por
acuerdo de la asamblea.
Voto Dirimente.- Es el voto del presidente o del director de debates, que ejerce
sólo en caso de empate. En ninguna otra oportunidad el presidente tiene derecho a
voto. Tampoco puede emitir opiniones, pues su función se limita a orientar, dirigir o
encauzar el debate, haciendo respetar el reglamento.
La aprobación de un asunto puede ser por mayoría o por unanimidad, esto último
cuando no hay voto en contra. También se emplea el voto por aclamación,
especialmente cunado se elige a personas que gozan de simpatía general; se
expresa mediante el aplauso.
RECTIFICACION DE LA VOTACION
Procede a solicitud verbal de alguno de los participantes en la sesión, cuando los
votos expresados, levantando la mano, no han sido contados debidamente.
BAJAR AL LLANO.
Cuando el presidente quiere intervenir en un debate, exponiendo sus puntos de
vista, debe abandonar momentáneamente la presidencia, encomendándosela a
quien corresponda. Luego, confundido con los asambleístas, participa en la
discusión.
CUARTO INTERMEDIO.
Es la suspensión de la sesión por breves minutos. Procede cuando es necesario
que los asambleístas se pongan de acuerdo sobre el asunto planteado en sesión, ya
que los asociados se agrupan obedeciendo a ciertos criterios o posiciones. No
deben abandonar los concurrentes el recinto de la sesión.
RECONSIDERACIÓN
Es el planteamiento formulado para que se discuta nuevamente un asunto ya
sancionado por la sala. Debe formularse en la sesión siguiente. El presidente
someterá al voto para ver si se admite o no la reconsideración. Si la mayoría está a
su favor, procede entonces discutirla. Esta mayoría, en este caso, no es la mitad
más uno, sino las dos terceras partes de los asistentes.
CUESTIÓN PREVIA.
Es un planteamiento que se considera básico para la solución del asunto principal
en debate. Es formula por cualquier asambleísta. El presidente consultará a la sala
si está de acuerdo con admitir a debate la cuestión previa.
Si las dos terceras partes de los asistentes votan a favor, entra en discusión
suspendiéndose el debate de los principales. Aprobada o rechazada la cuestión
previa, se continúa la discusión del asunto principal que se había suspendido.
SUSPENDER LA SESION
Por diversas circunstancias, entre ellas por falta de quórum, por ser la hora
avanzada. El presidente tiene facultad de suspender la sesión antes de haberla
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terminado, en cuyo caso se indicará la fecha y hora en que se va a continuar, no
siendo necesaria una nueva citación.
LEVANTAR LA SESION.
Cuando se han agotado los temas de la agenda y no surjan otros en el
desenvolvimiento de la reunión, el presidente la da por terminada, más o menos
con la siguiente expresión:”No habiendo otro asunto que tratar, se levanta la
sesión”.
APROBAR EL ACTA
INFORMES
DESPACHOS
PEDIDOS
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V. Orden del Día.- Es la estación única de la sesión, en la que se discute
ordenadamente el contenido de la Agenda. También se debaten los informes,
el Despacho y los Pedidos. El presidente orienta la discusión, cediendo el uso
de la palabra conforme lo solicitan.
Aunque los fenómenos administrativos son tan viejos como la humanidad misma, su
estudio y análisis sistemático son de tendencia relativamente reciente. Arranca del
surgimiento de los grandes organismos tanto públicos como privados que dio origen al
tremendo desarrollo económico motivado por los avances tecnológicos alcanzados en
el campo industrial y de comunicaciones, de la expansión de los mercados y el
florecimiento del sistema competitivo en el ámbito de las relaciones económicas.
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Una de las razones que hacen importante el estudio de la administración, es porque
esta ciencia permite emplear con eficiencia los recursos humanos, financieros y
materiales. Establece cómo obtener las oportunidades de actividad y actuación,
además de representar el factor fundamental para planear, organizar, dirigir y controlar
a fin de lograr un buen rendimiento dentro de las organizaciones; la efectividad con
que los individuos trabajan en conjunto o grupo, depende en gran medida de la ciencia
administrativa y de las habilidades o aptitudes de sus dirigentes o administradores.
Debe destacarse que en nuestro país, del 80% a 90% de las empresas fracasan por
una mala administración. Así entonces, la administración representa la base del
fracaso o éxito para las organizaciones.
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La administración como ciencia a logrado un gran desarrollo, el conocimiento y uso
de los principios, técnicas e instrumentos de administración empresarial son una
garantía para el logro de los objetivos de cualquier empresa, en términos de eficiencia
y rentabilidad.
Para que toda empresa pueda cumplir su rol económico y social, necesariamente
debe adaptarse a las técnicas administrativas y de organización moderna y reciente
aplicándolas con certeza, es decir se necesita conocimiento, criterio y capacidad,
para lograr con éxito lo que se quiere alcanzar. La administración se hace con las
personas, para las personas
ECONOMICO SOCIAL
EMPRESA
CIENTIFICA TECNICA
ADMINISTRACION
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5.3. LA ADMINISTRACIÓN EN LAS EMPRESAS: EMPRESA, EMPRESARIO Y
GERENTE
EMPRESA
La empresa es una sociedad integrada por personas, quienes se organizan para
alcanzar objetivos, orientados a producir servicios que van a satisfacer necesidades
de un mercado de consumo intelectual, esperando un margen de beneficio social y
económico. La empresa en un sentido mas exacto, lo definimos como una
organización jurídica, económica y social de personas, que ponen su capital y
esfuerzo, con la finalidad de producir un servicio educativo y por ende obtener
resultados sean estos económicos o sociales.
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EMPRESA
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ADMINISTRACION GERENCIAL
O
R D C
G I O
A R N
N E T
I C R
Z C O
A I L
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P L A N I F I C A C I O N
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La administración se hace efectiva a través del cumplimiento de las funciones
gerenciales del planeamiento, organización, ejecución y control, éstas a su vez
deben estar debidamente interrelacionadas para lograr los objetivos.
Son sus más genuinos representantes:
FEDERICK WINSLOW TAYLOR: Su filosofía se basa en la revolución mental de los
trabajadores, ejecutivos, administradores y propietarios; que debe como noción
central el de dejar de preocuparse por la plusvalía y más bien seguir
incrementándola vertiginosamente para un futuro de bienestar.
Sus principios básicos son:
a. Aplicar la ciencia en tanto conocimiento organizado, en reemplazo de las
reglas y convencionalismos empíricos.
b. Desterrar la discordia y establecer la armonía en la acción del grupo
c. Eliminar el individualismo caótico, e imponer la cooperación entre los
elementos o componentes de la empresas.
d. Elevar la productividad cada vez más, para lograr la producción máxima,
dejando de lado el ánimo de producción restringida.
Los estudiosos de la Administración en forma general han concebido o han creído
conveniente considerarlo a FEDRICK TAYLOR como padre de la Administración en
general por ser iniciador y descubridor de la importancia de la ciencia
administrativa.
HENRY FAYOL: Padre de la teoría moderna de la administración operacional.
Dividió a la empresa industrial en cuanto a su dinámica en seis (6) grupos bien
caracterizados:
Técnicas Comerciales Financieras
Seguridad Contables y Administrativas
Considero que las cualidades del Administrador deberían ser:
Físicas Morales Mentales
Educativas Técnicas Experiencia
Con el criterio que los principios administrativos son flexibles, formulo 14 principios,
siendo estos:
1. División del trabajo
2. Autoridad y responsabilidad
3. Disciplina
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4. Unidad de Mando
5. Unidad de Dirección
6. Subordinación del interés individual al general
7. Remuneración
8. Centralización
9. Jerarquía de Autoridad
10. Orden
11. Equidad
12. Estabilidad Laboral
13. Iniciativa
14. Espíritu de Grupo
Posteriormente a estas dos grandes figuras del pensamiento administrativo,
surgieron las corrientes de la Psicología Industrial(cuyo padre es Hugo
Munsterberg) y al teoría social(cuyos padres son : Max Weber, Emile Durkeheim,
Vilfredo Pareto caracterizada por la escuela conductista, sus seguidores son Elton
mayo y Roethlisberg entre otros.
5.5. LOS ELEMENTOS O PROCESO DE LA ADMINISTRACIÓN
A. PLANIFICACION.-
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Concepto.- Es el proceso de la administración que consiste en la determinación de
los diferentes tipos de planes para la consecuencia de propósitos, durante este
proceso se aprovisionaran casos y hechos para luego analizarlos, formular y
reformular las ideas para luego concretarlo en planos.
La planificación es el elemento fundamental que tiene la misión de determinar y
establecer todos los diferentes tipos de planes.
B. ORGANIZACION
Concepto.-Es el proceso por medio del cual se logra establecer:
a. La evaluación y categorización de los puestos de trabajo para definir los
requisitos que debe poseer el personal, los tipos de órganos y los niveles
jerárquicos.
b. Estructura orgánica y el organigrama
c. El área geográfica que comprende los locales de la empresa.
d. La infraestructura para la mejor ubicación de los talleres ,maquinas,
almacenes, equipos y accesorios ,oficinas administrativos ,sistemas de
mantenimiento y conservación de todos los recursos.
f. La mejor ubicación para areas laborales .
g. La elaboración de los instrumentos organizativos como: El estatuto
,Reglamento Interno, Reglamento de Organización y Funciones , Manuales de
procedimientos ,Organigramas.
C. DIRECCION
Es el proceso por medio del cual se realiza todo lo plasmado dentro del
aspecto organizado en lo que se encuentran los recursos que deben ser
direccionados , divididos por el administrador.
D. CONTROL.-
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Concepto .- Es un acto instintivo y racional que practica y aplica y el hombre es el
hombre .Es el elemento que cierre el ciclo del proceso de la administración que
comprende, planificación, organización, dirección, control, de todas las actividades
que el hombre realiza.
Anualmente, son miles las empresas que conocen lo que es cerrar sus puertas por
haber llegado a su situación de insolvencia económica. Otras pese a que no lleguen
al fracaso total, viven en una permanente zozobra.
Para conocer mas exactamente sobre esto problema nos preguntamos ¿Por qué
empresas que parecieron ser todo un éxito, de un momento a otro empiezan a
ir cuesta debajo de forma repentina)
Eso es mucho más fácil que realizar los complicados análisis de las tendencias que
van apareciendo y que son las que al final de cuenta muestra cual será el derrotero
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de la historia. Sumergidos como están en la realidad del momento, muy pocos
gerentes tienen tiempo para la imaginación y la creatividad.
En años recientes uno de los desastres mas comunes es permanecer atado a las
tecnologías del pasado ejemplo. El hombre dirige una empresa dedicada a la
fabricación de pintura para metal, debería desde ya estar pensando en los nuevos
productos que se utilizaran dentro de diez años y que suplantaran a los actuales.
B. LAS DEUDAS
Las deudas pueden significar una carga pesada, pero paradójicamente pueden
hacer a una empresa mucho mas eficiente, porque obligan a sus ejecutivos a
trabajar mas duro y realizar mejores enfoques.
Aunque las deudas también le roban dos de sus atributos mas esenciales: la
fortaleza para resistir los altibajos del mercado y la flexibilidad para responder a los
desafíos competitivos.
Muchas empresas han caído en el problema de deudas por la necesidad de
enfrentar a nuevos competidores que incursionaban en sus terrenos. Sin embargo,
muchas empresas terminan quebrando. La razón: no contemplaron que la situación
económica cambiaria y que las deudas impedirían una reacción adecuada ante los
nuevos retos.
C. AFERRARSE AL PASADO
De igual forma, una de las cosas más perjudiciales para una empresa es confiar en
modelos anticuados y tratar de rescatar gloriosas pasadas. Una causa importante
de tal tipo de gestión pasiva es la misma naturaleza humana: la mayoría de nosotros
tiene un problema grande cuando se trata de cambiar una estrategia que ha
marchado bien en el pasado.
Aunque parezca increíble, el éxito de hoy puede ser la semilla del fracaso del
mañana. La complacencia es uno de los males que mas frecuentemente aflige a las
grandes empresas casi en proporción directa a su tamaño.
Los gerentes mas eficientes usualmente dedican buena parte de su tiempo en estar
cerca de sus clientes claves, únicamente conociendo las necesidades de ellos, la
gerencia pueden encontrar el rumbo correcto. Muchos fracasos se dan
simplemente porque el hombre encargado de ellas no supo entrenar
apropiadamente a su personal de venta.
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evidencia de que esta dándose una situación de este tipo. Por lo común se trata de
amenazas de muerte enviadas por correo o de pintas en las redes de la fábrica.
Menos descarados, pero de ninguna forma menos dañinos, son el cinismo y los
resentimientos que surgen cuando la gerencia predica una cosa y hace otra. Sobre
esto hay un ejemplo demasiado común: los líderes corporativos pueden frustrar
rápidamente con esfuerzo de reingeniería al ordenar la compra de lujosos vehículos
para la plana mayor de la empresa, mientras obligan a los trabajadores ajustarse los
cinturones.
Esto, que podría llamarse hipocresía corporativa, ignora que infringe las reglas no
escritas de la convivencia humana. Sí ellos predican importancia del trabajo de
equipo, entonces no deben excluirse al momento de sacrificar comodidades en aras
del bienestar de la empresa. Por otro lado muchos fracasos suceden por el
rompimiento de algo que puede parecer tan prosaico como la relación de lealtad
entre patrones y empleados.
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“Los resultados se logran mediante la explotación de las oportunidades de
innovación, no por la solución de problemas”, El ejecutivo debe buscar y aprovechar
las oportunidades en aquellas líneas de actividad o segmento olvidados del
mercado para innovarlos, incluso, aquellas actividades deficientemente operadas
son explotables como oportunidades, El ejecutivo debe convertir las necesidades de
sus clientes y sociedad, en autenticas oportunidades para innovar. Por lo demás, la
solución de problemas, solo devuelve el justo equilibrio a la empresa, pero, no es
nada mas que eso; no agrega utilidades, lo que da resultados son la explotación de
oportunidades de innovación.
BIBLIOGRAFIA
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